THAO TÁC CƠ BẢN Khi chúng ta sử dụng các phần mềm trong bộ Office thì các thao tác cơ bản tương tự nhau, và cũng tương tự đối với các phần mềm soạn thảo khác trên HĐH Windows và có thể trên HĐH khác. Vì vậy khi bạn đã nắm vững các thao tác cơ bản dưới đây thì sẽ thực hiện được trong các phần mềm khác nhau của bộ Office và các phần mềm khác. 1. Lưu - Cách 1: Vào menu File - Save. - Cách 2: Kích nút Save trên thanh công cụ. - Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S. * Kích vào các biểu tượng ở bên trái hộp thoại Save As để truy cập nhanh đến thư mục cần lưu tài liệu. * Tên các tài liệu nên dùng tên tiếng Việt không dấu. Lưu ý! 1. Trong quá trình làm việc với các tài liệu bạn nên thường xuyên nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu tài liệu tránh trường hợp sự cố làm tắt máy đột ngột làm hỏng hoặc mất tài liệu. 2. Trong thao tác lưu tài liệu đặc biệt lưu ý khi xuất hiện yêu cầu xác nhận việc lưu đè lên tài liệu cũ, đây là sai lầm thường gặp nhất đối với người bắt đầu sử dụng các phần mềm trong bộ Office. Khi xuất hiện hộp thoại yêu cầu xác nhận như hình bên bạn phải cân nhắc nếu không bạn có thể lấy một nội dung mới lưu đè và làm mất nội dung của file cũ. 2. Mở 3. Nhận diện các con trỏ Con trỏ thể hiện trạng thái thao tác hiện thời, vì vậy bạn phải hiểu và nắm vững các loại con trỏ để thực hiện các thao tác hợp lý. , , , : con trỏ để thay đổi độ rộng các đối tượng. : con trỏ để di chuyển các đối tượng , : con trỏ để thay đổi kích thước Ví dụ khi bạn đưa muốn thay đổi độ rộng một hình vẽ trong MS Word bạn phải đưa chuột đến vị trí biên của hình sao cho xuất hiện các mũi tên , , , thì mới giữ chuột kéo để thay đổi độ rộng được; khi bạn muốn di chuyển một hình vẽ thì phải đưa chuột đến vị trí biên của hình sao cho xuất hiện con trỏ thì mới giữ chuột và kéo hình đến vị trí mới. 4. Sử dụng phím Ctrl Trong bộ Office phím Ctrl sử dụng kết hợp với các phím khác để tạo nên tổ hợp phím tắt thực hiện các thao tác nhanh; kết hợp Ctrl với chuột để thực hiện thao tác copy nhanh các đối tượng. Ví dụ: Để copy một table trong Ms Word, bạn đưa con trỏ về góc trên bên trái của table sao cho xuất hiện con trỏ dạng , nhấn giữ Ctrl và kéo chuột đến vị trí cần tạo một table giống table đang chọn sao cho trong khi kéo xuất hiện con trỏ dạng , thả chuột ra trước bạn sẽ có thêm một table mới giống table đã chọn. Trong trường hợp này nếu bạn thả phím Ctrl ra trước thì sẽ trở thành thao tác di chuyển table bằng chuột. Thực hiện thao tác kết hợp phím Ctrl + chuột bạn có thể copy nhanh tất cả các đối tượng khác trên màn hình soạn thảo của MS Word như văn bản, đối tượng đồ họa, công thức toán 5. Sử dụng phím Alt - Cách 1: Vào File, Open. - Cách 2: Nhấn nút Open trên thanh công cụ - Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. Có thể nhiều tài liệu để mở cùng lúc, để chọn nhiều tài liệu không liền kề với nhau nhấn giữ phím Ctrl kết hợp kích chuột chọn tài liệu. Nhấn đúp vào một trong các tài liệu đã chọn hoặc nhấn nút Open để mở. Bạn có thể mở tài liệu bằng cách kích đúp vào tài liệu trong màn hình của Windows Explorers khi truy cập vào thư mục lưu tài liệu. Trong quá trình soạn thảo khi cần các đối tượng giống nhau về kích thước, màu sắc, định dạng thì bạn nên sử dụng chức năng copy. Ví dụ khi vẽ một sơ đồ có nhiều khối có kích thước giống nhau thì cách tối ưu nhất là copy khối đã vẽ trước đó, copy thì có nhiều cách nhưng cách tối ưu nhất trong trường này là kết hợp phím Ctrl + chuột; trong trường hợp này nếu không copy bạn vẽ một khối mới thì khối này có thể có kích thước không giống khối đã vẽ trước làm mất thẫm mỹ. Khi bạn muốn thay đổi kích thước của một đối tượng đồ họa trong bộ Office nếu dùng chuột kéo thì sẽ kích thước của đối tượng sẽ thay đổi theo cấp số cộng của 0.05 inch, nhưng đôi khi chúng ta cần thay đổi kích thước với biên độ nhỏ hơn 0.05 thì không thực hiện được. Khi đó bạn nên kết hợp phím Alt + kéo chuột để thay đổi kích thước của các đối tượng trong bộ MS Office. Designed by Trần Quang Hải Email: qhaivn@gmail.com . THAO TÁC CƠ BẢN Khi chúng ta sử dụng các phần mềm trong bộ Office thì các thao tác cơ bản tương tự nhau, và cũng tương tự đối với các phần mềm soạn thảo khác trên HĐH Windows và có thể trên. trở thành thao tác di chuyển table bằng chuột. Thực hiện thao tác kết hợp phím Ctrl + chuột bạn có thể copy nhanh tất cả các đối tượng khác trên màn hình soạn thảo của MS Word như văn bản, đối. vững các thao tác cơ bản dưới đây thì sẽ thực hiện được trong các phần mềm khác nhau của bộ Office và các phần mềm khác. 1. Lưu - Cách 1: Vào menu File - Save. - Cách 2: Kích nút Save trên thanh