HƯỚNG DẪN CÁCH FORMAT (Hướng dẫn dùng trên word 2007) tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập l...
CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 1 HƯỚNG DẪN CÁCH FORMAT (Hướng dẫn dùng trên word 2007) Đinh Thị Duyên – NHTMK K14 Phạm Đức Nam – TTQTA K13 Câu lạc bộ Sinh viên Nghiên cứu khoa học SRC Format là bước cuối cùng nhưng là bước tương đối quan trọng quyết định khá lớn tới hình thức và tính logic của các nội dung của đề tài nghiên cứu, bài thảo luận, khóa luận Lưu ý rằng khi chấm bài nghiên cứu, rất nhiều phản biện chỉ cần nhìn phần Lời Mở đầu, Mục lục và Kết luận là đã có thể định hình và đánh giá chung được hàm lượng khoa học cũng như mức độ chau chuốt của đề tài. Do vậy những kỹ năng cơ bản về format là tối cần thiết đối với người nghiên cứu. Dưới đây nhóm trình bày kinh nghiệm để các thành viên và những người nghiên cứu tham khảo. MỤC LỤC Phần 1. Định dạng khổ giấy và font chữ 1 Phần 2. Định dạng cho Chương, mục 4 Phần 3. Định dạng các biểu đồ, hình vẽ 11 Phần 4. Đánh số trang và làm mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ 13 Phần 5. Kiểm tra chính tả và định dạng các đoạn, các dòng 17 PHẦN 1. ĐỊNH DẠNG KHỔ GIẤY VÀ FONT CHỮ Đây là bước đầu tiên trong Format đề tài, điều này sẽ hỗ trợ đề tài in đúng với khổ giấy bình thường khi in đề tài. Theo quy định 3588 về hình thức báo cáo tổng kết đề tài Nghiên cứu khoa học tham gia Giải thưởng “Tài năng khoa học trẻ” của Bộ Giáo dục & Đào tạo bao gồm: “2. Hình thức của báo cáo tổng kết đề tài 2.1. Khổ giấy A4 (210 x 297 mm); đóng bìa mica. CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 2 2.2. Số trang tối đa là 80 trang (không tính mục lục, tài liệu tham khảo và phụ lục); phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13; paragraph 1,3 - 1,5 line; lề trái 3 cm; lề trên, lề dưới, lề phải 2 cm. 2.3. Số thứ tự của trang ở chính giữa trang, phía trên. 2.4. Tài liệu tham khảo và phụ lục (nếu có): tối đa là 50 trang; Tên các tác giả nước ngoài nêu trong báo cáo tổng kết phải viết theo đúng tiếng nước đó. 2.5. Không gạch dưới các từ, câu trong báo cáo tổng kết; không viết lời cám ơn và không được ký tên. 2.6. Báo cáo tổng kết nếu được viết bằng tiếng nước ngoài thì yêu cầu phải có bản dịch ra Tiếng Việt.” Để thực hiện các nội dung này cần làm các bước sau: Bước 1: Chọn khổ giấy Vào Page Layout/ page Setup/ Paper. Trong thẻ Paper size kéo xuống chọn A4 như hình sau, sau đó nhấn OK: Vào Page Layout/ page Setup/ Margins. Trong thẻ Margins chọn các số như hình, sau đó nhấn Ok: CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 3 Bước 2: Định dạng chữ và cỡ chữ - Bôi đen toàn bộ bài viết (Ấn tổ hợp phím Ctrl+A) - Chọn hộp thoại Font và chọn các thông số: Chú ý không điều chỉnh các mục khác để tránh mất các chữ đặc biệt như in nghiêng, in hoa… ở trong bài viết đã sẵn có. CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 4 - Chọn hộp thoại advanced chọn khoảng cách giữa các chữ theo thông số bên dưới và ấn OK để hoàn tất. PHẦN 2. ĐỊNH DẠNG CHO CHƯƠNG, MỤC Quy chuẩn của các Chương mục của đề tài nghiên cứu tuân theo các quy tắc sau: - Tên chương: In hoa, đậm, đứng, đánh số chương, căn lề giữa. VD: CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LUẬN VỀ TÁC ĐỘNG CỦA LÃI SUẤT ĐẾN TỶ GIÁ HỐI ĐOÁI - Tên mục cấp 1: In hoa, đậm, đứng, đánh số theo số của chương. VD: 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LÃI SUẤT VÀ TỶ GIÁ HỐI ĐOÁI 1.2. TÁC ĐỘNG CỦA LÃI SUẤT ĐẾN TỶ GIÁ HỐI ĐOÁI - Tên mục cấp 2: Chữ thường đậm, đứng; đánh số theo mục cấp 1. VD: 1.1.1. Một số vấn đề cơ bản về lãi suất 1.1.2. Một số vấn đề cơ bản về tỷ giá hối đoái - Mục cấp 3: Chữ thường, đậm, nghiêng đánh số theo mục cấp 2. VD: 1.1.1.1. Khái niệm về lãi suất 1.1.1.2. Phân loại lãi suất - Mục cấp 4: Chữ thường, nghiêng, đánh số theo mục cấp 3. VD: CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 5 1.1.2.4.1. Mục tiêu của chính sách tỷ giá 1.1.2.4.2. Chế độ tỷ giá và phân loại chính sách tỷ giá - Mục cấp 5: in thường, đánh số theo mục cấp 4. VD: 1.1.2.4.2.1. Chế độ tỷ giá cố định 1.1.2.4.2.2. Chế độ tỷ giá thả nội hoàn toàn Cách thực hiện Để tạo được các mục như trên một cách tự động và thuận tiện trong việc làm Mục lục tự động, danh mục bảng biểu ở các bước tiếp theo, nhất thiết bạn phải cài đặt ngay các thao tác dưới đây sau khi định dạng khổ giấy, loại chữ. Bước 1: Tạo các heading 1. Vào Home/ Multilevel List. Trong mục Current List chọn Chapper 1 Heading (nhất thiết chọn loại này để đúng quy định các mục sau) Lại tiếp tục vào Home/ Multilevel List nhấn vào Define New Multilevel List, hiện ra hộp sau (nếu không giống thì đó kích vào more chỗ Less ở góc dưới bên trái): CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 6 Lần lượt Tạo heading cho chương: Trong ô Enter formatting for number: thay chapter bằng Chương Trong ô Number style for this level: chọn 1, 2, 3… Trong ô Start at chọn 1 Trong ô Follow number with: Space Trong ô Link level to style: Heading 1 2. Tiếp tục tạo luôn heading cho mục 1.1 (làm luôn trong ô này cho các mục tiếp nhỏ hơn nữa đến lever 5) Trong ô Click level to modify: chọn 2 CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 7 Tiếp theo trong ô include level number from, chọn dấu kéo xuống và chọn level 1. Bây giờ trong ô enter formatting for number bạn có 1 các bạn thêm dấu . vào thành 1. Sau đó vào Number style for this level: chọn 1, 2, 3… Khi đó trong ô enter formatting for number sẽ hiện ra số 1.1 các bạn tiếp tục thêm dấu . vào thành 1.1. (các mục khác điều chỉnh tương tự như trên, chú ý ô Link to style là Heading 2) CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 8 3. Tạo heading cho mục 1.1.1 Tiếp tục Trong ô Click level to modify: chọn luôn số 3 giống như trên ra được hộp sau: Làm tương tự như trên bước 2. Ta chọn ngay trong ô include level number from, chọn dấu kéo xuống và chọn level 1 trước, thêm dấu . sau số 1 rồi lại vào include level number from chọn level 2 sẽ ra được 1.1 tiếp tục thêm dấu . và vào Number style for this level: chọn 1, 2, 3… và thêm dấu chấm để được 1.1.1. các mục khác điều chỉnh như cũ và thay đổi ô Link level to style thành Heading 3, phần Restart list after sẽ tự nhảy level 4. Tạo heading cho mục 1.1.1.1. và 1.1.1.1.1. (làm luôn như phần 2. 3.) Làm tương tự như các bước trên, cuối cùng ra được hộp thoại bên dưới thì ấn OK CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 9 Bước 2: Định dạng font chữ theo đúng quy định cho các heading Bôi đen tên chương rồi chuột phải vào heading 1 chọn Modify Ta được hộp Modify Style như sau với các thông số như trong hình: CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 10 Tiếp theo nhấn vào Format mở ra hộp Font với các thông số như trong hình vẽ: Sau đó nhấn Ok, ta đã định dạng xong cho mục font. Chuyển sang định dạng cho Paragraph bằng cách tiếp tục nhấn vào format trong hộp Modify phía trên và chọn mục paragraph với các thông số như trong hình vẽ: [...]... lưu ý các bước tạo mục lục tự động, Danh mục bảng biểu chỉ thực hiện được nếu các bạn làm đúng các hướng dẫn ở các phần 2, phần 3 phía trên Nếu có thay đổi trong cấu trúc của đề tài, trước khi in ấn, bạn nên kiểm tra và update lại mục lục tự động, danh mục tài liệu tham khảo bằng cách chọn vào góc phía trên bên trái của mục lục tự động hoặc click chuột vào mục lục, ấn chuột phải chọn Update Field, chọn... về dấu sai Ví dụ không được có quá 2 dấu cách liền nhau; dấu phẩy nằm trước dấu cách, liền trước với từ liền kề; dấu : nằm ngay sau từ phía trước và sau dấu : phải có dấu cách Để khắc phục các lỗi này buộc phải có sự rà soát cẩn thận Các bạn nên Zoom đề tài ở mức khoảng 150% để nhìn rõ hết tất cả các dấu câu trong bài Sử dụng biểu tượng để tra lỗi có 2 dấu cách liền kề hoặc nhiều dấu tab, Enter… Nếu... chọn mũi tên hướng xuống 0.1pt đến tối đa 0.3pt sao cho chữ đó rơi lên dòng trên là đẹp Kết quả đạt được là: SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 19 CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC Sau khi soát chính tả xong hết tất cả, các bạn nên lưu 1 file dưới dạng bản word gốc chuẩn, và 1 bản khác chuyển sang file PDF Có như vậy khi đi in mới tránh xảy ra lỗi khi đi in và bài không bị méo mó Trên đây là những... phải chọn Format Page Numbers, chọn Number format thích hợp (dạng 1,2,3… hoặc i,ii,iii,…), chọn start at 1 và ấn OK là xong 2 Làm mục lục tự động Click chuột vào chỗ sẽ đề mục lục, vào References, chọn Table of Contents, chọn loại mục lục thích hợp như hình vẽ SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 15 CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC Điều chỉnh cỡ chữ, phông chữ và căn chỉnh chữ mục lục bằng cách bôi... nhỏ liền nhau tức là có 2 dấu cách liền nhau, 2 dấu mũi tên liền nhau là thừa dấu tab SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 18 CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC Sau khi xem xét kỹ các vấn đề trên, còn một điểm đáng chú ý nữa đó là hiện tượng các đoạn văn bị rơi 1 hoặc 2 từ xuống 1 dòng riêng trông rất xấu và vô hình chung làm xấu đi cả bài Các bạn có thể khắc phục bằng cách bôi đen đoạn văn đó, ấn... vào Numbering để mở hộp thoại caption numbering Trong ô format: 1, 2, 3… Tích vào Include chapter number để đánh số hình theo từng chương đã cài đặt phía trên là Heading 1 Trong thẻ use separator chọn vào mục (period) để tên hình có dạng là Hình 1 SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 12 CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC Như vậy chúng ta đã format xong cho tên các chương, mục và các hình vẽ, biểu... căn chỉnh chữ mục lục bằng cách bôi đen mục lục, chọn Home và điều chỉnh như bình thường Lưu ý đối với mục lục tự động, các chương nếu có sử dụng xuống dòng để trình bày đẹp hơn, phải dùng tổ hợp phím Shift+Enter chứ không dùng Enter đơn thuần để tránh bị lỗi khi xuất ra mục lục tự động 3 Làm danh mục Bảng biểu, Hình vẽ Vào References, chọn Insert Table of Figures, trong hộp thoại Caption Labol chọn Hình,... của Bảng biểu, đồ thị Cách đặt tên tự động cho biểu đồ Bước 1: Kích vào biểu đồ rồi nhấn chuột phải, sau đó chọn insert caption Tùy vào sự lựa chọn của mỗi người mà ta có thể gọi 1 hình ảnh là hình hoặc biểu đồ, sơ đồ… (thường gọi là hình) Trong hộp Caption chọn new label để đặt tên, gõ “Hình” vào trong ô new label Trong ô Position: chọn above selected item để tên hình hiện lên trên hình vẽ Tiếp tục... trang mà không có sự thay đổi về tên của các mục Chọn cái còn lại nếu có thay đổi tên các mục nhưng phải thực hiện lại bước Format của Mục lục Tương tự đối với danh mục bảng biểu, hình vẽ PHẦN 5 KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ ĐỊNH DẠNG CÁC ĐOẠN, CÁC DÒNG Đây là bước cuối cùng trong việc format Ở bước này, trước tiên các bạn nên lọc tìm các từ viết tắt đưa vào danh mục từ viết tắt Lưu ý đối với các từ viết tắt,... dẫn nguyên văn Muốn vậy các bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + F để tìm kiếm từ cần viết tắt xem có xuất hiện nhiều trong đề tài hay không Nếu nhiều thì tìm mục Replace để ra hộp sau: SRC – NGHIÊN CỨU LÀ ĐAM MÊ 17 CÂU LẠC BỘ SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – SRC Nhập từ cần tìm vào Find what, từ viết tắt thay thế vào Replace và ấn Replace từng lần một Nếu từ cần viết tắt nằm trong tiêu đề, đề mục hoặc trích dẫn . CỨU LÀ ĐAM MÊ 1 HƯỚNG DẪN CÁCH FORMAT (Hướng dẫn dùng trên word 2007) Đinh Thị Duyên – NHTMK K14 Phạm Đức Nam – TTQTA K13 Câu lạc bộ Sinh viên Nghiên cứu khoa học SRC Format là bước cuối. các hướng dẫn ở các phần 2, phần 3 phía trên. Nếu có thay đổi trong cấu trúc của đề tài, trước khi in ấn, bạn nên kiểm tra và update lại mục lục tự động, danh mục tài liệu tham khảo bằng cách. nhấn vào Format mở ra hộp Font với các thông số như trong hình vẽ: Sau đó nhấn Ok, ta đã định dạng xong cho mục font. Chuyển sang định dạng cho Paragraph bằng cách tiếp tục nhấn vào format