Hệ thống thông tin (HTTT) của ngân hàng công thương Việt Nam (NHCTVN)

Hệ thống thông tin (HTTT) của ngân hàng công thương Việt Nam (NHCTVN)

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 MỤC LỤC 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lời mở đầu Ngày nay với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin đã mang lại nhiều lợi ích và có những tính năng to lớn trong việc trợ giúp con người thực hiện các công việc tưởng chừng như không thể.Một trong những tiêu chuẩn để đánh giá một đất nước có phát triển hay không là dựa vào tiêu chuẩn công nghệ. Ở Việt Nam hiện nay công nghệ thông tin đã thâm nhập vào tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội và tạo nhiều thay đổi rõ rệt. Phần I. Tổng quan về hệ thống thông tin (HTTT) của ngân hàng công thương Việt Nam (NHCTVN) Phần II: Chuyển tiền điện tử giữa chi nhánh với điểm giao dịch. Tôi trân trọng cảm ơn thầy giáo TS Trương Văn Tú _giảng viên khoa Tin học kinh tế đã giúp đỡ tôi trong quá trình làm đề tài này. Trong quá trình làm đề tài do trình độ bản thân còn nhiều hạn chế vì vậy không tránh khỏi những thiếu sót.Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để đề tài này ngày một hoàn thiện hơn. . 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phần I. Tổng quan về hệ thống thông tin (HTTT) của ngân hàng công thương Việt Nam (NHCTVN) MÔ HÌNH 1) Chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCTVN • Năm 1991 trở về trước: thanh toán qua các phòng đại diện ngân hàng nhà nước. • Từ tháng 10/1991 đến 31/08/1993: thanh toán liên hàng theo chỉ thị 98/NN-CT ngày 07/10/1976 của Ngân hàng nhà nước. • Từ ngày 01/09/1993 đến 30/06/1995: thanh toán liên hàng qua máy vi tính. • Từ ngày 01/07/1995 đến 31/12/2003: thanh toán trong hệ thống NHCTVN thực hiện theo quyết định số 20/QĐ-NH ngày 16/01/1995 của Thống đốc Ngân hàng nhà nước Việt Nam “Cho phép NHCTVN thực hiện thí điểm dự án – Thanh toán điện tử trong hệ thống NHCTVN – Theo mô hình thanh toán và kiểm soát tập trung từ ngày 01.07.1995”. • Từ ngày 01/01/2004 đến nay: thanh toán trong hệ thống NHCTVN thực hiện theo công văn số 3844/CV-NHCT12 ngày 01/12/2003, thực chất là quá trình thanh toán, quản lý và điều hành vốn tập trung trong hệ thống NHCTVN. 3 NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM TRONG HỆ THỐNG NGOÀI HỆ THỐNG NGOÀI LÃNH THỔ VIỆT NAM Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 MÔ HÌNH 4 NHCTVN TRUNG TÂM THANH TOÁN Song phương triển ân hang đầu tư và phát triển Ngân hàng nhà nước Citi bank CNA CNB NHNN.A NHNN.B Đến Đi Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 2) Thanh toán song phương Phần II. Chuyển tiền điện tử giữa chi nhánh với điểm giao dịch A. Quy định chung 1) Phạm vi, đối tượng • Phạm vi: áp dụng cho các hoạt động chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCTVN bằng đồng Việt Nam(VND). • Đối tượng: áp dụng đối với tất cả các đơn vị thanh toán được phép tham gia Hệ thống Chuyển tiền điện tử của NHCTVN. 2) Giải thích thuật ngữ a) Lệnh thanh toán là một tin điện do đơn vị thanh toán lập và sử dụng để thực hiện thanh toán, chuyển tiền trong hệ thống Chuyển tiền điện tử của NHCTVN. Lệnh thanh toán có thể là một khoản thanh toán ghi Có hoặc một khoản thanh toán ghi Nợ. b) Lệnh thanh toán Có là Lệnh thanh toán nhắm ghi Nợ tài khoản của người phát lệnh mở tại ngân hàng phát lệnh một khoản tiền 5 HSC NHCTVN HSC NHDT&PTVN CH NHCT TỈNH B CN NHCT TỈNH A CN NHCT TỈNH A CN NHCT TỈNH B NHCT TỈNH A Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 xác định và ghi Có cho tài khoản của người nhận lệnh mở tại ngân hàng nhận lệnh về khoản tiền đó. c) Lệnh thanh toán Nợ là Lệnh thanh toán nhằm ghi Nợ tài khoản của người nhận lệnh mở tại ngân hàng nhận lệnh một khoản tiền xác định và ghi Có cho tài khoản của người phát lệnh mở tại ngân hàng phát lệnh về khoản tiền đó. d) Thực hiện lệnh thanh toán là quá trình thực hiện hoàn tất một lệnh thanh toán từ Ngân hàng phát lệnh đến Ngân hàng nhận lệnh cùng với việc hạch toán trên tài khoản phù hợp với nội dung lệnh thanh toán. e) Chuyển tiền điện tử là quá trình xử lý thực hiện lệnh thanh toán từ khi lập lệnh thanh toán tới khi hoàn tất việc thanh toán cho người nhận lệnh qua mạng máy tính trong hệ thống NHCTVN. f) Các bên tham gia trong chuyển tiền điện từ:  Đơn vị thanh toán bao gồm: Trụ sở chính, Sở giao dịch, Quỹ tiết kiệm của NHCTVN tham gia chuyển tiền điện tử.  Người phát lệnh là tổ chức hoặc cá nhân gửi Lệnh thanh toán đến Ngân hàng công thương để thực hiện chuyện tiền điện tử.  Người nhận lệnh là tở chức hoặc cá nhân được thụ hưởng khoản thanh toán trong trường hợp thanh toán “Có” hoặc tổ chức hay cá nhân có nghĩa vụ thanh toán cuối cùng trong trường hợp thanh toán “Nợ” có ủy quyền.  Ngân hàng phát lệnh là đơn vị thanh toán phục vụ Người phát lệnh.  Ngân hàng nhận lệnh là đơn vị thanh toán phục vụ Người nhận lệnh.  Trung tâm thanh toán (viết tắt là TTTT): là bộ phận ngiệp vụ thanh toán chịu trách nhiệm về tổ chức thanh toán, hạch toán, quản lý và kiểm soát nghiệp vụ thanh toán trong nội bộ hệ thống NHCTVN. g) Các thuật ngữ khác • Mã ngân hàng B( Là mà ngân hàng ngoài hệ thống ): gồm 8 chữ số theo quy định của Thống đốc ngân hàng nhà nước (NHNN VN). • Mã thanh toán nội bộ: là mã đơn vị thanh toán được phép tham gia chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCT VN. Mã thanh toán được phân tích như sau: - Đối với chi nhánh: vẫn sử dụng bảng mã số hiệu NH 3 số, phía sau được gắn thêm đuôi 01 để phân biệt khi tổ chức thanh toán, chuyển tiền với Phònh giao dịch, Quỹ tiết kiệm trực thuộc. 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Đối với phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm: 3 số đầu là mã chi nhánh, phía sau được gắn thêm 2 số, bắt đầu từ 02 trở đi để tham gia thanh toán, chuyển tiền với Hội sở chính chi nhánh. • Số lệnh thanh toán: được quy định 12 chữ số bao gồm: XXX.XX.XXXXXXX - 3 số đầu là mã chi nhánh. - 2 số tiếp theo là mã Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm. Tại Hội sở chi nhánh, mã này được quy định là 01. - 7 số cuối là số thứ tự Lệnh thanh toán phát sinh trong năm bắt đầu từ số 0000001 • Loại chứng từ: bao gồm mã và số tên gọi các loại chứng từ theo quy định của NGNN VN. • Ký hiệu mật là một ứng dụng được mã hóa nhắm đảm bảo an toàn dữ liệu trong chuyển tiền điện tử. • Người sử dụng là người vận hành chương trình chuyển tiền điện tử theo nhiệm vụ được phân công. 3) Các chức năng chính của Hệ thống chuyển tiền điện tử • Thực hiện chuyển tiền điện tử (CTĐT). • Tổ chức hạch toán kế toán, thanh toán quyết toán vốn tập trung giữa các đơn vị thanh toán trong hệ thống. • Xử lý giao diện với các hệ thống thanh toán khác: thanh toán điện tử liên ngân hàng; bù trừ điện tử; song biên; thanh toán trực tiếp với Sở giao dịch NHNN VN;… • Giám sát tình trạng hoạt động của hệ thống bao gồm: tình trạng đường truyền thông, truyền – nhận Lệnh thanh toán, tình trạng Lệnh thanh toán, đối chiếu Lệnh thanh toán… • Đối chiếu và quyết toán chuyển tiền trong hệ thống NHCT VN. 4) Nguyên tắc thực hiện lệnh thanh toán - Mỗi chứng từ thanh toán được tạo lập thành một Lệnh thanh toán. - Lệnh thanh toán Có thực hiện theo yêu cầu của người phát lệnh. - Lệnh thanh toán Nợ:  Đối với khách hàng: thực hiện theo ủy quyền của người bị ghi Nợ hoặc phải có hợp đồng thỏa thuận giữa các bên tham gia thanh toán và chỉ thực hiện khi có văn bản hướng dẫn cụ thể của NHCT VN. 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368  Trong nội bộ NHCT: thực hiện theo các văn bản hướng dẫn hạch toán hiện hành của NHCT VN.  Hạch toán thực hiện hạch toán theo từng Lệnh thanh toán 5) Nguyên tắc hoạt động Hệ thống chuyển tiền điện tử tại TTTT và chi nhánh. - Hệ thống sẽ được hoạt động tự động 24/24 giờ để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu truyền nhận chứng từ với các chi nhánh ở mọi thời điểm. - Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc. - Tại chi nhánh được phép chủ động chuyển đổi sang ngày giao dịch kế tiếp nhưng không được phép chuyển đổi trước giờ quy định của TTTT. Riêng ngày cuối tháng, cuối năm các đơn vị thanh toán thực hiện chuyển chứng từ theo giờ quy định của TTTT để đảm bảo nhận hết chứng từ về giải mã, hạch toán, và đối chiếu khớp đúng mới được thực hiện các giao dịch CTĐT trong các ngày giao dịch tiếp theo. Đối với đơn vị thanh toán là Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm thực hiện theo giờ quy định của chi nhánh. 6) Tổ chức thanh toán với Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm - Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm ( Điểm giao dịch – ĐGD ) chỉ được phép tham gia thanh toán trực tiếp với chi nhánh. - Thanh toán giữa chi nhánh với ĐGD được tổ chức như TTTT với các chi nhánh. - Các giao dịch chuyển tiền của ĐGD ra khỏi phạm vi chi nhánh được thực hiện thông qua chi nhánh. - Quản lý ngày giao dịch giữa chi nhánh và ĐGD tương tự như giữa chi nhánh và TTT. - Thực hiện đối chiếu, quyết toán trực tiếp với chi nhánh thông qua tài khoản Thnah toán khác. 7) Tài khoản sử dụng Các tài khoản sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán và quản lý vốn giữa TTTT với chi nhánh cấp 1 gồm: - Điều chuyển vốn trong kế hoạch. - Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch. - Điều chuyển vốn khoanh nợ. - Điều chuyển vốn ký quỹ. - Điều chuyển vốn quá hạn. - Điều chuyển vốn chờ thanh toán. - Điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống. - Điều chuyển vốn cho vay tài trợ xuất khẩu. 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Điều chuyển vốn cho vay bão lụt. - Điều chuyển vốn cho vay từ quỹ tín dụng đào tạo. - Điều chuyển vốn cho vay dự án của Ngân hàng Tái thiết đức (KFW). - Điều chuyển vốn cho vay dự án của Ngân hàng Cân đối đức (DAT). - Điều chuyển vốn cho vay dự án vừa và nhỏ. - Điều chuyển vốn dự phòng rủi ro. - Điều chuyển vốn cố định. - Điều chuyển vốn khác. 8) Chứng từ sử dụng trong CTĐT a) Lập lệnh thanh toán • Cơ sở để lập Lệnh thanh toán là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành. • Chứng từ sử dụng trong CTĐT là Lệnh thanh toán bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử. • Lệnh thanh toán phải đúng mẫu và đủ các yếu tố theo quy định của NGHH về chứng từ điện tử. b) Kiểm soát Lệnh thanh toán Tất cả các Lệnh thanh toán phải được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính chất hợp pháp của nghiệp vụ và tính chất hợp lệ của Lệnh thanh toán. c) Chuyển hóa chứng từ giấy thành Lệnh thanh toán và phục hồi Lệnh thanh toán chứng từ giấy. • Việc chuyển hóa chứng từ giấy thành Lệnh thanh toán và phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy để thực hiện các yêu cầu thanh toán, hạch toán kế toán, lưu trữ phải tuân thủ chặt chẽ theo quy định của NGNN và hướng dẫn của NHCTVN. • Lệnh thanh toán không nhất thiết phải chuyển hóa thành chứng từ giấy để phục vụ cho việc hạch toán và lưu trữ. Việc chuyển hóa thành chứng từ giấy được quy định riêng tùy theo tính chất, loại nghiệp vụ, yêu cầu quản lý hay thỏa thuận với các đối tác thanh toán khác. Nhưng phải được lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu và in được ra giấy khi cần thiết. 9) Sai sót và điều chỉnh a) Nguyên tắc điều chỉnh • Sai sót phát sinh ở đâu phải được điều chỉnh ở đó đảm bảo tính nhất quán số liệu giữa Ngân hàng phát lệnh, Ngân hàng nhận lệnh và TTTT. 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 • Việc điều chỉnh sai sót phải được thực hiện kịp thời ngay khi phát hiện sai sót, điều chỉnh sai sót phải tuân thủ đúng nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót của kế toán nói chung và CTĐT nói riêng. • Tuyệt đối không được sửa tắt tùy tiện, không được sửa chửa dữ liệu sau khi đã đối chiếu, quyết toán các khoản thanh toán qua hệ thống CTĐT. • Không được sủ dụng điện tra soát để thay đổi Ngân hàng nhận lệnh. • Tuyệt đối không được dùng lệnh thanh toán Nợ để thu hồi chuyển tiền thừa. • Mọi trường hợp sai sót phải được ghi vào sổ để theo dõi và xử lý. b) Nguyên tắc hủy lệnh thanh toán Việc hủy Lệnh thanh toán đã được tính KHM phải trên cở sở các biên bản xác định tình trạng của chứng từ cần hủy và chỉ thực hiện khi TTTT cấp mã cho phép. c)Nguyên tắc hoàn trả lệnh thanh toán • Lệnh chuyển Có được hoàn trả khi Ngân hàng nhận lệnh chưa trả tiền cho khách hàng hoặc đã trả tiền cho khách hàng nhưng khách hàng đã hoàn trả lại • Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền được hoàn trả khi Ngân hàng phát lệnh chưa trả trả tiền cho khách hàng hoặc đã trả tiền cho khách hàng nhưng đã thu hồi lại được. • Chuyển sai ngân hàng nhận, không có Người nhận lệnh tại ngân hàng nhận lệnh. • Chuyển sai yếu tố Người nhận lệnh, đã tra soát Ngân hàng phát lệnh nhưng trả lời không đúng hoặc không trả lời sau thời gian quy định. 10) Điện tra soát và điện thông báo a)Điện tra soát Dùng để điều chỉnh những sai sót trên Lệnh thanh toán mà chế độ cho phép, do người phát lệnh hoặc ngân hàng phát lệnh thực hiện trong quá trình lập lệnh thanh toán. b) Điện thông báo Được sử dụng trong việc chỉ đạo của TTTT với các chi nhánh, chi nhánh với ĐGD, và sử dụng trong việc xử lý những sai sót giữa các đơn vị thanh toán với nhau. 10 [...]... truyền thông Khi hệ thống có sự cố kỹ thuật truyền thông, trung tâm công nghệ thông tin thực hiện chuyển hoạt động thanh toán sang hệ thống kỹ thuật, truyền thông dự phòng Khi khắc phục xong, hệ thống chính sẽ trở lại hoạt động bình thường f) Xử lý sự cố kỹ thuật khác Trong quá trình thục hiện, nếu đơn vị thanh toán có sự cố đặc biệt về kỹ thuật (hư hỏng toàn bộ trang thiết bị tin học, hư hỏng hệ thống. .. hỏng hệ thống viễn thông, …) Đơn vị thanh toán bị sự cố phải báo cáo kịp thời để trung tâm công nghệ thông tin và trung tâm thanh toán tìm biện pháp xử lý 16) Quản lý hệ thống Việc quản lý hệ thống được phân tách như sau:  Tại TTTT - Giám sát, chỉ đạo hoạt động của Hệ thống CTĐT - Giám sát tình trạng hoạt động CTĐT của từng chi nhánh - Giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của CTĐT - Phê chuẩn... http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 33 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phần III: Hệ thống thông tin của Ngân hàng Công thương Việt Nam I Sơ đồ luồng thông tin (IFD- Hoạt động chuyển tiền điện điện tử) Thời điểm Khách hàng Kế toán và kiểm soát viên 34 Giám đốc Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Khi điểm giao dịch... trong quan hệ thanh toán giữa NHCTVN với các chi nhánh Tổ chức việc đối chiếu, kiểm soát các hoạt động CTĐT trong hệ thống NHCTVN - Trung tâm công nghệ thông tin (TTCNTT) NHCTVN căn cứ vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ trong quy định này để thiết kế và xây dựng chương trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảm bảo kỹ thuật nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống NHCTVN... điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanh toán song biên, thanh toán điện tử liên Ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử, ngân hàng bán lẻ…chuyển đến Sau khi đã được giải mã, chứng từ hợp lệ sẽ được chương trình tự động chuyển hóa thành Lệnh thanh toán trong hệ thống NHCT VN Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử đến từ hệ thống thanh toán trên, lựa chọn Lệnh thanh toán từng hệ thống để tính... quyết Toán vào ngày làm việc tiếp theo khi hệ thống được khắc phục X Dự phòng sự cố kỹ thuật Chương trình phải được cài đặt hệ thống dự phòng cho cả chi nhánh và TW để phòng khi có sự cố xảy ra Các dữ liệu phải luôn được sao lưu từ hệ thống chính sang hệ thống dự phòng để đảm bảo tính liên tục khi có sự cố xảy ra Trong quá trình chuyển đổi từ hệ thống chính sang hệ thống dự phòng hoặc ngược lại đều phải... quy định tin điện Chương trình phải xử lý kiểm tra đầy đủ các thông tin cần thiết khi lập một tin điện Nếu thông tin thiếu hoặc không hợp lệ sẽ được cảnh báo và không thể tính ký hiệu mật b) Thất lạc Lệnh thanh toán, điện tra soát, thông tin đối chiếu Khi phát hiện các dữ liệu CTĐT do Ngân hàng phát lệnh chuyển đi nhưng TTTT không nhận được, hoặc TTTT đã truyền nhưng không nhận được thì Ngân hàng phát... kế tiếp của hệ thống Sau giờ khóa sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ 2) Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống * Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trước giờ khóa sổ của các hệ thống. .. truyền thông và chính sách bảo mật của thông tin trên đường truyền Đảm bảo sự hoạt động thông suốt, liên tục của hệ thống - Các trưởng phòng kế toán, trưởng các ĐGD chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở giao dịch, chi nhánh về việc kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán, về các quyết định chuyển tiền đi và đến cũng như hạch toán vào các tài khoản thích hợp B Quy trình nghiệp vụ I Tại ngân hàng. .. và thực hiện truyền lại dữ liệu bị thất lạc cho đến khi Ngân hàng nhận lệnh nhận được đầy đủ nhưng phải đảm bảo dữ liệu không bị hạch toán hai lần c) Sai lệch thông tin Khi TTTT hoặc Ngân hàng nhận lệnh giải mã được Lệnh thanh toán thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng phát lệnh, hoặc TTTT để làm rõ nguyên nhân Khi phát hiện có sự sai lệch thông tin thì phải tiến hành 13 Website: http://www.docs.vn Email . về hệ thống thông tin (HTTT) của ngân hàng công thương Việt Nam (NHCTVN) MÔ HÌNH 1) Chuyển tiền điện tử trong hệ thống. trung trong hệ thống NHCTVN. 3 NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM TRONG HỆ THỐNG NGOÀI HỆ THỐNG NGOÀI