Thảo luận Lọc tự động, rút trích, tìm kiếm, xóa các bản ghi (record) trong bảng tính Exel

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA TÀI CHÍNH- NGÂN HÀNG ĐỀ TÀI THẢO LUẬN NHÓM HỌC PHẦN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG Tên đề tài: Lọc tự động, rút trích, tìm kiếm, xóa các bản ghi (record) trong bảng tính Exel. Nhóm: 03 Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Hưng Long Mã lớp học phần: 1106INFO0111 Danh sách thành viên: Tòng Thị Duyên Võ Thùy Dung Lê Thị Dung Lê Anh Dũng Nguyễn Trung Dũng Hoàng Trùng Dương Nguyễn Quang Duy Trần Văn Đội Bùi Việt Đức Nguyễn Duy Dũng • Lời mở đầu • Biên bản họp nhóm • Nội dung thảo luận • Kết luận • Tài liệu tham khảo . Excel là một phần mềm quan trọng được ứng dụng dụng phổ biến trong thực tế, đặc biệt là trong công tác kế toán, văn phòng. Trong một bảng tính lớn, công việc tìm kiếm, rút trích, lọc là vô cùng cần thiết. Trên cơ sở đề tài thảo luận được giao là: “ Lọc tự động, tìm kiếm, trích rút, xóa các bản ghi (record) trong bảng tính Excel” nhóm 3 đã tổng hợp lại các kiến thức đã học và tham khảo thêm sách của các tác giả, cả nhóm đã cố gắng hoàn thành nội dung đề tài thảo luận theo thứ tự: 1. Tên tiêu đề 2. Khái niệm 3. Cách thực hiện, diễn giải 4. Ví dụ Để làm được điều đó, nhóm đã chia nhỏ từng phần mục để phân công cho các thành viên thực hiện. Đề tài thảo luận được thực hiện trên Office 2003. Mặc dù đã cố gắng nhưng chắc chắn cuốn thảo luận còn rất nhiều thiếu sót, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo giảng dạy và các bạn trong lớp. Xin chân thành cảm ơn! Thay mặt cả nhóm Nhóm trưởng Tòng Thị Duyên Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- tự do- hạnh phúc Hà Nội, ngày 18 tháng 03 năm 2011 BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN I 1. Thời gian: 15h00 ngày 18 tháng 03 năm 2011 2. Địa điểm: phòng học C06 trường Đh Thương Mại 3. Số thành viên : 10/10 4. Nội dung cuộc họp: -Nhóm trưởng thông qua chủ đề thảo luận với cả nhóm, đó là chủ đề 4: Lọc tự động,tìm kiếm, trích rút,, xóa các bản ghi(record) trong bảng tính Excel. -Tiến hành bầu thư kí: bạn Võ Thùy Dung -Yêu cầu các thành viên trong nhóm về tìm hiểu về đề tài thảo luận, đọc tài liệu tham khảo: gồm tài liệu thầy giáo giới thiệu, các tài liệu khác có liên quan và dựa trên kiến thức thực tế có. -Nhóm trưởng phát động và thu quỹ nhóm. Buổi họp kết thúc vào 16h15 cùng ngày. Thư ký Nhóm trưởng Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập Tự do Hạnh phúc Hà Nội, ngày 06/ 04/ 2011 BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN II • Thời gian: 15h30 ngày 06/ 04/ 2011 • Địa điểm: Hành lang phòng V701 • Thành phần: đầy đủ 10 thành viên trong nhóm 3 • Nội dung buổi họp: 1. Nhóm trưởng phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm trên cơ sở đề tài thảo luận của nhóm, ra hạn nộp bài 2. Giới thiệu, trao đổi các cuốn sách tham khảo và tài liệu. 3. Phân công các công việc trình chiếu, đánh Word. thuyết trình. Buổi họp kết thúc vào 16h15’ cùng ngày. Thư ký Nhóm trưởng Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 14 tháng 04 năm 2011 BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN III • Thời gian: 8h30 ngày 14 tháng 04 năm 2011 • Địa điểm: Sân nhà G • Thành phần: 10/10 thành viên • Nội dung buổi họp - Nhóm trưởng thu bài thảo luận cá nhân của các thành viên - Thảo luận tổng hợp lại để hoàn thành phần lý thuyết và bài tập - Giao nhiệm vụ đánh máy, trình chiếu. Buổi họp kết thúc vào 10h cùng ngày Thư ký Nhóm trưởng Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2011 BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN IV • Thời gian: 8h00 ngày 17 tháng 04 năm 2011 • Địa điểm: Sân Kí túc trường ĐH Thương mại. • Thành phần: 10/10 thành viên • Nội dung buổi họp: - Cả nhóm xem bài thảo luận đã được đánh máy trên cơ sở tổng hợp lại từ các bài cá nhân từ buổi trước, tiến hành đóng góp ý kiến và sửa chữa. - Phân công thuyết trình. Buổi họp kết thúc vào 10h cùng ngày Thư ký Nhóm trưởng Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2011 BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN V • Thời gian: 15h00 ngày 20 tháng 04 năm 2011 • Địa điểm: Sân Kí túc trường ĐH Thương mại. • Thành phần: 10/10 thành viên • Nội dung buổi họp - Cả nhóm duyệt cuốn thảo luận nhóm - Sửa chữa lại lỗi chính tả trong bản Word. Buổi họp kết thúc vào 16h cùng ngày Thư ký Nhóm trưởng Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên Nội dung thảo luận Đề tài thảo luận: Lọc tự động, tìm kiếm, trích rút, xoá các bản ghi (record) trong bảng tính Excel. * Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu (database) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xoá, rút trích những dòng dữ liệu thoã mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này phải tạo ra vùng cơ sở dữ liệu ( Vùng Database), vùng tiêu chuẩn ( Vùng Criteria) và vùng trích dữ liệu ( vùng Extract). Cụ thể trong bảng tính “ Điểm thi thử của học sinh Hà Nội khối D” dưới đây, vùng: A1:H8 là vùng Database, J1:J2 là vùng Criteria, A10:H12 là vùng Extract. - Vùng cơ sở dữ liệu ( vùng Database): gồm ít nhất 2 dòng, dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột, gọi là tên trường (Field name) của CSDL. Tên trường phải là dữ liệu kiểu chuỗi và không được trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi là bản ghi( record). - Vùng tiêu chuẩn ( Vùng Criteria): chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích, Vùng này gồm ít nhất hai dòng, dòng đầu tiên chứa tiêu đề, dòng còn lại chứa dữ liệu. - Vùng trích rút dữ liệu (Vùng Extract): chứa các bản ghi của vùng cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng trích rút dữ liệu cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn trích rút. Khi thực hiện trích rút thì cần vùng này, còn tìm kiếm, xóa….thì không cần đến vùng này. I. Lọc dữ liệu trong Excel Có 2 kiểu lọc 1. Lọc tự động a. Khái niệm - Lọc các bản ghi là chỉ cho hiện các bản ghi thỏa mãn một điều kiện nào đó. b. Cách thực hiện Bước 1: Kích vào bảng Database Bước 2: Data  Filter  Auto Filter Khi đó tất cả các ô tiêu đề đều xuất hiện nút . Lựa chọn trường chứa điều kiện lọc, bấm vào mũi tên Khi kích vào nút của một cột thì xuất hiện một menu liệt kê tất cả các giá trị của cột đó và thêm các mục: All: nghĩa là tất cả các giá trị. Blanks: chỉ hiện những bản ghi trắng. Nonblanks: chỉ hiện những bản ghi không trống. Top 10: có nghĩa là10 bản ghi có giá trị lớn nhất ở cột này. Chỉ dùng cho cột số. Có thể thay đổi số bản ghi ( không bắt buộc là 10). Custom: có nghĩa là có thể nhập vào điều kiện lọc phức tạp. Phần còn lại là danh sách giá trị của các bản ghi trong CSDL tại cột đó. [...]... Row để xóa các dòng Chú ý: Muốn hiện lại toàn bộ các bản ghi của bảng tính ta thực hiện: Data/ Filter/ Show all Ví dụ: Vẫn bảng tính trên muốn xóa các bạn có điểm thi môn Văn là 8 thì ban đầu ta thực hiện các bước như tìm kiếm, thì bảng tính chỉ giữ lại những bạn có điểm thi môn Văn là 8, sau đó chọn dòng và thực hiện Edit/ Delete Row thì các bạn đó sẽ được xóa khỏi danh sách Kết luận: Với các thao... Advanced Filter đầy đủ, kết quả địa chỉ của vùng được Criteria hiện trong hộp Criteria Range - Cuối cùng là kích OK Khi đó các bản ghi không thỏa mãn điều kiện trong vùng Criteria sẽ bị dấu đi, bảng tính chỉ còn lại các bản ghi thỏa mãn điều kiện Chú ý: Muốn hiện lại toàn bộ các bản ghi của bảng tính ta thực hiện: data/ Filter/ Show all *Ví dụ: Tìm kiếm những bạn có điểm thi môn văn là 8, ta thực hiện như... hiện menu liệt kê tất cả các giá trị của trường này Nháy vào giá trị CAU GIAY Bảng tính chỉ giữ lại các bản ghi thoả mãn điều kiện QUAN/HUYEN = “Cau Giay” d Lọc theo nhiều cột Ta tiền hành lọc thao từng cột, cách tiến hành lọc từng trường là lọc một cột như đã trình bày trên * Huỷ lọc đã đặt với cơ sở dữ liệu : lại dùng lệnh cũ Data  Filter  Auto Filter Ví dụ: trong bảng tính “ Điểm thi thử của học...c lọc theo một cột: Kích vào mũi tên của cột cần lọc, khi đó sẽ xuất hiện menu liệt kê các giá trị của cột này, nháy vào giá trị của điều kiện lọc, bảng tính sẽ giữ lại các bản ghi thoả mãn điều kiện đã chọn Ví dụ: Trong bảng tính trên, ta chỉ muốn giữ lại bản ghi có tên Quận/huyện là “Cau Giay” thì ta tiến hành như sau: Chọn cột... IV Xóa các bản ghi thỏa mãn điều kiện 1 Khái niệm: Là loại bỏ các bản ghi thỏa mãn một điều kiện nào đó 3 Cách thực hiện Bước 1: Di chuyển con trỏ vào vùng Database Bước 2: Data/ Filter/ Advanced Filter Khi đó xuất hiện hộp thoại Advanced Filter, xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range và địa chỉ vùng Criteria Range vào hộp Criteria Range tương tự như trong tìm kiếm Bước 3: Chọn các bản ghi. .. hộp Copy to Chọn OK, các bản ghi thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria sẽ được chép vào vùng Extract • Trong hộp thoại Advanced Filter nếu chọn Unique Records Only thì các bản ghi giống nhau trong vùng trích chỉ tồn tại một bản ghi, nếu không chọn Unique Records Only thì trích đầy đủ các bản ghi thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn Ví dụ: Vẫn bảng tính trên, ta muốn trích ra những học sinh có tổng... hai ( hộp cùng hàng với hộp đầu tiên) giá trị là 7 thì các bản ghi thoả mãn 2 điều kiện trên sẽ được giữ lại Cụ thể kết quả là: 2 Lọc dữ liệu nâng cao: lọc nhờ Advanced Filter Lệnh Data/ Filter/ Advanced Filter dùng để lọc ra các mẫu tin thao các điều kiện chỉ định trong vùng tiêu chuẩn do ta thiết lập trên Sheet Cách thực hiện - Tạo vùng tiêu chuẩn lọc - Vào Data/ Filter/ Advanced Filter, xuất hiện hộp... nhanh gọn, công việc tìm kiếm, lọc, rút trích….đã giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm được các bản ghi mong muốn nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và rất tiện lợi - Giáo trình Tin học Đại cương của tác giả Bùi Thế Tâm, NXB Thời Đại Giáo trình Tin học Văn Phòng của Bùi Thế Tâm, NXB Thời Đại Giáo trình môn học Tin học Căn bản của trường Đại học cần Thơ Sử dụng Excel có hiệu quả trong việc quản lý của... địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng kết quả (phải chọn mục Copy to another location) Unique records only: nếu có nhiều mẫu tin giống nhau thì chỉ lấy duy nhất một mẫu in đại diện, ngược lại thì lấy hết các mẫu tin thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau) Hủy bỏ lọc dữ liệu: hiện tất cả các hàng trong CSDL: Data/Filter/Show all *Ví dụ: Vẫn bảng tính trên, ta muốn lọc những học sinh tên Hang... Filter, trong mục Action chọn Copy to another location, tại hộp Critera Range kích chuột vào biểu tượng ở bên phải hộp thoại để thu nhỏ hộp thoại giúp ta nhìn thấy bảng điều khiển (Criteria), sau đó dùng chuột để chọn vùng Criteria Điền địa chỉ ô A10 vào hộp Copy to , tức là ô đầu tiên của vùng muốn đặt vùng Extract - Chọn OK thì ta sẽ được kết quả: II Tìm kiếm 1 Khái niệm Là chỉ cho hiển thị những bản ghi . phòng. Trong một bảng tính lớn, công việc tìm kiếm, rút trích, lọc là vô cùng cần thiết. Trên cơ sở đề tài thảo luận được giao là: “ Lọc tự động, tìm kiếm, trích rút, xóa các bản ghi (record) trong. KHOA TÀI CHÍNH- NGÂN HÀNG ĐỀ TÀI THẢO LUẬN NHÓM HỌC PHẦN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG Tên đề tài: Lọc tự động, rút trích, tìm kiếm, xóa các bản ghi (record) trong bảng tính Exel. Nhóm: 03 Giáo viên hướng. đề thảo luận với cả nhóm, đó là chủ đề 4: Lọc tự động ,tìm kiếm, trích rút, , xóa các bản ghi( record) trong bảng tính Excel. -Tiến hành bầu thư kí: bạn Võ Thùy Dung -Yêu cầu các thành viên trong