Quản lý khách sạn
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LI GII THIU Ngày nay, trong thời đại Công nghệ thông tin bùng nổ trên toàn cầu thì các quốc gia trên thế giới dù là phát triển hay đang phát triển đều cố gắng áp dụng tin học vào mọi mặt của đời sống xã hội. Tin học luôn có mặt mọi lúc, mọi nơi nhằm hỗ trợ cho các ngành nghiên cứu đạt đợc những thành tựu to lớn cũng nh để hiện đại hoá quy trình quản lý sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Chính vì vậy, trong thời gian gần đây mọi ngành nghề đã chú trọng đến việc xây dựng các phần mềm ứng dụng tin học trong công tác quản lý. Với những lợi ích hiển nhiên do Công nghệ thông tin mang lại, các nhà quản lý đã kịp thời đa những ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh, đặc biệt là quản lý khách sạn. Tuỳ thuộc vào quy mô, mục đích thị trờng, mức độ phục vụ, quyền sở hữu mà ta phân tích thiết kế sao cho ngời quản lý nắm đợc nhanh chóng chính xác đồng thời giảm đợc các chi phí, các thao tác thủ công và đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Qua đó nó cũng giúp ngời quản lý nắm bắt đợc số lợng khách, tình trạng phòng, thời gian lu trú của khách để làm cơ sở cho việc thanh toán sau này. Bài toán Quản lý khách sạn ra đời nhằm giải quyết và đáp ứng một cách hiệu quả các nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong khách sạn trong điều kiện cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng ở Việt Nam còn nhiều khoảng cách so với các nớc phát triển trên thế giới. Trong phạm vi đề án em không thể trình bày đợc cặn kẽ về hệ thống quản lý do việc hoạt động kinh doanh trong thực tế còn nhiều phức tạp đòi hỏi có tính chuyên môn cao, do đó em chỉ nêu lên những vấn đề mà mình đã thực hiện đợc trong việc phân tích và thiết kế hệ thống xây dựng chơng trình . Ngoài các phần lời giới thiệu, kết luận, phụ lục, và danh sách các tài liệu tham khảo, đề án tốt nghiệp gồm 4 chơng : Chơng 1 : Đặt vấn đề. Chơng 2 : Khảo sát bài toán. Chơng 3 : Phân tích và thiết kế hệ thống cho bài toán Chơng 4 : Thiết kế giao diện cho chơng trình. Tuy nhiên, do việc nghiên cứu và xây dựng chơng trình trong thời gian không dài cho nên đề án Quản lý khách sạn chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót, em momg nhận đợc những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo và các bạn để chơng trình này ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các thầy cô giáo trong khoa đã dạy dỗ và giúp đỡ em trong suốt thời gian học qua, và đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo-Phùng Tiến Hải đã tận tình chỉ bảo và tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt bản đề án này. 2 Chơng 1 Đặt vấn đề I. Tính cấp thiết của đề tài Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và cùng với sự xâm nhập nhanh chóng của tin học vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội thì vệc sử dụng máy tính trong công tác quản lý đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu nhằm nâng cao chất lợng và hiệu quả trong công tác quản lý. Trong lĩnh vực kinh doanh thì hoạt động kinh doanh khách sạn là một trong những ngành đã gặp phải rất nhiều khó khăn khi phải quản lý toàn bộ trên giấy tờ. Khi khách đến có nhu cầu thuê phòng, nhân viên luôn phải có những thông tin về tình trạng phòng có thể cho thuê nhanh chóng, chính xác để trả lời cho khách, nhân viên phải báo cáo tình hình hoạt động của khách sạn sau mỗi ca làm việc hàng ngày tới ban quản lý. Việc điều chỉnh và bổ sung thông tin thực hiện rất khó khăn và không rõ ràng, việc tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, độ chính xác kém. Đồng thời việc ghi hoá đơn còn rề rà, cha đáp ứng yêu cầu về thời gian và thẩm mỹ. Những công việc trên nếu thực hiện trên giấy tờ thì sẽ mất rất nhiều thời gian mà độ chính xác không cao. Điều đó dẫn đến một hiệu quả kinh doanh thấp. Do đó, việc Tin học hoá các hoạt động kinh doanh và quản lý ngày càng trở nên bức thiết. Việc ứng dụng Tin học trong công tác quản lý giúp cho con ngời thoát khỏỉ lao động thủ công, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hệ thống thông tin quản lý khách sạn ra đời có ý nghĩa quan trọng vì nó có thể góp một phần nào đó để giải quyết những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại trong thực tế quản lý. Ta cũng có thể coi đó là một đóng góp tích cực của khoa học kỹ thuật vào cuộc sống. 3 II. Mục đích và yêu cầu của đề tài Kinh doanh khách sạn là ngành kinh doanh dịch vụ cho con ngời, nó ra đời là để đáp ứng nhu cầu của con ngời trong quá trình đi công tác cũng nh nghỉ ngơi. Hoạt động chính của kinh doanh khách sạn là cho thuê phòng. Trong khách sạn có nhiều loại phòng với nhiều mức giá khác nhau có thể là theo tiền Việt hoặc ngoại tệ để phục vụ khách. - Khách đến thuê phòng trong khách sạn có thể là ngời Việt Nam hoặc ngời nớc ngoài. Khách có thể đi đơn lẻ hoặc theo đoàn. Khi có khách đến thuê phòng, tuỳ theo nhu cầu của khách muốn ở trong thời gian bao lâu, phòng hạng mấy, giá cả nhân viên lễ tân sẽ tìm ra danh sách các phòng thoả mãn cho khách lựa chọn. - Khi khách rời khỏi khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ nhận phòng trả từ khách. Căn cứ vào thời gian ở nhân viên lễ tân sẽ làm thủ tục thanh toán cho khách. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền Việt hay ngoại tệ, có thể trả bằng tiền mặt hoặc séc. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ lập hoá đơn cho khách Hoạt động quản lý khách sạn thì có nhiều lĩnh vực nh quản lý Lễ tân, quản lý Dịch vụ, quản lý Bar, Restaurant . Qua khảo sát thực tế, em nhận thấy hầu hết các giao tiếp với khách hàng, các báo cáo gửi cho ban quản lý khách sạn đều do nhân viên lễ tân đảm nhiệm. Do vậy, trong phạm vi đề tài này, em đi sâu vào lĩnh vực quản lý Lễ tân với các chức năng : Đặt trớc phòng: + Tìm phòng trống. Đa ra danh sách các phòng còn trống cho khách lựa chọn. + Nhập thông tin về phòng đợc đặt trớc để giữ phòng cho khách. Khi khách đến thuê phòng: + Tìm phòng đã đặt trớc. 4 + Tìm phòng theo yêu cầu đăng kí của khách. Đa ra danh sách các phòng còn trống cho khách lựa chọn. + Nhập thông tin: . Thông tin thuê phòng . Thông tin về khách và đoàn khách ở trong khách sạn Khi khách rời khỏi khách sạn: + Làm thủ tục trả phòng và thanh toán cho khách + In hoá đơn thanh toán cho khách Tra cứu: + Cho phép tìm kiếm khách, phòng theo yêu cầu Báo cáo: + Báo cáo thờng nhật về số lợng khách đang ở trong khách sạn + Báo cáo về tình hình phòng đang cho thuê III.Phạm vi hoạt động Hệ thống hoạt động trong phạm vi một đơn vị Công tác quản lý: Thực hiện các chức năng nh trên 5 Chơng 2 Khảo sát bài toán I. Phát biểu bài toán CHNG TRèNH NG Kí BUNG CHO KHCH YấU CU: Nhp tt c cỏc d liu ban u cú liờn quan n thanh toỏn tin cho mt khỏch hng nh:tờn bung(nu cú khỏch t thỡ trng),ngy vo,ngy ra,loi tin thanh toỏn,n giỏ mt ngy thuờ bung Khi nhp mó on(hoc mó khỏch l ) thỡ hin tờn on(hay tờn khỏch )ó c lit kờ Khi a vo mó cha nhp túm tt v khỏch hng thỡ phi kt thỳc vic nhp d liu nhp túm tt v khỏch hng Trong mt s trng hp i vi on khỏch ,ngi ta khụng quan tõm n tờn ca tng thnh viờn trong on m ch quan tõm n tng bung m on khỏch ú thuờ.vỡ vy trong trng hp ny chỳng ta khụng cn nhp mó khỏch hng cựng vi tờn khỏch ch cn nhp mó on v tờn bung. Tp nhp liu cú cu trỳc nh sau: CHNG TRèNH NHP CC PHT SINH HNG NGY YấU CU Khi cú mt phỏt sinh xy ra i vi mt khỏch hng (hay mt on khỏch) Cn phi a vo mỏy lu tr .cỏc phỏt sinh ny bao gm:tin thuờ xe ,tin in thoi,tin ung(ti phũng ng),tin git l,cỏc khon tin khỏc i vi mt on khỏch,cú th l thờ cho c don ,vớ d nh thuờ xe.cng cú th do cỏ nhn thuờ riờng,vỡ vy cn phõn bit ai thuờ xe thờm on khỏch bit.Cũn i vi thuờ theo cỏc bung thỡ ghi thờm vo tờn bung.Cỏc phỏt sinh khỏc nh tin in thoi,tin git l,tin n,tin ung 6 thường được ghi theo các buồng bởi vì các phát sinh thường khác nhau nhau giữa các buồngvà trong nhiều trường hợpvẫn in chi tiết từng buồng để tiện việc theo dõi và kiểm tra •CHƯƠNG TRÌNH NHẬP CÁC PHÁT SINH VỀ THU NỢ U CẦU Nhập các phát sinh về thu nợ của hàng tháng (hoặc hàng q) và đưa vào tệp quản lý nợ hàng tháng.khi thực hiện chương trình báo cáo về nợ,máy sẽ hỏi tên tệp làm việc hiện thời và tên tệp làm việc hàng tháng(để lưu số dư) Khi nhập dến mã khách hàng,phải thơng báo số tiền khách hàng đó còn nợ •CHƯƠNG TRÌNH THANH TỐN CHO MỘT KHÁCH HÀNG U CẦU Chương trình này đưa ra phiếu thanh tốn cho một khách hàng trong trương hợp cần thiết có thể xem chi tiết cho tưng phát sinh cho của khách. Sau khi đưa tơng số tiền phải trả,máy sẽ hỏi số tiền khách trả (vì có thể trả phiếu );nếu có vấn đề gì xem xét lại cần phải kiểm tra thì ghi số 0 vào giá trị tiền trả và mục ngày để trống.Nếu số tiền trả là 0 thì bạn ghi ngay vào mục ngày trả ngày thanh tốn để phân biệt ngày thanh tốn và số khơng muốn thanh tốn .Nếu bạn ghi một giá trị khác thì coi như khách hàng đã chấp nhận thanh tốn •CHƯƠNG TRÌNH THANH TỐN CHO MỘT ĐỒN KHÁCH U CẦU: Chương trình dưa ra phiếu thanh tốn cho một đồn khách. Trong trường hợp cần thiết có thể xem chi tiết từng phát sinh của một đồn khách trong đồn. Sau khi đưa ra tổng số tiền phải trả ,máy sẽ hỏi số tiền khách trả(vì có thể trả thiếu )nếu có vấn cần xem xét lại cần phải kiểm tra thì ghi số 0 vào giá trị tiền và mục ngày trả cần phải để trống.Nếu dồn khách chưa trả tiền thì bạn ghi giá trị 0 vào mục tiền trả và ghi vào mục mục ngày trả thanh 7 toỏn,Nu bn ghi mt giỏ tr khỏc thỡ coi nh khỏch hng ó chp nhn thanh toỏn Cỏc phỏt sinh dc nhp trong FORM QUN Lí BUNG,s tin n nu cú)c ghi li trong tp THUNO.DBF CHNG TRèNH TNG HP MT NGY -Chng trỡnh yờu cu phi da ra c bỏo cỏo tng hp trong mt ngy -S liu a ra theo tng bung ,s tin phỏt sinh ca cỏc khon :tin bung ,tin in thoi ,tin thuờ xe ,tin git -Tớnh s tin n ó thu c ca cỏc loi tin trờn -Tớnh s tin n cha thu c ca cỏc loi tin CHNG TRèNH TNG HP CC NGY -a ra dc tng hp thc thu v ó thu ca cỏc ngy tớnh t u thỏng n mt ngy no ú CHNG TRèNH BO CO KHCH N YấU CU -chng trỡnh da ra bỏo cỏo v cỏc khon n ca khỏch hng cỏc s liu cn phõn bit theo cỏc loi tin thanh toỏn trong khỏch sn -cỏc s d cui k cn lu chuyn sang thỏng mi CHNG TRèNH BO CO KHCH T YấU CU cú c k hoch chun b cng nh b trớ bung cho khỏch ,chng trỡnh phi a ra c tỡnh hỡnh khỏch t ca mt ngy bt k v a ra bỏo cỏo Xây dựng chơng trình Quản lý Khách sạn nhằm hỗ trợ cho công tác nghiệp vụ : lễ tân, buồng trong khách sạn 8 Chơng trình đợc xây dựng với các chức năng sẽ trợ giúp lễ tân từ Reservation -> Check In -> Check Out . II. Quy trình nghiệp vụ 1. Quy trình đăng kí thuê phòng tại khách sạn (Check In) Đối với khách hàng: Khách đến đăng kí phòng mang theo CMND (đối với khách trong nớc) hoặc Hộ chiếu (đối với khách nớc ngoài). Nếu khách đi theo đoàn thì chỉ cần một ngời đứng ra làm các thủ tục cần thiết, những ngời khác trong đoàn có thể đợc đảm bảo bởi ngời đại diện đó. Nếu khách đi lẻ thì cũng coi nh là một đoàn và ngời đó chính là ngời đại diện của đoàn. Đối với lễ tân: Khi có khách đến đăng kí thuê phòng, họ có thể thuê một hoặc nhiều phòng, nhân viên lễ tân ghi nhận các thông tin.Với việc đặt phòng, lễ tân sẽ kiểm tra nếu là khách đã đặt phòng trớc thì tìm phòng đã đặt và hớng dẫn họ làm các thủ tục cần thiết và nhận phòng, ngợc lại thì sẽ kiểm tra xem khả năng phục vụ phòng của khách sạn có đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hay không bằng cách tìm các phòng còn trống theo các tiêu chí của khách hàng đa ra nh loại phòng, thời gian ở Khi tìm ra đợc danh sách các phòng trống thoả mãn yêu cầu của khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ chọn phòng phù hợp với yêu cầu của khách làm thủ tục nhập phòng cho khách và cập nhật danh sách những ngời trong phòng đã đăng kí. Khách hàng có thể Check In vào bất cứ thời gian nào trong ngày. 2. Quy trình trả phòng (Check Out) Khi khách trả phòng thì viên lễ tân đứng ra nhận phòng từ khách hàng và làm thủ tục Check Out cho khách. Căn cứ vào thời gian nghỉ tại khách sạn, thủ tục thanh toán cho khách đợc thực hiện một lần duy nhất khi khách rời khỏi khách sạn. Cách thanh 9 toán này nhằm tránh phiền hà cho khách, hạn chế khe hở trong hoạt động kinh doanh. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ in hoá đơn tính tiền cho khách. - Công tác quản lý khách sạn từ trớc đến nay đã và đang quản lý hầu nh toàn bằng phơng pháp thủ công nhng các thao tác điều hành quản lý đều có tính khoa học và tổ chức hệ thống tốt. Đối với hệ thống này, các phòng có trong khách sạn gồm nhiều hạng, mỗi phòng có một mức giá cố định theo ngày bằng tiền Việt, các thông tin chi tiết của mỗi phòng bao gồm: phòng số, hạng, giá, số giờng đơn, số giờng đôi - Khách đến thuê phòng trong khách sạn có thể là ngời Việt Nam hoặc ngời nớc ngoài. Các thông tin chi tiết về khách bao gồm: tên khách, tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ, số điện thoại - Khách có thể đi đơn lẻ hoặc theo đoàn. Trong một đoàn có thể có nhiều ng- ời. Để thuận tiện cho việc tra cứu và thanh toán sau này, khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân sẽ ghi nhận thông tin về tên đoàn khách cùng với ngày đến tức là mỗi đoàn sẽ có một tên duy nhất. Nếu sau đó đoàn này lại đến thuê phòng tại khách sạn thì tên đoàn lại đợc gắn với ngày đến thuê đó và tên đoàn cũng là duy nhất. Các thông tin chi tiết về đoàn khách bao gồm: tên đoàn, phòng số . - Khi có khách đến thuê phòng, tuỳ theo nhu cầu của khách muốn ở trong thời gian bao lâu, phòng hạng mấy, giá cả nhân viên lễ tân sẽ tìm ra danh sách các phòng thoả mãn cho khách lựa chọn. Thông tin chi tiết về thuê phòng bao gồm: tên đoàn, phòng số,từ ngày, đến ngày - Khi khách rời khỏi khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ nhận phòng trả từ khách. Căn cứ vào thời gian ở nhân viên lễ tân sẽ làm thủ tục thanh toán cho khách. Hình thức thanh toán đợc thực hiện duy nhất một lần bằng tiền mặt (tiền Việt Nam). Sau đó nhân viên lễ tân sẽ lập hoá đơn cho khách. Thông tin chi tiết về hoá đơn bao gồm: số hoá đơn, tên nhóm, ngày thu, số tiền thu . 1.1 Quá trình đăng ký phòng : Khi có khách đến đăng kí thuê phòng mang theo CMND ( đối với khách trong nớc ) hoặc hộ chiếu ( đối với khách nớc ngoài ). Nếu khách đi theo đoàn thì chỉ cần một ngời đứng ra làm các thủ tục 10 [...]... Sắp Xếp Phòng Cho khách Hàng yêu cầu Không Thể Giải quyết Lưu Trữ Yêu Cầu Của Khách Hàng T ú ta xõy dng DFD sau: Sơ Đồ DFD 15 báo cáo khách hàng Giám Đốc yêu cầu không thể giải quyết Khách Hàng yêu cầu của khách hàng 4.0 Lập báo cáo cáckhoản nợ cảu khách hàng 2.0 Xử Lý Yêu cầu Củakhách hàng báo cáo nợ Ghicác khoản nợ Sổ đăng kí của khách hàng Nhân viên sắp xếpphòng ban quản lý khách sạn 3.0 Lập Thủ Tục... Sau đó nhân viên lễ tân sẽ lập hoá đơn tính tiền cho khách 1.3 Để giúp cho khách hàng hay ban quản lý khách sạn có thể tra cứu về một khách hàng hay một đoàn khách nào đó thì sẽ có một danh sách các đoàn đang ở trong khách sạn với các thông tin chi tiết nh : tên khách, tên 11 nhóm, quốc tịch, địa chỉ, phòng số Chỉ cần nhớ một trong các thông tin tên khách hoặc tên nhóm hoặc phòng số thì có thể tra cứu... thể thấy đợc một số nhợc điểm trong công tác quản lý cũ : - Với khách hàng: Các thủ tục làm việc với khách hàng đều đợc thực hiện qua lễ tân với các thao tác thủ công Khả năng vấn tin của khách hàng là rất thấp Nếu khách muốn biết tình trạng buồng của khách sạn hoặc muốn tìm một khách nào đó thì buộc lễ tân phải tìm kiếm các giấy tờ có liên quan của khách sạn - Với bộ phận lễ tân: Cuối mỗi ngày làm... trong phòng nào và thuộc đoàn nào 28 Kết luận Hệ quản trị quản lý khách sạn rất rộng lớn cần rất nhiều thời gian, công sức để hoàn thiện tốt hơn Đặc biệt trong thời gian tới khi Việt Nam chính thức đăng cai tổ chức Seagame Hoạt động trong lĩnh vực quản lý khách sạn không những đem lại lợi nhuận cho các khách sạn mà còn thuận tiện cho cacs du khách từ các nớc đến Điều đó có ý nghĩa rất quan trọng khi... mỗi ngày làm việc thì nhân viên lễ tân sẽ phải tổng hợp số lợng khách đang ở trong khách sạn, tình hình các phòng đang cho thuê, các phòng còn trống cũng nh doanh thu trong ngày thu đợc từ tiền cho thuê phòng là bao nhiêu để báo cáo lên ban quản lý khách sạn Từ những báo cáo đó sẽ làm cơ sở cho ban quản lý lên kế hoạch sử dụng phòng hợp lý Đánh giá hệ thống hiện tại Qua quá trình khảo sát sơ bộ nh... khoảng thời gian nhất định Khi khách trả phòng thì viên lễ tân đứng ra nhận phòng từ khách hàng và làm thủ tục Check Out cho khách Căn cứ vào loại phòng, giá mỗi phòng đợc tính cố định theo ngày bằng tiền Việt Nam và thời gian nghỉ tại khách sạn, thủ tục thanh toán cho khách đợc thực hiện một lần duy nhất khi khách rời khỏi khách sạn Cách thanh toán này nhằm tránh phiền hà cho khách, hạn chế khe hở trong... 24 5 Giao diện nhập khách Sau khi cập nhật các phòng đã đăng ký, sử dụng giao diện Nhập khách bằng cách từ menu Đăng kí phòng chọn menu con Nhập thông tin khách hàng để cập nhật các thông tin về đoàn khách và các thành viên trong đoàn với các mục chọn tơng ứng để nhập các thông tin cần thiết 25 6 Giao diện Trả phòng Thanh toán Để thanh toán tiền cho khách khi khách rời khỏi khách sạn, chọn menu con... cho khách 26 7 In hoá đơn Sau khi làm thủ tục thanh toán, để in hoá đơn cho khách, từ menu Trả Phòng chọn menu con In hoá đơn hoặc có thể ấn nút In hoá đơn trên giao diện Trả Phòng 27 8 Giao diện tìm kiếm Khi có một ngời muốn tìm một khách đang ở trong khách sạn thì trên menu Tìm kiếm chọn menu con Tìm khách để biết đợc ngời khách cần tìm đang ở trong phòng nào và thuộc đoàn nào 28 Kết luận Hệ quản. .. vào các thông tin mà khách đa ra để chọn phòng phù hợp với yêu cầu của khách và giữ phòng cho khách trong khoảng thời gian đó Khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra nếu là khách đã đặt phòng trớc thì tìm phòng đã đặt và hớng dẫn họ làm các thủ tục cần thiết và nhận phòng, ngợc lại thì sẽ kiểm tra xem khả năng phục vụ phòng của khách sạn có đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hay không... Olimpic Trong thời gian có hạn em đã cố gắng hoàn thành bản phân t ích chi tiết cho việc lập trình hệ quản trị khách sạn một cách tốt nhất, tuy nhiên vẫn không thể tránh đợc những thiếu sót trong quá trình phân tích Rất mong sự đóng góp của các bạn và thầy cô để hoàn thiện đề tài Quản trị dữ liệu quản lý khách sạn Một lần nữa, em xin cảm ơn sự giúp đỡ chân thành, nhiệt tình của thầy giáo Phùng Tiến Hải, xin