"Một số chia sẻ về nghề Merchandiser Trong chuỗi cung ứng ngành dệt may thời trang hiện nay, khâu sản xuất lắp ráp sản phẩm được đưa đến các quốc gia có giá nhân công thấp. Thị trường tiêu thụ nằm ở một nước và hệ thống nhà máy sản xuất tại đặt tại một nước khác, do đó cần có các nhà trung gian điều phối cân bằng năng lực sản xuất và bảo đảm chất lượng để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Đó có thể là đại diện chính thức của End Buyer (Decathlon, Nike, Adidas, …) hoặc là các công ty Vendor trung gian (Motives, Polaris, Itochu, Bagir, Oktava, Phú Khang, Just Jamie, …) hoặc đối với những nhà máy lớn thì họ sẽ tự thiết lập phòng ban chuyên môn (FOB division) để làm việc trực tiếp với End Buyer (Việt Tiến, Nhà Bè, Việt Thắng, …). Dù cho là văn phòng đại diện của End Buyer, Vendor hay nhà máy thì bộ phận chính phụ trách thực hiện các đơn hàng cũng chính là các Merchandiser. Trong bài viết này, để dễ theo dõi mình sẽ trình bày các chức năng của Merchandiser theo quy trình từ lúc nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng xong và đồng thời theo các cấp bậc quản lý. Trong chuỗi cung ứng, khi End Buyer có nhu cầu mua hàng để bán ra cho người tiêu dùng, họ sẽ issue PO (Purchasing Order). Trong PO sẽ ghi rõ chủng loại, số lượng, màu sắc, … và ngày giao hàng. End Buyer sẽ chuyển các PO này đến cho văn phòng đại diện của mình, Vendor hoặc nhà máy. Người quyết định có nhận đơn hàng hay không, đàm phán giá cả sơ khởi và ngày giao hàng chính là Merchandising Manager. Khi quá trình đàm phán này kết thúc, đơn hàng sẽ được giao xuống cho bộ phận tiếp theo để handle. Trong mô hình tổ chức hiện nay, có 2 mô hình tổ chức tiêu biểu nhất được áp dụng cho Merchandising Department. Mô hình thứ nhất là mô hình phòng ban. Trong mô hình hình này, bộ phận Merchandising sẽ tổ chức theo nhóm chức năng. Các phòng ban thường thấy trong mô hình này Developing dept, Material dept, Production dept, … Trong đó, Developing dept phụ trách công đoạn phát triển mẫu và làm giá, Material dept sẽ phụ trách đặt nguyên phụ liệu phụ vụ cho sản xuất, Production dept phụ trách điều phối đơn hàng và tổ chức kế hoạch sản xuất cho các nhà máy. Mô hình tổ chức thứ hai thì chia theo mô hình hàng dọc và phân nhóm theo khách hàng. Trong mỗi nhóm sẽ có đủ các thành phần Merchandiser từ Developing, Fabrics, Trims, cho đến Production, mỗi nhóm sẽ có một Account Supervisor phụ trách. Để hiểu rõ hết quy trình, chúng ta sẽ tìm hiểu từng chức danh của Merchandiser: 1. Merchandiser/Developing: bộ phận Developing phụ trách phát triển mẫu và tính giá thành sản phẩm. Quy trình phát triển mẫu có nhiều bước. Nếu khách hàng gởi qua sản phẩm mẫu, rập và tài liệu kỹ thuật thì chỉ cần may mẫu Pilot Sample để duyệt trước khi sản xuất (chủ yếu là để đảm bảo thông số của rập). Mẫu Pilot Sample được may tại tổ may mẫu của nhà máy với nguyên phụ liệu do Merchandiser/Developing chuẩn bị (mua hoặc xin từ các supplier). Nếu khách hàng chỉ gởi qua rập và tài liệu kỹ thuật thì phải tiếp hành may mẫu phát triển (Developing Sample). Mẫu Developing Sample cũng được may tại tổ may mẫu của nhà máy nhưng nó có đặc điểm là mẫu này có thể phải may đi may lại nhiều lần cho đến khi khách hàng duyệt mẫu. Sau khi mẫu Developing Sample may lần đầu tiên được gởi đi, khách hàng sẽ gởi về bảng góp ý. Trong bảng góp ý này khách hàng có thể yêu cầu chỉnh sửa cả về kiểu dáng mẫu mã lẫn thông số của sản phẩm. Dựa vào bảng góp ý đó, bộ phận kỹ thuật của công ty sẽ điều chỉnh rập rồi sau đó lại tiếp tục may mẫu Developing lần 2. Quy trình cứ tiếp diễn như thế cho đến khi mẫu được duyệt cho sản xuất. Nhiệm vụ thứ hai của Merchandiser/Developing là tính giá cho sản phẩm. Giá thành FOB của một sản phẩm gồm có chi phí: nguyên phụ liệu, gia công cắt may, financing (chi phí lãi suất tiền vốn để mua nguyên phụ liệu). Merchandiser/Developing dựa trên định mức của bộ phận kỹ thuật đưa ra (sau khi giác sơ đồ) và giá cả nguyên phụ liệu do supplier báo để tính ra giá thành FOB cho sản phẩm. Nếu công ty bán hàng theo hình thức DDP hoặc LDP thì phải cộng thêm phần chi phí vận chuyển do nhóm Shipping (xuất nhập khẩu) cung cấp. 2. Merchandiser/Fabric: bộ phận này chuyên phụ trách về tất cả vấn đề liên quan đến vải (vải chính, lót, ….). Thông thường, Buyer không chỉ issue một đơn hàng mà họ issue cả một chương trình sản xuất tổng thể (Master Plan). Trong Master Plan sẽ thể hiện ngày cắt (cut date), ngày giao hàng (Ext – Factory date) của từng PO. Nhiệm vụ của Merchandiser/Fabric là phải theo dõi tình trạng đồng bộ vải tại kho của nhà máy để bảo đảm cho sản xuất không bị gián đoạn (ngôn ngữ thông thường gọi là “đứt chuyền”). Khi vải sản xuất xong thành phẩm và đạt tiêu chuẩn chất lượng để xuất hàng, Merchandiser/Fabric sẽ căn cứ và ngày cắt để ra quyết định sẽ ship vải về bằng đường tàu biển hoặc đường hàng không (nếu vải mua từ Supplier nước ngoài). Đây là quyết định rất quan trọng và có tác động rất lớn đến chi phí sản xuất vì nếu có một chút sai sót thì chi phí phải trả là rất cao. Có ba trường hợp xảy ra: - Tính toán ngày đồng bộ quá sớm, quyết định cho đi AIR vải (ship vải về nước bằng đường hàng không) sẽ dẫn đến phát sinh chi phí AIR vải rất cao - Tính toán ngày đồng bộ hợp lý: vải đến đúng hạn kế hoạch sản xuất, nhà máy nhận vải và tiến hành sản xuất bình thường. - Tính toán đồng bộ chậm: vải về không kịp để cắt sản xuất, chuyền bị gián đoạn sản xuất (đứt chuyền), chi phí bù doanh thu cho xí nghiệp rất lớn: bằng năng suất mỗi ngày của chuyền nhân cho đơn giá CM của sản phẩm. Ngoài những công việc chính, đôi khi Merchandiser/Fabric còn phải giải quyết những sự cố phát sinh trong sản xuất như khổ vải không đều, lỗi sợi, khác màu trong 1cây, khác màu theo cây, độ xù lông, … Khi xảy ra những sự cố như trên thì phải ghi nhận bằng chứng xác thực từ nhà máy, sau đó làm việc với supplier để có phương án giải quyết. 3. Merchandiser/Trims: về bản chất thì bộ phận này giống với bộ phận Fabric nhưng đặc điểm của ngành may là sử dụng rất nhiều phụ liệu nên Merchandiser/Trims phải là người có tính hết sức cẩn thận và tỉ mĩ. Chỉ cần có 1 sự cố nhỏ xảy ra với phụ liệu may thì có thể dẫn đến “đứt chuyền”. Còn nếu sự cố xảy ra với phụ liệu đóng gói thì có thể không xuất hàng thành phẩm kịp tiến độ, dẫn đến phải xuất máy bay (AIR) thành phẩm, chi phí rất lớn. 4. Merchandiser/Production: sau khi đã có đầy đủ thông tin ngày đồng bộ nguyên phụ liệu tại kho, công việc tiếp theo sẽ là phân các PO xuống cho các chuyền sản xuất. Khi lập kế hoạch sản xuất, nếu Merchandiser/Production thấy PO nào có thể sản xuất không kịp với các chuyền may hiện có thì phải ngay lập tức tìm phương án đưa PO đó cho đơn vị gia công khác may. Khi đã có kế hoạch sản xuất, hàng ngày Merchandiser/Production theo dõi tiến độ cắt/may/đóng gói của mỗi chuyền. Khi phát hiện có dấu hiện chậm trễ (do rớt năng suất, cúp điện, …) thì phải ngay lập tức tìm phương án xử lý. Khi nhà máy sản xuất xong PO nào, Merchandiser/Production sẽ báo cho bộ phận QC (Quality Control) ở nhà máy tiến hành kiểm tra trước khi xuất hàng (kiểm 100% hoặc kiểm tra lấy mẫu AOQL). Các PO đạt chất lượng sẽ được Merchandiser/Production lên lịch xuất, tính toán phương án đóng vào container sao cho tối ưu nhất và báo cho bộ phận Shipping tiến hành các thủ tục hải quan để xuất hàng. Những gì mình vừa mô tả ở trên chỉ nêu ra phần cốt lõi cơ bản công việc hàng ngày của Merchandiser. Ngoài ra, hàng ngày Merchandiser phải làm vô số các công việc không tên khác như: trả lời điện thoại cho QC ở nhà máy, giải quyết sự cố đột xuất xảy ra" . " ;Một số chia sẻ về nghề Merchandiser Trong chuỗi cung ứng ngành dệt may thời trang hiện nay, khâu sản xuất lắp. cung cấp. 2. Merchandiser/ Fabric: bộ phận này chuyên phụ trách về tất cả vấn đề liên quan đến vải (vải chính, lót, ….). Thông thường, Buyer không chỉ issue một đơn hàng mà họ issue cả một chương. lần đầu tiên được gởi đi, khách hàng sẽ gởi về bảng góp ý. Trong bảng góp ý này khách hàng có thể yêu cầu chỉnh sửa cả về kiểu dáng mẫu mã lẫn thông số của sản phẩm. Dựa vào bảng góp ý đó, bộ