Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của Công ty dược liệu TW1

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của Công ty dược liệu TW1

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức

quản lý của Công ty Dợc liệu TWI

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Dợc liệu TWI

Công ty Dợc liệu TWI là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Y tế, kinh doanh hầu hết các mặt hàng thuốc chữa bệnh Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty

là hoạt động kinh doanh thơng mại, còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ

Ngay từ buổi ban đầu, Công ty Dợc liệu TWI chỉ là một quốc doanh thuốc Nam, thuốc bắc TW trực thuộc bộ nội thơng Lúc đó, đơn vị có tên là Công ty Dợc liệu cấp I – theo quyết định thành lập số 170 ngày 01 tháng 04 năm 1971 (QĐ 170/BYT) của Bộ Y tế Từ đó Công ty Dợc liệu cấp I là đơn vị kinh doanh buôn bán theo chế độ hạch toán độc lập Nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng: thuốc Nam, thuốc Bắc, cao đơn hoàn toàn, giống dợc liệu và nuôi trồng dợc liệu, hàng năm bảo đảm hoàn thành kế hoạch các chỉ tiêu cấp trên đã giao Ngoài ra còn phục

vụ nhu cầu phòng bệnh, phục vụ sản xuất và hàng xuất khẩu, đồng thời còn đóng góp vào Ngân sách Nhà nớc và tích luỹ một phần để lại quỹ doanh nghiệp

Do cơ cấu hình thành và nhiệm vụ của Bộ giao cho Công ty có những thay

đổi nên đến năm 1985, Công ty đợc đổi tên thành Công ty Dợc liệu TWI trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp Dợc Việt Nam (nay có tên là Tổng Công ty Dợc Việt Nam)

Từ ngày 09 tháng 02 năm 1993 do quá trình phát triển kinh tế ngày càng cao, Bộ Y

tế đã ra quyết định số 95 (QĐ 95/BYT) ngày 09 tháng 02 năm 1993 về việc bổ sung ngành kinh doanh chủ yếu của Công ty kinh doanh thành phẩm tân dợc, dụng

cụ y tế thông thờng, bao bì và hơng liệu, mỹ liệu để bổ trợ cho việc phát triển dợc liệu

Từ năm 1994 đến nay, Công ty lấy tên giao dịch là Central Medical Plant Cpmpany No (viết tắt là MEDIPLANTEX) trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp Dợc Việt Nam, tên giao dịch là VINAPA Bộ Y tế

Trong cơ chế thị trờng, Công ty đợc giao quyền tự chủ sản xuất kinh doanh với tổng số vốn đựoc giao là 8,5 tỷ đồng, trong đó 4,2 tỷ đồng có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển, có lợi nhuận để đảm bảo cho đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty và thực hiện mọi nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nớc

Trớc đây Công ty chỉ có 2 phân xởng, đó là:

Xởng sản xuất Bạch Mai

Xởng sản xuất Mỹ Đình

cấu tổ chức có nhiều thay đổi nên xởng Bạch Mai chia ra làm hai phân xởng riêng biệt đó là:

+ Phân xởng Đông Dợc: Nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các mặt hàng thuốc

đông dợc

+ Phân xởng thuốc viên: Nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất thuốc viên

+ Xởng sản xuất Mỹ Đình (hiện nay đợc đổi tên là xởng hoá dợc): Chuyên sản xuất để chiết xuất ra mặt hàng thuốc chống sốt rét

Bớc đầu việc tiến hành sản xuất ở các phân xởng còn gặp nhiều khó khăn do trình độ kỹ thuật và tay nghề còn yếu kém, cha có kinh nghiệm nhng dần dần đã

ổn định và giá trị sản lợng hàng năm tăng lên rõ rệt

Cụ thể sản lợng hàng năm của các phân xởng đạt đợc.

(Đơn vị tính: 1000đ)

Phân xởng thuốc viên 13 190.625 15.828.750 16.620.178 Phân xởng đông dợc 3.075.000 3.526.250 4.242.500 Phân xởng hoá dợc 2.435.000 2.922.000 3.360.300

Trong suốt quá trình hoạt động hơn 30 năm, đội ngũ công nhân viên không ngừng lớn mạnh cả về số lợng và chất lợng Công ty luôn chú trọng việc bồi dỡng, nâng cao trình độ chuyên môn hàng năm cho cán bộ công nhân viên nhất là lực l -ợng cán bộ trẻ đợc đào tạo đa vào hàng ngũ lãnh đạo của Công ty Hiện nay toàn Công ty có 284 ngời lao động dài hạn và 37 ngời lao động thử việc, thời vụ, ngắn hạn Trong đó trình độ trên đại học là 17 ngời, trình độ đại học là 135 ngời, trình

độ trung cấp là 42 ngời và công nhân các loại là 127 ngời

Trong nền kinh tế thị trờng, diễn ra dới sự cạnh tranh gay gắt, Công ty gặp không ít những khó khăn song vẫn luôn khẳng định đợc vị trí của mình, làm ăn có hiệu quả, thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ đối với nhà nớc, đời sống công nhân viên trong Công ty ngày càng đợc cải thiện, điều này đợc thể hiện thông qua tình hình thu nhập của công nhân viên

Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Tổng quỹ lơng 2.080.500.000 2.865.460.346 Tổng thu nhập 2.054.052.000 2.517.297.399 Tiền lơng bình quân 8.778.000 10.488.740 Thu nhập bình quân 8.778.000 10.488.740

2 Đặc điểm về tổ chức sản xuất ở Công ty Dợc liệu TWI

Hiện nay Công ty Dợc liệu có 3 phân xởng sản xuất riêng biệt, đó là các phân xởng sau:

- Phân xởng thuốc viên: nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các mặt hàng thuốc viên

- Phân xởng đông dợc: nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các mặt hàng thuốc

đông dợc

- Phân xởng hoá dợc: chuyên sản xuất để chiết xuất các mặt hàng thuốc chống sốt rét

Do mặt hàng thuốc là mặt hàng đặc biệt, nó liên quan đến sức khoẻ và sinh mạng của con ngời, nên quy trình sản xuất có đoạn phải đảm bảo khép kín và vô trùng Đặc biệt đối với sản phẩm thuốc viên, đơn vị của nó phải chính xác đến miligam, mililít nhng lại có giá trị rất lớn, phải đảm bảo theo tiêu chuẩn dợc điển Việt Nam

Trong 3 phân xởng sản xuất thì phân xởng sản xuất thuốc viên là phân xởng

có giá trị sản lợng sản xuất lớn hơn cả, còn phân xởng đông dợc và phân xởng hóa dợc công việc sản xuất cha đều, sản lợng sản xuất còn nhỏ Mỗi loại thuốc đều có quy trình sản xuất khác nhau và đều có những tiêu chuẩn kỹ thuật quy định của ngành khác nhau Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên là quy trình công nghệ

điển hình, rõ ràng qua từng khâu nên tôi sẽ đi sâu nghiên cứu tìm hiểu quy trình công nghệ của phân xởng sản xuất thuốc viên Cụ thể nh sau:

Thông qua bộ phận nghiên cứu làm thử các mẻ nhỏ, mỗi lần làm thử phải

đầy đủ các thủ tục nh: làm thử xong phải đi kiểm nghiệm và đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn dợc điển đề ra, sau đó mới cho sản xuất đại trà

Các giai đoạn sản xuất:

thành phẩm và các thành phẩm nh nguyên liệu chính, tá dợc và quy cách đóng gói, khối lợng trung bình viên…), tổ tr), tổ trởng tổ pha chế sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục nh: phiếu lĩnh vật t, các loại vật t đó phải đợc cân, đong, đo, đếm thật chính xác với sự giám sát của kỹ thuật viên ở phân xởng sản xuất

- Giai đoạn sản xuất: Bắt đầu vào sản xuất, tổ trởng tổ sản xuất và kỹ thuật

viên phải trực tiếp giám sát các công việc pha chế mà công nhân viên bắt đầu làm, cần thiết có thể chia thành mẻ nhỏ, sau cùng trộn đều theo lô Tất cả các công việc này đều phải đợc phòng kỹ thuật quản lý theo hồ sơ từng lô Khi pha chế xong công việc của kỹ thuật viên là phải kiểm nghiệm bán thành phẩm, nếu đạt tiêu chuẩn ngành quy định thì công việc tiếp theo là giao nhận bán thành phẩm cốm từ

tổ pha chế giao cho tổ dập viên và ép vỉ (nếu có) Tất cả đều có phiếu giao nhận giữa các tổ và ký tên vào cụ thể Qua khâu dập viên và ép vỉ xong lại chuyển tiếp sang tổ đóng gói

- Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm (giai đoạn cuối cùng):

Khi thành viên, thành vỉ thuốc và đợc chuyển về tổ đóng gói Tổ kỹ thuật viên bắt

đầu kiểm nghiệm thành phẩm, khi thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và có phiếu kiểm nghiệm kèm theo sẽ tiến hành công việc đóng gói Sau khi hoàn thành việc

đóng gói cùng với phiếu kiểm nghiệm chuyển lên kho và nhập vào kho của công ty

Qua đó ta thấy đợc quy trình sản xuất thuốc viên là quy trình sản xuất giản

đơn và chế biến kiểu liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn, thuộc loại hình khối l ợng lớn (theo từng lô) trên dây chuyền sản xuất Tại những thời điểm nhất định chỉ sản xuất một loại sản phẩm nhất định Mỗi loại sản phẩm đòi hỏi kỹ thuật sản xuất và công thức pha chế riêng Chất lợng của sản phẩm phụ thuộc vào kỹ thuật sản xuất, chất lợng nguyên vật liệu và các loại dợc tá đi kèm vào công thức sản xuất đó Sau

đây là 3 quy trình công nghệ sản xuất ra một số sản phẩm chính tại 3 phân xởng của Công ty nh sau:

Quy trình công nghệ chiết xuất hoá chất:

Nguyên

Vật liệu

Xử lý Chiết

Xuất

chế

Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên:

Quy trình công nghệ rợu bổ sâm:

Kết quả của mỗi quy trình công nghệ có thể xác định đợc giá trị bằng cách kiểm kê những hộp, những kiện thành phẩm và quy trình công nghệ nào càng giảm

đợc chi phí mà vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm tốt thì chứng tỏ công tác tổ chức sản xuất quy trình công nghệ đó tốt

3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Nguyên

vật liệu Xay, rây Pha chế Cốm sấy khô

Kiểm nghiệm bán thành phẩm

Nhập kho

thành phẩm Đóng gói thành phẩm Kiểm nghiệm Dập viên

ép vỉ

Nguyên

Giao nhập

thành phẩm Kiểm tra đóng gói Kiểm nghiệm ra lẻ Pha chế

X ởng

đông d

ợc

X ởng thuốc viên

X ởng hoá

chất

Phòng kiểm nghiệm

Phòng kinh doanh

Phòng xuất khẩu

Ban bảo vệ Khối sản xuất

Giám đốc

Phó giám đốc

kỹ

thuật

Phó giám đốc kinh doanh

Phòng tổ chức Phòng

kế toán

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo:

Quan hệ cung cấp

Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm nhiều bộ phận, giữa các bộ phận có quan hệ chặ chẽ với nhau và đợc phân thành các khâu các cấp các bộ phận có quan

hệ chặt chẽ với nhau và đợc phân thành các khâu các cấp quản lý với những chức năng và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu

Bộ máy tổ chức của Công ty đợc thực hiện theo mô hình quản lý trực tiếp tập trung nên ban giám đốc của Công ty có thể nắm đợc tình hình sản xuất kinh doanh một cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc Công ty thấy rõ đợc những thực trạng của Công ty

Nhiệm vụ cụ thể của từng ngời

- Giám đốc: Là ngời chịu trách nhiệm điều hành chung toàn Công ty và chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về mọi hoạt động kinh tế của Công ty Một phần giám

đốc giao cho phó giám đốc Ngoài ra giám đốc còn điều hành trực tiếp đối với phòng xuất khẩu, phòng kế toán tài vụ và phòng tổ chức hành chính

- Phó giám đốc là ngời giúp việc cho giám đốc

- Phòng kế hoạch kinh doanh do phó giám đốc 1 trực tiếp làm trởng phòng

và điều hành toàn bộ hoạt động kinh của Công ty về hàng nhập ngoại, hàng mua

và hàng bán Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu, bao bì cho xởng sản xuất

- Phòng kế toán tài vụ: Đảm nhiệm chức năng hạch toán kế toán, tạo vốn trong sản xuất và kinh doanh để từ đó giúp giám đốc thấy rõ mọi hoạt động kinh tế của Công ty, hạch toán từng loại mặt hàng, từng loại sản phẩm

- Phòng xuất khẩu: thăm dò, tìm kiếm thị trờng nớc ngoài xem họ cần mặt hàng gì và trong nớc có mặt hàng đó hay không

- Phòng tổ chức hành chính: Đa ra cơ cấu tổ chức hợp lý, phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, hợp lý giữa các công việc, ngành nghề cấp bậc với nhiệm vụ là tham mu cho giám đốc về nhân sự

- Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: Chịu trách nhiệm đối với tất cả các loại hàng

kể cả hàng nhập ngoại, hàng mua về, hàng tự sản xuất đảm bảo chất lợng đúng

cứu ra các mặt hàng mới.

- Tổng kho: Nhiệm vụ quản lý kho hàng của Công ty và cụ thể mỗi kho có trách nhiệm riêng, ngoài ra Công ty còn có những cửa hàng bán thuốc và giới thiệu sản phẩm mở rộng ở nhiều địa điểm

- Phân xởng sản xuất thuốc viên: Chuyên sản xuất theo nhiệm vụ của phòng

kế hoạch giao cho đó là sản xuất các loại thuốc viên tân dợc chuyên dùng và các loại kháng sinh

- Phân xởng sản xuất Đông Dợc: Chuyên sản xuất các loại rợu thuốc ra lẻ các loại thuốc thông thờng, thuốc thang theo đơn đặt hàng của phòng kế hoạch

- Phân xởng hoá dợc chiết xuất các loại thuốc chống sốt rét và sản phẩm là nguyên liệu chính cho các loại thuốc đó Một phần dợc cung cấp cho các ngành trong Bộ Y tế, một phần để cung cấp thuốc viên cho phòng kinh doanh

4 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Công ty Dợc liệu TWI là một đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động tập trung, đã trang bị và ứng dụng phơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập trung Nh vậy bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình một phòng kế toán tập trung của đơn vị bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kế toán ở các bộ phận phụ thuộc đơn vị làm nhiệm vụ hớng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và giữ những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị

Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung của đơn vị đợc thể hiện theo mô hình sau:

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp

Hiện nay phòng kế toán của Công ty có 17 nhân viên kế toán, đợc phân chia thành các nhóm, các tổ Mỗi tổ, bộ phận đều có chức năng nhiệm vụ riêng, nhng giữa các bộ phận có mối quan hệ khăng khít với nhau, bổ trợ cho nhau, giúp cho cả

bộ máy kế toán hoạt động đều đặn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của Công

ty Cụ thể nhiệm vụ của các kế toán viên nh sau:

- Kế toán trởng (trởng phòng): Phụ trách công việc chung của cả phòng dới

sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Trởng phòng bao quát công việc chung của phòng và kỹ thuật tính toán để hạch toán dần đa hệ thống máy mới vào công việc hạch toán

- Phó phòng: Làm nhiệm vụ tổng hợp từ các bảng kê, nhật ký lên sổ cái hàng quý, hàng năm lên báo biểu quyết toán Ngoài ra còn thay nhiệm vụ trởng phòng khi trởng phòng đi vắng

Kế

toán

ngân

hàng

Kế toán thanh toán

Thủ quỹ Máy tính Kế toán tổng hợp

(Phó phòng)

Kế toán tập hợp chi phí

sx, tính Z sản phẩm

Kế toán tiền l ơng BHXH, KHTSCĐ

Kế toán

tiêu thụ

và công

nợ

Kế toán các kho hàng

Kế ntoán nguyên vật liệu

vậy mà nguyên vật kiệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất từng đối t ợng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái

- Kế toán các cửa hàng: Làm nhiệm vụ tổng hợp trên các hoá đơn nhập và xuất bán hàng, mỗi tháng kiểm kê cửa hàng một lần vào ngày cuối tháng, lên bảng

kê, nhật ký chứng từ, sổ cái

- Kế toán kiểm hoá TSCĐ, kế toán tiền lơng và BHXH: Hàng tháng có nhiệm vụ lập bảng phân bổ cho các đối tợng sử dụng, lên bảng kê số 4 và nhật ký

sổ cái cho phù hợp

- Kế toán thanh toán ngân hàng: Hàng ngày có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng ngoại thơng, ngân hàng công thơng và ngân hàng đầu t phát triển Căn cứ vào

uỷ nhiệm thu và uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt Kế toán lên bảng kê số 2, sau đó lên NKCT số 2, số 3, số 4

- Kế toán thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc các hoá đơn nhập hàng, hoá đơ bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi Cuối tháng cộng sổ lên bảng kê

số 1 và NKCT số 1

- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu, chi tiền khi có phiếu thu, chi Ngoài ra còn phải đi ngân hàng để nộp tiền và rút tiền

- Kế toán tiêu thụ sản phẩm và công nợ: Căn cứ vào chứng từ gốc và hoá đơn nhập xuất bán, kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các công nợ đối với từng khách hàng, tránh sự nhầm lẫn

Ngoài các nhân viên của các bộ phận ra, còn có các nhân viên kế toán phụ trách các phân xởng, trực thuộc phòng tài vụ Các nhân viên kế toán này có nhiệm

vụ tập hợp mọi chi phí phát sinh của phân xởng, đồng thời chịu trách nhiệm tính giá thành công xởng đối với từng loại sản phẩm, phân tích hoạt động kinh tế của từng phân xởng

Tất cả mọi công việc kế toán phát sinh trong Công ty phải đợc ghi chép đầy

đủ, chính xác, đúng đối tợng, theo thời gian Cuối tháng công việc phải đợc vào sổ

đầy đủ, đối chiếu trên các phần việc có liên quan và khoá sổ kế toán, kiểm kê, so sánh sổ với thực tế Nếu có sai lệch tìm nguyên nhân giải quyết giúp việc hạch toán chính xác