10 bí quyết cho cuộc họpTổ chức một cuộc họp (phần 1) Tổ chức một cuộc họp (phần 2) Những con sâu làm rầu... cuộc họp Ứng phó với người luôn trễ hẹn Bắt mạch họp hành Bản lĩnh trong phòng họp Khuấy động các cuộc họp
10 bí cho họp Để tạo không khí thoải mái họp đầy tính khoa học, xin mách bạn bí nhỏ: 1. Cbuẩn bị thật chu đáo. Bạn phải nghĩ họp điều tất yếu đừng gò suy nghĩ bắt buộc phải có mặt. Hãy vui vẻ chuẩn bị thứ từ giấy bút để ghi chép ý quan trọng. Nhờ ý ghi chép cẩn thận bạn có thông tin xác cụ thể mà bạn không thời gian tra cứu. Điều quan trọng bạn phải chuẩn bị liên quan tới họp, bạn có trách nhiệm phải giải trình sẵn sàng trả lời tất câu hỏi mà người khác đặt cho bạn. 2. Tham khảo trước ý kiến đồng nghiệp. Trước mục tiêu mà công ty đưa có nhiều ý kiến. Bạn nên thảo luận đồng nghiệp để vững tin trình bày vấn đề trước họp. Hơn nữa, ban hạn chế ý kiến trái ngược làm bạn rối trí. Ngoài ra, bạn đồng nghiệp đánh giá cao tinh thần đồng đội 3. Tích cực tham gia thảo luận Bạn phải nhớ hỏi phát biểu thật ngắn gọn, súc tích. Hãy tập trung vào chủ đề họp nêu ra. 4. Không làm phân tán họp. Thái độ xấu thể không tập trung phân tán tư tưởng bạn gõ bút lên bàn hay che tay để ngáp. Hãy tránh động tác cố gắng tập trung. 5. Ðừng ngần ngại mà không trình bày ý kiến riêng mình. Đôi đề nghị bất thường lại mang đến lời giải hay. Nhưng ý kiến không mang tính xây dựng cho họp nên gặp riêng người cần hỏi để tránh làm thời gian. 6. Phát biểu nói với tất không riêng ai. Ngay bạn đặt câu hỏi cho riêng bạn nên nhìn thẳng vào tất người họp. 7. Hãy ghi chép lại điều quan trọng họp. Trong họp thường có nhiều nội dung đưa để thảo luận. Các đề tài thường thay đổi có nhiều ý kiến xung quanh nó. Những lời ghi cẩn thận sổ ray giúp bạn có định đắn. 8. Hãy giờ. Nếu bạn không nghĩa bạn đánh chữ tín với họ rồi. Trong họp nói trước điều gì, đừng xếp hẹn gặp sau họp. Nó kéo dài bất thường bạn lỗi hẹn mất. 9. Không kéo dài họp mức cần thiết. Bạn không nên nói nhiều, làm phân tán ý kiên họp. Hãy mạnh dạn đề nghị với cấp đồng nghiệp để họp tới định cuối cùng. 10. Sau bọp gặp gỡ người để trò chuyện thân mật. Đó bước cuối thiếu họp nhiều người lại quên. Hãy có thiện cảm tỏ cần người họ cho họp thành công. Những câu như: "Cậu thật mạnh dạn" "Ý kiến cậu thật bổ ích", đồng nghiệp thấy bạn quý mến họ. Họ hứng thú tham dự buổi họp. Và bạn nắm họp thành công. Tổ chức họp (phần 1) Một điều bị phàn nàn nhiều hầu hết tổ chức việc họp hành. Việc họp bị xem lãng phí nhiều thời gian quý giá. Thực tế, họp nơi trì văn hoá tổ chức môi trường tập thể, cách mà tổ chức nói với người rằng: "Bạn thành viên". Nếu bạn tiến hành họp tồi, buồn tẻ lãng phí thời gian, người tin tổ chức tồi, buồn tẻ không quan tâm đến thời gian. Cũng giống vậy, họp tốt nói với nhân viên rằng: "Đây tổ chức tuyệt vời để làm việc". Tạo có nhiều họp tồi? Đó kế hoạch tồi người xếp họp thiếu quan tâm người tham gia. Dưới số lời hướng dẫn để tiến hành họp hiệu quả. Chuẩn bị cho họp - Xác định mục tiêu kết mong đợi. Biết điều bạn cố gắng để giành việc tổ chức họp. - Xác định chủ đề cách thức tốt để thảo luận cho chủ đề. Biết bạn muốn thực thông qua họp. - Tạo chương trình mô tả cẩn thận, về: + Thời gian bắt đầu kết thúc. Thời gian tiền bạc, phải lên kế hoạch cách khôn ngoan. + Xác định địa điểm họp. + Danh sách người tham gia khách mời. + Danh sách vai trò người tham gia mong đợi từ họ. Điều cho phép họ thu thập tất liệu cần thiết để mang đến họp. + Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề định hướng họp. - Chuyển trước chương trình cho người tham gia có thời gian lên kế hoạch chuẩn bị cho họp. - Làm cho họp kiện để học hỏi: kết hợp sáng tạo đào tạo vào chủ đề tham gia việc sử dụng sách, người phát ngôn, băng video. Mọi người tham dự dành thời gian họ cho bạn, bạn phải mang lại cho họ điều đó. - Sử dụng công cụ hoạt động để làm cho họp hiệu vui vẻ, tiếp thêm sinh lực. Chuẩn bị để tham dự họp (dành cho tất người tham dự) - Biết mục đích họp. Biết mục đích tham dự bạn gì. - Thu thập tài liệu bạn cần để mang đến họp. - Biết chương trình họp đảm bảo chương trình bạn trùng với chương trình họp. - Biết vai trò bạn đường bạn đi. - Đến chuẩn bị thời gian để lại đến nghỉ giải lao lịch trình. - Nghiêm túc vui vẻ tham dự. Nơi họp - Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn phục vụ cho mục đích. - Tạo bầu không khí ấm áp thu hút. - Mang lại mẻ phù hợp. - Có phương tiện hỗ trợ phương tiện học tập phù hợp. - Luôn tạo số điều khác biệt mẻ dù nhỏ. Làm cho họ vui họ đến. Phân công người ghi chép biên - Những người tham dự - Các vấn đề thảo luận. - Các định chính. - Các nhiệm vụ: + Ai cần để thực nhiệm vụ - liệt kê nhóm thành viên bên ngoài. + Thời gian bắt đầu kết thúc nhiệm vụ. + Những điều mà họ cần thực hiện. Nguyệt Ánh Theo nwlink Tổ chức họp (phần 2) Các họp tổ chức thường bị phàn nàn không hiệu lãng phí thời gian. Để giảm bớt lời phàn nàn, người tổ chức họp có vai trò quan trọng. Bắt đầu họp - Truyền đạt mục đích kết mong đợi với tất người tham gia. - Làm rõ thành phần tham dự trao đổi mong đợi. - Thiết lập quy định: + Thời gian nghỉ giải lao họp kết thúc. + Các thành viên lắng nghe nào. + Các xung đột giải nào. + Mỗi thành viên mong đợi gì. + Các chủ đề bí mật - Thể bạn đánh giá cao ý tưởng, ý kiến câu hỏi họ. Điều khiển họp - Dành thời gian để nói lắng nghe câu chuyện. Sáng tạo cách bạn chia sẻ chúng. - Làm rõ vạch ý kiến chủ chốt. - Hỏi quan điểm khác, bảo vệ ý kiến mới. - Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể. - Hỏi câu hỏi cởi mở để khuyến khích đóng góp. - Giữ tập trung vào ý kiến, vào người nói. - Phân công cụ thể bước thông qua họp. - Tập trung vào chủ đề chương trình. Đừng lan man chủ đề. Các chương trình có giá trị quan trọng, đừng dập tắt sáng tạo lăng mạ người có tham dự bỏ chừng nghỉ giải lao. Tiếp tục . - Thu thập thông tin tài liệu từ họp. Chắc người lắng nghe. - Để người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình. - Thừa nhận tăng cường đóng góp có tính xây dựng. - Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động. - Làm cho nhóm nhận thức vị trí họ quy trình. - Tóm tắt điểm giai đoạn hỏi đồng tình. - Giúp nhóm tiến tới đồng thuận đến kết luận. Bế mạc - Giúp nhóm xác định bước tiếp theo. - Xem lại nhiệm vụ phân công. Chắc người biết bổn phận họ. Chắc người từ "họp" đến "làm". - Kết luận việc tóm tắt lại việc thực nhóm - Cảm ơn thành viên tham gia đóng góp họ. Sau họp . - Đánh giá họp. Điều hiệu quả? Điều cần phải cải thiện? - Lên kế hoạch sau họp. - Sử dụng ghi chép ấn tượng bạn, tạo tài liệu mô tả rõ ràng họp. Sử dụng lời nhận xét, câu hỏi, lời phê bình quan điểm để nâng cao chất lượng tài liệu. - Phân phát tài liệu cho tất người tham gia người chủ chốt tổ chức. - Giám sát tiến hoạt động sau đó. Nguyệt Ánh Theo nwlink Những "con sâu" làm rầu . họp Có kẻ quấy nhiễu, phá rối làm cho họp trở nên hiệu quả. Là người điều hành họp, công việc bạn phát xử lý kẻ phá hoại này. * Kẻ độc chiếm Đó kẻ nghĩ cô ta người có hiểu biết đề tài. Kẻ độc chiếm tin người khác để nghe anh ta/ cô ta nói họ nói liên miên không ngừng. Họ không đánh giá cao quan điểm cho họp nơi mang đến hội để nghe từ nhiều người. Họ nói điều không quan trọng, vớ vẩn, hành động cách ngạo mạn thể ý tưởng niềm tin họ quan trọng người khác. Đáng buồn nhiều người khác cảm thấy ngại đóng góp, bị bó buộc bóp nghẹt kẻ độc chiếm họp. Khi người khác dễ dãi để điều diễn ra, phát thông điệp thô lỗ kẻ độc chiếm chấp nhận. Những người điều hành tham dự họp nên thể thích thú nghe người khác nói họp, để nhắc nhở kẻ độc chiếm rằng, người khác nghe nói. * Kẻ chệch vấn đề Kẻ công vào chủ đề nhóm việc làm cho thảo luận chệch hướng - chủ đề liên quan đến vấn đề tại. Phút trước bạn nói chủ đề này, phút sau bạn bị kẻ làm cho rẽ sang hướng khác. Là chủ toạ, khả nhận tập trung lại cần thiết với họp hiệu quả. "Hãy nhớ tự hạn chế với chủ đề tại" cách tốt để quay đường. Hoặc nói rằng: "Tránh chệch hướng" nhắc nhở hành vi ngược với mục đích nhóm. Hoặc bạn đưa ý cần phải tập trung vào. * Kẻ đối nghịch Người dường thích thú với việc ngược hướng. Anh ta/cô ta thích thú với việc đưa quan điểm đối lập với người. Anh ta/cô ta thường bắt đầu việc nói rằng: "Vì lợi ích việc tranh luận .tôi tin lập luận đối lập ." Trong việc xem xét vấn đề từ quan điểm khác tránh suy nghĩ đám đông có giá trị, kẻ đối nghịch áp dụng kỹ thuật với vấn đề, tranh luận trò chuyện. Một người điều hành họp khen ngợi khả người điều không thích hợp thời gian không thích hợp với vấn đề thống nhất, đồng tình từ trước. * Kẻ bàn lùi Kẻ bậc thầy mức độ tiêu cực. Khéo léo cụm từ "rồi chẳng có hiệu đâu", anh ta/cô ta giỏi việc làm giảm giá trị đánh bại quan điểm. "Không thể thực được", "Họ không mua nó", "Chúng ta thử lần thất bại thôi". "Chủ trương" người là: nói không. Sử dụng công cụ giải xung đột việc đề nghị người đưa quan điểm khác họ tranh luận vị trí quan điểm đó. * Kẻ chẳng đứng bên Qua việc phân tích, tình trạng tê liệt người anh ta/cô ta đưa định. Cho dù thảo luận, họ bị xung đột tranh luận, "bóp cò" đến lúc phải định họp. Họ có mâu thuẫn tư tưởng. Dù họ sợ sai không đồng tình với đó, họ khả biến thành hành động. Cố gắng để làm cho họ hành động. Nhắc nhở họ họ có phiếu mời gọi sử dụng nó. Hỏi họ quan điểm họ vấn đề để thức ghi nhận quan điểm đó. * Kẻ gió chiều che chiều Kẻ khúm núm, xun xoe để lấy lòng cấp trên, người điều hành họp người nắm giữ quyền lực. Họ bận rộn việc bợ đỡ người khác cho dù cảm giác thực họ vấn đề vậy. Họ xem túi kẻ khác. Rốt cuộc, họ trở thành kẻ đoán trước được. Cố gắng để gợi ý kiến tham khảo họ trước hỏi người khác cách để họ không "cuốn theo chiều gió". * Kẻ thích gây thù chuốc oán Những kẻ phá hoại họp kiểu phải công vấn đề nhạy cảm, hóc búa "nút đỏ" với người khác. Trong họp, có chủ đề chắn để công, để kích thích phản ứng cảm xúc đưa nhóm sa lầy. Những người dẫn dắt toàn họp thành lĩnh vực mà kích thích thất vọng, thù địch oán giận. Đến nước này, thật khó để đưa vấn đề quay lại cũ. Thảo luận lương, thăng tiến phong cách cá nhân thường khuấy động vấn đề cách công họp. Thậm chí tệ hơn, vài thủ phạm khơi lại vấn đề ban đầu họp mà giải quyết. Tốt người điều hành họp đề nghị, "không đề cập đến vấn đề này" "đây nơi không cần phải quấy rầy .". * Kẻ hăng Như đưa trẻ, người kẻ hay bắt nạt. Một vài người chẳng lớn được. Kẻ công cố tình pha tiêu cực với công cá nhân, thử thách ý tưởng người hăng. Không quan tâm đến việc làm tổn thương đến người khác, kẻ công sử dụng phong cách đương đầu để phản đối ý tưởng chống đối lại người khác. Đáng buồn chí họ không nhận họ công. Một người điều hành nhắc nhở họ tích cực hơn. Tất người tham dự họp quyền dừng họp bị công cá nhân. Ủng hộ cho kẻ công công người khác. Mọi người trích hành động niềm tin bạn, bạn khoan nhượng cho việc công vào bạn với tư cách cá nhân. * Kẻ hài hước không chỗ Đừng để tự nhiên họ biến bạn thành kẻ ngốc. Kẻ hài hước trở thành kẻ phá hoại họp. Sự hài hước người có tác động làm phá huỷ quan điểm gợi ý nghiêm túc người khác. Sự tiêm nhiễm hài hước làm người khác bối rối làm cho vấn đề thiếu nghiêm túc. Cần phải hài hước lúc chỗ. Tất người thích tiếng cười, tiếng cười làm hỏng họp làm cho người tập trung cần phải tập trung. Người điều hành họp dành vài phút vào lúc bắt đầu họp cho hài hước nhắc nhở người thời gian qua tới, để kiểm soát nó. * Máy móc Máy móc điện thoại, máy hỗ trợ, máy tính xách tay .cũng trở thành kẻ phá hoại họp. Chúng làm người sử dụng người khác họp tập trung. Do đó, người chủ toạ phải đưa quy tắc cho họp từ đầu, chẳng hạn, phải tắt điện thoại tắt chuông họp. Ứng phó với người trễ hẹn Ai có lần trễ hẹn, song đáng trách thường xuyên, cố ý làm vậy. Để trị người mắc bệnh này, trước tiên bạn phải "bắt mạch" đoán bệnh. Khi xác định rõ kiểu người, bạn dễ dàng tìm cách ứng phó hợp tình, hợp lý. 1. Người có tính xuề xòa: Cuộc sống người thoải mái. Đối với họ, thích nói nói, thích hứa hứa. Còn việc thực lời hứa hay không, hậu xét. Họ giải câu nói ngắn gọn: "Chuyện đâu hay tới đó". Tuy nhiên, thâm tâm họ ý xấu. Cách đối phó: Nếu biết cảm thông hiểu tính tình họ, bạn bỏ qua chuyện cách dễ dàng. Để không bị lỡ, bạn nên hẹn sớm hơn. Chẳng hạn, cần gặp 17h, bạn bảo họ gặp vào lúc 16h30'. 2. Người tham công tiếc việc: Đây tuýp người muốn làm tất việc. Họ hết lòng công việc, thời gian lại không cho phép. Họ ý thức rằng, việc trễ hẹn gây phiền lòng "người không bực người ngồi chực nồi cơm". Trong thâm tâm, họ không muốn việc xảy ra, bắt tay vào việc, họ lại bị công việc vào guồng nên khó dứt. Lẽ dĩ nhiên, họ quen phéng sự, buổi hẹn quan trọng. Cách đối phó: Để không bị họ cho "leo cây", ngày bạn nên hẹn vài lần để nhắc khéo. Trước xuất phát đến điểm hẹn, bạn nên thông báo. Lúc họ thu xếp việc để đến điểm hẹn. 3. Người thích người khác chờ đợi: Họ không quan tâm đến việc xác giấc, giữ lời hứa cảm thấy tự hào chờ đợi. Có ngày, nạn nhân kiên nhẫn cảm thấy oải tính khí ấy. Khi tỉnh ngộ giữ hẹn, chẳng thèm hẹn với họ. Cách ứng phó: Nếu gặp kiểu người này, bạn nên thẳng thắn nêu khuyết điểm họ không nên chờ đợi phút. Sau đó, báo lại rằng, bạn có việc quan trọng cần làm hơn, thay phải chờ. 4. Người muốn tỏ rõ tầm quan trọng thân: Bệnh thường rơi vào kẻ có chút địa vị xã hội. Nhưng thực tế, họ lên luồn lách. Những người cho rằng, người khác chờ họ điều tất nhiên. Hơn nữa, "dây chun" giãn hết cỡ họ biết có cầu cạnh, nhờ vả mình. Cách ứng phó: Bạn nên cẩn thận với người này, kẻo không phải chờ dài cổ. Đôi chờ đợi bạn trở nên vô ích. Điều bạn nên làm lúc thẳng thẳn bày tỏ thái độ mình. Chẳng cần chờ đợi thêm giây phút nào, dù hẹn có quan trọng đến mức nào. Theo Tiếp thị Gia đình "Bắt mạch" họp hành Họp hành "chuyện muôn thuở" sếp. Tổ chức, điều hành, tham dự họp triền miên khiến nhiều vị tỏ ngán ngẩm, thiếu nghiêm túc, chí tìm cách để "trốn" có thể. Một số nguyên nhân khiến nhiều sếp không thích hội họp, là: * Nhiều thành viên không tham dự họp cách nghiêm túc. * Các họp dài buồn tẻ. * Mọi người lạc chủ đề. Những người tham gia dành thời gian để lạc đề để thảo luận. * Chẳng có diễn họp kết thúc. Mọi người không chuyển định thành hành động. * Mọi người không nói thật. Có nhiều trò chuyện, không nhiều thẳng thắn. * Các họp thiếu thông tin quan trọng, họ trì hoãn định. * Không tìm cách khắc phục lỗi họp trước, người mắc lỗi tương tự. Những điều không nên làm họp 1. Đến muộn: Không có thể rằng: "Tôi phá hoại" việc vào chừng họp người chăm chú. Đến sớm không chứng tỏ bạn biết tôn trọng thời gian người khác, mà đảm bảo bạn có vị trí ý muốn. 2. Không chuẩn bị: Nếu bạn đưa trước tài liệu cho họp, đọc chúng. Nghĩ câu hỏi bạn đưa đóng góp bạn vào chủ đề thảo luận. 3. Độc quyền trò chuyện: Khi thảo luận đảm bảo, theo nghi thức, để nhân vật cấp cao đóng góp trước. Khi họ nói xong đưa quan điểm xác bạn. Đừng nói giọng đều - đừng cảm thấy bị ép phải nói bạn mục đích gì. Có câu cổ ngữ nói rằng: "Thà bị nghĩ kẻ ngốc nói điều mà tất người nghi ngờ". 4. Nói mà hỏi: Diễn đạt câu nói bạn giống câu hỏi dễ khiến người khác nghi ngờ, bất đồng. Nói câu thể cởi mở với đóng góp họ như: "Hãy nghiên cứu kỹ nó". 5. Hiểu sai: Cố gắng để nắm bắt nhu cầu cảm xúc người phòng. Lắng nghe cẩn thận điều người nói để xem họ tiếp thu ý kiến bạn nào. Bạn cần làm cho thông điệp bạn phù hợp với người nghe. 6. Thái độ hằn học, hăm doạ: Không may số người khác họp xem họp trận chiến để tranh cãi nhau. Nếu bạn nạn nhận bị buộc tội đó, tự chiến thắng thân. Đừng tỏ thái độ nóng nảy, hăm doạ. Nếu bạn cần thêm thời gian để suy nghĩ, đề nghị điều với kẻ công bạn. 7. Nhai kẹo cao su: Điều làm cho bạn thô lỗ thiếu chuyên nghiệp mắt người khác mà thôi. 8. Bật điện thoại di động: Bạn nên tắt điện thoại di động. Một tiếng chuông reo làm gián đoạn người trình bày làm người tham dự lơ đãng. Và dù bạn có làm gì, đừng gọi điện họp. 9. Lan man chủ đề: Tập trung vào điều mà họp cố gắng để đạt được. Nếu bạn phải lan man vào chủ đề không liên quan, phù hợp với người có mặt đó. Một cách tốt để giải vấn đề quan trọng không liên quan đến chủ đề ghi lại tiếp tục thảo luận vào thời điểm thích hợp. 10. Bỏ họp chừng: Chắc chắn bạn có hàng đống công việc chờ văn phòng. Nhưng bạn không tham dự họp cấp triệu tập, bạn để lỡ hội biết thông tin cần biết. Hãy nhớ rằng, họp không bàn vấn đề nêu, mà hội để bạn xây dựng mối quan hệ. Để không lãng phí thời gian . * Với họp, cố gắng đưa câu nói mô tả mục đích xác định kết dự kiến. Nếu có giá trị, họp lãng phí thời gian mà thôi. * Đừng sử dụng họp để định điều định. Một số người triệu tập họp cố gắng để giả đò kêu gọi đưa định họ định từ trước rồi. Nếu bạn đơn giản muốn truyền đạt thông tin, tiết kiệm thời gian cho người cách gửi qua thư nội thư điện tử. * Thừa nhận sức mạnh đối thoại, đưa chúng vào họp: Khi người xung quanh bàn họp, giống máy tính sẵn sàng. Thực tế, người tốt máy tính họ có trái tim. Thay tuyên bố, đặt câu hỏi. Thay phản đối, hỏi nhiều hơn. * Tự để ý xem bạn có nói nhiều không? Hay bạn im ỉm chẳng phát biểu gì? Bạn có nghe để hiểu, hay bạn tập hợp đủ thông tin để đóng khung quan điểm bạn? Nếu bạn khách quan trung thực với câu hỏi này, hỏi người tham dự họp câu hỏi tương tự. * Kết thúc họp với đánh giá: Điều định suốt thời gian họp, điều tốt hơn, điều nên làm khác vào thời gian tới. Cam kết đạt số thành tích thực tiễn. * Cắt giảm báo cáo họp: Các họp kéo dài khoảng báo cáo nên hai trang, nên thông báo không hai ngày sau họp. Sử dụng báo cáo để giữ liên lạc quan điểm thảo luận, định phần việc. Nguyệt Ánh (tổng hợp Bản lĩnh phòng họp Bạn rời khỏi phòng họp tâm trạng ấm ức chưa kịp trình bày ý kiến mình? Thay uể oải lê bước tự trách móc thân, chuẩn bị cho kế hoạch thay đổi tình cho họp tiếp theo. Chuẩn bị trước họp bắt đầu. Bạn cần phải hoàn toàn hiểu rõ nắm toàn vấn đề đem bàn luận. Nếu bạn hay e thẹn không quen nói chuyện trước đám đông, viết giấy điều cần góp ý. Hãy xem trước nội dung họp. Xem trước nội dung tài liệu tham khảo, đừng chờ đến ngồi vào bàn bắt đầu nghiên cứu giấy tờ. Nếu không, bạn lấy đâu thời gian đóng góp ý kiến. Lãnh đạo nghĩ bạn thiếu nghiêm túc không tích cực. Tự đề nghị họp. Tại người quản lý đưa đề nghị tổ chức họp. Nhân viên hoàn toàn có quyền làm điều đó. Chủ động đề nghị, bạn tự tin mạnh dạn đưa ý kiến hơn. Thậm chí bạn đóng vai trò chủ trì. Tận dụng phương tiện hỗ trợ minh họa. Nếu kinh nghiệm giới thiệu kế hoạch bạn đừng bỏ qua tiện ích phương tiện hỗ trợ như: bảng, biểu đồ, đèn chiếu… Như thế, bạn trình bày ý tưởng rõ ràng mạch lạc hơn. Khéo léo cướp “diễn đàn”. Tại phải ngao ngán hàng liền ngồi nghe ý kiến hênh hoang bất tận. Hãy khéo léo cướp lời tìm hội trình bày quan điểm mình. Điều hoàn toàn nghĩa khiếm nhã. Trình bày lại lần ý kiến chưa nhận thông tin phản hồi lập tức. Nhiều nhân viên thường tham gia họp cho có mặt. Cố gắng khoấy động bầu không khí lên thay buông xuôi chấp nhận kết thúc họp phản hồi ý kiến bạn. Có thể lặp lại phần trình bày lần nữa, dẫn giải, thích rõ ràng dễ hiểu hơn. Làm tăng giá trị cho ý kiến mình. Nếu người im thóc, đừng vội vàng chán nản hay giận dữ. Cảm ơn ủng hộ tham gia đồng nghiệp vào họp cách khiến họ quan tâm đến kế hoạch bạn. Kết thúc họp xem hài lòng chưa chuẩn bị cho họp tiếp theo. Theo HR Vietnam (HR_About) Khuấy động họp Điều khiển họp đòi hỏi nhiều kỹ năng, người điều khiển cần phải có phản ứng nhanh, họ không phép nhãng quy tắc nào, việc xếp phòng họp - nhân tố mà gây ảnh hưởng mang tính định tới thành công hay thất bại họp. Người điều khiển họp đóng vai trò chủ chốt việc tạo tiếp nối suôn sẻ họp. Bằng cách thực vài quy tắc sau, người điều khiển tránh thất bại thường gặp đảm bảo tính hiệu tối thiểu cho mục tiêu đề trước họp. Xác định phạm vi cụ thể Bất họp phải có phạm vi cụ thể hẹp tốt. Người điều hành họp cần đưa mục tiêu đạt tới thời gian giới hạn. Những thông tin cần phải truyền đạt tới người tham dự trước họp tiến hành. Việc xác định phạm vi phải mang tính mệnh lệnh. Trong trường hợp ngược lại bạn rơi vào họp không tới đâu, triền miên, kéo dài nhiều để lại ấn tượng xấu với người tham dự. Một phương pháp hiệu để khoanh vùng họp: Hệ thống hóa việc thực chương trình nghị với mục tiêu cần đạt tới. Chỉ vài dòng thông báo với người có liên quan qua e-mail làm nên chuyện. Chọn địa điểm họp Tham dự họp dịp để người gặp gỡ nhau. Và tất cảm thấy thoải mái, bạn phải để tâm tới nơi định tổ chức họp. Sai lầm thường gặp tổ chức họp phòng lớn số người tham dự có vài người, không gian bị loãng tạo cảm giác oai nghiêm. Bạn phải chọn phòng họp hợp lý với số người tham dự. Ngoài để tạo thoải mái, bạn bố trí thêm nước phòng-nước coi “chất xúc tác lượng” đảm bảo nhiệt độ phòng mức thích hợp. Tạo bối cảnh Phần khai mạc kết thúc buổi họp hai phần quan trọng. Lời mở đầu phải tạo tin tưởng nơi người tham dự phần kết thúc phải khiến cho tất người chia sẻ quan điểm định đưa ra. Sau mở đầu, người điều khiển phải bắt đầu với vấn đề quan trọng hay khó xử nhất. Nếu không, vấn đề xử lý cách vội vã vào cuối buổi họp có nguy không đưa định nào. Lời nói cấp bậc Vai trò người điều khiển trung tâm. Anh ta đảm bảo tôn trọng thực chương trình nghị đặc biệt thời lượng dự kiến cho chủ đề nhịp độ việc phát biểu cách cho phép người tham dự bày tỏ ý kiến. Một vị trí dễ để làm chủ họp người điều khiển cấp quản lý trực tiếp người tham dự. Tuy nhiên cần ý, tùy theo mục đích họp, việc tách riêng người điều khiển người quản lý có hiệu hơn. Ví dụ họp sáng kiến, mục tiêu tìm giải pháp sáng kiến, người điều khiển có chức vụ cao gây ảnh hưởng lớn tới việc trao đổi. Ví như: người điều hành đưa chủ đề “Bạn nghĩ ý kiến đáng khen này”? Sau việc trao đổi hiệu nữa. Áp dụng linh hoạt Tất quy tắc việc điều hành họp quan trọng. Tuy nhiên quy tắc cuối mà bạn cần lưu ý: không nên áp dụng cách cứng nhắc quy tắc đó. Nói cách khác, để biên độ cho người tham dự. Chúng ta kiểm soát hết tình họp. Người điều khiển họp phải biết cách đối phó với tình bất ngờ, nên tạo hỗn độn để làm xuất ý kiến người hay người khác. Cần phải luôn cho người tham dự biết họ có trách nhiệm tham gia vào họp. Nếu không không họp mà biến thành hội nghị mà có người điều hành lên bục phát biểu. (Theo Management) Nguồn : bwportal [...]... cuộc họp để quyết định những điều đã quyết định Một số người triệu tập các cuộc họp cố gắng để giả đò kêu gọi đưa ra quyết định khi họ đã quyết định từ trước rồi Nếu bạn đơn giản muốn truyền đạt thông tin, hãy tiết kiệm thời gian cho mọi người bằng cách gửi qua thư nội bộ hoặc thư điện tử * Thừa nhận sức mạnh của các cuộc đối thoại, đưa chúng vào các cuộc họp: Khi mọi người ở xung quanh một bàn họp, ... cuộc họp những câu hỏi tương tự * Kết thúc mỗi cuộc họp với một đánh giá: Điều gì được quyết định trong suốt thời gian họp, điều gì có thể sẽ tốt hơn, điều gì nên được làm khác đi vào thời gian tới Cam kết đạt được một số thành tích thực tiễn * Cắt giảm những báo cáo họp: Các cuộc họp kéo dài khoảng một giờ thì báo cáo nên dưới một hoặc hai trang, và nên được thông báo không quá hai ngày sau cuộc họp. .. sự thành công hay thất bại của cuộc họp Người điều khiển cuộc họp đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra sự tiếp nối suôn sẻ của một cuộc họp Bằng cách thực hiện một vài quy tắc cơ bản sau, người điều khiển có thể tránh được những thất bại thường gặp và đảm bảo được tính hiệu quả tối thiểu cho mục tiêu đã đề ra trước cuộc họp Xác định phạm vi cụ thể Bất cứ cuộc họp nào cũng phải có một phạm vi cụ... biểu bằng cách cho phép mỗi người tham dự bày tỏ ý kiến Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộc họp khi người điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của những người tham dự Tuy nhiên cần chú ý, tùy theo mục đích của cuộc họp, việc tách riêng người điều khiển và người quản lý có thể có hiệu quả hơn Ví dụ đối với một cuộc họp sáng kiến, mục tiêu là tìm ra các giải pháp sáng kiến, người điều khiển có chức vụ cao... Kết thúc mỗi cuộc họp hãy xem mình đã hài lòng chưa và chuẩn bị cho những cuộc họp tiếp theo Theo HR Vietnam (HR_About) Khuấy động các cuộc họp Điều khiển một cuộc họp đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, người điều khiển cần phải có phản ứng nhanh, ngoài ra họ còn không được phép sao nhãng bất cứ quy tắc nào, ngay cả việc sắp xếp phòng họp - một nhân tố mà mình nó có thể gây ảnh hưởng mang tính quyết định tới... chuyện, nhưng không nhiều sự thẳng thắn * Các cuộc họp luôn thiếu các thông tin quan trọng, vì thế họ trì hoãn các quyết định * Không tìm cách khắc phục lỗi của các cuộc họp trước, mọi người luôn mắc các lỗi tương tự Những điều không nên làm ở các cuộc họp 1 Đến muộn: Không có gì thể hiện rằng: "Tôi đang phá hoại" bằng việc đi vào giữa chừng một cuộc họp khi mọi người đang chăm chú Đến sớm không chỉ... không tham dự cuộc họp do cấp trên triệu tập, bạn sẽ để lỡ cơ hội được biết những thông tin cần biết Hãy nhớ rằng, các cuộc họp không chỉ bàn về những vấn đề đã nêu, mà nó cũng là cơ hội để bạn xây dựng các mối quan hệ Để không lãng phí thời gian * Với mọi cuộc họp, cố gắng đưa ra những câu nói mô tả mục đích và xác định ít nhất một kết quả dự kiến Nếu không có gì có giá trị, cuộc họp sẽ chỉ lãng phí... cuộc họp cũng cần đưa ra mục tiêu đạt tới và trong một thời gian giới hạn Những thông tin này cần phải được truyền đạt tới những người tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành Việc xác định phạm vi phải mang tính mệnh lệnh Trong trường hợp ngược lại bạn sẽ rơi vào những cuộc họp không đi tới đâu, triền miên, kéo dài nhiều giờ và để lại ấn tượng xấu với những người tham dự Một phương pháp hiệu quả để... cuộc họp: Hệ thống hóa việc thực hiện chương trình nghị sự với những mục tiêu cần đạt tới Chỉ một vài dòng thông báo với những người có liên quan qua e-mail cũng có thể làm nên chuyện Chọn địa điểm họp Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau Và để cho tất cả đều cảm thấy thoải mái, bạn phải để tâm tới nơi định tổ chức cuộc họp Sai lầm thường gặp là chúng ta tổ chức họp trong... báo cáo để giữ liên lạc các quan điểm thảo luận, các quyết định và phần việc Nguyệt Ánh (tổng hợp Bản lĩnh trong phòng họp Bạn rời khỏi phòng họp trong tâm trạng ấm ức vì chưa kịp trình bày ý kiến của mình? Thay vì uể oải lê bước và tự trách móc bản thân, hãy chuẩn bị cho kế hoạch thay đổi tình thế cho cuộc họp tiếp theo Chuẩn bị trước khi cuộc họp bắt đầu Bạn cần phải hoàn toàn hiểu rõ và nắm được . (dành cho tất cả những người tham dự) - Bi t mục đích của cuộc họp. Bi t mục đích tham dự của bạn là gì. - Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp. - Bi t chương trình họp và đảm bảo chương. quyết xung đột bằng việc đề nghị người này đưa ra quan điểm khác của họ và tranh luận về vị trí của quan điểm đó. * Kẻ chẳng đứng về bên nào Qua việc phân tích, tình trạng tê liệt của người. khả năng bi n thành hành động. Cố gắng để làm cho họ hành động. Nhắc nhở họ rằng họ có một lá phiếu và được mời gọi sử dụng nó. Hỏi họ quan điểm của họ về vấn đề để chính thức ghi nhận quan điểm