Hiện nay, dịch vụ khách sạn đang được phát triển quy mô lớn.Số lượng nhà hàng khách sạn đang ngày càng tăng, dẫn đến các dịch vụ cho khách sạn không thể đáp ứng được những nhu cầu trước đây
PHẦN MỘT ĐẶT VẤN ĐỀ 1.Hiện trạng mục tiêu khảo sát: Hiện nay, dịch vụ khách sạn phát triển quy mô lớn.Số lượng nhà hàng khách sạn ngày tăng, dẫn đến dịch vụ cho khách sạn đáp ứng nhu cầu trước Khách sạn bạn kinh doanh phát đạt,bạn phải mướn thêm nhân viên đẻ quản lý khách sạn,nhưng điều chưa làm bạn hài lịng việc quản lý.Nó làm bạn nhiều thơi Nhân viên bạn phải ghi chép sổ sách nhiều,đôi bị nhầm lẫn? Sự chậm trễ trình liên lạc phận nghiệp vụ khách sạn, với việc tra cứu thông tin chậm trễ khơng xác làm bạn bỏ lỡ hội cho thuê phòng.Bất kỳ sai sót nhỏ khiến uy tín khách sạn bạn bị giảm sút, điều bạn khơng mong đợi… Hàng hóa dịch vụ đơi bị thất thốt, Bạn bận rộn với nhiều việc,nên bạn cần biết tình hình kinh doanh khách sạn bạn cần, thường bạn phải đợi đến cuối tháng nhân viên hoàn tất báo cáo Tất lý đặt yêu cầu phải có hệ thống phần mềm quản lý khách sạn với nhiều ưu điểm để khắc phục nhược điểm trên, thực tốt công việc nghiệp vụ phận: • Dễ dàng quản lý,truy cập,thay đổi chỉnh sửa • Việc tìm kiếm, liên hệ nhanh chóng thực dễ dàng • Q trình lưu trữ nhanh lưu trữ nhiều thông tin • …… Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn 2) Phương án giải cụ thể Khảo sát mô hình quản lý khách sạn, nhà nghỉ xây dựng từ trước…để tìm hiểu thơng tin cần quản lý Tìm hiểu thơng tin cần quản lý thực tế Phân tích, tổng hợp thơng tin để đưa mơ hình tổng qt, đưa sơ đồ liên quan thiết kế hệ thống tổ chức quản lý khách sạn hoàn chỉnh Tiến hành chọn ngơn ngữ lập trình, chọn hệ quản trị sở liệu xây dựng chương trình chạy máy đơn sử dụng hệ điều hành Windows XP u cầu chương trình lưu trữ khối lượng thơng tin lớn, thêm, sửa, xóa thuận tiên, tìm kiếm thơng tin nhanh theo nhiều tiêu chí khác Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn PHẦN HAI XÁC LẬP DỰ ÁN Dự trù trang thiết bị Thiết bị dự tính gồm máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP hệ quản trị sở liệu, ngôn ngữ lập trình phần mềm hỗ trợ kem Kế hoạch thực hiện: a)Khảo sát: -Lên kế hoạch, xác định nội dung cần khảo sát -Thực khảo sát b)Phân tích thiết kế hệ thống: -Tổng hợp thơng tin khảo sát -Phân tích,tổng hợp đưa sơ đồ cần thiết như: sơ đồ chức năng,sơ đồ luồng liệu… -Thiết kế chương trình, tạo khung hình chi tiết chương trình cần xây dựng c)Xây dựng,hồn thiện thử nghiệm chương trình : -Xây dựng chương trình, xây dựng modul , thư viện kèm cần -Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi thử nghiệm chức để xem cét tính khả thi tìm chức cần bổ sung -Thực sửa lỗi sau kiểm tra hồn thiện chức cịn thiếu Cơng việc lặp lại đến đáp ứng yêu cầu -Sau hồn thiện thức đưa chương trình vào hoạt động -Theo dõi qúa trình hoạt động để kịp thời khắc phục lỗi xảy Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn PHẦN BA KHẢO SÁT Tên sở khảo sát : Hịa Bình Địa chỉ: trục đường Chi Lăng Phường Hồng Quang, TP Hải Dương Tỉnh Hải Dương Vài nét khách sạn Hịa Bình - Khách Hịa Bình xây dựng sử dụng vào năm 1997 ông Đinh Văn Thịnh làm chủ Địa trục đường Chi Lăng Phường Hồng Quang, TP Hải Dương Tỉnh Hải Dương - Do kinh phí có hạn nên nhà nghỉ vào hoạt động với qui mô tương đối nhỏ.Khách sạn gồm tầng ( tổng cộng 30 phòng) Tầng gồm phòng tiếp tân, phòng giám đốc Tiền sảnh rộng rãi, có khn viên đậu xe Tầng có lợi có chỗ nghỉ mát cho khách, khách trị chuyện - Nhà nghỉ có loại phịng, tất phịng có đầy đủ tiện nghi như: Ti vi, tủ lạnh, Telephone - Đội ngũ cán nhân viên nhiệt tình lịch sự, vui vẻ dẫn cho khách khách có yêu cầu (trong giới hạn cho phép) khách sạn nằm gần mặt đường thuận tiện cho việc lại Cơ cấu tổ chức nhà nghỉ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC GIÁM ĐỐC PHỊNG TIẾP TÂN Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn PHÒNG BẢO VỆ PHÒNG PHỤC VỤ - Giám đốc khách sạn Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, vấn đề nhà nghỉ phải thơng qua giám đốc giám đốc có quyền định tất thông tin xử lý nhà nghỉ - Phịng tiếp tân Có nhiệm vụ hồn thành cơng việc đăng ký, giao phịng cho khách nhận lại phịng, lập phiếu tốn thu tiền khách, nhận yêu cầu khách, giới thiệu giải đáp thắc mắc khách - Phòng bảo vệ Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý giữ gìn an ninh trật tự nhà nghỉ Theo dõi thiết bị khách sạn chịu trách nhiệm hệ thống ánh sáng - Phòng phục vụ Kiểm tra dọn vệ sinh phòng Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách xe khách sạn khách có yêu cầu Đặc tả toán Một khách sạn cần tự động hoá việc quản lý Sau tìm hiểu, khảo sát trạng nắm thơng tin sau: • Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng khách sạn khách sạn quản lý thông tin sau: Họ tên,giới tính, địa chỉ, điện thoại_Fax(nếu có), E_mail(nếu có), số CMND_Passport (hoặc văn khác có hình), quốc tịch Nếu khách hàng cơng chức quản lý thêm thông tin sau: Tên quan, địa quan, E_mail quan • Quản lý phịng: Các phịng khách sạn quản lý dựa vào phòng số, loại phịng, giá nhà nghỉ gồm có ba loại phòng 1, 2, tương ứng với sau 150.000 đ, 200.000đ, 250.000đ (trong có 10% VAT) Ngồi phịng cịn trang bị tiện nghi, nên tiện nghi quản lý theo mã tiện nghi, tên tiện nghi Còn trang bị tiện nghi theo phòng quản lý dựa vào phòng số số lượng tiện nghi phịng • Quản lý đăng ký _ th phịng: Tất thơng tin đăng ký thuê phòng quản lý dựa số đăng ký, họ tên khách đăng ký, ngày đến, đến, ngày đi, đi, số lượng người lớn, số lượng trẻ em số tiền đặt cọc Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn • Quản lý thơng tin nhận phịng: khách sạn quản lý thơng tin sau: Số nhận phòng, họ tên người nhận phòng, ngày nhận, nhận Tất thơng tin nhận phịng dựa vào thơng tin đăng ký th phịng khai báo trước Vì khách hàng có đăng ký nhận phịng theo thơng tin mà khách đăng ký • Quản lý việc trả phịng: Dựa thơng tin đăng ký th phịng thơng tin nhận phòng, việc trả phòng khách sạn quản lý thơng tin sau: Số trả phịng, ngày trả, trả, họ tên người trả (có thể trả phịng trước thời hạn đăng ký) Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian khách sạn phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại Bên cạnh việc trả phịng khách nhà nghỉ kiểm tra lại tình trạng phịng • Quản lý thơng tin huỷ đăng ký: Cũng việc quản lý công việc việc huỷ đăng ký quản lý thơng tin sau: Số huỷ đăng ký, ngày huỷ đăng ký, huỷ đăng ký, họ tên người huỷ đăng ký • Quản lý nhân viên phục vụ khách sạn: Tất nhân viên làm việc khách sạn quản lý thông tin sau: Họ nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ nhân viên Ngoài khách sạn cịn quản lý thơng tin dịch vụ: tên dịch vụ; tiện nghi Tại khách sạn có nhiều loại dịch vụ như: điện thoại, ăn uống, giặt ủi, đưa đón khách, chuyên chở đồ cho khách (khi khách u cầu) *Quy trình quản lý: • Khi khách hàng có nhu cầu khách sạn khách hàng liên hệ với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng khách hàng làm thủ tục th nhận phịng để ( trường hợp phịng cịn trống ) Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại • Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin thơng tin quan (nếu có) Bộ phận Lễ tân (BPTL) yêu cầu Hầu hết khách hàng phải đặt cọc số tiền định dựa vào loại phịng mà đăng ký • Trường hợp tổ chức th phịng tổ chức cử đại diện đến khách sạn làm thủ tục đăng ký Việc quản lý thông tin tổ chức quản lý thông tin quan công ty, thông tin người đại diện quản lý thông tin công chức hay nhân viên quan Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn • Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu tuần khách hàng đăng ký theo đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bố trí phịng thành viên để khách sạn phân bố phịng cho hợp lý • Khi khách hàng đến nhận phịng ngồi số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi cho BPLT CMND_Passport ( văn có hình cịn thời hạn sử dụng ) BPLT vào để kiểm tra lại thơng tin khách đăng ký phòng Sau kiểm tra xong BPLT trả lại văn khách hàng làm xong thủ tục trả phịng Sau BPLT kiểm tra lại tình trạng phịng để tiến hành giao phịng cho khách Nếu khách khơng đồng ý làm thủ tục đổi phịng cho khách ( phòng trống ) Trong thời gian khách sạn, khách sử dụng loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ Mọi yêu cầu BPLT đảm nhiệm đáp ứng phạm vi hoạt động khách sạn Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa tốn Bộ phận dịch vụ ghi hố đơn nợ chuyển đến BPLT tính vào hố đơn tổng • Sau đặt phịng khách huỷ đăng ký phải bồi thường cho khách sạn theo quy định thoả thuận Vì tiền đặt cọc phải có trước nhận phịng Để tránh rủi ro số tiền đặt cọc phải lớn hay số tiền phải bồi thường Tuy nhiên trước ngày nhận phịng khách huỷ đăng ký khơng phải bồi thường • Khi hết thời hạn thuê phòng đăng ký khách phải trả phịng cho khách sạn Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT kiểm tra lại tình trạng phịng, tổng hợp lại hố đơn sử dụng dịch vụ chưa toán thời gian khách khách sạn sau tổng hợp in hoá đơn tổng để khách toán trả lại CMND_Passport cho khách Hình thức tốn nhà nghỉ chủ yếu tiền mặt (tiền Việt nam_VNĐ) Ghi chú: Giá phịng thay đổi theo mùa, khách quen trẻ em Nếu khách hàng vợ chồng phải có giấy đăng ký kết *Cơng việc tin học hoá nhằm đáp ứng: Cập nhật thơng tin Danh mục khách hàng Danh mục phịng Danh mục dịch vụ Danh mục nhân viên Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn Xem thơng tin in cần Danh sách khách hàng (DSKH) khách sạn DSKH đăng ký thuê phòng DSKH huỷ đăng ký Danh sách phòng Danh sách nhân viên Phiếu tốn tiền Tra cứu thơng tin Khách hàng theo tiêu chí họ tên, phịng số Hố đơn sử dụng dịch vụ Hố đơn tiền phịng Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn PHẦN BỐN XÂY DỰNG SƠ ĐỒ Sơ đồ chức QL KHÁCH SẠN Danh Mục Tìm Kiếm Đăng Kí phịng Theo Phịng Th Phịng In Hóa Đon Loại phịng Theo Giá Trả Phịng Thu tiền Dịch vụ Theo Loại Phòng Dịch Vụ Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn Thanh Tốn Báo Cáo 2.Sơ đồ luồng liệu: a.Ngữ cảnh : Xắp sếp phòng Yêu cầu thuê phòng Khách Nhân viên tiếp tân Quản lý KS Đáp ứng thông tin Cập nhật b.Mức đỉnh: Cập nhật danh mục Cập nhật thông tin Danh mục Thuê/ Trả phòng Dữ liệu Dữ liệu Danh mục phòng Nhân viên KS Cập nhật dịch vụ Thống kê Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn Dịch vụ Dữ liệu Dịch vụ Thống kê 10 3.Sơ đồ mức đỉnh: - Quản lý danh mục: Nhập sửa d/m khách Nhập sửa d/m phòng Nhân viên khách sạn Nhập sửa d/m nhân viên Nhập sửa d/m dịch vụ Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn Danh mục khách d/l khách Danh mục phòng d/l phòng Danh mục nhân viên d/l nhân viên Danh mục dịch vụ d/l dịch vụ khách phòng Nhân viên Dịch vụ 11 -Quản_lý_th_trả_phịng Cập nhật thơng tin th phịng Nhân viên khách sạn : d/l thuê phòng Thuê phòng d/l khách d/l phòng khách Phòng d/l dịch vụ Dịch vụ Kho liệu d/l phòng d/l khách d/l dịch vụ Trả phịng Cập nhật thơng tin trả phịng Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn d/l trả phịng 12 4.Sơ đồ liên kết tập thực thể: Hóa đơn - Mã hóa đơn - Tên hóa đơn - Ngày thuê - Ngày trả - Tiền phòng - Tiền dịch vụ - Tổng tiền Tầng - Mã Tầng - Tầng Số - Số Phòng n Admin - UserName - PassWorld Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn Khách - Tên - CMT - Địa - Số ĐT - Dân tộc n Phòng - Mã phòng - Số phòng - Loại phòng n n n Dịch vụ - Mã dịch vụ - Tên dịch vụ n 13 5.Cấu trúc liệu bảng: Tên cột Makhach Tenkhach Diachi CMT SoDT Dantoc Khách Kiểu liệu Độ dài int Nvarchar 50 Nvarchar 100 Nvarchar 15 Nvarchar 10 Nvarchar Tên cột Maphong SoPhong LoaiPhong Dongia Phòng Kiểu liệu Độ dài int Nvarchar Nvarchar 10 float 10 Tên cột MaDV TenDV Dongia Dịch vụ Kiểu liệu Độ dài int Nvarchar 50 float 10 Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn NULL X X X NULL X X X X NULL X X X 14 Nhân viên Kiểu liệu Độ dài int Nvarchar 30 Nvarchar 30 Nvarchar 100 Tên cột MaNV TenNV Chucvu Congviec NULL X X X X 5.Các biểu mẫu: • Hóa đơn khách: Khách sạn Hịa Bình Số PHIẾU THANH TOÁN TIỀN Họ tên khách: Ngày đến.: Giờ đến : Số phòng: Ngày đi: Giờ đi: NGÀY TIỀN Phòng Dịch vụ TỔNG SỐ TIỀN TỔNG CỘNG Tổng số tiền chữ: Ngày tháng năm KHÁCH (Ký) GIÁM ĐỐC (Ký) TIẾP TÂN (Ký) • Ghi vào sổ thuê khách: Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn 15 Ngày 20/12/2002 Mã sổ: A201 Phịng: 201 Nguyễn Đình Lập CMND: 125001413 Ngô Đăng nghĩa CMND: 125006768 Quê quán: Thái Bình 9h 15/12/2005 - 18h 20/12/2005 Mã sổ: A202 Phịng: 202 Nguyễn Trung Khánh CMND125003534 Lê Đình Thái CMND:125006554 Quê quán: Bắc Ninh 09h 14/12/2005 - 15h 20/12/2005 • Ghi vào sổ dịch vụ: STT PHÒNG DỌN NGƯỜI TIME DỌN GHI CHÚ DỌN 205 Thu Yêu cầu không dọn h 201 Qúi 15 101 Hà 9h30 Có giặt ủi • Biểu mẫu lập danh mục phịng: có loại phòng (A,B,C) với mức giá tương ứng (150.000đ, 170.000đ, 200.000đ): Danh mục phòng Loại STT Phòng Đơn giá Ghi Phòng 303 A 150.000 404 B 170.000 • Biểu mẫu lập phiếu th phịng: có loại khách ( nội địa nước ngoài) Mỗi phịng có tối đa khách.Nội địa:D, Nước ngồi: N • Phiếu thuê phòng Phòng: 102 Ngày bắt đầu thuê: 6/4/2005 Loại STT Khách hàng CMND Địa khách Nguyễn Văn 73 Trần D 201497928 Anh Phú, Q5 Nguyễn Thị D 201456297 “ B Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn 16 • Biểu mẫu lập danh sách phịng: (Tình trạng: 0_trống, 1_đã đặt chỗ, 2_đã thuê) Danh sách phòng STT Phòng Loại 001 002 A A Đơn giá 150.000 150.000 Tình trạng • Biễu mẫu báo cáo doanh thu theo tháng loại phòng: STT Báo cáo doanh thu theo loại phòng Tháng:4/2003 Loại Doanh thu Tỷ lệ phòng 91.000.00 A 51.4% 51.000.00 B 28.8% 36.000.00 C 19.8% • Biễu mẫu báo cáo mật độ sử dụng phòng theo tháng: STT Báo cáo mật độ sử dụng phòng Tháng: 2/2005 Phòng Số ngày thuê Tỷ lệ 001 15 50% 002 10 33.33% 003 0 Đề Tài :Quản Lí Khách Sạn 17 ... Tiến hành chọn ngơn ngữ lập trình, chọn hệ quản trị sở liệu xây dựng chương trình chạy máy đơn sử dụng hệ điều hành Windows XP u cầu chương trình lưu trữ khối lượng thơng tin lớn, thêm, sửa,... hình chi tiết chương trình cần xây dựng c )Xây dựng, hồn thiện thử nghiệm chương trình : -Xây dựng chương trình, xây dựng modul , thư viện kèm cần -Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi thử nghiệm chức... HAI XÁC LẬP DỰ ÁN Dự trù trang thiết bị Thiết bị dự tính gồm máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP hệ quản trị sở liệu, ngôn ngữ lập trình phần mềm hỗ trợ kem Kế hoạch thực hiện: a)Khảo sát: -Lên