Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng tổ chức -hành chính công ty cổ phần dược phẩm trung ương 3

Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng tổ chức -hành chính công ty cổ phần dược phẩm trung ương 3

Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P LỜI CÁM ƠN Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất của mình đến Thạc sĩ Bùi Thị Thanh Nhàn, ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn và chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đến khi hoàn thành bài khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn các bác, các cô, chú trong văn phòng Tổ chức – Hành chính đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập, tìm hiểu vầ công tác văn phòng tại Công ty, giúp em có những số liệu cần thiết để hoàn thành bài khóa luận này. Em cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy, cô giáo trong khoa đã tin tƣởng và giao cho em nhiệm vụ to lớn này. Cuối cùng cho phép em gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè, những ngƣời thân đã động viên khích lệ em trong suốt thời gian qua. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, tháng 6 năm 2010. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P LỜI MỞ ĐẦU I . Lý do chọn đề tài Trong quá trình phát triển kinh tế và yêu cầu toàn cầu hóa, đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính và cải cách tƣ pháp hiện nay, một trong những vấn đề đặt ra là phải nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác quản trị văn phòng có ý nghĩa quan trọng trong công việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức trong tình hình hiện nay. Văn phòng giống nhƣ một bộ não chỉ đạo sự hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức. Và nhân tố làm nên thành công của hoạt động văn phòng chính là làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực văn phòng, đầu tƣ và nghiên cứu sắp xếp nhân lực văn phòng một cách hợp lý nhất. Hầu hết các doanh nghiệp thành công đều là các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực, đầu tƣ và nghiên cứu sắp xếp nhân lực văn phòng. Nguồn nhân lực văn phòng là nhân tố tác động tích cực nhất đến hoạt động thông tin, hoạt động quản lý của công ty. Do đó xây dựng nguồn nhân lực hợp lý có hiệu quả là mục tiêu của công tác văn phòng. Làm tốt công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nghĩa là giải quyết tốt các yếu tố quyết định - con ngƣời, là cơ sở để phân công, chuyên môn hóa các hoạt động văn phòng, tổ chức triển khai nhân sự một cách có hiệu quả. Với những gì đã đƣợc học hỏi thời gian qua trong nhà trƣờng và những gì đƣợc thực tế trực tiếp hai tháng qua tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3, lƣợng kiến thức em thu đƣợc đƣợc về công tác văn phòng, em nhận thấy vấn đề đặt ra cần thiết hiện nay tại văn phòng là phải có những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng nhân sự văn phòng . Xuất phát từ thực tiễn đó em quyết định chọn đề tài: “Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3”. II . Mục đích: Trên cơ sở nghiên cứu công tác sắp xếp nhân sự và các hoạt động văn phòng tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3, đánh giá chất lƣợng của công tác sắp xếp nhân sự và hiệu quả hoạt động văn phòng nhằm đƣa ra một số biện pháp phát triển nhân sự tại Phòng Tổ chức – Hành chính. III . Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là công tác nhân sự và hoạt động văn phòng của phòng Tổ chức – Hành chính tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P IV . Phƣơng pháp nghiên cứu: Sử dụng phƣơng pháp phân tích, thống kê, quan sát để đề xuất ra các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác nhân sự văn phòng. V . Kết cấu của khóa luận: Khóa luận gồm có: - Phần mở đầu. - Phần nội dung gồm 3 chƣơng: + Chƣơng một : Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác tổ chức nhân sự văn phòng. + Chƣơng hai : Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. + Chƣơng ba : Đề cập đến một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. 1.1.1 . Khái niệm: Nền kinh tế nƣớc ta hiện nay đã và đang đứng trƣớc muôn vàn cơ hội để hội nhập phát triển cũng nhƣ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hƣớng trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng đa dạng hóa, hiện đại hóa. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thƣơng trƣờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hòa nhịp cùng nền kinh tế thế giới. Muốn làm đƣợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đƣợc vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng nhƣ là : Theo tiêu chí tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức. Theo tiêu chí chức năng: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt dộng tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. Theo tiêu chí hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị. Văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của tổ chức. Nó là một chỉnh thể gồm có việc tổ chức quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt đƣợc những kết quả mong muốn. Từ sự phân tích ở trên ta thấy có rất nhiều cách tiếp cận, nhiều cách nghiên cứu để hiểu về khái niệm văn phòng. Từ đó có thể kết luận là: “Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả.” 1.1.2. Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng : Qua cách tiếp cận về văn phòng nhƣ đã nêu ở trên phần nào chúng ta cũng thấy đƣợc vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng. Thứ nhất, văn phòng là bộ máy giúp việc tham mƣu cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức để giải quyết mọi công việc của cơ quan. Tất cả mọi việc đều phải thông qua công tác văn phòng. Văn phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng chính là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P quyết định của lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Thứ hai, văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan đƣợc thƣờng xuyên, liên tục và đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Ngoài ra, văn phòng là một cỗ máy tổng hợp, điều hành mọi hoạt động của cơ quan. Mặt khác, văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp, liên hệ trao đổi công việc của cơ quan mình với cơ quan khác, với các công tác và các ban ngành có liên quan. 1.1.2.1. Vai trò: - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan. - Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đặc biệt, là quan hệ đối ngoại của cơ quan, là cầu nối giữa chủ thể với các đối tƣợng trong và ngoài tổ chức. - Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, tất cả các việc của văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý. - Văn phòng là trung tâm, là khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của cơ quan. - Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của tất cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng. 1.1.2.2. Chức năng: Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức mà văn phòng đƣợc tổ chức lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng dù tổ chức ở mức độ nào, văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản là : tham mƣu, tổng hợp và hậu cần. 1. Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan ( thuộc về ngƣời quản lý ), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, ngƣời quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Những ý kiến đó đƣợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đƣa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng án giải quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn ( ít bị sức ép, gò bó ) và mang tính chuyên sâu trong các trƣờng hợp giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này đƣợc gọi là chức năng tham mƣu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng. Tóm lại tham mƣu là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo nhằm đề xuất ý kiến, quyết định đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả cao nhất. Muốn tham mƣu tốt dựa trên hoạt động tổng hợp thông tin tốt. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 2. Chức năng tổng hợp: Đối với doanh nghiệp việc thu thập thông tin rất cần thiết, tất cả những thông tin và những vấn đề tƣ vấn cho các nhà quản lý dều xuất phát từ những thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời tất cả những thông tin ngƣợc, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọ đối tƣợng. Văn phòng là đầu mối thu thập và đƣa ra những thông tin hữu ích vào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập,quản lý sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý, đó cũng chính là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mƣu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp. Từ hai chức năng trên ta thấy tham mƣu và tổng hợp là hai công việc riêng lẻ nhƣng lại nhằm vào mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có đƣợc cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ƣu nhất phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. 3. Chức năng hậu cần: Văn phòng là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban chức năng khác nhau trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự án chuyên biệt. Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị không thể thiếu điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, thiết bị, công cụ, tài chính…Những vấn đề đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Trụ sở phòng làm việc của cơ quan, tổ chức văn phòng phải có cách sắp xếp phù hợp với mỗi loại việc, với mỗi vị trí làm việc trong từng điều kiện môi trƣờng làm việc cụ thể cho dù các thiết bị đơn sơ hay hiện đại cũng phải đƣợc bố trí hợp lý, tiện lợi, hiệu quả. Những vật dụng thƣờng xuyên, nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan đơn vị do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có nguyên vật liệu và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phƣơng thức quản lý sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của các cơ quan, đơn vị. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mƣu, tổng hợp, hậu cần…Các chức năng này vừa có tính độc lập nhƣng vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ cần thiết, quyết định đến sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng: Để thực hiện các chức năng của văn phòng, văn phòng cần có những nhiệm vụ chủ yếu sau: + Phục vụ sự chỉ đạo và điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng phải chịu sự theo dõi, đôn đốc, tổng kết kết quả thực hiện các chƣơng trình, kế hoạch làm việc trong cơ quan. Thông báo ý kiến, kết luận và chỉ đạo của lãnh đạo đến các cá nhân và bộ phận liên quan. Định kỳ làm báo cáo tổng kết về tình hình hoạt động của cơ quan theo tuần, tháng, quý, năm. Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan trong việc giải quyết những công việc mới hoặc đột xuất. + Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị của cơ quan. Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập và hoạt động của cơ quan. Xây dựng các quy chế, quy trình về quản lý hồ sơ, tài liệu, con dấu, soạn thảo văn bản, xử lý các văn bản đến đi, quản lý các sổ sách, biểu mẫu trong cơ quan. Xây dựng các chƣơng trình, các nội dung cho các sự kiện quan trọng cơ quan. Ví dụ nhƣ: sơ kết, tổng kết, các buổi gặp mặt, các ngày lễ lớn, các kỳ đại hội, hội nghị khách hàng…. + Tổ chức thực hiện việc cải cách hành chính, quản lý chất lƣợng theo ISO hoặc chuyển đổi tổ chức quản lý. + Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thƣ, lƣu trữ trong toàn thể cơ quan đồng thời hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các công tác này ở các bộ phận chức năng khác trực thuộc cơ quan. + Tổ chức tập huấn các nghiệp vụ: văn thƣ, lƣu trữ , tổ chức các sự kiện trong cơ quan, xây dựng lịch trình công tác. + Tham mƣu, tổ chức thực hiện công tác xây dựng bộ máy của cơ quan và bố trí nhân sự. Tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện công tác tổ chức cán bộ đúng với quy định. Xây dựng bộ máy trong cơ quan, bố trí nhân sự cho các phòng ban sao cho đáp ứng đúng yêu cầu hoạt động phát triển của cơ quan. Xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự, kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các chính sách đãi ngộ trong cơ quan. Lập và quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên và giải quyết các thủ tục, các chính sách có liên quan đến vấn đề nhân sự. Ví dụ: Kí hợp đồng lao động, các thủ tục về nghỉ việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm…. + Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán của cơ quan.  Quản lý nguồn kinh phí của cơ quan theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác tài chính kế toán ( trong trƣờng hợp cơ quan không có phòng Tổ chức , kế toán chuyên trách nghiệp vụ này). Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P  Quản lý vật tƣ, tài sản, bảo dƣỡng, mua sắm, sửa chữa, thanh lý theo quy định.  Xây dựng quỹ lƣơng và xét duyệt phân bổ quỹ lƣơng và các kinh phí hành chính khác đối với đơn vị trực thuộc.  Xây dựng định mức lao động và đánh giá tiền lƣơng để trình lên lãnh đạo ký duyệt. + Tổ chức thực hiện các thông tin trong cơ quan, đại diện cho cơ quan và lãnh đạo cơ quan cung cấp các thông tin cho các cơ quan truyền thông đại chúng và các tổ chức cá nhân khác có liên quan theo quy định của pháp luật.  Giúp lãnh đạo trong giao tiếp đối nội, đối ngoại.  Tổ chức lƣu trữ và bảo mật thông tin.  Triển khai xây dựng mạng thông tin nội bộ để cho quá trình truyền đạt thông tin trong nội bộ đƣợc thông suốt và nhanh chóng. 1.2. Công tác quản trị văn phòng: 1.2.1. Khái niệm: Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt đƣợc mục tiêu nhất định. 1.2.2.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng: Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức.Văn phòng hoặc phòng hành chính là “ bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cƣơng, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và hiệu quả. Trong thời đại bùng nổ thông tin các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể đƣa ra quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và có thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng đặc biệt có vị trí quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên để tăng cƣờng và phát huy đƣợc vai trò của công tác vào văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học.Thủ trƣởng cơ quan, đơn vịcần trực tiếp và thƣờng xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh.Ngoài ra, bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp, tùy theo quy mô và tính chất hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bộ máy văn phòng có thể tổ chức đầy đủ các bộ phận và số lƣợng nhân viên hoặc tổ chức gọn nhẹ ở mức tối thiểu.Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, trang thiết bị cần thiết và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho hoạt động của văn phòng. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P 1.2.3. Nội dung công tác tổ chức quản trị văn phòng: - Phân tích, dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức. Hƣớng hoạt động văn phòng theo hƣớng hiện đại hóa, phát triển bền vững đòi hỏi các nhà quản trị phải phân tích đƣợc thực trạng văn phòng. Đánh giá đƣợc các tiềm năng, nguồn lực của văn phòng. - Xây dựng kế hoạch và chƣơng trình hoạt động. Dựa trên mục tiêu tổ chức đã đạt đƣợc bộ phận văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động cho toàn bộ tổ chức bao gồm: kế hoạch mục tiêu ( kế hoạch tổng thể ), kế hoạch tổ chức ( phân bổ các quỹ về nhân sự, tài chính, tổ chức…). kế hoạch nguồn lực và kế hoạch tiến độ thực hiện. Những mục tiêu dài hạn cần đƣợc cụ thể hóa thành những mục tiêu cụ thể để chủ động tập trung nguồn lực nhằm đạt đƣợc mục tiêu một cách tốt nhất. - Lãnh đạo điều hành việc thực hiện các chƣơng trình kế hoạch. Văn phòng phải chuyển tải những nội dung trong kế hoạch hoạt động đến từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức để họ thống nhất về mục tiêu, về biện pháp và cùng nhau tự giác thực hiện. Các nhà quản trị phải chỉ đạo, điều hành công việc một cách sát sao đúng với chƣơng trình kế hoạch đã xây dựng. - Phân công, phối hợp trong thực thi công việc. Khi triển khai thực hiện kế hoạch từng phòng ban, từng đơn vị, từng cá nhân phải đƣợc phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc phải căn cứ theo chức năng của từng phòng ban, đơn vị, cá nhân. Căn cứ trên năng lực, trình độ và sở trƣờng của cá nhân. Trong khi phân công công việc nhà quản trị cần lƣu ý tạo điều kiện và xây dựng các cơ chế phối hợp hoạt động để tạo thành một khối thống nhất trong việc thực thi các nhiệm vụ đề ra. - Cung cấp nguồn lực. Để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức thì phải sử dụng và tiêu hao các nguồn lực trong tổ chức đó và văn phòng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp kịp thời và đầy đủ các nguồn lực theo yêu cầu hoạt động. Ở mỗi một phòng ban và giai đoạn hoạt động nhu cầu nguồn lực không giống nhau. - Thu hút các thành viên tham gia vào hoạt động văn phòng. Mục tiêu của tổ chức chỉ có thể đạt đƣợc khi có sự tham gia của tất cả các thành viên. Vì vậy bộ phận văn phòng phải biết tác động để cho toàn bộ nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình với ý thức tự giác, tinh thần sáng tạo, chủ động cải tiến công việc, đề xuất sáng kiến góp phần nâng cao chất lƣợng công việc và hoàn thành tốt các nhiệm vụ và công tác văn phòng. - Điều chỉnh các hoạt động. Trong quá trình quản lý và điều hành việc thực thi các kế hoạch giữa các bộ phận, các cá nhân hoặc trong từng giai đoạn thƣờng là không đều nhau có thể xảy ra sai lệch so với định hƣớng ban đầu vì thế cần điều chỉnh. - Tổng kết rút kinh nghiệm. Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Việc tổng kết rút kinh nghiệm để có đƣợc để có đƣợc những bài học mang tính lí luận và thực tiễn trong một tổ chức là rất cần thiết. Vì thế yêu cầu đặt ra cho bộ phận văn phòng khi làm công tác này là phải nghiêm túc, đánh giá tổng kết một cách toàn diện có hệ thống. - Huấn luyện chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn phòng. Văn phòng phải có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch và chỉ đạo, việc đào tạo, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn phòng đáp ứng đúng yêu cầu phát triển của tổ chức. 1.2.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tổ chức quản trị văn phòng: Hoạt động văn phòng chịu ảnh hƣởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài ảnh hƣởng gián tiếp dến hoạt động của văn phòng bao gồm yếu tố tự nhiên và yếu tố xã hội gọi là môi trƣờng hoạt động của văn phòng. Các yếu tố bên trong thƣờng đa dạng, phong phú và rất quan trọng, quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng , cần quan tâm toàn diện nhất là những yếu tố cơ bản sau: * Quy mô và hình thức tổ chức của cơ quan: Các cơ quan càng lớn càng có nhiều đơn vị trực thuộc hoặc có nhiều hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau thì công tác quản trị càng khó khăn và phức tạp. Nếu nhƣ hình thức tổ chức trong một cơ quan không khoa học, việc phân công các chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong tổ chức không cụ thể thì công tác quản trị văn phòng cũng sẽ gặp những khó khăn nhất định. * Con ngƣời trong tổ chức: Tính hữu hiệu của bất kỳ tổ chức, cơ quan nào là tuy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên mà nhất là tài nguyên về nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của từng thành viên nói riêng. * Quy chế hoạt động của tổ chức nói chung và của bộ phận văn phòng nói riêng: Quy chế hoạt động của cơ quan và các quy định của văn phòng góp phần tạo lập ra sự ràng buộc các mối quan hệ công tác và các mối quan hệ này sẽ quyết định đến kết quả hoạt động tổ chức trong đó có công tác quản trị văn phòng * Trang thiết bị văn phòng: Văn phòng là một bộ phận quản lý, ở đó có các cán bộ công nhân viên đƣợc đào tạo về các nhiệm vụ văn phòng thực hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý tổ chức hành chính. Vì vậy việc trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho việc giải quyết công việc thuận lợi hơn. Nếu trang thiết bị hiện đại sẽ giúp cho [...]... quốc gia Thực hiện chủ trƣơng cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nƣớc, tháng 11/20 03, Xí nghiệp Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 chuyển thành Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng Foriphram Tháng 09/2006, Công ty đổi thành Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Với truyền thống hơn 48... II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TỔ CHỨC- HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM TRUNG ƢƠNG 3 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3: 2.1.1 Một số nét khái quát về Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3  Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3  Tên tiếng Anh: CENTRAL PHAMARCEUTICAL JOINT STOCK COPANY No3  Tên viết tắt: FORIPHARM  Trụ sở chính: Số 16 Lê Đại Hành,... trƣơng cổ phần hóa của Nhà nƣớc đến 11/20 03 công ty đã chuyển sang hoạy động theo mô hình cổ phần, cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty tuân thủ theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức của hoạt động của Công ty Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công. .. luôn có ý thức tổ chức, điều hành hệ thống thông tin của đơn vị một cách tốt nhất Điều đó phù hợp với yêu cầu tổ chức quản trị văn phòng khoa học 1.2.5.4 Tạo lập ý thức tự giác của ngƣời lao động trong tổ chức Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Tổ chức cơ quan bao gồm cả tổ chức nhân sự, một yếu tố đặc... (Nguồn : Phòng Tổ chức – hành chính) Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 1 Đại hội đồng cổ đông Công ty: Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lầnvà... của công ty trong một số năm gần đây ta lập bảng số liệu số 01 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Bảng số 01:Bảng tóm tắt một số chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2005 đến 2009 Đơn vị tính: Triệu đồng CHỈ TIÊU N2005 N2006 N2007 N2008 N2009 STT 22 ,34 5 35 ,778 45,456 50,567 55,575 01 TỔNG... Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 + Có căn cứ để hoạch định nguồn nhân sự một cách hợp lý + Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng và phát triển nhân sự một cách hợp lý + Điều chỉnh các hoạt động nhân sự cho phù hợp Đối với nhân viên: + Giúp họ biết đƣợc khả năng hoàn thành công việc của mình + Nhìn nhận... cán bộ có chuyên sâu, thành thạo công việc và có nhiều kinh nghiệm thật sự là thế mạnh của Công ty trong môi trƣờng kinh doanh cạnh tranh nhƣ hiện nay Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 2.1.8 Mục tiêu của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 cụ thể năm 2010 là: + Đầu tƣ công nghệ hiện đại, đổi mới trang... trong một tổ chức nào đó Nhân lực là thuật ngữ chỉ con ngƣời đƣợc xem xét ở thể động Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Con ngƣời đƣợc coi là nguồn nhân lực quý giá nhất của tổ chức, nó cũng khan hiếm , cạn kiệt, biến động và biến mất Điều này đặt ra thách thức đối với nhà quản lý 1 .3. 2 Quản trị nhân sự: ... phát huy năng lực sở trƣờng của ngƣời lao động và tạo động cơ cho họ lao động tốt Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 1 Định mức lao động: là lƣợng lao động sống hợp lý để tạo ra một đơn vị sản phẩm hay để hoàn thành một nhiệm vụ công tác nào đó trong những điều kiện nhất định 2 Tổ chức lao động và công . ngƣời lao động trong tổ chức Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Nguyễn Thị Thu. phòng Tổ chức , kế toán chuyên trách nghiệp vụ này). Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung