Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế xã hội

Đến lượt mình, thời gian thực hiện đầu tư lại phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý quá trình thực hiện đầu tư, quản lý việc thực hiện những hoạt động

LUẬN VĂN

Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội

1.1 Lý luận về dự án và quản lý dự án đầu tư

Có nhiều cách định nghĩa dự án Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào

đó Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu “tĩnh” và cách hiểu

“động” Theo cách hiểu thứ nhất “tĩnh” thì dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu thứ hai “động” có thể định nghĩa dự án như sau:

Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến

độ nhằm tạo ra một thực thể mới

Như vậy theo định nghĩa này thì:

- Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác định

- Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên một thực thể mới Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau:

Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính:

- Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn) Nghĩa là, mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc khi xác định rõ ràng mục tiêu của dự án không thể đạt được và dự án bị loại bỏ

- Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch

vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác

Dù định nghĩa khác nhau nhưng có thể rút ra một số đặc trưng cơ bản của khái niệm dự

án như sau:

- Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án thể hiện một hoặc một nhóm nhiệm vụ

cần được thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm thoả mãn một nhu cầu nào đó Dự

án cũng là một hệ thống phức tạp nên cần được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao

- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn Nghĩa là, giống như các

thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án… Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan

như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên là khác nhau Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường xuyên có quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự

án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác

- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác với quá trình sản

xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt,

mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất Lao động đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại

- Môi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một

nguồn lực khan hiếm của một tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị Một số trường hợp, các thành viên quản

lý dự án thường có hai thủ trưởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực hiện quyết định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau

- Tính bất định và độ rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi lượng tiền vốn, vật tư và lao

động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Mặt khác, thời gian đầu

tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao

1.1.1.1.2 Chu kỳ của dự án đầu tư

Chu kỳ của hoạt động đầu tư là các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu từ khi

dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động

Ta có thể minh hoạ chu kỳ của dự án theo sơ đồ sau đây:

sơ đồ hoá như sau:

ý đ ồ

v ề dự

án m ới

Tiền đầu tư Đầu tư

Vận hành kết quả đầu tư

sơ bộ lựa

chọn

dự án

Nghiê

n cứu khả thi ( Lập

dự án BCNC

KT )

Đánh giá

và

quyết định (thẩm định

dự án)

Đàm phán

và

kí kết các

hợp đồng

Thiết

kế

và lập

dự toán thi công xây lắp công

Thi côn

g xây lắp côn

g

trìn

h

Chạy thử và nghiệ

m thu

sử dụng

Sử dụn

g chư

a hết côn

g suất

Sử dụn

g côn

g suất

ở mức

độ

cao nhất

Công suất giảm dần và thanh

Trên cơ sở chu kỳ một dự án đầu tư chúng ta có thể đưa ra một số nhận xét cơ bản sau đây:

- Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu tư (tiền đầu tư) tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở 2 giai đoạn sau, đặc biệt là đối với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư Do đó, đối với giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất Trong quá trình soạn thảo dự án phải dành đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cưú Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu tư của dự án Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 đến 99,5% vốn đầu tư của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư (đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác ) Điều này cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và có lãi (đối với các dự

án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết năng lực phục vụ dự kiến

- Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian là quan trọng hơn cả ở giai đoạn này 85 đến 99,5% vốn đầu tư của dự án được chi ra nằm khê đọng trong suốt những năm thực hiện đầu tư Đây là những năm vốn không sinh lời Thời gian thực hiện đầu tư càng kéo dài, vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng lớn Đến lượt mình, thời gian thực hiện đầu tư lại phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý quá trình thực hiện đầu tư, quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đầu tư đã được xem xét trong dự án đầu tư

- Giai đoạn 3: vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu tư (giai đoạn sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt được các mục tiêu của dự án Nếu các kết quả do giai đoạn thực hiện đầu tư tạo ra đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lượng tốt, đúng tiến độ, tại địa điểm thích hợp, với quy mô tối ưu thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả này

và mục tiêu của dự án chỉ phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý hoạt động các kết quả đầu tư Làm tốt các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư

- Thời gian hoạt động của dự án được xác định bởi thời gian vận hành các kết quả đầu tư

- Thời gian hoạt động của dự án bị phụ thuộc những nhân tố tác động đến chu kỳ sống của sản phẩm do dự án tạo ra, hiệu quả của quá trình vận hành dự án

- Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu tư là việc xây dựng dự án đầu tư

- Nhu cầu ngày càng tăng những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ nghệ tinh vi, trong khi khách hàng ngày càng khó tính;

- Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày càng tăng Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu xác định

- Lập kế hoạch Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được

hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống

- Điều phối thực hiện dự án Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao

động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc)

- Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành,

giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch

dự án như trình bày trong hình 1.2

Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Về mặt toán học, bốn vấn đề này liên quan với nhau theo công thức sau:

C= f ( P, T, S )

Trong đó :

C : Chi phí

P : Hoàn thành công việc ( kết quả ) T

: Yếu tố thời gian

S : Phạm vi dự án

Phương trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành công việc, thời gian và phạm vi dự án Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng

Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những mục tiêu cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau Không đơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng như chi phí để đạt kết quả đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng Hình 1.3 trình bày mối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với cùng một dự án, nhưng nói chung đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này phải “hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các nhà quản lý hi vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án

- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng

- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ

mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước

về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội Những công cụ quản

lý vĩ mô chính của nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương

1.1.2.1.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát các hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu

tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn

với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành

Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự

án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm

vi của dự án

1.1.2.2.2 Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

1.1.2.2.4 Quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào?

và thời hạn thực hiện dự án Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện Nó cũng chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh chóng khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án Xác suất thành công sẽ cao hơn khi dự án bước qua các pha sau Thứ ba, khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc tính cuối cùng

của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi

dự án được tiếp tục trong các pha sau

1.1.3.1.1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu tư (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình thức tổ

chức quản lý dự án không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu tư trực tiếp quản lý điều hành.Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn, tư vấn cho chủ đầu tư

Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời chủ đầu tư có

đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án Chủ đầu tư được lập và

sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập ban quản lý dự

án

1.1.3.1.2 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án

Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức trong đó chủ đầu tư

giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê

tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ được đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án Mọi quyết định của chủ đầu tư về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án Hình thức này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp

1.1.3.1.3 Mô hình chìa khoá trao tay

Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó nhà quản

lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án mà còn là “chủ” của

dự án

Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu tư được phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm được giao cho nhà quản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án Trong một số trường hợp nhà quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép cho người khác nhận thầu từng phần việc trong dự án đã trúng thầu Khi đó họ như một thứ “cai” điều hành dự

án Trong trường hợp này bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp

1.1.3.1.4 Mô hình tự thực hiện

Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đầu tư không thuê các nhà quản

lý dự án chuyên trách làm tư vấn cũng như quản lý dự án Chủ đầu tư có đủ năng lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp với yêu cầu dự án

Hình thức tổ chức dự án theo chức năng có đặc điểm là:

- Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó (tuỳ thuộc vào nhiệm vụ của dự án)

- Các thành viên của dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến

và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn liên quan đến dự án

 Ưu điểm:

- Thứ nhất, linh hoạt trong sử dụng cán bộ Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham gia quản lý dự án Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình khi kết thúc dự án

- Thứ hai, một người có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của mình

 Nhược điểm:

- Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng

- Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ phận này thường

có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thoả đáng các vấn đề của dự án Các bộ phận chức năng khác có trách nhiệm tham gia dự án cũng có tình hình tương tự Trong một vài trường hợp, dự án không nhận được ưu tiên cần thiết, vì vậy không đủ phương tiện để hoạt động hoặc bị coi nhẹ

 Ưu điểm:

- Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường

- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án

- Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự án (chứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành)

- Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn

 Nhược điểm:

- Thứ nhất, khi công ty hay chủ đầu tư thực hiện đồng thời vài dự án và phải đảm bảo đủ số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực

- Thứ hai, do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian, chi phí của dự

án nên nhà quản lý dự án có xu hướng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực

1.1.3.2.3 Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận

Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự án theo chức năng và dạng chuyên trách dự án

 Ưu điểm:

- Giống như hình thức tổ chức chuyên trách dự án, mô hình tổ chức này trao quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được duyệt

- Giống như tổ chức dạng chức năng, các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau

- Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng Khi kết thúc dự án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng của mình

- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng

- Thứ ba, mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý Một nhân viên

có hai thủ trưởng sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào trong trường hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau

1.2 Vai trò và đặc điểm của các dự án công nghệ thông tin

1.2.1 Vai trò của Công nghệ thông tin

1.2.1.1.2 Quá trình phát triển

Trong lịch sử phát triển nhân loại, cho tới cuối thế kỷ thứ XX, loài người đã trải qua 5

cuộc cách mạng thông tin

Tiêu chí để phân biệt các cuộc cách mạng thông tin là những thay đổi căn bản về các công cụ tiếp nhận, lưu trữ, xử lý, truyền thông tin và về khối lượng thông tin có thể phổ biến được cho mọi người

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ nhất được khởi đầu bằng việc con người có được tiếng nói - đánh dấu điểm ngoặt căn bản trên bước đường phát triển tiến hoá của loài người

Kể từ đây, con người tách hẳn khỏi thế giới động vật Nhờ có tiếng nói, thông tin tạo ra được thay đổi, truyền bá và lưu trữ và trở thành một động lực mạnh mẽ thúc đẩy quá trình giao tiếp và phát triển kỹ thuật ở những giai đoạn phát triển đầu tiên của thời đại nông nghiệp

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đánh dấu bằng việc phát minh ra chữ viết Đây là một công cụ căn bản, làm thay đổi phương thức sinh hoạt của cộng đồng, dẫn đến chỗ mở rộng phạm vi phát triển và tạo lập các hệ thống cộng đồng mới vượt ra khỏi tầm phạm vi của các quan hệ huyết thống trong thời đại nông nghiệp Nhờ có chữ viết, thông tin đã được lưu trữ, truyền bá nhanh chóng với khối lượng tri thức lớn để tư duy, phát triển và sáng tạo các kỹ thuật và công nghệ mới Chữ viết đã tạo điều kiện thuận lợi chưa từng có để phát triển và sáng tạo kỹ thuật, công nghệ Tri thức được ghi lại, tích luỹ, truyền bá, sử dụng đã đưa kỹ thuật và công nghệ phát triển đến đỉnh cao rực rỡ, điển hình là các công trình kim

tự tháp Ai Cập, các hệ thống thủy lợi, kiến trúc nguy nga của các thành phố nổi tiếng còn lưu giữ đến ngày nay ở Hy Lạp, La Mã Nhờ chữ viết, mà những công trình toán học kiệt xuất của Ơ-cơ-lít, Ac - si – met, Ptô - lê - mê đã được ghi lại Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đã thúc đẩy các cuộc di dân lớn, những cuộc chinh phục các miền đất mới

và khởi đầu quá trình toàn cầu hoá giữa các nền văn hoá và các nền văn minh, góp phần tạo ra các tiền đề khởi phát cho cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất, cũng như tạo ra các xung lực mạnh mẽ để phát triển khoa học công nghệ và giao lưu quốc tế

Cuộc cách mạng thông tin thứ ba đánh dấu bằng sự ra đời kỹ thuật in, tạo khả năng chưa từng thấy để thông tin và tri thức truyền bá qua thời gian và không gian, vượt qua các rào cản ngăn cách giữa các nền văn hoá và văn minh, tạo ra quá trình toàn cầu hoá mới với tốc

độ nhanh gấp nhiều lần, đồng thời góp phần thúc đẩy nhanh chóng diễn biến của cuộc cách

mạng công nghiệp lần thứ nhất Nhờ cuộc cách mạng thông tin lần thứ ba, thông tin và tri thức của nhân loại được nhân bản, xử lý, truyền bá rộng khắp và trở thành tài sản chung của loài người

Cuộc cách mạng thông tin thứ tư hình thành trên cơ sở các thiết bị truyền thông bằng điện và điện tử (điện thoại, điện báo, radio, truyền hình) đã thúc đẩy sự truyền bá rất nhanh chóng mọi loại hình thông tin và tri thức trên quy mô toàn cầu Cuộc cách mạng thông tin này gắn liền với cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai và thúc đẩy mạnh mẽ quá trình quốc tế hoá lực lượng sản xuất và phân công lao động trên quy mô quốc tế Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm: Những thành quả của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và cách mạng khoa học công nghệ hiện đại đã thúc đẩy mạnh mẽ sự xuất hiện cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm với đặc điểm nổi bật là các hệ thống siêu lộ cao tốc thông tin (super highways), các hạ tầng cơ sở thông tin quốc gia (NII – National information infrastructure),

hạ tầng cơ sở thông tin khu vực (RII – Regional information infrastructure) và hạ tầng cơ

sở thông tin toàn cầu (GII – Global information infrastructure) Trong đó, biểu trưng đặc sắc nhất và nổi bật nhất là mạng Internet

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình toàn cầu hóa diễn

ra trong tất cả các lĩnh vực kinh tế – xã hội, khoa học công nghệ, chính trị, quân sự , đồng thời đang tạo ra những thách thức mới đối với các quan niệm truyền thống về tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người Mặc dù chưa có thể dự đoán được hết các tác động của mạng Internet đối với loài người nhưng trên thực tế, cuộc cách mạng thông tin

lần này đang mở ra một kỷ nguyên mới – Kỷ nguyên số hoá làm đảo lộn tư duy và sinh

hoạt của xã hội loài người

Trên cơ sở các thế hệ máy tính mới, các nước tư bản chủ nghĩa phát triển như Mỹ đang xây dựng thế hệ mạng thông tin toàn cầu mới - đó là Internet 2 và Internet thuộc thế hệ tiếp theo (NGI – Next Generation of Internet ) với tốc độ truy cập cao hơn tốc độ của mạng Internet hiện nay 1000 lần Với những tác động có tính cách mạng mà đến nay chỉ có thể

so sánh được với các truyện viễn tưởng

1.2.1.1.3 Vai trò của Công nghệ thông tin trong nền kinh tế nước ta

Đảng và Nhà nước ta đã nhận định công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại

Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá

Nhận thức được tầm quan trọng lớn lao của công nghệ thông tin, cho nên ngay từ thời kháng chiến chống Mỹ cứu nước, Đảng và Nhà nước ta đã có chủ trương vận dụng công nghệ thông tin trong một số lĩnh vực Bước sang thời kỳ đổi mới, chủ trương ấy đã được nhấn mạnh và cụ thể hóa trong nhiều nghị quyết của Đảng và Chính phủ

Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/3/1991 của Bộ Chính trị về khoa học và công nghệ

trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: ”Tập trung sức phát triển một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học ” Nghị quyết Hội nghị lần thứ bẩy Ban Chấp hành trung ương (khoá VII), ngày 30/7/1994 đã xác định: “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, như công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân” Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh: “ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả của nền kinh tế Hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế” Để thể chế hoá về mặt Nhà nước, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 04/8/1993 về “Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90”

Thực hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 70 công nghệ thông tin ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩy phát triển kinh

tế – xã hội của đất nước

Tuy nhiên, Đảng và Nhà nước ta nhận định: Công nghệ thông tin Việt Nam hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn với nhiều nước trên thế giới và khu vực.Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu

của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và yêu cầu về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn của công nghệ thông tin chưa được phát huy mạnh mẽ , ứng dụng công nghệ thông tin ở một số nơi còn hình thức, chưa thiết thực và còn lãng phí

Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội về vai trò của công nghệ thông tin chưa đầy đủ; thực hiện chưa triệt để các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá trình

cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng và Nhà nước; chậm ban hành các chính sách đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ; ; chưa coi đầu tư cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu tư xây dựng hạ tầng kinh tế, xã hội

Chính vì vậy, một trong những mục tiêu cơ bản mà Đảng ta đã đề ra đó là: “Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội.”

Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, Đảng ta đã chỉ ra nhiều giải pháp và nhiệm vụ;

và một trong những giải pháp đó là: “Các doanh nghiệp, trước hết là các Tổng công ty 90

và 91 cần đầu tư cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, sử dụng thương mại điện

tử, coi đó là các biện pháp cơ bản để đổi mới quản lý, đổi mới công nghệ, cơ cấu lại sản xuất, mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.”

1.2.1.2 Tình hình ứng dụng và vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động của Tổng Công ty điện lực Việt Nam

1.2.1.2.1 Khái quát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN

Thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước đã đề ra, EVN- với tư cách là một trong những Tổng công ty lớn, đóng vai trò chủ quản, chỉ đạo và chi phối mọi hoạt động trong toàn ngành điện - đã rất chú trọng phát triển công tác công nghệ thông tin trong thời gian qua Trung tâm Công nghệ thông tin được thành lập làm đầu mối quản lý về công nghệ thông tin cho toàn Tổng công ty Một loạt các dự án công nghệ thông tin đang và sẽ

được triển khai bằng nguồn hỗ trợ của các tổ chức phát triển như Cơ quan phát triển thương mại Hoa Kỳ (TDA), Ngân hàng Thế giới (WB) và Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) như dự án Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán, Hệ thống thông tin chăm sóc khách hàng, Hệ thống thông tin quản lý khách hàng, Hệ thống thông tin địa lý, dự án đào tạo về công nghệ thông tin… Hiện nay, Tổng công ty đang xây dựng và triển khai hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp thống nhất trong các lĩnh vực sản xuất, truyền tải, phân phối, vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa Tổng Công ty không chỉ chú trọng đến nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như phần cứng, hệ thống mạng mà còn thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên gia công nghệ thông tin, lập trình viên trong Tổng Công ty bằng các chương trình đào tạo thường xuyên

Trong thời gian tới, Tổng Công ty điện lực Việt Nam sẽ xây dựng và áp dụng đồng bộ

hệ thống tiêu chuẩn công nghệ thông tin trong toàn ngành điện; sản xuất các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin không chỉ cho ngành điện mà hướng tới cung cấp cho thị trường công nghệ thông tin Việt Nam Kết hợp với các hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông công cộng cho thị trường viễn thông Việt Nam, Tổng Công ty Điện lực Việt Nam đang xây dựng các phần mềm quản lý viễn thông công cộng và khai thác các dịch vụ gia tăng trên Internet

1.2.1.2.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN

Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình, EVN đã thu được một số thành công sau đây:

- Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng suất lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên Được đào tạo các kiến thức về công nghệ thông tin và đồng thời được trang bị các phương tiện làm việc hiện đại đã giúp cho đội ngũ cán bộ quản lý, kĩ sư của EVN thực hiện công việc của mình với năng suất và hiệu quả cao hơn trước kia Họ không còn phải dành nhiều thời gian cho tính toán và xử lý công việc một cách thủ công nữa, mà sẽ

có nhiều thời gian hơn tập trung vào việc phân tích và xử lý nghiệp vụ

- Hình thành nên một mô hình tổ chức quản lý tiên tiến, một môi trường làm việc hiện đại Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình đã giúp cho EVN có được một mô hình tổ chức quản lý tiến bộ Một hệ thống thông tin thông suốt được nối

từ lãnh đạo cấp cao của EVN tới các đơn vị trực thuộc Điều đó giúp cho các cấp lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động của các đơn vị từ đó mà có các quyết định quản lý chính xác và kịp thời Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản

lý đã làm giảm bớt gánh nặng của việc xử lý những thủ tục giấy tờ, giúp EVN tin học hoá được các thủ tục hành chính, nhờ đó mà tinh giảm được một bộ phận lao động và nâng cao năng suất lao động

- Nâng cao khả năng, năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị sản xuất – kinh doanh trong EVN Với việc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, kĩ sư, đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại nói chung và việc ứng dụng các sản phẩm của công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất và kinh doanh nói riêng, các công ty, các đơn vị có chức năng sản xuất- kinh doanh trực thuộc EVN đã từng bước trưởng thành về nhiều mặt Có thể lấy khối tư vấn thiết kế xây dựng điện (bao gồm các Công ty tư vấn xây dựng điện 1, 2, 3, 4 và Viện Năng Lượng) làm ví dụ Nhờ được đầu tư như vậy, các đơn vị này từ chỗ chủ yếu làm công tác khảo sát thiết kế đến nay đã đảm đương được hầu hết hơn 15/19 loại hình công tác tư vấn theo thông lệ Việt Nam và Quốc tế từ khâu chuẩn

bị dự án, thực hiện dự án cho đến đưa dự án vào hoạt động Họ có thể thực hiện được hầu hết các loại hình công tác tư vấn của các công trình XDCB có tính truyền thống và các công trình lớn, kỹ thuật công nghệ mới phức tạp sau khi đã hợp tác, làm thầu phụ cho các chuyên gia nước ngoài, thông qua các dự án đã và đang xây dựng tại Việt Nam

- Thứ hai, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường mang lại kết quả là tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc Do đặc thù của các sản phẩm công nghệ thông tin là được tạo ra để trợ giúp hoạt động sản xuất chính Vì vậy, việc xác định các chỉ tiêu về hiệu quả tài chính đối với các dự án đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin là rất khó khăn

- Thứ ba, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường chịu rủi ro về mặt công nghệ, tức là kết quả của các hoạt động đầu tư có nhiều nguy cơ bị lạc hậu hay nói cách khác là các sản phẩm của dự án đầu tư công nghệ thông tin có hao mòn vô hình lớn

Lí do là ngày nay, công nghệ thông tin thường xuyên phát triển với tốc độ chóng mặt Cho nên có thể nói sản phẩm công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra đời

- Thứ tư, các thành quả của hoạt động đầu tư có giá trị sử dụng không lâu và đòi hỏi phải thường xuyên được cập nhật, nâng cấp Cũng do tốc độ phát triển như vũ bão hiện nay của công nghệ thông tin cho nên muốn đảm bảo chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn theo kịp mọi tiến bộ của thời đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ đầu tư phải thường xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông tin để

từ đó có kế hoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin của mình

Chương 2: Thực trạng quy trình Chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông tin

Tổng Công ty điện lực Việt Nam

2.1 Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Công ty Điện lực Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành của EVN.IT

Trung tâm Công Nghệ Thông Tin được thành lập theo quyết định số 108/QĐ-EVNHĐQT ngày 28/04/2002 trên cơ sở tách bộ phận Nghiên cứu khoa học Công nghệ và Môi trường ra khỏi Trung tâm Nghiên cứu khoa học công nghệ Môi trường và máy tính và đổi tên trung tâm này Sau khi được thành lập Trung tâm là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong TCT, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng để hoạt động, được mở tài khoản tại Ngân hàng theo phân cấp của TCT Trung tâm là một đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Điện lực Việt nam (EVN), hoạt động trên các lĩnh vực công nghệ thông tin, có chức năng là đầu mối tổ chức, chủ trì và thực hiện các hoạt động Công nghệ Thông tin theo định hướng và chỉ đạo thống nhất của Tổng công ty trong các đơn vị thành viên của EVN

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin chung cho toàn TCT

- Lập các dự án xây dựng các hệ thống phần mềm thống nhất trình TCT phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện

- Thiết kế các mạng diện rộng (WAN) của các đơn vị thành viên theo tiêu chuẩn ngành, cấp phát địa chỉ kết nối mạng (IP); chủ trì việc kết nối với mạng của TCT

- Xây dựng, bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống mạng diện rộng (WAN) của TCT; tham gia xây dựng các mạng cục bộ (LAN) của các đơn vị thành viên để kết nối các mạng hiện có thành mạng diện rộng; thực hiện việc bảo dưỡng, nâng cấp các phần mềm dùng chung cho TCT

- Tham gia bộ phận thường trực Ban chỉ đạo công nghệ thông tin của TCT

- Xây dựng, bổ sung sửa đổi các tiêu chuẩn về công nghệ theo yêu cầu của TCT

- Tham gia xây dựng kế hoạch chương trình, nội dung đào tạo công nghệ thông tin thống nhất trong TCT và tổ chức thực hiện Ký kết và thực hiện hợp đồng đào tạo về công nghệ thông tin cho các đơn vị ngoài TCT

- Làm đầu mối tổ chức quản lý các hoạt động Internet trong mạng máy tính của TCT

- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu mới về công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành sản xuất của TCT

- Nghiên cứu và triển khai các chương trình tự động hoá và GIS (Geography Information System) trong các lĩnh vực: Phát, Truyền tải và Phân phối điện Thu thập số liệu, xử lý

và đưa các thông tin về các lĩnh vực này lên mạng diện rộng phục vụ điều hành sản xuất của các cấp lãnh đạo trong TCT

- Xây dựng triển khai thực hiện kế hoạch phát triển phần cứng và phần mềm theo yêu cầu của TCT; quản lý vận hành các máy tính chủ nằm trong mạng (WAN) của các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong TCT

- Theo yêu cầu của TCT, thẩm định các dự án về công nghệ thông tin của các đơn vị trực thuộc TCT

- Thực hiện các dịch vụ tư vấn, thiết kế và lắp đạt các dự án về công nghệ thông tin của các đơn vị trong TCT, tham gia các dịch vụ công nghệ thông tin trên thị trường công nghệ thông tin trong và ngoài nước

- Thực hiện việc thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành và bảo dưỡng hệ thống máy tính của

cơ quan TCT

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý kỹ thuật hệ thống công nghệ thông tin của các đơn vị trực thuộc theo qui định của TCT

- Kế hoạch về vật tư thiết bị

- Kế hoạch lao động tiền lương

- Kế hoạch chi phí sản xuất

- Kế hoạch về nghiên cứu khoa học - Kế hoạch về các dịch vụ sản xuất khác

2.1.2.2.2 Công tác đầu tư phát triển:

Trung tâm được TCT giao hoặc uỷ quyền tổ chức thực hiện các dự án đầu tư phát triển

và được TCT giao các nguồn lực để thực hiện dự án theo phân cấp :

- Lập và trình duyệt kế hoạch chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư

- Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu và thực hiện các bước tiếp theo theo quy chế phân cấp

- Được phép huy động vốn và tự chịu trách nhiệm về kết quả tài chính đối với một số công trình theo phân cấp

- Được ký kết các hợp đồng kinh tế liên quan đến nhiệm vụ được giao

2.1.2.2.3 Công tác tài chính kế toán:

Trung tâm có các quyền sau:

- Được TCT cấp chi phí sản xuất theo kế hoạch và các khoản chi phí khác theo quy chế phân cấp của TCT

- Được quyền huy động vốn (vay ngân hàng, vay công nhân viên chức ) liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khác để sản xuất kinh doanh ngoài kế hoạch TCT giao, trình Tổng Công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện

- Được hình thành các quỹ theo qui định của Nhà nước và của TCT

2.1.2.2.4 Công tác tổ chức cán bộ và đào tạo

Căn cứ vào mô hình tổ chức đã được TCT duyệt, Trung tâm có các quyền hạn sau đây:

- Được thành lập, giải thể và tổ chức lại các phòng ban trực thuộc

- Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế tổ chức hoạt động của các phòng ban thuộc Trung tâm

- Lập các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ của công nhân viên chức

- Được bổ nhiệm, miễn nhiệm, xếp lương, khen thưởng, kỷ luật và quyết định nghỉ hưu đối với Trưởng, phó phòng ban trực thuộc

2.1.2.2.5 Công tác lao động tiền lương

Trung tâm được quyền tuyển chọn lao động theo đúng quy chế phân cấp của TCT trong khuôn khổ biên chế, được ký kết hợp đồng lao động và thoả ước lao động tập thể theo qui định của Luật Lao động

2.1.2.2.6 Các lĩnh vực khác:

Được tổ chức và tiến hành công tác mua bán vật tư thiết bị với các tổ chức kinh tế trong

và ngoài nước

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của EVN.IT

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động đội ngũ cán bộ nhân viên của Trung tâm được biên chế thành 9 bộ phận gồm 6 phòng, 1 tổ và 2 trung tâm gồm:

1 Ban Giám đốc

2 Phòng Quản lý dự án

9 Trung tâm dữ liệu tại TP Đà Nẵng

10 Trung tâm dữ liệu tai TP Hồ Chí Minh

Với bộ máy lãnh đạo gọn nhẹ và đội ngũ công nhân viên lành nghề, Trung tâm có đủ tiềm năng để phát triển nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ mà Tổng Công ty đề ra Dưới đây là mô hình tổ chức của Trung tâm:

2.1.3.1 Ban Giám đốc

Ban Giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc phụ trách giúp việc Giám đốc là đại diện pháp nhân của Trung tâm trước pháp luật, là người có quyền hành cao nhất trong Trung tâm, trực tiếp chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng Giám đốc về điều hành mọi hoạt động tại Trung tâm

Các phó giám đốc được giám đốc phân công quản lý điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc Trung tâm về lĩnh vực được giao

2.1.3.2 Phòng Quản lý dự án

 Chức năng

- Tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm xây dựng, tổ chức thực hiện, quản lý và giám sát các

dự án công nghệ thông tin trong toàn bộ EVN theo định hướng của phát triển Trung tâm

và TCT

- Tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm về các hoạt động hợp tác với các đơn vị làm CNTT trong và ngoài ngành điện

 Nhiệm vụ

- Làm đầu mối kết hợp, triển khai các dự án về CNTT theo chỉ đạo của TCT

- Tham gia xây dựng dự toán, kế hoạch thực hiện các dự án CNTT, tổ chức đấu thầu, xét thầu, đàm phán hợp đồng

- Quản lý thực hiện triển khai các dự án CNTT

- Thực hiện các công việc quản lý khác theo chỉ đạo của Trung tâm và TCT

- Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc thanh toán, trình duyệt quyết toán các

dự án CNTT theo đúng tiến độ - Thực hiện công tác kế hoạch:

 Nghiên cứu định hướng phát triển, xây dựng các kế hoạch sản xuất, chi phí giá thành, kinh doanh dịch vụ )

 Tham gia lập kế hoạch sữa chữa lớn các công trình cải tạo, nâng cấp hệ thống CNTT Thẩm tra dự toán các công trình theo phân cấp

 Quan hệ với các đơn vị bên ngoài để tìm kiếm nguồn công việc cho TT Đề xuất nguồn vốn và theo dõi triển khai các nhiệm vụ đột xuất

 Nhiệm vụ chính:

- Tổ tổ chức cán bộ- Tiền lương quản lý, theo dõi các công tác về:

 Tổ chức cán bộ, đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực

• Tổ chức tuyển chọn, sắp xếp nhân sự trong TT

• Lập qui hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ

• Nghiên cứu triển khai các chế độ chính sách về an toàn lao động và bảo hộ lao động

 Lao động tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động tại TT

- Tổ Hành chính quản trị quản lý theo dõi công tác về:

 Hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân

 Pháp chế, thi đua, tuyên truyền, bảo vệ

 Quản trị: Quản trị các phương tiện đi lại, cơ sở hạ tầng, tình hình sử dụng điện, nước, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy

 Vật tư:

• Tổng hợp lập các kế hoạch về vật tư; kết hợp với các bộ phận liên quan để tổ chức mua sắm, đấu thầu giao nhận vật tư

• Tổ chức kiểm tra quản lý cấp phát, sử dụng, kiểm kê vật tư

• Thực hiện công tác sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn cơ sở hạ tầng, tổ chức đấu thầu tuyển chọn nhà thầu, tổ chức nghiệm thu và quyết toán khối lượng sửa chữa

 Phối hợp các phòng chức năng lập kế hoạch tài chính- chi phí sản xuất

 Thực hiện các biện pháp huy động vốn, quan hệ với các đon vị khác để đảm bảo vốn cho hoạt động SXKD của TT

 Hướng dẫn và kiểm tra việc áp dụng chế độ quản lý tài sản của TT; quản lý các quỹ của

TT

- Công tác hạch toán kế toán:

 Hạch toán kế toán nhằm ghi chép phản ánh kịp thời chính xác tình hình hoạt động kinh tế tài chính của TT

2.1.3.5 Phòng Hệ thống Mạng

 Chức năng:

- Tham mưu cho Giám đốc TT về các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT

- Xây dựng các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT

- Nghiên cứu phát triển, triển khai, chuyển giao các công nghệ mới về CNTT

- Quản lý, phát triển, vận hành, hệ thống mạng WAN, mạng điện tử, kết nối Internet của EVN

- Quản lý, phát triển vận hành hệ thống mạng LAN của TT CNTT

 Nhiệm vụ:

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch ngắn và dài hạn về các hệ thống hạ tầng CNTT cho EVN, bảo vệ và làm đầu mối thực hiện

- Xây dựng qui trình, qui phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật cho các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT

áp dụng trong EVN.IT và EVN

- Quản lý vận hành, phát triển các hệ thống mạng, hệ thống máy tính chủ, hệ thống thư tín điện tử của EVN

- Tư vấn thiết kế xây dựng các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT

- Phối hợp các phòng chuyên môn khác thực hiện quản lý kỹ thuật về CNTT theo nhiệm

vụ được EVN giao

2.1.3.6 Phòng Công nghệ phần mềm

Phòng CNPM được cơ cấu thành 4 tổ:

 Tổ “Hệ thống thông tin quản lý tài chính” (FMIS)

 Tổ “Hệ thống thông tin quản lý khách hàng” (CMIS)

 Tổ “WEB và hệ thông tin quản lý khách hàng”

 Tổ “Hệ thống thông tin quản lý tổng hợp”

Các tổ phối hợp thực hiện các chức năng nhiệm vụ của từng tổ và của các chức năng nhiệm

vụ chung của cả phòng như sau:

- Tham gia xây dựng chiến lược phát triển công nghệ phần mềm của Trung tâm và TCT

- Tham gia lập các dự án xây dựng các phần mềm thống nhất cho TCT

- Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng nâng cấp các phần mềm dùng chung cho toàn TCT

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo qui chế hoạt động và theo yêu cầu chỉ đạo của Trung tâm và của TCT

 Quản lý các phòng LAB và các hoạt động đào tạo về CNTT

 Nghiên cứu và phát triển

 Xây dựng nội dung và kế hoạch nghiên cứu để tổ chức triển khai ứng dụng CNTT cho ngành điện theo định hướng và chỉ đạo của TCT

 Thực hiện và thử nghiệm các đề tài nghiên cứu khoa học về CNTT trong quản lý ngành điện

- Quản lý, vận hành hệ thống sao lưu dữ liệu trên các máy chủ của TCT

- Tiếp nhận và chuyển giao CNTT cho hệ thống CNTT tại TCT

- Sữa chữa thiết bị, phần mềm hỗ trợ ngưòi dùng cuối tại TCT

- Phòng chống Vius tin học cho các máy tính của TCT

2.2 Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT

2.2.1 Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng

công ty điện lực Việt Nam

Để quy định thống nhất phương pháp quản lý các hoạt động tiếp nhận và triển khai các

dự án công nghệ thông tin của EVN.IT nhằm hỗ trợ những người thực hiện công tác quản

lý và theo dõi dự án thực hiện và tuân thủ theo các quy định của EVN và Nhà nước về quản

lý đầu tư và xây dựng, EVN.IT đã xây dựng và áp dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự

án Dưới đây là sơ đồ Quy trình thực hiện và quản lý dự án đầu tư