phát triển dự án phần mềm quản lý kho trong doanh nghiệp

1.1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng Khi đặt hàng các mặt hàng thì Bộ phận quản lý nhập hàng chịu trách nhiệm liên hệ chọn được nhà cung cấp NCC hợp lý, có thể cung cấp các mặt

LỜI MỞ ĐẦU

Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản

lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế Quản lý thống nhất mô hình này trong kho không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống

Để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó Đã qua đi thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với 1 phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian

từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, chúng em đã nhận được rất nhiều

sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè Nhân cơ hội này, chúng em muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới họ

Đầu tiên, chúng em muốn cảm ơn người hướng dẫn, cô Nguyễn Thị Ngọc Tú, vì

sự hướng dẫn tận tình và khoa học Đó là một cơ hội lớn cho em để được nghiên cứu và làm việc dưới sự hướng dẫn của cô Cảm ơn rất nhiều tới cô vì sự hướng dẫn và cách đặt ra các câu hỏi nghiên cứu giúp chúng em tìm hiểu các vấn đề

Chúng Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ, giảng viên trong khoa Công nghệ thông tin – Trường Đại học Điện Lực đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em – những thành viên trong lớp LTD7.CNTT17 trong suốt thời gian học tập tại trường

Chúng Em muốn cảm ơn những thành viên lớp LTD7.CNTT17 Trường Đại học Điện Lực Những người bạn luôn chia sẻ và cổ vũ chúng em trong những lúc khó khăn

và chúng em luôn ghi nhớ điều đó

Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn vô hạn đối với cha mẹ và gia đình đã luôn ủng hộ, giúp đỡ em

Hà Nội, tháng 06 năm 2015

Sinh viên thực hiện

Đào Duy Tùng

Lê Ngọc Minh Phan Văn Cường

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO 1

1.1 Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng 1

1.1.1 Mục đích khảo sát hiện trạng 1

1.1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng 1

1.1.3 Tổng quan về quy trình quản lý kho 2

1.2 Mô hình nghiệp vụ 3

1.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh tổng quan 3

1.2.3 Biểu đồ phân rã chức năng 4

1.2.4 Nghiệp vụ xuất cho khách hàng: 5

1.2.5 Nghiệp vụ Báo cáo, kiểm kê hàng hóa: 6

1.2.6 Nghiệp vụ nhập hàng từ nhà cung cấp: 7

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 8

2.1 Các tác nhân của hệ thống 8

2.2 Biểu đồ use case 8

2.2.1 Biểu đồ use case tổng quát 8

2.2.2 Biểu đồ use case tìm hàng 9

2.2.3 Biểu đồ use case quản lý khách hàng 9

2.2.4 Biểu đồ use case quản lý nhà cung cấp 10

2.2.5 Biểu đồ use case quản lý xuất hàng 10

2.2.6 Biểu đồ use case quản lý nhập hàng 11

2.2.7 Biểu đồ use case quản lý báo cáo thống kê 11

2.3 Biểu đồ trạng thái 12

2.3.1 Biểu đồ trạng thái Đăng nhập 12

2.3.2 Biểu đồ trạng thái Quản lý đơn đặt hàng 12

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13

3.1 Biểu đồ tuần tự 13

3.1.1 Biểu đồ tuẩn tự đăng nhập 13

3.1.2 Biểu đồ tuần tự tìm hàng 14

3.1.3 Biểu đồ tuần tự thêm hàng 15

3.1.4 Biểu đồ tuần tự quản lý xuất hàng 16

3.1.5 Biểu đồ tuần tự quản lý khách hàng 17

3.1.6 Biểu đồ tuần tự quản lý báo cáo thống kê 18

3.2 Biểu đồ hoạt động 19

3.2.1 Biểu đồ hoạt động đăng nhập 19

3.2.2 Biểu đồ hoạt động quản lý sản phẩm 20

3.2.3 Biểu đồ hoạt động quản lý đơn hàng 21

3.2.4 Biểu đồ hoạt động báo cáo thống kê 22

3.2.5 Biểu đồ hoạt động tìm kiếm thông tin 23

3.3 Biểu đồ thành phần 24

3.4 Biểu đồ triển khai 24

3.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu 25

3.5.1 Biểu đồ dữ liệu khái niệm 25

3.5.2 Biểu đồ dữ liệu quan hệ 26

3.5.3 Các bảng cơ sở dữ liệu 27

CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 30

4.1 Tổng quan về hệ thống 30

4.1.1 Cài đặt phần mềm 30

4.1.2 Hệ thống phần cứng 32

4.2 Giao diện hệ thống 32

KẾT LUẬN 37

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Biểu đồ ngữ cảnh tổng quan 3

Hình 1.2 Biểu đồ phân rã chức năng quản lý kho hàng 4

Hình 1.3 Nghiệp vụ xuất hàng 5

Hình 1.4 Nghiệp vụ báo cáo, kiểm kê hàng hóa 6

Hình 1.5 Nghiệp vụ nhập hàng 7

Hình 2.1 Biểu đồ Use case tổng quát 8

Hình 2.2 Biểu đồ Use case tìm hàng 9

Hình 2.3 Biểu đồ Use case quản lý khách hàng 9

Hình 2.4 Biểu đồ Use case quản lý nhà cung cấp 10

Hình 2.5 Biểu đồ Use case quản lý xuất hàng 10

Hình 2.6 Biểu đồ Use case quản lý nhập hàng 11

Hình 2.7 Biểu đồ Use case quản lý báo cáo thống kê 11

Hình 2.8 Biểu đồ trạng thái Đăng nhập 12

Hình 2.9 Biểu đồ trạng thái Quản lý đơn đặt hàng 12

Hình 3.1 Biểu đồ tuần tự đăng nhập 13

Hình 3.2 Biểu đồ tuần tự tìm hàng 14

Hình 3.3 Biểu đồ tuần tự thêm hàng 15

Hình 3.4 Biểu đồ tuần tự quản lý xuất hàng 16

Hình 3.5 Biểu đồ tuần tự quản lý khách hàng 17

Hình 3.6 Biểu đồ tuần tự quản lý báo cáo thống kê 18

Hình 3.7 Biểu đồ hoạt động đăng nhập 19

Hình 3.8 Biểu đồ hoạt động quản lý sản phẩm 20

Hình 3.9 Biểu đồ hoạt động quản lý đơn hàng 21

Hình 3.10 Biểu đồ hoạt động báo cáo thống kê 22

Hình 3.11 Biểu đồ hoạt động tìm kiếm thông tin 23

Hình 3.12 Biểu đồ thành phần 24

Hình 3.13 Biểu đồ triển khai 24

Hình 3.14 Biểu đồ dữ liệu khái niệm 25

Hình 3.15 Biểu đồ dữ liệu vật lý 26

Hình 4.1 Giao diện form main 32

Hình 4.2 Giao diện đăng nhập hệ thống 32

Hình 4.3 Giao diện quản lý bán hàng 33

Hình 4.4 Giao diện quản lý khách hàng 33

Hình 4.5 Giao diện quản lý loại sản phẩm 34

Hình 4.6 Giao diện quản lý nhà cung cấp 34

Hình 4.7 Giao diện quản lý nhân viên 35

Hình 4.8 Giao diện quản lý hóa đơn nhập hàng 35

Hình 4.9 Giao diện quản lý sản phẩm 36

Hình 4.10 Giao diện quản lý hóa đơn xuất hàng 36

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 3.1 Chi tiết phiếu nhập 27

Bảng 3.2 Chi tiết phiếu xuất 27

Bảng 3.3 Danh mục hàng 27

Bảng 3.4 Danh mục khách hàng 28

Bảng 3.5 Danh mục kho 28

Bảng 3.6 Danh mục nhà cung cấp 28

Bảng 3.7 Danh mục nhóm 29

Bảng 3.8 Phiếu nhập kho 29

Bảng 3.9 Phiếu xuất kho 29

từ use case kia

Biểu đồ TRẠNG THÁI

trong vòng đời của đối tượng đó

Phân cách nhau bởi một đường kẻ dọc từ trên xuống dưới biểu đồ

Biểu đồ THÀNH PHẦN

Thành phần

Mô tả một thành phần của biểu đồ, mỗi thành phần có thể chứa nhiều lớp hoặc nhiều chương trình con Mối quan hệ phụ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO

Trong chương 1, bài báo cáo sẽ trình bày tổng quan về bài toán quản lý kho, tình trạng thực tế của bài toán và các khó khăn cũng như biện pháp giải quyết cho bài toán được đặt ra

1.1 Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng

Tất cả các quy trình từ quản lý từ cập nhật tìm kiếm nhập hàng, bán hàng đều được làm thủ công hoặc mới được tự động một phần bằng công cụ office Nhưng vẫn chưa khai thác được thế mạnh của các công cụ hỗ trợ này Như chưa có cách quản lý giá các mặt hàng nếu có biến động giá thay đổi nhanh (như khi nhà sản xuất giảm giá mặt hàng nào đó để kích cầu…) Quản lý còn kém sâu sắc, chưa đưa ra được cách ghép nối từ nhà sản xuất đến người mua Chưa quản lý được thống kê mặt hàng và nhà cung cấp hợp lý (địa chỉ nhà cung cấp, các loại mặt hàng và số lượng có trong kho,…) Quản lý khách hàng vấn chưa có, khó truy xuất thông tin của khách hàng nhất là khách hàng tiềm năng (giá trị hàng hoá đã mua, hậu mãi cho các khách hàng tiềm năng…)

1.1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng

Khi đặt hàng các mặt hàng thì Bộ phận quản lý nhập hàng chịu trách nhiệm liên hệ chọn được nhà cung cấp (NCC) hợp lý, có thể cung cấp các mặt hàng theo yêu cầu của siêu thị trong tương lai và báo cho bộ phận bán hàng Nhận thông tin về NCC và các mặt hàng họ có thể đáp ứng, sau đó đăng ký thông tin với NCC về mặt hàng, nếu hợp

lý thì NCC sẽ ký hợp đồng và gửi hàng tới theo phiếu yêu cầu những mặt hàng có thể đáp ứng được, nếu không NCC có thể huỷ hợp đồng Lúc đó chúng ta sẽ tìm nhà cung

khác so với yêu cầu nhập hoặc có sản phẩn hết hạn bảo hành, sản phẩm được nhà sản xuất thu hồi

Những thông tin về mặt hàng được đưa vào cần được khai báo các thông tin để quản lý như: Tên mặt hàng, tên nhà cung cấp, trạng thái hàng, số lượng, ngày nhập kho, giá thành…và chúng được đặc trưng bởi một mã cho quản lý là Mã mặt hàng

Khi khách hàng có yêu cầu số lượng lớn về các mặt hàng nào đó, thì được bộ phận bán hàng thông báo cho bộ phận kho Nếu có đủ số lượng thì báo lại để làm hoá đơn và lưu thông tin khách hàng Nhân viên dưới kho kiểm tra xem loại mặt hàng đó có còn đủ trong Kho không Nếu Kho không đủ loại mặt hàng đó đó thì Nhân viên thông báo với Khách hàng là không thể đáp ứng, và hẹn Khách hàng để có thể thoả thuận để nhập hàng vào thời gian gần nhất đến siêu thị liên hệ Nếu kho còn đủ, Nhân viên làm hóa đơn

Cuối tháng có báo cáo hàng hàng, cuối quý có báo cáo quý.Cập nhật thông tin khách hàng Bộ phận quản lý tài chính kiểm tra, đối chiếu lại các hoá đơn và lập báo cáo thu chi hàng ngày, hàng tháng, hàng quý Bộ phận kho cuối mỗi tháng lập báo cáo cập nhật hàng xuất - nhập - tồn để xác định được các loại hàng đã xuất, nhập, tồn kho và báo cáo cho bộ phận quản lý về các loại mặt hàng và góp ý về nhập các mặt hàng sắp nhập theo mùa để có cách bảo quản và chuyển hàng ra khu vực bán hàng hợp lý

1.1.3 Tổng quan về quy trình quản lý kho

1.1.3.1 Quản lý nhập

Sau mỗi lần hàng bộ phận quản lý kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vào sổ cho tiết hàng hóa, để tiện theo dõi hàng hóa trong kho Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lý Ban quản lý sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ tiếp nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng về có đúng với yêu cầu mua hàng không Sau khi kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã đảm bảo thì bộ phận quản lý kho lập phiếu nhập kho Những hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu chât lượng và số lượng sẽ được bộ phận quản lý kho giao cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng hóa Một số hàng hóa khi xuất bán cho khách hàng vì một lý do nào đó không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng cũng được đưa về nhập kho chờ xử ký Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho được

bộ phận kho theo dõi theo ngày, tháng, quý thậm chí cả tuần

1.1.3.2 Quản lý xuất

Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng Khách hàng ở đây

có thể là mua lẻ hoặc mua buôn Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu và gửi đến bộ phận kho Bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng trong kho, sau đó sẽ gửi thông báo về số lượng hàng cho bộ phận bán hàng Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ viết hóa đơn bán hàng và giao cho khách hàng bản sao hóa đơn bán hàng Khách hàng sẽ nhận và gửi lại cho bộ phận quản lý Bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành kiểm tra và lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu vào kho phiếu xuất Khi xuất hàng thông tin hàng xuất cũng được lưu vào sổ chi tiết hàng hóa để tiện đối chiếu kiểm tra

1.2 Mô hình nghiệp vụ

1.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh tổng quan

Hình 1.1 Biểu đồ ngữ cảnh tổng quan

Thông tin hàng hóa

Danh sách mặt hàng

Hóa đơn

Yêu cầu

Báo cáoHóa đõn

1.2.3 Biểu đồ phân rã chức năng

Hình 1.2 Biểu đồ phân rã chức năng quản lý kho hàng

1.2.4 Nghiệp vụ xuất cho khách hàng:

Khi có đơn đặt hàng qua bất kỳ phương tiện nào thì nhân viên quản lý bán hàng tiếp nhận thông tin và thông báo cho kế toán viên để viết phiếu xuất Phiếu xuất sau khi hợp lệ sẽ chuyển xuống bộ phận kho hàng, thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng theo đúng số phiếu xuất

Hình 1.3 Nghiệp vụ xuất hàng

1.2.5 Nghiệp vụ Báo cáo, kiểm kê hàng hóa:

Nhân viên phòng kinh doanh là trực tiếp làm thủ tục nhập hàng hóa về từ nhà cung cấp Vì vậy khi có hàng về đến kho thì mọi thông tin của hàng hóa như thiếu, hỏng…sẽ được báo cáo lên phòng kinh doanh Mỗi khi giám đốc hay phòng kinh doanh có yêu cầu báo cáo về tổng hàng nhập cũng như tổng hàng xuất thì thủ kho sẽ tính toán dựa vào những thông tin của phiếu xuất, nhập đã được nhập vào máy Kết quả tính toán sẽ báo cáo tới Giám đốc hoặc phòng kinh doanh

Hình 1.4 Nghiệp vụ báo cáo, kiểm kê hàng hóa

1.2.6 Nghiệp vụ nhập hàng từ nhà cung cấp:

Nhà cung cấp cấp hàng về đến công ty thì bộ phận nhập hàng tiến hành kiểm tra gói hàng (packet) để xem số lượng hàng có đủ và đúng với lượng hàng mà mình đã đặt hay không, kế toán viên của bộ phận kế toán hàng tồn kho sẽ theo mã hàng để viết phiếu nhập kho Thủ kho sẽ nhập vào kho theo đúng số phiếu và đầy đủ thông tin trên phiếu

Hình 1.5 Nghiệp vụ nhập hàng

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1 Các tác nhân của hệ thống

Nhân viên: quản lý hàng xuất, hàng nhập, khách hàng, báo cáo thống kê

Khách hàng: tra cứu tìm hàng

2.2 Biểu đồ use case

2.2.1 Biểu đồ use case tổng quát

Khái quát các chức năng chính của hệ thống Các chức năng này có tính tổng quát

dễ dàng nhìn thấy được trên quan điểm của các tác nhân

Hình 2.1 Biểu đồ Use case tổng quát

2.2.2 Biểu đồ use case tìm hàng

Khách hàng có thể tìm hàng theo tên hàng hoặc mã hàng Nhập thông tin về mã hàng hoặc tên hàng, hệ thống sẽ tìm kiếm theo yêu cầu và gởi lại kết quả cho khách hàng

Hình 2.2 Biểu đồ Use case tìm hàng

2.2.3 Biểu đồ use case quản lý khách hàng

Nhân viên sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống sẽ tìm khách hàng theo mã hoặc tên rồi sau đó có thể tùy chọn các chức năng tương ứng như nhập thông tin khách hàng, xóa thông tin khách hàng, sửa thông tin khách hàng

Hình 2.3 Biểu đồ Use case quản lý khách hàng

2.2.4 Biểu đồ use case quản lý nhà cung cấp

Nhân viên sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống sẽ tìm nhà cung cấp theo

mã hoặc tên rồi sau đó có thể tùy chọn các chức năng tương ứng như nhập thông tin khách hàng, xóa thông tin khách hàng, sửa thông tin khách hàng

Hình 2.4 Biểu đồ Use case quản lý nhà cung cấp

2.2.5 Biểu đồ use case quản lý xuất hàng

Nhân viên sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống sẽ dựa vào yêu cầu của khách hàng để lập hóa đơn xuất hàng, kiểm tra hàng trong kho xem có còn đáp ứng được không (tìm hàng), nếu đáp ứng được sẽ giao hàng cho khách hàng và cập nhật thông tin hàng xuất vào hệ thống Nếu hàng trong kho không đáp ứng được thì thông báo cho khách hàng

Hình 2.5 Biểu đồ Use case quản lý xuất hàng

2.2.6 Biểu đồ use case quản lý nhập hàng

Nhân viên phải đăng nhập thành công vào hệ thống Sau 1 thời gian định kì, kho

sẽ nhập them hàng mới Nhân viên lập hóa đơn yêu cầu nhập hàng gồm các thông tin về hàng muốn nhập Bên nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng theo yêu cầu Nhưng trước khi nhận hàng, nhân viên kiểm tra hàng xem có đúng yêu cầu về chất lượng và số lượn không Nếu không đúng 1 trong các yêu cầu thì từ chối nhập hàng

Hình 2.6 Biểu đồ Use case quản lý nhập hàng

2.2.7 Biểu đồ use case quản lý báo cáo thống kê

Nhân viên phải đăng nhập thành công vào hệ thống

Cuối tháng nhân viên sẽ phải thống kê về hàng nhập, hàng xuất, doanh thu và báo cáo cho quản lý

2.3 Biểu đồ trạng thái

2.3.1 Biểu đồ trạng thái Đăng nhập

Hình 2.8 Biểu đồ trạng thái Đăng nhập

2.3.2 Biểu đồ trạng thái Quản lý đơn đặt hàng

Hình 2.9 Biểu đồ trạng thái Quản lý đơn đặt hàng

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Ở chương 2, việc phân tích hệ thống đã xác định được những use case và tương tác giữa chúng với nhau trong hệ thống mới Từ đó, chương 3 tiếp tục xác định tương tác giữa tác nhân với đối tượng của hệ thống, hoạt động của chúng thông qua các biểu

đồ như biểu đồ tương tác đối tượng (Biểu đồ tuần tự), biểu đồ hoạt động, biểu đồ thành phần, biểu đồ triển khai Sau đó, ta sẽ tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và giao diện của

hệ thống

3.1 Biểu đồ tuần tự

3.1.1 Biểu đồ tuẩn tự đăng nhập

Hình 3.1 Biểu đồ tuần tự đăng nhập

3.1.2 Biểu đồ tuần tự tìm hàng

Hình 3.2 Biểu đồ tuần tự tìm hàng