Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng

Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng

Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế MỤC LỤC Trang 2.4 Các thuật toán chương trình 39 2.4.1 Thuật toán đăng nhập 39 2.4.2 Thuật toán nhập dữ liệu 40 2.4.3. Thuật toán sửa bản ghi 41 41 Người dùng tìm và chạy File: Quản lý bán hàng.Exe thì hộp thoại đăng nhập xuất hiện. Khi hộp thoại xuất hiện rồi người dùng muốn truy cập phải khai báo tên và mật khẩu vào máy để máy kiểm tra sau đó bạn nháy chuột vào nút Đăng nhập. Nếu tên và mật khẩu của người sử dụng vừa khai báo phù hợp với tên và mật khẩu có trong máy mà ta đã đăng ký trước đó thì người dùng sẽ truy cập vào giao diện chính của chương trình 48 Ngược lại nếu tên và mật khẩu của người dùng vừa khai báo mà không đúng thì máy sẽ đưa ra hộp thoại với lời đề nghị “ UserNAme or Password của bạn không hợp lệ” lúc đó bạn dùng muốn truy cập tiếp đúng thì phải khai báo lại sao cho phù hợp. Còn nếu bạn không muốn truy cập chương trình thì bạn hãy thoát ra khỏi chương trình bằng cách nhấn vào nút Cancel 48 LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên toàn thế giới nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phát triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế. Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng, làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh. Trong xu thế ấy việc đưa GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C 1 Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể. Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết, trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một lĩnh vực được nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy tính. Giờ đây máy tính đã và đang trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con người. Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian , công sức mà hiệu quả mang lại chưa cao. Công ty Cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á cũng như các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế. Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, việc nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin Quản lý bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của Công ty. Là một sinh viên khoa Tin - Kế toán , qua thời gian học tập tại trường và tìm hiểu thực tế tại Công ty, em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp của mình là: “Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng” phục vụ cho việc quản lý bán hàng của Công ty cũng như việc tính toán của các phòng ban khác nhằm củng cố và ứng dụng những kiến thức đã học trong thời gian học tập tại trường . Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và giúp em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc về sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô giáo trong trường , đặc biệt là thầy giáo Phạm Văn Tịch - Giảng viên Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Em cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua. Hưng Yên , ngày tháng năm 2010 Sinh viên thực hiện Phí Thị Nhàn Chương 1 : Khảo sát và đánh giá hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á . 1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á 1.1.1 Giới thiệu chung : Tên công ty Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C 2 Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Tên viết tắt Công ty Nhựa Đông Á Biểu tượng Người đại diện Trần Thị Lê Hải - Chức vụ: Giám đốc Trụ sở Khu CN Châu Sơn, Phủ Lý, Hà Nam Văn phòng Tầng 6 – Toà nhà DMC – 535 Kim Mã – Hà Nội Điện thoại (84-4) 7342888 Fax (84-4) 7710789 Email info@nhu adonga.com.vn Website http://www.nhuadonga.com.vn Vốn điều lệ Đvt : 20.000.000.000đồng 1.1. 2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á tiền thân là công ty liên doanh với đối tác Đài Loan chuyên sản xuất sản phẩm nhựa mang thương hiệu Đông Á Sau khi mua toàn bộ phần vốn góp của đối tác nước ngoài, đã được chuyển thành Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á. Năm 2001: Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á chính thức được thành lập: Vốn điều lệ: 5 tỷ đồng Lao động: hơn 50 lao động Trụ sở: 41 Hàng Nón – Hoàn Kiếm – Hà Nội Năm 2002: Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất Nhựa Đông Á lập dự án trình UBND TP Hà Nội xin phê duyệt và đã được cấp đất tại KCN Ngọc Hồi . Năm 2003: Công ty thành lập Tổ chức Công đoàn Công ty trực thuộc Liên đoàn Lao động huyện Thanh Trì . Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trên toàn Công ty. Năm 2005: Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á tập trung đầu tư xây dựng 2 nhà máy tại KCN Châu Sơn và KCN Ngọc Hồi. Năm 2006: Là năm Công ty có những bước tiến đột phá, bao gồm: Hoàn thiện về cơ bản xây dựng xong 2 nhà máy tại hai KCN Châu Sơn – Hà Nam và KCN Ngọc Hồi. Đầu tư phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Oracle (FPT triển khai). Tiến hành chuyển đổi hình thức công ty từ Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhựa Đông Á sang Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á và thành lập các công ty thành viên theo mô hình công ty mẹ - con, công ty liên kết . GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C 3 Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Tháng 3/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á thành lập 2 Công ty con là: Công ty TNHH một thành viên Nhựa Đông Á, có trụ sở tại Khu công nghiệp Châu Sơn - Hà Nam (tiền thân là Nhà máy nhựa Đông Á đặt tại Thanh Trì – Hà Nội). Công ty TNHH SmartWindows địa chỉ tại Khu Công nghiệp Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội (tiền thân là Nhà máy lắp ráp cửa nhựa SmartWindows). Trong Quý II/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á đang tiến hành thành lập Công ty TNHH Một thành viên Nhựa Đông Á Sài Gòn có nhà máy đặt tại Khu công nghiệp Tân Tạo. Tiến hành hoàn thiện và định giá công ty, chuẩn bị các điều kiện để niêm yết chứng khoán lên sàn giao dịch chứng khoán chính thức, dự kiến Quý I/2008; Dự kiến trong Quý III/2007, Công ty sẽ hoàn thành dự án đầu tư xây dựng Nhà máy lắp ráp cửa SmartWindows tại Khu công nghiệp Tân Tạo Tp HCM và Nhà máy sản xuất Bạt tại Khu công nghiệp Hà Nam. Ngày 14/5/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á chính thức làm lễ khánh thành đi vào hoạt động 2 nhà máy tại KCN Ngọc Hồi và Khu Công nghiệp Hà Nam. Ngày 14/5/2007, ký hợp đồng hợp tác toàn diện với Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam - Chi nhánh Quang Trung. 1.1.3 Ngành nghề kinh doanh của Công ty: Hiện tại, Công ty Cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á được phép hoạt động trong lĩnh vực: * Sản xuất các sản phẩm, vật liệu phục vụ trong xây dựng và trang trí nội ngoại thất; *Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi; *Buôn bán máy móc, thiết bị phục vụ ngành xây dựng, công nghiệp, giao thông; *Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá; *Kinh doanh vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội ngoại thất; *Kinh doanh bất động sản, nhà ở; *Dịch vụ vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách; GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C 4 Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế 1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty * Cơ cấu tổ chức : Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng dựa trên nguyên tắc gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả .Việc điều hành công ty được thực hiện theo nguyên tắc trực tuyến nhằm phát huy hết khả năng, nội lực của các thành viên trong công ty . * Hệ thống chức năng của công ty : - Giám đốc : là người đứng đầu công ty quản lý toàn bộ công ty, có trách nhiệm về mọi mặt hoạt động tổ chức kinh doanh, kỹ thuật và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật . - Phó Giám đốc: Là người đứng sau trợ giúp cho Giám đốc , có chức năng chỉ huy, điều hành cụ thể lĩnh vực mình nắm giữ, Phó Giám đốc sẽ trực tiếp ban chỉ thị từ Giám đốc tới các phòng ban, giao nhiệm vụ cho các phòng ban đồng thời chịu trách nhiệm về các phòng ban mà mình quản lý. - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc việc đào tạo tuyển dụng, xa thải công nhân viên, quản lý công nhân viên của công ty,ngoài ra phòng hành chính còn nghiên cứu, đề xuất những biện pháp giúp Giám đốc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc công nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của công ty. - Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ quản lý lương nhân viên, quản lý thu , chi và tình hình tài chính của công ty. - Phòng kinh doanh : Đây là bộ phận có đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn cao, có kiến thức sâu trong lĩnh vực kinh doanh và nắm bắt thị trường kinh doanh. Có GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C Phó Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng bảo hành Phòng marketing Giám đốc 5 Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế thể nói đây chính là đầu ra quyết định sự phát triển của công ty. Phòng này có nhiệm vụ khai thác khách hàng, tìm kiếm và mở rộng thị trường. - Phòng kỹ thuật: Đây là mắt xích quan trọng với phòng kinh doanh, có đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao, nhiệm vụ chính là tạo ra sản phẩm có chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Luôn song hành với phòng kinh doanh để đẩy mạnh quá trình phát triển của công ty. - Phòng Bảo hành: Thực hiện công tác bảo hành sản phẩm SmartWindows. - Phòng Marketing: Nghiên cứu, phát triển thị trường, quảng bá thương hiệu cho toàn Công ty . Phòng có nhiệm vụ tiến hành tìm hiểu nhu cầu thị trường, khảo sát mức độ tin cậy của người tiêu dùng đối với sản phẩm của công ty, nhằm xây dựng thương hiệu Nhựa Đông Á ngày càng vững mạnh. Hiện nay, hoạt động nghiên cứu thị trường do Phòng Marketing của Công ty đặc trách. Công ty đã tiến hành triển khai hoạt động nghiên cứu thị trường dưới nhiều hình thức khác nhau, cụ thể như sau: Tiến hành thu thập ý kiến người tiêu dùng trong quá trình bán hàng thông qua đội ngũ nhân viên tiếp thị của công ty và cửa hàng phân phối, từ đó công ty luôn nhận được những thông tin phản hồi để cải tiến sản phẩm và sản xuất sản phẩm mới. Bên cạnh đó, việc thu thập thông tin từ các đại lý tiêu thụ và khách hàng giúp công ty có những biện pháp quản lý hiệu quả để đối phó với nạn hàng giả , hàng kém chất lượng.Các hoạt động nghiên cứu thị trường đã có tác động rất tích cực đến chiến lược kinh doanh sản xuất của Công ty, góp phần không nhỏ đến sự tăng trưởng Doanh thu và lợi nhuận của công ty trong những năm qua. 1.1.5 Hoạt động Marketing của Công ty * Hoạt động quảng cáo thương hiệu : Công ty đã áp dụng các hoạt động để quảng bá thương hiệu, tăng cường uy tín của Nhựa Đông Á trên thương trường. Bên cạnh việc tham gia quảng cáo sản phẩm trực tiếp trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, kênh truyền hình, tổ chức gắn các bảng hiệu quảng cáo ngoài trời, Nhựa Đông Á cũng đẩy mạnh phát triển thương hiệu thông qua các hoạt động xã hội, văn hóa, tham gia giới thiệu sản phẩm tại các chương trình truyền hình như Chương trình bản tin tài chính, hãy chọn giá đúng, chắp cánh thương hiệu … Công ty cũng đã giới thiệu sản phẩm và thương hiệu thông qua việc tham gia nhiều chương trình hội chợ thương mại trong nước và quốc tế. Đặc biệt các hội chợ hàng tiêu dùng như: Hội chợ Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, Sao Vàng Đất Việt, Hội chợ VietBuildings. Ngoài ra, Công ty cũng đẩy mạnh hoạt động quảng cáo thông qua việc trưng bày bảng hiệu, áp phích giới thiệu sản phẩm Nhựa Đông Á và địa chỉ Website: http://www.nhuadonga.com.vn GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C 6 Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế * Hệ thống phân phối : Công ty đã ban hành quy chế cửa hàng bán sản phẩm từ nhiều năm nay và đang áp dụng rất hiệu quả. Bên cạnh đó, công ty vẫn không ngừng cải tiến, hoàn thiện quy chế này để phục vụ các khách hàng và các cửa hàng ngày càng tốt hơn. Hệ thống cửa hàng phân phối do công ty trực tiếp quản lý đang vận hành rất tốt, hiện nay công ty đang có hơn 300 cửa hàng đại lý bán sản phẩm. Biểu đồ : Mạng lưới phân phối của Công ty CPTĐ Nhựa Đông Á Đến nay Công ty đã xây dựng được hệ thống mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước, trong đó tập trung chủ yếu tại Hà Nội, Bắc Ninh, Thanh Hoá, Nghệ An Sản phẩm của Công ty được tiêu thụ chủ yếu qua 3 kênh phân phối: - Cửa hàng đại lý bán sản phẩm : Kênh phân phối chính của Công ty (Đại lý, các công ty tư vấn thiết kế, các nhà thầu xây dựng) - Khách hàng riêng lẻ : Là các cá nhân đến mua hàng trực tiếp tại Showroom. - Dự án : Thông qua việc đấu thầu các công trình xây dựng, Đông Á đã cung cấp tới các Công ty, tổ chức với quy mô lớn. Để khuyến khích các đại lý tiêu thụ sản phẩm, công ty luôn có chế độ ưu đãi đặc biệt theo doanh số bán hàng: Các đại lý được hưởng hoa hồng môi giới khi giới thiệu cho Công ty ký hợp đồng với các khách hàng lớn; khi tiêu thụ với khối lượng lớn, đại lý được hưởng chiết khấu; các đại lý đạt chỉ tiêu kế hoạch được tổ chức đi nghỉ mát, thưởng bằng tiền, hiện vật Với đặc thù các sản phẩm nhựa dùng trong công nghiệp xây dựng và trang trí nội thất nhẹ nhưng cồng kềnh nên chi phí vận chuyển tương đối cao, làm giảm năng lực cạnh tranh của công ty khi đi tiêu thụ ở xa địa bàn Hà Nội đặc biệt trong tình hình giá xăng GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN NHỰA ĐÔNG Á Showroom Đại lý cấp 1 Dự án Khách hàng riêng lẻ Đại lý cấp 2 7 Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế dầu trên thế giới đang biến động mạnh. Do vậy, thị trường tiêu thụ của Công ty hiện tập trung chủ yếu ở khu vực Nghệ An trở ra. Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á hiện đang đẩy mạnh việc tiêu thụ các sản phẩm tại các tỉnh miền Trung và miền Nam thông qua việc triển khai xây dựng các nhà máy và mạng lưới tiêu thụ tại 2 khu vực này, tiến tới hoàn thiện mạng lưới tiêu thụ trên toàn quốc. * Chính sách giá : Với máy móc thiết bị hiện đại và luôn được đầu tư mới, sản phẩm do công ty sản xuất luôn đạt được các tiêu chuẩn về chất lượng cao và được người tiêu dùng đánh giá cao. Đồng thời với việc chủ động được nguồn nguyên vật liệu thông qua việc dự trữ nguyên liệu, sản xuất bán thành phẩm, tiết kiệm tối đa những tiêu hao trong quy trình sản xuất, sản phẩm của Công ty luôn ổn định được giá bán trong điều kiện thị trường đang tăng giá. Mặc dù vậy, công ty không đưa ra kế hoạch giảm giá bán để cạnh tranh với các đối thủ mà thông qua việc tăng cường nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó tăng cường được năng lực cạnh tranh của mình. 1.1.6 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á . Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngày càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT nên công ty đã và đang từng bước triển khai việc áp dụng CNTT vào sản xuất và kinh doanh. Hiện nay hầu hết các phòng ban trong công ty đều có máy vi tính, máy in, máy fax, sự có mặt của các thiết bị tin học đó đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc mà các nhân viên phải làm trước kia, các hoạt động trong công ty đựoc xử lý nhanh hơn, năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt, hiệu quả cao, giảm chi phí đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty. Một số máy trong công ty đã được nối mạng nội bộ (LAN) điều này làm cho công việc được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do đuợc chia sẻ dùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau, dữ liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự là chuyên nghiệp. Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp. Các công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel không đảm bảo được sự nhất quán trong việc xử lý dữ liệu, các công việc vẫn mang tính thủ công khá tốn công sức đòi hỏi phải áp dụng các phận mềm mạnh hơn, tiện dụng hơn. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý bán hàng. Quản lý bán hàng là lĩnh vức khá phức tạp trong công tác kế toán. Nó đòi hỏi sự chính xác cao xử lý công việc thật nhanh chóng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất do đó ành hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Qua quá trình tìm hiểu em nhận thấy hiện tại của hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á không đáp ứng được các thông tin của kế toán . GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C 8 Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Từ những hạn chế và khó khăn trên đòi hỏi phải có một phần mềm chuyên nghiệp cho công tác quản lý bán hàng tại công ty . 1.2 Tên đề tài, lý do chọn đề tài, thực trạng của đề tài, sự cần thiết và tính khả thi của đề tài, điều kiện thực hiện đề tài 1.2.1 Tên đề tài “Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng” tại công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á. 1.2.2 Lý do chọn đề tài Trong thời gian thực tập tại Công ty em nhận thấy bộ máy Quản lý bán hàng tại Công ty hoạt động với số nghiệp vụ giao dịch trong ngày thường rất lớn, lượng dữ liệu tính toán thì lớn, mà áp dụng phương pháp thủ công tốn rất nhiều công sức, mất nhiều thời gian. Tất cả các công việc liên quan đến việc bán hàng (nhập- xuất hàng hoá) đều đang được thực hiện trên giấy tờ, sổ sách do kế toán trực tiếp kiểm kê và xác nhận. Em nhận thấy Tin học có thể khắc phục được những điều trên. Hiện tại, bộ máy Quản lý bán hàng vẫn do con người trực tiếp kiểm kê, nhập, xuất, ghi chứng từ, Hóa đơn nhập xuất Vấn đề đó sẽ rất dễ gây nhầm lẫn, mệt mỏi. Muốn kiểm tra, tìm kiếm chứng từ, Hóa đơn , hay loại hàng hoá nào đó, người quản lý bán hàng phải tra cứu trên sổ sách, giấy tờ, cộng sổ xem cuối kỳ tình hình tài chính là bao nhiêu. Em nhận thấy máy tính có thể trợ giúp( làm thay) con người những công việc trên. Đó là những vấn đề nổi cộm cần phải được giải quyết ngay ở Công ty. Chính vì những bất cập và hạn chế trên trong bộ máy Quản Lý Bán Hàng, nên em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á”. 1.2.3 Thực trạng của đề tài: Do nhu cầu thị trường ngày càng cao, nên vấn đề đi lại và vận chuyển ngày càng trở nên cấp thiết. Vì vậy công việc quản lý đòi hỏi phải xử lý nhanh chính xác. Do đó hệ thống cần phải liên tục được cải thiện. Tuy hệ thống không quá phức tạp, nhưng công việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm mất nhiều thời gian, việc tính toán những con số khổng lồ dễ bị nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc và hư hỏng không đảm bảo nhanh nhạy trong việc xử lý thông tin, vấn đề theo dõi tình hình kinh doanh của công ty tại thời điểm nào đó thì nhà quản lý phải thông báo cho tất cả các bộ phận của công ty thống kê đưa ra báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn. Sau đó lọc các báo cáo, để làm công việc này mất nhiều thời gian. Công việc ghi chép quản lý tên, kí hiệu hàng hoá còn chưa thống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm quản lý theo dõi tổng hợp. Từ đó dẫn đến việc sai sót trong việc quản lý bán hàng làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình hoạch toán kinh doanh của công ty. Với những lí do trên việc xây dựng phầm mềm quản lý bán hàng của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách nhanh nhất, chính GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C 9 Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế xác nhất và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Làm giảm bớt thời gian sức lao động của công nhân viên, tiết kiệm một khoản phí cho công ty . GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C 10 [...]... kế chương trình +Xây dựng chương trình +Chạy thử chương trình GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch 20 SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế 2.2 Phân tích hệ thống quản lý bán hàng về xử lý 2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý bán hàng Quản lý nhập hàng 1 Quản lý xuất hàng 2 Nhận phiếu nhập 1.1 Nhận đơn đặt hàng 2.1 Nhận hàng 1.2 Đưa báo... của khách hàng đến xem sản phẩm và những khách hàng do nhân viên bán hàng khai thác được Phòng kinh doanh sẽ lập ra danh sách các loại hàng mà khách hàng cần và loại hàng mà công ty còn thiếu gửi lên giám đốc bán hàng, giám đốc bán hàng sẽ duyệt và sau đó gửi đơn đặt hàng vào nhà cung cấp Việc nhập hàng từ nhà cung cấp được tiến hành thông qua đơn nhập hàng Khi nhập hàng về giám đốc bán hàng sẽ nhận... Phiếu chi * Dữ liệu đầu ra - Báo cáo bán hàng - Báo cáo công nợ phải trả - Báo cáo công nợ phải thu 1.3.2 Quy trình xử lý dữ liệu Đối với các doanh nghiệp kinh doanh , quản lý bán hàng là rất quan trọng, nó đảm bảo cho quá trình bán hàng được diễn ra liên tục và ngày càng phát triển Các hoạt động chính của việc quản lý bán hàng là: *Quản lý nhập hàng: Căn cứ vào số lượng hàng còn lại trong công ty thông... tên) (ký tên) SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Chương 2 : Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á 2.1 Các bước xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng Đây là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy tính Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách nhanh... nhập hàng công ty có thể thanh toán bằng hình thức trả trực tiếp hoặc chuyển khoản Khi hàng về nhân viên công ty làm một số việc như: Cập nhập hoá đơn nhập và cập nhập tiền mua hàng của công ty … * Quản lý xuất hàng : Khi khách hàng tự tìm đến công ty hoặc khách hàng do nhân viên bán hàng tự khai thác được đến xem hàng của công ty thì nhân viên bán hàng đưa bảng báo giá Nếu có loại hàng mà khách hàng. .. nhân viên kế toán có trình độ nhằm đáp ứng nhu cầu chính xác, đầy đủ nhanh chóng và khắc phục được các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, thì việc đầu tư xây dựng cho mình một Phần mềm quản lý và dễ sử dụng là rất khả quan Điều kiện tin học hoá công tác quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nói chung là không lớn bao gồm tài chính, con người, thời gian Nó là khâu trung gian để cập nhật thông tin... Nhàn – TH40C Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế 2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Hàng KH Hàng Y/C thanh toán ĐĐH Phiếu nhập KH ĐĐH Báo giá P.Chi Hàng kém CL P.Nhập Quản lý nhập hàng Quản lý xuất hàng DS hàng thiếu Q.định nhập GĐ PXuất P.Thu P.bảo hành Q.định xuất P.Xuất Y/C báo cáo Thông tin Báo cáo Báo cáo Danh sách hàng xuất Tìm kiếm thông tin Theo mã... Văn Tịch 22 SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế 2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Hàng Phiếu nhập Y/c thanh toán KH Đơn đặt hàng Phiếu chi Quản lý bán hàng Hàng Giám đốc Quyết định xuất hàng Phiếu xuất Khách hàng Báo cáo Phiếu bảo hành Phiếu thu Đơn đặt hàng Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh GVHD : Thầy Phạm... chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế 2.3 Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng về mặt dữ liệu 2.3.1 Biểu đồ mô hình liên kết thực thể Phiếu thu Khách hàng Phiếu xuất Hàng hóa Khách hàng Phiếu nhập 2.3.2 Qui tắc đặt tên bảng tên trường DMKH (bảng danh mục khách hàng) FieldName DataType Description MaKH Text (10) Mã khách hàng (khoá) TenKH Text (50) Tên khách hàng DiaChi... thì công ty giao cho khách hàng theo phương thức trong hợp đồng đã ghi và giao cho khách hàng phiếu xuất và cuối cùng chuyển toàn bộ thông tin về khách hàng xuống phòng kế hoạch Lưu phiếu xuất và lưu phiếu thu * Tìm kiếm: Tìm kiếm sản phẩm theo nhà cung cấp, theo khách hàng * Báo cáo: Hàng ngày nhân viên bán hàng lập danh sách khách hàng đến mua hàng để gửi lên giám đốc Hàng tuần mỗi nhân viên trong . vì những bất cập và hạn chế trên trong bộ máy Quản Lý Bán Hàng, nên em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á”. 1.2.3 Thực trạng. chọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp của mình là: Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng phục vụ cho việc quản lý bán hàng của Công ty cũng như việc tính toán của các phòng ban khác. điểm của phương pháp quản lý thủ công, thì việc đầu tư xây dựng cho mình một Phần mềm quản lý và dễ sử dụng là rất khả quan . Điều kiện tin học hoá công tác quản lý bán hàng cho doanh nghiệp