\ \ \ \ \_vti_bin/shtml.exe/Pcworld/PCW93- 98/SITE/HOC_TAP/10_94/9410_061.HTM/map \ \ \ \ \_vti_bin/shtml.exe/Pcworld/PC W93-98/SITE/HOC_TAP/10_94/9410_061.HTM/map 50 thủ thuật trong xử lý văn bản au đây là một số mẹo của ba phần mềm trên Windows đa số bạn đọc có dùng đến: Word for Windows của Microsoft, Ami Pro của Lotus và WordPerfect for Windows. Các mẹo này tập trung vào 3 loại: ưu thế của các tính năng mới, cách sử dụng mới các công cụ có sẵn và khắc phục các thiếu sót của từng chương trình này. Word for Windows 1. Tìm định dạng. Ai cũng nên biết cách tìm và thay đổi định dạng như dấu ngắt đoạn (paragraph) và dấu tab. Trong Word 2.0 chỉ cần chọn Edit.Replace, sau đó trong khung Find What bạn hãy nhập mã thích hợp cho định dạng bạn muốn tìm. Ví dụ Áp để tìm dấu ngắt đoạn, Át để tìm dấu tab và Áw tìm tập hợp khoảng trắng, dấu tab và dấu ngắt đoạn (để tìm các mã khác, xem mục "Searching for tabs, paragraph marks, and other special characters" trong phần Help của Word). Đối với Word 6.0, việc tìm kiếm dễ dàng hơn: chỉ cần chọn Edit.Find.Special và chọn định dạng từ danh sách. 2. Dòng chân trang. Muốn tạo dòng chân trang như "Trang n trên nnn", với nnn là tổng số trang của văn bản, hãy chọn View.Header/Footer rồi gõ "trang" và một khoảng trắng. Nhấn vào hình tượng # để chèn số trang hiện hành vào, thêm một khoảng trắng, gõ chữ "trên" và một khoảng trắng nữa. Sau đó chọn Insert.Field và chọn NumPages từ danh sách Field Names. Nhấn OK là xong. 3. Các ký tự đặc biệt. Trước đây, khi muốn chèn các ký tự quốc tế vào văn bản bạn phải dùng hộp hội thoại Insert Symbol hoặc phải nhớ các mã ký tự ANSI. Trong Word 6.0, nhập các ký tự này rất dễ nhờ các phím chức năng. Mẹo này dùng phím Ctrl kết hợp với một số dấu nào đó và ký tự bạn muốn thêm vào. Ví dụ, để đặt dấu ngã trên chữ n, hãy nhấn Ctrl rồi gõ chữ n. Hãy xem danh sách dưới đây để tìm các tổ hợp phím cho các ký tự và các dấu thông thường nhất. Tài liệu hướng dẫn sử dụng Word 6.0 có một danh sách đầy đủ các ký tự đặc biệt. Word chỉ có dấu trọng âm cho chữ thường. Muốn thêm dấu cho các chữ hoa, hãy chọn Tools.Options.Edit, sau đó đánh dấu Allow Accented Uppercase và nhấn OK. Tuy nhiên, có một số font không chấp nhận dấu; nếu cách gõ này không tạo được các ký tự mong muốn, hãy thử với font khác. 4. Sắp xếp chú thích. Muốn đưa các chú thích vào ngay bên dưới hình, hãy dùng một bảng có hai ô. Nhập hình vào ô trên, gõ chú thích vào ô dưới. Để làm điều này trong Word for Windows, hãy chọn Table.Insert Table để tạo bảng có một cột, hai hàng. Đặt Column Width là Auto. Sau đó chọn Table.Cell Height and Width và đặt chiều cao của cả hai hàng là Auto. Vào Insert.Picture để nhập hình vào ô trên, sau đó chuyển xuống ô dưới và gõ chú thích. 5. Chữ tắt. Tính năng độc đáo nhất của Word 6.0 là AutoCorrect. Nếu bạn gõ chữ "teh" và một khoảng trắng hoặc một dấu phân cách câu, bạn sẽ có chữ "the". Song, cái hay của AutoCorrect không chỉ có thế. Ví dụ nếu bạn thường xuyên dùng các từ khó gõ như esophagogastroduodenoscopy, AutoCorrect có thể làm dễ dàng hơn. Hãy điểm sáng từ, nhóm từ hoặc ngay cả câu bạn thường phải gõ, sau đó chọn Tools.AutoCorrect và gõ vào khung Replace một tổ hợp từ dễ nhớ - giả sử như ee cho từ trên. Phải nhớ chọn mục Replace Text as You Type. Bây giờ, bất kỳ lúc nào bạn gõ chữ viết tắt theo sau là một khoảng trắng hoặc dấu phân cách câu, Word sẽ nhập vào từ thay thế. Kỹ thuật của tính năng này như sau: Word lưu các từ AutoCorrect vào file NORMAL.DOT dưới dạng một mẫu (template). Đối với một vài hệ thống, Word sẽ chạy chậm đi nếu mẫu này quá lớn. Tuy nhiên có những người dùng nhập hơn 800 từ AutoCorrect, trong đó có những nhóm từ dài tới 4 câu nhưng không tác hại gì. 6. Giải quyết chữ hoa. AutoCorrect tự động sửa hầu hết các lỗi khi gõ trên bàn phím như: bắt đầu một từ bằng hai chữ hoa thay vì chỉ có chữ đầu tiên. Tuy nhiên, Word áp dụng đồng loạt quy tắc này, nên các từ có hai chữ đầu viết hoa như PCs và MHz đều bị sửa lại là Pcs và Mhz. Bạn có thể chọn Tools.AutoCorrect rồi tắt chức năng Correct TWo INitial CApitals, và sau đó AutoCorrect sẽ không sửa các lỗi có hai chữ hoa nữa. Để giải quyết trường hợp này, trong hộp thoại AutoCorrect, gõ Pcs ở mục Replace và PCs ở mục With. Thao tác này áp dụng cho bất cứ trường hợp đặc biệt nào bạn thường gặp. 7. Thêm chữ ký. Mẹo thứ ba của AutoCorrect là bạn có thể ký 50 lá thư mỗi ngày mà không hề mệt nhọc. AutoCorrect có thể giúp bạn nhập chữ ký (hay bất cứ một hình họa nào bạn thường dùng) vào tài liệu của mình. Để thực hiện kỹ xảo này, mở tài liệu có chữ ký đã được quét vào; nếu cần thì nhập chữ ký của bạn từ một file đồ họa vào một tài liệu trống. Nhấn vào chữ ký rồi chọn Tools.AutoCorrect. Word sẽ tự động đặt đối tượng bạn chọn vào khung With (dù bạn có thể không thấy được nó). Điều bạn phải làm là gõ một chữ viết tắt trong khung Replace rồi nhấn OK. Cần lưu ý là bạn không nên đặt từ viết tắt là một từ có nghĩa, vì khi bạn gõ từ đó thì chữ ký lại xuất hiện. Để tránh điều này, bạn nên thêm một con số vào từ viết tắt như logo1 hay image2. 8. Dòng chân trang: Còn tiếp. Thật là hay nếu có chữ "còn tiếp" ở phía dưới trang giấy nhưng làm thế nào để in được lên mọi trang trừ trang cuối? Trong Word 2.0, hãy chọn View.Header/Footer.Footer.OK. Trong khung footer, nhấn Ctrl-F9 để thêm vào dấu mở đóng ngoặc nhọn, rồi gõ IF bên trong. Nhấn Ctrl-F9 một lần nữa rồi gõ NUMPAGES trong dấu ngoặc. Sau đó nhấn mũi tên sang phải để di chuyển con trỏ ra khỏi ngoặc và gõ dấu >. Nhấn Ctrl-F9 một lần nữa và gõ PAGE trong dấu ngoặc nhọn. Di chuyển con trỏ ra khỏi ngoặc, gõ một khoảng trắng và chữ "còn tiếp". Khi đó ta sẽ có dòng {IF {NUMPAGES}>{PAGE} "Còn tiếp". Nhấn Ctrl-R để làm đều lề phải, rồi chọn Close là xong. Các bước trong Word 6.0 cũng tương tự. Chỉ cần xóa bớt các khoảng trắng mà Word đã thêm vào khi bạn gõ chữ vào khung Footers. 9. Menu theo ý muốn. Khi bạn thường mở một file nào đó trong Word 6.0, bạn nên đặt cố định nó vào menu File. Để làm điều này hãy nhấn Ctrl-Alt-Equal. Khi con trỏ đổi thành dấu cộng, chọn File.Open. Nhấn vào tên file của bạn một lần, rồi chọn Cancel. Tên file bây giờ sẽ xuất hiện trong menu File ngay dưới Exit. Để loại bỏ mục mới thêm vào menu hãy nhấn Ctrl-Alt Con trỏ sẽ đổi thành dấu trừ. Từ menu File, chọn tên file để loại nó ra khỏi menu. Bạn phải cẩn thận khi dùng kỹ thuật loại bỏ này: Nếu bạn chọn nhầm phải một cái tên gì khác như File.Open, bạn sẽ xóa một Open khỏi menu File. 10. Tổ hợp phím. Dùng tổ hợp phím thường nhanh hơn dùng menu rất nhiều. Trong Word 6.0 có một phương pháp nhanh chóng và dễ dàng để gán tổ hợp phím cho các lệnh. Hãy nhấn Ctrl-Alt-Gray Plus. Con trỏ sẽ đổi thành z Chọn mục Menu hoặc icon (hình tượng) bạn muốn. Khi hộp hội thoại Customize xuất hiện, giữ phím Ctrl hoặc Alt hoặc Shift (hoặc kết hợp) và gõ một ký tự. Tổ phím này sẽ xuất hiện trong khung Press New Shortcut Key. Dưới khung này bạn sẽ thấy dòng mô tả chức năng của tổ hợp phím. Nếu bạn không muốn dùng tổ hợp phím đó nữa, nhấn Backspace rồi chọn một tổ hợp phím khác. Khi đã có tổ hợp phím mong muốn, chọn Assign.Close - lệnh của bạn sẽ được gán ngay cho tổ hợp phím ấy. 11. Tính độ dài. Khung hội thoại File.Summary Info.Statistics cho biết số ký tự của toàn văn bản. Để đếm số ký tự của một phần văn bản, bạn có thể tạo một macro ngắn. Bắt đầu bằng cách chọn Tools.Macro và gõ tên macro vào khung Macro Name. Nhấn vào Edit nếu dùng Word 2.x, Create nếu dùng Word 6.0. Giữa các dòng Sub Main và End Sub, thêm dòng Print Len(Selection$()). Đóng cửa sổ macro, và chọn Yes để lưu macro. Nếu muốn bạn có thể gán cho macro một tổ hợp phím hoặc một hình tượng bằng cách chọn Tools.Options (đối với Word 2.x) hoặc Tools.Customize (Word 6.0). Để đếm số ký tự chỉ cần điểm sáng đoạn văn bản rồi thi hành macro. Tổng số ký tự của đoạn đã chọn sẽ xuất hiện ở dòng trạng thái. Chú ý rằng chức năng thống kê tài liệu của Word chỉ đếm số ký tự được in ra, còn macro này thì tính hết các ký tự được in lẫn không in (như các khoảng trắng, dấu tab hoặc dấu xuống dòng). WordPerfect for DOS 12. Chạy tốt hơn. Bạn nên có tối thiểu 4MB đĩa trống để chạy WordPerfect 6.0 for DOS. Bộ nhớ tối thiểu đòi hỏi là 480K nếu dùng chế độ văn bản và 520K đối với chế độ đồ họa hay trang. Để tiết kiệm bộ nhớ đừng khởi động Wordperfect từ DOS shell. Nếu nạp chương trình từ dấu nhắc DOS, bạn có thể tiết kiệm được chừng 100K bộ nhớ quy ước, tùy thuộc vào chương trình shell bạn đang dùng. Ví dụ như, WordPerfect version 4.0 shell hạn chế khoảng 40% bộ nhớ của WordPerfect 6.0 để dùng cho các phím nóng. Có một số chức năng của version 6.0 buộc các hệ thống 286 hoặc 386 phải bó tay. Để tăng tốc độ, hãy tắt các bổ sung không cần thiết. Chọn View và tắt các chế độ ribbon, outline bar, button bar, horizontal scroll bar và vertical scroll bar. Kế đó, phải tắt mục hyphenation. Nhấn Shift-F8 và l (hay L) để xem khung Line setup nếu bật mục hyphenation, nhấn 6 để chặn nó lại. 13. Cắt dán nhanh. Có nhiều cách để cắt và dán hơn là người dùng đã biết. Mẹo này mách cho bạn cách di chuyển một khối văn bản đến một hoặc nhiều vị trí khác. Chọn khối (xem mẹo 14 về các kỹ thuật khối), cắt nó bằng cách nhấn Backspace (thêm Y trong version 5.1), di chuyển đến vị trí đầu tiên sao chép khối văn bản bằng cách nhấn F1-R. Để sao chép tiếp khối văn bản này, di chuyển đến vị trí thứ hai, và lại nhấn F1-R. WordPerfect lưu lại 3 lần cắt sau cùng. Để sao chép lại lần cắt thứ hai hoặc thứ ba, nhấn F1-P cho đến khi xuất hiện đoạn văn bản bạn cần rồi nhấn R. 14. Kỹ thuật khối. Làm sao để thực hiện đánh dấu khối nhanh hơn. Hầu hết người dùng nhấn Alt-F4, rồi dùng các phím mũi tên để đánh dấu khối. Nhưng có cách hay hơn: dùng một trong các phím ở danh sách dưới đây : Alt-F4 sau đó Chọn Bất cứ ký tự nào Toàn bộ văn bản cho đến ký tự này tiếp theo Space Đến từ kế tiếp Period Đến câu kế tiếp Enter Đến đoạn kế tiếp Home-End Đến cuối dòng Home-Down Đến cuối màn hình Home-Home-Down Đến cuối văn bản 15. Bổ sung nhiều thuộc tính. Có khi nào bạn muốn đặt nhiều thuộc tính như chữ đậm và gạch dưới cho một đoạn văn bản không? Có một cách rất nhanh, chọn đoạn bạn muốn định dạng (xem mẹo 14). Nhấn F6 để in đậm phần văn bản đã chọn; sau đó, không cần di chuyển con trỏ, nhấn Alt-F4 và hai lần Ctrl-Home để đánh dấu khối lần nữa rồi nhấn tiếp F8 để gạch dưới đoạn văn bản đó. 16. Dấu ngắt đoạn. Bạn có muốn xem các dấu ngắt đoạn trong một văn bản mà không cần mở cửa sổ Reveal Codes? WordPerfect for DOS không chỉ cho thấy các dấu ngắt đoạn trong cửa sổ soạn thảo mà còn cho phép chọn ký tự cho dấu ngắt đoạn nữa. Để thực hiện điều này trong Wordperfect 5.1, nhấn Shift-F1-DEH để hiển thị dấu ngắt đoạn. Bây giờ nhấn Ctrl-2 để vào chế độ hiệu chỉnh. Muốn chọn dấu ngắt đoạn, nhập mã số trong tập hợp ký tự của WordPerfect. Ví dụ như 4,2 là một hình hộp màu đen. Đối với version 6.0, nhấn Alt-V sau đó là ND-Enter. Bạn có thể nhấn Ctrl-2 để vào chế độ hiệu chỉnh rồi hiệu chỉnh như trong version 5.1, hay bạn có thể nhấn Ctrl-W rồi S, lựa tập hợp ký tự từ danh sách và chọn một ký tự từ tập hợp đó. 17. Các biến số. Để lặp lại nhanh một từ hay một nhóm từ thường dùng trong WordPerfect, hãy gán nó cho một biến số. Điểm sáng nhóm từ đó (có thể dài tới 128 ký tự). Nhấn Ctrl-Page Up. Đối với version 5.1, nhập một số rồi nhấn Enter; đối với version 6.0, nhấn 1 để chọn Assign Variable, rồi nhập một số vào khung Variable. Để gọi lại một nhóm từ, nhấn Alt và gõ số bạn đã gán. Nhóm từ sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ. Word for Windows 18. Dấu gạch. Khi bạn muốn trình bày một khoảng thởi gian, như 1994 - 1995, có phải bạn sẽ dùng một gạch nối đơn giản? Để kết quả được in ra đúng, bạn nên dùng dấu gạch (-)n. Trong Word 2.x, giữ phím Alt, bật phím Num Lock rồi nhấn 0150 bên bàn phím số. Khi văn bản cần một dấu gạch (_)m, hãy nhấn Alt-NumPad 0151. Word 6.0 thêm các dấu gạch vào dễ dàng hơn. Để thêm dấu gạch n, nhấn Ctrl-Gray Minus, dấu gạch m thì nhấn Ctrl-Alt-Gray Minus (mẹo này cũng áp dụng trong các trình xử lý văn bản khác). 19. Để file gọn hơn. Khi bạn đưa một hình vào văn bản, Word 6.0 sẽ lưu bản sao của hình đó trong file văn bản của bạn. Nếu đưa văn bản cho một người khác thì không có vấn đề gì, nhưng nó có thể tạo các văn bản lớn và tốn đĩa của bạn. Nếu chỉ có mình bạn dùng văn bản và các file hình luôn ở cùng thư mục con, bạn nên tạo liên kết với nó. Để tạo liên kết này, chọn Insert.Picture. Nhấn vào tên file hình. Bây giờ hãy chọn Link to File, không chọn mục Save Picture in Document, nhấn OK để kết thúc công việc. Rất tiếc là bạn không thể mặc nhiên thực hiện chức năng này; bạn phải tạo liên kết cho mỗi hình trong mỗi văn bản của Word. 20. Tự động mở file. Bạn có muốn Word tự động mở file được lưu hoặc được mở sau cùng không? Chọn hình tượng Word trong Program Manager, nhấn Alt-Enter để mở khung hội thoại Program Item Properties, và trong khung Command Line, thêm /mFile1 để kết thúc dòng hiện tại. Lúc đó mội dung của dòng này như sau : C:\WINWORD\WINWORD.EXE/mFile1. Khi khởi động lại Word, file sau cùng sẽ tự động mở ra. 21. Chỉ dẫn đến thư mục. Word rất ích kỷ: nó luôn hiển thị thư mục Winword khi bạn lưu hay mở một file. Nếu bạn thường tìm các văn bản ở thư mục khác, tại sao bạn không thay đổi vị trí file mặc nhiên cho Word? Đối với Word 6.0, chọn Tools.Options và nhấn File Locations. Trong khung liệt kê File Types, chọn Documents, nhấn Modify và chọn thư mục bạn muốn trong khung hội thoại Modify Location. Nhấn OK.Close. Đối với Word 2.x thì chọn Tools.Option, rồi nhấn W để xem các chọn lựa ban đầu của Word trong File WIN.INI. Điểm sáng dòng chữ trong khung Option ghi đè lên nó dòng DOC-path. Vào khung Setting, gõ tên ổ đĩa và thư mục mặc nhiên cho Word. Nhấn Set.Close rồi thoát và khởi động lại Word. 22. Đơn vị đo. Hầu hết chúng ta cài Word for Windows có thước đo mặc nhiên được tính bằng inch. Nhưng khi có công việc cần thước đo tính bằng điểm (dùng cho khoảng cách dòng) hay centimet (dùng cho kích thước trang giấy) thì sao? Bạn đừng thất vọng. Bạn không phải thay đơn vị đo đạc cho toàn văn bản. Chỉ cần gõ một số và một từ viết tắt thích hợp trong bất kỳ khung hội thoại nào cần đơn vị đo đạc, Word sẽ qui số đo đó ra inch. Xem bảng viết tắt sau : Đơn vị Viết tắt Centimeter cm Inche In Line Li Pica Pi Point Pt 23. Căn giữa. Đối với các tài liệu chỉ có một trang, tốt nhất nên đặt nó vào giữa trang giấy. Với các version trước, đây là một việc khó làm, nhưng với Word 6.0 thì rất dễ dàng. Hãy dời con trỏ vào trang bạn muốn sửa. Chọn File.Page Setup, rồi chọn Layout, sau đó Center hay Justified trong khung Vertical Alignment. Nếu chọn Center văn bản sẽ được đặt vào giữa trang giấy. Còn Justified thì điều chỉnh khoảng cách để dòng đầu tiên sát với lề trên và dòng cuối sát lề dưới. Khi nhấn OK, Word sẽ tự động thêm và chỉnh lại các khoảng cách trong văn bản. Nếu bạn không thấy thay đổi gì, hãy chọn View.Page Layout. Nếu muốn điều chỉnh nhiều trang, hãy chọn các trang đó, rồi vào File.Page Setup.Layout. Ami Pro 24. Tìm định dạng. Các công cụ tìm kiếm định dạng của Ami Pro không bao quát bằng của Word. Để tìm và thay thế các dấu ngắt đoạn, chọn Edit.Find & Replace, đưa con trỏ vào khung Find, nhấn Ctrl-Enter. Để tìm và thay thế các dấu tab, cũng làm giống như thế nhưng nhấn Ctrl-Tab. 25. Dòng chân trang. Muốn tạo dòng chân trang như "Trang n trên nnn", với nnn là tổng số trang của văn bản trong Ami Pro 3.3, trước tiên chọn Page.Header/Footer.Footer.OK. Sau đó chọn Page.Page Numbering. Trong khung Leading, gõ chữ "Trang" và một khoảng trắng rồi nhấn OK. Thêm một khoảng trắng nữa rồi gõ chữ "trên" và một khoảng trắng. Chọn Edit.Insert.Doc Info Field, sau đó chọn Number of Pages và nhấn Insert.Cancel.OK. 26. Các ký tự đặc biệt. Nếu bạn muốn dùng các ký tự đặc biệt hoặc các ký tự có dấu trong Ami Pro, bạn chỉ cần thi hành macro TYPECHAR.SMM của Ami Pro. Chọn Tools.Macros.Playback, lựa TYPECHAR.SMM từ danh sách các macro trong thư mục Macro rồi nhấn OK.TYPECHAR.SMM sẽ thêm một mục menu là Chars vào thanh menu. Để thêm một ký tự đặc biệt, chọn Chars.Select Characters rồi chọn ký tự bạn muốn từ danh sách. Muốn thêm nhiều ký tự, nhấn Insert, rồi chọn các ký tự tiếp theo; nhấn OK để hoàn tất công việc. Bạn có thể dễ dàng thực hiện các ký tự bạn thường dùng bằng cách thêm chúng vào menu Chars hoặc gán tổ hợp phím cho chúng. 27. Sắp xếp chú thích. Việc điều chỉnh các chú thích dưới các hình trong Ami Pro nhìn chung cũng giống như trong Word, nhưng có một vài khác biệt cụ thể. Chọn Tools.Tables trong khung hội thoại Creat Table, xác định bảng có hai dòng, một cột, nhấn OK. Kế đó chọn Table.Modify Table Layout, trong mục Default Rows hãy bỏ chức năng Automatic rồi nhấn OK. Dùng chuột thay đổi kích thước ô trên để khớp với hình rồi chọn File.Import Picture để nhập hình bạn cần. Khi đã nhập hình xong, bạn chỉ cần gõ chú thích ở ô bên dưới. 28. Thay đổi màu. Nếu trong tài liệu của bạn chứa hai đoạn có dạng thay đổi (như câu hỏi và trả lời), bạn có thể tạm thời thay đổi màu cho mỗi dạng, ví dụ từ đen sang đỏ và xanh. Cách đổi màu này nổi bật giúp bạn phân biệt rõ và bạn có thể đổi lại thành màu đen bất cứ lúc nào. Có thể dùng kỹ thuật này để làm nổi phần tựa đề, trích dẫn và những đoạn đặc biệt khác trong khi soạn thảo. 29. Kiểm tra chức năng Spelling Checker (Kiểm lỗi chính tả). Đôi khi cũng có các lỗi hoặc từ trùng lặp trong từ điển người dùng. Làm sao để sửa chúng? Hãy đổi tên file từ điển người dùng LTSUSER1.DIC (nằm trong thư mục \AMIPRO) thành CHECK.DIC. Nạp Ami Pro, vào File.Open và chọn kiểu file là Email, rồi mở file CHECK.DIC. Vào Tools.Spell Check để kiểm tra file. Khi Ami Pro kiểm tra CHECK.DIC nó sẽ dừng tại mỗi từ để hỏi bạn có muốn thay thế, bỏ qua hoặc bổ sung từ đó vào từ điển người dùng không? Mỗi lần Ami Pro dừng, bạn hãy tự kiểm tra từ đó. Nếu đúng nhấn vào Add to dictionary; nếu không, nhấn Skip. Nếu Ami Pro báo rằng từ đó trùng với một từ đã có sẵn thì bạn đừng bổ sung nó vào từ điển, Ami Pro sẽ tự động tạo một bản sao mới của LTSUSER1.DIC chứa danh sách các từ đúng chính tả và từ không trùng lặp. 30. Tăng tốc độ cuộn màn hình. Các hình được nạp vào văn bản làm màn hình phải vẽ lại rất chậm mỗi khi bạn sửa đổi hay cuộn màn hình. Để màn hình cuộn nhanh hơn, chọn Tools.SmartIcons rồi chọn hình tượng Show/Hide pictures trong khung liệt kê các hình tượng Available. Kéo hình tượng này vào bảng hình tượng hiện hành rồi nhấn OK. Sau này khi bạn cần sửa đổi một file có nhiều hình, hay di chuyển các khung hình, chỉ cần nhấn vào hình tượng Show/Hide pictures để chữ 'X' biến mất. Tất cả các khung chứa hình bây giờ sẽ xuất hiện chữ 'X' lớn thay cho hình. Khi bạn muốn hiển thị lại hình, nhấn vào hình tượng này để chữ 'X' xuất hiện lại. 31. Đường chuẩn. Nếu bạn muốn sắp xếp nội dung trong một trang, đường kẻ chuẩn có thể giúp bạn điều chỉnh khung và các thành phần khác. Nhưng Ami Pro không có các công cụ kẻ chuẩn, bạn có thể dùng đường viền của khung Styles như một thước kẻ thẳng. Để làm điều này, hãy chọn View.Show Styles Box, sau đó chỉnh kích thước của khung thành một hình chữa nhật hẹp dài hết trang giấy. Để xác định vị trí chính xác trên trang giấy, hãy mở thước đo của Ami Pro bằng cách chọn View.View Preferences.Vertical ruler.OK rồi chọn View.Show Ruler. Bây giờ bạn có thể sắp đặt khung Styles với thước đo thích hợp. Chỉ cần dời chuột vào vùng tiêu đề của khung Styles và kéo khung vào vị trí bạn cần trên trang giấy. 32. Thông tin từ dải trạng thái. Bạn có thể dùng dải trạng thái ở cuối cửa sổ Ami Pro để hiển thị các loại thông tin. Chỉ cần nhấn vào bất cứ điểm nào ngay trong dải trạng thái để xem tên đường dẫn, tên file của văn bản, giờ, ngày tháng, dòng, cột và trang hiện hành. 33. Khoảng trắng không ngắt. Hãy dùng khoảng trắng không ngắt để Ami Pro giữ hai hoặc nhiều từ trên cùng một dòng. Ví dụ như để có chữ New York trên cùng dòng, gõ New, nhấn Ctrl-Space rồi gõ York. Kể từ đây, các từ có cặp sẽ luôn nằm trên cùng dòng. 34. Sắp xếp văn bản. Để bảo đảm văn bản không tràn vào một vùng nào đó trong trang, chẳng hạn như tại logo của một lá thư, bạn hãy dùng khung (frame). Trước hết, chọn Frame.Creat Frame. Kế đó, nhấn vào Manual rồi dùng chuột để thay đổi kích thước và vị trí của khung. Chọn Frame.Modify Frame Layout rồi chọn Wrap around (nếu bạn muốn đoạn văn bản ở kế bên khung) hay No wrap beside. Cuối cùng, hãy nhấn Lines & Shadows rồi loại tất cả các chức năng trong phần Lines, chọn None bên dưới Shadow và nhấn OK. 35. Cải tiến tốc độ in. Nếu bạn muốn lấy lại điều khiển hệ thống khi đang in trong Ami Pro, chọn Tools.User Setup.Options và nhớ chọn Print in background. Điều này sẽ làm quá trình in chậm đi một ít, nhưng bạn có thể trở lại công việc ngay. Nếu bạn cần kết quả in ra càng nhanh càng tốt và không cần quay về hệ thống ngay, bạn đừng chọn Print in background. Việc tắt Windows Print Manager cũng rất quan trọng, vì nếu để cả hai chức năng Print in background của Ami Pro và Print Manager thì càng mất nhiều thời gian in. 36. Vị trí tốt hơn cho SmartIcon. Ami Pro có nhiều SmartIcon nhưng rất tốn chổ nên bạn phải thu hẹp cửa sổ Ami Pro nếu muốn hiển thị hình tượng của các ứng dụng khác. Nếu bạn có màn hình độ phân giải cao, đây là kỹ thuật cho phép bạn di chuyển các hình tượng ra khỏi phạm vi của nó. Trước hết, chọn Tools.SmartIcons rồi chọn Floating trong khung liệt kê và nhấn OK. Phải nhớ thay đổi kích thước cửa sổ Ami Pro trước để nó không chiếm hết màn hình, chỉ cần kéo dải SmartIcon từ Ami Pro Windows vào cửa sổ của bạn. Mọi nút vẫn hoạt động, nhưng lại có nhiều khoảng trống cho các văn bản hơn. Để bật và tắt chế độ SmartIcon, nhấn Ctrl-Q. 37. Thêm hình tượng. Bạn có thất vọng khi không thấy được hết các hình tượng bạn muốn trên dải SmartIcon không? Đừng lo lắng, giải pháp sau sẽ giúp bạn. Chọn Tools.SmartIcons rồi nhấn vào nút Icon Size trong khung hội thoại SmartIcons. Sau đó, chọn Small(EGA) trong khung hội thoại kế bên. Bạn có thể dùng các hình tượng nhỏ nhắn này trên bất cứ màn hình nào từ VGA trở lên, lúc đó bạn sẽ có chổ để thêm nhiều hình tượng vào các tập hợp SmartIcon. 38. Xác định thư mục sao lưu. Nếu bạn thấy có nhiều file văn bản của Ami Pro trong thư mục gốc, có thể là do bạn đã chọn chức năng Auto backup trong khung hội thoại Tools.User Setup nhưng không chỉ rõ tên thư mục tên thư mục sao lưu. Để khắc phục tình trạng này, chọn Tools.User Setup.Paths, nhập một tên đường dẫn thích hợp vào khung Backup rồi nhấn OK. WORDPERFECT FOR WINDOWS 39. Đặt các mẫu theo ý muốn lên đầu. Bạn có thấy khó khăn khi phải tìm qua một danh sách dài các bảng mẫu có sẵn của Ami Pro để tìm được cái bạn cần khi chọn File.New không? Bạn chỉ cần đổi tên để các mẫu của bạn lên đầu danh sách. Tên các file chứa bảng mẫu của Ami Pro đều bắt đầu bằng một dấu gạch dưới (ví dụ như: _Default.sty). Khi DOS sắp xếp, nó đưa các ký tự đặc biệt này lên trên các ký tự thường hoặc số. Để các kiểu file bảng tính của bạn xuất hiện ở đầu danh sách, chỉ cần đặt tên bắt đầu bằng các ký tự trước dấu gạch dưới như: !, #, $, %, &, (, và dấu Á. Nhờ một trong các ký tự này, tên các file bảng mẫu của bạn sẽ được đưa lên đầu danh sách bảng mẫu File.New. 40. Hiệu chỉnh bảng mẫu. Để danh sách các bảng mẫu bớt ngổn ngang, hãy tạo một thư mục mới là C:\AMIPRO\STYLES2. Bây giờ bạn hãy chuyển tất cả các bảng mẫu trừ những bảng bạn thường dùng sang thư mục mới tạo. Các bảng vừa bị chuyển vẫn còn dùng được, nhưng sẽ không làm hổn loạn màn hình của bạn. Nếu bạn muốn dùng lại một bảng mẫu trong thư mục STYLES2, hãy chọn Tools.User Setup.Paths rồi gán đường dẫn các bảng mẫu là C:\AMIPRO\STYLES2. WordPerfect for Windows 41. Tìm định dạng. Trong WordPerfect for Windows có nhiều lựa chọn để thay thế định dạng hơn Ami Pro và Word. Trong version 5.2, hãy nhấn F2 để mở khung hội thoại Search, chọn Codes rồi lấy mã định dạng bạn muốn từ danh sách. Còn trong phiên bản 6.0 bạn có thể mở danh sách này bằng cách chọn Match.Codes trong khung hội thoại Search. 42. Dòng chân trang. WordPerfect for Windows 5.2 không có phương pháp tạo chân trang "Trang n trên nnn" dễ dàng. Nhưng với version 6.0 thì rất đơn giản nhờ có macro PAGEXOFY.WPM. Chỉ cần chọn Tools.Macro.Play trước khi in. (Nếu bạn chỉ cài đặt WordPerfect bình thường và không cài macro, bạn phải cài lại để bổ sung macro). Nhấn F4 để hiển thị danh sách các macro có sẵn, chọn macro PAGEXOFY.WPM từ mục File name trong khung hội thoại File rồi nhấn OK. Nhấn vào Play trong khung hội thoại Play Macro. Trong khung hội thoại Page X of Y Macro, nhấn nút Position để đặt số trang. Chọn lề trong mục Format. Khi thực hiện xong, nhấn OK. 43. Các ký tự đặc biệt. Việc thêm các ký tự đặc biệt khi dùng WordPerfect for Windows 5.2 hay 6.0 rất dễ, vì cả hai version này đều có các ký tự đặc biệt bao gồm các chữ cái Ả Rập, Hy Lạp, Do Thái và Kirin. Để thêm một ký tự đặc biệt, nhấn Crtl-W. Sau đó lựa ký tự bạn cần; đối với các ký tự có dấu, tốt nhất nên chọn Multinational (trong version 6.0) hay Multinational 1 (trong version 5.2). Cuộn danh sách đến khi tìm được ký tự bạn cần, nhấn Insert and Close để chèn ký tự này vào văn bản rồi đóng khung hội thoại. 44. Sắp xếp chú thích. Mẹo dùng bảng để điều chỉng các chú thích và hình đã mô tả trong Word và Ami Pro cũng thực hiện được trong WordPerfect for Windows. Thực hiện như sau: Chọn Table.Creat (trong 6.0) hay Layout.Table.Creat (trong 5.2) để tạo một bảng có hai dòng, một cột rồi nhấn OK. Kế đó, chọn Graphic.Figure (trong 6.0) hay Graphic.Figure.Retrieve (trong 5.2) rồi chọn file hình bạn cần đặt vào ô bên trên. Nhập chú thích vào ô bên dưới. 45. Soạn thảo hình tượng dải công cụ. Tính năng sửa đổi hình tượng của dải công cụ trong WordPerfect for Windows 6.0 có thể thực hiện bằng tay, nhưng việc sửa đổi các hình tượng không phải là chuyện dễ. Sau đây là cách thực hiện: Nhấn phím phải chuột vào nút bạn muốn sửa đổi rồi chọn mục Edit. Khi khung hội thoại Button Bar Editor xuất hiện trên màn hình, đưa con trỏ vào dải công cụ và nhấn đúp chuột vào nút bạn muốn. Khi khung hội thoại Customize Button xuất hiện, nhấn Edit để mở chương trình Button Bar Image Editor. Chọn màu từ bảng màu, chọn chức năng tô hoặc vẽ rồi chỉ cần nhấn và kéo chuột. Khi đã hài lòng với nút bạn vừa thiết kế, nhấn OK. 46. Đánh dấu vị trí. Tính năng QuickMark là một trong những công cụ mới nhất của WordPerfect 6.0 cả version DOS lẫn Windows. Bạn có thể dùng QuickMark để đánh dấu một vị trí trong văn bản, rồi trở lại ngay vị trí đó từ bất cứ điểm nào trong văn bản. Muốn đặt chức năng QuickMark trong phiên bản Windows, nhấn Crtl-Shift-Q. Để trở lại QuickMark hãy nhấn Crtl-Q. Trong phiên bản DOS, đặt QuickMark bằng cách nhấn Ctrl- Q và trở lại bằng Ctrl-F. Tuy nhiên, một điều cần lưu ý là mỗi lần bạn chỉ có 1 QuickMark duy nhất, khi đặt một cái mới thì cái trước đó sẽ bị xóa đi. 47. Trở lại vị trí trước đó. Bạn có muốn WordPerfect nạp các văn bản với con trỏ ngay ở vị trí lúc bạn kết thúc chương trình lần sau cùng không? WordPerfect 6.0 có thể làm được điều này. Hãy chọn File.Preferences rồi nhấn đúp vào hình tượng Environment trong hộp hội thoại Preferences. Tại góc dưới bên trái của hộp hội thoại Environment Preferences, hãy chọn một trong các chức năng của Save Workspace. Có lẽ Prompt on Exit là lựa chọn tốt nhất: mỗi lần bạn thoát khỏi chương trình, nó sẽ hỏi bạn có muốn trở lại vị trí hiện hành khi khởi động lần sau không. Khi đã thực hiện xong, chỉ cần đóng hộp thoại Preference. 48. Hiển thị 256 màu. Nếu bạn gặp trở ngại khi chạy WordPerfect 6.0 for Windows ở chế độ màn hình 256 màu, bạn có thể làm thử điều này: Nếu WordPerfect không làm việc, hãy nhấn vào hình tượng chương trình một lần để chọn nó trong Program Manager của Windows. Chọn File.Properties rồi vào khung Command Line, gõ một khoảng trắng và /FL tại cuối dòng. Tham số /FL giúp WordPerfect làm việc với một số driver màn hình. Màn hình của bạn có thể chớp một tí nhưng còn tốt hơn là không có gì. 49. File BIF. WordPerfect 6.0 for Windows dùng một file BIF để lưu các tham số của nó. Nếu WordPerfect gặp phải một lỗi nào đó, file BIF có thể bị sai lệch và WordPerfect sẽ không chạy được. Giải pháp duy nhất là xóa file đó đi. Dĩ nhiên, khi xóa file BIF có nghĩa là bạn sẽ mất hết các giá trị bạn đã đặt. Đó là lý do tại sao bạn nên sao lưu file BIF thường xuyên. 50. Chức năng mới và cải tiến? Một trong những tính năng tốt nhất của WordPerfect 5.2 for Windows là việc quản lý file của nó. tuy nhiên, trong version 6.0 WordPerfect đã thay thế chức năng này bằng việc quản lý file mới. Nếu bạn không thích dùng chức năng mới này, bạn có thể thay nó bằng file WINFILE.EXE của Windows hay bất kỳ tiện ích quản lý file nào khác. Để thay thế nó, nhấn phím phải chuột vào dải công cụ mà bạn muốn nạp chương trình quản lý file mới. Chọn Edit rồi chọn Lauch a Program từ khung hội thoại Button Bar Edittor. Nhấn Select File và nhập tên winfile.exe (hoặc tên của một chương trình quản lý file nào khác) vào khung Filename rồi nhấn OK.OK US PC World 5/1994 Diễm Trang - Hồng Thái SMARTCUTS Word 6.0 for Windows Thao tác Phím Chọn một từ Nhấn đúp vào từ Chọn nhiều từ Nhấn đúp vào từ đầu tiên giữ phím trái chuột và kéo Chọn mọt đoạn Nhấn 3 lần vào đoạn Chọn nhiều đoạn Nhấn 3 lần vào đoạn đầu tiên giữ phím trái chuột và kéo Chọn toàn văn bản Ctrl-A Auto-format Ctrl-K Copy formatting Ctrl-Shift-C Paste formatting Ctrl-Shift-V Đổi thành chữ hoa Shift-F3 Chọn kiểu chữ Ctrl-Shift-F Chọn kích thước chữ Ctrl-Shift-P Chọn Style Ctrl-Shift-S Dùng Style thường Ctrl-Shift-N Trở lại thao tác trước Shift-F5 SMARTCUTS WordPerfect 6.0 for Windows Thao tác Phím Chọn một từ Nhấn đúp vào từ Chọn câu Nhấn 3 lần vào câu hay nhấn lề trái Chọn một đoạn Nhấn 4 lần vào đoạn hay nhấn đúp vào lề trái Tìm chữ F2 Tìm và thay thế chữ Ctrl-F2 Chọn kiểu chữ F9 Đặt lề Ctrl-F8 Chọn Style Alt-F8 Lưu file đang mở với tên thư mục hay định dạng khác F3 Kiểm lỗi Ctrl-F1 Tự điển Alt-F1 Kiểm tra văn phạm Alt-Shift-F1 Hiện/ẩn ruler bar Alt-Shift-F3 Hiện/ẩn menu scroll ruler power button status bar Alt-Shift-F5 Hiện/ẩn các ký tự không in Ctrl-Shift-F3 Trở về đầu trang . \_vti_bin/shtml.exe/Pcworld/PCW93- 98/SITE/HOC_TAP/10_94/9410_061.HTM/map \_vti_bin/shtml.exe/Pcworld/PC W93-98/SITE/HOC_TAP/10_94/9410_061.HTM/map 50 thủ thu t trong xử lý văn bản au đây là một số mẹo của ba phần mềm trên Windows đa số bạn đọc có. Home-Down Đến cuối màn hình Home-Home-Down Đến cuối văn bản 15. Bổ sung nhiều thu c tính. Có khi nào bạn muốn đặt nhiều thu c tính như chữ đậm và gạch dưới cho một đoạn văn bản không? Có một cách. SmartIcon nhưng rất tốn chổ nên bạn phải thu hẹp cửa sổ Ami Pro nếu muốn hiển thị hình tượng của các ứng dụng khác. Nếu bạn có màn hình độ phân giải cao, đây là kỹ thu t cho phép bạn di chuyển các hình