Nghiên cứu chuyển đổi mô hình tổ chức từ mô hình làm việc các phòng ban độc lập sang mô hình nhóm làm việc đối với những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam

1 LỜI MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI LUẬN ÁN Trong bối cảnh cạnh tranh thị trường ngày trở nên gay gắt, doanh nghiệp Việt Nam phải đương đầu với nhiều khó khăn, phức tạp để tồn phát triển Trong đó, vấn đề xây dựng mơ hình tổ chức doanh nghiệp đáp ứng với biến động thị trường yêu cầu cấp thiết Điều đặc biệt quan trọng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin - lĩnh vực thường xuyên đòi hỏi linh hoạt, sáng tạo đổi Thực tế cho thấy, việc thử nghiệm mơ hình tổ chức doanh nghiệp giới nói chung doanh nghiệp cơng nghệ thơng tin Việt Nam nói riêng tiến hành từ nhiều thập kỷ trước Bắt đầu mơ hình “ma trận”, gần trào lưu mơ hình “phẳng” với phong cách làm việc nhóm (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) Tất biến đổi mơ hình tổ chức chủ yếu nhằm mục đích tăng cường mức độ kiểm sốt cơng việc giảm tối đa cấp độ quản lý, với mong muốn cuối tăng độ linh hoạt giảm chi phí quản lý Với khả làm việc hiệu quả, mơ hình tổ chức làm việc theo nhóm liên phòng ban ngày thể phù hợp với yêu cầu phát triển lĩnh vực công nghệ thông tin ngày trở nên phổ biến, thay dần cho mơ hình tổ chức truyền thống, vốn có nhiều hạn chế ngăn cách tầng quản lý Câu hỏi doanh nghiệp cần thiết phải chuyển đổi sang mơ hình tổ chức với nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) làm để doanh nghiệp chuyển đổi sang mơ hình tổ chức cách hiệu trở thành câu hỏi quan trọng với nhiều doanh nghiệp công nghệ thơng tin Việt Nam Điều cho thấy, việc nghiên cứu q trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp từ mơ hình tổ chức theo phịng ban độc lập sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban doanh nghiệp cơng nghệ thơng tin Việt Nam để từ ưu điểm, hạn chế mơ hình tổ chức với nhóm làm việc liên phịng ban sau chuyển đổi; vấn đề nảy sinh tiến hành chuyển đổi vận hành mơ hình mới; đưa khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu trình chuyển đổi cấp thiết Đó lý tác giả chọn đề tài nghiên cứu: “Nghiên cứu chuyển đổi mô hình tổ chức từ mô hình làm việc các phòng ban độc lập sang mô hình nhóm làm việc đối với những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam” TỔNG QUAN VỀ CÁC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN Trong thực tế có số cơng trình nghiên cứu chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp, có đề cập đến việc xây dựng mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban doanh nghiệp Các học giả Cummings & Worley [19, tr.158] rằng, việc thiết lập mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban dựa phương pháp xây dựng nhóm làm việc đa kỹ từ nhiều phòng ban khác xung quanh quy trình hoạt động Cũng theo Frank Ostroff [23, tr.193], mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban giảm dần rào cản phịng ban, từ kết hợp cơng việc, giảm tiến trình định, hồn thiện cơng việc cách hiệu Mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban đồng thời giúp doanh nghiệp giảm chi phí quản lý, thông qua việc giảm bớt tầng quản lý doanh nghiệp Một mơ hình với nhóm làm việc liên phòng ban, theo nghiên cứu vấn đề quản trị học Lê Thế Giới [7, tr.275] cung cấp nhiều lợi cạnh tranh quan trọng, đặc biệt chúng thường sử dụng để làm tăng tốc độ thiết kế, giảm thời gian sản xuất cung cấp dịch vụ hay để thúc đẩy sáng tạo cải tiến Về ảnh hưởng việc chuyển đổi theo mơ hình khía cạnh người; theo nghiên cứu James A F Stoner, R Edward Freeman, Daniel R Gilbeat JA [24, tr.55], chuyển đổi mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban ảnh hưởng đến lòng tin người vào doanh nghiệp, dường ảnh hưởng mức độ cao hơn: trung thành người doanh nghiệp Nghiên cứu Nguyễn Thanh Hội [11, tr.40] rằng, việc chuyển đổi mơ hình tổ chức gây khó khăn cấp quản lý nhân viên doanh nghiệp Sự chuyển đổi mơ hình tổ chức theo mơ hình đặc thù này, theo nghiên cứu khác Charles Handy [18, tr.40] đồng thời tạo mặt tích cực; người doanh nghiệp dường hiểu biết nhiều kiến thức kỹ năng, có kinh nghiệm nhiều lĩnh vực, có khả việc đáp ứng với biến đổi môi trường doanh nghiệp Không thế, theo nghiên cứu Lê Thế Giới [7, tr.285], có bốn cảm giác ảnh hưởng mạnh đến hiệu suất doanh nghiệp là: tín tưởng, thân thiện, tự do, phụ thuộc lẫn Về ảnh hưởng việc chuyển đổi theo mơ hình khía cạnh quản lý; nghiên cứu Kortter Schlesinger [27, Tr 42] cho thấy việc chuyển đổi mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban dường giúp nhà quản lý độc lập tự tin hơn, phụ thuộc hơn, nâng cao kỹ quản lý nhiều Việc chuyển đổi mơ hình tổ chức theo mơ hình đặc thù này, nghiên cứu D Keith Denton [22, tr.19] đòi hỏi chuyển đổi cung cách suy nghĩ hàng loạt vấn đề quản lý, đòi hỏi giảm dần rào cản phận, giảm tối đa tiến trình định, phối hợp linh hoạt thống tối đa hoạt động phận theo mục tiêu chung cần đạt, huy động khai thác tổng lực cho mục đích hoạt động giai đoạn mục đích chung doanh nghiệp nhằm đạt hiệu cao Nghiên cứu Vũ Hồng Ngân Trần Thị Bích Nga [14, Tr 42; 13, Tr 30] khẳng định, việc chuyển đổi mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc nhằm chuyển sang mơ hình tổ chức hệ thống quản lý thực theo nhóm đa dạng phù hợp với đặc điểm khả nhóm, mục tiêu nhóm khác suy cho tất nhằm thực mục tiêu kinh doanh chung doanh nghiệp Nhìn chung, nghiên cứu dựa cách tiếp cận khác đưa kết cụ thể Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu tồn diện, đầy đủ chuyển đổi mơ hình tổ chức từ mơ hình làm việc phịng ban độc lập sang mơ hình nhóm làm việc đối tượng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin Việt Nam MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Từ nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn q trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp, từ mơ hình tổ chức theo phịng ban độc lập sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam, mục đích nghiên cứu luận án là: (1) Làm rõ ưu điểm, hạn chế ảnh hưởng q trình chuyển đổi mơ hình tổ chức sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban với hoạt động doanh nghiệp (2) Trên sở đề xuất khuyến nghị vấn đề: Những doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam dạng cần thiết phải chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban; Những nguyên tắc giải pháp cần thực tiến hành chuyển đổi sang mơ hình tổ chức để đạt tới mục tiêu cao nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU (1) Đối tượng nghiên cứu đề tài luận án trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp, từ mơ hình tổ chức theo phịng ban độc lập sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban, doanh nghiệp cơng nghệ thơng tin Việt Nam (2) Phạm vi nghiên cứu số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam có quy mơ lớn trung bình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban Để thực mục tiêu nghiên cứu đề ra, luận án tập trung vào nghiên cứu trình chuyển đổi mơ hình tổ chức hai doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin tiêu biểu Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ công nghệ CMC Công ty Tinh Vân Việc lựa chọn hai doanh nghiệp để nghiên cứu xuất phát từ: • Đây hai doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban điều góp phần quan trọng vào thành công hoạt động kinh doanh doanh nghiệp; • Trong hai doanh nghiệp này, doanh nghiệp kinh doanh đa lĩnh vực, phần cứng, phần mềm giải pháp tổng thể công nghệ thông tin (Công ty CMC), doanh nghiệp chuyên hoạt động lĩnh vực giải pháp phần mềm (Công ty Tinh Vân) đặc trưng bật doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin Việt Nam Ngồi ra, đề tài cịn tiến hành khảo sát nhiều doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin để thực mục tiêu nghiên cứu đề PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Luận án sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng, chủ nghĩa vật lịch sử Để thực mục tiêu nghiên cứu đề ra, luận án sử dụng phương pháp lịch sử, phương pháp lôgic, phương pháp nghiên cứu so sánh, phương pháp điều tra, khảo sát phương pháp chuyên gia để làm rõ nội dung nghiên cứu Để thực mục tiêu đề nghiên cứu, tác giả luận án tổ chức thực điều tra khảo sát 50 doanh nghiệp công nghệ thơng tin Việt Nam (trong có 03 doanh nghiệp quy mơ lớn 47 doanh nghiệp có quy mơ trung bình) vấn nhà quản lý cấp doanh nghiệp nhằm thu thập thông tin phục vụ nghiên cứu mục tiêu việc chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp, ảnh hưởng việc chuyển đổi Trong điều tra, tác giả chọn mẫu theo cách: chọn doanh nghiệp từ kê danh sách doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin theo phương pháp điển hình phân loại Các phiếu vấn thiết kế tương đối chi tiết nhằm thu thập nhiều thơng tin Phương pháp điều tra: tác giả áp dụng hai hình thức điều tra điều tra trực tiếp gửi phiếu qua đường bưu điện Tất phiếu điều tra sau nghiệm thu đạt yêu cầu đưa vào xử lí, tổng hợp Việc xử lí, tổng hợp liệu thực phần mềm chuyên dụng SPSS đảm bảo độ xác cao Ngồi ra, nghiên cứu, luận án kế thừa sử dụng có chọn lọc kết nghiên cứu số cơng trình nghiên cứu trước NHỮNG ĐĨNG GĨP MỚI CỦA ĐỀ TÀI LUẬN ÁN (1) Những đóng góp mặt học thuật, lý luận: • Từ nghiên cứu vấn đề lý luận cải cách mơ hình tổ chức doanh nghiệp luận án đến khẳng định xu hướng cải cách giảm dần số lượng cấp bậc, giảm bớt quyền lực chuỗi mệnh lệnh chức mơ hình tổ chức theo phịng ban độc lập nhằm nâng cao hiệu kiểm soát nội đáp lại thay đổi nhanh chóng mơi trường bên ngồi việc hình thành nhóm làm việc liên phịng ban • Mơ hình có ưu điểm nâng cao tinh thần hợp tác, nâng cao khả sáng tạo nhân viên, tận dụng tối ưu nguồn lực doanh nghiệp tạo khả thích nghi nhanh chóng với biến đổi thị trường (2) Những phát hiện, đề xuất rút từ kết nghiên cứu, khảo sát luận án: • Từ nghiên cứu thực trạng chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban CMC, Tinh Vân kết khảo sát, vấn cán quản lý 50 doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam xoay quanh vấn đề mục tiêu ảnh hưởng việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban, luận án đến khẳng định việc chuyển đổi ví “đại phẫu thuật” nhằm tạo mơ hình có tính tập trung, gọn nhẹ đặc biệt có cấp bậc quản lý, gần gũi với thay đổi nhanh chóng thị trường cơng nghệ thơng tin hướng tới mục đích cao nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Đồng thời, kết nghiên cứu rằng, để chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp thành cơng, thiết cần phải xây dựng đề án tái cấu trúc Khi xây dựng đề án tái cấu trúc mơ hình tổ chức, cần có đánh giá lại cách thực trạng doanh nghiệp để làm sở cho thiết kế lại quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh, với tiêu đánh giá hiệu chủ yếu tài chính, chất lượng hiệu Việc thực đề án tái cấu trúc mơ hình tổ chức làm rõ vấn đề cần quan tâm quanh khía cạnh: chiến lược, quy trình kinh doanh, cơng nghệ, người • Luận án đề xuất số khuyến nghị với doanh nghiệp cần chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban Thứ nhất, phải tuân thủ nguyên tắc sau: chuyển đổi phải hướng đến phát triển; đảm bảo tính hệ thống; tính kế thừa; kết hợp hài hịa lợi ích; phải hướng đến mục tiêu nâng cao tính hiệu hoạt động doanh nghiệp Thứ hai, để trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp diễn cách thuận lợi mang lại hiệu thiết thực, doanh nghiệp cần có hệ thống nhóm giải pháp đồng bộ, bao gồm: i) Nhóm giải pháp người doanh nghiệp; ii) Nhóm giải pháp xây dựng mơi trường làm việc doanh nghiệp; iii) Nhóm giải pháp chia sẻ liên kết thông tin doanh nghiệp KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI LUẬN ÁN Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, luận án kết cấu thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chuyển đổi mơ hình tổ chức từ mơ hình làm việc phịng ban độc lập sang mơ hình nhóm làm việc doanh nghiệp Chương 2: Đánh giá thực trạng chuyển đổi mơ hình tổ chức theo phịng ban sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) doanh nghiệp công nghệ thông tin nước ta Chương 3: Một số khuyến nghị chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam 5 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUYỂN ĐỔI MƠ HÌNH TỔ CHỨC TỪ MƠ HÌNH LÀM VIỆC CÁC PHỊNG BAN ĐỘC LẬP SANG MƠ HÌNH NHĨM LÀM VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 1.1.1.Tổ chức 1.1.1.1 Khái niệm Với doanh nghiệp, tổ chức công việc quản lý liên quan đến hoạt động thành lập nên phận doanh nghiệp, bao gồm khâu cấp để đảm nhận hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm phận doanh nghiệp nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực, đóng góp tốt vào việc hồn thành mục tiêu doanh nghiệp 1.1.1.2 Chức tổ chức Cơng tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, tạo khuôn khổ cấu nhân lực cho trình triển khai kế hoạch, định phần lớn thành bại doanh nghiệp 1.1.2 Mô hình tổ chức doanh nghiệp Mơ hình tổ chức dạng thức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động doanh nghiệp tiến tới mục tiêu xác định Mơ hình tổ chức thể hình thức cấu tạo doanh nghiệp, bao gồm phận mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Mĩ hình tổ chức phân định thành loại hình cụ thể sau: 1.1.2.1 Mơ hình tổ chức đơn giản 1.1.2.2 Mô hình tổ chức theo phận chức độc lập 1.1.2.3 Mô hình tổ chức theo sản phẩm, khách hàng, địa bàn 1.1.2.4 Mô hình tổ chức theo ma trận 1.1.2.5 Mô hình tổ chức theo mạng lưới 1.2 KHÁI NIỆM VỀ THAY ĐỔI VÀ NHỮNG THAY ĐỔI TRONG YẾU TỐ THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.2.1 Thay đổi 1.2.1.1 Khái niệm thay đổi Thay đổi hiểu tất trình cải tổ cách bị động hay chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới, bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, tái cấu phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa 1.2.1.2.Đặc điểm thay đổi - Diễn liên tục và phức tạp - Khó quản lý - Chưa thử nghiệm 1.2.1.3 Sự cần thiết phải thay đổi cách thức quản lý doanh nghiệp Nhìn chung, việc thay đổi cách thức quản lý doanh nghiệp nhằm hướng tới: - Một là, tạo bầu khơng khí cởi mở, chia sẻ và tin cậy - Hai là, tạo một cách nhìn tích cực sự thay đởi 1.2.2 Sự thay đổi môi trường kinh doanh xu tái cấu trúc mơ hình tổ chức doanh nghiệp 1.2.2.1 Thay đổi môi trường kinh doanh - Cạnh tranh toàn cầu - Công nghệ liên tục đổi mới - Thay đổi kỳ vọng khách hàng 1.2.2.2 Những hạn chế hệ thống hành quan liêu 1.2.2.3 Những thay đổi nội doanh nghiệp 1.2.2.4 Xu hướng tái cấu trúc mô hình tổ chức doanh nghiệp Trước biến động nhanh chóng mơi trường kinh doanh, nhiều doanh nghiệp giới tiến hành biện pháp tái cấu trúc mơ hình tổ chức với số xu hướng chủ yếu sau: - Thiết lập mô hình quản lý phi tập trung doanh nghiệp - Loại bỏ bớt các cấp bậc quản lý doanh nghiệp - Giảm dần những rào cản chức giữa các bộ phận doanh nghiệp - Thiết lập các nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp Nhìn chung, để thành công sản xuất kinh doanh bối cảnh mới, mơ hình tổ chức doanh nghiệp cần thỏa mãn yêu cầu sau đây: - Tính chất quy mơ sang tính chất gọn nhẹ và phản ứng linh hoạt - Chức phân chia rõ ràng sang vai trò đa chức - Chuyên môn hóa sang đa chức và hợp tác hiệu - Tính chất kiểm soát sang tính chất đởi mới sáng tạo 1.3 KHÁI NIỆM VỀ NHÓM LÀM VIỆC VÀ XU THẾ CHUYỂN ĐỔI SANG MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHĨM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHĨM LÀM VIỆC LIÊN PHỊNG BAN) TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Nhóm làm việc 1.3.1.1 Khái niệm Nhóm làm việc, theo Lawrence Holpp, số người làm việc mục tiêu cụ thể lĩnh vực hoạt động xác định Nhóm làm việc tạo tinh thần hợp tác, phối hợp 1.3.1.2 Các loại nhóm làm việc doanh nghiệp - Nhóm làm việc ảo - Nhóm làm việc nghiên cứu - Nhóm làm việc trọng điểm - Nhóm làm việc liên phòng ban 1.3.2 Vai trị nhóm làm việc phát triển doanh nghiệp 1.3.2.1.Nâng cao tinh thần hợp tác 1.3.2.2.Tạo nên văn hóa doanh nghiệp 1.3.2.3.Phát triển lực đội ngũ nhân viên 1.3.2.4.Tận dụng nguồn lực 1.3.3 Xu chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) doanh nghiệp 1.3.3.1.Quan điểm mô hình tổ chức doanh nghiệp Quan điểm xây dựng mơ hình tổ chức, theo Mintzberg, loại bỏ thứ bậc, chức danh luật lệ truyền thống Trong mơ hình tổ chức này, thay đưa từ cấp cao, chiến lược lại hình thành từ định đưa phận khác cấp khác Theo Frank Ostroff, cải cách diễn theo chiều hướng giảm dần số lượng cấp phân chia cấp bậc, giảm bớt quyền lực chuỗi mệnh lệnh chức tồn tại, thực chức liên phận, với cấu trúc dựa nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) Về bản, quan điểm gọi quan điểm hành phi quan liêu 1.3.3.2.Những đặc điểm mơ hình tổ chức theo nhóm doanh nghiệp - Các cá nhân tập hợp từ các bộ phận chức lại với thành các nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) linh động quanh một quy trình làm việc - Các nhà quản lý tầm trung là người quản lý nhóm, nhiều trường hợp phục vụ những thành viên nhóm một quy trình làm việc xác định - Vẫn giữ một số tầng quyền lực theo chiều dọc cấp cao doanh nghiệp để kiểm soát sự vận hành, và đưa định hướng phát triển, mục tiêu chiến lược doanh nghiệp Trong thực tiễn có nhiều doanh nghiệp lớn giới chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban thu thành công định Hewllet Packard hay General Electric British Telecom… 1.3.3.3 Ưu điểm nhược điểm mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp Những ưu điểm: o Linh hoạt, tốc độ; tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi mơi trường kinh doanh o Liên kết hoạt động, cá nhân thành thể thống chặt chẽ; dẫn đến tập hợp nguồn lực vào khâu xung yếu o Định hướng hoạt động theo trình, kết cuối (cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ để phục vụ khách hàng) Những nhược điểm: o Quyền hạn trách nhiệm quản trị viên tầm trung trùng lặp dẫn đến tạo xung đột nội tạng doanh nghiệp o Khó quản lý có nhiều chiều cấp quản lý quy trình làm việc .1.4 ĐẶC ĐIỂM CỦA MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHĨM LÀM VIỆC VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ NẢY SINH KHI CHUYỂN ĐỔI SANG MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHĨM LÀM VIỆC 1.4.1 Đặc điểm mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) doanh nghiệp - Đặc điểm mô hình tổ chức theo các nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp o Các nhóm làm việc liên phịng ban hoạt động linh động quanh quy trình làm việc xác định o Các nhà quản lý tầm trung người quản lý nhóm làm việc này, nhiều trường hợp thành viên nhóm o Tồn số tầng quyền lực cấp cao doanh nghiệp (điều hành định mục tiêu chiến lược doanh nghiệp) - Ưu và nhược điểm mô hình tổ chức theo các nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp o Linh hoạt, tốc độ; tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi môi trường kinh doanh o Liên kết hoạt động, cá nhân thành thể thống chặt chẽ; dẫn đến tập hợp nguồn lực vào khâu xung yếu o Định hướng hoạt động theo trình, kết cuối (cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ để phục vụ khách hàng) Tuy nhiên, mơ hình tổ chức có nhược điểm: o Quyền hạn trách nhiệm quản trị viên tầm trung trùng lặp dẫn đến tạo xung đột nội tạng doanh nghiệp o Khó quản lý có nhiều chiều cấp quản lý quy trình làm việc 1.4.2 Những tác động việc chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) doanh nghiệp 1.4.2.1 Đối với phương diện người - Những tác động tiêu cực o Giảm vai trò cá nhân o Sự bất tiện o Sự không chắn - Những ảnh hưởng tích cực o Hiểu biết rộng tình hình kinh doanh o Kinh nghiệm làm việc một môi trường hợp tác liên phòng ban o Phạm vi rộng công việc - dẫn đến - việc học hỏi những kiến thức và kỹ liên quan o Thỏa mãn nghề nghiệp 1.4.2.2 Đối với phương diện cách thức quản lý: - Những mặt tích cực o Đẩy mạnh mới quan hệ giữa hệ thống quản lý và nhân viên o Phá bỏ quan niệm rào cản chức năng, hướng bên ngoài o Tập trung vào khách hàng - Những mặt tiêu cực o Dứt bỏ vỏ bọc lãnh đạo và hệ thống cấp bậc có o Mối quan hệ rắc rối giữa các cá nhân với 9 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CHUYỂN ĐỔI MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC PHỊNG BAN SANG MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHĨM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHĨM LÀM VIỆC LIÊN PHỊNG BAN) CỦA CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở NƯỚC TA 2.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM 2.1.1 Số lượng, quy mơ, loại hình hoạt động Theo Hội tin học Việt Nam Bộ Thông tin Truyền thông, phạm vi nước có 3000 doanh nghiệp cơng nghệ thơng tin Trong có số doanh nghiệp đạt quy mô lớn từ 500 đến 1000 người có tới 90% doanh nghiệp cơng nghệ thơng tin Việt nam quy mơ trung bình nhỏ Bảng 2.1: Phân loại doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam Tiêu chí Phân loại Doanh thu Tăng trưởng Phân loại doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam Nhóm doanh nghiệp Nhóm doanh nghiệp Nhóm doanh nghiệp quy mơ lớn quy mơ trung bình quy mơ nhỏ (có doanh số cao) Trên 18 tỷ đồng/năm Cao (trên 50%/năm) (có doanh số vừa) tỷ - 10 tỷ đồng/năm Chậm (20%/năm) (có doanh số thấp) Dưới tỷ đơng Không đáng kể Hoạt động Hoạt động Hoạt động kinh doanh mảng dự án tích hợp mảng dự án tích hợp lẻ thiết bị công giải pháp công nghệ giải pháp công nghệ thơng tin, khơng cao, có tính chất phức nghệ có tính chất đơn có tính chất giải pháp Loại hình tạp diện rộng, giản cơng nghệ, công nghệ, gia gia công phần mềm không diện rộng, công phần mềm quy với quy mô lớn, nội gia công phần mềm mô nhỏ Số lượng người dung số 500 - 1000 với quy mơ trung bình Dưới 500 Dưới 100 Ng̀n: Báo cáo Hợi tin học Thành phớ Hờ Chính Minh bức tranh thị trường công nghệ thông tin Việt nam; năm 2009 2.1.2 Mơ hình tổ chức phong cách quản lý doanh nghiệp công nghệ thơng tin Việt Nam Mơ hình tổ chức doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam đa dạng tùy thuộc vào quy mô hoạt động loại hình doanh nghiệp Với c ác doanh nghiệp có quy mơ lớn trung bình mơ hình tổ chức đa dạng Để thực dự án kinh doanh có quy mơ lớn, tính chất phức tạp, kết hợp nhiều loại sản phẩm/dịch vụ công nghệ thị trường/khách hàng rộng mơ hình tổ chức doanh nghiệp biến thiên theo chiều ngang chiều dọc Một số doanh nghiệp có quy mơ lớn trung bình chuyển đổi sang mơ hình tổ chức FPT, CMC, HiPT, Tinh Vân Ở cá nhân từ phịng ban khối theo chức độc lập tập hợp thành nhóm làm việc liên phịng ban để xây dựng, triển khai, 10 kinh doanh dự án cơng nghệ có tính chất phức tạp Thực tế, nhóm làm việc đóng vai trị chủ yếu việc thực dự án kinh doanh doanh nghiệp loại 2.2 NGHIÊN CỨU CHUYỂN ĐỔI MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC PHỊNG BAN SANG MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHÓM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHÓM LÀM VIỆC LIÊN PHÒNG BAN) Ở MỘT SỐ DOANH NGHIỆP CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VIỆT NAM 2.2.1 Trường hợp cơng ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ công nghệ CMC 2.2.1.1 Khái quát công ty CMC Trải qua 16 năm phát triển, CMC trở thành công ty công nghệ thông tin lớn mạnh hàng đầu Việt Nam với 1.600 nhân viên, tổng doanh thu năm 2008 đạt 2.277 tỷ đồng Hiện nay, hoạt động CMC chuyên biệt hóa không ngừng mở rộng sang nhiều lĩnh vực lấy công nghệ thông tin làm lực cốt lõi cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển thị trường 2.2.1.2 Mô hình tổ chức theo mô hình phòng hoạt động theo lĩnh vực chuyên môn CMC trước chuyển đổi hạn chế Khi thành lập, CMC tổ chức theo mơ hình phịng hoạt động theo lĩnh vực chun mơn Tài kế tốn, Tổ chức nhân sự, Quan hệ cơng chúng, Hành tổng hợp, Xuất nhập khẩu, Quản lý chất lượng, Kinh doanh, Kỹ thuật (bao gồm: tích hợp hệ thống, giải pháp cơng nghệ, bảo hành bảo trì) Mỗi phịng trưởng phòng phụ trách TỔNG GIÁM ĐỐC Quản trị cấp cao phịng chức Phịng tài Kế tốn Phịng Vật tư - Xuất nhập Phòng Tổ chức nhân Phịng Quan hệ cơng chúng Phịng Hành tổng hợp Phòng Quản lý chất lượng Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật Hình 2.2: Mơ hình tổ chức CMC trước thay đổi Những hạn chế mô hình tổ chức theo mơ hình phịng hoạt động theo lĩnh vực chuyên môn - Mối quan hệ không tương thích giữa nhóm điều hành và nhóm kinh doanh - Mới quan hệ khơng tương thích giữa nhóm quản trị viên cao cấp khu vực chức và nhóm kinh doanh đa chức - Việc phát triển sản phẩm chưa gắn kết với nhu cầu thị trường 2.2.1.3 Quá trình chuyển đổi mô hình tổ chức theo phịng hoạt động theo lĩnh vực chun mơn sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) CMC Bước cho công tái cấu trúc thành lập nhóm dự án bao gồm thành 11 viên nhà quản lý từ phận như: nghiên cứu phát triển, marketing, kinh doanh, tài chính, nhân nhằm phân tích tìm bất cập mơ hình tổ chức doanh nghiệp Nhóm dự án kết luận rằng, CMC phải thay đổi mơ hình tổ chức theo mơ hình nhóm làm việc đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban để trở nên động Các đề xuất đưa bao gồm: - Thiết lập những phân khúc thị trường mới Đó phân khúc thị trường bảo hiểm” với giải pháp cho quản lý thông tin khách hàng ngành bảo hiểm “phân khúc thị trường ngân hàng” với giải pháp lõi cho vận hành nghiệp vụ tích hợp ngành ngân hàng Mỗi phân khúc thị trường hoạt động nhóm kinh doanh đa chức có đủ lực quyền đưa định Đứng đầu phân khúc thị trường nhà quản trị cấp trung, chịu trách nhiệm khả sinh lời phát triển toàn phân khúc - Giảm dần những rào cản chức Nhóm dự án đề xuất giảm dần rào cản phòng chức tái cấu trúc lại theo hướng phục vụ tốt hoạt động kinh doanh công ty Phương hướng tái cấu trúc đan xen chức với để phục vụ mục tiêu thống - Thiết lập các nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) dựa những quy trình kinh doanh cốt lõi Nhóm dự án đề xuất thành lập nhóm làm việc liên phịng ban dựa hai quy trình kinh doanh chính, “Quy trình phát triển sản phẩm mới” “Quy trình hoàn thành các đơn đặt hàng theo yêu cầu” Thực đề xuất nhóm dự án, mơ hình tổ chức CMC có nhiều thay đổi Tuy giữ nguyên chức phịng chun mơn mơ hình trước tổ chức chế hoạt động thay đổi Mơ hình tổ chức sau thay đổi minh họa hình vẽ sau: Nhóm liên phịng ban (R&D – Marketing -Chất lượng – Tài chính) Nhóm liên phịng ban (Tổ chức sản xuất: dây truyền sản xuất - Kỹ sư) Hình 2.3: Mơ hình tổ chức CMC sau thay đổi Ví dụ điển hình thành lập nhóm dự án xây dựng hệ thống thông tin cho Ngân hàng Vietinbank Đây nhóm làm việc liên phịng thành lập sở chọn lọc nhân từ phận chức liên quan phịng kinh doanh, tài - kế tốn, kỹ thuật, hành chính, quản lý chất lượng… Cơ chế hoạt động theo hình thức độc lập, phận hoạt động theo chức chuyên môn phân cơng Điểm cải tiến nhóm làm việc liên phịng phịng trưởng nhóm phụ trách (được giám đốc trực tiếp bổ nhiệm phân cơng nhiệm vụ) Trưởng nhóm có quyền đạo, điều hành, phân công 12 công việc, theo dõi, đốc thúc việc thực tất phận nhóm định kỳ báo cáo cho giám đốc Thực tế, mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng nhóm hoạt động công ty độc lập thu nhỏ với đầy đủ chức có đầu mối chịu trách nhiệm trực tiếp trưởng nhóm Điều mặt tạo chủ động cho nhóm việc giải công việc cụ thể phạm vi giao trách nhiệm, đồng thời giúp giảm áp lực điều hành lên Ban giám đốc công ty việc đạo giải công việc cụ thể hàng ngày Tuy vậy, cách tổ chức bộc lộ mặt hạn chế Đặc biệt, công tác quản lý nhân phải trì hai cấp: quản lý theo chun mơn (theo mơ hình mới) quản lý mặt hành (theo mơ hình cũ) 2.2.2 Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ công nghệ Tinh Vân 2.2.2.1 Khái quát công ty Tinh Vân Hiện nay, Tinh Vân phát triển theo định hướng mơ hình cơng ty phát triển đa ngành, đa lĩnh vực lấy giải pháp công nghệ thông tin làm tảng cốt lõi Trong q trình hoạt động, khơng dừng lại việc cung cấp phát triển sản phầm truyền thống công nghệ thông tin giải pháp phần mềm, tích hợp hệ thống, giải pháp điện cung cấp thiết bị phần cứng, Tinh Vân liên tục mở rộng sang lĩnh vực dịch vụ giá trị gia tăng dựa công nghệ thơng tin tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp công nghệ tiên tiến phục vụ nhu cầu khách hàng 2.2.2.2 Mô hình tổ chức Tinh Vân trước chuyển đổi hạn chế Hình 2.4: Mơ hình tổ chức Tinh Vân trước thay đổi Những hạn chế mơ hình tổ chức theo mơ hình phịng hoạt động theo lĩnh vực chuyên môn Tinh Vân - Sự không đồng tiêu thức đánh giá hiệu hoạt động các bộ phận chức - Sự khác biệt mục tiêu giữa các bộ phận chức 2.2.2.3 Quá trình chuyển đổi mô hình tổ chức Tinh Vân sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban Để khắc phục bất cập tồn mơ hình tổ chức doanh nghiệp, Tinh Vân định chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo mơ hình với bước sau - Thiết lập những phân khúc thị trường mới, thiết lập những nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) sở quy trình kinh doanh 13 Tinh Vân thực chuyển đổi phận chức nằm trình kinh doanh doanh nghiệp (cụ thể như: kinh doanh, đặt hàng, triển khai kỹ thuật) thành nhóm làm việc liên phịng ban Đồng thời, để tập trung vào khách hàng tiềm năng, Tinh Vân đưa khúc thị trường viễn thông, hàng không - Thiết lập hệ thống tiêu thức đánh giá hiệu hoạt động thống giữa những nhóm làm việc liên phòng ban Các nhóm làm việc liên phịng ban lập có mục tiêu doanh số lợi nhuận rõ ràng để thúc đẩy cố gắng thay xung đột nội (một chuyển dịch hoạch định mục tiêu doanh thu ngân sách chức năng) trở thành thước đo mà ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá nhóm làm việc liên phịng ban thành lập - Thiết lập một mục tiêu thống giữa những nhóm làm việc liên phòng ban Phương pháp dựng để đánh giá mục tiêu thành áp dụng cho nhóm với tất mục tiêu tài phi tài Để giữ cam kết, thành viên nhóm làm việc để tạo lập mục tiêu hàng năm, thương thuyết với ban điều hành cấp cao thay xung đột mục tiêu trước - Thiết lập một diễn đàn trao đổi trao đổi thông tin giữa những nhóm làm việc liên phòng ban Tinh Vân tổ chức buổi họp nhóm hàng tuần, diễn đàn để chia sẻ thông tin nhóm Hình 2.5: Mơ hình tổ chức Tinh Vân sau thay đổi Bằng việc tạo lập nhóm làm việc liên phịng ban, khả quản lý mặt quy trình kinh doanh theo mục tiêu đặt ra, quy trình hoạt động hoạt động doanh nghiệp trở nên thông suốt Trong mô hình tổ chức mới, hiệu hoạt động nhân viên kinh doanh đánh giá theo lợi nhuận, nhân viên triển khai kỹ thuật đánh giá theo chất lượng triển khai hài lòng khách hàng, nhân viên đặt hàng đánh giá theo tiến độ đặt hàng chất lượng giá chủng loại hàng đặt Điều giúp giảm thời gian triển khai hợp đồng Nhìn cách tổng thể trọng tâm tái cấu trúc mơ hình tổ chức Tinh Vân cấu trúc lại máy kinh doanh cơng nghệ, hình thành trung tâm lợi nhuận, trung tâm tập trung cho số sản phẩm để tạo chu trình bán hàng khép kín Điểm bật mơ hình tính tập trung, gọn nhẹ đặc biệt có cấp bậc quản lý, phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp gần gũi với thay đổi nhanh chóng thị trường công nghệ thông tin 2.2.3 Kết khảo sát số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam q trình chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban Để phân tích đánh giá q trình chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam, tác giả tiến hành khảo sát 50 doanh nghiệp cơng nghệ thơng tin Việt Nam (trong có 03 doanh 14 nghiệp quy mô lớn 47 doanh nghiệp có quy mơ trung bình) vấn nhà quản lý cấp doanh nghiệp với hàng loạt câu hỏi xoay quanh hai nội dung: mục tiêu việc chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp, ảnh hưởng việc chuyển đổi Kết khảo sát thể với nhận định sau 2.2.3.1 Về mục tiêu việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) - Thiết lập mơ hình quản lý phi tập trung doanh nghiệp - Loại bỏ bớt các cấp bậc quản lý doanh nghiệp - Giảm dần những rào cản chức giữa các bộ phận doanh nghiệp - Thiết lập các nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp Việc thiết lập nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) cho dự án tích hợp cơng nghệ thơng tin mang tính triển khai diện rộng công nghệ cao mục tiêu trình tái cấu trúc doanh nghiệp Trong trình này, chuyên gia từ phận theo chức độc lập kỹ thuật triển khai, tư vấn công nghệ, kinh doanh, marketing, tài chính, chất lượng tập hợp thành nhóm làm việc liên phịng ban để xây dưng, triển khai, kinh doanh dự án có tính chất triển khai diện rộng phức tạp công nghệ, với mục tiêu kết xác định Bằng việc tạo lập nhóm làm việc liên phịng ban, doanh nghiệp có đủ khả quản lý mặt quy trình kinh doanh theo mục tiêu đặt ra, quy trình hoạt động trở nên thông suốt Bảng 2.2: Kết điều tra mục tiêu chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban 50 doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam Đơn vị tính : % Mục tiêu Chuyển đổi Doanh nghiệp quy mơ lớn Hồn Khơng Hồn tồn tồn ý kiến Không đồng ý đồng ý 100 0 Doanh nghiệp quy mơ vừa Hồn Khơng Hồn tồn tồn ý kiến Không đồng ý đồng ý 63 14 23 Thiết lập mơ hình quản lý phi tập trung Loại bỏ bớt cấp bậc 67 33 73 14 13 quản lý Giảm rào cản chức 100 0 83 14 phận doanh nghiệp Thiết lập nhóm làm việc 100 0 58 14 28 Nguồn : Khảo sát hiện trạng chuyển đổi mô hình tổ chức các doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam, 2009, tác giả 2.3.2.2 Về ảnh hưởng khía cạnh người phong cách quản lý tiến hành chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) Bảng 2.3: Số lượng nhân viên cán quản lý cấp trung tham gia khảo sát Đơn vị tính : người Số lượng đối tượng kiểm sốt Cơng ty CMC Công ty Tinh Vân A NHÂN VIÊN Nhân viên kinh doanh 70 78 Nhân viên lập trình 50 56 15 Nhân viên dịch vụ 66 60 180 Tổng số 200 B CÁN BỘ QUẢN LÝ Quản lý Phòng Kinh doanh 8 Quản lý Phịng Lập trình 6 Quản lý Phịng Dịch vụ 6 Tổng số 20 20 Kết khảo sát - Về những ảnh hưởng khía cạnh người: Để tiến hành đánh giá tác động khía cạnh người chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp, tác giả xây dựng loạt câu hỏi nhằm đánh giá tác động, mặt tiêu cực mặt tích cực đội ngũ nhân viên hai công ty với vấn đề cụ thể sau: • Những tác động tiêu cực: Giảm vai trò cá nhân; Sự bất tiện; Sự không chắn; Mối quan hệ rắc rối cá nhân với • Những ảnh hưởng tích cực: Hiểu biết rộng tình hình kinh doanh; Kinh nghiệm làm việc môi trường hợp tác liên phịng ban; Phạm vi rộng cơng việc dẫn đến việc học hỏi kiến thức kỹ liên quan thuận lợi hơn; Thỏa mãn nghề nghiệp nhóm nhân viên Bảng 2.4: Kết điều tra khảo sát nhân viên công ty CMC ảnh hưởng việc chuyển đổi mơ hình tổ chức Đơn vị tính : % Lĩnh vực ảnh hưởng Nhân viên Kinh doanh Nhân viên Lập trình Nhân viên Dịch vụ Đồng Không Không Đồng Không Không Đồng Không Không ý đồng ý ý kiến ý đồng ý ý kiến ý đồng ý ý kiến A Ảnh hưởng tiêu cực Vai trò cá nhân 79 14 70 14 16 75 20 Sự không chắn 72 23 70 10 20 67 27 64 12 24 70 10 20 66 27 Mối quan hệ cá nhân doanh nghiệp B Ảnh hưởng tích cực 84 11 71 20 75 18 Hiểu biết nhân viên tình hình kinh doanh doanh nghiệp Sự thỏa mãn 64 11 25 60 10 20 75 18 nghề nghiệp Nguồn : Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức tại CMC, 2009, tác giả Bảng 2.5: Kết điều tra khảo sát nhân viên công ty Tinh vân ảnh hưởng việc chuyển đổi mơ hình tổ chức Đơn vị tính : % Lĩnh vực ảnh hưởng A Tác động tiêu cực - Sự bất tiện cơng việc B Tác động tích cực - Kinh nghiệm làm Nhân viên Kinh doanh Đồng Không Không ý Ý kiến Đồng ý Nhân viên Lập trình Đồng Khơng Không ý Ý kiến Đồng ý Nhân viên Dịch vụ Đồng Không Không ý Ý kiến Đồng ý 74 10 16 72 10 18 75 17 70 24 62 29 75 19 16 việc môi trường hợp tác liên phòng ban - Sự hiểu biết rộng 71 24 72 19 76 18 phạm vi công việc - Sự thỏa mãn 64 31 71 24 76 20 nghề nghiệp Nguồn : Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức tại Tinh vân, 2009, tác giả  Đối với nhóm cán bộ quản lý cấp trung: Bảng 2.6: Kết điều tra khảo sát cán quản lý công ty CMC ảnh hưởng việc chuyển đổi mơ hình tổ chức Đơn vị tính : % Quản lý Kinh doanh Quản lý Lập trình Quản lý Dịch vụ Lĩnh vực ảnh Đồng Không Không Đồng Không Không Đồng Không Không hưởng ý đồng ý ý kiến ý đồng ý ý kiến ý đồng ý ý kiến A Tác động tiêu cực Vai trò cá nhân 63 12 25 84 16 84 16 Mối quan hệ 62 38 67 33 84 16 cá nhân cơng việc B Tác động tích cực - Sự thỏa mãn 62 38 50 50 83 17 nghề nghiệp Nguồn: Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức tại CMC, 2009, tác giả  Tổng hợp và so sánh: Bảng 2.7: So sánh kết điều tra nhân viên ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức đến thỏa mãn nghề nghiệp hai cơng ty CMC Tinh vân Đơn vị tính : % Công ty CMC Công ty Tinh Vân Không Hồn tồn Hồn Khơng Hồn tồn Hồn tồn Nhân viên có Khơng tồn có Khơng đồng ý ý kiến đồng ý đồng ý ý kiến đồng ý Nhân viên kinh doanh 64 11 25 64 31 Nhân viên lập trình 60 10 30 71 24 Nhân viên dịch vụ 75 18 76 20 Nguồn : Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức tại CMC và Tinh vân, 2009, tác giả - Về những ảnh hưởng phong cách quản lý doanh nghiệp chuyển đổi: Để đánh giá ảnh hưởng phong cách quản lý doanh nghiệp chuyển đổi mơ hình tổ chức, tác giả đưa hàng loạt câu hỏi xoay vấn đề sau: • Những mặt tích cực :  Đẩy mạnh mối quan hệ giữa hệ thống quản lý và nhân viên :  Phá bỏ quan niệm rào cản chức năng, hướng bên ngoài:  Tập trung vào khách hàng: • Những mặt tiêu cực :  Dứt bỏ vỏ bọc lãnh đạo và hệ thống cấp bậc có: Kết điều tra thu sau: 17  Đối với nhóm cán bộ quản lý cấp trung tại CMC: Bảng 2.8: Kết điều tra cán quản lý cấp trung ảnh hưởng phong cách quản lý chuyển đổi mơ hình tổ chức cơng ty CMC Đơn vị tính : % Quản lý Kinh doanh Quản lý Lập trình Quản lý Dịch vụ Hồn Hồn Hồn Lĩnh vực ảnh tồn Khơng Khơng tồn Khơng Khơng Khơng Khơng tồn hưởng đồng ý kiến đồng ý đồng ý kiến đồng ý ý kiến đồng ý đồng ý ý ý 1.Đẩy mạnh mối 75 25 83 17 100 0 quan hệ hệ thống quản lý nhân viên 2.Tập trung vào 62 38 50 50 100 0 khách hàng Nguồn: Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức tại CMC, 2009, tác giả  Đối với nhóm cán bộ quản lý cấp trung tại Tinh vân: Bảng 2.9: Kết điều tra cán quản lý cấp trung ảnh hưởng phong cách quản lý chuyển đổi mơ hình tổ chức cơng ty Tinh vân Đơn vị tính : % Lĩnh vực ảnh hưởng Quản lý Kinh doanh Hồn tồn Khơng Khơng đồng ý kiến đồng ý ý 63 37 Quản lý Lập trình Hồn tồn đồng ý Khơng ý kiến Khơng đồng ý Quản lý Dịch vụ Hồn tồn đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Phá bỏ quan 67 33 83 17 niệm rào cản chức năng, hướng bên Dứt bỏ vỏ bọc 87 13 67 33 83 17 lãnh đạo hệ thống cấp bậc có Nguồn: Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức tại Tinh vân, 2009, tác giả 2.3 Đánh giá chung trình chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam 2.3.1 Nhận xét q trình chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam Trong q trình chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban, doanh nghiệp công nghệ thông tin thực nhiều bước cụ thể: 2.3.1.1 Xác định quy trình sản xuất cốt lõi lập nên nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) Thực tế, để xác định quy trình sản xuất cốt lõi mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban, nhà lãnh đạo ln đặt câu hỏi: Ai khách hàng cơng ty? Những luồng di chuyển đầu vào đầu làm tăng giá trị? Những sản phẩm chủ yếu mà khách hàng muốn công ty cung cấp? Cần có bước để sản 18 xuất sản phẩm đó? Việc xác định quy trình kinh doanh cốt lõi giúp hợp nhóm làm việc, tạo điều kiện cho công việc diễn cách trơi chảy kiểm sốt làm cho phận doanh nghiệp hoạt động xoay quanh mục tiêu chung 2.3.1.2 Tập trung vào khách hàng mục tiêu lớn quy trình kinh doanh Trong môi trường kinh doanh mới, triển vọng khách hàng cung cấp ý tưởng lẫn mục tiêu cho hoạt động doanh nghiệp Do vậy, doanh nghiệp chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban, nhà lãnh đạo doanh nghiệp - người đóng vai trị quan trọng việc tạo mục tiêu quy trình kinh doanh cốt lõi - nhận thức quy trình kinh doanh cốt lõi dựa theo khách hàng bên quản lý nội 2.3.1.3 Phân công chủ sở hữu quy trình Một bước quan trọng khác quy trình chuyển đổi sang mơ hình tổ chức liên phịng ban giao trách nhiệm rõ ràng cho chủ sở hữu quy trình Chủ sở hữu quy trình có trách nhiệm quản lý thơng tin, nguyên liệu, nguồn lực doanh nghiệp, trong nhiều trường hợp, họ vai trò chức độc lập 2.3.1.4 Phát giảm bớt rào cản quy trình Nhằm thúc đẩy thay đổi, doanh nghiệp phải giảm bớt rào cản phịng ban quy trình kinh doanh cốt lõi mình, họp nhóm hàng tuần, đó, thành lập, điều giúp cho thơng tin chia sẻ nhóm làm việc diễn đàn Các bước chiến lược q trình chuyển đổi mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban minh họa hình vẽ sau: Lập nhóm liên phịng ban Hình 2.6: Các bước chiến lược trình chuyển đổi mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban 2.3.2 Những ưu điểm hạn chế việc chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc số doanh nghiệp cơng nghệ thông tin Việt Nam 2.3.2.1 Về ưu điểm - Giảm dần những rào cản chức giữa các phòng ban - Quyết định chuyển xuống các cấp thấp - Năng lực đội ngũ nhân viên nâng cao - Tận dụng nguồn lực doanh nghiệp 2.3.2.2 Về mặt hạn chế - Trùng lặp chức và quyền hạn giữa các nhóm làm việc liên phòng ban và các bộ phận chức chuyên trách - Tâm lý đội ngũ nhân viên bị ảnh hưởng quá trình thay đổi mô hình tở chức doanh nghiệp Tóm lại, việc chuyển đổi sang mơ hình tổ chức – mơ hình tổ chức theo nhóm 19 làm việc liên phịng ban ví “đại phẫu thuật” nhằm hướng tới mục đích cao nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Đặc điểm bật mơ hình tính tập trung, gọn nhẹ đặc biệt có cấp bậc quản lý, phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp gần gũi với thay đổi nhanh chóng thị trường công nghệ thông tin 20 CHƯƠNG MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VỀ CHUYỂN ĐỔI SANG MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHÓM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHÓM LÀM VIỆC LIÊN PHÒNG BAN) ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM 3.1 CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH MỚI 3.1.1 Về hội 3.1.1.1 Thứ nhất, Việt Nam đánh giá thị trường đầy tiềm công nghệ thông tin 3.1.1.2 Thứ hai, trình hội nhập kinh tế quốc tế tạo hội cho doanh nghiệp mở rộng thị trường nước 3.1.1.3 Thứ ba, với xuất doanh nghiệp hàng đầu giới công nghệ thông tin thông qua hoạt động đầu tư trực tiếp vào Việt Nam, doanh nghiệp nội địa có hội học hỏi kinh nghiệm cách thức tổ chức phong cách quản lý tiên tiến 3.1.2 Về thách thức 3.1.2.1 Thứ nhất, phần lớn doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam có quy mơ nhỏ, lực cạnh tranh hạn chế 3.1.2.2 Thứ hai, doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam phải đối mặt với đối thủ cạnh tranh từ nước 3.1.2.3 Thứ ba, nguy thiếu hụt nhân lực doanh nghiệp công nghệ thông tin sức hút nhân lực từ doanh nghiệp nước đầu tư vào Việt Nam 3.2 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VỀ CHUYỂN ĐỔI SANG MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHĨM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHĨM LÀM VIỆC LIÊN PHỊNG BAN) ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Việc chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) số doanh nghiệp cơng nghệ thơng tin Việt Nam chuyển đổi phù hợp với nhu cầu thực tế Tuy nhiên, chuyển đổi dự lớn hay nhỏ quy mô mơ hình tổ chức gây tác động nhiều mặt, mặt tích cực tiêu cực Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải chuyển đổi mà điều tùy thuộc vào quy mô, vào lĩnh vực hoạt động chủ yếu doanh nghiệp Do vậy, việc xác định rõ quan điểm, đưa nguyên tắc, xác định bước giải pháp cho trình chuyển đổi cần thiết 3.2.1 Về quan điểm Mặc dù việc chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban chứng tỏ phù hợp với số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam phù hợp với tất doanh nghiệp Việc chuyển đổi sang mơ hình tổ chức tùy thuộc vào quy mô, vào lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp Với doanh nghiệp có quy mơ trung bình, lĩnh vực hoạt động đa dạng việc hình thành nhóm làm việc riêng để triển khai dự án mang trọn gói hay phát triển sản phẩm cần thiết Với doanh nghiệp có quy mơ lớn, chuyên triển khai dự án lớn việc chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm cần thiết Tuy nhiên, với doanh nghiệp có quy mơ lớn, hoạt động nhiều lĩnh vực xuất xu hướng hình thành cơng ty hoạt động lĩnh vực chuyên biệt 3.2.2 3.2.2.1 3.2.2.2 3.2.2.3 3.2.2.4 21 Những nguyên tắc trình chuyển đổi Thứ nhất, chuyển đổi phải hướng đến phát triển Thứ hai, chuyển đổi phải đảm bảo tính hệ thống Thứ ba, chuyển đổi phải đảm bảo tính kế thừa Thứ tư, chuyển đổi phải đảm bảo kết hợp hài hịa lợi ích Hình 3.1: Những ngun tắc tiến hành chuyển đổi mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban 3.2.2.5 Thứ năm, chuyển đổi mô hình tổ chức phải hướng đến mục tiêu nâng cao tính hiệu hoạt động doanh nghiệp Hình 3.2: Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu hoạt động doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc 3.2.3 Một số nhóm giải pháp hỗ trợ q trình chuyển đổi mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban doanh nghiệp cơng nghệ thơng tin Việt Nam 3.2.3.1 Nhóm giải pháp người doanh nghiệp - Xây dựng một chương trình giáo dục nhận thức cho người lao động doanh nghiệp Việc xây dựng chương trình giáo dục nhận thức nhằm mục đích giúp người lao động thay đổi quan niệm thân dễ thích ứng với thay đổi cách thức làm việc, phong cách quản lý văn hóa doanh nghiệp doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi mơ hình tổ chức cần thiết, giúp người lao động trở nên tự tin không vào khả đưa định, mà vào thành viên phận chức khác để nói lên vấn đề khó khăn q trình hợp tác cơng việc - Tạo điều kiện cho người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp Nhìn chung, người lao động tham gia vào q trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp khơng làm giảm cảm giác bất tiện hệ thống với cơng việc mới, mà cịn tạo cảm giác sở hữu thỏa mãn công việc Do vậy, để chuyển từ thái độ đối nghịch sang thái độ hợp tác, nhà quản lý 22 doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho họ tham gia, lôi kéo họ vào bước thực trình chuyển đổi mơ hình tổ chức q trình định cung cấp nguồn lực cần thiết để thực chuyển đổi, bước giúp người lao động hiểu mục đích trì động lực cho q trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp - Hướng dẫn và khích lệ người lao động doanh nghiệp Giải pháp dựa vào việc nhà lãnh đạo đưa hướng dẫn khích lệ người lao động, người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp Với hướng dẫn giải thích lãnh đạo doanh nghiệp, người lao động doanh nghiệp công nghệ thông tin hiểu nắm rõ thông tin cần thiết suốt q trình chuyển đổi Ngồi ra, việc truyền đạt tâm ủng hộ cá nhân phận tham gia tích cực vào trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp công nghệ thơng tin khuyến khích người lao động tham gia tích cực vào q trình chuyển đổi Hình 3.3: Nhóm giải pháp người doanh nghiệp Nói tóm lại, việc lãnh đạo doanh nghiệp dành thời gian vào việc hướng dẫn khích lệ người lao động để phát triển tầm nhìn, chia sẻ - phương pháp làm việc chung - tương tác hai chiều giúp người lao động trở nên tự tin vào nhiệm vụ mới, đặc biệt đưa nhà quản lý người lao động gắn kết chặt chẽ trình làm việc, để đạt thỏa mãn khách hàng 3.2.3.2 Nhóm giải pháp xây dựng mơi trường làm việc doanh nghiệp Để đạt mục đích đề tiến hành chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban doanh nghiệp cần: - Xây dựng một bầu không khí tin tưởng tại nơi làm việc doanh nghiệp Xây dựng bầu khơng khí tin tưởng nơi làm việc việc làm cần thiết doanh nghiệp Đó mơi trường làm việc, mà đó: o Mọi người tin tưởng lẫn o Người lãnh đạo có trách nhiệm kết trình chuyển đổi o Người lao động có động lực để học hỏi thể tiến bộ, có tầm nhìn Để thực yêu cầu này, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần trao quyền cho nhân viên mình, họ dành nhiều thời gian cho tìm hiểu thực tế, tìm chuyển đổi cần thiết Trong cách quản lý này, họ bắt đầu xây dựng phong cách làm việc mang tính hỗ trợ khơng phải mang tính điều khiển 23 - Xây dựng một môi trường giao tiếp hiệu doanh nghiệp Giao tiếp hiệu giúp người lao động hiểu phương diện công việc họ khác kết chuyển đổi mơ hình tổ chức, trải qua căng thẳng liên quan tới công việc suốt trình chuyển đổi Do vậy, cần xây dựng mơi trường giao tiếp hiệu quả, thông qua việc sử dụng phương thức thảo luận nhóm cơng cụ để thơng báo vận hành mơ hình tổ chức mới, lợi ích với doanh nghiệp với người lao động doanh nghiệp Hình 3.4: Nhóm giải pháp mơi trường làm việc doanh nghiệp 3.2.3.3 Nhóm giải pháp chia sẻ liên kết thông tin doanh nghiệp - Tạo khả liên kết doanh nghiệp oThứ nhất, tạo khả liên kết giữa các nhóm doanh nghiệp Thực tế cho thấy, với buổi trao đổi nhóm, vai trị đầu tầu tiến trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp, nhà lãnh đạo tìm hiểu, thu thập cuối tạo hệ thống thông tin liên kết để hỗ trợ hiệu cho trình chuyển đổi triển khai oThứ hai, tạo khả liên kết giữa doanh nghiệp và khách hàng Việc tạo khả liên kết quan hệ tương tác rộng nhóm doanh nghiệp với khách hàng giúp người lao động nhóm biết thị trường hay khách hàng mà doanh nghiệp hoạt động cần gì, từ người lao động doanh nghiệp qua kênh chia sẻ thông tin buổi làm việc gặp gỡ theo nhóm, cung cấp tư vấn thông tin cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp để có bước chuẩn bị cần thiết hay điều chỉnh q trình chuyển đổi mơ hình tổ chức hướng - Xây dựng hệ thống trao đổi và phản hồi thông tin doanh nghiệp o Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin Thông thường, nhà quản lý doanh nghiệp công nghệ thơng tin Việt Nam xây dựng hệ thống trao đổi thơng tin, thơng qua việc khuyến khích tự trao đổi thông tin nhiều cách: buổi họp nhóm đề cập, email, quy mô hệ thống phần mềm quản trị thông tin doanh nghiệp o Xây dựng hệ thống phản hồi thông tin Cách thức tạo hệ thống phản hồi thơng tin doanh nghiệp thực cách hốn đổi nhân viên nhóm xác định cá nhân chịu trách nhiệm khơng thức việc giám sát phản hồi ý kiến q trình chuyển đổi hay cơng việc nhóm khác Hình 3.5: Nhóm giải pháp chia sẻ liên kết thông tin doanh nghiệp 24 KẾT LUẬN Môi trường kinh tế - xã hội dẫn tới chuyển đổi lớn sách kinh tế nước giới Những nhân tố ảnh hưởng đến thành công doanh nghiệp thay đổi Những tổ chức truyền thống với kênh liên lạc dài, khoảng thời gian kiểm soát hạn hẹp, thiếu phản hồi, thiếu quan tâm đến chất lượng khơng có khả thích ứng với thay đổi nhanh chóng cần thiết thị trường Những thay đổi nhanh chóng ngành cơng nghệ thơng tin Việt nam, cạnh tranh tồn cầu, kỳ vọng khách hàng ngày cao, dường tạo kỷ nguyên thay đổi Nhiều doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam thực thay đổi quan trọng chiến lược cách thức hoạt động Nhiều cải cách mơ hình tổ chức thực doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam (đặc biệt với doanh nghiệp có quy mơ lớn trung bình), nhằm nâng cao hiệu kiểm sốt nội thích ứng với thay đổi mơi trường bên ngồi Đề tài: “Nghiên cứu chuyển đổi mô hình tổ chức từ mô hình làm việc các phòng ban độc lập sang mô hình nhóm làm việc đối với những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực cơng nghệ thơng tin tại Việt Nam” hồn thành mục tiêu đề nghiên cứu có đóng góp sau đây: Thứ nhất, hệ thống hóa làm rõ vấn đề lý luận chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp, từ mơ hình làm việc phịng ban độc lập sang mơ hình nhóm làm việc liên phịng ban Thứ hai, phân tích làm rõ thực trạng chuyển đổi mơ hình tổ chức từ mơ hình làm việc phịng ban độc lập sang mơ hình nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phịng ban) số doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin Việt Nam công ty CMC công ty Tinh Vân Đồng thời, đề tài điều tra, khảo sát 50 doanh nghiệp cơng nghệ thơng tin có quy mơ lớn trung bình xoay quanh vấn đề mục tiêu việc chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp ảnh hưởng việc chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban Thứ ba, từ phân tích thời cơ, thách thức doanh nghiệp Việt Nam hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin, luận án đề xuất khuyến nghị việc chuyển đổi sang mơ hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phịng ban doanh nghiệp cơng nghệ thông tin Việt Nam nội dung: Những nguyên tắc trình chuyển đổi hệ thống giải pháp hỗ trợ trình chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp, bao gồm nhóm giải pháp người doanh nghiệp; Nhóm giải pháp xây dựng môi trường làm việc doanh nghiệp; nhóm giải pháp chia sẻ liên kết thông tin doanh nghiệp  ... đởi mơ hình tở chức từ mô hình làm việc các phòng ban độc lập sang mô hình nhóm làm việc đối với những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam? ?? hoàn... bớt các cấp bậc quản lý doanh nghiệp - Giảm dần những rào cản chức giữa các bộ phận doanh nghiệp - Thiết lập các nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh. .. tạo tinh thần hợp tác, phối hợp 1.3.1.2 Các loại nhóm làm việc doanh nghiệp - Nhóm làm việc ảo - Nhóm làm việc nghiên cứu - Nhóm làm việc trọng điểm - Nhóm làm việc liên phòng ban