Bài 6: MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG CỦA CẤP UỶ ĐẢNG I/ Văn bản và hệ thống văn bản của Đảng: 1/ Khái niệm: Quyết định số 31 – QĐ/TW, ngày 01/10/1997 của Bộ chính trị ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, xác định “Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của Đảng, do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và Trung ương”. Hệ thống văn bản của Đảng bao gồm “toàn bộ các loại văn bản của Đảng được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở”. 2/ Vai trò của văn bản trong công tác Văn phòng cấp ủy: -Sản phẩm chủ yếu của văn phòng cấp ủy là văn bản. -Thông tin qua văn bản là thông tin chủ yếu và tin cậy của cấp ủy. -Công tác văn bản là một nhiệm vụ chính của Văn phòng cấp ủy. Đó là nhiệm vụ: Cùng với các Ban Đảng giúp cấp ủy chuẩn bị và ban hành các quyết định, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các Quyết định. Văn bản của Đảng là phương tiện, là công cụ chủ yếu, phổ biến nhất để tổ chức các mối quan hệ trong hệ thống của Đảng, trong hệ thống chính trị do Đảng lãnh đạo và trong các quan hệ đối ngoại. Qua văn bản, các cấp ủy Đảng nắm bắt thông tin kịp thời, thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, xử lý các mặt công tác theo chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của mình nhằm góp phần làm cho toàn bộ hệ thống của Đảng hoạt động được thống nhất, hướng vào thực hiện những mục tiêu, hoàn thành những nhiệm vụ trong từng thời gian nhất định. Văn bản của Đảng còn là cứ liệu, là bằng chứng lịch sử để nghiên cứu, tổng kết hoạt động của Đảng. Văn phòng cấp ủy có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu giúp cấp ủy tổ chức, điều hành công việc càng phải nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của văn bản, trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm tham mưu và tổ chức thực hiện tốt công tác này. II/ Thể thức văn bản của Đảng: Theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Trung ương về thể thức văn bản của Đảng (sẽ hướng dẫn cụ thể ở bài sau) III/ Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng: Theo Quyết định số 31 – QĐ/TW, ngày 01/10/1997 của Bộ chính trị về việc ban hành “quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”, Quyết định số 91-QĐ/TW, ngày 16/02/2004 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều của “quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng” ban hành kèm theo Quyết định số 31 – QĐ/TW, ngày 01/10/1997 của Bộ chính trị: 1/ Thể loại văn bản của Đảng: -Thể loại văn bản là tên gọi chung của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành của văn bản. -Các thể loại văn bản của Đảng gồm 23 loại: 1.1/ Cương lĩnh chính trị: là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định. 1.2/ Điều lệ Đảng: Là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng. 1.3/ Chiến lược: Là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai đoạn. 1.4/ Nghị quyết: Là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. 1.5/ Quyết định: Là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạ vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. 1.6/ Chỉ thị: Là văn bản để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể. 1.7/ Kết luận: là văn bản ghi lại các ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể. 1.8/ Quy chế: là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. 1.9/ Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ. 1.10/ Thông tri: Là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện Nghị quyết, quyết định, Chỉ thị … của cấp ủy, hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. 1.11/ Hướng dẫn: Là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cấp ủy hoặc của cơ quan Đảng cấp trên. 1.12/ Thông báo: là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện. 1.13/ Thông cáo: Là văn bản dùng để công bố một sự kiện, sự việc quan trọng. 1.14/ Tuyên bố: Là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng. 1.15/ Lời kêu gọi: Là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị. 1.16/ Báo cáo: Là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định. 1.17/ Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. 1.18/ Quy hoạch: là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp lớn cho một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài, nhiều năm. 1.19/ Chương trình: là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc của các đồng chí lãnh đạo trong một thời gian nhất định. 1.20/ Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt. 1.21/ Tờ trình: Là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định. 1.22/ Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. 1.23/ Biên bản: là văn bản ghi chép những diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của đại hội đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. 2/ Thẩm quyền ban hành văn bản: 2.1/ Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương : +Đại hội đại biểu đảng bộ cấp tỉnh ban hành: -Đại hội: Nghị quyết, Quy chế, Thông báo. -Đoàn Chủ tịch: Thông báo, Báo cáo -Đoàn thư ký: Báo cáo -Ban thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo -Ban kiểm phiếu: Báo cáo + Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, thành phố (gọi tắt là tỉnh ủy, thành uỷ) ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo. + Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ương ban hành: Nghị quyết, Quyết định, Quy định, Thông tri, Chỉ thị, kết luận, quy chế, hướng dẫn, thông báo, báo cáo. 2.2/ Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện: + Đại hội đại biểu đảng bộ cấp huyện ban hành: -Đại hội: Nghị quyết, quy chế, thông báo. -Đoàn chủ tịch: Thông báo, báo cáo. -Đoàn thư ký: Báo cáo -Ban thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo -Ban kiểm phiếu: Báo cáo + Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi tắt là huyện uỷ) ban hành: Nghị quyết, Quyết định, Kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo. + Ban Thường vụ huyện ủy ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo. 2.3/ Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp cơ sở và chi bộ: + Đại hội đảng bộ cơ sở ban hành: -Đại hội: Nghị quyết -Đoàn chủ tịch: Thông báo, báo cáo -Đoàn thư ký: Báo cáo. -Ban thẩm tra tư cách đại biểu: báo cáo -Ban kiểm phiếu: Báo cáo + Ban chấp hành Đảng bộ cơ sở ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo + Ban Thường vụ đảng ủy cơ sở ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy định, thông báo, báo cáo. + Chi bộ cơ sở và chi bộ, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở ban hành: -Đại hội: Nghị quyết -Chi bộ, đảng ủy bộ phận: Nghị quyết, báo cáo. 2.4/ Các đảng đoàn, ban cán sự đảng ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, báo cáo. * Lưu ý: Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản được quy định trên, đại hội đảng bộ các cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký) được ban hành các thể loại văn bản như: chương trình, công văn, biên bản, các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng tuỳ tình hình được ban hành các thể loại văn bản như: kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản. IV/ Đặc điểm một số loại văn bản thường dùng của cấp ủy Đảng: Một số loại văn bản thường dùng trong các cấp ủy Đảng: 1/ Công văn: Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. Về cách thể hiện, công văn có tính khuôn mẫu cao. Phải chú ý tới tính ngắn gọn, chính xác cả về nội dung và từ ngữ, trong lựa chọn kiểu câu. Tính khuôn mẫu của công văn còn thể hiện ở việc phải ghi trích yếu công văn, nhất là những công văn có nội dung quá một trang. Việc ghi trích yếu công văn tạo thuận lợi cho nhiều khâu công việc tiếp theo như đăng ký, theo dõi, giải quyết, lập hồ sơ lưu trữ và phục vụ khai thác. 2/ Nghị quyết: Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở Đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Đặc điểm cơ bản của Nghị quyết là tính cô đúc về nội dung và có tính hiệu lực cao. Đó là những nhận định, những phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, những chính sách hoặc giải pháp lớn, quan trọng về một hoặc nhiều lĩnh vực công tác, có Nghị quyết chỉ đề cập tới một lĩnh vực cụ thể. Có cả những loại Nghị quyết rất ngắn gọn chỉ để biểu thị một thái độ. Ở đại hội đảng bộ hoặc hội nghị cấp ủy có Nghị quyết không nhắc lại nội dung đã bàn, đã đúc kết mà chỉ thông qua báo cáo của Ban chấp hành hoặc cơ quan có trách nhiệm trình đề án… Các báo cáo đã được Đại hội thông qua có chức năng như một Nghị quyết. Các Nghị quyết về chuẩn y Ban chấp hành, Bí thư, Uỷ ban kiểm tra, đề bạt, điều động, kỷ luật Đảng gọi là Nghị quyết nhân sự. Chức năng của Nghị quyết là để củng cố hoặc xây dựng sự thống nhất về nhận thức, về hành động trong toàn Đảng hoặc từng tổ chức Đảng, trong hệ thống chính trị nhằm thực hiện những mục tiêu, nhiệm vụ đề ra. Yêu cầu cơ bản, cốt lõi nhất của nội dung mỗi Nghị quyết là phải đánh giá thật chính xác tình hình (bối cảnh, thành tựu, yếu kém, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm hoặc những kết luận cần rút ra), trên cơ sở đó định những phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp để thực hiện. Khi soạn thảo Nghị quyết, người biên tập phải vận dụng toàn bộ hiểu biết và năng lực của mình để thể hiện một cách trực tiếp, xác đáng, súc tích, rõ ràng các kết luận đã rút ra được trong quá trình thảo luận; không phân tích, lập luận dài dòng. Văn phong sáng sủa, gọn, tránh dùng những câu sáo rỗng, không có nội dung. Khi cần nêu lý lẽ để giải thích, biện luận, chứng minh các nội dung quan trọng trong Nghị quyết thì phải chọn lọc, cân nhắc kỹ và cũng chỉ nêu thật ngắn gọn, không sa đà để biến Nghị quyết thành một bài văn nghị luận hay như một báo cáo khoa học. Vì Nghị quyết là văn bản đúc kết những nhận định, phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp lớn, quan trọng và vì có tính hiệu lực cao của Nghị quyết nên phải do đại hội, hội nghị Ban chấp hành hay Ban Thường vụ cấp ủy ban hành, tuỳ theo tầm quan trọng của vấn đề. Nghị quyết phải do người đứng đầu tổ chức đảng ký hoặc Đại hội biểu quyết thông qua. 3/ Chỉ thị: Chỉ thị của Đảng là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp ủy, các tổ chức, các cơ quan đảng cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể. So với Nghị quyết, nội dung của Chỉ thị ít mức khái quát và phạm vi nội dung thường hẹp hơn. Các công văn, thông báo, thông tri truyền đạt và hướng dẫn công tác cho cấp dưới ít nhiều đều có tính chất “chỉ thị”. Thường khi quyết định ban hành Chỉ thị là cấp lãnh đạo phải căn cứ vào tầm quan trọng của vấn đề và yêu cầu có tính nguyên tắc cao mà cấp uỷ Đảng cấp trên thấy cần có ý kiến chỉ đạo, điều hành cấp dưới thực hiện. Một Chỉ thị có nội dung xác đáng, ra đời đúng lúc, đáp ứng đòi hỏi của tình hình có vai trò to lớn, nhiều khi làm xoay chuyển cả tình hình trong một thời gian ngắn. Một Chỉ thị thông thường cũng có kết cấu theo các phần nhưng yêu cầu của từng phần có mức độ khác với Nghị quyết. Phần mở đầu của Chỉ thị thường được trình bày rất vắn tắt với lý do phải ban hành Chỉ thị; chủ yếu là nêu tình hình thực tế và yêu cầu chỉ đạo giải quyết nhiệm vụ do thực tế đặt ra. Phần quan trọng nhất của một Chỉ thị phải làm rõ là mục đích và yêu cầu cần đạt tới, các nhiệm vụ phải làm, các biện pháp cụ thể phải được thực hiện, đối tượng phải thi hành, thời gian hoàn thành. Phần kết của Chỉ thị thường nhấn mạnh tầm quan trọng và yêu cầu của vấn đề phải giải quyết, trách nhiệm thi hành, chế độ báo cáo, thỉnh thị… Vì Chỉ thị là một văn bản chỉ đạo, điều hành nên phải viết rất cụ thể, chính xác, tư tưởng chỉ đạo phải dứt khoát, thể hiện được tính nguyên tắc, sự đòi hỏi về hiệu lực thi hành, đồng thời tạo điều kiện cho cấp dưới vận dụng sáng tạo, linh hoạt trong xử lý những tình huống cụ thể. Ngoài việc vận dụng văn phong hành chính, công vụ cho thật chuẩn xác, khi soạn thảo Chỉ thị ta có thể sử dụng cả phương pháp nghị luận giải thích khi thật cần thiết và chấp nhận cả lối diễn đạt bằng hình tượng, ngôn ngữ hình ảnh nếu nó làm tôn giá trị biểu đạt, sức lôi cuốn, làm tăng hiệu lực văn bản. Trong Chỉ thị thường xuất hiện những từ ngữ thể hiện sự khẳng định, bắt buộc như: yêu cầu, cần, cần có, cần phải, có trách nhiệm, có nhiệm vụ… tuy nhiên phải rất đề phòng việc lạm dụng các từ ngữ này. 4/ Quyết định: Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức, bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng. Quyết định là loại văn bản được các cơ quan Đảng dùng rất phổ biến để điều hành công việc. Giá trị và hiệu lực của quyết định tuỳ thuộc vào cấp quyết định, nội dung quyết định, phạm vi không gian, thời gian ra quyết định. Tính khuôn mẫu của văn bản quyết định này biểu hiện ở thể thức chặt chẽ của văn bản, ở kết cấu giống nhau (nhiều khi có mẫu cố định về một loại văn bản quyết định nào đó); khuynh hướng biểu đạt nội dung theo cách thức giống nhau (ví dụ : Theo đề nghị, căn cứ vào, xét thấy, nay quyết định, quyết định có hiệu lực từ ngày, thi hành trong phạm vi…) 5/ Thông báo: Thông báo của Đảng là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các tổ chức, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện. Thông báo theo nghĩa cổ điển là văn bản mang tính thông tin thông thường, ít mang tính pháp quy, không bắt buộc cấp dưới phải thực hiện, nhưng gần đây, nhiều cấp ủy thường dùng thông báo kết luận của cấp ủy, của thường vụ cấp ủy hoặc ý kiến của đồng chí bí thư về một số vấn đề nào đó để gửi cấp dưới. Những thông báo ấy tuy không phải là Chỉ thị nhưng nó cũng không phải mang tính thông tin thông thường mà còn mang tính chỉ đạo, lãnh đạo. Nhiều khi thông báo được dùng thay cho quyết định để cấp dưới định hướng nhận thức, xử lý công việc, tổ chức thực hiện. Vì vậy, tuy ra thông báo của cấp trên nhưng cấp dưới vẫn tiếp nhận và thực hiện như một Chỉ thị. Tuy nhiên, việc lạm dụng hình thức thông báo để thay cho Chỉ thị, quyết định là không đúng. Chỉ thị hoặc Nghị quyết thường có phần trình bày lý do ra Chỉ thị hay kiểm điểm tình hình trước, còn thông báo thường đi thẳng vào nội dung cần thông tin. Lời văn trong thông báo cần rất vắn tắt, đủ và rõ ý, không giải thích dài dòng. Phần cuối thông báo thường không đề ra yêu cầu, giao nhiệm vụ, quy định trách nhiệm và thời gian thực hiện. Nghị quyết, Chỉ thị, quyết định là những văn bản nhất thiết phải có chữ ký và dấu của người lãnh đạo cấp ủy có quyền hạn ký văn bản. Những thông báo có nội dung quan trọng, có độ mật cao vẫn phải do đồng chí cấp ủy có trách nhiệm, quyền hạn ký ban hành. Chánh văn phòng cấp ủy có thể được thừa lệnh cấp ủy để ban hành những thông báo có nội dung thông thường. 6/ Thông tri: Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn của cấp ủy, cơ quan đảng cấp dưới thực hiện Nghị quyết, quyết định, Chỉ thị hoặc thực hiện nột nhiệm vụ cụ thể. Sự phân biệt giữa thông tri và thông báo chỉ là sự phân biệt tương đối. Thông tri và thông báo đều có hướng dẫn chỉ đạo nhưng nó không thể thay thế cho Nghị quyết, quyết định và Chỉ thị. Cũng cần phân biệt thông tri và thông tư. Các cơ quan đảng không ra thông tư. Thông tư là một văn bản có quy phạm pháp luật mà chỉ một số cấp thuộc cơ quan nhà nước ban hành. 7/ Báo cáo: Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định. Đối tượng tiếp nhận báo cáo rất phong phú. Tuỳ nội dung, tính chất của báo cáo và theo quy chế làm việc, môĩ cấp ủy thường có báo cáo với cấp trên, báo cáo của cấp ủy ra Đại hội đảng bộ, báo cáo của thường vụ cấp ủy với Ban chấp hành, báo cáo của cấp ủy cấp trên với cấp ủy cấp dưới hoặc với đảng viên trong đảng bộ. Có báo cáo viết theo yêu cầu của cấp ủy cấp trên. Có báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất. Nội dung báo cáo phải trung thực, khách quan. Phải nêu rõ những hiện tượng, sự kiện quan trọng, nổi bật với những dẫn chứng tiêu biểu nhất để người tiếp nhận báo cáo hiểu thực chất và tầm quan trọng của hiện tượng, sự việc, trên cơ sở đó xác định thái độ và quyết định nội dung cần xử lý tuỳ theo chức trách cụ thể được giao. Những báo cáo thông thường do đồng chí thường trực thay mặt cấp ủy ký. Những báo cáo quan trọng về tình hình và nhân sự do đồng chí bí thư thay mặt cấp ủy ký. Khi soạn thảo báo cáo, trước tiên là phải xác định rõ mục đích, tính chất và đối tượng báo cáo, yêu cầu thời gian phải thực hiện. Sau đó phải xác định phạm vi nội dung, trọng tâm của từng loại vấn đề (nếu là một báo cáo có nhiều phần nội dung như báo cáo tổng kết chẳng hạn), các nội dung cần làm rõ. Văn phong, ngôn ngữ của báo cáo rất phong phú. Văn phong, ngôn ngữ của báo cáo rất phong phú. Nó vừa có tính khuôn mẫu, vừa vận dụng những phương pháp của phong cách chính luận như giải thích, chứng minh, phân tích, bình luận. Trong phạm vi nhất định, báo cáo chấp nhận cả lối diễn đạt hình tượng, ngôn ngữ địa phương nếu làm tôn giá trị biểu đạt của văn bản. Cần chú ý sắp xếp các sự kiện, hiện tượng, các chi tiết, dữ liệu thành một hệ thống nhất định. Tránh viết những báo cáo có nội dung chung chung, những kết luận chưa được cân nhắc kỹ. 8/ Tờ trình: Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét kết luận.Nội dung của tờ trình phải thật súc tích, nêu bật mục đích, yêu cầu, phạm vi giới hạn, quá trình xây dựng đề án và các nội dung chính của đề án. Yêu cầu của tờ trình là phải trình bày cho các cơ quan lãnh đạo rõ đề án đã được chuẩn bị đến mức nào (ví dụ: cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng đề án; đã tham khảo ý kiến các ban, ngành, các nhà khoa học về các nội dung có liên quan chưa ? Tập thể lãnh đạo cơ quan chủ đề án thảo luận các vấn đề trình ra lãnh đạo chưa, đến mức nào ?) Quan trọng nhất là phải kê ra được các vấn đề cần trình. Các vấn đề này phải chuẩn xác về mặt nội dung và phải đúng với chức trách, quyền hạn giải quyết của cơ quan lãnh đạo. Nói rõ trong các vấn đề trình ra cơ quan lãnh đạo thì vấn đề nào đã đạt được sự nhất trí cao, vấn đề lớn nào còn có ý kiến khác nhau, lý lẽ chủ yếu của các ý kiến khác nhau đó; ý kiến các cơ quan hoặc tiểu ban trình đề án về các ý kiến quan trọng còn khác nhau đó như thế nào, kiến nghị những vấn đề tập trung thảo luận, tranh luận để đi đến kết luận. 9/ Biên bản: Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của Đại hội đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng. Thông thường có hai loại biên bản: biên bản chi tiết (còn gọi là biên bản đầy đủ) và biên bản kết luận (còn gọi là biên bản tổng hợp). a/ Biên bản chi tiết: Ghi đầy đủ mọi chi tiết liên quan đến sự kiện, diễn biến hội nghị, trong đó ghi đầy đủ lời phát biểu của các thành viên tham gia hội nghị; kết quả biểu quyết hoặc kết luận của hội nghị. Thông thường biên bản chi tiết có bố cục chung sau đây: -Phần thứ nhất: Tên Đảng, tiêu đề, trích yếu hội nghị, thời gian, địa điểm, thành phần hội nghị (cấp ủy viên có mặt, vắng mặt, danh sách các đồng chí được mời tham dự, dự thính, chủ toạ, thư ký hội nghị) và các chi tiết khác nếu có (như ghi âm, ghi hình, chụp ảnh, khách mời…) -Phần thứ hai: Diễn biến hội nghị -Nội dung khái quát báo cáo, tên, chức vụ người báo cáo, tài liệu, tư liệu tham khảo kèm theo báo cáo. -Những nội dung chính mà chủ toạ hội nghị đề nghị hội nghị tập trung thảo luận. -Ý kiến phát biểu của từng người (họ tên, chức vụ, nơi công tác) -Ý kiến tổng kết hoặc kết luận của chủ toạ hội nghị. -Các vấn đề hội nghị đã quyết định, Nghị quyết được hội nghị thông qua (nếu có biểu quyết thì ghi rõ biểu quyết bằng hình thức gì, giơ tay hay bỏ phiếu kín), nếu hội nghị bỏ phiếu thù ghi rõ số uỷ viên cấp ủy có mặt, vắng mặt, số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, số phiếu tán thành, số phiếu không tán thành, tỷ lệ phần trăm). -Phần thứ ba: -Ngày giờ bế mạc và các thủ tục khác (nếu có) -Xác nhận biên bản hội nghị. -Chữ ký của chuyên viên ghi biên bản hội nghị, chữ ký của đồng chí chủ toạ hội nghị (hoặc người được uỷ quyền) và đóng dấu. b/ Biên bản kết luận: Phần đầu khái quát về hội nghị cấp ủy hoặc hội nghị Ban Thường vụ cấp ủy như: Ngày, tháng, năm, địa điểm, thành phần, nội dung hội nghị. Phần trọng tâm, chủ yếu nhất ghi rõ những kết luận hay những quyết định của cấp ủy, của Ban Thường vụ cấp ủy. Cuối biên bản phải có chữ ký của chuyên viên ghi biên bản hội nghị, chữ ký của đ/c chủ toạ hội nghị (hoặc người được uỷ quyền) và đóng dấu. Sau hội nghị phải đưa vào biên bản chi tiết, biên bản kết luận vào hồ sơ hội nghị cấp ủy hoặc hội nghị Ban Thường vụ cấp ủy cùng với các văn bản liên quan như tờ trình, báo cáo, đề án, Nghị quyết, các bản tham luận, băng ghi âm, ghi hình, phim ảnh, các thư từ gửi hội nghị (nếu có). . Vai trò của văn bản trong công tác Văn phòng cấp ủy: -Sản phẩm chủ yếu của văn phòng cấp ủy là văn bản. -Thông tin qua văn bản là thông tin chủ yếu và tin cậy của cấp ủy. -Công tác văn bản là. thức văn bản của Đảng” ban hành kèm theo Quyết định số 31 – QĐ/TW, ngày 01/10/1997 của Bộ chính trị: 1/ Thể loại văn bản của Đảng: -Thể loại văn bản là tên gọi chung của từng loại văn bản, phù. ban hành của văn bản. -Các thể loại văn bản của Đảng gồm 23 loại: 1.1/ Cương lĩnh chính trị: là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng