Thảo luận Lọc tự động, rút trích, tìm kiếm, xóa các bản ghi (record) trong bảng tính Exel

Lọc dữ liệu trong Excel Bước 1: Kích vào bảng Database Bước 2: Data  Filter  Auto Filter Khi đó tất cả các ô tiêu đề đều xuất hiện nút.. lọc theo một cột:Kích vào mũi tên của cột cần l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA TÀI CHÍNH- NGÂN HÀNG

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN NHÓM HỌC PHẦN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

Tên đề tài: Lọc tự động, rút trích, tìm kiếm, xóa các

bản ghi (record) trong bảng tính Exel.

Bùi Việt Đức Nguyễn Duy Dũng

• Lời mở đầu

• Biên bản họp nhóm

• Nội dung thảo luận

• Kết luận

• Tài liệu tham khảo

Excel là một phần mềm quan trọng được ứng dụng dụng phổ biến trong thực tế, đặc biệt là trong công tác kế toán, văn phòng Trong một bảng tính lớn, công việc tìm kiếm, rút trích, lọc là vô cùng cần thiết Trên cơ sở đề tài thảo luận được giao là: “ Lọc tự động, tìm kiếm, trích rút, xóa các bản ghi (record) trong bảng tính Excel” nhóm 3 đã tổng hợp lại các kiến thức đã học và tham khảo thêm sách của các tác giả, cả nhóm đã cố gắng hoàn thành nội dung đề tài thảo luận theo thứ tự:

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập- tự do- hạnh phúc

Hà Nội, ngày 18 tháng 03 năm 2011

BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN I

1 Thời gian: 15h00 ngày 18 tháng 03 năm 2011

2 Địa điểm: phòng học C06 trường Đh Thương Mại

3 Số thành viên : 10/10

4 Nội dung cuộc họp:

-Nhóm trưởng thông qua chủ đề thảo luận với cả nhóm, đó là chủ đề 4: Lọc tự động,tìm kiếm, trích rút,, xóa các bản ghi(record) trong bảng tính Excel

-Tiến hành bầu thư kí: bạn Võ Thùy Dung

-Yêu cầu các thành viên trong nhóm về tìm hiểu về đề tài thảo luận, đọc tài liệu tham khảo: gồm tài liệu thầy giáo giới thiệu, các tài liệu khác có liên quan và dựa trên kiến thức thực tế có

-Nhóm trưởng phát động và thu quỹ nhóm

Buổi họp kết thúc vào 16h15 cùng ngày

Thư ký Nhóm trưởng

Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập Tự do Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 06/ 04/ 2011

BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN II

• Thời gian: 15h30 ngày 06/ 04/ 2011

• Địa điểm: Hành lang phòng V701

• Thành phần: đầy đủ 10 thành viên trong nhóm 3

• Nội dung buổi họp:

1 Nhóm trưởng phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm trên cơ sở đề tài thảo luận của nhóm, ra hạn nộp bài

2 Giới thiệu, trao đổi các cuốn sách tham khảo và tài liệu

3 Phân công các công việc trình chiếu, đánh Word thuyết trình

Buổi họp kết thúc vào 16h15’ cùng ngày

Thư ký Nhóm trưởng

Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập- Tự do- Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 14 tháng 04 năm 2011

BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN III

• Thời gian: 8h30 ngày 14 tháng 04 năm 2011

• Địa điểm: Sân nhà G

• Thành phần: 10/10 thành viên

• Nội dung buổi họp

- Nhóm trưởng thu bài thảo luận cá nhân của các thành viên

- Thảo luận tổng hợp lại để hoàn thành phần lý thuyết và bài tập

- Giao nhiệm vụ đánh máy, trình chiếu

Buổi họp kết thúc vào 10h cùng ngày

Thư ký Nhóm trưởng

Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập- Tự do- Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2011

BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN IV

• Thời gian: 8h00 ngày 17 tháng 04 năm 2011

• Địa điểm: Sân Kí túc trường ĐH Thương mại

• Thành phần: 10/10 thành viên

• Nội dung buổi họp:

- Cả nhóm xem bài thảo luận đã được đánh máy trên cơ sở tổnghợp lại từ các bài cá nhân từ buổi trước, tiến hành đóng góp ýkiến và sửa chữa

- Phân công thuyết trình

Buổi họp kết thúc vào 10h cùng ngày

Thư ký Nhóm trưởng

Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập- Tự do- Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2011

BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN V

• Thời gian: 15h00 ngày 20 tháng 04 năm 2011

• Địa điểm: Sân Kí túc trường ĐH Thương mại

• Thành phần: 10/10 thành viên

• Nội dung buổi họp

- Cả nhóm duyệt cuốn thảo luận nhóm

- Sửa chữa lại lỗi chính tả trong bản Word

Buổi họp kết thúc vào 16h cùng ngày

Thư ký Nhóm trưởng

Võ Thùy Dung Tòng Thị Duyên

Nội dung thảo luận

Đề tài thảo luận: Lọc tự động, tìm kiếm, trích rút, xoá các bản ghi

(record) trong bảng tính Excel

* Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu (database) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xoá, rút trích những dòng dữ liệu thoã mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng Để thực hiện các thao tác này phải tạo ra vùng cơ sở dữ liệu ( Vùng Database), vùng tiêu chuẩn ( Vùng Criteria) và vùng trích dữ liệu ( vùng Extract)

Cụ thể trong bảng tính “ Điểm thi thử của học sinh Hà Nội khối D” dưới đây, vùng: A1:H8 là vùng Database, J1:J2 là vùng Criteria, A10:H12 là vùng Extract

- Vùng cơ sở dữ liệu ( vùng Database): gồm ít nhất 2 dòng, dòng đầu tiên

chứa tiêu đề cột, gọi là tên trường (Field name) của CSDL Tên trường phải

là dữ liệu kiểu chuỗi và không được trùng lặp Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi là bản ghi( record)

- Vùng tiêu chuẩn ( Vùng Criteria): chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút

trích, Vùng này gồm ít nhất hai dòng, dòng đầu tiên chứa tiêu đề, dòng còn lại chứa dữ liệu

- Vùng trích rút dữ liệu (Vùng Extract): chứa các bản ghi của vùng cơ sở

dữ liệu thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn Vùng trích rút dữ liệu cũng

có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn trích rút Khi thực hiện trích rút thì cần vùng này, còn tìm kiếm, xóa….thì không cần đến vùng này

I Lọc dữ liệu trong Excel

Bước 1: Kích vào bảng Database

Bước 2: Data  Filter  Auto Filter

Khi đó tất cả các ô tiêu đề đều xuất hiện nút Lựa chọn trường chứa điều kiện lọc, bấm vào mũi tên Khi kích vào nút của một

cột thì xuất hiện một menu liệt kê tất cả các giá trị của cột đó và thêm cácmục:

All: nghĩa là tất cả các giá trị.

Blanks: chỉ hiện những bản ghi trắng.

Nonblanks: chỉ hiện những bản ghi không trống.

Top 10: có nghĩa là10 bản ghi có giá trị lớn nhất ở cột này Chỉ dùng cho

cột số Có thể thay đổi số bản ghi ( không bắt buộc là 10)

Custom: có nghĩa là có thể nhập vào điều kiện lọc phức tạp.

Phần còn lại là danh sách giá trị của các bản ghi trong CSDL tại cột đó

c lọc theo một cột:

Kích vào mũi tên của cột cần lọc, khi đó sẽ xuất hiện menu liệt kê

các giá trị của cột này, nháy vào giá trị của điều kiện lọc, bảng tính sẽ giữlại các bản ghi thoả mãn điều kiện đã chọn

Ví dụ: Trong bảng tính trên, ta chỉ muốn giữ lại bản ghi có tên

Quận/huyện là “Cau Giay” thì ta tiến hành như sau: Chọn cột

QUAN/HUYEN, vào Data  Filter  Auto Filter, khi đó xuất hiện mũi tên ngay sau tên trường QUAN/HUYEN

Nháy vào mũi tên, xuất hiện menu liệt kê tất cả các giá trị của trường nàyNháy vào giá trị CAU GIAY

Bảng tính chỉ giữ lại các bản ghi thoả mãn điều kiện QUAN/HUYEN =

“Cau Giay”

d Lọc theo nhiều cột

Ta tiền hành lọc thao từng cột, cách tiến hành lọc từng trường là lọc một

cột như đã trình bày trên.

* Huỷ lọc đã đặt với cơ sở dữ liệu : lại dùng lệnh cũ Data  Filter 

Auto Filter

Ví dụ: trong bảng tính “ Điểm thi thử của học sinh Hà Nội khối D” trên,

ta muốn lọc: các học sinh ở Cầu Giấy và có điểm thi môn Tiếng Anh >7 thì ta tiến hành như sau: Đưa con trỏ vào vùng Database, dùng lệnh Data

 Filter  Auto Filter, khi đó tất cả các trường đều xuất hiện mũi tên

ngay sau tên trường

Nháy vào mũi tên ngay sau tên trường QUAN/HUYEN và chọn giá trị “Cau Giay” để lọc ra những hoc sinh ở Cầu Giấy như đã thực hiện ở mục lọc theo một cột, tiếp tục nháy vào mũi tên ngay sau tên trường “ANH”, chọn

Custom

Xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter, ở hộp đầu tiên chọn Is greater than

và điền vào hộp thứ hai ( hộp cùng hàng với hộp đầu tiên) giá trị là 7

thì các bản ghi thoả mãn 2 điều kiện trên sẽ được giữ lại Cụ thể kết quả là:

2 Lọc dữ liệu nâng cao: lọc nhờ Advanced Filter

Lệnh Data/ Filter/ Advanced Filter dùng để lọc ra

các mẫu tin thao các điều kiện chỉ định trong vùng

tiêu chuẩn do ta thiết lập trên Sheet

Cách thực hiện

- Tạo vùng tiêu chuẩn lọc

- Vào Data/ Filter/ Advanced Filter, xuất hiện hộp

thoại như bên

Action:

+ Filter the list, in-place: kết quả hiển thị trực tiếp

trên vùng CSDL

+ Copy to another location: kết quả được đặt tại một vị trí khác.

List range: chọn địa chỉ vùng CSDL.

Criteria range: chọn địa chỉ vùng tiêu chuẩn.

Copy to: chọn địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng kết quả (phải chọn mục

Copy to another location)

Unique records only: nếu có nhiều mẫu tin giống nhau thì chỉ lấy duy nhất

một mẫu in đại diện, ngược lại thì lấy hết các mẫu tin thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau)

Hủy bỏ lọc dữ liệu: hiện tất cả các hàng trong CSDL: Data/Filter/Show all.

*Ví dụ: Vẫn bảng tính trên, ta muốn lọc những học sinh tên Hang sang

vùng khác, bắt đầu từ ô A10 thì ta tiến hành như sau:

- Tạo trước vùng Criteria, cụ thể ở đây ta gõ vào ô J1 là TEN và J2 là Hang

- Đưa con trỏ vào vùng Database, thực hiện lệnh Data /Filter/ Advanced Filter

Xuất hiện hộp thoại Advanced Filter, trong mục Action chọn Copy to another location, tại hộp Critera Range kích chuột vào biểu tượng ở bên phảihộp thoại để thu nhỏ hộp thoại giúp ta nhìn thấy bảng điều khiển (Criteria), sau đó dùng chuột để chọn vùng Criteria Điền địa chỉ ô A10 vào hộp Copy

to , tức là ô đầu tiên của vùng muốn đặt vùng Extract

Trong thao tác này cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria.

Bước 1: Di chuyển con trỏ vào vùng Database

Bước 2: Data/ Filter/ Advanced Filter Khi đó xuất hiện hộp thoại

Advanced Filter :

- Chọn Filter the list, in plase ở mục Action

- Tại hộp List Range: gõ địa chỉ vùng Database ( cả phần tiêu đề) Hoặc cóthể kích vào biểu tượng ở bên phải hộp List Range để thu nhỏ hộp thoại lạigiúp ta nhìn thấy bảng tính, sau đó dùng chuột lựa chọn toàn bộ vùngDatabase, kích vào biểu tượng ở bên phải hộp List Range để trở về trạngthái ban đầu

- Tại hộp Criteria Range: gõ địa chỉ vùng Criteria Range (cả phần tiêu đề).Hoặc có thể kích vào biểu tượng ở bên phải hộp Criteria Range để thu nhỏhộp thoại giúp ta nhìn thấy toàn bộ vùng Criteria, kích vào biểu tượng ở bênphải hộp Criteria Range để hộp thoại Advanced Filter đầy đủ, kết quả địachỉ của vùng được Criteria hiện trong hộp Criteria Range

- Cuối cùng là kích OK Khi đó các bản ghi không thỏa mãn điều kiện trongvùng Criteria sẽ bị dấu đi, bảng tính chỉ còn lại các bản ghi thỏa mãn điềukiện

Chú ý: Muốn hiện lại toàn bộ các bản ghi của bảng tính ta thực

hiện: data/ Filter/ Show all

*Ví dụ: Tìm kiếm những bạn có điểm thi môn văn là 8, ta thực

hiện như sau:

- Tạo trước vùng database và vùng Criteria Tạo vùng Criteria bằng cách gõ

vào ô J1 là Van, J2 là 8

- Di chuyển con trỏ vào vùng Database

- Data/ Filter/ Advanced Filter Khi đó xuất hiện hộp thoại Advanced Filter,

chọn Filter the list, in plase ở mục Action

- Xác định địa chỉ vùng Database và vùng Criteria như sau

- Chọn Ok, thì ta thu đuợc kết quả.

Trong mục Action chọn Copy to another location Xác định địa chỉ vùng Database vào List Range, xác định địa chỉ vùng Criteria, xác định địa chỉ vùng Extract vào hộp Copy to Chọn OK, các bản ghi thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria sẽ được chép vào vùng Extract.

• Trong hộp thoại Advanced Filter nếu chọn Unique Records Only thì các bản ghi giống nhau trong vùng trích chỉ tồn tại một bản ghi, nếu không chọn Unique Records Only thì trích đầy đủ các bản ghi thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn

Ví dụ: Vẫn bảng tính trên, ta muốn trích ra những học sinh có tổng điểm

bằng 20 thì ta thực hiện như sau:

- Lập thêm một cột TONG DIEM ở cột I

Ở ô I2 điền = F2+ G2+ H2

Kéo chuột xuống ta được các giá trị TONG DIEM của các học sinhtiếp theo

- Tạo vùng Criteria mới: gõ TONG DIEM vào K1 và 20 vào K2

- Đưa con trỏ vào vùng cơ sở dữ liệu, thực hiện Data/ Filter/

Advanced Filter, hiện ra hộp thoại Advanced Filter, chọn Copy to another location ở mục Action, dùng chuột để kéo địa chỉ vùng Database và vùng Criteria vào hộp List range và Criteria Range tương tự như thực hiện với mục tìm kiếm Điền A11 vào hộp Copy to là ô đầu tiên muốn đặt vùng Extract

Chọn Ok, ta được kết quả:

IV Xóa các bản ghi thỏa mãn điều kiện

1 Khái niệm:

Là loại bỏ các bản ghi thỏa mãn một điều kiện nào đó

3 Cách thực hiện

Bước 1: Di chuyển con trỏ vào vùng Database.

Bước 2: Data/ Filter/ Advanced Filter Khi đó xuất hiện hộp thoại Advanced

Filter, xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range và địa chỉ vùng Criteria Range vào hộp Criteria Range tương tự như trong tìm kiếm

Bước 3: Chọn các bản ghi thỏa mãn điều kiện (đánh dấu, bôi đen)

Bước 4: thực hiện Edit/ Delete Row để xóa các dòng.

Chú ý: Muốn hiện lại toàn bộ các bản ghi của bảng tính ta thực hiện: Data/

Filter/ Show all

Ví dụ: Vẫn bảng tính trên muốn xóa các bạn có điểm thi môn Văn là 8 thì

ban đầu ta thực hiện các bước như tìm kiếm, thì bảng tính chỉ giữ lại những bạn có điểm thi môn Văn là 8, sau đó chọn dòng và thực hiện Edit/ Delete Row thì các bạn đó sẽ được xóa khỏi danh sách

Kết luận:

Với các thao tác nhanh gọn, công việc tìm kiếm, lọc, rút trích….đã giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm được các bản ghi mong muốn nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và rất tiện lợi

- Giáo trình Tin học Đại cương của tác giả Bùi Thế Tâm, NXB Thời Đại

- Giáo trình Tin học Văn Phòng của Bùi Thế Tâm, NXB Thời Đại

- Giáo trình môn học Tin học Căn bản của trường Đại học cần Thơ

- Sử dụng Excel có hiệu quả trong việc quản lý của tác giả Nguyễn Bá Tiến, NXB Thống Kê