Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu Luận án nghiên cứu và thực hiện khảo sát thực tế tại Công ty mẹ và các công ty con thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của Tập đoàn bao gồm sản xuất bông, sợi

bộ giáo dục và đào tạo bộ tài chính

học viện Tài chính - -

PHẠM THỊ MINH TUỆ

HOàN THIệN Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN

TRONG CáC DOANH NGHIệP THUộC TậP ĐOàN DệT MAY VIệT NAM

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI - 2015

bộ giáo dục và đào tạo bộ tài chính

học viện Tài chính - -

PHẠM THỊ MINH TUỆ

HOàN THIệN Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN

TRONG CáC DOANH NGHIệP THUộC TậP ĐOàN DệT MAY VIệT NAM

Chuyờn ngành: Kế toỏn

Mó số : 62.34.03.01

LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: 1 GS.TS ĐOÀN XUÂN TIấN

2 TS NGUYỄN NGỌC SONG

HÀ NỘI - 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản Luận án là công trình nghiên cứu độc lập của riêng tôi Công trình này chưa từng được sử dụng cho việc nhận học vị nào Các số liệu, kết quả trong Luận án là trung thực và

có nguồn gốc rõ ràng Luận án có kế thừa kết quả nghiên cứu của một số nghiên cứu khác, đã được thể hiện dưới dạng trích dẫn, nguồn gốc trích dẫn được liệt kê trong mục tài liệu tham khảo

TÁC GIẢ LUẬN ÁN

Phạm Thị Minh Tuệ

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các bảng, hình, sơ đồ

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 11

1.1 Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC, NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 11

1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 15

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 15

1.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 21

1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 28

1.2.4 Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 30

1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 31

1.2.6 Tổ chức kiểm tra và phân tích thông tin kế toán 35

1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN KINH TẾ 38

1.3.1 Đặc điểm của Tập đoàn kinh tế 38

1.3.2 Các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế 40

1.3.3 Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế 43

1.4 KINH NGHIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA MỘT SỐ QUỐC GIA TRÊN THẾ GIỚI, CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC MỘT SỐ TẬP ĐOÀN KINH TẾ LỚN TẠI VIỆT NAM VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 48

1.4.1 Kinh nghiệm của một số nước trên Thế giới 48

1.4.2 Kinh nghiệm của các doanh nghiệp thuộc một số Tập đoàn kinh tế lớn tại Việt Nam 50

1.4.3 Bài học kinh nghiệm cho tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam 55

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 57

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG

CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 58

2.1 TỔNG QUAN VỀ NGÀNH DỆT MAY VÀ TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 58

2.1.1 Đặc điểm của ngành công nghiệp Dệt May Việt Nam 58

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Tập đoàn Dệt May Việt Nam 62

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động của Tập đoàn Dệt May Việt Nam 64

2.1.4 Những ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam từ đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động 74

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 77

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 79

2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 93

2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 101

2.2.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và sổ kế toán 109

2.2.5 Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán 112

2.2.6 Tổ chức kiểm tra và phân tích thông tin kế toán 129

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 132

2.3.1 Ưu điểm 132

2.3.2 Một số hạn chế 135

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 143

Chương 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 144

3.1 QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM TỪ NAY ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN 2030 144

3.1.1 Mục tiêu cụ thể của Tập đoàn Dệt May Việt Nam giai đoạn 2016 - 2020 145

3.1.2 Định hướng phát triển các sản phẩm quan trọng của Tập đoàn DMVN đến năm 2020 146

3.2 YÊU CẦU CƠ BẢN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY

VIỆT NAM 148

3.3 NỘI DUNG CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 149

3.3.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 150

3.3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 159

3.3.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 164

3.3.4 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 173

3.3.5 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 175

3.3.6 Giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm tra và phân tích thông tin kế toán 177

3.4 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM 179

3.4.1 Điều kiện về phía Nhà nước 179

3.4.2 Điều kiện từ phía Tập đoàn Dệt May Việt Nam 179

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 181

KẾT LUẬN 182 DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH ĐÃ CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Ký hiệu viết tắt Tên viết đầy đủ

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản của Tập đoàn DMVN 64 Bảng 2.2: Bảng phân tích các chỉ tiêu tài chính của TCT Cổ phần Dệt May

Hòa Thọ 131 Bảng 3.1: Mục tiêu tăng trưởng bình quân các chỉ tiêu SXKD chính của Tập

đoàn DMVN giai đoạn 2016 - 2020 145 Bảng 3.2: Mục tiêu tăng trưởng cụ thể của Tập đoàn DMVN đến năm 2020

so với toàn ngành Dệt May 146 Bảng 3.3: Mục tiêu về diện tích và sản lượng nguyên liệu Bông Xơ của Tập

đoàn DMVN giai đoạn 2016 - 2020 147

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1: Doanh thu của Tập đoàn DMVN giai đoạn 2010 - 2013 64 Hình 2.2: Các đơn vị trong chuỗi cung ứng ODM của Tập đoàn DMVN 70 Hình 2.3: Tỷ trọng hình thức sản xuất và xuất khẩu của các DN thuộc Tập đoàn

DMVN 2013 70 Hình 2.4: Mô hình chức năng Ban Tài chính Kế toán Tập đoàn DMVN 80 Hình 3.1: Dự báo kim ngạch xuất khẩu của Tập đoàn DMVN giai đoạn

2016 - 2020 146

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổng quan quy trình dệt may 59

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quá trình sản xuất sản phẩm may mặc 60

Sơ đồ 2.3: Mô hình bộ máy quản lý Tập đoàn DMVN 66

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức TCT Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 67

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Dệt May Huế 68

Sơ đồ 2.6: Mô hình tổ chức hoạt động Tập đoàn DMVN 72

Sơ đồ 2.7: Mô hình tổ chức hoạt động Tập đoàn DMVN theo lĩnh vực hoạt động 73 Sơ đồ 2.8: Mô hình BMKT vừa tập trung vừa phân tán trong các DN thuộc Tập đoàn DMVN 87

Sơ đồ 2.9: Mô hình BMKT tập trung trong các DN thuộc Tập đoàn DMVN 90

Sơ đồ 2.10: Quy trình hợp nhất Báo cáo tài chính của Tập đoàn DMVN 122

Sơ đồ 2.11: Quy trình lập Báo cáo tài chính của các DN thuộc Tập đoàn DMVN 126

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Trong bối cảnh quốc tế với xu thế lớn là hòa bình, hợp tác và phát triển, các nước trong Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á bước vào thời kỳ hợp tác mới theo Hiến chương ASEAN, cùng với sự phát triển năng động và ngày càng hình thành nhiều hình thức liên kết, hợp tác đa dạng trong khu vực Châu Á - Thái Bình Dương, toàn cầu hóa kinh tế tiếp tục phát triển về quy mô, mức độ và hình thức, cơ hội và thách thức đan xen phức tạp, các công ty xuyên quốc gia có vai trò ngày càng lớn, việc tham gia vào mạng sản xuất và chuỗi giá trị toàn cầu đã trở thành yêu cầu đối với các nền kinh tế, Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng đã xây dựng Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 2011 - 2020

Một trong những định hướng phát triển kinh tế - xã hội của Chiến lược là “tiếp tục đổi mới

mạnh mẽ và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Nhà nước, nhất là các Tập đoàn kinh tế và các Tổng công ty” đồng thời “đẩy mạnh cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, xây dựng một số Tập đoàn kinh tế mạnh, đa sở hữu, trong đó Nhà nước giữ vai trò chi phối” Đóng góp cho sự phát triển kinh tế, các Tập đoàn kinh - tế nước ta ngày càng

thể hiện rõ vai trò qua các hoạt động đầu tư, mở rộng thị trường quốc tế

Ngành Dệt May Việt Nam đã có lịch sử phát triển lâu đời và là một ngành đóng góp lớn vào GDP của đất nước Hiện nay, Dệt May có các mặt hàng xuất khẩu hàng đầu Việt Nam và có tốc độ phát triển cao qua các năm Giai đoạn 2006 - 2008, ngành Dệt May đóng góp trên 15% tổng kim ngạch xuất khẩu của cả nước, có giá trị xuất khẩu lớn thứ hai, chỉ sau ngành dầu thô, nhưng giai đoạn 2009 - 2011 đã vươn lên vị trí đứng đầu, năm 2014 kim ngạch xuất khẩu đạt 24,5 tỷ USD [79] Sản phẩm dệt may của Việt Nam đã thiết lập được vị thế trên các thị trường khó tính như Mỹ, EU và Nhật Bản Tập đoàn Dệt May Việt Nam - doanh nghiệp lớn nhất của ngành Dệt May Việt Nam, là một Tập đoàn kinh tế có quy mô lớn và đứng trong nhóm các Tập đoàn dệt may hàng đầu châu Á Giai đoạn 2009 -

2013, kim ngạch xuất khẩu của toàn Tập đoàn tăng bình quân 12% từ 1.335 triệu USD lên 2.900 triệu USD Quy mô xuất khẩu của Tập đoàn chiếm 15% kim ngạch xuất khẩu Việt Nam và tương đương 0,4% thị phần xuất khẩu dệt may thế giới Hiện nay Tập đoàn Dệt May Việt Nam đã có quan hệ thương mại với hơn 400 tập đoàn, công ty đến từ 65 quốc gia và vùng lãnh thổ và kỳ vọng hướng đến tổng thị phần đạt mức 0,57% thị phần xuất khẩu dệt may thế giới vào năm 2020 [81]

Kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý hoạt động của một tổ chức Kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt

động kinh tế tài chính, cung cấp đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch thông tin của các đơn vị, đặc biệt đối với các Tập đoàn kinh tế, một tổ chức kinh tế có những quan hệ kinh tế đặc trưng Với các Tập đoàn kinh tế nói chung và Tập đoàn Dệt May Việt Nam nói riêng, việc tập hợp một số lượng lớn các đơn vị thành viên với cơ cấu tổ chức phức tạp, quy mô khác nhau, lĩnh vực hoạt động đa dạng đòi hỏi công tác kế toán không chỉ được tổ chức trong một phạm vi nhỏ hẹp một đơn vị mà phải được tổ chức khoa học, hợp lý trên toàn hệ thống Tập đoàn Tổ chức công tác kế toán được hoàn thiện sẽ là một trong những giải pháp hữu hiệu cho việc quản lý kinh tế tài chính trong các Tập đoàn kinh

tế Nghiên cứu thực trạng và đề ra giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế là vấn đề vô cùng cần thiết cả về mặt lý luận và thực

tiễn Từ các vấn đề đặt ra như trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công

tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam” làm đề tài

nghiên cứu Luận án tiến sĩ kinh tế Qua kết quả nghiên cứu và các giải pháp được đưa ra, Luận án góp phần mang đến tính thiết thực trong tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp trong Tập đoàn Dệt May Việt Nam trên các khía cạnh cụ thể sau:

- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhằm giúp Tập đoàn Dệt May Việt Nam có thể cung cấp các thông tin hữu ích hơn với các đối tác trong và ngoài nước Việt Nam hiện nay không thể đứng ngoài xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế với sự tác động không chỉ đến khía cạnh kinh tế mà còn đến các khía cạnh khác của quốc gia như chính trị, văn hóa, xã hội Tập đoàn kinh tế Việt Nam là các đơn vị đầu tàu trong các lĩnh vực kinh tế then chốt của đất nước, trong đó có Tập đoàn Dệt May Việt Nam Đóng vai trò chủ đạo trong hoạt động của Hiệp hội Dệt May Việt Nam, Tập đoàn Dệt May Việt Nam là một trong những đơn vị tham gia và có đóng góp quan trọng vào sự thành công trong việc gia nhập Tổ chức thương mại thế giới, ký kết Hiệp định thương mại song phương Việt Nam - Hoa Kỳ và các Hiệp định thương mại tự do với Nhật Bản, Hàn Quốc, đồng thời tích cực tham gia, hỗ trợ đoàn đàm phán của Việt Nam tại các vòng đàm phán Hiệp định Đối tác Kinh tế xuyên Thái Bình Dương - một trong những Hiệp định rất quan trọng đối với hoạt động xuất khẩu

và thu hút đầu tư của nền kinh tế Việt Nam trong tương lai Duy trì và ngày càng phát triển các mối quan hệ kinh doanh với các đối tác trong và ngoài nước, đặc biệt với các bạn hàng quốc tế ở những nước đang phát triển, thông tin tài chính được đòi hỏi vô cùng khắt khe về

độ trung thực, hợp lý, tính phù hợp, minh bạch về số liệu trên các báo cáo tài chính Yêu cầu về kinh tế và hơn thế nữa là hội nhập kế toán quốc tế này đòi hỏi công tác kế toán phải

được hoàn thiện để đáp ứng được nhu cầu minh bạch hóa thông tin đối với các đối tác trong nước và quốc tế hóa một cách cao nhất đối với các đối tác nước ngoài của Tập đoàn

- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán giúp công tác kế toán của các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam có thể tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán tại

Việt Nam, phù hợp với xu thế kinh tế mới Theo yêu cầu thực tiễn của sự thay đổi hệ thống

Luật pháp về kế toán của Việt Nam đòi hỏi tổ chức công tác kế toán của Tập đoàn Dệt May Việt Nam cũng phải thích ứng với sự thay đổi đó Đó là lộ trình sửa đổi, bổ sung Luật

Kế toán, các chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán theo hướng tiếp cận tối đa các nguyên tắc quốc tế và phù hợp với Việt Nam từ nay đến năm 2020

- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán giúp Tập đoàn có thể đạt mục tiêu quản lý tốt hơn Công cụ của kế toán cũng có sự thay đổi cục diện và ngày càng được cải tiến để hiện đại hơn nữa, giúp hiện đại hóa trong quy trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán giúp các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam có thể đạt được các mục tiêu quản lý đã được thiết lập Quan trọng hơn, công việc của cán bộ kế toán không còn chỉ dừng lại ở việc ghi chép, xử lý số liệu và lập báo cáo tài chính mà còn tham gia phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống thông tin kế toán Các cán bộ kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam dù ở vị trí nào trong tổ chức, việc am hiểu sâu sắc tổ chức công tác kế toán trong Tập đoàn luôn là thuận lợi cơ bản cho việc hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ của cá nhân và đóng góp thành công vào bộ máy kế toán toàn Tập đoàn

2 Mục đích nghiên cứu của Luận án

Hệ thống các thông tin sử dụng cho việc ra các quyết định quản lý có thể thu được

từ nhiều nguồn khác nhau, song thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng và là bộ phận không thể thiếu của hệ thống thông tin quản lý Tổ chức công tác kế toán tốt là nền tảng cơ bản để có được những thông tin kế toán có chất lượng phục vụ cho nhu cầu quản

lý Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố cấu thành, gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán kế toán, tổ chức thực hiện các chính sách kinh tế - tài chính và kế toán, cùng với mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó nhằm phát huy tối đa chức năng của hệ thống

Luận án hệ thống hóa các vấn đề cơ sở khoa học về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế, làm sáng tỏ đặc điểm của mô hình quản lý Tập đoàn ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán của các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh

tế Từ khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, Luận án đưa ra những đánh giá về thực trạng đó, chỉ rõ nguyên nhân

của những hạn chế và đề xuất những giải pháp cơ bản hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận án

- Đối tượng nghiên cứu

Luận án nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam bao gồm công ty mẹ Tập đoàn và các công ty con thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của Tập đoàn là sản xuất nguyên liệu bông, sợi và các sản phẩm dệt may, Luận án không đi sâu nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp không thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính (tài chính, bất động sản) và các đơn vị sự nghiệp trong Tập đoàn

- Phạm vi nghiên cứu

Luận án nghiên cứu và thực hiện khảo sát thực tế tại Công ty mẹ và các công ty con thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của Tập đoàn bao gồm sản xuất bông, sợi và các sản phẩm dệt may thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, cụ thể:

+ Về nội dung: Luận án nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, bao gồm lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn nói riêng, làm

rõ mối quan hệ về kế toán giữa công ty mẹ Tập đoàn với các doanh nghiệp thành viên; thực trạng tổ chức công tác trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt may Việt Nam và

đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam

+ Về không gian: Luận án nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng hàng dệt may từ sản xuất tới phân phối trong Tập đoàn Dệt May Việt Nam, bao gồm Công ty mẹ và các công ty con thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bông, sợi và các sản phẩm dệt may Luận án không đi sâu nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp không thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính (tài chính, bất động sản) và đơn vị sự nghiệp của Tập đoàn

+ Về thời gian: Luận án tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2005 đến hết 2014

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Luận án phân tích đặc điểm của mô hình quản lý Tập đoàn kinh tế có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Từ việc trình bày hệ

thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp, Luận án chỉ rõ

sự khác biệt của tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thông thường với các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế

Trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam trong những năm qua, Luận án mô tả, phân tích

và đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam Từ đó Luận án đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam một cách khoa học, toàn diện và mang tính khả thi cao

5 Phương pháp nghiên cứu

- Cơ sở phương pháp luận

Cơ sở phương pháp luận của đề tài Luận án là phương pháp duy vật biện chứng, dựa trên nền tảng từ nghiên cứu lý luận cơ sở đến hiện thực khách quan về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam

- Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, tác giả đã sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau

để thu thập dữ liệu, nghiên cứu tài liệu và đánh giá vấn đề, cụ thể là:

+ Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Là phương pháp được tác giả điều tra thông

tin qua Bảng hỏi và phỏng vấn trực tiếp các đối tượng liên quan

Bước 1: Tác giả xác định nguồn thông tin cần thu thập phục vụ cho đề tài của Luận

án và các đối tượng điều tra, phỏng vấn Nguồn thông tin được thu thập từ các cán bộ trong Ban Tài chính kế toán của Công ty mẹ Tập đoàn, cán bộ kế toán thuộc Phòng Kế toán tài chính tại các Tổng công ty, các Công ty con, Chi nhánh, Xí nghiệp hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc của Tập đoàn Dệt May Việt Nam Ngoài ra, tác giả còn thực hiện thu thập thông tin từ cán bộ một số bộ phận khác trong các Tổng công ty và Công ty cổ phần, Công ty TNHH Một thành viên trong Tập đoàn như Phòng Kế hoạch, Phòng Kỹ thuật, Phòng Quản lý chất lượng Đối tượng điều tra, phỏng vấn là các cán bộ công tác trực tiếp tại Ban Tài chính kế toán và các Phòng Kế toán các đơn vị, ngoài ra còn thực hiện phỏng vấn đối với các đối tượng có liên quan khác như các nhà quản lý cấp cao trong Hội đồng quản trị Tập đoàn và các công ty con, các quản đốc phân xưởng, nhân viên thực hiện nghiệp vụ, các cán bộ công tác trong ngành dệt may

Bước 2: Thiết lập Bảng hỏi và thiết kế các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu để thu thập dữ liệu sơ cấp

Bước 3: Thực hiện điều tra, phỏng vấn với các đối tượng đã xác định và thực hiện thu thập các dữ liệu thứ cấp

Trong quá trình điều tra, phỏng vấn tác giả đã thực hiện phát Bảng hỏi Sau khi nhận được kết quả khảo sát thực tế, tác giả thực hiện tổng hợp dữ liệu từ các Bảng hỏi đã được trả lời và kết quả phỏng vấn các cá nhân sử dụng làm tài liệu thực hiện nghiên cứu cho Luận án

+ Phương pháp thu thập tài liệu: Tác giả thu thập thông tin từ tài liệu do các doanh

nghiệp trong Tập đoàn DMVN cung cấp Các tài liệu đã thu thập được bao gồm tài liệu sơ cấp và tài liệu thứ cấp Tài liệu sơ cấp là các Báo cáo Tài chính đã được kiểm toán của các đơn vị (Báo cáo tài chính riêng của các công ty con là Công ty Cổ phần, Công ty TNHH Một thành viên, Báo cáo tài chính riêng, Báo cáo hợp nhất của các TCT), Báo cáo thường niên, Báo cáo tình hình quản trị và các tài liệu khác liên quan đến tổ chức công tác kế toán Tài liệu thứ cấp là tài liệu thu thập được từ các nguồn thông tin khác như sách tham khảo, báo, các website, các báo cáo phân tích

+ Phương pháp tổng hợp, phân tích dữ liệu: Đây là phương pháp tổng hợp các dữ

liệu đã thu thập được qua các công cụ giúp tác giả đưa ra các đánh giá về thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam Kết quả đánh giá được thực hiện dựa trên thông tin thu thập đã được sắp xếp, phân loại một cách

có hệ thống

6 Tổng quan đề tài nghiên cứu

Tập đoàn kinh tế, tổ chức công tác kế toán và đề tài liên quan đến ngành Dệt May

là các vấn đề đã từng được biết đến trên nhiều khía cạnh của các tác giả khác nhau, trình bày trong các công trình nghiên cứu ở nhiều dạng như sách chuyên khảo, các Luận án tiến sĩ, Luận văn thạc sĩ, bài báo đăng trên các tạp chí chuyên ngành Một số khái quát về các công trình đã nghiên cứu liên quan đến tổ chức công tác kế toán và Tập đoàn kinh tế như sau:

6.1 Các công trình về tổ chức công tác kế toán trong Tập đoàn kinh tế

Tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là tổ chức công tác kế toán trong các Tập đoàn

kinh tế đã được rất nhiều tác giả và nhóm tác giả quan tâm Điển hình là đề tài: “Xây dựng

mô hình tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp theo loại hình công ty mẹ, công ty con ở Việt Nam” - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của nhóm tác giả Học viện Tài chính

(2004), do PGS,TS Đoàn Xuân Tiên chủ biên Ngoài thực trạng vấn đề chuyển đổi doanh nghiệp từ mô hình Liên hiệp xí nghiệp sang mô hình Tổng công ty Nhà nước tiến tới mô hình Tập đoàn kinh tế, đề tài tập trung nêu ra thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các Tổng công ty tại Việt Nam Ngoài những nội dung về kinh nghiệm quốc tế về tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình công ty mẹ - con và công tác kế toán phục vụ cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính hợp nhất, đề tài đã xác định mô hình Tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con đồng thời làm rõ mối quan hệ tài chính, hạch toán

và kiểm soát, chi phối trong nội bộ Tổng công ty hoặc trong một Tập đoàn kinh tế Đề tài

đã đóng góp một phần vô cùng quan trọng trong việc xây dựng mô hình tổ chức công tác

kế toán cho các doanh nghiệp theo loại hình công ty mẹ - công ty con, đặc biệt trong việc

tổ chức báo cáo tài chính và báo cáo tài chính hợp nhất

Năm 2006, nhóm các tác giả GS,TS Ngô Thế Chi, TS Trương Thị Thủy, TS Lê

Văn Liên và Ths Nguyễn Thị Hồng Vân đã biên soạn cuốn “Lập báo cáo tài chính hợp

nhất theo chuẩn mực kế toán Việt Nam - VAS25” Tài liệu này đã nghiên cứu rất sâu, chỉ ra

các phương pháp rất cụ thể cho việc lập báo cáo tài chính hợp nhất theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 25, bao gồm quy trình và phương pháp lập báo cáo tài chính trong các Tập đoàn kinh tế, các công ty mẹ - công ty con trên các khía cạnh cụ thể là phạm vi hợp nhất báo cáo tài chính, niên độ hợp nhất, sự hòa hợp chính sách kế toán giữa công ty mẹ và công ty con, lập Bảng cân đối kế toán hợp nhất tại hoặc sau ngày quyền kiểm soát được thiết lập, lập báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất Không những thế, tài liệu này còn đưa

ra những giải đáp theo chuẩn mực kế toán thông dụng trên thế giới điển hình như Chuẩn mực báo cáo tài chính hợp nhất của Nhật Bản Tuy nhiên, còn một số vấn đề chưa được giải quyết trong tài liệu như các vấn đề về lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất, các vấn

đề về công ty con ở nước ngoài, vấn đề quyền kiểm soát công ty con của công ty mẹ qua nhiều lần mua

Năm 2009, nhóm các tác giả PGS,TS Đoàn Xuân Tiên, TS Nghiêm Thị Thà, Ths

Nguyễn Thị Hồng Vân và NCS Đoàn Ngọc Lưu đã biên soạn cuốn “Tổ chức công tác kế

toán” với mục đích phục vụ công tác giảng dạy và học tập loại hình đào tạo từ xa và được

hỗ trợ qua các chương trình trên sóng Đài Tiếng nói Việt Nam và trang web: www.hou.edu.vn Ngoài những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị, tài liệu đi sâu nghiên cứu tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo

kế toán và công tác kiểm tra kế toán Mỗi phần nội dung của tài liệu đều nêu rõ mục tiêu

chung và mục tiêu cụ thể mà người đọc sẽ có thể đạt được Với việc giới thiệu nội dung khái quát, nội dung cụ thể và kết luận với từng phần, tài liệu đã đưa các vấn đề lý thuyết về

tổ chức công tác kế toán đáp ứng được cơ bản mục tiêu của người học nhằm trang bị kiến thức áp dụng vào thực tiễn tại các doanh nghiệp

Năm 2012, nhóm các tác giả của Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh cũng đã

biên soạn cuốn sách “Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp” do Ths Nguyễn Phước Bảo

Ấn chủ biên Cuốn sách này chủ yếu đi sâu vào việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp trong điều kiện tin học hóa từ tổ chức thu thập dữ liệu, xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán tiếp cận theo chu trình kinh doanh, tổ chức cung cấp thông tin trên các báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán Đứng trên khía cạnh nghiên cứu tổ chức công tác kế toán khi ứng dụng công nghệ thông tin, tài liệu mổ xẻ các vấn đề liên quan tới mục đích, yêu cầu, các nhân tố ảnh hưởng, quy trình và cách thức tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, bao gồm một số nội dung cơ bản như: tổ chức lựa chọn trang thiết bị và phân mềm kế toán dựa vào các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán, tổ chức cài đặt và sử dụng phần mềm kế toán, phân quyền truy cập hệ thống

Kế toán trong các Tập đoàn kinh tế là đề tài được nhiều tác giả lựa chọn làm Luận

án Tiến sĩ, đặc biệt hợp nhất báo cáo tài chính là vấn đề được khai thác ở khá nhiều khía

cạnh, điển hình như các Luận án: “Hoàn thiện quy trình hợp nhất báo cáo tài chính của

các Tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn

Phú Giang (2007);“Vận dụng chuẩn mực hợp nhất báo cáo tài chính để tổ chức hệ thống

báo cáo tài chính ở VNPT” của tác giả Chúc Anh Tú (2009); “Hoàn thiện kế toán hợp nhất kinh doanh tại Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam” của tác giả Bùi Thị Ngọc

(2012); Luận án “Báo cáo tài chính hợp nhất - Những vấn đề lý luận, thực trạng và giải

pháp cho Tập đoàn kinh tế Hoàng Hà” của tác giả Đoàn Thị Dung (2012) Những công

trình trên chủ yếu tập trung vào nghiên cứu những quy định pháp lý liên quan đến tổ chức

hệ thống báo cáo tài chính hợp nhất của Việt Nam, so sánh với các quy định của chuẩn mực kế toán quốc tế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo tài chính hợp nhất cho các Tập đoàn kinh tế, xây dựng quy trình hợp nhất báo cáo tài chính cho các Tổng công ty được tổ chức theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Việt Nam Khía cạnh đầu tư tài chính trong các doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Việt

Nam hiện nay cũng đã được nghiên cứu qua Luận án “Hoàn thiện kế toán hoạt động đầu

tư tài chính trong các doanh nghiệp theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Việt Nam hiện nay” của tác giả Đặng Ngọc Hùng (2011)

Xét về tổ chức công tác kế toán trong Tập đoàn kinh tế, Luận án “Tổ chức công tác

kế toán ở các Tập đoàn kinh tế Việt Nam theo mô hình công ty mẹ - công ty con” của tác

giả Nguyễn Tuấn Anh (2011) đề cập đến tổ chức công tác kế toán chung cho các Tập đoàn

kinh tế ở Việt Nam mà chưa nghiên cứu sâu cho một Tập đoàn cụ thể Luận án “Hoàn

thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam” của tác giả Trần Hải Long (2011) đã phân tích những lý luận cơ bản về Tập

đoàn kinh tế, đặc điểm của các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp tuy nhiên luận án chưa chỉ rõ điểm khác biệt giữa tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thông thường so với các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế và chưa có những giải pháp cụ thể cho việc tổ chức lập báo cáo tài chính hợp nhất cho Tập đoàn kinh tế

6.2 Các công trình nghiên cứu về ngành Dệt May

Ngành Dệt May Việt Nam đã có lịch sử phát triển từ lâu đời, hiện nay đã trở thành một ngành đóng vai trò quan trọng trong các ngành sản xuất công nghiệp, có những bước phát triển mạnh mẽ đặc biệt về xuất khẩu, thu hút đầu tư nước ngoài, đóng góp quan trọng vào GDP của nền kinh tế, do vậy ngành đã thu hút được sự quan tâm, chú ý của khá nhiều

nhà nghiên cứu, một số tác giả với các công trình Luận án tiến sĩ như Luận án “Hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” của tác giả Bùi Thị

Minh Hải (2011) chỉ rõ các nhân tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ của các DN may mặc thuộc về môi trường kiểm soát (đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch ), hệ thống thông tin kế toán (hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán), thủ tục kiểm soát (thiết kế và vận hành thủ tục kiểm soát nội bộ, cụ thể trên các mặt kiểm soát tài sản trong sản xuất gia công, kiểm soát quá trình mua hàng, kiểm soát chi phí sản xuất, kiểm soát chi phí thiệt hại do sản phẩm không phù

hợp ) Luận án “Nghiên cứu tính kinh tế theo qui mô (Economies of scale) của các doanh

nghiệp may Việt Nam” của tác giả Hoàng Thị Thúy Nga (2011) nghiên cứu các yếu tố ảnh

hưởng đến tính kinh tế theo qui mô của ngành may mặc bao gồm kinh nghiệm, sự chuyên môn hóa và phân công lao động, công suất của dây chuyền sản xuất, các chi phí phát triển sản phẩm, xây dựng nhà xưởng, vận chuyển Ngoài ra, luận án nghiên cứu xu hướng thay đổi các khoản mục chi phí của các DN may như chi phí lao động, chi phí nguyên liệu, chi phí vận chuyển, chi phí đầu tư máy móc thiết bị sản xuất, chi phí phụ liệu, chi phí năng lượng và các chi phí dịch vụ Luận án đã đưa ra các giải pháp cụ thể cho các nhóm DN Nhà nước, DN ngoài Nhà nước và DN có vốn đầu tư nước ngoài về thay đổi cơ cấu tổ

chức theo hướng tinh giản lao động gián tiếp, xây dựng hệ thống lương nhằm tạo ra sự cân bằng nội bộ và phù hợp với xu thế của ngành, đầu tư cải tiến máy móc thiết bị nhằm tăng năng suất lao động, tăng tỷ trọng của phần thiết kế sản phẩm trong chuỗi giá trị Dệt May

6.3 Một số vấn đề chưa được nghiên cứu về Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế

Các tác phẩm và công trình nghiên cứu đề cập trên đi sâu vào khía cạnh tổ chức công tác kế toán nói chung tại doanh nghiệp hoặc tại các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau như các xi măng, chứng khoán Về phương diện Tập đoàn kinh tế, nhiều khía cạnh trong công tác kế toán đã được đề cập như quy trình lập báo cáo tài chính hợp nhất,

kế toán hoạt động đầu tư tài chính

Mặc dù được đề cập đến trên nhiều khía cạnh, song vấn đề so sánh, phân tích sâu

sự khác biệt giữa tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thông thường so với các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế và tổ chức công tác kế toán trong các DN thuộc Tập đoàn DMVN chưa được giải quyết trong công trình nghiên cứu nào

6.4 Những vấn đề Luận án sẽ tập trung nghiên cứu, giải quyết

Xuất phát từ quá trình tìm hiểu về đề tài nghiên cứu, Luận án sẽ tập trung vào các vấn đề chính như sau:

- Phân tích ý nghĩa, vai trò của tổ chức công tác kế toán trong các Tập đoàn kinh tế, phân tích đặc điểm của mô hình quản lý trong các Tập đoàn kinh tế và sự ảnh hưởng của

nó đến tổ chức công tác kế toán Luận án cũng chỉ rõ sự khác biệt của tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thông thường với các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn kinh tế

- Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, Luận án đưa ra những đánh giá về ưu điểm, hạn chế

và chỉ rõ nguyên nhân của những hạn chế đó từ đó đề xuất những giải pháp cơ bản hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam

7 Kết cấu của Luận án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các công trình nghiên cứu của tác giả, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Luận án có kết cấu gồm ba chương:

Chương 1: Lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập

đoàn Dệt May Việt Nam

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp

thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam

Chương 1

LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC, NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD), các nhà quản lý luôn tìm biện pháp tối ưu để đạt hiệu quả cao nhất, vì thế giám đốc và quản lý quá trình hoạt động kinh tế là sự cần thiết khách quan đối với doanh nghiệp (DN) Hệ thống thông tin sử dụng cho việc ra các quyết định quản lý có thể thu được từ nhiều nguồn khác nhau, thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng và là bộ phận không thể thiếu của hệ thống thông tin quản lý Thông tin kế toán phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục, toàn diện và có

hệ thống sự tuần hoàn về mọi mặt hoạt động của DN Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) tốt là nền tảng cơ bản để có được những thông tin kế toán có chất lượng phục

vụ cho nhu cầu quản lý Hiện nay có một số quan điểm về TCCTKT như sau:

Quan điểm thứ nhất đề cập TCCTKT như là một hệ thống bao gồm các thành phần công việc nhằm TCCTKT trong DN để kế toán phát huy được tối đa vai trò của mình trong công tác quản lý DN, như:

TCCTKT cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức

bộ máy kế toán (BMKT), tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán… mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó [32, tr.201]

TCCTKT là một hệ thống các yếu tố cấu thành, gồm tổ chức BMKT, tổ chức vận dụng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán kế toán, tổ chức thực hiện các chính sách kinh tế - tài chính và kế toán, cùng với mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó nhằm phát huy tối đa chức năng của hệ thống [54, tr.20] Quan điểm này nhận định ngoài tổ chức BMKT, TCCTKT còn bao gồm tổ chức vận dụng công cụ của kế toán để thực hiện chức năng của hệ thống, trong đó công cụ nổi bật là các phương pháp kế toán, bao gồm phương pháp chứng từ kế toán (CTKT), phương pháp tài khoản kế toán (TKKT), phương pháp tính giá kế toán, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán Các phương pháp này được thực hiện trên các CTKT, TKKT, sổ kế toán (SKT) và các báo cáo kế toán

Quan điểm thứ hai cho rằng “TCCTKT là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh, sử dụng kinh phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị” [68, tr.13] hay "TCCTKT là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của DN” [38, tr.11] Theo quan điểm này, công tác kế toán trong DN phải được thực hiện tổ chức theo hai khía cạnh, khía cạnh thứ nhất là con người - đó là BMKT BMKT phải được tổ chức để liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế toán trong DN Thứ hai là khía cạnh nghiệp

vụ kế toán bao gồm tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán và các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán; từ đó nội dung công việc của TCCTKT trong các DN bao gồm tổ chức thu nhận thông tin kế toán; tổ chức hệ thống hóa, xử lý thông tin kế toán; tổ chức cung cấp thông tin kế toán và tổ chức BMKT

Các quan điểm về TCCTKT nêu trên, mặc dù có cách tiếp cận khác nhau nhưng có thể thấy thực chất TCCTKT là mối liên hệ không thể tách rời giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán, trong đó hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về vốn và các mối quan hệ kinh tế pháp lý bằng CTKT, đối ứng tài khoản, tính giá các đối tượng kế toán và tổng hợp - cân đối kế toán Do vậy, TCCTKT là mối liên hệ giữa các yếu tố kỹ thuật chứa đựng bên trong hệ thống, ngoài ra, TCCTKT còn chứa đựng những mối liên hệ như một phân hệ riêng biệt với các phân hệ còn lại trong hệ thống chung trong quản lý Từ đây, TCCTKT bao hàm các nội dung cơ bản là tổ chức quy trình hạch toán kế toán, TCCTKT cho từng phần hành kế toán và tổ chức BMKT, các công việc này bao hàm việc tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị

Theo quan điểm của tác giả, TCCTKT trong DN là việc tổ chức BMKT, tổ chức

vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, hệ thống hóa, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của DN TCCTKT có những đặc trưng sau:

- TCCTKT trong DN là việc tổ chức BMKT bao gồm việc tổ chức, phân công công tác cho các cán bộ kế toán và tổ chức sử dụng các phương tiện để thực hiện được công tác

kế toán;

- TCCTKT là vận dụng các phương pháp kế toán bao gồm phương pháp CTKT, phương pháp TKKT, phương pháp tính giá kế toán, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán;

- TCCTKT là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động của DN

Tổ chức có thể được hiểu là việc sắp xếp các bộ phận trong một hệ thống để thực hiện được mục tiêu của hệ thống Nói một cách khác, tổ chức là việc thiết lập các yếu tố trong một hệ thống, mối quan hệ và sự hợp tác giữa các yếu tố đó với mục đích bảo đảm những điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống Như vậy TCCTKT trong DN chính là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng kế toán, phương pháp kế toán và BMKT để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý Mức độ liên hệ giữa các yếu tố trên biểu hiện tính tổ chức của công tác kế toán, khi các yếu tố có mối liên hệ chặt chẽ theo một trật tự xác định thì sẽ phát huy tối đa chức năng của kế toán Điều này khẳng định rõ TCCTKT là một công việc không thể thiếu, theo tác giả TCCTKT có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý trong DN trên các mặt sau:

Thứ nhất, tổ chức tốt công tác kế toán sẽ cung cấp thông tin trung thực, kịp thời,

phục vụ cho lãnh đạo và quản lý các hoạt động tại DN Thông tin trung thực, kịp thời được cung cấp từ kế toán sẽ giúp việc quản lý vĩ mô của Nhà nước kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện luật pháp, cơ chế, chính sách kinh tế tài chính của đơn vị, đồng thời giúp người điều hành đơn vị thực hiện việc quản lý vi mô trên cơ sở kiểm soát, đánh giá hiệu quả các nguồn lực kinh tế của đơn vị, đánh giá được tình hình tài chính, tình hình hoạt động và luồng tiền trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở cho việc lập và điều chỉnh kế hoạch, dự toán…

Thứ hai, TCCTKT khoa học sẽ đẩy mạnh hiệu quả của việc quản lý tài chính Công

tác kế toán được tổ chức tốt đảm bảo ghi chép, phản ánh và quản lý chặt chẽ các loại tài sản, các khoản nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, sử dụng vốn đúng mục đích, đồng thời giúp cho việc tính toán đúng kết quả hoạt động SXKD, xác định rõ lợi ích và nghĩa vụ của DN

Thứ ba, TCCTKT khoa học và hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả của BMKT Bằng việc

phân công phân nhiệm khoa học, hợp lý, BMKT sẽ đạt được sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tiết kiệm chi phí, nhiệm vụ được phân định rõ ràng, tránh chồng chéo

Theo tác giả, TCCTKT trong DN cần được đảm bảo theo những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ hệ thống pháp luật của Nhà nước về tài chính và kế toán TCCTKT chịu ảnh hưởng trước hết bởi các chính

sách kinh tế, tài chính với tư cách là nền tảng pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của thông tin kế toán Luật kế toán là văn bản pháp lý cao nhất hiện nay về kế toán,

có phạm vi điều chỉnh nội dung công tác kế toán, tổ chức BMKT, người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán, với mục đích để thống nhất quản lý kế toán, bảo đảm kế

toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan nhà nước, DN, tổ chức và cá nhân Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi SKT và lập báo cáo tài chính Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn kế toán mang tính kỹ thuật được ban hành bởi cơ quan quản lý Nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý Nhà nước về kế toán ủy quyền TCCTKT tài chính trong DN phải tuyệt đối tuân thủ các quy định mang tính chất pháp lý, hướng tới thực hiện các thông lệ quốc tế và chuẩn mực quốc tế về kế toán

Nguyên tắc 2: Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp TCCTKT luôn phải gắn với thực tế ở đơn vị, cụ thể trên các mặt như thiết lập mô

hình tổ chức BMKT, tổ chức tuân thủ và vận dụng hệ thống TKKT, phương pháp kế toán, thiết lập hệ thống SKT, lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán… Do vậy, TCCTKT cần phải cụ thể hóa theo đặc thù của DN, cụ thể là phù hợp với lĩnh vực hoạt động SXKD, đặc điểm hoạt động quản lý kinh doanh, quy mô, địa bàn hoạt động cũng như điều kiện của lao động quản lý và lao động kế toán, trình độ áp dụng tiến bộ khoa học

kỹ thuật trong công tác kế toán Khi nguyên tắc này được tuân thủ sẽ đảm bảo TCCTKT của DN được khả thi khi vận hành

Nguyên tắc 3: Tổ chức công tác kế toán phải thống nhất giữa kế toán với quản lý

Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra

hoạt động tài chính của đơn vị kế toán, vì vậy giữa kế toán với quản lý phải có tính thống nhất, đó là sự thống nhất giữa các đơn vị kế toán cơ sở với đơn vị quản lý về các chỉ tiêu quản lý, chỉ tiêu hạch toán về tên gọi, nội dung cấu thành, phương pháp tính toán hay là thống nhất trong việc áp dụng các chính sách tài chính, kế toán, phục vụ yêu cầu quản lý của cấp trên

Nguyên tắc 4: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả

Với mục tiêu chính của TCCTKT trong DN là đảm bảo cung cấp thông tin cho các các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, TCCTKT còn cần phải đảm bảo tiết kiệm, nâng cao hiệu quả của lao động kế toán bằng cách tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí Không những thế TCCTKT còn cần phải giúp cho việc quản lý các hoạt động trong DN một cách tốt nhất, phòng tránh và giảm thiểu gian lận trong hoạt động nói chung và gian lận kế toán nói riêng

Công tác kế toán trong DN được tổ chức khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết

để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò của kế toán, đảm bảo được chất lượng và

hiệu quả của công tác kế toán Theo tác giả, việc TCCTKT phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

- Tổ chức BMKT hợp lý để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán ở DN với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng người trong BMKT

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán

- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong BMKT với các bộ phận quản lý khác trong DN về các công việc có liên quan đến công tác kế toán ở DN Tổ chức, phối hợp tốt các khâu công việc giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong DN nhằm đạt được các mục tiêu của DN như tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí

- Tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong DN chấp hành chế độ quản lý kinh

tế, tài chính nói chung, chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ DN

- Xây dựng các định mức chi phí chuẩn và hệ thống kế hoạch, dự toán một cách khoa học, phù hợp

- Tổ chức phân tích và đánh giá thông tin, cung cấp cho các nhà quản trị thông qua

hệ thống báo cáo kế toán quản trị

1.2 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Nghiên cứu nội dung của TCCTKT trong DN là xác định những công việc chủ yếu

và cơ bản cần tiến hành khi TCCTKT TCCTKT trong DN bao gồm tổ chức công tác kế toán tài chính (KTTC) và tổ chức công tác kế toán quản trị (KTQT) Ngoài ra, thực tiễn khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý và công nghệ thông tin ngày nay đang phát triển với tốc độ vô cùng nhanh chóng, việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo cách thủ công hoặc bằng các phương tiện máy tính giản đơn trong kế toán sẽ không còn phù hợp Công nghệ thông tin có ảnh hưởng rất lớn tới công tác kế toán, nhất là quá trình xử lý và tổng hợp dữ liệu Trong phần nội dung TCCTKT trong DN, Luận án sẽ trình bày từng nội dung theo hai khía cạnh là công tác KTTC và công tác KTQT Nội dung của TCCTKT trong các DN bao gồm:

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Theo Luật Kế toán, các DN phải tổ chức BMKT Tổ chức BMKT trong DN là tổ chức các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các phương tiện kỹ thuật được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý

Trong DN việc tổ chức, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán đều do BMKT đảm nhận Vì vậy, việc tổ chức, cơ cấu BMKT sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác, trung thực và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin; đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao động của nhân viên

kế toán

Để đảm bảo được những yêu cầu trên, việc tổ chức BMKT của DN cần phải dựa vào các căn cứ sau:

- Lĩnh vực SXKD của DN;

- Đặc điểm tổ chức và quy trình hoạt động SXKD của DN;

- Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động SXKD của DN;

- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ DN;

- Khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính;

- Biên chế BMKT và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có;

- Trình độ trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật

Ngoài ra, DN còn phải xác định đơn vị kế toán chính (phòng kế toán trung tâm), các đơn vị kế toán hạch toán độc lập, các đơn vị hạch toán báo sổ và quy định, cơ chế làm việc, chế độ báo cáo, thông tin giữa các đơn vị kế toán với kế toán đơn vị chính

Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp cần được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

- Tổ chức BMKT phải đảm bảo phù hợp với quy định pháp lý về kế toán của Nhà nước;

- Tổ chức BMKT phải đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện, tập trung, thống nhất công tác

kế toán, thống kê thông tin kinh tế trong DN của kế toán trưởng;

- Tổ chức BMKT phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực;

- Tổ chức BMKT phải phù hợp với tổ chức SXKD và yêu cầu quản lý của DN;

- Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán

Theo tác giả, nội dung của tổ chức BMKT trong DN hiện nay bao gồm những công việc chính sau:

Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Việc tổ chức, cơ cấu BMKT trong

DN có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức TCCTKT Hiện nay trong DN, BMKT có thể được tổ chức theo một trong các mô hình:

- Mô hình tổ chức BMKT tập trung

- Mô hình tổ chức BMKT phân tán

- Mô hình tổ chức BMKT vừa tập trung vừa phân tán

Theo mô hình tổ chức BMKT tập trung, DN có phòng kế toán được tổ chức theo các bộ phận kế toán, mỗi bộ phận thực hiện các phần hành kế toán cụ thể Toàn bộ công việc xử lý thông tin phản ánh vào SKT đến lập báo cáo tài chính (BCTC) toàn DN được thực hiện tập trung ở phòng kế toán trung tâm BMKT ở DN thu nhận chứng từ ban đầu và

xử lý thông tin theo hướng vừa tạo lập thông tin KTTC vừa tạo lập thông tin KTQT Nếu

DN có đơn vị phụ thuộc thì các đơn vị này đều không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, phân loại và định kỳ chuyển CTKT cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán trung tâm để xử lý và tổng hợp thông tin, trường hợp này các đơn vị phụ thuộc được gọi là đơn vị báo sổ Trong điều kiện có thể, nhân viên hạch toán ở các đơn vị phụ thuộc có thể được kế toán trưởng DN phân công thực hiện một số phần hành công việc kế toán ngay tại đơn vị phụ thuộc, định

kỳ lập báo cáo đơn giản về các phần hành này gửi về phòng kế toán trung tâm kèm theo các CTKT Ưu điểm của mô hình này là đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát, xử lý và cung cấp thông tin một cách kịp thời Tuy nhiên mô hình này không phù hợp với DN có địa bàn hoạt động rộng, nếu áp dụng sẽ tạo nhược điểm rất lớn trong công tác kiểm tra, kiểm soát của người quản

lý đối với công tác kế toán nói riêng và hoạt động kinh tế nói chung tại các đơn vị phụ thuộc Vì vậy mô hình này chủ yếu được áp dụng cho các DN có quy mô nhỏ hoặc vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa bàn hoặc ở những DN có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng đã trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại

Mô hình tổ chức BMKT phân tán là mô hình mà DN tổ chức một phòng kế toán trung tâm và các phòng kế toán ở các đơn vị phụ thuộc Phòng kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh tại DN, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán do các đơn vị phụ thuộc gửi đến và tổng hợp lập BCTC toàn DN Các đơn vị phụ thuộc có tổ chức BMKT riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi SKT đến lập các báo cáo kế toán thuộc phạm vi của mình theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp chung toàn DN Với ưu điểm lớn

là công tác kế toán gắn liền với hoạt động SXKD của đơn vị phụ thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ kịp

thời cho lãnh đạo ở các đơn vị trực thuộc, mô hình này phù hợp với các DN có quy mô vừa hoặc lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng chưa trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại, có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc Tuy nhiên mô hình cũng có nhược điểm là BMKT đòi hỏi số lượng cán bộ kế toán lớn, công việc kế toán được thực hiện tại nhiều địa phương khác nhau hạn chế sự kiểm tra, chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo đối với toàn bộ hoạt động của DN

Mô hình tổ chức BMKT vừa tập trung vừa phân tán là sự kết hợp hai mô hình trên Đặc điểm của mô hình này là DN có một số bộ phận phân cấp và một số bộ phận không phân cấp hay phân cấp đến một mức độ nhất định Theo đó, DN tổ chức một phòng kế toán trung tâm; đối với các đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản

lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì tổ chức BMKT riêng, thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập các báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm; còn đối với các đơn vị phụ thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trình độ quản lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì không tổ chức BMKT riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển CTKT về phòng kế toán trung tâm Phòng kế toán trung tâm thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức BMKT riêng; đồng thời hướng dẫn, thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán do các đơn vị phụ thuộc có tổ chức BMKT riêng gửi đến, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán của đơn vị đồng thời lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn DN Với sự kết hợp hai mô hình tập trung và phân tán, mô hình này tạo điều kiện cho kế toán gắn liền với hoạt động của đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động phục vụ quản lý có hiệu quả trong DN Tuy vậy BMKT theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán còn khá cồng kềnh, vì vậy thích hợp với các DN có quy mô lớn, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, các đơn vị phụ thuộc được hạch toán quản lý ở các mức độ khác nhau

Xây dựng đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán: Xây dựng đội ngũ nhân sự cho

BMKT chính là xác định biên chế cán bộ, nhân viên trong BMKT của đơn vị chính và các đơn vị phụ thuộc đồng thời phân công các bộ phận kế toán trong phòng kế toán và phân

công nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên kế toán Toàn bộ các công việc kế toán đều nằm

trong một quy trình thống nhất, vì vậy các bộ phận kế toán đều có quan hệ mật thiết với nhau, không tách biệt được và phải do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của DN chi phối điều hành Việc phân công phân nhiệm rõ ràng, xác định được các mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau cũng như quan hệ giữa BMKT với các bộ phận quản lý

khác trong DN góp phần tăng hiệu quả trong công tác quản lý nói chung toàn DN

Đội ngũ nhân sự trong BMKT bao gồm kế toán trưởng và các nhân viên kế toán

Kế toán trưởng là người đứng đầu BMKT - có đủ tiêu chuẩn và điều kiện về mặt đạo đức

và chuyên môn nghiệp vụ, chịu sự chỉ đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, thực hiện giám sát tài chính, tổ chức thực hiện toàn bộ công việc kế toán trong DN Công việc cụ thể của kế toán trưởng bao gồm phụ trách và điều hành các nhân viên kế toán; giám sát và ký duyệt các CTKT phát sinh; kiểm tra, đối chiếu số liệu; tổng hợp, lập và phân tích các báo cáo kế toán; ngoài ra trên cơ sở nghiên cứu kết quả phân tích tình hình hoạt động của DN, kế toán trưởng còn thực hiện tư vấn, kiến nghị cho người đứng đầu DN

về các kế hoạch và các phương án hoạt động nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh

Nhân viên kế toán là các cán bộ kế toán chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng, chịu trách

nhiệm về các nội dung công việc cụ thể liên quan đến phần hành kế toán được phân công như cập nhật CTKT, ghi chép tổng hợp và chi tiết vào các SKT đồng thời lập các báo cáo

theo yêu cầu của kế toán trưởng

Trang bị các phương tiện để thực hiện công tác kế toán: Theo xu hướng phát

triển của công nghệ thông tin, các phương tiện máy tính tiên tiến, hiện đại và ưu việt sẽ thay thế phương pháp ghi chép thủ công, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác kế toán trong các DN, vì vậy từng bước trang bị các phương tiện tiên tiến sẽ giúp cho BMKT hoàn thành các công việc kế toán với chất lượng cao nhất và chi phí tiết kiệm nhất Ứng dụng tin học vào công tác kế toán trong DN là việc thiết kế các chương trình theo đúng nội dung và trình tự hạch toán của các phương pháp kế toán để thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cũng như việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các mục đích của chương trình đã được thiết kế Theo tác giả, ứng dụng công nghệ thông tin đem lại những ý nghĩa thiết thực cho công tác kế toán như sau:

- Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin trong DN được nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng cao, đáp ứng các yêu cầu quản lý;

- Giúp công tác lưu trữ, bảo quản, tra cứu các tài liệu, số liệu, các thông tin kinh tế, tài chính trong DN được thuận lợi, an toàn với số lượng lớn;

- Giúp cho việc thiết lập, soạn thảo, chuyển tiếp dữ liệu qua các báo cáo kế toán nhanh chóng, chính xác, DN có thể tiết kiệm các chi phí hạch toán, đảm bảo nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác kế toán;

- Tạo điều kiện để tổ chức tốt công tác phân tích hoạt động kinh tế và hoàn thành tốt các chức trách, nhiệm vụ của cán bộ kế toán

Thực chất ứng dụng tin học vào TCCTKT là việc áp dụng các phần mềm để giảm bớt hoặc thay thế thao tác thủ công trong công tác kế toán trong đó phần mềm có tính hữu ích và tự động hóa cao cho việc nhập liệu, xử lý và cung cấp thông tin là phần mềm kế toán Tuy nhiên máy tính và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán viên trong công tác kế toán, vì vậy điều cơ bản và cần thiết vẫn là đội ngũ cán bộ kế toán có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng TCCTKT trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong DN cần có những đặc điểm riêng, phù hợp với điều kiện sử dụng, khai thác các phương tiện tính toán hiện đại Để đảm bảo công tác bảo mật dữ liệu kế toán, các phần mềm sử dụng trong kế toán phải có hệ thống quản lý mật khẩu, chống việc thâm nhập, khai thác và sử dụng tài liệu trái phép Khi ứng dụng tin học vào TCCTKT, cần thiết phải

mã hóa các đối tượng một cách chi tiết để phần mềm nhận diện được chính xác từng đối tượng, từ đó đảm bảo quy trình xử lý dữ liệu được chính xác, phản ánh trung thực tình hình biến động của các đối tượng kế toán của DN

Tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị: Trong quá trình

TCCTKT ở các DN, việc tổ chức BMKT thường được thực hiện theo một trong các mô hình sau:

- Mô hình tách biệt giữa KTTC và KTQT: Là việc tổ chức công việc KTTC và KTQT riêng rẽ cả về mặt nhân sự và nghiệp vụ kế toán Khi tổ chức theo mô hình này, KTQT trở thành một bộ phận riêng nên sẽ chuyên môn hóa sâu hơn, do vậy hiệu quả cung cấp thông tin cao Tuy nhiên để thực hiện được điều này đòi hỏi DN phải có sự dồi dào về

nguồn nhân lực chuyên môn kế toán và tốn kém về chi phí

- Mô hình kết hợp giữa KTTC và KTQT: Là việc kết hợp bộ phận KTTC và KTQT trong hệ thống kế toán của toàn DN Với ưu điểm lớn về mặt nhân sự khi có thể sử dụng chung cán bộ kế toán từng phần hành nên có thể tiết kiệm được chi phí cho tổ chức BMKT, tuy nhiên bộ phận KTQT không được chuyên môn hóa sâu dẫn đến hiệu quả cung

cấp thông tin không cao như mô hình tách biệt

- Mô hình hỗn hợp: Là mô hình kết hợp hình thức tách biệt và kết hợp trên Đối với

các phần hành kế toán mà hai bộ phận này có liên quan với nhau về nội dung thì áp dụng

mô hình kết hợp, còn với các phần hành kế toán mà hai bộ phận này có sự khác biệt hoặc những phần hành kế toán có đặc thù riêng thì được tổ chức theo mô hình tách biệt Áp dụng mô hình hỗn hợp sẽ vận dụng được cả hai mô hình tách biệt và kết hợp một cách linh hoạt, nhưng đòi hỏi nhân sự về kế toán nhất là kế toán trưởng phải có trình độ cao, việc

phân công, phân nhiệm phải phù hợp và kết hợp hài hòa các bộ phận kế toán

1.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

CTKT là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát

sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi SKT Trong quy trình nghiệp vụ kế toán, CTKT là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán

kế toán cụ thể nhằm phục vụ cho việc lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ cho giai đoạn ghi SKT và báo cáo kế toán CTKT vừa là phương tiện thông tin, vừa là phương tiện để chứng minh bằng văn bản tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành Thông tin kế toán là thông tin về sự vận động của các đối tượng kế toán, được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của DN Thu nhận thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán

và báo cáo kế toán, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế, tài chính của DN Việc thu nhận thông tin kế toán được thực hiện thông qua CTKT Tổ chức CTKT

có thể được hiểu là tổ chức công tác hạch toán ban đầu các đối tượng kế toán nhằm thực hiện chức năng thông tin, kiểm tra của kế toán và của các chủ thể quản lý DN Đây thực chất là việc thiết kế và thực hiện khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống bản chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ cho mỗi đối tượng hạch toán và mỗi loại nghiệp vụ phát sinh cấu thành đối tượng hạch toán Theo tác giả, tổ chức CTKT có ý nghĩa lớn với TCCTKT trong các mặt sau:

- Về mặt pháp lý: tổ chức tốt CTKT đảm bảo và nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán từ giai đoạn ban đầu của công tác kế toán trong DN

- Về mặt quản lý: Tổ chức tốt các CTKT chính là tạo lập hệ thống thông tin hợp

pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý trong DN

- Về mặt kế toán: CTKT là căn cứ để ghi SKT, do vậy tổ chức tốt CTKT giúp các thông tin được ghi chép trong SKT có những minh chứng rõ ràng, hợp lệ và có giá trị, đồng thời tạo điều kiện để mã hóa thông tin và áp dụng công nghệ thông tin vào công tác

kế toán Mặt khác, tổ chức hệ thống CTKT nhằm cung cấp cơ sở số liệu cho các khâu tiếp theo của quy trình kế toán, duy trì tính khoa học, hợp lý và hiệu quả của công tác kế toán

Để tổ chức chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần dựa trên những nguyên tắc sau:

- Tổ chức CTKT phải căn cứ vào quy mô SXKD, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của DN để xác định số lượng, chủng loại CTKT và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp;

- Tổ chức CTKT phải căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan trong DN;

- Tổ chức CTKT phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng loại;

- Tổ chức CTKT phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý của CTKT và bảo đảm cho chứng từ là căn cứ pháp

lý quan trọng trong việc ghi SKT, cung cấp thông tin cho công tác quản lý trong DN

Theo tác giả, tổ chức chứng từ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm những nội dung sau:

Về công tác kế toán tài chính

DN xác định danh mục CTKT căn cứ vào danh mục CTKT thống nhất do Nhà nước quy định, bao gồm CTKT bắt buộc và CTKT hướng dẫn Đối với CTKT bắt buộc,

kế toán DN phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu Đối với CTKT hướng dẫn, DN có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của mình Ngoài ra còn căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của bản thân DN để thiết lập các CTKT riêng, đó thường là các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế nội sinh như: phân bổ các khoản chi phí trả trước, chi phí phải trả, phân bổ phụ trội hoặc chiết khấu trái phiếu, phân bổ các khoản doanh thu chưa thực hiện… Với các chứng từ này, DN phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung và phương pháp ghi chép nhưng phải đảm bảo sự thống nhất trong kỳ hạch toán Kế toán trưởng DN là người chịu trách nhiệm phân công các bộ phận, các kế toán viên thực hiện,

quy định mẫu biểu, nội dung và phương pháp ghi chép thích hợp cho từng loại chứng từ tự thiết kế; kiểm tra, duyệt và giám sát chặt chẽ trước khi chứng từ được sử dụng để ghi SKT

Các chứng từ DN sử dụng phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết và các yếu tố

bổ sung

Tổ chức hạch toán ban đầu

Để thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong DN, cần phải

tổ chức việc hạch toán ban đầu của quy trình kế toán bao gồm tổ chức lập CTKT, tổ chức kiểm tra, phân loại, tổng hợp và lập định khoản kế toán Quá trình hạch toán ban đầu có thể do các cán bộ của bộ phận kế toán hoặc các bộ phận khác thực hiện

Tổ chức lập CTKT: Tổ chức lập CTKT là việc sử dụng các chứng từ đã được lựa

chọn trong danh mục chứng từ của DN để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải được lập CTKT Việc lập CTKT để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành là khâu công việc vô cùng quan trọng có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng thông tin của toàn bộ quy trình kế toán, do vậy cần tổ chức một cách chặt chẽ và đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc quy định bởi pháp luật Trách nhiệm lập CTKT có thể do bộ phận kế toán hoặc do các bộ phận chức năng khác của DN đảm nhiệm, vì vậy việc tổ chức lập CTKT phải được cụ thể hóa bằng việc tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc lập các CTKT thuộc hoặc không thuộc trách nhiệm lập của bộ phận kế toán

- Đối với các chứng từ thuộc trách nhiệm lập của bộ phận kế toán, kế toán trưởng tổ chức vận dụng hệ thống CTKT đã được ban hành tại DN, phân công trách nhiệm lập cho từng bộ phận, cá nhân

- Đối với các chứng từ thuộc trách nhiệm lập của các bộ phận chức năng khác trong

DN, bộ phận kế toán phải hướng dẫn các bộ phận liên quan trong việc ghi chép, tính toán các chỉ tiêu, đảm bảo các yếu tố trên chứng từ, số lượng liên chứng từ , đồng thời kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc lập và chuyển chứng từ về bộ phận kế toán để làm căn cứ ghi sổ Kế toán trưởng DN phải căn cứ vào cơ cấu BMKT để phân công và quy định trách nhiệm cho từng bộ phận, nhân viên kế toán trong việc kiểm tra, đối chiếu, hoàn chỉnh chứng từ để ghi vào các SKT liên quan

Theo tác giả, nội dung chủ yếu của tổ chức lập CTKT trong DN bao gồm:

- Sử dụng các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ phát sinh của từng đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý tại DN;

- Xác định địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để lập chứng từ;

- Lựa chọn các phương tiện kỹ thuật để lập CTKT;

- Xác định những người liên quan đến việc lập chứng từ, kiểm tra và thực hiện nghiệp vụ kinh tế

Tổ chức kiểm tra, phân loại, tổng hợp và lập định khoản kế toán: Kiểm tra CTKT là việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghi trên CTKT CTKT là cơ sở số liệu để ghi SKT, thông tin trên CTKT có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng thông tin trên các báo cáo kế toán, do vậy trước khi được sử dụng để ghi sổ, các thông tin này cần phải được kiểm tra nhằm đẳm bảo đầy đủ các yêu cầu đối với CTKT, bảo vệ lợi ích và tài sản của DN Tất cả các CTKT do DN lập hay nhận từ bên ngoài đều phải tập trung vào bộ phận kế toán để được kiểm tra, xác minh tính pháp lý rồi mới sử dụng để ghi SKT Việc kiểm tra CTKT có ý nghĩa rất quan trọng trong nội dung tổ chức CTKT trong DN vì góp phần đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán trước khi ghi sổ và ngay từ khâu này có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng CTKT Đối với DN có bộ phận kiểm tra kế toán riêng, công việc kiểm tra chứng từ do bộ phận này thực hiện Đối với DN không có

bộ phận kiểm tra kế toán riêng, việc kiểm tra CTKT sẽ được thực hiện trực tiếp bởi bộ phận kế toán sử dụng CTKT để ghi sổ Trong mọi trường hợp, việc kiểm tra CTKT phải được quy định rõ ràng, chặt chẽ về nội dung, trách nhiệm và cách thức kiểm tra Theo tác giả, nội dung của việc kiểm tra CTKT bao gồm:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên CTKT Đối với các chứng từ thủ tục nghiệp vụ kế toán, chứng từ nghiệp vụ tổng hợp phải kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo;

- Kiểm tra tính hợp pháp của CTKT: Đó là kiểm tra việc sử dụng chứng từ theo đúng quy định của chế độ CTKT, kiểm tra nội dung của nghiệp vụ kinh tế theo các chính sách kinh tế tài chính Nhà nước ban hành, đối chiếu CTKT với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính hợp lệ của CTKT: CTKT phải được ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung;

- Kiểm tra tính hợp lý của CTKT: Nội dung của nghiệp vụ kinh tế ghi trên CTKT phải phù hợp với thực tế, phù hợp với nhiệm vụ SXKD và mang lại lợi ích cho DN;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ về các chỉ tiêu như đơn vị tính, số lượng, số tiền (bằng số và bằng chữ), đối với các chứng từ trực tiếp ghi trên SKT cần kiểm tra định khoản kế toán trên chứng từ;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế trong DN

Khi kiểm tra CTKT nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện đồng thời báo cáo cho Giám đốc DN biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành Đối với những CTKT lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu thực hiện thêm các thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi SKT Sau khi kiểm tra, CTKT được phân loại để chuyển đến các bộ phận

kế toán cần sử dụng và thuộc phạm vi phụ trách Việc hoàn chỉnh CTKT tiếp tục được thực hiện, đây là việc kế toán bổ sung vào CTKT, tuy nhiên chỉ thực hiện trong phạm vi quyền hạn của mình Chứng từ sau khi được hoàn chỉnh sẽ được phân loại theo nội dung kinh tế để chuyển tới các bộ phận kế toán cần sử dụng Với các chứng từ sử dụng để ghi SKT sẽ được kế toán tổng hợp số liệu và lập định khoản kế toán

Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Tổ chức luân chuyển CTKT là việc thiết lập trình tự cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của CTKT Trong tổ chức CTKT, tổ chức và xây dựng chương trình luân chuyển CTKT có ý nghĩa rất quan trọng vì qua đó xác định được mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập, kiểm tra, ghi sổ, bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy CTKT; xác định được rõ trách nhiệm vật chất của những người tham gia thực hiện, luân chuyển, xác minh nghiệp vụ kinh tế; góp phần tổ chức tốt

hệ thống thông tin nội bộ, tránh trùng lặp, thiếu sót giữa các bộ phận, tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán đồng thời tránh gian lận, mất mát chứng từ Trình tự luân chuyển CTKT bao gồm các bước lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ; kiểm tra và ký CTKT; phân loại, sắp xếp, định khoản, ghi SKT; bảo quản và lưu trữ CTKT Trình tự luân chuyển CTKT đối với mỗi đối tượng và quá trình quản lý có thể khác nhau, nhưng trình tự luân chuyển đều được bắt đầu từ việc lập chứng từ ở các bộ phận có trách nhiệm quản lý trực tiếp, sau đó chuyển đến các bộ phận kế toán có liên quan Trong DN, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán cần quy định rõ trình tự luân chuyển của chứng từ theo các nội dung cụ thể là: quy định người lập và kiểm tra chứng từ; thời hạn chuyển giao chứng từ; nơi nhận

và sử dụng chứng từ; thời gian ghi SKT và bộ phận lưu trữ chứng từ Để việc tổ chức luân chuyển chứng từ được khoa học và hợp lý, cần quy định cụ thể nhiệm vụ đến từng bộ phận, từng nhân viên trong DN đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngoài ra, việc tổ chức luân chuyển chứng từ còn cần phải căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức SXKD của DN, tình hình thực tế về tổ chức BMKT, tổ chức hệ thống thông tin trong DN, đặc điểm từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụ kinh tế, tài

chính mà chứng từ phản ánh Để xây dựng kế hoạch và quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý trong DN, theo tác giả cần dựa vào một số căn cứ sau:

- Căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức SXKD của DN;

- Căn cứ vào tình hình thực tế về tổ chức BMKT và mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy và tổ chức hệ thống thông tin trong DN;

- Căn cứ vào đặc điểm của từng loại CTKT và các loại nghiệp vụ kinh tế mà CTKT phản ánh

Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán

CTKT sau khi được sử dụng để ghi sổ cần phải được lưu trữ và bảo quản theo quy định của luật pháp Bảo quản, lưu trữ CTKT là một bộ phận của bảo quản, lưu trữ tài liệu

kế toán CTKT phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật Việc bảo quản, lưu trữ CTKT cũng như các tài liệu kế toán khác phải chấp hành đúng theo các quy định pháp luật về kế toán và các quy định riêng của ngành được Nhà nước cho phép Tài liệu kế toán được bảo quản, lưu trữ là

bản chính, có giá trị pháp lý về kế toán

Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ CTKT, SKT, BCTC ) Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp

lý, để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm tổ chức, phân loại, sắp xếp tài liệu, làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ Ngoài ra cần phải thực hiện xác định thời gian lưu trữ cho từng loại tài liệu, lựa chọn các phương tiện lưu trữ, xây dựng các yêu cầu về an toàn, bảo mật tài liệu kế toán, xác định

trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan, lựa chọn hình thức lưu trữ

Tài liệu kế toán khi đã hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy theo quy định của pháp luật Các hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán phải đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu huỷ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó

Về công tác kế toán quản trị

Từ chức năng phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, CTKT chính là tài liệu phản ánh thông tin ban đầu về các hoạt động của DN cho công tác kế toán Hệ thống thông tin đối với công tác KTQT bao gồm thông tin quá khứ và thông tin tương lai Dựa vào hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn sử dụng trong KTTC để thu thập hệ thống các thông tin quá khứ chi tiết theo yêu cầu của KTQT Lúc này, hệ thống thông tin dành cho KTTC và KTQT được sử dụng chung từ một hệ thống CTKT Ngoài hệ thống chứng

từ dùng trong công tác KTTC, DN cần thiết phải thiết lập một hệ thống chứng từ riêng phục vụ cho các thông tin cho KTQT mà chưa thể hiện được trong các chứng từ dùng trong công tác KTTC Các thông tin này có thể được chi tiết hơn trên chứng từ KTTC hoặc liên quan đến các thông tin tương lai như thông tin về kế hoạch, định mức, dự báo Chứng từ dành cho KTQT được thiết kế hết sức linh hoạt, theo yêu cầu quản lý của bản thân DN

Đối với các chứng từ và tài liệu kế toán quản trị, đặc biệt là các báo cáo KTQT mang tính quản trị nội bộ, phân tích kết quả kinh doanh, chiến lược kinh doanh, việc lưu trữ và hủy được thực hiện theo quyết định của giám đốc DN trên cơ sở vận dụng các quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu kế toán

Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hệ thống CTKT, cần đảm bảo nguyên tắc ghi nhận thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở DN, do

đó phải giải quyết tốt mối quan hệ giữa ghi nhận thông tin theo trình tự thời gian với phân loại và ghi nhận thông tin theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở

DN Phần mềm kế toán phải đảm bảo nhập đầy đủ dữ liệu về toàn bộ các nghiệp vụ, không được trùng lắp hoặc bỏ sót và thuận tiện cho việc sửa chữa do nhập dữ liệu không chính xác

CTKT nhất thiết phải được mã hóa theo loại, tên gọi chứng từ và được tổ chức theo các tập tin Việc mã hóa chứng từ phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu,

dễ tổng hợp và đảm bảo bảo mật dữ liệu Những thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động tài chính được gọi là chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử được coi là CTKT khi có đầy đủ các nội dung được quy định đối với

CTKT bằng giấy và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa

từ, các loại thẻ thanh toán Khi sử dụng chứng từ điện tử tại DN, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết Chứng từ điện tử có thể được chuyển đổi thành chứng từ bằng giấy và ngược lại DN phải tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử Việc bảo quản phải được thực hiện với các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài Trước khi đưa vào lưu trữ phải in chứng từ

điện tử ra giấy, nếu lưu trữ chứng từ điện tử bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu

trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết

1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

TKKT là các trang SKT được dùng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục,

có hệ thống số hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán Hệ thống TKKT là bảng kê các TKKT dùng trong một DN Đứng ở góc độ DN, tổ chức hệ thống TKKT là việc thiết lập danh mục tài khoản cần sử dụng đủ để phản ánh toàn bộ các đối tượng kế toán và tổ chức việc ghi chép, hạch toán vào các tài khoản đó Thực chất của tổ chức hệ thống TKKT là xây dựng hệ thống các tài khoản để hệ thống hóa thông tin trên các CTKT theo thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm kiểm soát, quản lý các đối tượng kế toán Việc xây dựng một hệ thống tài khoản hợp lý sẽ giúp BMKT xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về tình hình hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán, phục vụ hiệu quả cho yêu cầu quản lý của DN Tổ chức hệ thống TKKT khoa học giúp DN tiết kiệm các chi phí cho việc tổ chức hệ thống SKT, tạo thuận lợi cho việc cung cấp một hệ thống thông tin có chất lượng cao, đảm bảo thỏa mãn lợi ích cho các đối tượng sử dụng thông tin qua hệ thống các BCTC và báo cáo KTQT

Theo tác giả, tổ chức hệ thống TKKT bao gồm những nội dung cụ thể sau:

Về công tác kế toán tài chính

Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp

Việc xây dựng hệ thống TKKT trong DN cần căn cứ vào yêu cầu của Nhà nước, đặc điểm hoạt động SXKD và yêu cầu quản lý của DN Hệ thống TKKT gồm các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết để phản ánh đầy đủ các đối tượng kế toán riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau DN cần xây dựng danh mục tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết Để mở tài khoản, DN phải xác định được các đối tượng kế toán cụ thể Đối với tài khoản tổng hợp, DN căn cứ vào hệ thống TKKT đã được ban hành để xây dựng danh mục tài khoản Đối với tài khoản chi tiết, DN căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất, kết hợp với đặc điểm SXKD của DN, yêu cầu quản lý chi tiết và khả năng thực hiện kế toán chi tiết để xác định danh mục TKKT chi tiết Việc mở tài khoản chi tiết phải đảm bảo tiêu thức phân loại ở cấp mở tài khoản chi tiết là đồng nhất Việc quy định chi tiết đối với từng tài khoản tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin kế toán Sau khi xây dựng danh mục tài khoản tổng hợp và chi tiết cần sử dụng, DN xác định

nội dung, kết cấu, nguyên tắc và phương pháp hạch toán trên từng nhóm tài khoản tổng hợp và nhóm tài khoản chi tiết

Xác định các nguyên tắc và phương pháp kế toán chủ yếu để tổ chức xử lý, ghi nhận và tổng hợp thông tin trên các tài khoản kế toán

Thực hiện hạch toán, ghi chép trên các TKKT đòi hỏi DN phải xác định được các nguyên tắc và phương pháp hạch toán chủ yếu, đây chính là việc xây dựng các chính sách

kế toán cụ thể đối với các nội dung hạch toán chủ yếu của DN Các nguyên tắc và phương pháp hạch toán này được xác định dựa trên các nguyên tắc kế toán và phương pháp hạch toán được quy định chung trong Luật kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc thù hoạt động SXKD của DN và yêu cầu quản lý riêng của DN Về cơ bản có những nguyên tắc hạch toán liên quan đến vốn bằng tiền, thuế giá trị gia tăng, nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho, tài sản cố định

Sau khi phân loại, xử lý các thông tin từ các CTKT ban đầu, thông tin kế toán được ghi nhận vào các TKKT một cách liên tục và hệ thống trong kỳ Cuối kỳ, nhân viên kế toán phụ trách phần hành kế toán tiến hành tổng hợp thông tin theo từng đối tượng kế toán trên từng TKKT để cung cấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán

Về công tác kế toán quản trị

Đối với công tác KTQT, hệ thống TKKT cần phải có tính mở để ghi nhận thông tin cần thiết cho các nhu cầu đa dạng, luôn thay đổi của ban quản lý DN Khi tổ chức hệ thống TKKT phục vụ cho KTQT, có thể chi tiết hoá tài khoản theo các cấp 2, cấp 3, cấp

4, cấp 5 phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của KTQT trong DN

Khi xử lý thông tin bằng các phương pháp tính giá trong KTQT, việc tính giá không đòi hỏi phải tuân thủ theo các nguyên tắc chung, mà gắn với mục đích sử dụng thông tin theo yêu cầu quản trị DN Giá trị các loại tài sản và các đối tượng kế toán khác không chỉ được tính toán giá đã thực hiện mang lại thông tin quá khứ mà còn liên quan đến các ước tính hay các dự báo để đưa ra các phương án liên quan đến các quyết định trong tương lai, điều này tạo ra sự khác biệt lớn trong xử lý thông tin giữa KTQT so với KTTC

Khi áp dụng phần mềm kế toán, phải đảm bảo mối quan hệ ghi chép, đối chiếu giữa

kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của DN Các thông tin kế toán

do phần mềm kế toán cung cấp vừa phải đảm bảo số liệu để lập BCTC vừa phải cung cấp thông tin để lập các báo cáo KTQT Để đáp ứng yêu cầu của công tác KTQT, DN cần xây dựng hệ thống các TKKT để quản lý đến từng loại vật tư, tài sản, từng loại chi phí, dự toán

chi phí Các TKKT cần được mã hóa, hệ thống mã hóa các tài khoản sử dụng trong DN phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng Việc mã hóa các TKKT cũng cần phải thuận tiện trong trường hợp thêm, bớt hoặc sửa đổi tài khoản khi cần thiết

1.2.4 Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán

Về công tác kế toán tài chính: Hình thức kế toán thực chất là hệ thống SKT, bao

gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ các CTKT theo một trình tự và phương pháp nhất định nhằm cung cấp các số liệu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán Tổ chức hình thức kế toán là việc DN căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán để tổ chức hệ thống SKT nhằm mục đích hệ thống hóa thông tin Theo tác giả, nội dung của tổ chức hình thức kế toán trong DN bao gồm:

- Xác định số lượng SKT tổng hợp và hệ thống SKT chi tiết sử dụng trong DN;

- Xây dựng mối quan hệ và trình tự ghi SKT theo đúng quy tắc, trình tự ghi sổ và nguyên tắc hạch toán

SKT là tổ hợp các tờ sổ để ghi chép kế toán ở các DN, đây là phương tiện dùng để

hệ thống hóa thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng SKT được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến DN Các nghiệp

vụ kế toán được ghi chép theo nguyên tắc nhất định trên SKT SKT bao gồm SKT tổng hợp và SKT chi tiết SKT tổng hợp ghi theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, SKT chi tiết dùng để hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế cụ thể SKT tổng hợp bao gồm Sổ Nhật ký và Sổ Cái Sổ Nhật ký là sổ ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trật

tự thời gian, Sổ Cái là sổ ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh SKT tổng hợp được Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép SKT chi tiết được Nhà nước hướng dẫn, các DN cụ thể hóa để phản ánh thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của mình Theo tác giả, tổ chức hệ thống SKT cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- DN phải lựa chọn và sử dụng một hệ thống SKT chính thức và duy nhất trong một kỳ kế toán năm;

- Hệ thống SKT phải đảm bảo được mối quan hệ giữa trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với mỗi đối tượng của hệ thống kế toán ở DN ;

- Phải đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các SKT với nhau để thông tin có tính chính xác cao;

- Phải đảm bảo mối quan hệ đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa SKT tổng hợp và các SKT chi tiết Số liệu trên các SKT chi tiết phải minh họa cho số liệu trên SKT tổng hợp nhằm phản ánh cụ thể hơn các đối tượng kế toán

DN phải tuân thủ quy trình và nguyên tắc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và chữa sổ nếu có sai sót SKT cần phải được ghi chép thường xuyên, liên tục, có hệ thống, phải căn cứ trên

cơ sở các CTKT hợp pháp, hợp lý, hợp lệ tuân theo nguyên tắc ghi sổ

Về công tác kế toán quản trị

SKT quản trị ngoài việc phản ánh các thông tin quá khứ còn chú trọng đến các thông tin tương lai SKT quản trị cần được thiết kế theo yêu cầu quản lý nội bộ và theo từng chỉ tiêu cụ thể Các chỉ tiêu này phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo yêu cầu quản lý cũng như sự thuận tiện trong việc trình bày, tổng hợp, báo cáo và sử dụng thông tin; đảm bảo cung cấp được những thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo KTQT và phân tích thường xuyên các chỉ tiêu kinh tế, tài chính; do vậy SKT quản trị còn cần phản ánh được các chỉ tiêu dự toán, kế hoạch, định mức nhằm đảm bảo cơ sở cho việc kiểm tra tình hình thực hiện dự toán, kế hoạch, định mức Trên các SKT quản trị cần kết hợp sử dụng các thước đo giá trị, thước đo hiện vật và thước đo thời gian lao động

Khi tổ chức hệ thống SKT có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, việc thiết kế trên phần mềm kế toán được thực hiện theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán thủ công hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó Mặc dù phần mềm kế toán không hiển thị đầy

đủ quy trình ghi SKT, nhưng phải in được đầy đủ các SKT và đáp ứng được các yêu cầu

về nội dung và hình thức theo quy định Khi áp dụng phần mềm kế toán, DN cần lựa chọn hình thức kế toán nào phù hợp với DN mình nhất Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu SKT thủ công, chương trình phần mềm kế toán phải thuận tiện cho việc sửa đổi, chữa SKT theo đúng nguyên tắc chữa SKT trong các trường hợp sai sót Phương pháp sửa chữa SKT trong trường hợp áp dụng phần mềm kế toán là phương pháp ghi bổ sung

và phương pháp ghi số âm

1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Thông tin kế toán sau khi được xử lý và phản ánh một cách có hệ thống trên các SKT, sẽ được phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để trình bày trên các báo cáo kế toán, các báo cáo này cung cấp tới người sử dụng tình hình