Báo cáo khoa học: Bước đầu tìm hiểu vấn đề quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin
0 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA : THƠNG TIN – THƯ VIỆN . BÁO CÁO KHOA HỌC Đề tài : Bước đầu tìm hiểu vấn đề quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ Cuộc cách mạng khoa học và cơng nghệ đã tạo ra sức mạnh đột phá có ý nghĩa lịch sử về khoa học và cơng nghệ trên tồn thế giới. Đó là một bước ngoặt có ý nghĩa trọng đại ở các nước tiên tiến phát triển cũng như các quốc gia đang phát triển. Nó hiện đang trở thành một xu thế quốc tế về mọi mặt đặc biệt là cơng nghệ thơng tin, cơng nghệ sinh học,cơng nghệ vật liệu , cơng nghệ năng lượng . làm cho nền kinh tế thế giới cũng có những bước chuyển biến rõ rệt. Đó là nền kinh tế chuyển từ kinh tế cơng nghiệp sang nền kinh tế tri thức, văn minh lồi người chuyển từ văn minh cơng nghiệp sang văn minh trí tuệ. Nền kinh tế tri thức là nền kinh tế chủ yếu dựa vào thơng tin và tri thức. Thơng tin và tri thức đã trở thành yếu tố quan trọng hơn cả vốn và lao động, được coi là nguồn lực trực tiếp cho phát triển kinh tế - xã hội. Song song với nó hiện nay trong thời đại xã hội thơng tin tri thức thì yếu tố thơng tin ngày càng đóng một vai trò khơng thể thiếu và nó có ảnh hưởng rất sâu rộng đến hoạt động của chúng ta như : kinh tế, văn hố, xã hội, khoa học .làm cho nhu cầu về thơng tin tri thức đang ngày càng gia tăng biến chúng trở thành một loại hàng hố đặc biệt trên thị thường thơng tin. Điều đó càng chứng tỏ tầm quan trọng của việc thúc đẩy khơng ngừng phát triển và hồn thiện chức năng của các cơ quan thơng tin khoa học và cơng nghệ. Nhiệm vụ đặt ra cho các cơ quan này là lam thế nào để quản trị tri thức – một tài sản quan trọng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Vì vậy việc quản trị tri thức đang còn là một vấn đề mới thu hút sự quan tâm của các cơ quan, tổ chức kinh tế xã hội . Sự gia tăng nhanh chóng của tri thức và hàng loạt các cơng nghệ quản trị tri thức mới được đưa vào sử dụng đòi hỏi người sử dụng, người tiếp cận phải có một kiến thức, một trình độ nhất định trong việc khai thác và sử dụng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2 thơng tin. Điều đó đòi hỏi phải có sự giáo dục người dùng tin. Giáo dục người dùng tin như thế nào để họ có thể tiếp cận nguồn thơng tin một cách nhanh nhất, đầy đủ nhất và chính xác nhất để phục vụ cơng việc của họ là một vấn đề mới và đang được đặt ra cho các trung tâm, các cơ quan thơng tin nhiều vận hội và thách thức. Đòi hỏi cơng tác giáo dục người dùng tin để họ có thể biến nguồn thơng tin mà họ cập nhật được trở thành tri thức ngày càng cao . Nhu cầu về tin, thành phần người dùng tin cũng có những biến động trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển. Vì vậy việc nghiên cứu về vấn đề quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin là cơng việc rất cần thiết. Nó đóng vai trò quan trọng trong xã hội thơng tin bởi khoa học ngày càng phát triển, thơng tin càng phong phú thì càng đòi hỏi việc quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin một cách nghiêm khắc và tích cực. Trong báo cáo này chúng tơi xin được trình bày một số kết quả ban đầu về tìm hiểu khái niệm quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin . THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 3 NỘI DUNG 1. Quản trị tri thức 1.1. Khái niệm tri thức Tri thức là tập hợp thơng tin và năng lực trong hoạt động, là thơng tin đã được người dùng tiếp nhận và đưa vào hoạt động. Hay nói cách khác là thơng tin trong hành động, và nó có giá trị cao hơn thơng tin và dữ liệu (1) . Đây chính là quan niệm mới về tri thức khác với cách hiểu trước đây chỉ là tri thức sách vở của nền “ Giáo dục hư văn “ ( Phạm Văn Đồng ). 1.2. Khái niệm quản trị tri thức Quản trị tri thức là một chủ đề ngày càng nhận được sự quan tâm nghiên cứu của các cơ quan tổ chức. Sự chồng chéo rất lớn giữa quản trị tri thức với quản lý thư viện là hiển nhiên, đặc biệt là trong sự thiết kế các cơ sở hệ thống dữ liệu và việc tạo ra các hệ thống phân loại và ngun tắc phân loại. Trước hết ta phải hiểu “quản trị” là gì ?.Quản trị được xác định như một loạt các hoạt động định hướng theo mục tiêu trong đó có các hành động cơ bản là xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. Quản trị hiện đại cũng là một tinh thần, một thái độ làm việc nhằm hướng tới tính hiệu quả về quản lý. Vậy quản trị tri thức là gì? Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm quản trị tri thức, dưới đây là một số khái niệm tiêu biểu. - Quản trị tri thức là việc quản lý một cách có hệ thống và rõ ràng các tri thức quan trọng, cần thiết và là một q trình phức hợp nhằm sáng tạo tổ chức, phổ biến và sử dụng tri thức (2) . THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 4 - Quản trị tri thức hàm chứa việc liên kết một cách có hiệu quả những người biết và những người cần phải biết và chuyển hố tri thức của từng cá nhân thành tri thức của một tổ chức (3) . - Quản trị tri thức còn là một q trình chia sẻ các tri thức đã thu thập được, làm mới và chuyển đổi tri thức. Như vậy, quản trị tri thức bao gồm việc kết nối, chia sẻ tốt hơn và sử dụng có hiệu quả hơn tri thức có sáng tạo, chuyển đổi tri thức mới thơng qua q trình của việc đổi mới cách tân.Hay quản trị tri thức khơng phải là một cái gì mới q phức tạp như mọi người thường nghĩ, mà nó chỉ đơn giản là một q trình kiến tạo, nắm bắt, xử lý, lưu giữ, chia sẻ và sử dụng các nguồn tri thức trong một tổ chức và biến các nguồn tri thức đó thành những giá trị vật chất hay kinh tế. 2. Giáo dục người dùng tin 2.1. Sự cần thiết phải giáo dục người dùng tin Ngày nay người ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng mặc dù hiện tượng người quản lý có chú ý đến quản trị tri thức chủ yếu là sự xuất phát từ sự ra đời của Internet và intranet, extranet, nhưng về căn bản mà nói thì quản trị tri thức liên quan nhiều điến con người và văn hố doanh nghiệp hơn là đến cơng nghệ. Mới đây (KPMG Consulting 2000 ) do cơng ty KPMG- một cơng ty tư vấn quốc tế có tên tuổi, tiến hành nghiên cứu trên 400 cơng ty về hiện trạng quản trị tri thức của họ. Báo cáo cho thấy trong số 288 cơng ty có hệ thống quản trị tri thức hay đang thiết lập hệ thống quản trị tri thức thì có tới 137 trường hợp người ta khơng đạt được những lợi ích như mong đợi. Và trong số 288 cơng ty thì 127 cơng ty vẫn còn trong giai đoạn xây dựng hệ thống mà thơi. Người ta phân tích những lý do khiến cho việc thực hiện hệ thống quản trị tri thức khơng đạt được kết quả mong đợi như sau : THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 5 1. Thiếu hiểu biết về người dùng tin do giao tiếp khơng đủ: 20% 2. Việc sử dụng hàng ngày khơng được lồng ghép vào trong thói quen làm việc bình thường:19% 3. Thiếu thời gian học/hệ thống vận hành q phức tạp :18% 4. Thiếu đào tạo :15% 5. Người dùng tin khơng thấy cá nhân mình có lợi gì:13% 6. Người quản lý cấp cao khơng thực tâm ủng hộ : 7% 7. Khơng thành cơng do khó khăn về kỹ thuật: 7% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 7% 7% 20% 19% 13% Tổng số khơng đạt được kết quả mong đợi 137 cơng ty. Tuy nhiên, điều đáng chú ý là ba lý do: 1. Thiếu hiểu biết về người dùng tin do giao tiếp khơng đủ 2. Thiều thời gian học / hệ thống vận hành q phức tạp 3. Thiếu đào tạo về cơ bản có thể quy thành một ngun nhân giáo dục và đào tạo người dùng tin khơng đầy đủ. Nhận thức được điều này, ta có thể sắp xếp lại bảng tổng kết trên một cách có hệ thống như sau: THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 6 1. Giáo dục người dùng tin khơng đầy đủ: 53% 2. Việc sử dụng hàng ngày khơng được lồng ghép vào trong thói quen bình thường :19% 3. Người dùng tin khơng thấy cá nhân mình có lợi: 13% 4. Người quản lý cấp cao khơng thực tâm ủng hộ điều này: 7% 5. Khơng thành cơng do khó khăn về mặt kỹ thuật: 7% 0% 20% 40% 60% 7% 7% 13% 19% 53% Tổng số trường hợp khơng đạt được kết quả mong đợi là 137 cơng ty. Điều đáng nói là cho đến nay việc thiếu giáo dục và đào tạo người dùng tin là lý do quan trọng nhất giải thích tại sao người ta lại khơng thu được lợi ích như dự kiến. Lý do này chiếm đa số trong các trường hợp thất bại cao hơn số phần trăm của tất cả các ngun nhân khác cộng lại. Và rất có thể người dùng tin khơng thấy cá nhân mình có lợi gì là do sự giáo dục và đào tạo người dùng tin khơng đầy đủ. Những kết quả điều tra cho thấy một sai lầm cơ bản trong việc coi quản trị thơng tin là một vấn đề cơng nghệ : khơng phải cơng nghệ là cái cản trở cơng ty, mà chính sự thiếu một chiến lược và khơng xây dựng được một hệ thống quản trị tri thức trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và văn hố của nó mới chính là trở lực quan trọng nhất khiến cho người dùng tin cuối cùng khơng hứng thú. Như vậy việc hồn thiện hệ thống quản trị tri thức là một vấn đề bức thiết của các cơ quan thơng tin, một vấn đề mang tính chiến lược. Xây dựng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 7 một hệ thống quản trị thơng tin hồn thiện sẽ giúp cho việc khai thác thơng tin của người dùng tin có hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao vai trò của các cơ quan thơng tin. 2.2. Giáo dục người dùng tin Có thể nói rằng ngày nay vai trò của người nhân viên thư viện trong quản trị tri thức, xét trên phương diện thiết kế các hệ thống thơng tin, tạo ra các hệ thống phân loại và ngun tắc phân loại, thực hiện vận hành các hệ thống đó là khơng thể tranh cãi. Tuy nhiên, có một lĩnh vực mà khả năng của người nhân viên thư viện chưa thể hiện rõ ràng, lĩnh vực đó là nhu cầu phải hỗ trợ người dùng tin, giáo dục và đào tạo họ một cách có hiệu quả nếu chúng ta muốn thành cơng trong việc thực hiện quản trị tri thức. Bởi người dùng tin là yếu tố cơ bản giữ vai trò quan trọng trong mọi hệ thống thơng tin, Họ là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng của tồn bộ q trình hoạt động thơng tin. 2.2.1. Nhân viên thư viện với tư cách là người đào tạo người dùng tin Ngay từ đầu chúng ta đã thấy việc quản trị tri thức đang gặp rất nhiều rắc rối, thiếu sự đào tạo giáo dục người dùng tin, trong khi đó nhân viên thư viện lâu nay vốn có kỹ năng trong việc đào tạo và giáo dục người dùng tin. Chúng ta quen gọi đó là “ hướng dẫn sử dụng thư mục “. Sự cần thiết phải đề cao vai trò của nhân viên thư viện trong quản trị tri thức dường như là điều tất yếu khơng có gì cần phải bàn cãi. Vậy thì chúng ta có thể kết luận rằng, nhân viên thư viện đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện quản trị tri thức trong lĩnh vực đào tạo và giáo dục người dùng tin . 2.2.2. Giáo dục và đào tạo người dùng tin trong những lĩnh vực quản trị tri thức khác nhau THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 8 Có một phát hiện rất thú vị từ các nghiên cứu về thói quen làm việc của các nhân viên nghiên cứu chun nghiệp là hầu như ai cũng sử dụng tới 20- 25% thời gian làm việc của mình vào việc tìm kiếm thơng tin. Điều đáng nói ở đây là số phần trăm này khơng hề liên quan đến mật độ thơng tin trong lĩnh vực cơng việc của họ. Các nhà quản lý dây truyền sản xuất cũng sử dụng nhiều thời gian vào việc tìm kiếm thơng tin khơng kém gì các nhà nghiên cứu khoa học. Người lao động trong lĩnh vực tri thức dù đó là nhà quản lý, người làm cơng việc hành chính hay nhà nghiên cứu, đều cần rất nhiều thơng tin để làm việc một cách có hiệu quả. Nhưng rõ ràng những người làm việc trong lĩnh vực tri thức sử dụng nhiều thời gian 20-25% vào việc tìm kiếm thơng tin thì rất có thể họ sẽ làm việc tốt hơn nếu có một cơ chế làm việc và một mơi trường làm việc sao cho thời gian họ bỏ ra là có ích. Từ đó ta có thể thấy rằng phải có ít nhất hai lĩnh vực khác nhau trong việc đào tạo và giáo dục người dùng tin. Hiện tượng người lao động tự bằng lòng với thời lượng 20-25% bỏ ra cho việc tìm liếm thơng tin gợi ý rằng phải có một chiến lược trợ giúp người lao động phải sử dụng phần 20-25% đó sao cho có hiệu quả nhất, và việc phải tạo ra một mơi trường thuận lợi cho họ làm điều đó hay bắt họ phải làm điều đó. Đồng thời hiện tượng này cũng ngụ ý rằng phải có một vùng cho việc tìm tin có trợ giúp. 2.2.3. Vai trò của nhân viên thư viện trong việc giáo dục người dùng tin Từ việc phân tích các vấn đề liên quan đến việ tìm tin của các cá nhân, tập thể người dùng tin và kết quả mà họ thu được, chúng ta có thể rút ra một số kết luận và kiến nghị về vai trò của nhân viên thư viện trong việc đào tạo và giáo dục người dùng tin trong bối cảnh quản trị tri thức. Dạy cho người dùng tin kỹ năng tìm kiếm cơ sở dữ liệu. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 9 Việc sử dụng và tìm kiếm cơ sở dữ liệu, bên trong hoặc bên ngồi khơng phải là một điều dễ dàng nhất là tìm kiếm một dữ liệu có chất lượng và đúng với vấn đề mình quan tâm. Mặc dù hiện nay các cơng cụ hỗ trợ cho việc tìm kiếm dữ liệu đã thay đổi và hiện đại, nhanh chóng hơn rất nhiều nhất là tìm kiếm thơng tin trên mạng Internet. Số liệu tư liệu trực tuyến(on line) đã tăng rất nhanh, nhưng chất lượng của những cơng cụ và kỹ thuật tìm kiếm lại thay đổi rất ít trong vòng một phần tư thế kỉ qua. Vì vậy việc dạy cho người dùng tin biết cách sử dụng các cơ sở dữ liệu một cách có hiệu quả vẫn là cần thiết vào thời điểm hiện nay. Dạy kỹ năng khai thác cơ sở dữ liệu cho người dùng tin. Việc sử dụng các cơng cụ cho việc thao tác và xử lý cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực đặc biệt khơng mang tính tự giác. Người dùng tin bình thường khơng thể tự biết tư duy với cơ sơ dữ liệu một cách có hệ thống. Có nghĩa là người ta chỉ biết khai thác dữ liệu một cách có hiệu quả khi có người dạy họ làm. Đào tạo người dùng tin về việc sử dụng các dịch vụ thơng báo về những thơng tin mới cũng như việc tiến hành tìm kiếm thơng tin qua mạng, sử dụng dịch vụ thơng báo về những thơng tin mới để xây dựng được một hệ thống hồ sơ (profile). Cần phải có kỹ năng và kinh nghiệm để tạo được một hồ sơ thơng tin hiệu quả. Hồ sơ thơng tin phải được duy trì và cập nhật. Đặc biệt việc xem xét lại hồ sơ thơng tin sẽ trở nên có hiệu quả hơn nếu có sự trợ giúp của một người dày dạn kinh nghiệm về tìm kiếm cơ sở dữ liệu. Dạy cho người dùng tin sử dụng phần mềm nhóm (groupware). Tất cả những hệ thống được thiết kế ra là để cho người dùng dễ dàng sử dụng cũng khơng dễ dàng như dự định. Cho dù phần mềm đó có bao gồm cơng cụ tìm kiếm hay chức năng soạn thảo văn bản, hay những tập hợp số liệu thống kê và cả phần mềm nhóm thì bao giờ người ta cũng phát hiện ra rằng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN [...]... 1 NI DUNG 3 1 Qun tr tri thc 3 1.1 Khỏi nim tri thc 3 1.2 Khỏi nim qun tr tri thc 3 2 Giỏo dc ngi dựng tin 4 2.1 S cn thit phi giỏo dc ngi dựng tin 4 2.2 Giỏo dc ngi dựng tin 7 2.2.1 Nhõn viờn th vin vi t cỏch l ngi o to ngi dựng tin 2.2.2 Giỏo dc v o to ngi dựng tin trong nhng lnh vc qun tr tri thc khỏc nhau 7 2.2.3 Vai trũ... kim thụng tin v qun tr tri thc 10 THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN KT LUN Qun tr tri thc l mt hng mi trong vic cung cp dch v ca cỏc c quan thụng tin õy l mt lnh vc cũn rt mi khi nú mi ch a ra cựng nhau nghiờn cu, tho lun v chia s Vic tỡm hiu qun tr tri thc s lm sỏng t v b sung mt loi hỡnh qun tr c bit vo h thng qun tr a dng v phong phỳ ca cỏc c quan thụng tin nh: qun tr d liu, qun tr thụng tin Tuy nhiờn... nht, m iu ú ch c thc hin khi h c giỏo dc v o to dựng tin mt cỏch rt n gin nhng cn thit ca cỏc c quan thụng tin núi chung v cỏn b th vin núi riờng Trong phm vi ti nghiờn cu khoa hc ny, chỳng tụi ch mi bc u tip cn vn qun tr tri thc, giỏo dc ngi dựng tin t ú thy c vai trũ ca cỏn b th vin, ca ngh th vin v vn o to, giỏo dc ngi dựng tin trong lnh vc qun tr tri thc Vi kin thc cũn non yu ca sinh viờn nm th... nhng cụng c ca mỡnh mt cỏch cú hiu qu hn nhiu Nh vy o to v giỏo dc ngi dựng tin cú hiu qu nht thỡ yờu cu t ra cho cỏc nh qun tr tri thc l hóy thit k mt chng trỡnh o to v giỏo dc trc hoc ớt nht thỡ cng sm cng tt Nu chỳng ta ngh v mt chng trỡnh o to v giỏo dc ngi dựng tin thỡ khụng nhng chỳng ta phi ngh v cỏch thc m ngi dựng tin s vn hnh chng trỡnh ú m cũn phi chun b tt tr li cỏc cõu hi Ti sao? m ngi... Tuy nhiờn vic o to v giỏo dc ngi dựng tin khụng y cho n nay l nguyờn nhõn ch yu dn n tht bi trong qun tr tri thc v nú li l mt nguyờn nhõn m chỳng ta hon ton cú th khc phc c iu ú cú ngha l vic xõy dng mt h thng qun tr tri thc hon chnh l mt chuyn cũn vic ngi dựng cú s dng v khai thỏc nú hiu qu phc v li ớch cho h hay khụng li l chuyn hon ton khỏc Nú ũi hi ngi dựng tin phi bit cỏch khai thỏc sao cho cú... nhn c s tham gia úng gúp ý kin ca cỏc nh chuyờn gia v nhng ngi cú quan tõm n vn ny 11 THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN TI LIU THAM KHO 1 Tp chớ hot ng khoa hc ca B KH&MT Trong ú cú bi : Bi mt s khỏi nim v ttri thc s11 T11 2001 Tỏc gi Nguyn Mnh Quõn 2 Knowledge Management-Lessons from the pioneer Trong http://www.Sveiby.com/au/library.htm 3 Bỏo cỏo ti Hi tho Hip hi Th vin Quc t (IFLA) ngy 16- 25/8/2001... Nhõn viờn th vin vi t cỏch l ngi o to ngi dựng tin 2.2.2 Giỏo dc v o to ngi dựng tin trong nhng lnh vc qun tr tri thc khỏc nhau 7 2.2.3 Vai trũ ca nhõn viờn th vin trong vic giỏo dc ngi dựng tin 8 KT LUN 11 TI LIU THAM KHO 12 13 . hiện quản trị tri thức trong lĩnh vực đào tạo và giáo dục người dùng tin . 2.2.2. Giáo dục và đào tạo người dùng tin trong những lĩnh vực quản trị tri thức. ban đầu về tìm hiểu khái niệm quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin . THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 3 NỘI DUNG 1. Quản trị tri thức