QUẢN TRị tồn KHO NHU cầu độc lập

Để đơn giản cho quá trình phân tích chi phí xác định qui mô đặt hàng, mô hình EOQ Economic Order Quatity đưa ra các giả thiết sau: - Giả thiết 1, mức sử dụng xác định và đều: mặc dù nhu

CHƯƠNG VIII QUẢN TRỊ TỒN KHO NHU CẦU ĐỘC LẬP

I PHÂN TÍCH CHI PHÍ LIÊN QUAN ĐẾN TỒN KHO

1- Hệ thống tồn kho

Một hệ thống tồn kho có thể là một tập hợp các thủ tục xác định bao nhiêu tồn kho sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả

Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó Phí tổn đó phụ thuộc vào:

+ Phương pháp kiểm soát tồn kho

+ Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn dự trữ trong thời gian đặt hàng

+ Số lượng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt hàng

Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho, và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho

2- Quan điểm khác nhau về lượng tồn kho cần thiết

Các nhà tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để công ty có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào tồn kho

Các nhà sản xuất muốn có thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng hiệu quả máy móc thiết

bị, lao động Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàng qui mô lớn có thể bù đắp những lãng phí

mà tồn kho cao gây ra Điều này dẫn đến tồn kho cao

Mặc dù, cùng mục tiêu giảm thấp các phi tổn liên quan đến tồn kho song cách nhìn nhận vấn

đề có thể theo những chiều hướng khác nhau Rõ ràng, trong những điều kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách toàn diện

3- Phân tích chi phí tồn kho

a- Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho

- Chi phí vốn: Đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả các cơ hội đầu tư ngắn hạn

khác Trong điều kiện nguồn vốn giới hạn, đầu tư vào tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội

về vốn

- Chi phí kho: Bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền lương nhân

viên quản lý kho, các điều kiện bảo quản tồn kho (giữ nóng, chống ẩm , lầm lạnh )

- Thuế và bảo hiểm: Chống lại các rủi ro gắn với quản lý tồn kho,

công ty có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng Tồn kho là một tài sản, nó có thể bị đánh thuế do đó, tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng

- Hao hụt, hư hỏng: Tồn kho càng tăng, thời hạn giả tỏa tồn kho dài nguy cơ hư hỏng

và lỗi thời càng lớn Đây cũng là một là một chi phí liên quan đến tất cả các tồn kho ở mức độ khác nhau

- Rủi ro kinh doanh:Theo thời gian tồn kho có thể bị lạc hậu và giảm giá

b- Các chi phí giảm khi tồn kho tăng

- Chi phí đặt hàng: Là các chi phí phát sinh theo mỗi lần đặt hàng và nhận hàng như chi

phí ước lượng, thương lượng giá, chuẩn bị đơn hàng, tiếp nhận

- Giảm giá do chiết khấu khố lượng lớn: Đặt hàng qui mô lớn có thể được hưởng sự

giảm giá chiết khấu

-Chi phí chuẩn bị sản xuất: Các hệ thống sản xuất chế tạo cần chi phí cho mỗi lần chuẩn

bị sản xuất gồm: chi phí chuẩn bị tài liệu, máy móc nhàn rỗi, chi phí nhân công chuẩn bị, phế phẩm do sản xuất thử

- Chi phí cạn dự trữ: Giảm thấp tồn kho có thể phải chấp nhận khả năng cạn dự trữ cao

hơn Chi phí này bao gồm việc bỏ lỡ cơ hội bán hàng hiện tại, và trầm trọng hơn là có thể bỏ

lỡ cơ hội thu lợi nhuận tương lai

Tóm lại: Khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các chi phí lại giảm, mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho

II TÍNH TOÁN CÁC THAM SỐ CỦA HỆ THỐNG TỒN KHO

Hệ thống tồn kho thực chất là cách thức và phương tiện trả lời câu hỏi:

1 Bổ sung bao nhiêu cho mỗi lần bổ sung hàng tồn kho

2 Khi nào bổ sung tồn kho

Dưới đây chúng ta sẽ nghiên cứu cách giả quyết vần đề trên một cách định lượng

Chi phí

Tồn kho

Tổng chi phí

Khuynhhướng giảm chi

Hình VIII-1: Các khuynh hướng chi phí theo tồn kho

1- Xác định qui mô đặt hàng hiệu quả

Để đơn giản cho quá trình phân tích chi phí xác định qui mô đặt hàng, mô hình EOQ (Economic Order Quatity) đưa ra các giả thiết sau:

- Giả thiết 1, mức sử dụng xác định và đều: mặc dù nhu cầu độc lập mà tồn kho phục

vụ là khách quan với ý muốn của tổ chức lưu giữ tồn kho Như thế thật khó có thể xác định chính xác toàn bộ nhu cầu Song mô hình EOQ giả thiết nhu cầu mà chúng ta phục vụ là xác định Hơn nữa, nhu cầu hay mức sử dụng phải đều nghĩa là việc sử dụng hàng hóa trong mỗi đơn vị thời gian là không thay đổi Qua giả thiết này ta có:

+ Nếu gọi nhu cầu tiêu thu hàng hóa trong năm là Da, thì Da hoàn toàn xác định, hàng ngày sẽ là: d = Da/N với N là số ngày trong năm., nhu cầu mỗi tháng là Dm=Da/12

+ Nếu gọi Ĩ là lượng tồn kho bình quân Imax là tồn kho tối đa(ngay sau khi nhận đơn hàng) Imin là tồn kho tối thiểu (ngay trước lúc nhận đơn hàng) Ta có Ĩ=(Imax + Imin)/2

- Giả thiết 2, giá đơn vị hàng hóa không thay đổi theo qui mô đặt hàng Giả thiết này

bỏ qua khả năng có thể được hưởng mức giá chiết khấu theo quy mô đặt hàng

- Giả thiết 3, toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng giao cùng thời điểm Điều

này cho phép tích lũy toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng vào tồn kho Do đó, hệ thức

liên hệ giữa Imin và Imax như sau: Imax = Imin + Q Trong đó Q là khối lượng đặt hàng

- Giả thiết 4, thời gian đặt hàng tính vừa đủ, do đó khi đơn hàng đến mức tồn kho bằng không, không gây thiếu hụt Ta có tồn kho tối thiểu Imin=0, tồn kho tối đa Imax = Q và tồn kho bình quân trong năm:

- Giả thiết 6, chi phí tồn kho là tuyến tính theo số lượng mặt hàng tồn kho Chi phí

tồn kho như ở những phần trước chúng ta đề cập bao gồm chi phí cơ hội vốn, chi phí bảo quản tồn kho, hao hụt bảo hiểm Các chi phí này biến thiên cùng chiều với tồn kho bình quân Tuy nhiên, trong số các chi phí này cũng có những chi phí hoàn toàn phụ thuộc tuyến tính với tồn kho, ví dụ như chi phí khấu hao nhà kho, chi phí lương cán bộ quản lý kho Giả thiết thứ 6 này

bỏ qua ảnh hưởng của những chi phí như vậy, và cho rằng chi phí tổng kho trong năm phụ thuộc tuyến tính vào mức tồn kho bình quân Chi phí tồn kho trên một đơn vị tồn kho cả năm không thay đổi

Có thể biểu diễn mô hình tồn kho EOQ như sau:

Mục tiêu của mô hình EOQ là tìm qui mô đặt hàng tối ưu Như thế, mô hình sẽ nhằm vào tìm

một mức đặt hàng mà tại đó các chi phí liên quan đến qui mô đơn đặt hàng năm đạt cực tiểu

- Gọi Da là nhu cầu tiêu thụ một năm

)inImax(Im

- S là chi phí đặt đơn hàng không phụ thuộc vào qui mô

- H chi phí tồn kho một đơn vị tồn kho trong năm

- TC là tổng chi phí liên quan đến qui mô đặt hàng trong năm

Các chi phí liên quan đến qui mô đặt hàng có thể phân tích như sau:

+ Chi phí đặt hàng cả năm phụ thuộc số lần đặt hàng và chi phí một lần đặt hàng: Chi phí đặt hàng bằng = số đơn hàng mỗi năm x chi phí đặt hàng mỗi đơn hàng = ×S

QDa

+ Chi phí tồn kho cả năm phụ thuộc mức tồn kho bình quân và chi phí tồn kho một đơn

vị trong năm:

Chi phí tồn kho = mức tồn kho một năm x chi phí tồn kho một đơn vị =I×H = Q×H

2 + Tổng chi phí liên quan đến qui mô đơn hàng:

H

Q S Q

Trên hình vẽ VII-3 ta có: Ở mức đặt hàng Q1<Q* khi có sự gia tăng mức đặt hàng lên ∆Q Phần tiết kiệm chi phí đặt hàng là ∆O1 lớn hơn phần tăng chi phí tồn kho lên

∆H1 Tổng chi phí TC có khuynh hướng giảm khi tăng Q Việc tăng qui mô đặt hàng dẫn đến

giảm chi phí

Tại mức đặt hàng Q2>Q* Ứng với mức tăng qui mô đặt hàng ∆Q phần tiết kiệm chi phí đặt hàng ∆O2 nhỏ hơn phần gia tăng chi phí tồn kho ∆H1 Tổng chi phí TC sẽ tăng lên Việc tăng qui mô dẫn đến tăng chi phí

Tại Q* khi mà hai khuynh hướng chi phí đặt hàng và tồn kho cân bằng nhau chúng ta có mức đặt hàng tối ưu với tổng chi phí cực tiểu

Băng phương pháp toán học chúng ta cũng có thể chứng minh được kết quả trên Giả thiết rằng mức biến thiên của qui mô đặt hàng là liên tục Qui mô đặt hàng tối ưu Q làm TC → Min

H

DaS Q

H S Q

Da Q

TC

2

0 2 2

=

⇒

=+

TC" ( )

TC đạt cực tiểu tại qui mô đặt hàng :

EOQ H

∆O 1

H Q S Q

Da TC

2

+

=

H Q

2

S Q Da

Nhận xét: Mô hình EOQ có ưu điểm cơ bản là chỉ ra mức đặt hàng tối ưu trên cơ sở cực tiểu chi phí đặt hàng và tồn kho cho một nhu cầu xác định Tuy nhiên, nhược điểm lớn của mô hình này là dựa trên quá nhiều giả thiết khó đạt được trên thực tế Vì vậy, mô hình EOQ cần được thực tiễn hóa bằng cách loại bỏ dần các giả thiết, chấp nhận các điều kiện thực tế

2- Xác định qui mô lô sản xuất (EPL)

Nếu chúng ta nới lỏng giả thiết cho rằng tòan bộ đơn hàng phải đến cùng lúc, thì một công ty

có thể nhận đơn hàng của nó trong một khoảng thời gian nhất định Điều này kết hợp với giả thiết nhu cầu đều, thì ngay trong thời gian nhận hàng chúng ta vẫn thấy tồn tại quá trình tiêu thụ Do đó, lượng hàng hóa thực tế mà đơn hàng tích lũy vào tồn kho thấp hơn mức đặt hàng

Tình hình này cũng giống như quá trình sản xuất hàng loạt, trong thời gian sản xuất kéo dài

vẫn có quá trình tiêu thụ

Giả sử rằng công ty tiến hành sản xuất theo đơn hàng, hay sản xuất hàng loạt Khả năng sản xuất mỗi ngày theo thiết kế là p đơn vị sản phẩm Mức nhu cầu trong năm đã xác định là Da sản phẩm Nhu cầu đều mỗi ngày là d sản phẩm Chi phí đặt một đơn hàng bao gồm chi phí cho các thủ tục đặt hàng, chi phí thiết đặt lại máy móc thiết bị, chi phí lập kế hoạch tiến độ, kiểm soát sản xuất cho lô hàng, chi phí sản phẩm sản xuất thử xác định là S đồng/đơn hàng Chi phí tồn kho một đơn vị sản phẩm trong năm là H đồng Sốï ngày có thể sản xuất trong năm

N ngày Chúng ta có thể phân tích quá trình sản xuất cho đơn hàng như sau:

Khả năng sản xuất của công ty một ngày là p sản phẩm Khả năng sản xuất sản phẩm liên tục trong năm là P=N x p sản phẩm

Nhu cầu một ngày theo giả thiết tiêu thụ đều ta có p = Da/N Điều kiện hiển nhiên là p > d Quá trình nhân đơn hàng bao gồm:

+ Quá trình sản xuất với mức p đơn vị sản phẩm /ngày

+ Qúa trình tiêu thụ d đơn vị sản phẩm mỗi ngày

Kết quả là:

Imax = (1-d/p)Q

(1-d/p)Q

dxQ/p Q=EPL

Thời gian

Tồn kho

Q/p ngày

Hình VIII-4: Mô hình tồn kho EPL

+ Thời gian tiến hành sản xuất xong đơn hàng sẽ là T= Q/p ngày + Sản lượng tích lũy tồn kho mỗi ngày là p - d sản phẩm

+ Sản lượng sản phẩm đã tiêu thụ là p x T = dx Q/p sản phẩm

+ Sản lượng sản phẩm sản xuất ra tích lũy vào tồn kho là : (p - d)Q/p và bằng (1-d/p) x

Q sản phẩm Vì 0<d<p nên 0<(1-d/p)<1 nghĩa là mức tích lũy vào tồn kho luôn nhỏ hơn qui

mô đơn hàng

+ Ta có tồn kho tối đa, đạt được khi đơn hàng vừa hoàn thành:

Imax =Imin + (1-d/p)Q=1

Theo giả thiết Imin =0; Imax = (1-d/p)Q

Tồn kho bình quân : Ĩ = (Imax+ Imin)/2 = (1-d/p)xQ/2

Hàm tổng chi phí đặt hàng sản xuất và tồn kho trong trường hợp này viết là:

)()

(

p

d Q S Q

Da Q

2

Để TC → min thì qui mô đơn hàng :

)/

H

DaS Q

−

=12

Để thống nhất cơ sở thời gian cho công thức ta nhân tử số và mẫu số của phân số d/p với số ngày trong năm ta được:

P

Da Np

Nd p

Công thức tính quy mô lô sản xuất tối ưu là:

EPL P

Da H

3- Đánh giá cơ hội chiết khấu giảm giá

Trong giả thiết cơ sở cho mô hình EOQ, giá đơn vị của hàng hóa không bị ảnh hưởng bởi qui

mô đặt hàng Trên thực tế, các lô hàng có qui mô lớn có thể được hưởng một chiết khấu giảm giá Điều này, hợp với một thực tế là các nhà cung cấp muốn khuyến khích khách hàng mua đơn hàng với số lượng lớn Chi phí tồn kho của họ vì thế cũng có thể tiết kiệm Giả sử có bảng giá chiết khấu theo qui mô đặt hàng, rõ ràng qui mô đặt hàng không chỉ ảnh hưởng tới chi phí

tồn kho và đặt hàng như mô hình EOQ, mà nó còn ảnh hưởng tới chi phí

mua sắm Cần phải xác định toàn bộ chi phí của hoạt động mua sắm, tồn kho và đặt hàng

TC = (Q/2)H + DaS/Q + Da.Ci(Q)

Ci(Q) là giá đơn vị phụ thuộc vào qui mô đặt hàng

H = hxCi(Q); h là tỷ lệ chi phí lưu giẵ tồn kho so với giá đơn vị mặt hàng

Nếu Ci(Q) là một hàm liên tục thì ta có thể xác định nhanh chóng Q theo các phương pháp toán học như trên Trên thực tế Ci(Q) là hàm không liên tục, có dạng:

1

Q C

Q Q Qo C

Qo Q Co

+ Thứ nhất, hàm TC không liên tục trên toàn bộ miền xác định của qui mô đặt hàng Do

đó, nêu áp dụng mô hình EOQ chỉ có thể theo từng khoảng vì trong, khoảng đó hàm tổng chi phí liên tục và không phụ thuộc vào giá mua EOQ cho chúng ta biết điểm đặt hàng để tổng chi phí đặt hàng và tồn kho cực tiểu

+ Thứ hai, khi áp dụng mô hình EOQ theo từng khoảng, có thể phải tính đến sự phù hợp của EOQ trong khoảng đó Nếu EOQ tìm được không thỏa mãn, nghĩa là EOQ nằm ngoài khoảng có mức giá tính toán Ta không thể mua hàng với EOQ này

+ Tìm được EOQ trong khoảng nào đó, chúng ta mới chỉ tìm được mức đặt hàng làm cực tiểu chi phí đặt hàng và tồn kho, mà chưa tính đến ảnh hưởng của chiết khấu giảm giá đến chi phí mua sắm Đôi khi sự giảm giá đem lại cho chúng ta khoản tiết kiệm lớn hơn so với những gia tăng chi phí do không đặt hàng với mức EOQ

TC=Da x S/Q + hxC(Qi)*Q/2 +Da x C i

Thủ tục đánh giá như sau:

Bước 1: Tính EOQ với mức thấp nhất và kiểm tra xem EOQ có nằm trong khoảng chấp nhận giá thấp hay không

+ Nếu EOQ thỏa mãn, tiến hành đặt hàng hay không với mức EOQ

+ Nếu không thỏa mãn, chuyển qua bước 2

Bước 2: Tăng mức giá, tính lại EOQ và kiểm tra EOQ

+ Nếu EOQ thỏa mãn, chuyển sang bước 3

STOP

Nâng giá lên mức kế tiếp Tính EOQ

EOQ ở trong mức chấp nhận giá không?

khôi lượng

Các chi phí ước tính

Xếp bảng theo thứ tự tăng dần

ứ iá Tính EOQ với mức giá thấp nhất

EOQ ở trong mức chấp nhận giá thấp nhất?

+ Nếu EOQ không thỏa mãn thực hiện lại bước 2

Bước 3: Tính tổng chi phí cả năm gồm chi phí đặt hàng, chi phí tồn kho và mua sắm cho các mức đặt hàng theo EOQ, và mức cận dưới của các khoảng đặt hàng có giá thấp hơn

Mức đặt hàng chấp nhận được nếu có tổng chi phí thấp nhất

4- Mô hình tồn kho với chi phí cạn dự trữ xác định Mô hình đặt hàng sau

Trong mô hình EOQ ta chưa tính đến tình huống cạn dự trữ, trong đó nhu cầu không được đáp ứng bằng tồn kho Bình thường, đây là tình huống không mong muốn và cần phải tránh nếu

có thể Tuy vây, trong một số trường hợp, cũng có thể là tình trạng được chấp nhận trên quan điểm kinh tế và người ta lập kế hoạch tính đến sự cạn dự trữ Trong mô hình này sự cạn dự trữ sẽ được hiểu như sự đặt hàng sau Tình huống đặt hàng sau là tình huống mà khách hàng đặt một đơn hàng, và nếu như nhà cung cấp bị cạn dự trữ đơn hàng không bị hủy bỏ, không những thế còn sẵn lòng đợi đến chu kỳ tồn kho sau, khi mà tồn kho đảm bảo cung cấp

Sử dụng các giả thuyết của mô hình EOQ mà chúng ta chỉ mở rộng giả thiết về thời gian đặt hàng được tính vừa đủ Trong trường hợp này khi đơn hàng về tồn kho đã xuống không, nhưng thời điểm này đã có B đơn vị hàng hóa chưa được đáp ứng và đang chờ đợi Đơn hàng mới sẽ phải đáp ứng các nhu cầu này và thực tế lượng tồn kho tối đa chỉ còn là Q-B sản phẩm

mà thôi Nếu chấp nhận giả thiết này thì thời gian chu kỳ tồn kho sẽ là T với hai pha:

+ Pha đáp ứng nhu cầu bằng tồn kho t1 là khoảng thời gian từ lúc nhận hàng cho đến khi tồn kho xuống đến 0

d

B Q

T = 1 + 2 =

Mức tồn kho bình quân =

Q

B Q T

t B Q

22

Mức cạn dự trữ bình quân =

Q

B T

Bt

22

B H Q

B Q S

Q

Da

TC

22

2 2

+

−+

Tất nhiên, mục tiêu vẫn là TC→min

Mức đặt hàng tối ưu là:

)(

Cs

Cs H H

Cs H

H Q B

có thể tính ra mức đặt hàng lại theo giả thiết của mô hình EOQ như sau:

Lr = d x Lt Với: d: Mức sử dụng bình quân một thời kỳ

Lt: Số thời kỳ của thời gian đặt hàng

Lr: là mức tồn kho đặt hàng lại Mức tồn kho đặt hàng lại có thể biểu hiện bằng số lượng các đơn vị tồn kho và trên các đơn hàng đã đặt

Vì đa số trường hợp khi đặt hàng lại không có đơn hàng nào đang đặt từ trước nên thường xem mức đặt hàng lại như là tồn kho có ở trong kho Song muốn xem vấn đề mức đặt hàng lại một cách tổng quát thì cần phải kể đến các đơn hàng đang đặt, điều này có trong các công ty có thời hạn đặt hàng dài