Mô hình ABC kế toán chi phí dựa trên hoạt động

LỜI NÓI ĐẦU Hầu hết những hiện tượng mà nhân loại đang đối mặt đều quá phức tạp nên chúng ta khó có thể hiểu được một cách hoàn chỉnh. Nhờ có ngành tin học mà trong công việc cũng như trong quan hệ gia đình có thể giảm bớt sự phức tạp. Tuy nhiên, chúng ta cũng phải có vai trò trong thế giới, nơi mà những hiện tượng đó đang tồn tại. Để làm được điều này chúng ta phải xây dựng những mô hình - những phiên bản đơn giản và mang tính sáng tạo về những hiện tượng đó. Những mô hình này bao gồm những phần quan trọng nhất của hiện tượng và các mối quan hệ giữa chúng. Theo TS.Alfred Oxenfeldt - một chuyên gia về các quyết định kinh tế cho rằng: "Bộ não hoạt động bằng cách xây dựng một phiên bản bên trong của thế giới bên ngoài, kết luận này phản ánh rằng những phiên bản nội tại quan trọng hơn thế giới thực bên ngoài; giá trị của những kết luận này phụ thuộc rất lớn vào những cái bên trong có phản ánh một cách chính xác thế giới bên ngoài hay không?”. Nói một cách khác, chính những mô hình về hiện tượng sẽ chi phối quyết định của chúng ta chứ không phải là bản thân của những hiện tượng đó. Nếu mô hình của chúng ta hợp lý thì những quyết định của chúng ta sẽ được dẫn dắt bởi những quan điểm chính xác về thế giới thực. Ngược lại, chúng ta sẽ nhìn thế giới qua một lăng kính méo mó và quyết định của chúng ta sẽ dựa trên những quan điểm sai lệch với thực tế. Kế toán chi phí theo phương pháp truyền thống dựa trên các tiêu thức phân bổ gián tiếp trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm có thể dẫn đến kết quả là giá thành của các sản phẩm không chính xác. Vì vậy, hiện nay các công ty của các nước tư bản phát triển đã bỏ qua các phương pháp kế toán chi phí truyền thống, vận dụng các phương pháp kế toán chi phí hiện đại như: kế toán chi phí dựa trên hoạt động (Activity Based Costing - ABC), kế toán chi phí theo phương pháp “chi phí mục tiêu” (target cost). Trang 1 PHẦN A QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ VẬN DỤNG ABC TRONG TIẾN TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ GIÁ TRỊ MÔ HÌNH ABC 1. Quá trình hình thành: Vào những năm 80, Các nhà quản trị của các công ty bắt đầu nhận thấy sự thiếu sót của một trong những mô hình quan trọng nhất dùng để hỗ trợ cho việc ra quyết định kinh doanh là mô hình chi phí. Hầu hết những mô hình chi phí sử dụng trong những năm 80 đều được phát triển từ đầu thế kỷ, ở thời điểm mà lao động là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất, sự đa dạng của sản phẩm và dịch vụ rất hạn chế. Tại thời điểm này, các mô hình chi phí được tạo ra đã phản ánh được đầy đủ các bản chất kinh tế của các ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên khi tình hình kinh doanh trở nên phức tạp, nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ gia tăng thì các công ty gặp nhiều thất bại trong việc thay đổi mô hình của họ để phù hợp với sự thay đổi của điều kiện thực tế. Qua nhiều năm thì việc tiếp tục sử dụng những mô hình chi phí không còn phù hợp đã trở thành điều không ai bàn cãi, những công dụng của chúng từ lâu đã bị lãng quên và cách sử dụng cũng trở nên hình thức hoá. Cuối cùng vào giữa những năm 80, có những lời cảnh báo về sự nguy hiểm của việc sử dụng các thông tin chi phí dựa trên những mô hình chi phí “truyền thống”. Họ đã chứng minh một cách rõ ràng rằng việc sử dụng các thông tin chi phí dựa trên những điều bất hợp lý trong những mô hình truyền thống đã phản ánh không đúng những hiện tượng kinh tế và dẫn đến việc đưa ra những quyết định không phù hợp và những hành động thiếu hiệu quả. Lúc này, những nhà lãnh đạo như là Robert Kaplan ở Đại học Harvard, bắt đầu phát triển phương pháp luận mô hình chi phí mới, được gọi là phương pháp tính giá dựa trên cơ sở hoạt động (ABC – Activity Based Costing) và sau này mở rộng thành một triết lý mới trong quản trị là quản trị dựa trên hoạt động (ABM - Activity Based Management). ABC là phương pháp xác lập và tính chi phí vào giá thành sản phẩm dựa trên mối quan hệ giữa Chi phí – Hoạt động – Sản phẩm, được giới thiệu đầu tiên vào giữa thập kỷ 80, bởi Robert Kaplan và Robin Cooper. Chìa khóa của phương pháp này là tính vào giá thành sản phẩm không chỉ chi phí trực tiếp mà còn cả các chi phí gián tiếp và quản lý. Trong phương pháp này trước hết các chi phí có nội dung kinh tế và tính chất gần nhau được xếp chung vào một nhóm, như các chi phí văn phòng phẩm, chi phí nhân viên, chi phí thiết bị văn phòng chi phí thuê ngoài, vận chuyển, bảo hiểm … Sau đó trong mỗi bộ phận của ngân hàng lại có nhiều hoạt động khác nhau, như mở tài khoản, rút tiền, gửi tiền, định giá…Từng chi phí tập hợp ở trên được phân bổ cho từng hoạt động. Cuối cùng mỗi sản phẩm khi cung cấp cho khách hàng cần đến nhiều hoạt động khác nhau và tập hợp giá thành trên cơ sở phân bổ các hoạt động này cho từng sản phẩm. ABC có hai mục tiêu chính: (1) ABC cung cấp các thông tin chi tiết mô tả chi phí hay sự tiêu hao của các hoạt động (2) Cung cấp các thông tin chi phí chính xác cho các nhà quản trị cải thiện các quyết định. Các bước thực hiện của phương pháp ABC Trang 2 - Thứ nhất, nghiên cứu các hoạt động tạo ra chi phí tại mỗi trung tâm chi phí, lập danh sách các hoạt động khác nhau. Sau đó, chi phí tại mỗi trung tâm sẽ được phân bổ cho mỗi hoạt động có quan hệ trực tiếp với hoạt động được phân bổ. - Thứ hai, trong từng loại hoạt động, cần xác định các tiêu chuẩn đo lường sự thay đổi của mức sử dụng chi phí. Các tiêu chuẩn này được xem là tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho mỗi loại sản phẩm, dịch vụ hay các đối tượng chịu chi phí. Các tiêu chuẩn thường sử dụng để phân bổ là: số giờ lao động trực tiếp của công nhân, tiền lương công nhân trực tiếp, số đơn đặt hang, số đơn vị vận chuyển,… - Thứ ba, các hoạt động có cùng tiêu chuẩn phân bổ phải đựoc tập hợp tiếp tục vào một “trung tâm phân nhóm”. Tuỳ theo tính chất kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ hay đối tượng chịu chi phí mà tiếp tục phân thành các nhóm nhỏ để tính giá thành. Như vậy, có thể nói rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo lập chi phí xác định. Việc lựa chọn các hoạt động và tiêu chuẩn phân bổ chi phí hợp lý giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có được những báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống. 2. Giá trị mô hình ABC và tính ưu việt của nó Để có sản phẩm và dịch vụ bán ra thị trường thì đòi hỏi các tổ chức phải tiến hành thực hiện các hoạt động để tạo ra chúng, những hoạt động này làm phát sinh các chi phí. Các chi phí hoạt động của một tổ chức trước hết phụ thuộc vào số lượng và chủng loại của sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp, việc xác định mức độ của mỗi hoạt động là cần thiết để xác định khối lượng và sự đa dạng lĩnh vực kinh doanh, và sau đó tính toán chi phí cung cấp theo danh mục vốn đầu tư cho những hoạt động đó. Ngược lại, chi phí cho những sản phẩm hoặc dịch vụ riêng biệt có thể được xác định trước hết bằng cách phân bổ chi phí cho những hoạt động chủ yếu phát sinh chi phí, và sau đó phân bổ chi phí của mỗi hoạt động cho các sản phẩm và dịch vụ được làm ra thông qua các hoạt động chủ yếu tạo nên sản phẩm và dịch vụ đó. Trang 3 Sơ đồ 1 Phía bên trái của sơ đồ cho biết sự tích luỹ về chi phí cho quá trình kinh doanh, còn phía phải của sơ đồ cho biết việc phân bổ các chi phí cho những hoạt động để tạo ra sản phẩm và dịch vụ riêng biệt. Khái niệm mới này tuy đơn giản nhưng rất hữu ích trong việc đưa ra một căn cứ có tính sáng tạo và vững chắc điều chỉnh những mô hình chi phí lỗi thời xưa nay đã ăn sâu trong tư duy của những người ra quyết định kinh doanh. Nắm được những mô hình mới và hợp lý này thì việc điều hành bây giờ được dựa trên những quyết định và hành động theo những hiện tượng kinh tế chứ không còn hoang tưởng nữa. Phương pháp ABC trước hết nhằm giải quyết hai nhược điểm của phương pháp kế toán chi phí truyền thống nêu trên. Theo phương pháp ABC, giá thành sản phẩm không chỉ bao gồm chi phí sản xuất mà là toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh, bao gồm cả các chi phí gián tiếp như chi phí bán hàng, chi phí quản lý. Do tỷ trọng chi phí gián tiếp ngày càng lớn, việc không phân bổ các chi phí này vào giá thành sản phẩm có thể dẫn tới những ngộ nhận về mức lợi tức sản phẩm và do đó sai lầm trong ra quyết định kinh doanh. Ví dụ, một sản phẩm mới có thể có giá thành công xưởng nhỏ hơn các sản phẩm hiện tại, nhưng đòi hỏi một khoản chi phí marketing lớn để đưa ra thị trường. Nếu chỉ căn cứ vào giá thành công xưởng thì có thể thấy sản xuất sản phẩm đó sẽ mang lại lợi nhuận cao hơn, nhưng nếu phân bổ đủ cả chi phí marketing tăng thêm thì có thể sản phẩm đó sẽ bị lỗ. Cùng với việc phân bổ toàn bộ các chi phí vào giá thành sản phẩm, phương pháp ABC sử dụng một hệ thống các tiêu thức phân bổ được xây dựng trên cơ sở phân tích chi tiết mối quan hệ nhân quả giữa chi phí phát sinh cho từng hoạt động và mức độ tham gia của từng hoạt động vào quá trình sản xuất và kinh doanh sản phẩm, thay vì chỉ sử dụng một tiêu Trang 4 Tỷ lệ chi phí cho sản phẩm, dịch vụ Tích lũy chi phí Thực hiện các hoạt động Các hoạt động Chi phí thực hiện các hoạt động Chi phí Phân bổ Chi phí trực tiếp tính cho các hoạt động Chi phí cho hoạt động hổ trợ Chi phí cho hoạt động chính Chi phí trực tiếp không phải l/đg Phân bổ chi phí Sản phẩm và dịch vụ Bắt đầu Kết thúc thức phân bổ (ví dụ chi phí nhân công trực tiếp) như phương pháp truyền thống. Các tiêu thức phân bổ do đó phản ánh chính xác hơn mức độ tiêu hao nguồn lực thực tế của từng sản phẩm. Theo đó, ABC sẽ giúp các nhà quản lý tránh được những quyết định sai lầm do sử dụng thông tin không chính xác về giá thành như trình bày ở trên. Ngoài ra, bên cạnh việc cung cấp thông tin chính xác về giá thành, ABC còn cung cấp thông tin chi tiết về cơ cấu chi phí của từng sản phẩm, giúp cho nhà quản lý có thể linh hoạt hơn trong việc lập kế hoạch ngân sách cũng như điều chỉnh các chính sách, chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp trong điều kiện thị trường luôn biến động. Như vậy, có thể thấy phương pháp ABC cung cấp thông tin giá thành chính xác và hợp lý hơn so với phương pháp kế toán chi phí truyền thống. Tuy nhiên, đó chỉ là một trong những mục tiêu của ABC. Việc áp dụng ABC còn tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý doanh nghiệp thông qua các ứng dụng sau. Để xây dựng được hệ thống các tiêu thức phân bổ chi phí, yêu cầu đầu tiên là phải xác định được toàn bộ các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Bước thứ hai, doanh nghiệp cần xác định mức chi phí cho mỗi hoạt động trong từng kỳ. Cuối cùng, mức đóng góp của từng hoạt động vào từng sản phẩm được xác định. Với những thông tin chi tiết như vậy, các nhà quản lý có thể dễ dàng phân loại các hoạt động trong doanh nghiệp theo các nhóm: các hoạt động có mức đóng góp cao vào giá trị sản phẩm (high value adding activities), các hoạt động có mức đóng góp thấp (low value adding activities), và các hoạt động không đóng góp, thậm chí là nhân tố cản trở quả trình sản xuất kinh doanh (non-value adding activities/constraints). Trên cơ sở hiểu rõ tầm quan trọng của các hoạt động, nhà quản lý có thể đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách loại bỏ những hoạt động không có đóng góp vào giá trị sản phẩm, tổ chức lại các hoạt động có mức đóng góp thấp nhằm nâng cao hơn mức đóng góp của các hoạt động này. Ngay đối với các hoạt động có mức đóng góp cao, ABC cũng cung cấp thông tin về quá trình phát sinh chi phí, nguyên nhân phát sinh chi phí cho các hoạt động, qua đó tạo cơ hội cắt giảm chi phí kinh doanh. Cần lưu ý việc cắt giảm chi phí kinh doanh ở đây được xét trên phạm vi tổng thể. Tức là nhà quản lý có thể tăng chí phí cho một hoạt động cụ thể nào đó nhằm nâng cao mức đóng góp của hoạt động đó vào quá trình sản xuất kinh doanh, qua đó giảm giá thành sản phẩm. Ngày nay, trong một nền kinh tế thị trường phát triển, một xu hướng khá phổ biến là việc các doanh nghiệp không còn tự mình thực hiện toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh nữa mà chỉ tập trung vào một số khâu có hiệu quả nhất. Các công đoạn khác sẽ được thuê ngoài (outsource). Ví dụ, năm 2005 hãng sản xuất máy bay Airbus công bố outsource 70% các công đoạn trong quá trình sản xuất máy bay. Để ra quyết định outsource, các doanh nghiệp cần có các thông tin chi tiết về toàn bộ các hoạt động của mình, chi phí cho từng hoạt động, vai trò của từng hoạt động trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó các nhà quản lý có thể xác định được các hoạt động nào không thể thuê ngoài vì lý do bảo mật công nghệ hoặc vì đó là các hoạt động có tính chất sống còn nên doanh nghiệp phải luôn chủ động kiểm soát, các hoạt động doanh nghiệp có lợi thế so sánh nên tự thực hiện sẽ hiệu quả hơn thuê ngoài, và các hoạt động thuê ngoài sẽ hiệu quả hơn. Có thể thấy rằng phương pháp ABC cung cấp toàn bộ các thông tin này với mức độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống. Một ưu điểm nữa của phương pháp ABC so với phương pháp truyền thống là trong khi phương pháp truyền thống chỉ cung cấp thông tin về mức chi phí thì phương pháp ABC Trang 5 còn cung cấp thông tin về quá trình và nguyên nhân phát sinh chi phí. Việc hiểu rõ quá trình và nguyên nhân phát sinh chi phí không chỉ giúp tìm ra biện pháp thích hợp để cắt giảm chi phí mà còn giúp cho nhà quản lý có thể xây dựng được một cơ chế đánh giá và khuyến khích nhân viên phù hợp, góp phần quan trọng nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, qua đó cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể, các thông tin do ABC cung cấp cho phép nhà quản lý có thể thấy rõ mối liên hệ giữa ba yếu tố: chi phí phát sinh - mức độ hoạt động - mức độ đóng góp vào sản phẩm. Việc hiểu rõ mối liên hệ này sẽ làm thay đổi tư duy quản lý từ chỗ tìm cách cắt giảm chi phí sang nâng cao giá trị doanh nghiệp. Theo đó, một sự tăng chi phí sẽ không phải là không tốt nếu như lợi ích tăng thêm (incremental benefit) cao hơn chi phí tăng thêm (incremental cost), và do đó tạo ra giá trị tăng thêm (incremental value). Theo phương pháp kế toán truyền thống, mối liên hệ này là không rõ ràng, theo đó các doanh nghiệp có xu hướng xây dựng cơ chế khuyến khích gắn với việc giảm chi phí, gián tiếp hạn chế các cơ hội làm tăng giá trị doanh nghiệp do nhân viên chỉ trú trọng tiết kiệm chi phí thay vì tìm cách tạo ra giá trị gia tăng. Việc áp dụng phương pháp ABC sẽ cho phép doanh nghiệp có thể xây dựng một cơ chế đánh giá và khuyến khích nhân viên dựa trên mức độ tạo ra giá trị gia tăng thay vì dựa trên chí phí, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp. Cuối cùng, việc áp dụng phương pháp ABC còn góp phần hỗ trợ hoạt động marketing trong việc xác định cơ cấu sản phẩm cũng như chính sách giá. Đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều mặt hàng thì việc đàm phán với khách hàng hay xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng đòi hỏi phải có thông tin chi tiết về giá thành cũng như cơ cấu chi phí của từng sản phẩm, qua đó có thể xác định các mức giá tối ưu cho các đơn hàng khác nhau với cơ cấu sản phẩm khác nhau. Nắm được các thông tin chi tiết và chính xác về chi phí cho các sản phẩm còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc cải tiến (customization) sản phẩm của mình nhằm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường bằng cách đưa thêm vào sản phẩm những giá trị gia tăng trong điều kiện chi phí còn cho phép. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể chủ động xây dựng chiến lược marketing để định hướng nhu cầu khách hàng vào các mặt hàng có lợi nhuận cao, thay thế cho các mặt hàng mà doanh nghiệp không có lợi thế. Tóm lại, tính ưu việt của ABC so với phương pháp truyền thông không chỉ ở việc cung cấp thông tin về giá thành sản phẩm chính xác hơn, mà hơn thế nữa ABC còn cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý doanh nghiệp. Cụ thể, các thông tin do ABC cung cấp giúp doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn chi phí sản xuất kinh doanh, ra quyết định outsource, xây dựng hệ thống đánh giá và quản lý nhân sự phù hợp, hỗ trợ xây dựng chính sách giá, xác định cơ cấu sản phẩm, chiến lượng marketing. Do việc áp dụng ABC trong thực tế khá phức tạp và tốn kém, kinh nghiệp từ các nước phát triển cho thấy ABC thường được áp dụng thành công bởi các doanh nghiệp quy mô lớn nhờ khả năng tài chính dồi dào và những lợi ích tăng thêm do áp dụng ABC trong các doanh nghiệp lớn, phức tạp thường lớn hơn so với trong các doanh nghiệp nhỏ, đơn giản. II. NHỮNG SAI LẦM TRONG THỜI GIAN ĐẦU VẬN DỤNG MÔ HÌNH: Một điều không may là những người xem trọng về những lợi ích tiềm tàng của mô hình ABC hay ABM không phải những người ra quyết định mà là những kế toán viên, chuyên viên tư vấn và những chuyên gia về công nghệ thông tin. Những cá nhân này xuất phát từ mong muốn của họ đã chủ động phát triển hệ thống phần mềm dựa trên sổ cái chung mới để thay thế hoặc bổ sung cho hệ thống kế toán chi phí truyền thống. Việc ứng dụng Trang 6 ABC/M như vậy chỉ phù hợp cho các kế toán viên, chuyên viên tư vấn hoặc những chuyên gia về công nghệ thông tin. Đến năm 1991, ít nhất đã có khoảng 10 phần mềm ABC/M có giá trị sử dụng. Những người ra quyết định, các cá nhân mà phương pháp dựa trên khái niệm cơ sở hành động được đưa ra để đáp ứng nhu cầu của họ, tham gia vào quá trình này một cách thụ động. Họ đã chấp thuận và ủng hộ quan điểm này nhưng lại dành ít thời gian để hiểu các phương pháp và hướng dẫn cho cấp dưới trong suốt quá trình thực hiện quy trình. Kết quả là, phương pháp truyền thống được cải tiến để thực hiện theo phương pháp dựa trên cơ sở hành động mà thực hiện theo hệ thống ABC/M dựa trên sổ cái chung đang sử dụng một trong những phần mềm có sẵn. Hàng trăm công ty đã thừa nhận rất cần những thông tin chi phí chính xác hơn và đã theo đuổi việc cải tiến các mô hình chi phí của họ bằng cách thực hiện hệ thống như thế. Điều chẳng may là nguồn nhân lực và tài chính cần thiết để thực hiện và duy trì hệ thống như vậy khá cao và chỉ có thể dùng được ở những tổ chức (công ty) lớn nhất. Điều này đã hạn chế khả năng mở rộng của ABC/M sang các tổ chức rộng lớn và nguồn lực dồi dào. III. NHỮNG KẾT QUẢ CỦA “CUỘC CÁCH MẠNG” ABC. Vào năm 2003, Hiệp hội kế toán quản trị/Ernst & Young đã chỉ ra rằng 98% trong 2000 giám đốc tài chính trả lời cuộc điều tra cho rằng thông tin chi phí được cung cấp cho những nhà quản lý của họ là không chính xác, gần 38% cho rằng sự sai lệch này là quan trọng. Một cuộc điều tra khác được thực hiện vào năm 2003 bởi Narcyz Roztoci và Sally M Schultz của trường đại học liên bang New York ở New Paltz và được đưa lên trang web của Dr Roztoci chỉ ra rằng ABC đã được “thực hiện” chỉ đạt khoảng 21% của những tổ chức được điều tra. Trên thực tế việc thực thi có thể thực sự thấp hơn 21% như đã được báo cáo. Trong 20 năm thảo luận việc ban hành chi phí với nhiều tổ chức ở nhiều loại hình và quy mô, rất nhiều trong số họ đã có những thay đổi đơn giản trong hệ thống chi phí của họ như chuyển từ là tỷ lệ chi phí lao động theo phân xưởng sang tỷ lệ chi phí lao động theo nhiều loại và định nghĩa sự thay đổi đó là "thực hiện ABC". Việc xem xét các cuộc khảo sát cho thấy một kết quả như nhau. Trong số phát hành tháng 5-2000 của tạp chí kế toán quản trị (UK), Thomas Kennedy phát biểu: " Tỷ lệ chấp nhận ABC trên toàn thế giới cao nhất là 20% và số lượng ngày càng giảm đi do đó cần phải được xem xét thêm. Vấn đề này thực tế đã làm thất vọng những người ủng hộ nó, bất chấp việc marketing được mở rộng, có lợi nhuận cao và các dịch vụ tư vấn được phát triển". Nguyên nhân hạn chế thành công của ABC: - Việc thực hiện ABC/M được xem như là những dự án công nghệ thông tin. Mặc dù dự án công nghệ thông tin lớn có thể là một phương tiện phù hợp để thực hiện phương pháp dựa trên cơ sở hành động tại các tổ chức rất lớn, nó ít khi là một giải pháp thực tế ở các công ty nhỏ, vừa hoặc thậm chí là một vài công ty lớn. Đơn giản là do những công ty này không có các nguồn lực để thực hiện dự án như thế. Theo giám đốc điều hành của công ty IMA, Paul Sharman phát biểu: " Tính toán giá thành dựa trên cơ sở hoạt động được nhận thức là giải pháp cho nhu cầu kế toán quản trị của những tổ chức. Trong khi phương pháp ABC có thành công nhưng không đạt được các tiềm năng mà nó hướng đến. Có lẽ, công việc chuyên môn của kế toán quản trị đã bị làm sai lệch do việc ứng dụng nóng vội mà chắc chắn rằng khi các công ty tư vấn và phần mềm gặp khó khăn để thực hiện chúng. Trang 7 - Hầu hết việc thực hiện dựa trên cơ sở sổ cái chung. Họ đưa ra quan điểm tính toán chi phí dựa trên cơ sở chi phí trên sổ cái chung của các năm trước. Như đã được trình bày ở sơ đồ 2, việc này không chỉ hạn chế việc sử dụng ABC/M cho “phân bổ chi phí” mà còn giới hạn trong việc tập hợp các con số; chi phí kế toán tài chính của các năm trước. Có thể các kế toán viên và các chuyên gia công nghệ thông tin thích nhấn mạnh vào "dữ liệu cứng" trong quá khứ, nhưng người ra quyết định phải tập trung vào tương lai. Việc thực hiện với chi phí cao và giới hạn giá trị của thông tin về kết quả đạt được, không có gì phải ngạc nhiên khi những người ra quyết định không xem xét việc vận dụng ABC/M như là bước khởi đầu hữu hiệu về chi phí? Kết quả là, những nhà điều hành và những nhà quản trị có một vai trò lớn trong những tổ chức (nếu 98% khảo sát là đại diện) tiếp tục những quyết định và hành động của họ dựa trên thông tin về chi phí được đưa ra bởi "phiên bản bên trong" không hoàn thiện của tổ chức của họ. Kết quả của những quyết định không đúng và những hành động sai lầm là nguyên nhân gây nên lãng phí lớn những nguồn lực và làm tổn hại khả năng của tổ chức để thực hiện sứ mệnh của nó hoặc gia tăng giá trị cho chủ sở hữu. Sơ đồ 2 Trang 8 Tỷ lệ chi phí cho sản phẩm, dịch vụ Tích lũy chi phí Thực hiện các hoạt động Các hoạt động Chi phí thực hiện các hoạt động Chi phí Phân bổ Chi phí trực tiếp tính cho các hoạt động Chi phí cho hoạt động hổ trợ Chi phí cho hoạt động chính Chi phí trực tiếp không phải l/đg Phân bổ chi phí Sản phẩm và dịch vụ Bắt đầu Kết thúc Chi phí tích lũy bị lờ đi PHẦN B PHƯƠNG PHÁP DỰA TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG VÀ RA QUYẾT ĐỊNH I. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA PHƯƠNG PHÁP: 1. Những thuận lợi : Những quyết định kinh doanh đúng đắn dựa trên những phương châm của quản lý kinh tế - là khoa học trong việc cung cấp cho người ra quyết định những thông tin kinh tế chính xác và phù hợp và giúp họ sử dụng thông tin đó một cách hiệu quả. Hầu hết những thông tin kinh tế mà người đưa ra quyết định cần có đều liên quan đến chi phí. Giá trị của phương pháp dựa trên cơ sở hoạt động là cấu trúc mà chúng cung cấp những mô hình chi phí tiến bộ - "phiên bản bên trong" của thế giới bên ngoài - nó phản ánh thực tế kinh tế của tổ chức". Nếu mô hình tính giá dựa trên cơ sở hoạt động được thiết kế tốt, sẽ rất thuận lợi, giúp người ra quyết định: - Có một mô hình kinh tế phù hợp mà với mô hình đó họ có thể nhận được thông tin về chi phí một cách có hiệu quả. - Có sự đo lường về chi phí chính xác và phù hợp mà họ cần để đưa ra những quyết định một cách kinh tế và những hành động phù hợp. 2. Khó khăn: Để thành công với phương pháp dựa trên cơ sở hoạt động, trước hết mô hình sáng tạo - "phiên bản bên trong của thế giới bên ngoài" phải được sử dụng bởi các nhà điều hành và quản lý. Điều này rất khó khăn vì sau những thập niên sử dụng thông tin về chi phí dựa trên những mô hình truyền thống và không phù hợp, nhiều người ra quyết định có kinh nghiệm tỏ ra rất thành thạo trong việc sử dụng chúng. Họ hành động như thể họ tin những điều này giống như "cần cù bù thông minh" hoặc "tất cả những chi phí quản trị đều được cân đối trong chi phí tổng thể". Trong một vài trường hợp họ biết thông tin nhận được không đáng tin cậy, nhưng họ lại sử dụng kinh nghiệm và trực giác để nghĩ ra “mưu mẹo” sáng tạo để sửa đổi những con số trước khi đưa ra quyết định. Tuy nhiên, “phiên bản bên trong” không phù hợp của tình hình kinh tế tổ chức dựa trên những mô hình chi phí truyền thống đã ăn sâu vào trí óc của họ. Những nhà quản trị khác đã nhận ra sự không đầy đủ của thông tin chi phí truyền thống và nghĩ ra quy trình ra quyết định mà có vẻ như điều hành tốt mà không cần những thông tin chi phí truyền thống. Mô hình chi phí có tính sáng tạo của những người ra quyết định có vai trò quan trọng cho thành công của tổ chức hơn là máy móc nghĩ ra cách tính toán chi phí để phù hợp với những mô hình này. Nếu “phiên bản bên trong của thế giới bên ngoài” của người ra quyết định là không phù hợp thì sự chính xác của những con số do mô hình đã sử dụng thì sẽ không có ý nghĩa. Những người ra quyết định sẽ tạo ra những con số không chính xác và dẫn tới những kết luận không phù hợp. Sau đó, thử thách đầu tiên là khôi phục lại mô hình chi phí cũ đã ăn sâu vào nhận thức của những người ra quyết định và thay thế nó một cách kinh tế bằng mô hình phù hợp trên cơ sở phương pháp hoạt động. Những cá nhân này thực sự đưa ra những quyết định về giá cả, vốn hay điều hành các dịch vụ, hay đưa ra những chiến lược của công ty cần chấp nhận một mô hình chi phí phù hợp và nhu cầu thông tin dựa trên mô hình đó. Không có nhu cầu như vậy từ quản trị cấp cao ngay cả khi việc thực hiện ABC/M tốt nhất cũng sẽ sớm bị bỏ đi và có khi bị quên lãng. II. CHI PHÍ HỢP LÝ VÀ THIẾT KẾ MÔ HÌNH 1. Thiết kế mô hình Trang 9  Những người ra quyết định thừa nhận sự cần thiết của mô hình chi phí mà nó phản ánh thực trạng kinh tế của tổ chức họ. Yêu cầu tiếp theo của kinh doanh là tạo ra một mô hình – không phải là mô hình hữu hình mà là “ một phiên bản bên trong” hoặc mô hình sáng tạo về thực trạng kinh tế của tổ chức. Khi thiết kế mô hình điều quan trọng là chúng ta phải nhớ rằng mục đích của mô hình là những điều ẩn dấu bên trong chứ không phải là sự tính toán có trình độ kỹ thuật cao.  Đặc điểm của một mô hình tốt: - Là một phiên bản đơn giản của những hiện thực phức tạp. Độ đơn giản hoá phụ thuộc vào mục đích sử dụng đã được định trước. - Mục đích của mô hình đó là giải thích rõ hơn hiện tượng thực tế. Sự đơn giản hoá đòi hỏi phải dễ hiểu và rõ ràng. - Biểu mẫu miêu tả trung thực cho mục đích cụ thể và đối tượng cụ thể - Mặc dù đơn giản hoá nhưng phải mô tả được những yếu tố chính và mối quan hệ giữa chúng. Đơn giản hoá tức là loại bỏ những yếu tố không quan trọng. - Mô hình là một công cụ có tính sáng tạo, một biên pháp hỗ trợ trong cả quá trình. Vì thế, giá trị của nó được đánh giá chủ yếu bởi những kết luận hoặc quyết định hợp lệ mà nó chỉ đạo. - Mô hình có thể biểu diễn một lượng lớn thông tin Trong khi phát triển một mô hình chi phí nhằm hỗ trợ cho những quyết định và hành động quản trị của tổ chức quản lý thì phải ghi nhớ mục đích. Mô hình bao gồm những yếu tố chính của hoạt động của tổ chức và nên loại bỏ những yếu tố không cần thiết. Nó không nên cố gắng bao gồm tất cả mọi thứ, chỉ gồm những yếu tố mà có thể tạo nên sự khác biệt cho người ra quyết định. Nó phải đơn giản đủ để hiểu và sử dụng dễ dàng, nhưng cũng phải đủ phức tạp để che dấu đi tất cả những điều quan trọng. Không được lẫn lộn giữa mô hình với phương tiện thông tin. Phương pháp chấp nhận mô hình: Một phần mềm đặc biệt, một phần mềm tính toán của máy tính, giấy và bút chì – đó không phải là vấn đề trong việc thiết kế mô hình. Đó là vấn đề được đặt ra chỉ sau khi tạo ra được mô hình. Hiển nhiên, việc tạo ra một mô hình tốt đòi hỏi rất nhiều sự đánh đổi. Sự đúng đắn về mặt lý thuyết phải được cân bằng thông qua các cân nhắc thực tế, tính hoàn hảo cũng quan trọng nhưng tính đơn giản cũng không kém phần quan trọng. Theo giáo sư Oxenfeldt đã phát biểu “Sai lầm trong đánh giá tầm quan trọng của 1 tác động thường ít nghiêm trọng hơn những sai lầm liên quan đến kết quả giám sát”. Nói một cách khác, điều quan trọng là chúng ta phải xem xét những yếu tố mang tính phê bình hơn là đo lường chính xác những yếu tố đó. Điều này dẫn đến một quan điểm về bản chất quan trọng của việc thiết kế mô hình: Trong việc thiết kế mô hình chi phí thì sự chính xác của mô hình quan trọng hơn là sự chính xác của thông tin được xử lý bởi mô hình đó. W.Edwards Deming đã từng chỉ ra rằng mọi quá trình đều có sự bắt đầu và kết thúc. Khi bạn chú ý đến 15% đầu tiên của quá trình và làm đúng (điều kiện khởi đầu), chắc chắn ít nhất 85% kết quả như bạn mong muốn. Việc thiết kế mô hình tính giá dựa trên cơ sở hoạt động là 15% đầu tiên của quá trình chấp nhận khái niệm dựa trên cơ sở hành động. Nếu được thiết kế tốt, sự thành công của 85% còn lại là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, có quá nhiều tổ chức đã lãng phí phần lớn thời gian của họ vào việc thực hiện chứ không phải vào việc thiết kế mô hình. Thiết kế một mô hình tính giá dựa trên cơ sở hành động không phải là một khoa học, nó là một kỹ năng. Nó không thể được làm theo một công thức chung. Nó đòi hỏi phải có sự Trang 10 [...]... phí trực tiếp tính cho các bộ phận Chi phí thực hiện các hoạt động chi phí gia tăng Chi phí cho hoạt động hổ trợ Chi phí trực tiếp không phải l/đg Các hoạt động Chi phí hoạt động hoặc quá trình Phân bổ Thực hiện các hoạt động Bắt đầu Sản phẩm và dịch vụ Tỷ lệ chi phí cho sản phẩm, dịch vụ Chi phí cho hoạt động chính Chi phí toàn bộ Kết thúc Sơ đồ 3 Thông tin chi phí đòi hỏi để hỗ trợ cho một quyết... khác nhau giữa chi phí kế toán và chi phí kinh tế 2 Chi phí hợp lý và mâu thuẫn giữa chi phí kinh tế với chi phí kế toán: 2.1 Chi phí hợp lý Một mô hình phản ánh trung thực bản chất và đưa ra những thông tin về chi phí chính xác thì rất tuyệt vời, nhưng nó sẽ không hỗ trợ hữu hiệu các quyết định quản trị nếu như những thông tin chi phí mà nó cung cấp không phù hợp Có 3 loại chi phí "hợp lý" cơ bản... gạt bỏ việc bắt đầu tính toán chi phí bằng việc đo lường theo nguyên tắc kế toán chung đã được chấp nhận (GAAP) Hệ thống kế toán chi phí tính những chi phí sử dụng quy ước của GAAP nếu họ sử dụng báo cáo tài chính nhưng chi phí kế toán không giống như chi phí kinh tế và chỉ có chi phí kinh tế là chi phí phù hợp cho quyết định kinh doanh Bất kỳ một hệ thống nào mà nó sử dụng chi phí sổ cái chung thì không... cả các hoạt động này 4 Phân chia các chi phí được nhận diện cho những hoạt động tương ứng 5 Phát triển tỷ lệ phân bổ chi phí của các hoạt động cho các sản phẩm và dịch vụ 6 Sử dụng tỷ lệ này để phân bổ chi phí cho sản phẩm hoặc dịch vụ Bước 1 đến bước 3 được dùng để lập tổng chi phí ở nhiều mức sản lượng và mức tiêu thụ hỗn hợp, bước 4 để kiểm tra các chi phí hoạt động, bước 5 và 6 để tính chi phí các... trong đó mô hình chi phí được chấp nhận phải cho phép nhà quản trị và quản lý sử dụng mô hình đó để đo lường cả ba loại thông tin chi phí và nếu mô hình đáp ứng nhu cầu ra quyết định của họ Nhìn vào sơ đồ 3, cấu trúc cơ bản của ABC cung cấp căn cứ để phát triển ba loại thông tin chi phí tại nhiều mức sản lượng thay đổi và lĩnh vực kinh doanh đa dạng 2.2 Chi phí kinh tế mâu thuẫn với chi phí kế toán: Những... vào trong một mô hình chi phí hữu hiệu Khi người ra quyết định yêu cầu thông tin chi phí chính xác thì tổ chức phải xây dựng mô hình chi phí có tính sáng tạo mà mô hình này kết hợp được tất cả những yếu tố và hành vi kinh tế quan trọng Mô hình này sẽ đóng vai trò như là phiên bản bên trong của tổ chức và giúp cho người ra quyết định hiểu rõ hơn làm thế nào để kiểm tra kết quả của hành động và quyết... dựa trên cơ sở hoạt động là đơn giản nhưng là công cụ quan trọng được phát triển để khắc phục những mô hình thiếu sót của người ra quyết định: Mô hình cung cấp thông tin chi phí để tạo ra quyết định kinh doanh xác thực và vững chắc Việc phát triển cả hai, mô hình có tính sáng tạo và mô hình hữu hình hợp lý là phù hợp với năng lực của bất kỳ tổ chức nào Tuy nhiên, sự chấp nhận mô hình ABC/ M thì phổ biến... tin chi phí (Tập hợp đầy đủ, gia tăng, hoạt động/ tiến trình) và cung cấp cho chúng nhiều mức sản lượng và kinh doanh hỗn hợp Một hệ thống mà đưa ra chi phí sổ cái tổng quát (đại diện chi phí kế toán tại một sản lượng cố định và kinh doanh hỗn hợp) và biến đổi chúng đúng theo lý thuyết sẽ đưa ra một phần nhỏ của thông tin chi phí cần thiết Nó cung cấp những thông tin" kinh tế"đáng ngờ, thông tin chi phí. .. chi phí - Chi phí vốn III CÔNG CỤ HỖ TRỢ CHO MÔ HÌNH ABC: Việc lựa chọn mô hình tính giá dựa trên cơ sở hoạt động bằng cách thực hiện một hệ thống phối hợp sử dụng chuyên môn hoá phần mềm ABC là phù hợp cho một số chứ không phải toàn bộ các tổ chức Những tổ chức mà tập trung vào kỹ thuật thay vì vào mô hình sẽ không bao giờ có được lợi ích từ điểm mạnh của ABC/ M J.T Fisher, giám đốc tài chính của Delta... thông tin chi phí hoạt động/ tiến trình chỉ tại một mức sản lượng và kinh doanh hỗn hợp (hoặc kinh doanh hiện hành) Để đạt được hiệu quả thì công cụ cho việc liên kết một mô hình chi phí vào hệ thống hỗ trợ quyết định của tổ chức thì phải: 1 Bắt đầu tại bất kỳ sản lượng và kinh doanh hỗn hợp nào 2 Nhận diện những hoạt động đòi hỏi sự hỗ trợ sản lượng và kinh doanh hỗn hợp đó 3 Nhận diện các chi phí để . các hoạt động Các hoạt động Chi phí thực hiện các hoạt động Chi phí Phân bổ Chi phí trực tiếp tính cho các hoạt động Chi phí cho hoạt động hổ trợ Chi phí cho hoạt động chính Chi phí. kế toán chi phí hiện đại như: kế toán chi phí dựa trên hoạt động (Activity Based Costing - ABC) , kế toán chi phí theo phương pháp chi phí mục tiêu” (target cost). Trang 1 PHẦN A QUÁ TRÌNH HÌNH. lệ chi phí cho sản phẩm, dịch vụ Tích lũy chi phí Thực hiện các hoạt động Các hoạt động Chi phí thực hiện các hoạt động Chi phí Phân bổ Chi phí trực tiếp tính cho các hoạt động Chi phí