báo cáo về đề cương bài giảng tài liệu điện tử
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 1 ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 2 Nội dung 1. Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm cơ bản 2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT 3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp 4. Các chiến lược 5. Những tác động đối với lưu trữ 6. Tài liệu trong môi trường CSDL 7. Các ng/tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 3 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. H ộ i đồ ng l ư u tr ữ qu ố c t ế - C ẩ m nang qu ả n lý tài li ệ u đ i ệ n t ử nhìn t ừ góc độ l ư u tr ữ . (ICA Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997 2. Lu ậ t giao d ị ch đ i ệ n t ử s ố 51/2005/QH11 ngày 29 tháng11 n ă m 2005 3. Quy ế t đị nh s ố 376 /2003/Q Đ -NHNN ngày 22 tháng 4 n ă m 2003 c ủ a Th ố ng đố c NHNN ban hành quy đị nh v ề b ả o qu ả n, l ư u tr ữ ch ứ ng t ừ đ i ệ n t ử đ ã s ử d ụ ng để h ạ ch toán và thanh toán v ố n c ủ a các T ổ ch ứ c cung ứ ng d ị ch v ụ thanh toán. 4. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Lu ậ t Giao d ị ch đ i ệ n t ử và x ử lý h ồ sơ Liên bang năm 2003 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 4 TÀI LIỆU THAM KHẢO 5. Kinh nghi ệ m c ủ a NARA trong h ướ ng d ẫ n qu ả n lý tài li ệ u đ i ệ n t ử (Xem: Lu ậ t l ư u tr ữ Liên bang M ỹ ) 6. Электронное делопроизводство и канцелярия - Qu ả n lý h ồ sơ điệ n t ử và văn phòng - www.archives.ru 7. Дмитрий Казанский “ Немного о технологии движения информации с помощью документов ”, Компьютерра , № 24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vài ý ki ế n v ề công ngh ệ c ủ a các lu ồ ng thông tin thông qua tài li ệ u, Computerra, 24-25 № năm 1998 8. Chính sách qu ả n lý tài li ệ u đ i ệ n t ử c ủ a C ơ quan UNDP TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 5 1.Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm cơ bản 1.1. Khái ni ệ m v ề tài li ệ u l ư u tr ữ điệ n t ử 1.2. Độ tin c ậ y và tính xác th ự c c ủ a tài li ệ u đ i ệ n t ử 1.3. Quan ni ệ m v ề ch ứ c n ă ng l ư u tr ữ 1.4. Xác đị nh l ạ i vai trò c ủ a ng ườ i làm l ư u tr ữ và các t ổ ch ứ c l ư u tr ữ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 6 Khái niệm về tàì liệu lưu trữ điện tử • là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá trình triển khai (bắt đầu), thực hiện hay hoàn tất một hoạt động của cá nhân hay của cơ quan, tổ chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về hoạt động đó. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 7 • Quan ni ệ m v ề b ố i c ả nh đượ c g ắ n v ớ i môi tr ườ ng c ủ a TL đ ó, 3 khía c ạ nh c ủ a khái ni ệ m v ề b ố i c ả nh c ủ a TL. - nh ữ ng thông tin b ố i c ả nh có ch ứ a trong tài li ệ u (ch ữ ký c ủ a quan ch ứ c th ừ a hành). - m ố i quan h ệ gi ữ a m ộ t TL và các TL khác trong fond. - ho ạ t độ ng mà trong đ ó tài li ệ u đượ c t ạ o ra. * Quan ni ệ m v ề c ấ u trúc đượ c g ắ n v ớ i câu h ỏ i là TL đượ c ghi l ạ i nh ư th ế nào, nó bao g ồ m vi ệ c s ử d ụ ng các ký hi ệ u, cách s ắ p x ế p (layout), th ể lo ạ i (format), ph ươ ng ti ệ n v ậ t lý v.v . Đố i v ớ i TL Đ T thì vi ệ c phân đị nh rõ ràng gi ữ a c ấ u trúc v ậ t lý và c ấ u trúc lô gic là điề u c ầ n thi ế t. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 8 “TL đọc được bằng máy”, “TL trên vật mang là máy tính (từ tính)”, “TL được máy tính dẫn hướng” và “đồ họa máy tính”. C ụ th ể , đị nh ngh ĩ a thu ậ t ng ữ “tài li ệ u trên v ậ t mang tin là máy tính” có trong tiêu chu ẩ n hi ệ n hành GOST R 51141- 98: “ đ ó là tài li ệ u đượ c t ạ o l ậ p do s ử d ụ ng các v ậ t mang và các ph ươ ng pháp ghi b ả o đả m x ử lý thông tin c ủ a nó b ằ ng máy tính đ i ệ n t ử ”. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 9 tài liệu điện tử - đó là một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong môi trường số; (TC_ 52292R) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 10 1) tính ghi nh ậ n - thu ộ c tính ch ứ c n ă ng c ủ a TL, nó ch ỉ ra TL ph/ánh các tin t ứ c ch ứ a đự ng trong nó không ph ụ thu ộ c vào hình th ứ c trình bày; 2) tính ti ế p c ậ n - thu ộ c tính c ủ a TL, ph/ ả nh hình th ứ c trình bày TL b ả o đả m kh ả năng hiể n th ị các tham s ố đã cho củ a vi ệ c trình bày TL đ ó (n/d, t/ch ấ t, c/ngh ệ ) b ằ ng các ph/ti ệ n s ẵ n có t ạ i nh ữ ng th ờ i đ i ể m đ ã cho trong kho ả ng th ờ i gian có gi ớ i h ạ n; 3) tính toàn v ẹ n - thu ộ c tính c ủ a TL: trong b ấ t c ứ s ự trình bày TL nào thì các giá tr ị cho trướ c c ủ a các tham s ố c ủ a TL đượ c trình bày ph ả i tho ả mãn nh ữ ng y/c ầ u đặ c thù; 4) tính pháp lý - thu ộ c tính c ủ a TL, s ự trình bày TL ch ứ a các tham s ố kh ẳ ng đị nh tính h ợ p pháp kh/quan c ủ a c/ngh ệ đượ c s ử d ụ ng trong su ố t vòng đờ i c ủ a TL. Yêu c ầ u: TL Đ T theo TC_52292R [...]...Theo lưu tr M • tài li u đi n t , đó là tài li u ch a đ ng thông tin s , đ th và văn b n có th đư c ghi trên b t c v t mang máy tính nào (nghĩa là ch a thông tin đư c ghi dư i hình th c thích h p cho x lý ch nh s h tr c a máy tính) TS Nguy n L Nhung 0912581997 11 Phân bi t tài li u đi n t v i nh ng tài li u khác d ng truy n th ng: - Vi c ghi tin và s d ng các... t k các h th ng thông tin và r ng tài li u đi n t ph i đư c ki m soát m t cách th t ch t ch trong su t vòng đ i c a chúng • Vai trò c a lưu tr c n đư c xác đ nh rõ ràng trong m i quan h v i các chuyên gia công ngh thông tin, các lu t gia và nh ng ngư i khác quan tâm đ n vi c t o l p và b o toàn b ng ch ng dư i d ng tài li u • Nh ng lưu tr không có th m quy n đ i v i tài li u hi n hành s s m nh n ra... hi n hành 3.3 Th i h n giao n p TL vào kho lưu tr 3.4 H th ng lu t pháp v b o v đ i tư và ti p c n khai thác thông tin 3.5 S tách bi t tài li u kh i s giám sát c a công chúng TS Nguy n L Nhung 0912581997 23 • Trong các văn b n pháp lý c a nư c ngoài, nh ng đ nh nghĩa tài li u đi n t ” khác bi t nhau, nhưng đa ph n chúng kh ng đ nh tính b t bi n c a s t n t i các lo i TL dư i d ng đi n t , công nh n... tr giúp c a các ph/ti n k thu t và ch/trình tương thích TLĐT đang th c hi n chính các c/năng và có g/tr đích th c như TL truy n th ng trong lu t lưu tr c a m t s nư c phát tri n, các khái ni m tài li u” và tài li u đi n t ” đi m nh n không dành cho hình th c c a TL mà cho các c/năng c a chúng TS Nguy n L Nhung 0912581997 24 3.1 S th a nh n TLĐT trong các th t c pháp lý Khó khăn - Đ nh nghĩa pháp lý... t gi a n i dung và phương ti n mang tin - Nh ng đ c đi m v c u trúc lôgic và c u trúc th c th (v t lý) TS Nguy n L Nhung 0912581997 12 1.2 Đ tin c y và tính xác th c c a tài li u đi n t • m c đích chính c a vi c t o l p và lưu gi tài li u là đ cung c p b ng ch ng B ng ch ng v các ho t đ ng và tác nghi p là c n thi t đ minh ch ng cho trách nhi m c a m t pháp nhân hay cá nhân • Đ tin c y c a m t TL chính... làm vi c v i tài li u đi n t TS Nguy n L Nhung 0912581997 27 3.3 Th i h n giao n p TL vào kho lưu tr • Nhi u qu c gia có h th ng lu t pháp n đ nh th i h n n p lưu TL khá dài vào kho lưu tr • Trư ng h p h n ch v th m quy n c a lưu tr đ i v i TL hi n hành, h n ch các phương án và gi i pháp s n có đ i v i lưu tr trong vi c th c hi n quy n ki m soát đ i v i TLĐT cơ quan LT s ph i ti p nh n tài nh ng d... a công chúng • Cùng v i vi c phi t p trung hoá và tư nhân hoá, lưu tr s b m t đi th m quy n đ i v i nh ng tài li u p/ánh các ch c năng và ho t đ ng c a Chính ph khi CP cho thuê ngoài các d ch v CNTT và x lý d li u mà thi u ki m soát nh ng TL h/thành trong ho t c a mình, khi các ch/trình đư c CP tài tr và các c/năng đư c tư nhân hoá lưu tr đang ph i đ i m t v i nhi u lo i TLđt nh ng d ng k0 tương thích... tác có vai trò nh t đ nh trong ch c năng này t i m t th i đi m b t kỳ cũng như t t c các th i đi m trong vòng đ i tài li u TS Nguy n L Nhung 0912581997 34 • Ch c năng lưu tr m r ng ra toàn b vòng đ i TL và vòng đ i đó có th nhìn nh n có 3 giai đo n cơ b n sau: - Chu n b (nh n th c) - T o l p tài li u - B o trì (bao g m c b o qu n và s d ng) TS Nguy n L Nhung 0912581997 35 “giai đo n chu n b ” – các h... phù h p thi t l p nh ng cơ ch , chính sách đ ki m tra, giám sát n l c nh ng ngư i th c hi n các ch/năng LT v BQ, ti p c n KT và SD TL TS Nguy n L Nhung 0912581997 16 2 Các khuynh hư ng t ch c và lưu tr tài li u đi n t 2.1 S phát tri n c a các ph/pháp và quy trình qu n lý TLĐT 2.2 S thay đ i liên t c c a công ngh và các ng d ng 2.3 Nhu c u c a ngư i s d ng thay đ i và kỳ v ng ti p c n khai thác TLĐT 2.4... cung c p m t h th ng đã l c h u hay khi mà các s n ph m m i h a h n nhi u đi m ưu vi t hơn p/m m cũ TS Nguy n L Nhung 0912581997 20 2.3 Nhu c u c a ngư i s d ng thay đ i và kỳ v ng ti p c n khai thác tài li u đi n t • Đa s ngư i s d ng c a các h th ng máy tính trư c kia ph i có nh ng k năng và s ti p c n k thu t chuyên sâu t i các h th ng máy tính “Các công vi c” đư c chuy n t i trung tâm máy tính . - 0912581997 1 ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 2 Nội dung 1. Tài liệu và lưu trữ. 0912581997 9 tài liệu điện tử - đó là một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các