TRUONG DAI HOC KINH TE THANH PHO HO CHi MINH K20-KE TOAN KIEFM TOÁN NGÀY HE THONG THONG TIN KE TOAN Tiêu luận nhóm Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử tại một doanh nghiệp thực tế
Trang 1TRUONG DAI HOC KINH TE THANH PHO HO CHi MINH
K20-KE TOAN KIEFM TOÁN NGÀY
HE THONG THONG TIN KE TOAN
Tiêu luận nhóm
Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử tại một doanh nghiệp thực tế tại Việt Nam và các vấn đề đặt ra đối với hệ thống
thông tin kế toán tại doanh nghiệp đó
Nhóm thực hiện
1 Huỳnh Thị Kim Ánh
Lê Thị Hải Hà
Võ Thị Thúy Hằng
Nguyễn Thị Kim Nhung Lê Nguyễn Hoàng Oanh
Dương Thị Mai Ly Đỗ Trọng Nhân
Nguyễn Thị Hồng Mỹ
Nguyễn Hoàng Ninh
Trang 2MUC LUC
1 Tổng quan chung về thương mại điện tử và hệ thống thông tin kế toán
1 Thương mại điện tir (e-commerce)
1.1 Khải niệm thương mại điện tử
1.2 Các loại hình thương mại điện tử
1.3 Lợi ích của thương mại điện tử
1.4 Sự phát triển của công nghệ tin học và tác động tới sự phát triển của thương mại điện tử
1.5 Thương mại điện tử tại Việt Nam
2 Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
3 Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp thương mại điện tử
II Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử tại công ty cỗ phần thương mụi dịch vụ ABC
1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
2 Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử
2.1Mô hình kinh doanh thương mại điện tử
2.2Pham vi va các sản phẩm kinh doanh
2.3Đặc điểm chung của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 2.4Quy trình đặt và mua hàng trực tuyến
Trang 3IIL Các vấn đề đặtra với hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp
1 Vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin
1.1 Bảo mật thông tin khách hàng 1.2 — Bảo mật hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, ngăn chặn các hành động gian lận khi tiếp cận hệ thống thông tin
1.3 Xây dựng các biện pháp ngặn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài và các virus truyền qua hệ thống mạng
2 Báo đảm hệ thống điện tử truyền, nhận và xử lý các thông tin về don
đặt hàng của khách hàng hoạt động hiệu quả và cung cấp các thông tin chính xác
3 Thông tin về lượng tồn kho chưa chính xác
4 Thay đối đơn hàng sau khi đặt hàng
5 Vận chuyển đơn hàng chưa được theo doi
6 Rúi ro trong thanh toán
7 Vấn đề ghi nhận doanh thu
8 Dam bảo tính hữu hiệu và hợp lý của thông tin kế toán trong thương mại điện tử
Trang 4L— KHÁI NIỆM
1 Thương mại điện tử
1.1 Khái niệm thương mại điện tử
Thương mại điện tử, hay còn gọi là e-commerce, e-comm và EC, là sự mua bán sản
phẩm hay dịch vụ trên các hệ thống điện tử như Internetvà các mạng máy tính Thương mại điện tử dựa trên một số công nghệ như chuyên tiền điện tử, quản lý chuỗi dây chuyền cung ứng, tiếp thị Internet, quá trình giao dịch trực tuyến, trao đôi dữ
liệu điện tử (EDI), các hệ thống quản lý hàng tồn kho, và các hệ thống tự động thu thập
dữ liệu Thương mại điện tử hiện đại thường sử dụng mạng World Wide Web là một điểm ít nhất phải có trong chu trình giao địch, mặc dù nó có thể bao gồm một phạm vi
lớn hơn về mặt công nghệ như email, các thiết bị di động cũng như điện thoại
Định nghĩa một cách đơn giản thương mại điện tử là các giao dịch được thực hiện trên
mạng Internet giữa các doanh nghiệp với các khách hàng mua và sử dụng hàng hóa và
dịch vụ hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau
Thương mại điện tử thông thường được xem như một phần của kinh doanh điện tử (e-
business).Kinh doanh điện tử là một khái niệm rộng hơn thương mại điện tử, nó không chỉ bao gồm các hoạt động mua bán mà bao gồm cả các dịch vụ khách hàng, liên kết
với các đối tác và thiết lập các giao dịch điện tử bên trong tổ chức
1.2 — Các loại hình thương mại điện tử
¢ Business-to-customer (B2C): Hoat déng ban 1é sanpham và dịch vụ trực tiếp đến khach hang ca nhan
e Business-to-business (B2B): Hoat d6ng ban hang hoa va dich vụ giữa các doanh
nghiệp
© Customer-to-customer (C2C): Ca nhan st dung web dé trao déi hay mua bán riêng
tu
Trang 51.3 Lợiích của thương mại điện tử
e_ TMĐT giúp cho các DN nắm được thông tin phong phú về thị trường và đối tác e_ TMĐT giúp giảm chỉ phí sản xuất
e TMĐT giúp giảm chỉ phí bán hàng và tiếp thị
e TMĐT quaINTERNET giúp người tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kế thời gian và chí phí giao dịch
e _ TMĐT tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các thành phần tham gia vào quá trình thương mại
e Tạo điều kiện sớm tiếp cận nền kinh tế số hoá
14 Sự phát triển của công nghệ tin học và tác động tới sự phát triển của thương mại điện tử
e_ Công nghệ giúp kết nói các hệ thống riêng lẻ với nhau, giúp các nhóm người ở những nơi cách xa nhau có thể kết nỗi và phối hợp công việc với nhau
e _ Kết nối cá nhân và doanh nghiệp với tốc độ nhanh chóng và chiphí thấp nhất
e_ Giảm chỉ phí trong việc tiến hành hợp tác kinh doanh giữa doanh nghiệp và các
đối tác kinh doanh
e_ Kết nối và giao dịch trực tiếp giữa các đối tác mua bán, hạn chế việc giao dich
thực hiện qua các đối tác trung gian, làm giảm chỉ phí giao dịch qua trung gian
e_ Việc giao dịch có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi
e_ Một số loại sản phẩm (tài liệu mềm, phim, nhạc, ) việc vận chuyển hàng hóa
có thể tiến hành thông qua internet
e_ Kênh phân phốirộng lớn và ít tốn kém về chỉ phí và nhân lực để duy trì
1.5 Thương mại điện tử tại Việt Nam
Nhiều doanh nghiệp đã tô chức triển khai ứng dụng TMĐT ở nhiều quy mô và mức độ khác nhau từ trang bị máy tính, kết nối Internet đưới nhiều hình thức khác nhau, khai
Trang 6thác ứng dụng cơ bản của TMĐT như thư điện tử, sử dụng các phần mềm phục vụ cho
hoạt động sản xuất, kinh doanh,
Một bộ phận người tiêu dùng Việt Nam tại các thành phố lớn đã khá quen thuộc với việc mua sắm nhiều loại hàng hoá, dịch vụ qua website thương mại điện tử như vé máy
bay, đồ điện tử, điện thoại di động, máy tính, sách, tour du lịch, phòng khách sạn
Ngày càng nhiều gia đình được kết nối Internet và số thuê bao di động tăng lên giúp cho việc triển khai ứng dụng TMĐT tới mọi thành phần người tiêu dùng trong xã hội
đang có nhiều thuận lợi
2 Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
-_ Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định
- _ Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tô hợp các cấu phần máy tính (computer-based componens) để thu thập, lưu trữ và quản lý
dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng
- _ Hệ thống thông tin doanh nghiệp là hệ thống gồm nhiều thành phần kết hợp nhằm
thu thập dữ liệu, xử lý tạo thông tin hữu ích cho người sử dụng ra quyết định phù hợp
-_ Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin
doanh nghiệp,có vài trò thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình
sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp
3 Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp thương mại điện tứ
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thương mại điện tử mang tính tự động và sự
liên kết giữa các hệ thống thông tin khác trong nội bộ doanh nghiệp rất cao.Trong môi trường của doanh nghiệp điện tử, các giao dịch điện tử sẽ tự động kết nối với các
hệ thống sau khi giao dịch trực tuyến được thực hiện ví dụ như như hệ thống báo cáo
nội bộ, hệ thống quản lý tồn kho, hệ thống kiểm toán,
Trang 7Do có tính tự động cao do đó để các thông tin kế toán tài chính phản ánh đúng thì hệ
thống cần phải đảm bảo tất cả các giao dịch đã được nhập vào hệ thống xử lý thông
tin cần được nhận dạng và ghi chép một cách riêng biệt và đầy đủ.Ngoài ra quá trình
xử lý thông tin tự động cần phải đảm bảo các giao dịch được ghi nhận cần phản ánh
đúng thực tế các sự kiện và chính xác
Đối với các chương trình tự động nhập dữ liệu, các thay đổi dữ liệu cũng cần phải
được lưu lại.để theo dõi và kiểm soát việc ghi chép và sửa đồi đữ liệu trong hệ thống
phần mềm xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý đúng và không có sai
sót nào
Để đảm bảo chính xác cho hệ thống thông tin kế toán trước khi chấp nhận một giao
dịch để xử lý hệ thống cần thiết kế để kiểm tra lại sự chính xác của các thông tin
nghiệp vụ và sự kết nối thông tin giữa các hệ thống với nhau Ví dụ cần phải kiểm tra
các yếu tổ sau: tất cả các chỉ tiết của giao địch đã được nhập vào bởi khách hàng: sự
chính xác của khách hàng: sự sẵn có của sản phẩm hoặc dịch vụ để cung cấp; tính
hợp lý của đơn đặt hàng, nhận biết các bất thường về số lượng quá lớn của một đơn
đặt hàng do nhập sai số liệu đầu vào, nhận biết lỗi về nhập hai lần số lượng của một đơn hàng: giá cả áp dụng cho từng đơn hàng, bao gồm cả chi phi vận chuyển, bốc xếp, và địa bàn áp dụng; cách thức thanh tóan phù hợp với từng khách hàng; sự
không thể hủy bỏ nghiệp vụ kinh tế đối với khách hàng
Đối với doanh nghiệp điện tử, việc ứng dụng tin học và cơ sở hạ tầng thông tin của
đơn vị được nhìn nhận như là một phần không thể tách rời của hệ thống tin học Vì
quá trình kinh doanh điện tử có ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kế toán, và do vậy,
ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của bất kỳ thông tin hoặc dữ liệu nào do hệ thống đó
cung cấp Do đó vấn đề về bảo mật và an toàn luôn được tính đến khi thiết kế hệ thống xử lý thông tin trong doanh nghiệp thương mại điện tử vàphải có quy trình
thực hiện quản lý rủi ro của hệ thống tin học tại các doanh nghiệp này
Trang 8i HOAT DONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỦ TẠI
1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ ABC là một trong những công ty dẫn đầu
trong lĩnh vực kinh doanh sách trực tuyến tại Việt Nam.Trang web bán hàng trực
tuyến của công tythiết kế tương đối đầy đủ các chức năng thương mại điện tử để
phù hợp với thị trường Việt Nam như: đa đạng, dễ sử dụng, dễ tìm kiếm, tốc độ trang web nhanh, không bị tắc nghẽn hay lỗi trang Ngoài ra, giao diện đồ họa đẹp là một trong những yếu tố quan trọng làm nên hình ảnh của công ty và ấn tượng trong
mắt khách hàng và góp phần vào quyết định mua hàng của mỗi cá nhân
Một trong những vấn đề còn hạn chế của thương mại điện tử ở Việt Nam hiện nay là vấn đề thanh toán trực tuyến Để khắc phục hạn chế nay tao điều kiện thuận lợi thúc
đẩy mua hàng, nhưng Website của công ty đã tích hợp hệ thống thanh toán điện tử, chữ ký điện tử trên trang web bán hàng trực tuyến của mình, điều này làm tăng sức cạnh tranh cũng như tính chuyên nghiệp của hoạt động bán hàng đối với người tiêu dùng
2 Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử
2.1 ` Mô hình kinh doanhthương mại điện tử
Công ty hoạt động kmh doanh thương mại điện tử theo mô hình B2C (Business to
customer) Hoạt động kinh doanh chủ yếu là bán lẻ trực tuyến các loại sách, các sản
phẩm in ấn và một số các sản phẩm phần mềm cho đối tượng khách hàng chủ yếu là các cá nhân,ngoàira cũng có một số doanh nghiệp
Trong hoạt động kinh doanh này thì Internet và web là công cụ quan trọng nhất của
TMĐT, giúp cho TMĐT phát triển và hoạt động hiệu quả ngoài ra nó cũng tiềm ân
những rủi ro mà công ty cần phải lưu tâm hạn chế bằng cách thiết lập một hệ thống
Trang 9cơ sở hạ tầng thông tin và hệ thống kiểm soát hiệu quả những rủi ro của hệ thống tin
học
2.2 Phạm vỉ và các sản phẩm kinh doanh
Công ty đặt trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh, ngoài ra có chỉ nhánh tại Hà
Nội.Tuy nhiên việc kinh doanh trực tuyến áp dụng cho tất cả các tỉnh thành trong cả nước và cả quốc tế
Công ty cung cấp các loại sản phẩm chủ yếu như sau:
® Các loại sách (mặt hàng chủ yếu)
© Quả tặng, quà lưu niệm
© Tap chi
e Phần mềm
® Dia nhac/ phim
© _ Các loại phần mềm giải trí, giáo dục (game, học ngoại ngữ, )
© Ac loại thẻ cào ( tham gia các hoạt động giải trí và học tập trực tuyến)
Trang web bán hàng trực tuyến được thiết kế phân loại các sản phẩm dựa vàonội dung theo từng lĩnh vực, trong mỗi lĩnh vực sản phẩm lại được phân loại theo từng đặc trưng chỉ tiết nhỏ hơn để thuận tiện cho việc tìm sản phẩm một cách nhanh chóng
Các sản phẩm ngoài việc được phân loại theo cách chính thống như trên còn được xếp trong các danh mục đề cho các chương trình marketing đặc biệt ( sp giảm giá,
sp bán chạy nhất, sp sắp được chào bán, sản phẩmmới )
Các sản phẩm mới, sản phẩm bán chạy hoặc giảm giá đặc biệt sẽ được giới thiệu bằng những hình ảnh bắt mặt ngay trang chủ
Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ quảng cáo cho một số doanh nghiệp, tô chức cá nhân khác trên trang web trực tuyến
Các sản phẩm được bán trên trang web đều có các thông tin chỉ tiết liên quan dé
lựa chọn ví dụ:
" Tênsách,
Trang 10" Tác giả,
" NXB, đơn vị phát hành,
" Kích thước, số trang, trọng lượng, ngày xuất bản (san xuất), Giá bìa, giá bán
" Ngoài ra còn có các thông tin về các loại sản phẩm nên mua kèm theo, các số lượng đã bán, xếp hạng sản phẩm
2.3 Đặc điểm chung của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Chu trình kinh doanh của công ty vẫn có đầy đủ các chu trình như các doanh
nghiệp khác như chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình mua hàng, chu
trình tài chính, chu trình nhân sự, Do đặc điểm là công ty thương mại không có hoạt động sản xuất nên công ty không có chu trình sản xuất
Do mang đặc trưng là doanh nghiệp thương mại điện tử do đó hệ thống thông tin của công ty mang tính tự động và được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin Trong các
chu trình kinh doanh, chu trình doanh thu có nhiều đặc điểm khác biệt nhất so với chu trình doanh thu của các doanh nghiệp khác