BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP-DỀ TÀI- HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HÓA

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ CNTT KHÔNG TẬP TRUNG KẾT HỢP MẠNG TH-VT BÀI THU HOẠCH CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÊN ĐỀ TÀI : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HOÁ GIẢNG VIÊN: PGS.TS. TRƯƠNG MỸ DUNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN GIA ĐĂNG MS:CH0602007 VŨ MẠNH SƯỚNG MS : CH0602034 ĐÀO TUẤN ANH MS: CH0602001 ĐỖ MINH TUẤN MS: CH0602046 KHÓA: 3 HÀ NỘI – 06/2007 Lời cảm ơn Chúng em xin chân thành cám ơn Cô Trương Mỹ Dung đã tận tình hướng dẫn chúng em trong quá trình học tập và thực hiện bài thu hoạch môn học Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin. Chúng em xin chân thành cám ơn Khoa Công Nghệ Thông Tin, trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin (ĐHQG TpHCM) đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em trong học tập và nghiên cứu. Xin chân thành cám ơn các anh chị và bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ chúng em trong thời gian học tập và nghiên cứu. Nhóm sinh viên thực hiện : Nguyễn Gia Đăng Vũ Mạnh Sướng Đào Tuấn Anh Đỗ Minh Tuấn Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 1. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN Giới thiệu : Văn hoá thông tin là một lĩnh vực hoạt động nhạy cảm và phức tạp. Khác với các lĩnh vực kinh doanh khác, sản phẩm của ngành là các sản phẩm văn hoá, có tác động lớn đến lối sống, tác phong sinh hoạt và suy nghĩ của mỗi người dân. Để quản lý vấn đề này, Sở Văn hoá thông tin (VHTT) có một hệ thống các phòng ban được giao nhiệm vụ quản lý và theo dõi hoạt động của các dịch vụ văn hoá cũng như cấp các loại giấy phép cho các dịch vụ này như: xuất bản, quảng cáo, mở nhà hàng Karaoke, cho thuê băng đĩa hình, xuất khẩu và nhập khẩu các loại văn hoá phẩm Song song với vấn đề cấp giấy phép cho các loại dịch vụ thì sở VHTT còn phải tăng cường công tác kiểm tra và thanh tra để kịp thời nắm nhanh và chính xác các thông tin cần giải quyết như chủ sở hữu có đủ tư cách, điều kiện để thực hiện dịch vụ mà chủ sở hữu đã đăng ký không, có đảm bảo không sai phạm đường lối chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước không. Phương pháp tiến hành là cử cán bộ thanh tra xuống kiểm tra và thanh tra trực tiếp, hoặc thông qua các khiếu nại, tố cáo các vụ việc có liên quan đến lĩnh vực văn hoá cán bộ thanh tra sẽ xuống địa bàn để xác minh vụ việc từ đó đề xuất các phương án giải quyết trình lãnh đạo sở. Nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và làm gọn nhẹ các quy trình giải quyết, xử lý các các hồ sơ thủ tục hành chính trong việc cung cấp dịch vụ công cho người dân, đặc biệt là các dịch vụ công mang tính liên ngành, theo mô hình "một cửa" để giảm các thủ tục phiền hà, giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ và công minh theo đúng pháp luật là một trong những mục tiêu trọng tâm của Chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, và CNTT là một công cụ hỗ trợ đắc lực cần thiết và không thể thiếu cho quá trình thực hiện mục tiêu này. HTTT Quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, nhằm tin học hoá các quy trình cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá và kiểm tra theo dõi các hoạt động dịch vụ đó. Mục tiêu và nhiệm vụ: Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá nhằm tin học hoá toàn diện các hoạt động, công việc trong quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, bao gồm: • Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá; • Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá. • Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá • Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá. • Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá Để thực hiện được mục tiêu đó, HTTT có nhiệm vụ: 3 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá • Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan đến công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá. • Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia vào hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm: − Thu thập, cập nhật dữ liệu. − Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở hữu, ); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá. − Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải quyết khiếu nại tố cáo; − Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web; Lập mô hình bảng điểm có trọng số WSM để đánh giá ứng viên cho vai trò quản lý dự án BẢNG ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHO VỊ TRÍ PM Tiêu chí % Đăng Sướng T.Anh Tuấn Kinh nghiệm 30% 80 70 70 70 Sáng tạo 20% 70 70 50 50 Kỹ năng tổ chức 25% 70 60 70 60 Kỹ năng giao tiếp 15% 80 60 80 70 Kỹ năng công nghệ 10% 80 80 60 60 TỔNG 100% 76 68 66 66 MÔ HÌNH CHO ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHỌN VỊ TRÍ PM 60 65 70 75 80 Đăng Sư?ng Anh Tu?n 4 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá Văn bản tôn chỉ (Project charter) Thời gian dự án : 3 tháng Chí phí : 50 triệu TÔN CHỈ DỰ ÁN Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá” Ngày bắt đầu : 01-04-2007 Ngày kết thúc : 01-07-2007 Ngân sách : 50 triệu Giám đốc dự án : Nguyễn Gia Đăng ĐT: 0983655284 Email: dangnggia@yahoo.com Mục tiêu dự án: • Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá • Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá. • Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá • Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá. • Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá Cách tiếp cận: Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan đến công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá. Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia vào hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm: − Thu thập, cập nhật dữ liệu. − Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở hữu, ); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá. − Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải quyết khiếu nại tố cáo; − Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống 5 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web; Vai trò và trách nhiệm: Vai trò Họ tên Tổ chức/ vị trí Liên hệ Chữ ký Trưởng dự án, chịu trách nhiệm chung về dự án Nguyễn Gia Đăng Trưởng dự án. Làm project charter, Hợp đồng nhóm, Phân tích các bên cho dự án. Viết báo cáo bài học kinh nghiệm cá nhân và nhóm. Tổng hợp dự án, Báo cáo kết thúc dự án dangnggia@ya hoo.com Thư ký dự án, lập kế hoạch dự án Vũ Mạnh Sướng Thư ký dự án, Lập sơ đồ Gantt, Work Breakdown, phát triển lịch biểu làm việc cho nhóm, lập kế hoạch công việc và ước lượng thời gian cho mỗi công việc của từng thành viên trong nhóm suongvm@yah oo.com Lập tài liệu dự án Đào Tuấn Anh Phân tích mức độ rủi ro. Các bài học rút ra từ dự án. Tìm và tổng kết tư liệu liên quan. daotuananh@y ahoo.c om Phụ trách tài chính dự án Đỗ Minh Tuấn Phát biểu phạm vi. Ước tính chi phí, Viết tổng kết về MBTI tuanphthanoi@ yahoo.com 6 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá của nhóm. 2. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Kịch bản: Nhóm đã đề cử anh Nguyễn Gia Đăng làm Quản lý dự án “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá”. Anh Đăng là kỹ sư tin học có gần 10 năm kinh nghiệm, hiện đang công tác tại viện CNTT. Anh đã tham gia rất nhiều dự án cho một số công ty với vai trò thiết kế, thi công, chuyển giao công nghệ. Các nhiệm vụ: 1. Phát triển Hợp đồng Nhóm (Team Contract) Hợp đồng nhóm – Team Contract Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá” Họ tên các thành viên dự án và chữ ký: 7 Họ tên Chữ ký Đào Tuấn Anh Nguyễn Gia Đăng Vũ Mạnh Sướng Đỗ Minh Tuấn Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá Qui tắc chung khi làm việc: Nhóm dự án sẽ - Xem quyền lợi của dự án là trên hết. - Bảo đảm các thành viên được thông đạt về dự án. - Ưu tiên phân công công việc theo đúng sở trường, điều kiện của mỗi người. - Tôn trọng ý kiến các thành viên. - Tham gian dự án đến hoàn tất. - Tuân thủ thực hiện các quy định về kế hoạch, yêu cầu công việc và thời gian. Khi tham gia: Các thành viên sẽ. - Tạo điều kiện bình đẳng cho mọi thành viên. - Khuyến khích đưa ra các ý tưởng cải tiến, sáng tạo. - Báo cáo kịp thời tiến độ công việc cho người quản trị dự án. - Chân thật và cởi mở trong các hoạt động dự án. - Khuyến khích phong cách làm việc linh động uyển chuyển. - Thông báo trước khi vắng mặt 1 buổi họp. Truyền thông: Các thành viên sẽ - Khi gửi email về thông tin liên quan dự án thì phải cc cho mọi thành viên. - Trả lời email có liên quan dự án kịp thời . - Tập trung giải quyết vấn đề phát sinh, không khích bác nhau. - Trình bày ý tưởng một cách gọn gàng , dễ hiểu. - Nêu ngay thắc mắc khi không hiểu rõ 1 chi tiết nào đó. - Lưu lại nội dung các thảo luận liên quan theo trình tự. - Mỗi thời điểm chỉ đưa ra một vấn đề để thảo luận. Giải quyết vấn đề: Các thành viên sẽ - Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề. - Chỉ nên phê bình có tính chất xây dựng. 8 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá - Khi được yêu cầu giải quyết một vấn đề, phải phản hồi hoặc đưa giải pháp. - Có tinh thần đồng đội chung sức giải quyết vấn đề. Hội họp : Các thành viên sẽ - Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần. - Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa ra trong vòng 24 giờ. - Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất trong cuộc họp. 2. Bảng phân tích các bên liên quan PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN CHO DỰ ÁN Người viết (Prepared by): Nguyễn Gia Đăng Ngày ( Date):01-06-2007 Khách hàng Trưởng nhóm kỹ thuật Người dùng Thuộc tổ chức Sở VHTT Nhóm thực hiện dự án Sở VHTT Vai trò trong dự án Đưa ra yêu cầu và Quyết định nghiệm thu dự án Thực hiện các yêu cầu của khách hàng Vận hành HT khi nghiệm thu và sử dụng hệ thống sau khi bàn giao Một sự kiện duy nhất về BTG Đặt hàng Nghiệm thu, tổng kết dự án Vận hành hệ thống Mức độ quan tâm 8 8 7 Mức độ ảnh hưởng 9 8 7 Đề xuất về quản lý các mối quan hệ Luôn lắng nghe các yêu cầu. Cần có các giao kết yêu cầu giữa 2 bên Xây dựng kế hoạch làm việc chặt chẽ, kiểm tra theo dõi tiến độ thực hiện các phần của dự án. Tạo liên kết thông tin tốt giữa các bộ phận Theo dõi theo quen, tìm hiểu các mong muốn của người dùng. 9 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá kỹ thuật 3. Phát triển một bản tuyên bố phạm vi (scope statement) dự án . PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI- Scope Statement Tên dự án –Project title: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá” Người viết –Prepared by: Đỗ Minh Tuấn Ngày-Date : 01-06-2007 Lý giải về dự án - Project Justification Mục tiêu của dự án là khảo sát các quy trình nghiệp vụ về cấp phép các loại hình dịch vụ văn hoá tại Sở VHTT. Từ đó xây dựng một hệ thống nhằm tin học hoá các quy trình đó. Các giai đoạn dự kiến: - Khảo sát hiện trạng tin học và trình độ tin học của các cán bộ tại Sở - Khảo sát các quy trình nghiệp vụ - Thiết kế các chức năng của hệ thống - Xây dựng phần mềm - Thử nghiệm hệ thống - Chuyển giao tài liệu và chương trình Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm (Product Characteristics and Requirements) - Quản lý các hồ sơ xin cấp phép dịch vụ văn hoá trên máy - Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin nhanh chóng, chính xác - Lập và xem báo cáo thống kê dễ dàng, thuận tiện - Có thể tra cứu kết quả đăng ký xin cấp phép trên Web - Thông tin dữ liệu được quản lý tập trung - Hệ thống được bảo mật tốt Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án (Summary of Project Deliverables) 10 [...]... kế cơ sở dữ liệu 5.2 Hiện thực chương trình 5.2.1 Chức năng quản lý hệ thống 5.2.2 Chức năng quản lý cấp phép cho các hồ sơ đăng ký 5.2.3 Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra 5.2.4 Chức năng quản lý các văn bản về lĩnh vực VHTT 5.2.5 Chức năng tra cứu, tìm kiếm 5.2.6 Chức năng báo cáo thống kê 13 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 6 Kiểm tra và sửa... nhóm 32 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trương Mỹ Dung, Bài giảng môn quản lý dự án công nghệ thông tin, Lớp Cao Học Khóa 3, ĐH CNTT – ĐHQG TP.HCM , 2007 [2] Kathy Schwalbe, Tài liệu về quản trị dự án công nghệ thông tin [3] Nguyễn Quốc Việt, Tài liệu về quản trị dự án công nghệ thông tin, Trung tâm phát triển công nghệ thông tin, ĐHQG... các phòng ban của Sở 2.3 Xác định các đối tượng tham gia trong hệ thống 12 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 2.4 Tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ 3 Phân tích yêu cầu 3.1 Yêu cầu chức năng 3.1.1 Chức năng quản lý cấp phép các loại hình dịch vụ văn hóa: - Karaoke, vũ trường - Mở cửa hàng băng đĩa hình - Quảng cáo - Biểu diễn nghệ thuật - Xuất bản phẩm ra nước... văn hoá - HS xin cấp phép DVVH - Đơn thư tố cáo, khiếu nại CSDL tại phòng VHTT CSDL tại Sở VHTT - Kết quả xét duyệt,thanh tra - Thông tin tra cứu Kết quả xét duyệt Kết quả thanh tra Phòng VHTT huyện Phòng VHTT huyện Tiếp nhận hồ sơ Kết quả xét duyệt 11 P .Quản lý Văn hoá P .Quản lý Văn hoá Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá Cập nhật thông tin Dự kiến về kinh...  Quản lý rũi ro: dự đoán các rũi ro, thường xuyên theo dõi và cập 23 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá nhật các rũi ro Tham khảo ý kiến cấp trên khi cần thiết Bài học rút ra từ dự án Người viết: Đào Tuấn Anh Ngày: 26-06-2007 Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007.. .Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá Các kết quả liên quan đến quản lý dự án : ngữ cảnh dự án, văn bản tôn chỉ, hợp đồng nhóm, phát biểu phạm vi, WBS, chi phí dự trù, báo cáo tiến độ, báo cáo hòan tất, bài học kinh nghiệm Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án (Project Success Criteria) - Hệ thống chạy ổn định, dễ sử dụng - Đáp ứng cho nhu cầu quản. .. kế Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá là một lĩnh vực mới của mà nhóm triển khai Lý do phát triển dự án: Văn hoá thông tin là một lĩnh vực hoạt động nhạy cảm và phức tạp Nhằm nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và làm gọn nhẹ các quy trình giải quyết, xử lý các các hồ sơ thủ tục hành chính trong việc cung cấp dịch vụ công cho người dân, đặc biệt là các. .. quản lý các hồ sơ xin cấp phép các dịch vụ văn hóa - Chi phí chấp nhận được - Tiến độ thực hiện dự án đúng kế họach - Phối hợp tốt trong thực hiện dự án Mô hình của Hệ thống như sau: chủ sở hữu chủ sở hữu Thanh tra Sở VHTT Thanh tra Sở VHTT HS xin cấp phép DVVH TT về đơn thư khiếu nại tố cáo - Kết quả xét duyệt - Thông tin tra cứu - TT về thanh tra, kiểm tra - TT xử lý Quản lý các hoạt động dịch vụ văn. .. khiển, kiểm soát(CONTROLLING) [Project Name] Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá [Kickoff Meeting] 01/04/2007 [Time]Thời gian : 17h30 – 20h30 [Attendees]Số người tham gia: 1 Vũ Mạnh Sướng 2 Nguyễn Gia Đăng 3 Đào Tuấn Anh 4 Đỗ Minh Tuấn [Meeting Objective]Mục tiêu cuộc họp: 19 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá 1.Lập kế hoạch cho dự án 2.1 Lập... hiện trường b Quản lý nhân sự: phải có theo dõi và điều chỉnh kịp thời trong quá trình thực thi dự án c Quản lý chi phí: phải ước lượng chính xác về chi phí thực hiện dự án, phân tích kỹ điểm hoà vốn khi đầu tư 21 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá d Quản lý rũi ro: dự đoán các rũi ro, thường xuyên theo dõi và cập nhật các rũi ro Tham khảo ý kiến cấp trên khi . vụ: Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá nhằm tin học hoá toàn diện các hoạt động, công việc trong quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, bao gồm: • Quản lý và cung cấp dịch. • Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá • Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá. • Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá • Quản lý. về văn hoá. • Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá Để thực hiện được mục tiêu đó, HTTT có nhiệm vụ: 3 Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn