hướng dẫn sử dụng phần mềm kê khai thủ tục bảo hiểm xã hội iBHXM (TM)

CHỨC NĂNG ĐĂNG NHẬP KHÔNG DÙNG TÀI KHOẢN Hỗ trợ đơn vị có thể lập hồ sơ theo các biểu mẫu trong iBHXH nhưng không đăng ký giao dịch điện tử .... TS24 khuyến dùng các phần mềm sau: - Tax

I TẢI & CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH

1 Tải & cài đặt phần mềm iBHXH

2 Tải & cài đặt các phần mềm hỗ trợ tương thích

II CHỨC NĂNG ĐĂNG NHẬP KHÔNG DÙNG TÀI KHOẢN (Hỗ trợ đơn vị có thể lập hồ sơ theo các biểu mẫu trong iBHXH nhưng không đăng ký giao dịch điện tử)

III THIẾT LẬP THÔNG TIN ĐƠN VỊ

IV ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH BHXH ĐIỆN TỬ

V THAY ĐỔI THÔNG TIN ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH BHXH ĐIỆN TỬ

VI ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN NHẬN & XEM THÔNG BÁO TỪ CƠ QUAN BHXH

1 Đăng ký tài khoản nhận thông báo:

2 Nhận thông báo

VII ĐỀ NGHỊ CẤP MÃ SỔ BHXH

VIII CHỨC NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ KÊ KHAI .

1 Quản lý hồ sơ đã kê khai

2 Quản lý hồ sơ nhận về từ Cơ quan BHXH

IX CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NGƯỜI LAO ĐỘNG

1 Quản lý danh mục đơn vị/phòng ban

2 Quản lý danh mục vị trí công việc

3 Quản lý thông tin chi tiết NLĐ

4 Bảng kê chi tiết đóng BHXH và công đoàn

5 Bảng kê đã duyệt đã nộp tiền

6 Chi tiết quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN của NLĐ

X HỒ SƠ THU

1 Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc, BHYT bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến (101)

2 Tăng giảm lao động điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BNTN và gia hạn thẻ BHYT (103)

3 Cấp thẻ BHYT học sinh sinh viên (104)

4 Giải quyết ngừng đóng BHXH đối với đơn vị bị giải thể, phá sản, di chuyển khỏi địa bàn (106)

5 Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT và BHTN cho người sử dụng lao động (107)

6 Điều chỉnh số BHXH do đơn vị cung cấp sai hoặc điều chỉnh số sổ tạm về số chính thức (108)

7 Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất (109); Đăng ký tham gia BHXH tự nguyện (201); Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT tự nguyện (203)

3 3 5

6 7 8 9 10 10 11 12 13 13 14

21 15

22

15 16 17

24

18

21

26

19

25

26

20

25

Mục lục

XI HỒ SƠ CẤP BHYT TRẺ EM DƯỚI 6 TUỔI

XII HỒ SƠ CẤP BHYT TỰ NGUYỆN (202)

XIII HỒ SƠ SỔ BHXH

1 Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ cũ) (301)

2 Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ mới) (321)

XIV HỒ SƠ THẺ BHYT

1 Đổi thẻ BHYT do thông tin ghi trên thẻ không đúng (401)

2 Cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do mất, bị hư hỏng điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh (402)

3 Cấp thẻ BHYT do kỳ trước thiếu thông tin (403)

XV HỒ SƠ CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH

1 Hồ sơ trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe (601)

2 Hồ sơ trợ cấp thai sản trường hợp người lao động đã nghỉ việc (602)

3 Hồ sơ giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (604)

4 Hồ sơ giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp tái phát hoặc tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp tồng hợp (605)

5 Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí (606)

XVI KẾT XUẤT BÁO CÁO HỒ SƠ BHXH

XVII XEM LỊCH SỬ GIAO DỊCH

XVIII XEM FILE *.XML

XIX KÝ & NỘP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

27 29 30 30 31 33 33 34

35 36 36 37 38 39 40 42 44 45 46

I Tải & Cài đặt chương trình

1 Tải & cài đặt phần mềm iBHXH

Có 02 cách:

a Tải về từ website Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Đơn vị có thể truy cập vào website Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại địa chỉ: www.baohiemxahoi.gov.vn> sau đó chọn tải về iBHXH (như hình bên dưới):

b Tải về từ website Công ty TS24

TS24 xây dựng một bộ ứng dụng duy nhất với tên gọi: TS24 professional Bộ ứng dụng này bao gồm tất các chương tình, phần mềm do TS24 Corp phát triển, trong đó có iBHXH, KySo Vì thế chỉ cần tải duy nhất bộ ứng dụng này về máy tính là có thể sử dụng được hết các chương trình mong muốn

Để tải về & cài đặt TS24 professional:

- Truy cập website TS24 Corp, www.TS24.com.vn> mở tab “Tải về” > chọn “Tải về” TS24 professional

- Mở chạy file cài đặt vừa tải về

- Thao tác các bước cài đặt tiếp theo để hoàn tất cài đặt TS24 professional

Để tải các ứng dụng iBHXH, KySo:

- Mở chạy ứng dụng TS24 professional đã cài đặt > nhấp chuột vào biểu tượng iBHXH và KySo

để chương trình tự động cài đặt

Lưu ý, ở đây chương trình iData sẽ tự động được cài đặt mà không cần nhấp chuột Người dùng

cũng có thể chọn tải thêm các chương trình khác theo nhu cầu TS24 khuyến dùng các phần mềm sau:

- TaxOnline: hỗ trợ kê khai thuế qua mạng toàn diện và chuyên nghiệp

- VBPL: cung cấp văn bản pháp luật đầy đủ và chính xác; hỗ trợ xem các bản tin định kỳ theo chuyên ngành do TS24 biên tập; hỗ trợ xem nội dung các chương trình đối thoại trực tuyến giữa doanh nghiệp với Cơ quan quản lý…

- iHaiQuan: Khai hải quan điện tử toàn diện theo chuẩn VNACCS và V4

- iThongKe: Hỗ trợ lập báo cáo thống kê điện tử theo tháng, quý, năm

1

2

3

- Đây là chức năng mới hỗ trợ các đơn vị chưa đăng ký giao dịch điện tử với Cơ quan BHXH có thể dễ dàng sử dụng chương trình iBHXH để lập các hồ sơ theo đúng biểu mẫu quy định mà không cần phải đăng nhập bằng tài khoản TS24 professional

- Tuy nhiên, lưu ý khi sử dụng chức năng này là chương trình sẽ tự động tạo ra một cơ sở dữ liệu (database) hoàn toàn mới Do đó, nếu các đơn vị trước đây đã có sử dụng tài khoản TS24 professional để đăng nhập và lập hồ sơ thì nên tiếp tục sử dụng cách đăng nhập bằng tài khoản

đã có để tránh bị nhầm lẫn dữ liệu hồ sơ

- Để sử dụng chức năng này, đơn vị mở chạy bộ ứng dụng TS24 professional trên màn hình dows Desktop > mở iBHXH (nếu tải iBHXH từ website TS24), hoặc mở chạy icon phần mềm iBHXH 2015 (nếu tải iBHXH từ website BHXH Việt nam) Trên giao diện đăng nhập iBHXH, nhấp chọn “Không dùng tài khoản”

Win-II Chức năng đăng nhập không dùng tài khoản

(Hỗ trợ đơn vị có thể lập hồ sơ theo các biểu mẫu trong iBHXH nhưng không đăng ký giao dịch điện tử)

- Đầu tiên, đăng nhập iBHXH bằng tên đăng nhập & mật khẩu đã được TS24 cung cấp

- Trong giao diện chương trình, mở menu Thông tin chung > Thông tin đơn vị > Trong tab “Thông tin chung” > chọn “Thêm (F1)” > nhập thông tin đơn vị, tài khoản kích hoạt, thông tin người ký…

- Tiếp tục chọn tab “Thông tin Cơ quan quản lý” > chọn “Thông tin giao dịch với Cơ quan BHXH > nhấp chọn dấu cộng “+” để nhập Mã đơn vị và “Lưu” lại Sau cùng chọn “Lưu (F5)” để hoàn tất

III Thiết lập thông tin đơn vị

- Mở menu “Đăng ký giao dịch” > “Đăng ký GD BHXH điện tử”

- Cắm token chữ ký số vào máy tính > chương trình tự động lấy thông tin của đơn vị (Trường hợp sử dụng chữ ký số dạng file, nhấp chọn “File” > chọn file chữ ký số > nhập mã pin chữ ký)

- Nhấp chọn “Đăng ký” > nhập mã pin chữ ký số (mật khẩu) > “Chấp nhận” để hoàn tất

IV Đăng ký giao dịch BHXH điện tử

- Mở menu “Đăng ký giao dịch” > “Thay đổi thông tin Đăng ký GD BHXH

- Nhập các thông tin cần thay đổi > chọn “Nộp” > nhập mã pin chữ ký số > “Chấp nhận” để hoàn tất

V Thay đổi thông tin đăng ký giao dịch BHXH điện tử

1 Đăng ký tài khoản nhận thông báo:

- Chức năng này chỉ áp dụng cho trường hợp không dùng chữ ký số

- Mở menu “Đăng ký giao dịch” > “Đăng ký nhận thông báo” > kiểm tra lại các thông tin đăng

ký (email, số điện thoại…) > chọn “Đăng ký” > “Chấp nhận” > Cơ quan BHXH sẽ xác minh và cung cấp tài khoản nhận thông báo qua email

VI Đăng ký tài khoản nhận & xem thông báo từ

cơ quan BHXH

2 Nhận và xem thông báo

- Mở menu “QLHS” > “Nhận thông báo” > “Hồ sơ nhận về từ BHXH”

- Chọn theo ngày nộp hoặc theo kỳ kê khai

- Tại ô “Loại hồ sơ“ chọn loại thông báo cần xem

- Chọn kỳ cần xem thông báo > chọn “Lấy thông báo từ hệ thống BHXH”

- Nhấn “Tìm kiếm“ để hiển thị các thông báo

Chú ý: Trường hợp không thấy thông báo, nhấn vào nút “Cập nhật hồ sơ từ hệ thống“ để đồng

bộ lại dữ liệu

- Mở menu “Đăng ký giao dịch” > “Đề nghị cấp mã sổ BHXH”

- Thêm lần làm việc bằng cách: Nhập tên lần > chọn Mã đơn vị > “Thêm (F1)”

- Nhập số liệu trực tiếp trên chương trình, hoặc sử dụng chức năng “File mẫu” & “Nạp dữ liệu (F8)” > Chọn “Ghi (F5)” để lưu lại > sau cùng chọn “Gửi (F6)” để hoàn tất

Lưu ý: Để kiểm tra các cá nhân đã có số sổ BHXH chưa? thì trên cột “Mã sổ BHXH” nhấp chọn

dấu 3 chấm (…)

VII Đề nghị cấp mã sổ BHXH

Đây là chức năng hoàn toàn mới của iBHXH kể từ phiên bản 2015, hỗ trợ đơn vị quản lý toàn bộ hồ

sơ BHXH, BHYT, BHTN… bao gồm các hồ sơ đã giao dịch với Cơ quan BHXH và các hồ sơ nhận về

từ Cơ quan BHXH Từ đó đơn vị có thể dễ dàng trích lục hồ sơ cần tìm để sử dụng hay đối chiếu các thông tin đã kê khai, ví dụ mức đóng BHXH của người lao động, số lãi truy thu phải nộp… mà không cần phải kiểm tra lịch sử giao dịch trên ứng dụng KySo như trước đây

1 Quản lý hồ sơ đã kê khai

- Mở menu “QLHS kê khai” > chọn “Hồ sơ đã kê khai” > có thể sử dụng các tùy chọn tra cứu

hồ sơ theo Ngày nộp, Kỳ kê khai hoặc theo mốc thời gian… > “Tìm kiếm” > chương trình sẽ

tự động hiển thị danh sách các hồ sơ cần tìm

- Tại đây, đơn vị có thể nhấp mở các hồ sơ (định dạng *.pdf hoặc *.xls) để xem lại nội dung

- Ngoài ra, đơn vị còn có thể sử dụng một số chức năng khác như:

• Cập nhật hồ sơ từ hệ thống: Hỗ trợ cập nhật tất cả hồ sơ mới từ hệ thống

• Thêm mới hồ sơ: Thêm hồ sơ để quản lý

• Xóa hồ sơ (F3): Nhấp chọn hồ sơ cần xóa để xóa khỏi hệ thống

VIII Chức năng quản lý hồ sơ kê khai

2 Quản lý hồ sơ nhận về từ Cơ quan BHXH

- Thao tác tra cứu hồ sơ nhận về từ Cơ quan BHXH tương tự như tra cứu hồ sơ đã kê khai ở trên

Chú ý: Chức năng này hỗ trợ đơn vị nhận các thông báo C12, C71, D02a-TS từ cơ quan BHXH thay

cho chức năng “Nhận thông báo” trước đây

Đây cũng là một chức năng hoàn toàn mới của iBHXH 2015, hỗ trợ đơn vị dễ dàng quản lý toàn

bộ người lao động trong đơn vị về thông tin cá nhân, vị trí, phòng ban, cũng như mức lương, mức đóng BHXH, BHYT, BHTN

1 Quản lý danh mục đơn vị/phòng ban:

- Đơn vị có thể thêm mới, thay đổi hoặc cập nhật mới danh mục các phòng ban trong đơn vị

- Mở menu “Quản lý NLĐ” > “Danh mục đơn vị/phòng ban”

- Sử dụng phím “Insert” để thêm phòng ban > nhập các thông tin về phòng ban > chọn “Lưu (F5)”

- Để xóa một phòng ban, chọn vào ô tương ứng ở cột # > chọn “Xóa (F3)”

Chú ý: Có thể nạp dữ liệu từ file mẫu của chương trình

IX Chức năng quản lý NLĐ

- Thao tác thêm mới hoặc xóa vị trí, chức danh tương tự như quản lý danh sách phòng ban

- Tuy nhiên, ở đây chương trình có hỗ trợ thêm chức năng “Nạp dữ liệu” từ “File mẫu” để đổ dữ liệu vào chương trình nhanh hơn

3 Quản lý thông tin chi tiết NLĐ

- Thao tác thêm mới hoặc xóa NLĐ thực hiện tương tự như trên

- Ở đây cũng hỗ trợ chức năng “Nạp dữ liệu” từ “File mẫu” cho việc nhập liệu

- Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ chức năng “Màu hiển thị tình trạng” của NLĐ (đang làm việc, đang nghỉ bệnh, đang nghỉ sinh hoặc đã nghỉ việc)

Chú ý: Có thể xuất bảng kê chi tiết đóng này ra file excel

1 Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc, BHYT bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến (101)

- Mở menu “Thu” > “(*) ĐK thủ tục BHXH, BHYT lần đầu” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý”

- Chương trình tự động chọn sẵn các biểu mẫu theo hồ sơ > Tiến hành mở các biểu mẫu và nhập liệu

- Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất

- Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất >

“Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện”

- Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trước khi thực hiện các thao tác bên dưới:

• Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ giấy thường, nhấp chọn hồ sơ > chọn “Gửi email”

• Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ điện tử > nhấp chọn hồ sơ > chọn “Trình ký” để trình ký Sếp đơn vị; hoặc chọn “Ký và nộp hồ sơ” nếu người thực hiện giữ hoặc được ủy quyền giữ chữ ký số

- Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất.

- Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất >

“Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện”

- Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trước khi thực hiện các thao tác bên dưới: (tương tự hồ sơ 101 ở trên)

• Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ giấy thường, nhấp chọn hồ sơ > chọn “Gửi email”

• Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ điện tử > nhấp chọn hồ sơ > chọn “Trình ký” để trình ký Sếp đơn vị; hoặc chọn “Ký và nộp hồ sơ” nếu người thực hiện giữ hoặc được ủy quyền giữ chữ ký số

Lưu ý: Trên đây là hướng dẫn thao tác cụ thể cho hồ sơ 101 và 103 Các thao tác trên cũng được thực hiện tương tự đối với các hồ sơ khác trên phần mềm iBHXH, từ việc chọn hồ sơ thực hiện > nhập liệu biểu mẫu > kết xuất hồ sơ > xử lý giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH… Do đó, đối với những hồ sơ được hướng dẫn tiếp theo bên dưới đây, chúng tôi chỉ minh họa bằng hình ảnh Đề nghị Quý khách xem lại thật kỹ các hướng dẫn ở trên để tránh sai sót trong thực hiện

6

1 2

3

4

5

3 Cấp thẻ BHYT học sinh sinh viên (104)

Lưu ý: Khi hoàn tất nạp dữ liệu mẫu vào D03-TS (HS) và D03-TS (ĐTK) thì chương trình tự động

đổ số liệu qua “Bảng thống kê”

6

1 2

3

4

5

4 Giải quyết ngừng đóng BHXH đối với đơn vị bị giải thể, phá sản, di chuyển khỏi địa bàn (106)

6 Điều chỉnh số BHXH do đơn vị cung cấp sai hoặc điều chỉnh số sổ tạm về số chính thức (108)

7 Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất (109); Đăng ký tham gia BHXH tự nguyện (201); Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT tự nguyện (203)

Ba thủ tục này được gộp chung trong “Thủ tục khác” Thao tác tương tự như trên

- Mở menu “Đại lý” > “BHYT trẻ em” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới”

> “Đồng ý” (hình 01)

- Nhấp chọn các biểu mẫu hồ sơ cần thực hiện Các biểu mẫu sẽ hiển thị bên cạnh danh mục

hồ sơ Tuy nhiên đối với hồ sơ này thường chỉ phát sinh trường hợp tăng trẻ em cần cấp thẻ BHYT (hình 02)

- Tiến hành nhập liệu trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn (theo một trong hai cách: hoặc trực tiếp trên giao diện chương trình hoặc sử dụng chức năng “File mẫu” & “Nạp dữ liệu”) (hình 03)

- Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất (hình 04)

- Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất >

“Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện”

- Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trước khi thực hiện việc ký và gửi hồ sơ

(hình 01)

(Hình 02)

XI Hồ sơ cấp BHYT trẻ em dưới 6 tuổi

(Hình 03)

- Mở menu “Đại lý” > “BHYT tự nguyện” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý”

- Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện Ở đây, thường phát sinh 02 loại hồ sơ là: tăng người tham gia BHYT tự nguyện và Gia hạn thẻ BHYT tự nguyện

- Tiến hành nhập liệu trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn (Lưu ý: Nếu trường hợp tăng BHYT theo

hộ gia đình, có được miễn giảm thì chọn đúng cột Loại theo hướng dẫn trong mẫu A03-TS)

- Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi (F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất

- Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất >

“Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện”

- Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các file trước khi thực hiện việc ký và gửi hồ sơ

XII Hồ sơ cấp BHYT tự nguyện (202)