Những điểm cần chú ý khi đàm phán với người Nhật

Nhật Bản hiện là một đối tác làm ăn lớn và có triển vọng ở thị trường Việt Nam. Là một đất nước giàu truyền thống, Nhật Bản được biết đến như “một nước nghèo chỉ có duy nhất một tài nguyên không nghèo đó là con người Nhật Bản”.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 I. PHẦN MỞ ĐẦU Nhật Bản hiện là một đối tác làm ăn lớn và có triển vọng ở thị trường Việt Nam. Là một đất nước giàu truyền thống, Nhật Bản được biết đến như “một nước nghèo chỉ có duy nhất một tài nguyên không nghèo đó là con người Nhật Bản”. Chính con người đã làm nên niềm tự hào cho đất nước Nhật Bản. Vậy làm thế nào để chinh phục những người Nhật trong đàm phán? Khi đàm phán với người Nhật cần chú ý những điểm sau: • Đàm phán theo tập thể • Nên cử những người có kinh nghiệm lâu năm đi đàm phán • Không nên phái phụ nữ đi đàm phán • Thông qua trung gian thì người thứ 3 là người có vai trò ngang bằng với đối tác bên Nhật • Trong quá trình đàm phán, người Nhật gật đầu chỉ là chú ý nghe bạn nói chứ không đồng tình • Người Nhật rất hay giữ im lặng trong đàm phán, lúc này bạn không nên vội vàng đưa ra quyết định • Người Nhật thường hỏi dò ý đồ của bạn rồi dẫn dắt bạn đến yêu cầu của họ • Người Nhật không dễ dàng nhượng bộ • Người Nhật không coi trọng hợp đồng, đàm phán dựa trên uy tín của các bên Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 • Không được tiết lộ thông tin trước đàm phán với người Nhật, không nên quá khảng khái trong đàm phán Bên cạnh đó, Người Nhật còn có một số điểm trong phong cách đàm phán rất đặc biệt: 1. Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc 2. Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại 3. Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp 4. Tìm hiểu rõ đối tác trước khi đàm phán 5. Thao túng nhật trình của đối tác 6. Lợi dụng điểm yếu của đối thủ 7. Quá trình đàm phán: Danh thiếp: Sau khi chào hỏi, các bên trao danh thiếp cho nhau. Ý thức đối với danh thiếp thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp. Con dấu: Ở Nhật Bản quy định đóng dấu trên các văn bản chính thức, không dùng chữ kí. II. PHẦN NỘI DUNG: Tái hiện và phân tích cuộc đàm phán giữa công ty Đại Nam – Việt Nam và tập đoàn Yamoto – Nhật Bản KỊCH BẢN TÌNH HUỐNG • NỘI DUNG - Cuộc đàm phán giữa công ty Đại Nam Việt Nam và tập đoàn Yamoto của Nhật Bản về vấn đề chuyển giao công nghệ. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 • NHỮNG BÊN THAM GIA + Doanh nhân người Nhật: Ông Hirosima + Doanh nhân người Việt Nam: Ông Phan Tiến Hưng + Thư ký: Ông Okiwa (trợ lý cho Ông Hirosima) Ngọc Thúy (thư ký cho Ông Hưng) + Luật sư làm chứng và tư vấn: LS Ngọc Ánh • DIỄN BIẾN Lần đàm phán thứ nhất: 7h30 am: Ông Hưng và thư ký Thúy ngồi tại văn phòng để chuẩn bị tài liệu cho cuộc đàm phán 7h55 am: LS Ngọc Ánh đến. 8h am: Ông Hirosima và trợ lý đến. Hai bên chào hỏi: • Ông Hirosima cúi đầu chào, ông Hưng giơ tay ra bắt (tay ông Hưng chạm đầu ông Hirosima); sau đó vỗ vai xin lỗi • Ông Hưng mời đối tác vào vị trí Luật sư Ngọc Ánh đứng ra giới thiệu 2 bên: • Chào các quý ông quý bà, tôi - LS Ngọc Ánh là chuyên gia tư vấn pháp lý đồng thời cũng là người làm chứng cho cả 2 bên trong cuộc đàm phán ngày hôm nay. Tôi xin giới thiệu các bên: Đại diện bên Nhật ông Hirosima- phó giám đốc, đại diện cho tập đoàn sản xuất xe ô tô Yamoto và trợ lý. Ông Hirosima trao danh thiếp một cách trân trọng, nhưng ông Hưng do quá nóng vội bước vào cuộc đàm phán nên cầm lấy danh thiếp không đọc mà cất ngay vào túi quần. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Đại diện bên Việt Nam: Ông Hưng – giám đốc công ty Đại Nam và thư ký Ngọc Thúy. Ông Hưng trao danh thiếp nhưng chỉ đưa một tay và quay chiều thuận của danh thiếp về phía mình làm cho ông Hirosima phải xoay lại mới đọc được. • Ông Hưng đi thẳng vào vấn đề đàm phán: thôi nhỉ chúng ta làm việc luôn nhé, hôm nay chúng tôi hẹn ông tới đây để bàn về hợp đông chuyển giao công nghệ giữa công ty ông và công ty chúng tôi… • (Ông Hirosima tỏ ra không hài lòng về đối tác nên cắt lời): xin lỗi thưa quý ngài hôm nay tôi hơi mệt và đồng thời chúng tôi cũng chưa chuẩn bị đủ tài liệu cần thiết cho cuộc đàm phán, chúng tôi xin phép được hoãn cuộc đàm phán vào một dịp khác. Sau đó ông Hirosima và trợ lý đứng dậy ra về. Lần đàm phán thứ hai: …Màn chào hỏi theo đúng lễ nghi. • Chào các quý ông quý bà, tôi - LS Ngọc Ánh là chuyên gia tư vấn pháp lý đồng thời cũng là người làm chứng cho cả 2 bên trong cuộc đàm phán ngày hôm nay. Tôi xin giới thiệu các bên: Đại diện bên Nhật ông Hirosima- phó giám đốc, đại diện cho tập đoàn sản xuất xe ô tô Yamoto và trợ lý. Đại diện bên Việt Nam: Ông Hưng – giám đốc công ty Đại Nam và thư ký Ngọc Thúy. • Ông Hưng: rất vui được gặp lại ông hôm nay, sức khỏe ông vẫn tốt chứ? • Ông Hirosima: Cảm ơn ông tôi vẫn khỏe. • Ông Hưng: thưa ngài so với lần trước khi gặp ngài thi lần gặp lại này tiếng Việt của ngài đã tốt hơn rất nhiều, ngài làm tôi thấy bất ngờ quá ! • Ông Hirosima: vâng tôi là người thông minh mà. (2 bên cùng CƯỜI) • Ông Hưng: Hi vọng ông cảm thấy thoải mái với sự đón tiếp của chúng tôi ! Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 • Ông Hirosima: vâng tôi cảm thấy rất thoải mái. • Ông Hưng: chắc là bên ông đã nhận được bản fax của chúng tôi. • Ông Hirosima: vâng chúng tôi đã nghiên cứu rất kỹ các tài liệu mà các ông cung cấp. • Ông Hưng: vậy thì chúng ta đi vào vấn đề chính của cuộc đàm phán hôm nay. Về vấn đề đối tượng chuyển giao, xin quý ngài cho biết cụ thể hơn. • Ông Hirosima: chúng tôi sẽ chuyển giao cho bên ngài một dây chuyền sản xuất ô tô bao gồm một dây chuyền sản xuất máy 5 triệu USD, dây chuyền sản xuất khung là 3 triệu USD và các linh phụ kiện khác là 2 triệu USD. Tổng giá trị dây chuyền là 10 triệu USD. • Ông Hưng: Chúng tôi đã nghiên cứu rất kỹ về dây chuyền công nghệ của quý công ty và chúng tôi cũng đánh giá rất cao về công nghệ sản xuất máy của Yamoto, công nghệ sản xuất máy của quý công ty đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về khí thải của Châu Âu và phù hợp với điều kiện khí hậu của Việt Nam, không những vậy nó còn tiết kiệm nhiên liệu, phù hợp với điều kiện khan hiếm năng lượng như hiện nay. Tuy nhiên công ty chúng tôi cũng đã hoạt động rất lâu trong lĩnh vực sản xuất ô tô, vì vậy chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc sản xuất các linh kiện và các linh kiện mà chúng tôi sản xuất đã đạt được các tiêu chuẩn quốc tế, do vậy chúng tôi đề nghị chỉ tiếp nhận dây chuyền sản xuất động cơ của quý công ty. • Ông Hirosima: vì dây chuyền của chúng tôi có tính đồng bộ rất cao, chính vì vậy nếu quý ngài có ý định mua tất cả dây chuyền của chúng tôi thì sẽ được sản phẩm có chất lượng tốt nhất, như thế có lợi cho công ty của quý ngài hơn rất nhiều. Hơn thế nữa khi mua cả dây chuyền, công ty quý ngài sẽ được lắp ráp ngay lập tức và tiến hành sản xuất trong thời gian ngắn nhất. • Ông Hưng (giả vờ bàn bạc): Vâng chúng tôi chắc chắn rằng khi sử dụng toàn bộ dây chuyền sản xuất mà quý công ty chuyển giao thì sản phẩm sẽ đạt được chất lượng rất tốt, tuy nhiên hiện tại công ty chúng tôi có thể sản xuất ra các sản phẩm mà các sản Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 phẩm đó hoàn toàn có thể kết hợp được với công nghệ sản xuất động cơ của các vị. Từ đó cho ra đời nhưng chiếc ô tô vẫn đảm bảo chất lượng. Do đó chúng tôi vẫn giữ nguyên quan điểm của mình. • Ông Hirosima: (im lặng một hồi lâu) tôi vẫn nghĩ quý công ty nên mua cả dây chuyền thì sẽ tốt hơn. • Ông Hưng: Tôi có một đề nghị, chúng tôi sẽ mua dây chuyền sản xuất động cơ của quý vị với giá 5,5 triệu USD, tức là nhiều hơn giá các vị đưa ra 500.000 USD không biết ngài nghĩ sao? • Ông Hirosima (giả vờ bàn bạc): Vâng thưa quý ngài, chúng tôi đã tìm hiểu rất kỹ về công ty của quý ngài, xét thấy công ty quý ngài hoàn toàn có đủ khả năng sản xuất các bộ phận còn lại. Nếu ngài đã quả quyết như vậy thì chúng tôi chấp nhận. • Ông Hưng: Rất cảm ơn thiện chi của quý ngài, bây giờ chúng tôi xin trình bày phương thức thanh toán của mình: chúng tôi sẽ trả trước 20%, và sau khi quý công ty lắp đặt xong chúng tôi sẽ trả tiếp 30%, sau khi 1000 chiếc ô tô đầu tiên xuất xưởng chung tôi sẽ trả tiếp 30%. Còn 20% chúng tôi sẽ trả dần trong vòng 4 năm, mỗi năm là 5% và hàng năm chúng tôi sẽ trích cho tập đoàn của ngài 3% lợi nhuận từ các sản phẩm sản xuất ra từ dây chuyền của các ngài chuyển giao. Phần trích này sẽ kéo dài trong 5 năm. Chúng tôi sẽ chuyển tiền qua tài khoản. • Ông Hirosima: chúng tôi đã xem xét phương thức thanh toán của quý ngài. Chúng tôi có một vài điểm lưu ý như sau, sau khi lắp đặt các ngài sẽ phải thanh toán 50% chứ không phải 30% và sau khi 1000 chiếc ô tô đầu tiên xuất xưởng chung tôi sẽ thu hồi hết số tiền còn lại của hợp đồng, tức là 30% còn lại và trích 5% lợi nhuận trong vòng 5 năm. • Ông Hưng: Thưa quý ngài, dây chuyền mà chung tôi được chuyển giao sắp tới sẽ là một dây chuyền hiện đại và sẽ có độ rủi ro khá cao cho nên chúng tôi rất khó tiếp quản, trong quá trình hoạt động chúng tôi rất cần sụ hỗ trợ từ phía công ty và vì vậy chúng tôi giữ lại 20% để đảm bảo cho dây chuyền hoạt động tốt hơn và một mặt khác Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 nữa, chúng tôi vẫn muốn giữ nguyên % lợi nhuận trích hàng năm và sẽ kéo dài trong 7 năm. Nhưng chúng tôi đề nghị sau 3 năm sử dụng dây chuyền thì chúng tôi được phép tiêu thụ sản phẩm trên thị trường Đông Nam Á. • Ông Hirosima bàn bạc: Đây là lần đầu tiên chúng tôi chuyển giao công nghệ với một doanh nghiệp Việt Nam, nên chúng tôi luôn tỏ ra thiện chí, vì vậy chung tôi chấp nhận điều khoản vừa rồi. Rất mong sự hợp tác của chúng ta sẽ diễn ra tốt đẹp. • Ông Hưng: Vâng chúng tôi cũng mong như vậy, giờ xin mời ngài ra bàn ngoài kia chúng ta để ký hợp đồng… KẾT THÚC ĐÀM PHÁN PHÂN TÍCH CUỘC ĐÀM PHÁN Lần đàm phán thứ nhất thất bại và chỉ thực hiện được hết giai đoạn mở đầu đàm phán. Nguyên nhân thất bại là do: • Đối tác Nhật Bản – Ông Hirosima cúi đầu chào nhưng ông Hưng bên đối tác Việt Nam lại giơ tay ra bắt. • Các doanh nhân Nhật Bản rất coi trọng việc trao danh thiếp, họ quan niệm ý thức đối với danh thiếp thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác của mình. Do đó, khi trao danh thiếp cho người Nhật phải thể hiện được sự trân trọng của mình, nên cầm card với dòng chữ in xuôi chiều về phía họ để họ dễ nhìn. Tuy nhiên trong cuộc đàm phán vừa diễn ra ở trên khi ông Hirosima trao danh thiếp ông Hưng cầm rất nhanh và sau đó đút ngay vào túi quần điều này thể hiện một sự khiếm nhã trong con mắt của người Nhật Bản. Hơn nữa, Ông Hưng đã không thể hiện được sư tôn trọng đối tác khi trao danh thiếp cho ông Hirosima. Như vậy màn chào hỏi đã thất bại do bên đối tác Việt Nam chưa có sự chuẩn bị cho cuộc đàm phán, chưa tìm hiểu về đối tác một cách chu đáo. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 • Do quá vội vàng ông Hưng đã bỏ qua phần tìm tiếng nói chung giữa 2 bên mà vào thẳng vấn đề đàm phán nên đã không xây dựng được bầu không khí thuận lợi cho đàm phán. Giai đoạn mở đầu cho đàm phán là vô cùng quan trọng. Nếu thực hiện tốt giai đoạn này có thể tạo bầu không khí thân thiện, làm cho các bên tin tưởng nhau hơn và giúp cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên, trong cuộc đàm phán này bên phía công ty Đại Nam – Việt Nam quá sơ sài trong công tác chuẩn bị, quá vội vàng trong màn chào hỏi mà không biết rằng đối tác Nhật Bản không mong muốn điều đó dẫn đến phản ứng rất dứt khoát từ phía đối tác: ông Hirosima đã trì hoãn cuộc đàm phán ngay sau khi màn chào hỏi kết thúc thể hiện sự phản đối cách làm việc của phía công ty Đại Nam. Lần đàm phán thứ 2: Trước khi nói về cuộc đàm phán thứ 2, phải nói thêm rằng trong thời gian cuộc đàm phán bị gián đoạn phía bên công ty Đại Nam đã rất cố gắng trong việc tìm hiểu về phía đối tác đặc biệt là về văn hóa trong đàm phán. • Giai đoạn mở đầu đàm phán: Màn chào hỏi được diễn ra theo đúng nghi lễ của người Nhật Bản. Điều này đã tạo được thiện cảm với phía đối tác Nhật Bản. Một vài câu hỏi của ông Hưng đưa ra đã phần nào tạo được sự thân thiện cho 2 bên và đã xóa đi cái nhìn không tốt của phía đối tác từ lần gặp trước, tạo được bầu không khí thuận lợi cho cuộc đàm phán diễn ra tốt đẹp hơn. Như vậy việc tìm tiếng nói chung đã thành công. Bên phía công ty Đại Nam cũng đã gửi một bản fax về các nội dung chương trình đàm phán để phía đối tác có thể nghiên cứu trước điều này đã tạo sự chủ động cho cả 2 bên và không mất nhiều thời gian để giải thích nội dung chương trình đàm phán. • Giai đoạn truyền đạt thông tin: Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Cả 2 bên truyền đạt thông tin một cách trực tiếp, rõ ràng khiến đối tác hiểu đúng và cụ thể về vấn đề cần đàm phán. • Giai đoạn lập luận, tranh luận trong đàm phán: Sau giai đoạn truyền đạt thông tin 2 bên di vào phần lập luận, tranh luận để bảo vệ quan điểm và lợi ích của mình: − Đầu tiên bên phía công ty Đại Nam sử dụng phương pháp “vâng… nhưng”: “Chúng tôi đã nghiên cứu rất kỹ về dây chuyền công nghệ của công ty và chúng tôi cũng đánh giá rất cao về công nghệ sản xuất máy của Yamoto, công nghệ sản xuất máy của quý công ty đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về khí thải của Châu Âu và phù hợp với điều kiện khí hậu của Việt Nam, không những vậy nó còn tiết kiệm nhiên liệu, phù hợp với điều kiện khan hiếm năng lượng như hiện nay. Tuy nhiên công ty chúng tôi cũng đã hoạt động rất lâu trong lĩnh vực sản xuất ô tô, vì vậy chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc sản xuất các linh kiện và các linh kiện mà chúng tôi sản xuất đã đạt được các tiêu chuẩn quốc tế, do vậy chúng tôi đề nghị chỉ tiếp nhận dây chuyền sản xuất động cơ của quý công ty". − Ông Hirosima đưa ra những lợi ích mà bên phía công ty Đại Nam nhận được: “Vì dây chuyền của chúng tôi có tính đồng bộ rất cao, chính vì vậy nếu quý ngài có ý định mua tất cả dây chuyền của chúng tôi thì sẽ được sản phẩm có chất lượng tốt nhất, như thế có lợi cho công ty của quý ngài hơn rất nhiều Hơn thế nữa khi mua cả dây chuyền, công ty quý ngài sẽ được lắp ráp ngay lập tức và tiến hành sản xuất trong thời gian ngắn nhất” − Ông Hưng tiếp tục sử dụng phương pháp “vâng… nhưng”: “Vâng chúng tôi chắc chắn rằng khi sử dụng toàn bộ dây chuyền sản xuất mà quý công ty chuyển giao thì sản phẩm sẽ đạt được chất lượng rất tốt, tuy nhiên hiện tại công ty chúng tôi có thể sản xuất ra các sản phẩm mà các sản phẩm đó hoàn toàn có thể kết hợp Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 được với công nghệ sản xuất động cơ của các vị. Từ đó, cho ra đời nhưng chiếc ô tô vẫn đảm bảo chất lượng”. Công ty Đại Nam khai thác triệt để ưu điểm của phương pháp “vâng… nhưng” trong đàm phán: lúc đầu thừa nhận rằng đối tác của mình nói như vậy là đúng, thừa nhận sức mạnh và vị thế của công ty đối tác nhưng sau đó đưa ra ý kiến của mình lại trái ngược hoàn toàn với đối tác mà không làm cho đối tác cảm thấy khó chịu. Sử dụng phương pháp này sẽ tạo cho đối tác cảm giác thoải mái trước khi mình đưa ra quan điểm của mình như vậy đối tác sẽ tiếp nhận vấn đề đó dễ dàng hơn. Còn bên phía đối tác Nhật Bản, ông Hirosima sử dụng một điểm rất đặc trưng trong phong cách đàm phán của người Nhật đó là “giữ im lặng”: − Sau 1 vài giây im lặng ông Hirosima vẫn giữ nguyên quan điểm thuyết phục công ty Đại Nam mua toàn bộ dây chuyền công nghệ của mình: “Tôi vẫn nghĩ quý công ty nên mua cả dây chuyền thì sẽ tốt hơn” Như đã nói ở trên, khi đàm phán với người Nhật, họ giữ im lặng không có nghĩa là họ không đồng ý với những điều khoản mà mình đưa ra. Nắm bắt được điều này, ông Hưng bên phía công ty Đại Nam không hề biểu lộ chút bối rối trong khi ông Hirosima im lặng thể hiện sự tự tin về phần thắng của mình trong điều khoản đàm phán đầu tiên. Tuy nhiên sau đó ông vẫn nhượng bộ đố tác trong vấn đề giá cả để giữ được mục tiêu chính của công ty mình khi bước và bàn đàm phán: “Tôi có một đề nghị, chúng tôi sẽ mua dây chuyền sản xuất động cơ của quý vị với giá 5,5 triệu USD, tức là nhiều hơn giá các vị đưa ra 500.000 USD không biết ngài nghĩ sao?” 2 bên tiếp tục thỏa thuận về phương thức thanh toán: − Đầu tiên cả 2 bên ông Hưng và ông Hirosima đều đặt vấn đề trực tiếp về phương thức thanh toán của mình − Thấy phía đối tác Nhật Bản kiên quyết về ý kiến của mình thì ông Hưng nhượng bộ trong việc chấp nhận một phần về phương thức thanh toán của đối tác đồng thời làm [...]... sai lầm trong đàm phán Vì vậy để đàm phán thành công chúng ta phải làm tốt những việc sau: • Tìm hiểu kĩ đối tác đặc biệt là văn hóa, phong cách của họ trong đàm phán kinh doanh, bên cạnh đó cũng phải tìm hiểu thật kĩ những điển mạnh, điểm yếu của đối tác để có những cách ứng xử phù hợp • Chuẩn bị thật kĩ cho cuộc đàm phán, phải xác định được đâu là mục tiêu quan trọng nhất trong cuộc đàm phán và phải... cho cả 2 bên Một cuộc đàm phán thắng lợi phải là một cuộc đàm phán "win - win" Nắm bắt được điều này ông Hưng đã nhượng bộ đối tác những mục tiêu mà đối tác mong muốn để đạt được những mục tiêu cao nhất mà phía mình đề ra Như vậy, có thể tối đa hóa lợi ích cho cả 2 bên và có được một cuộc đàm phán thành công tốt đẹp III BÀI HỌC KINH NGHIỆM Khi đàm phán kinh doanh, đặc biệt là với đối tác nước ngoài,... phán, phải xác định được đâu là mục tiêu quan trọng nhất trong cuộc đàm phán và phải có một số phương án xử lí các tình huống có thể xảy ra trong đàm phán • Trong quá trình đàm phán, phải sử dụng linh hoạt các phương pháp đàm phán không cứng nhắc khuôn mẫu vì đàm phán không đơn thuần là một môn khoa học mà còn là nghệ thuật ... chủ động và có lợi hơn khi ông Hưng giữ nguyên mức trích phần trăm nhưng sẽ kéo dài trong vòng 7 năm Tuy nhiên, sau đó ông lại đưa thêm 1 điều kiện có lợi cho mình khi n đối tác không thể từ chối: "Nhưng chúng tôi đề nghị sau 3 năm sử dụng dây chuyền thì chúng tôi được phép tiêu thụ sản phẩm trên thị trường Đông Nam Á" − Và đến đây ông Hirosima tỏ ra rất hài lòng với cuộc đàm phán và gợi mở một cơ hội