Chương 4: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Phần 1: Chọn câu trả lời đúng sai cho mỗi tình huống và giải thích Câu 1: Đúng Giải thích: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: HTKSNB thường bị xem xét trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi nhuận đem lại. HTKSNB chỉ đặt ra các thủ tục kiểm soát bên trong đơn vị mà ít có tách động đối với cấc nghiệp vụ kinh tế bên ngoài đơn vị. Các thủ tục kiểm soát thường dễ bị lạc hậu theo thời gian vì có sự đối phó của người bị kiểm soát. HTKSNB thường dễ bị vô hiệu hóa bởi những nhà quản lý… Một hệ thống kiểm soát nội bộ dù có được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra vì luôn luôn tồn tại những nhược điểm cố hữu trên của hệ thống kiểm soát nội bộ. Câu 2: Đúng Giải thích: + Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. + Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý doanh nghiệp đó. Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị khác nhau thì khác nhau. Câu 3: Đúng Giải thích: Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống được thiết kế ra nhằm ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm trọng yếu để giúp ban quản lý đạt được các mục tiêu của mình. Thông thường, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 4 yếu tố: + Môi trường kiểm soát là những nhận thức, những quan điểm, sự quan tâm và hành động của các thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị + Hệ thống kế toán: là hệ thống thông tin chủ yếu trong đơn vị, bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. + thủ tục kiểm soát: Là những quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm những mục tiêu cụ thể. + Kiểm toán nội bộ: là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp. Nhưng đối với những doanh nghiệp nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, hệ thống kế toán không cồng kềnh thì không nhất thiết phải có kiểm toán nội bộ. Không có kiểm toán nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ vấn tồn tại. Câu 4: Sai Giải thích: Thử nghiệm kiểm soát để đánh giá hiệu lực của HTKSNB. Nó không cung cấp bằng chứng thuyết phục về sự tồn tại của sai phạm trọng yếu. Thử nghiệm cơ bản mới cung cấp bằng chứng thuyết phục về sự tồn tại của sai phạm trọng yếu. Câu 5: Sai Giải thích: Để đánh giá được thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệp cơ bản cái nào hiệu quả hơn cái nào còn phụ thuộc vào mức độ rủi ro được kiểm toán viên đánh giá như thế nào và phụ thuộc vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đó. Câu 6: Sai Giải thích: theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Rủi ro kiểm soát là rủi ro xảy ra các sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp mà hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không ngăn ngừa hết hoặc không phát hiện, sửa chữa kịp thời. Rủi ro kiểm soát tồn tại là do những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi kiểm toán, KTV chỉ có thể đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán trên cơ sở đó ước tính rủi ro kiểm toán. KTV không thay đổi được rủi ro kiểm toán. Câu 7: Đúng Giải thích: Mục đích của thử nghiệm kiểm soát là thu thập bằng chứng về sự hiện hữu của các quy chế và thủ tục kiểm soát để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Do đó, khi thử nghiệm kiểm soát cho kết quả bằng hoặc tốt hơn mức kiểm toán viên mong đợi thì làm giảm phạm vi của thử nghiệm cơ bản. Câu 8: Sai Giải thích Câu 9: sai Giải thích: KTV vẫn phải thực hiện thử nghiệm kiểm soát nhưng có thể giảm thử nghiệm cơ bản. Câu 10: Đúng Giải thích: Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là một phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Điều này được quy định rõ ở chuẩn mực thực hành thứ 2 trong 10 chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận rộng rãi: KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về HTKSNB để lập kế hoạch kiểm toán và xác định bản chất, thời gian và phạm vi của các cuộc khảo sát phải thực hiện. Điều này cũng được quy định trong chuẩn mực kiểm toán VN số 400: KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và KSNB của khách hàng để nên kế hoạch kiểm toán xây dựng cách tiếp cận kiểm toán có hiệu quả. Phần 2: Chọn câu trả lời đúng nhất cho những câu hỏi sau: 1-H. Giải thích: Mục đích chính của KTV khi thu thập hiều biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát là để đánh giá xem liệu các báo cáo tài chính có thể kiểm toán đuợc không? Từ đó đưa ra 1 trong 2 ý kiến: Có thể kiểm toán và không thể kiểm toán được. Nếu không thể kiểm toán được, KTV sẽ đưa ý kiến từ chối hoặc rút khỏi hợp đồng. Nếu nhận thấy có thể kiểm toán được, KTV sẽ xây dựng kế hoạch, quy trình kiểm toán trên cơ sở: Xác định bản chất, thời gian và phạm vi của các công việc kiểm toán tiếp theo. 2-D. Giải thích: Trong kiểm toán báo cáo tài chính, việc đánh giá rủi ro kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định các phép thử nghiệm áp dụng. Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức tối đa( khi kiểm soát nội bộ không hoạt động hoặc hoạt động không có hiệu lực, không phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trọng yếu) thì KTV phải tăng cường các thử nghiệm cơ bản để phát hiện hành vi gian lận và sai sót. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soat được đánh giá thấp hơn mức tối đa, KTV sẽ dựa vào HTKSNB để giảm bớt thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Vì vậy, mục đích cuối cùng của đánh giá rủi ro kiểm soát là giúp KTV đánh giá khả năng phạm vi của thử nghiệm cơ bản có thể được giảm thiểu. 3- D. Giải thích: Rủi ro kiểm soát là khả năng mà hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị không phát hiện, ngăn chặn và sửa chữa kịp thời các sai phạm trọng yếu. Rủi ro phát hiện là khả năng mà các thủ tục kiểm toán không phát hiện được các sai phạm trọng yếu. Rủi ro phát hiện do KTV gây ra. KTV có thể giảm rủi ro phát hiện nhờ thận trọng nghề nghiệp thích đáng. Rủi ro phát hiện và rủi ro kiểm soát thường có mối quan hệ tỉ lệ nghịch với nhau. Khi rủi ro kiểm soát tăng hơn mức đánh giá ban đầu thì rủi ro phát hiện sẽ giảm xuống. Còn nếu rủi ro kiểm toán giảm xuống thì rủi ro phát hiện sẽ tăng lên. Vì vậy, thông qua việc đánh giá HTKSNB của đơn vị, KTV sẽ đánh giá được rủi ro kiểm soát. Từ đó làm căn cứ để quyết định mức chấp nhận được của rủi ro phát hiện. 4- D. Giải thích: Ta có phương trình rủi ro kiểm toán sau: AR = IR*CR*DR ( với: AR: rủi ro kiểm toán IR: rủi ro tiềm tàng CR: rủi ro kiểm soát DR: rủi ro phát hiện ) Như đã trình bày ở trên, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát thường có mối quan hệ tỉ lệ nghịch với rủi ro phát hiện. Vậy nên, trên cơ sở bằng chứng kiểm toán thu thập và đánh giá, KTV quyết định tăng rủi ro kiểm soát so với mức dự kiến, để rủi ro kế toán không thay đổi so với ban đầu, KTV sẽ giảm rủi ro phát hiện dự kiến. 5- C 6- D. Giải thích: Hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu đi chăng nữa thì vẫn luôn tồn tại những nhược điểm cố hữu gây ra rủi ro kiểm toán. Một trong những nhựợc điểm đó là: HTKSNB thường bị xem xét trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi nhuận đem lại. Ban giám đốc thường yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm tra không vượt quá những lợi ích mà thủ tục đó đem lại. Vì vậy, khi cân nhắc về kiểm soát nội bộ, KTV cần ý thức được khái niệm bào đảm hợp lý ghi nhận rằng: chi phí cho kiểm soát nội bộ không nên vượt quá lợi ích mà kiểm soát đó đem lại. 7- A. Giải thích: Sau khi nhận tiền, nhân viên có trách nhiệm nên ghi số tiền vào nhật ký thu tiền để đảm bảo nguyên tắc ghi sổ, nguyên tắc kế toán trong doanh nghiệp, đồng thời phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để giảm bớt sai sót và gian lận. 8- D. 9- D. Giải thích: Bộ phận nhân sự là bộ phận chuyên đảm trách các công việc liên quan đến tình hình nhân sự trong công ty. Vì vậy, theo nguyên tắc phân công phân nhiệm, bộ phận nhân sự có khả năng phê chuẩn những thay đổi trong mức lương. 10- C. Phần 3: Bài tập tình huống: Bài tâp 1: STT Điểm mạnh Điểm yếu NV1 Công ty tuân thủ đúng nguyên tắc phân công phân nhiệm. Các nhân viên trong công ty làm việc có tình thần trách nhiệm cao. NV2 Cô Thu làm việc có khoa học, nhiệt tình, có trách nhiệm. Các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác và được ghi sổ rất cẩn thận đảm bảo độ tin cậy của các thông tin. Nguyên tắc phân công phân nhiệm bị vi phạm. Đây thực chất là công việc của kế toán viên. Cô Thu đã ôm đồm quá nhiều việc. NV3 Làm việc có kế hoạch, có hệ thống. Do tính toán một cách hợp lý nên tận dụng được tối đa nguồn vốn công ty đang chiếm dụng của các tổ chức khác để đầu tư sản xuất mà không phải chịu bất kỳ một phí tổn nào. NV4 Đảm bảo nhận hàng đủ về số lượng, đúng về chất lượng, phù hợp với số liệu trên vận đơn. Chưa thanh toán tiền hàng khi hàng hóa không khớp với hóa đơn tránh sai sót: thanh toán 2 lần. Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Người quản lý vừa là người thực hiện hóa đơn đặt hàng vừa là người kiểm tra nhận hàng NV5 Báo cáo kịp thời sai phạm cho ban giám đốc biết để kịp thời giải quyết. Cô Thu ghi chép không đầy đủ. Vi phạm nguyên tắc phân công phân nhiệm vì việc đặt hàng cho các khoàn dùng cho văn phòng nên giao cho cô thư ký của ông Minh. NV6 Cách lưu giữ thông tin theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp rất chặt chẽ, khoa học, đảm bảo không thanh toán 2 lần. Sec được lập phải có đủ 3 chữ ký: người lập sec, kế toán trưởng, giám đốc. NV7 Cô Thu làm việc rất có tuần tự, cẩn thận và hệ thống. NV8 Thanh toán bằng sec rất tiện lợi, tránh được gian lận. Sec không có chữ ký của kế toán công ty, cô Thu vừa là người lập sec vừa là người chịu trách nhiệm quản lý thanh toán bằng sec cho công ty. Như vậy là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Việc gửi sec qua đường bưu điện dế bị thất lạc gây tổn thất cho công ty. NV9 Cô Thu làm việc rất nhiệt tình, hiệu quả và có trách nhiệm cao. Các thông tin được thống kê và phản ánh đầy đủ, kịp thời giúp ban giám đốc lập kế hoạch hoạt động và có hướng giải quyết các khoản nợ phải trả. Nguyên tắc phân công phân nhiệm một lần nữa bị vi phạm. Đây là công việc của kế toán viên. Tóm lại: Qua các nghiệp vụ trả tiền trên, ta có thể rút ra các điểm mạnh, điểm yếu của công ty Tia Sáng như sau: Điểm mạnh: + Các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời, các thông tin cung cấp đảm bảo tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. + Các nhân viên trong công ty làm việc nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao, có kinh nghiệm, giỏi.VD: cô Thu, + Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của công ty, rà soát một cách kĩ lưỡng các nghiệp vụ liên quan đến trả tiền, các sai sót được phát hiện kịp thời Từ đó giảm bớt được gian lận, sai sót và rủi ro kiểm toán. Điểm yếu: + Vi phạm nguyên tắc phân công phân nhiệm. Cô Thu làm việc cho công ty hơn 12 năm, là nhân viên giàu kinh nghiệm, làm việc có hiệu quả và tin cậy. Cô làm việc quá nhiết tình nên ôm đồm cả công việc của các bộ phận khác dẫn tới tình trạng làm việc quá tải. + Công ty chưa khai thác và sử dụng lao động một cách hợp lý. Có những nhân viên như cô Thu làm việc quá tải, song có một số bộ phận khác chưa được tận dụng tối đa như: kế toán viên, thư ký, + Trong doanh nghiệp có sự chồng chéo Một số kiến nghị đề xuất: Ông Minh nên xem xét lại hoạt động của các bộ phận. Từ đó phân công công việc một cách hợp lý. Ông nên giảm bớt công việc cho cô Thu và không cần thuê thêm một người làm việc bán thời gian để giúp đỡ cô Thu. Vì như thế sẽ tốn kém, đồng thời không tận dụng hết nhân lực trong công ty. Bài 2: Những thủ tục kiểm soát nội bộ được sử dụng: Chủ quán ăn đã áp dụng tố nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm cho các thành viên rất hợp lý đảm bảo sự chuyên môn hóa, hiệu quả trong hoạt động. Mỗi nhân viên có một nhiệm vụ riêng. Có sự tách biệt giữa nhân viên ghi hóa đơn, nhân viên tính tiền và nhân viên quản lý tiền. Các thủ tục kiểm soát được lập: Mọi thức ăn được gọi đều được lập hóa đơn. Đối chiếu số hóa đơn bán hàng và số tiền nhận được. Nhà quản lý quán ăn có thể đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát thông qua: Kết quả kinh doanh của quán ăn, chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu về. Số lượng khách đến ăn Đánh giá của khách hàng. Phần 4: Bài tập nghiệp vụ: STT Thủ tục kiểm soát bị thiếu Thủ tục kiểm soát bổ sung Mục tiêu kiểm soát bị vi phạm. 1 Kiểm tra lại các file đơn giá đặt hàng, đối chiếu, kiểm tra đơn giá ở file đơn giá và đơn giá trên sổ sách Đối chiếu và kiểm tra lại các đơn giá trên file trước khi in hóa đơn Mục tiêu chính xác cơ học. 2 Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với hóa đơn của nhà cung cấp. Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn với sổ sách chi tiết các tài khoản phải trả của từng nhà cung cấp trước khi thanh toán. Sau khi thanh toán phải phản Mục tiêu tồn tại ánh ngay vào tài khoản phải trả nhà cung cấp đó. Phương pháp đối chiếu ngược. 3 Sử dụng phương pháp kiểm kê sai, không chính xác. Đối chiếu với sổ sách Thủ tục kiểm soát kiểm kê hàng tồn kho phải có từ hai nhân viên trở lên, nhân viên kiểm kê phải đủ năng lực. Mục tiêu đánh giá Mục tiêu phân loại và trình bày. 4 Thông báo thông tin biến động giá cả thường xuyên cho các nhân viên Kiểm tra thường xuyên giá bán ở các quầy hàng. Thông báo thường xuyên, kịp thời cho nhân viên biết sự biến động của giá vốn và giá bán. Mục tiêu định giá 5 Kiểm tra, phê duyệt chứng từ kế toán. Đối chiếu giữa khoản phải trả trên hóa đơn, sổ sách với các khoản phải trả nhà cung cấp trên file. Kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn,chứng từ với sổ sách kế toán. Chia tách người phụ trách khoản phải trả với người đưa tài liệu vào file. Các file đã được duyệt thì không được thêm tài liệu vào. Mục tiêu tồn tại. 6 Kiểm tra thông tin số hiệu hóa đơn trước khi thanh toán. Đối chiếu các hóa đơn mua hàng trả với số hàng hóa đã mua trước khi thanh toán. Kiểm tra số hiệu của báo cáo nhận hàng có tồn tại đúng không Mục tiêu tồn tại Mục tiêu quyền và nghĩa vụ 7 Đối chiếu, so sánh giữa kết quả kiểm kê thực tế với số liệu Đối chiếu kết quả kiểm kê với số dư tài khoản. Kiểm tra số Mục tiêu tồn tại Mục tiêu quyền và nghĩa vụ trên tài khoản kế toán. Cụ thể là tài khoản Doanh thu tiêu thụ và hàng tồn kho. lượng hàng đã giao cho khách hàng mà đã lập hóa đơn bán hàng trước khi kiểm kê hàng tồn kho 8 Lập biên bản nhận bàn giao hàng của nhân viên trực tiếp cho hàng vào kho có chữ ký của nhân viên nhận hàng, nhân viên trực tiếp cho hàng vào kho và kế toán. So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với sổ sách, chứng từ Nhân viên cho hàng vào kho phải kiểm tra số lượng thực nhập. Lập báo cáo nhận hàng phải có chữ ký của nhân viên nhận hàng và nhân viên trực tiếp cho hàng vào kho. Mục tiêu đầy đủ . hệ thống kế toán không cồng kềnh thì không nhất thiết phải có kiểm toán nội bộ. Không có kiểm toán nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ vấn tồn tại. Câu 4: Sai Giải thích: Thử nghiệm kiểm soát. hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không ngăn ngừa hết hoặc không phát hiện, sửa chữa kịp thời. Rủi ro kiểm soát tồn tại là do những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi. thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát là để đánh giá xem liệu các báo cáo tài chính có thể kiểm toán đuợc không? Từ đó đưa ra 1 trong 2 ý kiến: Có thể kiểm toán và không thể kiểm