cách viết email chuẩn và chính xác

Gần đây chúng tôi đã đến thăm quan gian hàng của các ngài tại trung tâm triển lãm Giảng Võ và do đó biết tên và địa chỉ của các ngài.. Chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các bác gửi cho chú

lesson 1: layout and style of a business

letter

N&N Co., Ltd

85 Hue Str Hanoi Vietnam Phone and Fax: 84-4-8645465 E-mail: maihoapp@newsvn.com

Hanoi, 29 th September, 2002

Your Ref: DS/st

Our Ref:

Mr Davids Smith

R.304 Hoa Binh hotel

Hai Ba Trung district

Hanoi

Attn: Suzzane Taylor

Dear Sir,

Re: Dinner

We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom We would like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with domestic customers to know the demand of this equipment in Vietnam We are enclosing our brochure No 345 for your reference

We have pleasure in inviting you and Ms Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at

7 p.m next Sunday

We are looking forward to hearing from you now and seeing you later

Yours truly,

For N&N Co., Ltd

(signed)

Trần Văn Nghĩa

The Director

Enc: Brochure No 234

Cc:

P/s:

P.P/s:

Full-Blocked Letter Layout

N&N Co., Ltd

85 Hue Str Hanoi Vietnam Phone and Fax: 84-4-8645465 E-mail: maihoapp@newsvn.com

Hanoi, 29 th Sept 2002

Your Ref: DS/st

Our Ref:

Mr Davids Smith

R.304 Hoa Binh hotel

Hai Ba Trung district

Hanoi

Attn: Suzzane Taylor

Dear Sir,

Re: Dinner

We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom We would like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with domestic customers to know the demand of this equipment in Vietnam We are enclosing our brochure No 345 for your reference

We have pleasure in inviting you and Ms Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at 7 p.m next Sunday

We are looking forward to hearing from you now and seeing you later

Yours truly,

For N&N Co., Ltd

(signed) Trần Văn Nghĩa The Director

Enc: Brochure No 234

Cc:

P/s:

P.P/s:

Semi-blocked Layout

Note:

 Full blocked: all letter parts begin at the left margin ( but re; the address of sender)

 Semi blocked: all letter parts begin at the left margin except the dateline,

complimentary closing, company signature and and the writer’s

identification, which start at the horizontal center of the page The beginning

of the paragraph indented five or ten spaced

Parts of a business letter:

1 Letterhead

2 Dateline

3 Reference

4 Inside address (receivers)

5 Attention

6 Salutation

7 Subject line

8 Body

9 Complimentary closing

10 Company signature

11 Signer’s identification

12 Enclosing reminder

13 C.C

14 P/s:

15 P.P/s

Lesson 2: Inquiry

*Wording and meaning (chữ

và nghĩa)

 penmanship (th- pháp)

Inquiry is a letter asking for

business information

Inquiry = enquiry = request =

querry

Tell your reader:

1.1 Why you know him or her

your company = we

Chamber of Commercial and

Industry of the Socialist republic

of Vietnam = Vietcomchamber

stall = stand = pavillion = gian

hàng

food for thought: để nghiền ngẫm

1 Chúng tôi đ-ợc biết tên và địa chỉ của các

ngài qua VCCI

2 Gần đây chúng tôi đã

đến thăm quan gian

hàng của các ngài tại

trung tâm triển lãm Giảng Võ và do đó biết tên và địa chỉ của các ngài

3 Sáng nay chúng tôi

đọc quảng cáo của các ngài ở trên báo Saigon

1 We have been given Your name and address have been given to us by Vietcomchamber

2 We currently have visited your stall at The Giangvo Exhibition Center and (therefore) have,

therefore, known your

name and address

3 This morning, we were reading your

advertisement on/in the

Saigon Times and we have

1.2 What you are

regular buyer = khách mua

th-ờng xuyên

items = articles

to deal in = to specialize in

being advertised: đang đ-ợc

quảng cáo

advertised: đã đ-ợc quảng cáo

to be advertised:đang đ-ợc quảng

cáo

1.3 What you want

quotation = báo giá

current price list = bảng giá hiện

hành

muốn mua = to be interested in

the above_mentioned/said

magazine = tạp chí nói trên

4 What you expect future

business to be like

*culture& style:

Looking forward to having your

reply soon, we are/remain. >

không nên dùng Ving ở đầu câu

mặc dù câu này đúng ngữ pháp

Không nên tự đánh giá hoặc bình

luận về bản thân công ty của mình

mà nên để bình luận khách quan

từ một bên thứ 3

Ví dụ:

we are one of the leading

companies in

Times và đ-ợc biết tên

và địa chỉ của các ngài

4 Chúng tôi là một trong những công ti xuất nhập khẩu hàng

đầu của Việt Nam

5 Chúng tôi là khách

mua hàng th-ơng xuyên các mặt hàng

các ngài quảng cáo trên

tờ Thế giới kinh doanh

6 Chúng tôi là một

công ti chuyên kinh

doanh các mặt hàng

mà các ngài đang xuất khẩu sang Bắc Âu

7 Chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các bác gửi cho chúng tôi báo giá/chào hàng/mẫu

hàng/catơlô/bảng giá

hiện hành các mặt

hàng mà các ngài có để xuất khẩu

8 Chúng tôi muốn

mua các mặt hàng điện

tử do đó sẽ rất vui lòng nếu các ngài gửi cho chúng tôi chaò hàng với giá thấp nhất

9 Chúng tôi muốn mua các hàng hoá mà các ngài đăng quảng cáo

trong các tạp chí nói

trên

10 Chúng tôi chờ mong nhận đ-ợc tin của các ngài sớm

known your name and address

This morning, we were reading the Saigon Times and your advertisement therein so we have known

4 we are one of the leading export and import companies in Vietnam

5 We are (a) regular buyer of your articles

being advertised in the

Business World

6.We are a company specializing in the articles you are exporting to North Europe

7.We will be happy if you send us the quotation/ offer/ sample/ catalogue / current price list for items you have for export

8.We are interested in your electronics and would, therefore, be very glad if you could offer us with the lowest price

9 We are interested in the items advertised in the above-mentioned

magazine

10.We are looking forward

to having/receiving your early reply/ your reply soon

Lesson 3: Offer : free/without engagement

I Terms and conditions of a business transactions

1 Commodities

Tên hàng : goods/name of goods/ description

2 Quality /specification

As per sample sent to you ( theo mẫu đã gửi)

As per sample to be sent to you ( theo mẫu sẽ gửi)

3 quantity

units, pieces (psc), sets ( có phần kèm theo)

MT

4 price

5 packing/packaging

in export customary cartons

in customary export cartons

in seaworthy wooden cases

6 delivery.shipment

7 payment

in USD by a transferable confirmed irrevocable LC to be opened

through/via/with/at ACB bank 15 days prior to (the) shipment valid

for 45 days to the account of the DEF bank in our favour for the

total value of the goods to be shipped

Note: trong the shipment:

 có the; trước chuyến hàng,

 không the: lúc giao hàng

8 technical document

9 warranty/guaranty

 warranty involving in 3 persons (manufacturing, buyer, seller)

 guaranty ( involving in 2 persons)

10 others

 comments on the terms and conditions ( our goods are good

in quality, attractive in design and competitive in price )

 promises ( if your order is…, i will give you a special discount)

 introduction of the items

II Exercises

1 Thư hỏi hàng 1 câu:

500 pieces of ABC

seaworthy packing

in one lot

Chúng tôi xin cảm ơn thư hỏi hàng của các ngài số 123 đề ngày

13/9/02 và vui mừng chào bán 500

chiếc ABC theo mẫu sẽ gửi cho

các ngài, giá 230 USD/ chiếc kể cả

bao bì có khả năng đi biển, giao hàng một chuyến vào tháng

We thank you for your inquiry đated 15 Sept, 2002 and are

pleased to offer you 500 pieces

of ABC as per sample to be sent

to you, at US$ 230 FOB

Haiphong including seaworthy

packing, for delivery in one lot

as usual 12/2002 và thanh toán bằng thư tín

dụng không huỷ ngang như

thường lệ

in Dec.2002, for payment by an irrevocable L/C as usual

2 Others

Neww

ords

Yello

w

seasa

me

dried

vermic

elli

1 Chúng tôi xin chào bán 500MT

vừng vàng vụ xuân hè 2001-2002

theo mẫu đã gửi cho các ngài giá FOB

cảng Hải phòng là 550US$/MT(cả bao

bì) giao hàng một chuyến vào tháng

12/2002 và thanh toán bằng L/C như

thường lệ

2 Chúng tôi xin chào bán 50MT mì

ăn liền theo mẫu đã gửi cho các ngài

với giá FOB Hải phòng là

90000USD/MT và các điều kiện

khác tương tự như điều kiện đối với

bún khô nêu ở trên

3 Chúng tôi vui mừng chào bán

50000 bộ đĩa mây 5 chiếc mỗi bộ với

giá 12USD 1 bộ CIF Sydney với cùng

các điều kiện khác như các điều

kiện đối với làn mây đi chợ

4 Chúng tôi rất lấy làm tiếc rằng hiện

thời chúng tôi không có khả năng

chào bán ABC1 là các ngài hỏi mua

nhưng thay vào đó chung tôi vui

mừng chào bán ABC2 có chất lượng,

có kiểu dáng và màu sắc tương tự như

ABC1

5 Hàng của chúng tôi có chất lượng

tuyệt hảo, kiểu dáng hấp dẫn và có giá

cả phải chăng nên đã và đang bán rất

chạy

6 Hàng của chúng tôi đang bán rất

chạy vì chúng tuyệt hảo về chất lượng,

hấp dẫn về kiểu dáng và cạnh tranh về

giá cả

7 Các ngài sẽ thấy hàng của chúng

tôi đặc biệt và điển hình về chất

lượng, kiểu dáng và giá cả

8 CHúng tôi nhân dịp này chào bán

1 We are pleased to offer 500MT of yellow seasame, 01-02 spring summer crop as the samples sent to you, at US$ 550 MT FOB Haiphong including packing for delivery in one lot in Dec.2002, for payment by

irrevocable LC as usual

2 We are pleased to offer 500MT of instant noodles as the samples sent to you at USD

9000 MT FOB Haiphong and on the other

terms and conditions similar to those for

dried vermicelli mentioned above

3 We are pleased to offer 50000 sets of 5

pieces of ratton plates at USD 12 per set

CIF Sydney, and on the same terms and

conditions as those for shopping rattan bags

mentioned above

4 We are sorry that currently we are not in a

position to offer ABC1 you are interested in,

however, in its place, we are pleased to offer ABC2 of the same quality, design and

colour as these for the farmer

5 Our goods are excellent in quality,

attrative in design and reasonable in price,

have therefore, been selling very well

6 Our goods are selling well because of its

excellent in quality, atraction in design and competiveness in price

7 You will find our goods special, typical

in quality, design and price

8 And we would like to take this opportunity to offer

Firm offer

I Definiton

1 Free offer is a promise to sell the goods on the stated terms and conditions

2 Firm order is a promise to sell on the stated terms and conditons within a specified period of time

3 Differences between the 2?

We are pleased to offer ( firm until 15 Oct 2002) on the terms and conditions as follows:

II Exercises

Thưa các ngài chúng tôi đã nhận được thư hỏi hàng của các ngài đề ngày 25 tháng 9 và xin rất cảm ơn Sau đây chúng tôi vui mừng chào bán mặt hàng các ngài hỏi mua:

1.Tên hàng: tôm đông lạnh 2.Chất lượng theo mẫu đã gửi và theo giấy chứng nhận chất lượng của Vinacontrol

3.Giá CIF cảng Kobe là 18000USD/MT gồm cả bao bì 4.Số lượng: 50MT

5.Bao bì: bằng hòm carton theo tập quán xuất khẩu, mỗi hòm có trọng lượng tịnh là 42 kg

6.Giao hàng làm 2 chuyến chuyến thứ nhất vào 12/2002 có số lượng 30MT, chuyến thứ 2 vào 1/2003 có số lượng 20MT

7.Thanh toán bằng đồng USD bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang mở qua ngân hàng thương mại Kobe ở Kobe

15 ngày trước chuyến hàng thứ 1, có giá trị 90 ngày vào tài khoản của ngân hàng Techcombank Hà nội để chúng tôi được hưởng 100% giá trị hàng hoá

sẽ giao; cho phép giao hàng từng phần, không cho phép chuyển tải và tái xuất

Các ngài có thể thấy rằng giá tôm đông lanh trên thị trường thế giới cao hơn giá

mà chúgn tôi đang chào bán cho các ngài Thế nhưng các ngài là khách hàng

Dear Sirs,

We have received your inquiry dated

25th Sept for which we thank you

We are pleased to offer the items you are looking for on the terms and conditons as follows:

1 Commodity: Frozen Shrimps

2 Quality: as per sample sent to you and certificate of quality by Vinacontrol

3 Price: US$18000 MT CIF Kobe including packing

4 Quantity: 50 MT

5 packing: in export customary cartons of42 kgs net each

6 Shipment: in two shipments

Dec 2002: 30 MT Jan 2003: 20 MT

7 Payment in USD by irrevocable

LC to be opened through Kobe Commercial Bank, Kobe, 15 days prior to the first shipment, valid for

90 days to the account of Techcombank, Hanoi in our favour

of total value of the goods to be shipped; partial shipment is allowed and transhipment and re-export are not allowed

You can see that the price of frozen shrimps in the world market is higher

than that of the goods we are offering But because you have been our

regular customer, we, therefore, are

thường xuyên của chúng tôi nên chúng tôi vẫn giữ giá cũ

Chúng tôi chờ mong đơn đặt hàng sớm của các ngài

Xin kính chào

maintaining old price/ price of the

previous transactions

We are looking forward to receiving your early order

Yours faithfully,

1 Người viết thư:

CTTNHH N&N 86b Phố Huế Hà nội Việt Nam

ĐT và fax; 8645465

2 Người nhận: CTTNHH Grace Brothers

1 Hills Road Cambridge BE 2042

3 Tham chiếu của N&N

là TQtt/dn Tham chiếu của Grace Brothers là GS/st

4 N&N chào bán cố định

mực khô theo tiêu

chuẩn chất lượng vương quốc Anh là BS

004 Sp

5 giá 17000 GBP/MT kể

cả bao bì xuất khẩu có thể đi biển xa được hay

đi biển dài ngày được theo điều kiện FOB Hải phòng

6 Giao hàng một chuyến vào 12/2002

7 Thanh toán bằng LC không huỷ ngang, ngân hàng của N&N là ngân hàng ngoại thương Việt Nam ở Hà nội, ngân hàng của người mua là NHNT london ở Cambridge

8 Người bán chào bán cá khô không xương tiêu chuẩn Anh quốc theo giá FOB Hải phòng là 18000GBP/MT vơi các

N&N Co., Ltd

85b Hue Str Hanoi Vietnam

Phone & Fax:

E-mail:

Hanoi, 19 November, 2002

Our ref:

Your ref:

Grace Brothers Co., Ltd

1 Hills Road Cambridge BE 2042 The United Kingdom Dear Sirs,

We thank you very much for your inquiry No123 dated 25 Sept.2002 and very pleased to offer firm until 19 Oct.2002 on the terms and conditions as follows:

1 Commodities: dried cattlefish

2 Specification: BS 004SB of British specification standard

3 Quantity: 50MT

4 Price: GBP 17000 per MT FOB Haiphong including export customary cartons for long voyage

5 Delivery: in one lot in December 2002

6 Payment: in GBP by irrevocable letter of credit opened through London Commerial Bank, Cambridge 15 days prior to the shipment valid for 45 days to the account of Vietcom Bank, Hanoi, in favour of total value of the goods to be shipped

We would like to take this opportunity to offer boneless fish, the British specification Standard

điều kiện như đối với

cá mực nói trên

9 N&N lấy làm tiếc là hiện thời họ không có tôm khô theo tiêu chuẩn anh quốc BS 055SP nhưng lại có loại tôm tiêu chuẩn

BS066SP có chất lượng tốt hơn BS055SP nhưng lại được chào bán cùng giá

10 Nhu cầu cá mực khô và tôm khô hiện thời lớn tới mức N&N và các nhà sản xuất ở Việt Nam khó đáp ứng nhưng chính sách của N&N là tăng cường xuất khẩu sang thị trường Anh Quốc nên công ty cố gắng thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng

11 N&N cũng sẵn sàng giành cho đơn đặt hàng đầu tiên của GBr một chiết khấu 6.5%

Chú ý: thư chào hàng này dựa vào thư hỏi hàng của GBr số

123 để ngày 25/9/2002

at GBP 18,000 per MT Haiphong and on the same terms and conditons as thoes for cattlefish mentioned above

We are sorry to inform you that at the moment

we are not in the position to offer dried shrimps, the British specification standard BS055SP However, in its place we are happy to offer BS006SP of better quality and at the same price

as that of BS055SP

We would like to let you know that at the present, the demands for cattlefish and shrims

are so heavy that producers in Vietnam and we

find it difficult to meet However, as our policy

is to promote exporting to UK market, we are doing our best to satisfy customers’need

We also prepare to grant a 5% duscount on your very first order

We are looking forward to your early order

Yours faithfully, For N&N Co., Ltd

(signed) Nguyen Nghia Marketing Manager Encl.:

C.C:

P/s:

Covering letter

1 What’s it? It’s a letter that goes with another letter/an offer/ an order/a claim/a doc./

or the like, giving/introducing further explainations to the same

2 What to write? It’ s a 4-paragraph letter

a Thanks for inq

b Pleasure in enclosing an offer + major Ts & Cs(Preference:1 sentence offer)

c Others: Comments/Promise/Items (not asked for)→emphasis on what needs to be emphasized

d Hope for an early order

3 Exercise: Viết một bức th- đi kèm với chào hàng bán 25 máy tiện T116

My notes

1.Cảm ơn th- hỏi hàng của khách

2.Bày tỏ niềm vui gửi kèm th- này chào hàng bán máy tiện nói trên theo qui cách phẩm chất đã

thoả thuận với đại diện của khách tại Hà Nội với giá $2000 1 chiếc CIF cảng ng-ời mua & thanh toán bằng L/C có các ddk thông th-ờng

3.Nhân dịp này báo cho khách biết theo thông lệ của anh chị chỉ bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng và 6 tháng kể từ ngày

sử dụng.Nh-ng đặc biệt đối với khách hàng đang hỏi mua, công

ty bạn sẽ bảo hành 18 tháng kể từ ngày mua & 12 tháng kể từ ngày

sử dụng

4.Đối với tài liệu kỹ thuật : công

ty của bạn sẽ cung cấp 3 bộ TL h-ớng dẫn lắp ráp, vận hành &

bảo d-ỡng bằng tiếng Việt, tiếng Anh & tiếng Pháp

5.Tr-ớc khi kết thúc th- hãy nhớ :

- nhắc cho khách biết chào hàng này cố định trong vòng 15 ngày

& phụ thuộc vào việc có còn hàng hay không khi nhận đ-ợc đơn đặt hàng

- hãy nhớ nói rằng đơn đặt hàng

Dear Sirs,

We thank you for your inquiry No 999 dated 16 October, 2002

We are pleased to enclose our offer No

345 for 25 units of Lathe T116 as per specifications agreeded upon your representatives in Hanoi at USD2000 per unit CIF Singapore including export packing for immediate shipment and for payment by a Letter of Credit on usual terms and conditions

We would like to advise you that as a rule, we warrant the goods for 12 months from delivery and 6 months from use, but for you exclusively, we are going to warrant 18 months and 12 months respectively

As far as technical documents are concerned, we are going to provide you with 3 sets of instructions for assembly, operation and maintenance in Vietnamese, English and French

We would like to remind you that the present offer is firm for 15 days and is subject to the goods being unsold upon receipt of your order

As you know, any orders you may place with us will have our best

attention and will be executed without delay