Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế xã hội

LUẬN VĂN Công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi lĩnh vực, trở thành yếu tố quan trọng phát triển kinh tế - xã hội 1.1 Lý luận dự án quản lý dự án đầu tư 1.1.1 Khái niệm dự án quản lý dự án đầu tư 1.1.1.1 Khái niệm dự án 1.1.1.1.1 Khái niệm Có nhiều cách định nghĩa dự án Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh khía cạnh Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu dự án: cách hiểu “tĩnh” cách hiểu “động” Theo cách hiểu thứ “tĩnh” dự án hình tượng tình (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu thứ hai “động” định nghĩa dự án sau: Theo nghĩa chung nhất, dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cụ thể cần phải thực với phương pháp riêng, nguồn lực riêng theo kế hoạch tiến độ nhằm tạo thực thể Như theo định nghĩa thì: - Dự án khơng ý định phác thảo mà có tính cụ thể mục tiêu xác định - Dự án nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên thực thể Trên phương diện quản lý, định nghĩa dự án sau: Dự án nỗ lực có thời hạn nhằm tạo sản phẩm dịch vụ Định nghĩa nhấn mạnh hai đặc tính: - Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn) Nghĩa là, dự án đầu tư có điểm bắt đầu điểm kết thúc xác định Dự án kết thúc mục tiêu dự án đạt xác định rõ ràng mục tiêu dự án đạt dự án bị loại bỏ - Sản phẩm dịch vụ Sản phẩm dịch vụ sản phẩm dịch vụ khác biệt so với sản phẩm tương tự có dự án khác Dù định nghĩa khác rút số đặc trưng khái niệm dự án sau: - Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án thể một nhóm nhiệm vụ cần thực với kết xác định nhằm thoả mãn nhu cầu Dự án hệ thống phức tạp nên cần chia thành nhiều phận khác để thực quản lý phải đảm bảo mục tiêu thời gian, chi phí việc hồn thành với chất lượng cao - Dự án có chu kỳ phát triển riêng thời gian tồn hữu hạn Nghĩa là, giống thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu kết thúc - Dự án liên quan đến nhiều bên có tương tác phức tạp phận quản lý chức với quản lý dự án… Dự án có tham gia nhiều bên hữu quan chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, nhà tư vấn, nhà thầu, quan quản lý nhà nước Tuỳ theo tính chất yêu cầu chủ đầu tư mà tham gia thành phần khác Giữa phận quản lý chức nhóm quản lý dự án thường xuyên có quan hệ lẫn phối hợp thực nhiệm vụ mức độ tham gia phận khơng giống Vì mục tiêu dự án, nhà quản lý dự án cần trì thường xuyên mối quan hệ với phận quản lý khác - Sản phẩm dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác với trình sản xuất liên tục gián đoạn, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm dịch vụ dự án đem lại Lao động đòi hỏi kỹ chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại - Môi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ dự án quan hệ chia nguồn lực khan tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn với phận chức khác tiền vốn, nhân lực, thiết bị Một số trường hợp, thành viên quản lý dự án thường có hai thủ trưởng thời gian nên gặp khó khăn khơng biết thực định cấp hai lệnh mâu thuẫn - Tính bất định độ rủi ro cao Hầu hết dự án đòi hỏi lượng tiền vốn, vật tư lao động lớn để thực khoảng thời gian định Mặt khác, thời gian đầu tư vận hành kéo dài nên dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao 1.1.1.1.2 Chu kỳ dự án đầu tư Chu kỳ hoạt động đầu tư giai đoạn mà dự án phải trải qua dự án ý đồ đến dự án hoàn thành chấm dứt hoạt động Ta minh hoạ chu kỳ dự án theo sơ đồ sau đây: ý đồ dự án đầu Chuẩn bị đầu tư Thực đầu Sản xuất kinh doanh ý đồ dự án Hình 1.1: Chu kì dự án Chu kỳ dự án đầu tư thể thông qua ba giai đoạn: Giai đoạn tiền đầu tư (Chuẩn bị đầu tư), giai đoạn đầu tư (Thực đầu tư) giai đoạn vận hành kết đầu tư (Sản xuất kinh doanh) Mỗi giai đoạn lại chia làm nhiều bước Chúng ta sơ đồ hố sau: Tiền đầu tư Nghiê Nghiên n cứu cứu phát hội đầu tư tiền khả thi sơ lựa chọn dự án Vận hành kết đầu tư Đầu tư Đánh Đàm Thiết Thi Chạy Sử Sử Công n cứu giá phán kế côn thử dụn dụn suất khả thi và g nghiệ g g giảm chư côn dần xây m thu sử dụng a g lắp hết suất lý thi côn công xây lắp công g côn g suất Nghiê ( Lập kí kết dự án định (thẩm BCNC định hợp KT ) dự án) đồng lập dự toán trìn h mức độ cao Bảng 1.1 Các bước công việc dự Các bước công việc, nội dung nghiên cứu giai đoạn tiến hành không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ sung cho nhằm nâng cao dần mức độ xác kết nghiên cứu tạo thuận lợi cho việc tiến hành nghiên cứu bước Trên sở chu kỳ dự án đầu tư đưa số nhận xét sau đây: - Trong giai đoạn đây, giai đoạn chuẩn bị đầu tư (tiền đầu tư) tạo tiền đề định thành công hay thất bại giai đoạn sau, đặc biệt giai đoạn vận hành kết đầu tư Do đó, giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, vấn đề xác kết nghiên cứu, tính tốn dự đốn quan trọng Trong trình soạn thảo dự án phải dành đủ thời gian chi phí theo địi hỏi nghiên cưú Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu tư dự án Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 đến 99,5% vốn đầu tư dự án giai đoạn thực đầu tư (đúng tiến độ, phá làm lại, tránh chi phí không cần thiết khác ) Điều tạo sở cho trình hoạt động dự án thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư có lãi (đối với dự án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết lực phục vụ dự kiến - Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian quan trọng giai đoạn 85 đến 99,5% vốn đầu tư dự án chi nằm khê đọng suốt năm thực đầu tư Đây năm vốn không sinh lời Thời gian thực đầu tư kéo dài, vốn ứ đọng nhiều, tổn thất lớn Đến lượt mình, thời gian thực đầu tư lại phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý trình thực đầu tư, quản lý việc thực hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến kết trình thực đầu tư xem xét dự án đầu tư - Giai đoạn 3: vận hành kết giai đoạn thực đầu tư (giai đoạn sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt mục tiêu dự án Nếu kết giai đoạn thực đầu tư tạo đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lượng tốt, tiến độ, địa điểm thích hợp, với quy mơ tối ưu hiệu hoạt động kết mục tiêu dự án phụ thuộc trực tiếp vào trình tổ chức quản lý hoạt động kết đầu tư Làm tốt công việc giai đoạn chuẩn bị đầu tư thực đầu tư tạo thuận lợi cho trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng kết đầu tư - Thời gian hoạt động dự án xác định thời gian vận hành kết đầu tư - Thời gian hoạt động dự án bị phụ thuộc nhân tố tác động đến chu kỳ sống sản phẩm dự án tạo ra, hiệu trình vận hành dự án - Nội dung chủ yếu giai đoạn tiền đầu tư việc xây dựng dự án đầu tư 1.1.1.2 Khái niệm tác dụng quản lý dự án 1.1.1.2.1 Khái niệm Phương pháp quản lý dự án lần đầu áp dụng lĩnh vực quân Mỹ vào năm 1950, đến nhanh chóng ứng dụng rộng rãi vào lĩnh vực kinh tế, quốc phịng xã hội Có hai lực lượng thúc đẩy phát triển mạnh mẽ phương pháp quản lý dự án là: - Nhu cầu ngày tăng hàng hoá dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ nghệ tinh vi, khách hàng ngày khó tính; - Kiến thức người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày tăng Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép Quản lý dự án bao gồm giai đoạn chủ yếu Đó việc lập kế hoạch, điều phối thực mà nội dung chủ yếu quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực thực giám sát công việc dự án nhằm đạt mục tiêu xác định - Lập kế hoạch Đây giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định cơng việc cần hồn thành, nguồn lực cần thiết để thực dự án trình phát triển kế hoạch hành động theo trình tự logic mà biểu diễn dạng sơ đồ hệ thống - Điều phối thực dự án Đây trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị đặc biệt quan trọng điều phối quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn chi tiết hoá thời hạn thực cho cơng việc tồn dự án (khi bắt đầu, kết thúc) - Giám sát trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hồn thành, giải vấn để liên quan thực báo cáo trạng Các giai đoạn trình quản lý dự án hình thành chu trình động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực giám sát, sau phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án trình bày hình 1.2 Mục tiêu dự án thể chỗ công việc phải hoàn thành theo yêu cầu bảo đảm chất lượng, phạm vi chi phí duyệt, thời gian giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Về mặt toán học, bốn vấn đề liên quan với theo công thức sau: C= f ( P, T, S ) Trong : C : Chi phí P : Hồn thành cơng việc ( kết ) T : Yếu tố thời gian S : Phạm vi dự án Phương trình cho thấy, chi phí hàm yếu tố: hồn thành cơng việc, thời gian phạm vi dự án Nói chung chi phí dự án tăng lên chất lượng hồn thiện cơng việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm phạm vi dự án mở rộng Ba yếu tố bản: Thời gian, chi phí hồn thiện công việc mục tiêu quản lý dự án chúng lại có quan hệ chặt chẽ với Không đơn hoàn thành kết mà thời gian chi phí để đạt kết yếu tố khơng phần quan trọng Hình 1.3 trình bày mối quan hệ mục tiêu quản lý dự án Tuy mối quan hệ mục tiêu khác dự án, thời kì dự án, nói chung đạt kết tốt mục tiêu phải “hi sinh” hai mục tiêu Do vậy, trình quản lý dự án nhà quản lý hi vọng đạt kết hợp tốt mục tiêu quản lý dự án Thời gian Hình 1.3 Mối quan hệ thời gian, 1.1.1.2.2 Tác dụng quản lý dự án Mặc dù phương pháp quản lý dự án đòi hỏi nỗ lực, tính tập thể yêu cầu hợp tác tác dụng lớn Phương pháp quản lý dự án có tác dụng chủ yếu sau đây: - Liên kết tất hoạt động, công việc dự án - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó nhóm quản lý dự án với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án - Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án Phũng QLDA - Cung cấp thông tin VB PL, chế sách - Tổ chức lập dự án đầu tư nội dung: 1, 2, 8,10, 11, 12, Phũng QLDA 13, 14 (BCKT) 1, 2, 3, 6, Phũng CNPM (BC đầu tư) (hoặc/và HTM, TVH) - Tham mưu việc phân công thực dự án  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) -Tham gia lập dự án đầu tư nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, ( BCKT) 4, ( Báo cáo đầu tư) Phũng QLDA Phũng QLDA - Thực thủ tục đầu tư trỡnh phờ duyệt  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Bảo vệ BCKT Báo cáo đầu tư Y Phũng QLDA - Thực thủ tục để lựa chọn nhà cung cấp - Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu - Soạn thảo, ký kết, theo dừi lý hợp đồng Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng TCKT Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Xác định nhu cầu thiết bị, công nghệ cần mua sắm - Soạn thảo yêu cầu đặc tính kỹ thuật HSMT - Giám sát thi công; nghiệm thu thiết bị, công nghệ Phũng Tài chớnh kế toỏn Tạm ứng toán vốn  Phũng CNPM (hoặc /và Phũng CNPM HTM, TVH) (hoặc HTM, - Thực theo chức năng, nhiệm vụ TVH) Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH)  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Thực theo chức năng, nhiệm vụ Phũng CNPM  Phũng CNPM (hoặc /và (hoặc/và HTM, TVH) HTM, TVH) - Thực theo chức , nhiệm vụ Phũng CNPM  Phũng CNPM (hoặc /và (hoặc/và HTM, TVH) Phũng Tài chớnh kế toỏn - Quản lý sử dụng nguồn vốn đầu tư - Thực quy định Phũng TCKT quản lý tài Phũng CNPM - (hoặc/và  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) HTM, TVH) Phũng QLDA - Cung cấp thơng tin hồ sơ Lập tốn phục vụ toán  Phũng Quản lý dự ỏn - Cung cấp thông tin hồ sơ phục vụ toán 3.2.2.1.1 Lập đề án xin chủ trương Để ban giám đốc đề xuất Tổng công ty đồng ý giao nhiệm vụ thực dự án cho Trung tâm số trường hợp Trung tâm cần lập đề án xin chủ trương Tổng Cơng ty Đề án xây dựng dựa hướng dẫn lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi phân công thực sau:  Phòng Quản lý dự án - Đầu mối lập đề án trực tiếp soạn thảo nội dung 1, 2, 6, quy định điều 23, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính phủ Quy chế Quản lý Đầu tư xây dựng - Soạn thảo văn trình duyệt xin chủ trương  Phịng Cơng nghệ phần mềm (hoặc/ Hệ thống Mạng, Tổ vận hành) - Tham gia lập đề án trực tiếp soạn thảo nội dung 3, 4, quy định điều 23 Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng 3.2.2.1.2 Lập dự án đầu tư  Phịng Quản lý dự án - Cung cấp thơng tin văn quy phạm pháp luật, chế sách đầu tư xây dựng - Tổ chức lập dự án đầu tư  Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư :  Thực thủ tục quy định Quy chế Đấu thầu để lựa chọn tư vấn  Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu định tư vấn  Soạn thảo, tổ chức ký kết, theo dừi thực lý hợp đồng ký kết với tư vấn  Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn thẩm định dự án đầu tư nội dung: 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 1, 2, 3, 6, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư)  Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư:  Trực tiếp soạn thảo nội dung : 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chớnh Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 1, 2, 3, 6, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) - Thực thủ tục đầu tư: Soạn thảo văn trỡnh duyệt dự ỏn đầu tư, Gửi hồ sơ dự án văn trỡnh đến cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tham mưu cho Ban Giám đốc việc phân công thực dự án theo đỳng vai trũ đươc phê duyệt Quyết định đầu tư  Phịng Cơng nghệ phần mềm (hoặc / HTM, TVH) - Tham gia lập dự án đầu tư  Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư :  Soạn thảo nội dung kỹ thuật hồ sơ mời thầu tư vấn  Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn thẩm định dự án đầu tư nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chớnh Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 4, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư)  Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư:  Trực tiếp soạn thảo nội dung : 3, 4, 5, 6, 7, quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chớnh Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 4, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) - Bảo vệ Báo cáo nghiên cứu khả thi Báo cáo đầu tư (nếu có) 3.2.2.1.3 Thực việc khảo sát, thiết kế, phân tích lập tổng dự toán  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Tiến hành cơng việc khảo sát, phân tích theo hướng dẫn Quy trỡnh liờn quan - Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi công - Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công dự toán  Phũng Quản lý dự ỏn Lập dự toán - Thực cỏc thủ tục trỡnh duyệt Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng dự toỏn - Tham gia bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi cơng dự tốn - Xây dựng kế hoạch chi tiết nhu cầu vốn cho giai đoạn để làm tạm ứng vốn 3.2.2.1.4 Mua sắm thiết bị công nghệ  Phũng Quản lý dự ỏn - Thực thủ tục quy định Quy chế Đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp - Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu định nhà cung cấp - Soạn thảo, tổ chức ký kết hợp đồng, theo dừi thực lý hợp đồng ký kết với nhà cung cấp  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Xác định nhu cầu thiết bị, công nghệ cần mua sắm - Soạn thảo nội dung yêu cầu đặc tính kỹ thuật thiết bị, cơng nghệ cần mua sắm hồ sơ mời thầu - Giỏm sỏt quản lý quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp; nghiệm thu thiết bị, cụng nghệ  Phũng Tài chớnh kế toỏn - Tạm ứng toán vốn 3.2.2.1.5 Quyết toán vốn đầu tư  Phũng Tài chớnh kế toỏn - Quản lý sử dụng cỏc nguồn vốn đầu tư từ chuẩn bị đầu tư, thực đầu tư đưa dự án vào khai thác sử dụng - Thực đầy đủ nội dung quy định quản lý tài - Lập tốn - Thực cỏc thủ tục trỡnh phờ duyệt toỏn  Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) - Cung cấp thơng tin hồ sơ phục vụ tốn  Phũng Quản lý dự ỏn - Cung cấp thông tin hồ sơ phục vụ toán Như vậy, với quy trình tương đối tổng qt áp dụng cho loại dự án; có nêu rõ nhiệm vụ phòng, phận chức chế phối hợp hoạt động phịng, phận giai đoạn cụ thể Có thể nói với quy trình giúp cho việc chuẩn bị, thực quản lý dự án EVN.IT tương lai mang lại chất lượng hiệu cao Tránh tải hầu hết công việc tất giai đoạn dồn lên vai phòng Quản lý dự án 3.2.2.2 Bổ sung cấu tổ chức quản lý dự ỏn Trong thực tế từ trước tới nay, tiến hành dự án, EVN.IT thường thành lập Tổ công tác, đại đa số cú tham gia cỏc phũng chức như: Phũng Quản lý dự ỏn, Phũng Tổng hợp, Phũng Tài chớnh kế toỏn Tuy nhiờn cỏc phũng tham gia vào dự ỏn thường thực chức nhiệm vụ thường xuyên nhiều vai trũ thụ động Trong đú cú nhiều cụng việc dự ỏn thuộc lĩnh vực chuyờn mụn cỏc phũng chức như: làm thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực thu chi dự án… thỡ lại quản trị dự án (Tổ trưởng, Tổ phó tổ cơng tác) đảm nhiệm Thực tế làm cho quản trị dự án rơi vào tỡnh trạng quỏ tải nhiều gặp khú khăn dẫn đến làm chậm thủ tục tiến độ dự án Do đó, để khắc phục nhằm tăng cường vai trũ cỏc phũng chức Trung tâm tham gia vào dự án, tác giả xin đề nghị đưa vào biên chế Dự án hai chức danh là: Thư ký dự ỏn Kế toỏn dự ỏn với cỏc nhiệm vụ sau:  Thư ký dự ỏn: Là chuyờn viờn phũng Quản lý dự ỏn, tham gia vào dự ỏn với nhiệm vụ bao gồm: - Đầu mối thực trỏch nhiệm phũng Quản lý dự ỏn Dự ỏn - Tham mưu cho Quản trị dự án việc tuân thủ thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, phối hợp tổ chức thực dự án - Lập Nhật ký dự ỏn cung cấp, bỏo cỏo cỏc thụng tin liờn quan đến dự án Tổ chức Hội thảo dự án - Các công việc khác theo phân công Quản trị dự án  Kế toỏn dự ỏn: Là chuyờn viờn phũng Tài kế tốn, tham gia vào dự án với nhiệm vụ bao gồm: - Đầu mối thực cỏc trỏch nhiệm phũng Tài chớnh kế toỏn dự ỏn - Tham mưu cho Quản trị dự án việc tuân thủ quy định quản lý tài chớnh, lập kế hoạch tạm ứng vốn toán vốn - Thực nghiệp vụ thu chi dự án - Các công việc khác theo phân công Quản trị dự án Tỡnh hỡnh thực cụng việc cỏc chuyờn viờn Quản trị dự án đánh giá làm cho lónh đạo Phũng chức đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo kỳ đánh giá 3.2.2.2 Xây dựng thủ tục dự án Có thủ tục dự án thức chỗ cho dự án quan trọng Nếu thủ tục khơng làm tài liệu không tuân theo chúng họ thủ tục Do cần phải phát triển áp đặt thủ tục tốt, bao quát nhiều chủ đề có lí để viết thủ tục : - Chúng cải thiện trao đổi Mọi người tham khảo tới tài liệu để thu thông tin quan trọng cải thiện hiệu họ - Chúng làm tăng suất Bằng việc truy nhập vào thủ tục viết rõ ra, thành viên Tổ công tác tham khảo tới thủ tục thích hợp để biết thơng tin phí thời gian tìm hay làm gián đoạn người khác Tất nhiên ta tránh việc phát triển thủ tục cho hành động riêng lẻ dự án Các thủ tục cho hành động phản tác dụng dẫn tới việc kiểm soát đáng kiềm chế tính sáng tạo tổ Các thủ tục nên bao quát chủ điểm chất, chủ đề Người Quản lý dự án phải xác định chủ đề chất mức độ chi tiết Mỗi thủ tục nên trả lời câu hỏi liên quan tới ai, gì, nào, đâu, nào, cho chủ đề đặc biệt Bên cạnh đó, thủ tục nên có mục sau : - Mục đích - Phạm vi - Nội dung - Chấp thuận ( Chữ ký người QLDA) - Phụ lục 3.2.2.4 Xây dựng Hồ sơ lịch sử dự án Hồ sơ lịch sử dự án cung cấp cho thành viên Tổ nhiều thơng tin hữu dụng Đây tệp có chứa thơng tin dự án từ lập dự tốn trách nhiệm Đặc biệt, hay nhiều tệp trì cho chủ đề chính, bao gồm: - Thư từ với cấp quản lý khách hàng - Các nháp tài liệu có ý nghĩa - Các biểu mẫu - Các ghi nhớ - Các biên họp - Các thủ tục - Các báo cáo - Các trách nhiệm - Cập nhật lịch biểu - Các cấu trúc phân việc Các hồ sơ lịch sử dự án trì tốt đưa nhiều ưu điểm: - Thứ nhất, chúng tạo điều kiện tốt cho việc theo dõi dấu vết Bất kì thành viên Tổ cần phải nắm nguyên nhân vấn đề họ xét lại tệp để biết thông tin Điều giúp cho họ xác định nguyên nhân sửa chữa vấn đề - Thứ hai, hồ sơ lịch sử dự án tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm toán Thỉnh thoảng quản lý cấp cao tiến hành kiểm tốn u cầu thơng tin đặc biệt Các Hồ sơ lịch sử dự án phục vụ kho chứa tuyệt vời thông tin để đáp ứng cho việc - Thứ ba, Hồ sơ lịch sử dự án bảo vệ cho người QLDA Nếu điều khơng ý muốn họ tạo giấy tờ làm việc có liên quan từ tệp để hỗ trợ cho việc bảo vệ họ - Thứ tư, báo cáo làm dễ dàng từ hồ sơ lịch sử dự án Các thành viên truy nhập trực tiếp vào tệp trích thơng tin cần thiết để xây dựng báo cáo - Thứ năm, hồ sơ lịch sử dự án có khả làm ngắn lại đường cong học tập thành viên Thay để tài liệu bị giấu kín ngăn tủ người, giấy tờ làm việc nên cất giữ vị trí trung tâm người truy cập tới Mọi người khơng phí thời gian định vị tài liệu - Cuối cùng, hồ sơ lịch sử dự án làm cải thiện trao đổi Mọi người tham khảo tới tệp để làm sáng tỏ điều mơ hồ hay để tìm câu trả lời cho câu hỏi  Vấn đề hành chính: Để thu lợi ích việc có hồ sơ lịch sử dự án, cần đề cập tới vấn đề hành quan trọng Thứ xác định thiết lập trì tệp Người Quản lý dự án phải bổ nhiệm trơng coi tệp Trách nhiệm người nên bao gồm việc thiết lập tệp, bổ sung hay loại bỏ tài liệu quy định người có quyền truy nhập Việc xây dựng tệp dễ dàng Người trông coi đơn giản dùng tủ cỡ lớn chất vào với cặp tài liệu Mỗi cặp tài liệu có nhãn mơ tả cho nội dung Thứ hai lựa vị trí trung tâm cho tệp Hãy chắn để tệp cho thành viên tổ dễ dàng truy nhập Cách tiếp cận khác dùng chung tệp dạng điện tử Một nguồn phục vụ tệp với danh mục định trước chứa tất hồ sơ lịch sử dự án Các thành viên tổ ban cho quyền truy nhập đọc Phần khác trang chủ mạng LAN Trung tâm, với móc nối tới tài liệu tham chiếu 3.2.2.5 Xây dựng Báo cáo Báo cáo đóng vai trị chủ chốt việc theo dõi điều phối cuối kiểm sốt tiến độ dự án Thường báo cáo dùng để hiển thị thông tin tiến độ so với lịch biểu, ngân sách chất lượng Các báo cáo có nhiều dạng Chúng dạng bảng hay đồ hoạ Chúng xuất dạng in giấy hay dạng điện tử Bản báo cáo cất giữ dạng vật lý điện tử (hay 2) Chỗ thích hợp để cất giữ báo cáo bao gồm tài liệu dự án hồ sơ lịch sử dự án Việc cất giữ tìm kiếm quan trọng để phân tích nguồn gốc vấn đề, rút học kinh nghiệm, hoàn thành số liệu thống kê cung cấp dấu vết kiểm toán 3.2.2.6 Xây dựng Thư viện dự án Thư viện dự án chỗ cất giữ tài liệu dự án để bảo vệ làm cho thành truy nhập cho người Thư viện dự án nên chứa tất tài liệu có liên quan tới dự án, bao gồm: - Các công bố Trung tâm ( sách thủ tục ) - Sách - Bản tin - Hồ sơ lịch sử dự án - Tài liệu dự án - Chính sách thủ tục dự án - Tài liệu kỹ thuật Thư viện dự án phục vụ kho thông tin trung tâm Mọi người phải biết chỗ để tìm thơng tin thay tìm chúng Nó phục vụ trung tâm huấn luyện tuyệt vời cho nhân viên tới đọc, giảm bớt đường cong học tập họ 3.2.2.7 Xây dựng sổ tay dự án Sổ tay dự án tài liệu sưu tập thông tin hữu dụng mà thành viên tham khảo họ có câu hỏi Sổ tay dự án cung cấp nhiều ưu điểm Nó cải tiến trao đổi Nếu nhân viên có sổ tay tham khảo cần họ tìm thơng tin họ cần Nếu họ cần phải biết tiếp xúc với để xin phê duyệt chẳng hạn, họ tham khảo sổ tay Họ thời gian q giá để tìm thơng tin hay thu thơng tin khơng từ Cuốn sổ tay làm giảm xuất hoạt động không sản xuất Rất thường người dành thời gian vào hoạt động mà lại khơng đóng góp cho suất lớn Hoạt động phí hồi thơng thường tìm thơng tin mà đáng có sẵn Sổ tay dự án giúp khử bỏ hoạt động phí hồi việc làm cho thơng tin thành sẵn có Sổ tay làm giảm phạm vi tác động việc ngắt quãng với nhân viên nên có suất Ai cần số điện thoại hay tên khơng phải ngắt qng cá nhân có suất, thường xảy nhân viên làm gián đoạn thành viên tổ dự án dạn dày Sổ tay dự án cung cấp việc chuẩn hố việc chứa thơng tin chung sẵn có cho người Tất người tham khảo tới thủ tục dùng biểu mẫu thay thực thủ tục khác Cùng với việc chuẩn hố việc kiểm sốt trao đổi người QLDA tốt Cuốn sổ tay cho phép đảm bảo thành viên có thơng tin để thực cách hiệu lực hiệu Cuối cùng, sổ tay dự án công cụ tuyệt hảo để huấn luyện nhân viên việc cung cấp thông tin cần thiết để giúp họ trở thành quen thuộc với dự án Để hữu dụng, sổ tay dự án nên chứa thông tin nhiều chủ điểm, bao gồm: - Tài nguyên sẵn có - Các sơ đồ - Lập kế hoạch dự phòng - Giải với cấp khách hàng - Việc ước lượng - Các biểu mẫu - Các họp (định kì bất thường ) - Lịch biểu mạng - Sơ đồ tổ chức - Danh sách số điện thoại - Các phát biểu thủ tục sách - Cơng bố dự án - Các báo cáo - Các chức hỗ trợ dịch vụ - Phát biểu công việc - Các trách nhiệm thành viên tổ - Cấu trúc phân việc - Luồng công việc Tổ chức sổ tay quan trọng nội dung Nó khơng nên việc xếp tài liệu mà khơng có trình tự logic Nếu sổ tay tệp linh tinh lớn, người gạt sang bên tìm thơng tin khác Sổ tay nên có mục giới thiệu; với bảng mục lục trình bày thơng tin cách dùng sổ tay Bảng mục lục chứa tài liệu tham khảo nên tổ chức theo chủ đề Cuốn sổ tay nên có mục chứa thông tin phụ, phụ lục, bảng từ mục Xác định nội dung kết cấu logic khía cạnh quan trọng việc xây dựng sổ tay dự án Bên cạnh đó, ta phải đề cập tới số xem xét hành quan trọng Người quản lý dự án nên xác định lập kế hoạch tổ chức sổ tay Việc xây dựng sổ tay dự án khơng dễ, địi hỏi làm việc cần mẫn, thời gian tiền bạc; cần người có kĩ tổ chức, biết nghiên cứu viết tốt Người QLDA cần xác định cập nhật sổ tay dự án Cuốn sổ tay làm mà khơng cập nhật khơng, cuối bạn có sổ tay vô dụng Cách tốt lựa khơng làm việc nhiệm vụ găng Cuốn sổ tay nên cập nhật sở đặn (hàng tháng hàng quý) Mọi người tổ dự án nên có sổ tay để làm tăng tính sẵn có thơng tin Nếu điều khơng thể bạn đưa cho trưởng nhóm hay người làm việc hoạt động đường găng Cách thức giúp làm giảm nhẹ chi phí hành đảm bảo người dùng truy nhập vào thông tin Nhiều người quản lý dự án rùng nghĩ tới việc xây dựng sổ tay dự án, cảm thấy địi hỏi q nhiều cơng sức thời gian họ phải Vâng, thời gian công sức dành cho việc xây dựng sổ tay sau tiết kiệm nhiều thời gian cơng sức Các nhân viên khơng phí hồi thời gian q báu việc tìm thơng tin Bằng việc tham khảo tới sổ tay này, họ khơng làm gián đoạn nhân viên có suất cao để hỏi thơng tin dễ dàng trả lời