Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây lắp thủy sản việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ HỒNG NHUNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số : 60.34.05 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2013 Cơng trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN TRƯỜNG SƠN Phản biện 1: TS Nguyễn Quốc Tuấn Phản biện 2: TS Nguyễn Xuân Lãn Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại Học Đà Nẵng vào ngày 10 tháng 03 năm 2013 Có thể tìm hiểu Luận văn tại: - Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh Tế, Đại học Đà Nẵng -1- MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang Công ty cổ phần nên nhiều lần tiến hành cải tiến cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế giai đoạn, qua nâng cao hiệu hoạt động Cơng ty Tuy nhiên việc cải tiến, chấn chỉnh chưa mang tính khoa học chiến lược, cịn bất hợp lý khơng phù hợp Trước tình hình đó, Cơng ty xây dựng cho chiến lược thời gian tới là: tiến hành việc cải tiến lại máy quản lý Công ty Để đáp ứng chiến lược kinh doanh thời gian tới khắc phục tồn máy quản lý hành, việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý tất yếu khách quan nhu cầu cấp bách Nhận thức tầm quan trọng công tác tổ chức máy quản lý, xuất phát từ nhu cầu thực tế, tơi xin chọn đề tài: “Hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam” Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề lý luận tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Phân tích đánh giá thực trạng máy quản lý Công ty đề xuất số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Nghiên cứu máy quản lý Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam, tập trung vào nghiên cứu hệ thống chức nhiệm vụ; mơ hình tổ chức máy quản lý; chế vận hành máy quản lý tổ chức lao động máy quản lý - Phạm vi: Luận văn tập trung nghiên cứu máy quản lý -2- Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp như: phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh, mơ hình hố … Bố cục luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Chương 2: Tình hình hoạt động thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam Chương 3: Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam Tổng quan tài liệu nghiên cứu Qua tìm hiểu, tham khảo đề tài nghiên cứu khoa học ngành xây dựng, người viết nhận thấy vấn đề hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý chưa nghiên cứu nhiều chuyên sâu Với mục tiêu nhằm đề xuất số giải pháp sát với thực tế, thiết thực, thật mang lại hiệu cho cấu tổ chức máy quản lý cơng ty Trên diễn đàn có số viết, vấn đề hoàn thiện cấu tổ chức Tuy nhiên, viết phân tích cách chung chung, chưa đưa hướng giải cụ thể, hợp lý Sau dẫn chứng số viết: - “Hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp - tất yếu khách quan” Trên web http://doanhnhan360.com - “Hoàn thiện cấu tổ chức Tổng cục Hải quan Việt Nam bối cảnh hội nhập.” Trên trang http://www.customs.gov.vn Các nghiên cứu hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý luận văn Quản trị kinh doanh tác giả khác: -3- - “Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức quản lý Trường Cao đẳng Tài - Hải quan (2006-2015)” Nguyễn Ngọc Hạnh, nơi xuất bản: Trường Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2006 - “Hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty xi măng Hoàng Thạch” Phạm Thị Ngọc Châm, nơi xuất bản: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân năm 2008 Các nghiên cứu hầu hết nêu tồn chung, khó khăn cấu tổ chức máy quản lý Các đề tài nghiên cứu đề cập đến phần phân tích thực trạng chưa thật trọng tới phần đưa giải pháp Để khắc phục tình trạng nêu tác giả phải vào mục tiêu Công ty biến động môi trường thời kỳ Cơng ty, việc hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý bám sát với thực tế CHƯƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1.1 Một số khái niệm a Khái niệm tổ chức “Tổ chức tập hợp cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, làm việc hướng tới mục tiêu chung mối quan hệ làm việc họ xác định theo cấu định”(Ducan, 1981) Bên cạnh tổ chức cịn hiểu “là hệ thống hoạt động hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhằm đạt mục tiêu chung” Tựu trung lại định nghĩa thống với nội -4- dung là: Tổ chức đơn vị hoạt động kinh doanh có từ hai hay nhiều người tổ hợp lại Những cá nhân tổ chức ảnh hưởng lẫn nhau, tác động lẫn nhằm hoàn thành mục tiêu chung tổ chức b Khái niệm cấu tổ chức “Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức c Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý “Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố, giao trách nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp nhằm thực chức quản lý doanh nghiệp” 1.1.2 Chức quản trị doanh nghiệp a Khái niệm chức quản trị “Chức tập hợp hoạt động (hành động) loại hệ thống Do thực chất, chức thể tính chun mơn hố nhiệm vụ (hoạt động) gắn với hệ thống xác định” b Phân loại chức quản trị doanh nghiệp Theo Henry Fayol chia toàn hoạt động thành năm chức là: hoạch định, tổ chức, phối hợp, huy kiểm sốt 1.1.3 Các thuộc tính cấu tổ chức a Chun mơn hóa cơng việc Chun mơn hóa phân chia hoạt động tổ chức nhằm thiết lập phận có tính độc lập tương đối để thực công việc định, sở phân chia dựa tiêu chí -5- b Phân chia tổ chức thành phận Ở doanh nghiệp cần phân chia nhỏ nhóm thành phận c Mối quan hệ quyền hạn tổ chức - Quyền hạn trực tuyến - Quyền hạn tham mưu - Quyền hạn chức d Tầm hạn quản trị, phân cấp quản trị Tầm hạn quản trị, hay gọi tầm hạn kiểm soát, khái niệm dùng để số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển Phân cấp quản trị Nguyên nhân có cấp quản trị tổ chức giới hạn tầm hạn quản trị (tầm kiểm soát) - số người hay phận mà nhà quản trị kiểm sốt hiệu e Phối hợp phận công tác tổ chức “Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có kết hiệu mục tiêu chung tổ chức” 1.1.4 Các mơ hình tổ chức máy quản lý doanh nghiệp a Tổ chức có cấu theo chức Trong tổ chức nhóm gộp thành viên có chuyên mơn liên quan chun mơn với hình thành phận chức b Tổ chức có cấu theo sản phẩm Cơ cấu theo sản phẩm mối quan hệ chung mà thường gọi cấu trúc phân chia đơn vị phân chia hay đơn vị tự chủ -6- c Tổ chức có cấu theo khu vực Cơ cấu thường áp dụng cho tổ chức hoạt động trải rộng nhiều khu vực, tổ chức toàn cầu d Tổ chức có cấu trúc hỗn hợp Trên thực tế cấu trúc không tồn tuý dạng cấu trúc theo chức năng, sản phẩm hay địa lý Cấu trúc có kết hợp hai loại gọi cấu trúc hỗn hợp e Tổ chức có cấu trúc ma trận Trong tổ chức có kết hợp cấu theo chức với cấu theo sản phẩm (dự án) 1.2 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1.2.1 Chiến lược ảnh hưởng đến cấu tổ chức 1.2.2 Công nghệ ảnh hưởng đến cấu tổ chức 1.2.3 Quy mô ảnh hưởng đến cấu tổ chức 1.2.4 Môi trường ảnh hưởng đến cấu tổ chức 1.3 TIẾN TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ “Thiết kế tổ chức trình lựa chọn triển khai cấu tổ chức phù hợp với chiến lược điều kiện môi trường tổ chức”[8, tr 180] 1.3.1 Xác định mục tiêu thiết kế cấu tổ chức máy quản lý Mục tiêu việc thiết kế cấu tổ chức máy quản lý nhằm nâng cao hiệu hoạt động cấu tổ chức máy quản lý 1.3.2 Xác định công việc theo chức quản trị Trong doanh nghiệp phân chia chức quản trị -7- sau: Chức sản xuất, chức marketing, chức nhân sự, chức kế toán - tài chính, chức nghiên cứu phát triển, chức tổ chức, chức hành văn thư 1.3.3 Nhóm gộp cơng việc vào phận, khu vực Các sở để nhóm gộp phận (1) Nhóm gộp phận theo chức năng: Là kết hợp công việc theo chức tổ chức (2) Nhóm gộp phận theo q trình (3) Nhóm gộp phận theo sản phẩm (4) Nhóm gộp phận theo khách hàng (5) Nhóm gộp phận theo địa lý, khu vực 1.3.4 Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Chúng ta tiến hành xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức máy quản lý, quyền định, trách nhiệm bắt buộc phải hoàn thành nhiệm vụ giao nghĩa vụ chấp nhận tự nguyện công việc người nhân viên cấp nhà quản trị 1.3.5 Xác lập hệ thống thơng tin Dịng thơng tin từ xuống Dịng thơng tin từ lên Dịng thơng tin đan chéo 1.3.6 Phối hợp hoạt động Làm cho hoạt động đơn vị tồn tổ chức diễn cách hài hịa, đồng ăn khớp KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương 1, luận văn đề cập đến sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý, phân tích nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý, xác định mục tiêu việc thiết kế cấu tổ chức, trình thiết kế cấu tổ chức máy quản lý -8- CHƯƠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM 2.1 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY 2.1.1 Lịch sử hình thành q trình hoạt động Cơng ty Cơng ty thành lập năm 25/10/1988 kinh doanh ngành xây dựng dân dụng công nghiệp 2.1.2 Chức nhiệm vụ công ty v Chức công ty Hành nghề xây dựng, sản xuất kinh doanh xuất nhập vật tư, trang thiết bị, hành nghề tư vấn đầu tư thiết kế xây dựng v Nhiệm vụ công ty 2.1.3 Nguồn lực Công ty a Nguồn lực người b Nguồn lực tài 2.1.4 Kết kinh doanh Cơng ty Công ty hoạt động kinh doanh với tốc độ tăng doanh thu tương đối ổn định Tuy nhiên, với biến động giá thời gian gần tăng trưởng doanh thu chưa đảm bảo lợi nhuận Công ty 2.2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠNG TY 2.2.1 Mơ hình cấu tổ chức Công ty Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam xây dựng theo kiểu trực tuyến - chức -10- 2.2.2 Chun mơn hóa công việc v Ưu điểm: phân chia nhiệm vụ phức tạp Công ty thành hoạt động đơn giản Mỗi phận chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động, sâu nghiên cứu vào chuyên môn, tạo điều kiện cho nhân viên đảm nhận cơng việc vị trí phù hợp với lực họ v Nhược điểm: Mặc dù có chun mơn hóa phịng ban chun mơn hóa chưa cao Nhân viên phòng ban đảm nhận nhiều công việc chuyên môn khác dẫn đến tải công việc 2.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn phận cấu tổ chức máy quản lý v Đại hội đồng cổ đông v Hội đồng quản trị v Ban kiểm soát v Tổng giám đốc v Phó tổng giám đốc Cơng ty Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc thường trực v Ban kinh tế tổng hợp v Ban quản lý sản xuất v Ban tài kế tốn v Giám đốc xí nghiệp v Giám đốc trung tâm tư vấn, đầu tư, thiết kế 2.2.4 Mối quan hệ quyền hạn Công ty Quyền hạn trực tuyến: Căn vào sơ đồ cấu tổ chức Công ty cho mối quan hệ trực tuyến: tổng giám đốc trực tiếp quản lý phó tổng giám đốc thường trực, phó tổng giám đốc quản lý sản xuất, -11- kế toán trưởng giám đốc xí nghiệp Đối với xí nghiệp, hình thành phân cấp giám đốc xí nghiệp xuống phó giám đốc xí nghiệp kế tốn xí nghiệp, xuống nhân viên xí nghiệp Quyền hạn chức năng: Các mối quan hệ chức chưa thể rõ, mơ hình cịn bị tình trạng "mạnh làm” Q trình hoạt động cịn bị chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, có vụ thường đổ lỗi cho nhau, công tác đánh giá phòng ban chức cá nhân khó khăn 2.2.5 Tầm hạn quản trị Tầm hạn quản lý phịng ban Cơng ty như: ban quản lý sản xuất trưởng ban phó ban có 16 nhân viên; ban kinh tế tổng hợp trưởng ban phó ban có 14 nhân viên ban tài kế tốn trưởng ban phó ban có nhân viên Tầm hạn quản trị Công ty trung bình gần 1:3 tức trung bình cán lãnh đạo quản lý nhân viên Trong tình hình coi tỷ lệ hẹp Tuy nhiên theo xu chung việc mở tầm hạn quản trị u cầu khơng thể tránh khỏi với tầm hạn quản trị tương đối hẹp Công ty thiết cần phải dần thay đổi 2.2.6 Sự phối hợp phận v Ưu điểm Nội ban, xí nghiệp lãnh đạo ln có phối hợp với nhằm thực có kết hiệu mục tiêu chung Công ty v Nhược điểm Mối quan hệ ban Công ty nhiều lúc chưa ăn khớp dẫn đến công việc bị ùn tắc Về hợp tác ban chức -12- Cơng ty cịn thả lỏng 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY v Ưu điểm - Phát huy lực chuyên môn phận chức đồng thời đảm bảo quyền huy hệ thống trực tuyến - Ban giám đốc kiểm soát hoạt động đơn vị v Nhược điểm - Trong mơ hình người lãnh đạo cao phải chịu áp lực trách nhiệm vô lớn - Do mơ hình quản lý lặp lại nhiều cấp từ cấp Cơng ty đến cấp xí nghiệp cấp cơng trình có phận chức giống Sự lặp lại gây lãng phí nguồn lực người chi phí nhân cơng - Chưa có gắn kết phịng ban, xí nghiệp với - Sự chun mơn hóa cịn mức độ chưa cao - Sự nhóm gộp cơng việc ban chưa hợp lý Trước tồn Công ty tiến hành biện pháp để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công tác tổ chức quản lý nhằm tránh cồng kềnh, phối hợp phòng ban chưa tốt, ủy quyền chưa hợp lý Để khắc phục nhược điểm Công ty cần phải hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý nhằm làm cho tổ chức linh hoạt, gọn nhẹ hơn, luồng thơng tin xác rõ ràng tạo mạnh cho Công ty -13- KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua phân tích khách quan dựa số liệu thực tế luận văn nêu lên thực trạng, đặc điểm cấu tổ chức Công ty cổ phần xây lắp thủy sản Việt Nam ảnh hưởng đặc điểm tới cấu tổ chức Công ty Luận văn số hạn chế cấu tổ chức doanh nghiệp số chức ban bị chồng chéo có chức chưa quy định cụ thể Công ty ảnh hưởng đến hiệu hoạt động công tác quản lý, bên cạnh Cơng ty chưa có kế hoạch nhân hợp lý đáp ứng cho tương lai Và ủy quyền khơng hợp lí rõ ràng Qua thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty, Cơng ty cần phải hồn thiện công tác tổ chức quản lý, phân rõ nhiệm vụ chức cán để kết công việc thực tốt nhằm phát huy ưu điểm hạn chế tồn tạo mạnh để Công ty ngày phát triển với cơng trình, dự án có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu ngày khắt khe khách hàng CHƯƠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM 3.1 HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM 3.1.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý Công ty -14- a Sự tác động chiến lược đến cấu tổ chức máy quản lý Công ty Công ty xây dựng cấu tổ chức máy quản lý linh hoạt, thực phân chia trách nhiệm quyền hạn cách rõ ràng làm cho chi phí kiểm sốt giảm xuống b Sự tác động môi trường đến cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty phải cấu trúc hữu c Sự tác động công nghệ đến cấu tổ chức máy quản lý Công ty Công nghệ chế tạo Công ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam công nghệ chế tạo đơn nên cấu tổ chức thích hợp cấu hữu d Sự tác động quy mô tổ chức đến cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty v Sự thức hóa: Sự thức hóa Cơng ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam cao v Sự phân quyền: Tổ chức có phân quyền định đơn giản cấp thấp đưa v Sự liên kết: Cấu trúc Công ty bao gồm nhiều cấp bậc ban, cấp bậc có mối liên kết với theo hình thức trực tiếp, phịng ban có mối liên hệ tham mưu v Tỷ lệ nhân Trong năm 2011 Công ty có tổng cộng 240 nhân viên 3.1.2 Mục tiêu yêu cầu việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam -15- a Mục tiêu việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý - Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý làm cho máy tinh gọn hơn, luồng thơng tin tổ chức xác nhanh gọn Mối quan hệ theo chức năng-trực tuyến, theo chiều dọc, chiều ngang chặt chẽ có thống từ xuống tạo thành khối thống nhất, bền vững, mà không phần linh hoạt để đương đầu với thay đổi nhanh chóng mơi trường b u cầu việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Q trình hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý phải diễn cách từ từ để tránh có thay đổi đột ngột phải đảm bảo hướng dứt khoát, tránh có chồng chéo cơng việc 3.1.3 Xác định công việc theo chức quản trị cấu tổ chức máy quản lý Mỗi cán bộ, phòng ban, đơn vị đảm nhiệm chức quản trị định Công ty có phân chia lại chức quản trị 3.1.4 Thành lập phận cấu tổ chức máy quản lý Công ty thành lập phòng thay cho ban dựa phân chia lại chức quản trị cụ thể sau: - Phịng kỹ thuật thi cơng Được hình thành từ việc nhóm gộp hoạt động kỹ thuật thi cơng, nhóm chức sản xuất, đảm bảo vấn đề kỹ thuật triển khai kế hoạch thi công, giám sát tiến độ thi công Trên sở tách từ ban sản xuất cấu tổ chức máy quản lý cũ - Phòng giám sát chất lượng -16- Đây hoạt động quan trọng q trình thi cơng cơng trình, định đến thành cơng cơng trình uy tín Cơng ty Phịng giám sát chất lượng tách từ ban sản xuất cấu tổ chức máy quản lý cũ - Phòng đấu thầu quản lý dự án Nhóm gộp hoạt động lập hồ sơ mời thầu, dự thầu lập kế hoạch, giám sát trình phát triển dự án, sở tách từ ban sản xuất cấu tổ chức máy quản lý cũ - Phịng nhân Nhóm gộp hoạt động đào tạo, quản lý nhân sự, quản lý tiền lương Nhằm thực mục tiêu chung tham mưu giúp Tổng giám đốc cấu tổ chức, công tác quản lý nhân sự, tiền lương đào tạo nhân viên - Phịng hành văn thư Được hình thành từ việc tách từ ban kinh tế tổng hợp Đảm nhận công tác văn thư lưu trữ văn phịng Cơng ty - Phịng kinh doanh Được hình thành từ việc nhóm gộp hoạt động lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, quảng bá thương hiệu hậu Phòng kinh doanh tách từ ban kinh tế tổng hợp cấu tổ chức máy quản lý cũ - Phịng tài kế tốn Nhóm gộp hoạt động tài kế tốn vào nhóm để đảm nhận tồn chức tài kế tốn cơng ty Qua việc phân chia công việc cấu tổ chức máy quản lý kết hợp thành lập phận cấu tổ chức máy quản lý hình thành nên sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý Công ty sau: -17- -18- 3.1.5 Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho cấu tổ chức a Phân quyền trực tuyến - Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc thường trực - Phó tổng giám đốc sản xuất - Giám đốc xí nghiệp - Giám đốc trung tâm tư vấn, đầu tư, thiết kế b Phân quyền chức - Phịng kế tốn - Phịng nhân - Phịng hành văn thư - Phịng đấu thầu quản lý dự án - Phòng kỹ thuật thi cơng - Phịng giám sát chất lượng - Phịng kế hoạch kinh doanh v Công ty cổ phần xây lắp thủy sản Việt Nam với đặc thù lĩnh vực xây dựng đảm nhận thực dự án, cơng trình thay đổi thời điểm thời gian cụ thể Cho nên, để quản lý thực cơng việc nhanh chóng hiệu Công ty nên thành lập lực lượng tác nghiệp theo dự án cơng trình - Ban quản lý dự án - Chuyên viên kế toán - Chuyên viên Kỹ Thuật - Chuyên viên kinh tế Sự khác chức năng, quyền hạn ủy quyền nhiệm vụ mơ hình so với mơ hình cũ: - Ban kinh tế tổng hợp tách thành phịng nhân sự, phịng -19- hành văn thư, phòng Kinh doanh; Ban quản lý sản xuất tách thành phịng kỹ thuật thi cơng, phịng giám sát chất lượng, phòng Đấu thầu Quản lý dự án - Tại cấp xí nghiệp có thay đổi sau: Giám đốc xí nghiệp kết hợp với phịng ban điều hành cơng trình, tạo lập đội đặc nhiệm để thực thi cơng trình trách nhiệm cao cơng trình thuộc xí nghiệp - Tại cấp tác nghiệp trực tiếp cơng trình có thay đổi sau: Các chuyên viên phòng nghiệp vụ điều động vào đội đặc nhiệm để thực thi cơng trình cụ thể Những chun viên quyền đạo trực tiếp công trình Họ nhận nhiệm vụ từ hai cấp: cấp xí nghiệp cấp phịng nghiệp vụ Cơng ty - Tại phận kế tốn: với mơ hình cấu trúc cũ cấp Cơng ty có phịng kế toán chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc tham mưu cho Tổng Giám Đốc Xuống tới cấp Công ty lại có kế tốn Cơng ty, cấp cơng trình có kế tốn cấp Cơng ty nhận lệnh người điều hành Công ty Như vậy, phận kế tốn lặp lặp lại cấp Cơng ty làm cho Công ty trở nên cồng kềnh chưa có quyền tự việc nên chưa gắn kết trách nhiệm, nghĩa vụ với công việc Để khắc phục điều mơ hình dồn tất cấp phận kế tốn lại với có quyền tự quyết, lệnh cho chun viên kế tốn Ở chuyên viên kế toán nhận lệnh báo cáo lên giám đốc xí nghiệp trưởng phịng kế tốn Như mơ hình linh hoạt so với mơ hình cũ, giảm bớt cồng kềnh mơ hình cũ hay nói cách khác cắt giảm chi phí -20- 3.1.6 Xác lập mối quan hệ quyền hạn, hoàn thiện phân chia quyền hạn cho phận a Xác lập mối quan hệ quyền hạn v Mối quan hệ trực tuyến - Mối quan hệ Tổng Giám đốc với Phó Tổng Giám Đốc, trưởng phịng Kế tốn: Phó Tổng Giám Đốc, Trưởng Phịng cấu trúc có quyền định trực tiếp quản lý chuyên viên nhân viên chức lĩnh vực định có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ báo cáo kết tình hình thực cho Tổng Giám Đốc Cùng với Giám đốc xí nghiệp theo dõi, kiểm tra, kiểm sốt, phân nhiệm vụ cho ban quản lý - Mối quan hệ tổng giám đốc các xí nghiệp: Tổng Giám Đốc ủy phân cơng cho xí nghiệp thực nhiệm vụ xây dựng cung cấp ngun vật liệu xây dựng để hồn thành cơng trình Cơng ty v Mối quan hệ chức Các phòng chức vào chức nhiệm vụ hổ trợ, tham mưu cho giám đốc q trình định Các phịng chức quyền đề biện pháp để thực định mức chương trình cơng tác phê duyệt Trong trình thực chức phòng, quyền đề xuất giám đốc giải vướng mắc chuyên môn xếp cơng tác nhân phịng v Mối quan hệ phối hợp Để thực nhiệm vụ mình, phịng chức phối hợp với công tác thông qua mối quan hệ ngang, mối quan hệ phối hợp thể hiện: - Các phịng cung cấp cho thơng tin chun môn để xây -21- dựng báo cáo quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh toàn cơng ty - Các phịng phối hợp với để giải công việc liên quan đến nhiều chức công ty b Phân chia quyền hạn cho phận - Tổng Giám Đốc phân quyền Phó Tổng Giám Đốc phụ trách sản xuất - Tổng Giám Đốc phân quyền cho Phó Tổng Giám Đốc kinh tế thường trực - Tổng Giám Đốc phân quyền cho kế toán trưởng - Tổng giám đốc phân quyền cho giám đốc xí nghiệp trực thuộc 3.1.7 Hồn thiện hệ thống thông tin tổ chức Đảm bảo cho nhà quản trị cấp cao hay cá nhân phận có đủ thơng tin cần thiết để bổ trợ cho việc định hay hoàn thành cơng việc giao cách chóng xác Tạo hiệu cơng việc, cắt giảm thời gian chờ đợi thông tin, đồng thời cắt giảm chi phí 3.1.8 Phối hợp hoạt động - Sử dụng buổi họp hội nghị phối hợp - Truyền đạt thông tin - Thời điểm lịch hoạt động Đây công cụ phối hợp - Tạo ý thức kỷ luật, tự giác làm việc theo quy chế, kỷ cương 3.2 KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI v Năm 2012 Điều Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc, Trưởng phịng, Giám đốc xí nghiệp phải thiết lập mục tiêu cho việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý -22- Phổ biến quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý, đến thành viên Công ty để người thấy cần thiết trình Vạch rõ phân tích lợi ích thành viên tập thể Nghiên cứu biện pháp xóa bỏ mâu thuẫn lợi ích cá nhân cá biệt lợi ích tập thể v Giai đoạn sau năm 2012 Phân chia lại công việc rõ ràng, xác định rõ ràng nhiệm vụ phịng ban xí nghiệp Đảm bảo thông tin nội Công ty Kết hợp công việc với Trao quyền ủy quyền định cho nhân viên Xác lập lại lượng nhân viên Công ty, tuyển dụng, đào tạo bố trí nhân hợp lý phù hợp với chun mơn cơng việc 3.3 ĐÁNH GIÁ MƠ HÌNH MỚI 3.3.1 Về mặt định lượng Việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty làm tiết kiệm nhiều thời gian tiền bạc sau hồn thiện máy quản lý Cơng ty nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên xác định cách rõ ràng tồn tổ chức diễn cách hài hịa, đồng ăn khớp với tránh trùng lắp công việc Tuy nhiên, Công ty có tốn khoản tiền để tuyển, đào tạo nhân cho phù hợp với chuyên môn công việc tăng hiệu làm việc lên cao Luồng thông tin hồn thiện đảm bảo tính xác cho phép phản ánh cách khách quan, nhanh chóng, khơng xảy chồng chéo công việc, thống mục tiêu chung phịng ban, xí nghiệp phải phù hợp với hướng tới mục tiêu cao mục tiêu chung tổ chức cắt giảm -23- thời gian liên lạc với Ngoài việc hoàn thiện máy quản lý làm cho tổ chức linh hoạt đối phó với không chắn cao môi trường Đồng thời tạo nên sức mạnh cạnh tranh Công ty với đối thủ cạnh Tất yếu tố làm tăng thêm lợi nhuận Công ty 3.3.2 Về mặt định tính Tạo bầu khơng khí tâm lý vui vẻ hơn, đoàn kết làm cho nhân viên làm việc nhiệt tình thoải mái Các mối quan hệ Công ty trở nên mật thiết hơn, xóa khoảng cách nhà lãnh đạo nhân viên Kết hợp hiệu phòng ban xí nghiệp tạo thêm niềm vui cho nhân viên Công ty Hệ thống thông tin giúp cho cơng việc diễn nhanh chóng mà khơng cần nhân viên phải gặp trực tiếp Ủy quyền phân quyền cho nhân viên cấp Có thưởng phạt công làm cho nhân viên hăng say với công việc KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua trình tìm hiểu thực tế, phân tích đánh giá cấu tổ chức máy quản lý chương 2, từ làm sáng tỏ đưa giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Trong chương 3, dựa sở phân tích thực trạng chương kết hợp với phần sở lý luận xin đưa số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Xây lắp Thủy sản Việt Nam -24- KẾT LUẬN Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý hoạt động quan trọng doanh nghiệp Mục đích hoạt động xây dựng cấu xác lập chế vận hành máy quản trị - điều hành doanh nghiệp Doanh nghiệp có phát triển nhờ có máy quản lý phù hợp với đội ngũ lãnh đạo có trình độ chun mơn, có tâm với phát triển doanh nghiệp Cơng ty cổ phần xây lắp thủy sản Việt Nam trình đổi nên việc xây dựng cấu tổ chức máy quản lý phù hợp điều vơ cần thiết Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty đáp ứng phần nhu cầu để Công ty phát triển nữa, bắt kịp thay đổi kinh tế thị trường cần có đổi để tạo giá trị sản lượng cao đem lại doanh thu lợi nhuận cho Cơng ty Để hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty cần làm đồng bước máy, người, sở vật chất đáp ứng công việc để tạo động lực cho người quản lý, giúp họ chuyên tâm cống hiến cho cơng việc Các mơ hình kinh tế khơng có mơ hình với thời điểm, thời kỳ thiết kế, áp dụng cần kiểm tra phù hợp mơ hình có thay đổi cần thiết Những giải pháp đưa dựa sở vận dụng kiến thức lý thuyết phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần xây lắp thủy sản Việt Nam Qua phân tích em mong đóng góp ý kiến thiết thực, có giá trị cho q trình hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Xí nghiệp làm sở cho phân tích, nghiên cứu sau Do thời gian trình độ có hạn nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận góp ý q thầy để viết hồn thiện ... quản lý Công ty Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty phải cấu trúc hữu c Sự tác động công nghệ đến cấu tổ chức máy quản lý Công ty Công nghệ chế tạo Công ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam công. .. Đốc Xuống tới cấp Cơng ty lại có kế tốn Cơng ty, cấp cơng trình có kế tốn cấp Công ty nhận lệnh người điều hành Công ty Như vậy, phận kế toán lặp lặp lại cấp Công ty làm cho Công ty trở nên cồng... thu chưa đảm bảo lợi nhuận Công ty 2.2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 2.2.1 Mơ hình cấu tổ chức Cơng ty Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam xây dựng theo kiểu trực tuyến