Tiểu luận hệ thống quản lí bán láp tốp của 1 của hàng

Với những kiến thức đã được học, em đã tìm hiểu và xây dựng “hệ thống quản lí bán láp tốp của 1 của hàng” để góp phần đáp ứng được nhu cầu thiết yếu trên, giúp cho công việc quản lý bán

MỤC LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1 Giới thiệu về đại lý bán hàng laptop

2 Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng của cửa hàng

1.2.1 Chức năng quản lý người dùng

1.2.2 Chức năng quản lý danh mục

1.2.3 Chức năng quản lý sản phẩm

1.2.4 Chức năng quản lý khách hàng

1.2.5 Chức năng báo cáo

1.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

1.3.2 Luồng dữ liệu mức đỉnh

1.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

1.3.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản

lý người dùng (1.0)1.3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản

lý danh mục (2.0)1.3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản

lý sản phẩm (3.0)1.3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản

lý khách hành (4.0)1.3.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản

lý tìm kiếm (5.0)1.3.3.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo

cáo (6.0)

2 Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu

2.1 Xác định thực thể

2.2 Xác định thuộc tính các thực thể và khóa của thực thể

2.3 Xây dựng mô hình thực thể liên kết

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Thiết kế hệ thống về cơ sở dữ liệu

1.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

1.2 Sơ đồ liên kết dữ liệu

2 Thiết kế giao diện hệ thống

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

-2-LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay, máy tính xách tay ngàycàng trở lên phổ biến và được sử dụng rộng rãi Vì thếngày càng xuất hiệnnhiều các trung tâm mua bán mặt hàng này Việc xây dựng một hệ thốngthông tin quản lý, phục vụ được công việc bán hàng cũng như quảng cáo hìnhảnh của công ty là hết sức quan trọng

Với những kiến thức đã được học, em đã tìm hiểu và xây dựng “hệ thống quản lí bán láp tốp của 1 của hàng” để góp phần đáp ứng được nhu

cầu thiết yếu trên, giúp cho công việc quản lý bán hàng nhanh chóng, tiện lợi,phục vụ yêu cầu kinh doanh của cửa hàng

Trong quá trình làm Đồ án tốt nghiệp, có những phần chưa được làmhoàn thiện lắm nên em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô và sựquan tâm, góp ý của các bạn Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với

sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Thái Bình, người đã trực tiếp hướng dẫn

em hoàn thành đề tài này

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Khảo sát hệ thống là giai đoạn đầu của quá trình phân tích thiết kế hệthống và là một công việc quan trọng để nhận định về qui trình cũng như cáchthức hoạt động của hệ thống Nhận định càng sát với thực tiễn sẽ giúp chogiai đoạn phân tích thiết kế hệ thống mới được thuận lợi và đúng đắn

1 Giới thiệu về cửa hang bán laptop 210- thái hà đống đa hà nội

Địa chỉ: 210 – Thái Hà – Đống Đa –Hà Nội

Lĩnh vực hoạt động:

 Cửa hàng chuyên cung cấp các laptop chính hãng của các hãng nổitiếng trên thế giới với phương châm tối đa hóa lợi ích của khách hàng Bêncạnh đó cửa hang còn kinh doanh các phụ kiện đi kèm laptop như chuột,pin,ổcứng…

- Chủ cửa hàng: Điều khiển các hoạt động kinh doanh của cửa hàng, giải quyết công việc thỏa đáng cho các nhân viên.

- Nhân viên bán hàng: quản lý việc xuất, nhập hàng hóa của cửa hàng, quản lý hóa đơn mua hàng của khách hàng

- Nhân viên kĩ thuật: Cài đặt, sửa chữa, thay thế sản phẩm của khách

hàng bảo hành, hướng dẫn sử dụng các phần mềm khách hàng yêu cầutrên sản phẩm của họ Bàn giao sản phẩm cho khách

- Nhân viên kho: Quản lý công việc xuất, nhập hàng hóa trong kho đồng

thời theo dõi lượng hàng và thống kê các sản phẩm tồn kho

2 Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng tại cửa hàng

Hiện nay, quá trình bán hàng của đại lý bao gồm những nghiệp

vụ sau:

- Quy trình 1: Quá trình nhập hàng

Chủ cửa hàng có nhiệm vụ nắm bắt nhu cầu thị và giá cả các mặthàng cửa hàng bán, từ đó tìm những nhà cung cấp phù hợp cho cửa hàng Nhân viên bán hàng có trách nhiệm theo dõi số lượng các mặt hàng trong kho có đủ đáp ứng yêu cầu mua hàng của khách hàng

số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, ngày giao hàng

- Quy trình 2: Quá trình xuất hàng

- Sau khi khách hàng chọn được sản phẩm cần mua và thanh toán

cho kĩ thuật, sau khi kĩ thuật kiểm tra, cài đặt sản phẩm hoànchỉnh sẽ giao cho khách hàng.

- Khi đã xác nhận được đơn hàng chính xác cùng chi phí, cửa hàng

sẽ cung cấp cho khách hàng và những thông tin cần thiết để tiếnhành giao dịch

- Quy trình 3: bảo hành sản phẩm

Khi khách hàng tới bảo hành sản phẩm, bộ phận kỹ thuật sẽ kiểmtra các thông tin liên quan đến việc xác nhận sản phẩm có thỏa mãn các yêucầu bảo hành hay không như: phiếu bảo hành của khách hàng, tình trạng sảnphẩm lúc mang đến bảo hành,

Để nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng, cửa hàng cung cấp cho quýkhách hàng dịch vụ bảo hành sản phẩm như sau:

 Một đổi một trong vòng 24 giờ

Cửa hàng cam kết đổi máy cho khách hàng trong vòng 24 giờ đối với tất

cả các sản phẩm bị lỗi khi mua tại cửa hàng (sản phẩm không bị trầy xước vỏhộp vẫn còn nguyên)

 Nhận chuyển bảo hành tới hãng giúp khách hàng

Đối với các sản phẩm bị lỗi ngoài 24h, cửa hàng sẽ nhận chuyển giúpkhách hàng sản phẩm đến tận nơi bảo hành một cách nhanh nhất

 Hỗ trợ khách hàng mượn máy thay thế khi mang máy đi bảo hành tại

cửa hàng

-6-Cửa hàng hỗ trợ khách hàng mượn máy thay thế khi khách hàng để lạimáy bảo hành tại cửa hàng.

 Chuyển sản phẩm sau bảo hành đến tận nơi

Cửa hàng sẽ chuyển giúp sản phẩm đến tận nơi cho khách hàng sau khibảo hành trong trường hợp khách hàng không có thời gian và điều kiện đếnlấy

Quy trình 4: Lập báo cáo tồn kho và báo cáo doanh thu

Khi có yêu cầu hoặc theo định kỳ trong một khoảng thời gian nàođó,nhân viên kinh doanh lập các báo cáo tồn kho và báo cáo doanh thu… đểchủ cửa hàng có thể theo dõi dễ dàng tình hình kinh doanh của cửa hàng

Cửa hàng hiện tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước –xuất trước

3 Đánh giá hệ thống cũ

- Công việc quản lý nhập, xuất hàng với nhiều hóa đơn dẫn đến việc phải

lưu trữ nhiều giấy tờ, sổ sách Điều này làm cho công việc quản lý cũngnhư tìm kiếm, báo cáo… gặp nhiều khó khăn, chưa kể đến việc thất lạc

4 Xác lập hệ thống mới

Đề tài này không nhằm mục tiêu thay đổi quy tắc quản lý hiện có củacửa hàng, mà chỉ dựa vào các qui tắc quản lý có sẵn, giúp việc quản lý dễdàng, thuận tiện hơn Với quy mô khiêm tốn của đồ án tốt nghiệp cho một cánhân tiến hành trong thời gian hạn chế, đề tài này tuy không bao quát chi tiếtđược mọi hoạt động bán hàng nhưng cũng đã đầy đủ các chức năng cơ bản vàcần thiết

4.1 Mục đích của hệ thống

- Xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng mới sẽ đáp ứng được yêu cầu

của công tác quản lý bán hàng, quảng cáo sản phẩm, phù hợp với sựphát triển của cửa hàng

- Giảm được các khâu xử lý thủ công, tiết kiệm chi phí cả về vật chất lẫn

con người song vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin, chính xác

- Chương trình được thiết kế sao cho tìm kiếm nhanh chóng, giao diện

thân thiện với người sử dụng, truy cập nhanh,cung cấp các bảng biểuvới dữ liệu chính xác, đầy đủ, đáp ứng kịp thời các yêu cầu phát sinh

4.2 Yêu cầu của hệ thống

- Tin học hóa công tác quản lý bán hàng một cách tự động thống nhất

trong cửa hàng và hệ thống nhằm hỗ trợ công tác quản lý cho chủ cửahàng

- Cập nhập, quản lý, theo dõi, báo cáo đánh giá toàn bộ quá trình bán

hàng để có những thay đổi phù hợp, kịp thời

- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về bán hàng thống nhất với khả năng

lưu trữ và xử lý dữ liệu khối lượng lớn

-8-4.3 Tính khả thi của hệ thống

4.3.1 Tính khả thi về kinh tế

- Tiết kiệm lao động: Chỉ cần 1 người để quản lý hệ thống.

- Xử lý nhanh và hiệu quả hơn hệ thống hiện thời.

- Có lợi cho việc quản lý.

- Giảm sai sót khi tính toán.

- Dễ dàng đưa ra các thống kê, báo cáo.

4.3.2 Tính khả thi về kỹ thuật

- Đối với công việc, hệ thống mới sẽ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu công

việc hiện tại và tương lai

5 Một số biểu mẫu thu thập được

ĐT: (04) 3537.9888

PHIẾU NHẬP HÀNG

Mã số:……… Ngày: …………

NCC:……….

Địa chỉ: ………

Số điện thoại: ………

Nhân viên:……….

STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng: Số tiền bằng chữ: ……….

Thanh toán: ……….

Nợ:………

Ngày… tháng….năm 20

Đại diên cửa hàng

Hình 1.2: Mẫu phiếu nhập hàng

-10-PHIẾU XUẤT HÀNG

Mã số:……… Ngày: ………

Khách hàng……….

Địa chỉ……….

Số điện thoại: ………

Nhân viên:………

STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng: Số tiền bằng chữ: ………

Ngày… tháng….năm 20

Đại diện khách hàng

Hình 1.3: Mẫu phiếu xuất hàng

Anh khang

210 – thái hà đống đa hà nội ĐT: (04) 3537.9888

anh khang

210 thái hà đống đa hà nội ĐT: (04) 3537.9888

BẢO HÀNH SỬA CHỮA (SỐ:……… )

THÔNG TIN KHÁCH HÀNG Tên khách hàng……… Điện thoại: ………

Địa chỉ liên hệ: ………

Model: ……… Còn BH Dịch vụ Số IMEI:………Hãng: ……….

Khi bàn giao SP gồm có: ………

Ngày nhận:………Ngày trả: ……….

MÔ TẢ LỖI ………

………

………

MỨC PHÍ: ………

CHỨ KÝ NV NHẬN CHỨ KÝ KHÁCH HÀNG CHỨ KÝ NV SỬA

Hình 1.4: Mẫu phiếu bảo hành

-12-BÁO CÁO TỒN KHO

Nhân viên kho nhân viên bán hàng

Hình 1.6: Mẫu báo cáo tồn kho

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích chức năng xử lý và phântích dữ liệu (dữ liệu là đối tượng xử lý)

1 Phân tích hệ thống về mặt chức năng

Phân tích hệ thống về mặt chức năng nhằm mục đích lập một mô hình

xử lý của hệ thống và trả lời câu hỏi: Hệ thống làm gì?, tức là đi sâu vào bản

chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn ra ởmức độ logic tức là trả lời câu hỏi làm gì

1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Mục đích của BPC là:

- Xác định phạm vi mà hệ thống cần phân tích.

- Tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng

tỏ để sử dụng cho các mô hình sau này

Hình 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Quản lý xuất sản phẩm Quản lý sản phẩm tồn kho

Quản lý thông tin khách hàng

Tìm kiếm nhà cung cấp

Tìm kiếm sản phẩm

Quản lý danh

mục sản phẩm Quản lý sản

phẩm bảo hành

Tìm kiếm khách hàng

Tìm kiếm sản phẩm bảo hành

Tìm kiếm nhà sản xuất

Báo cáo

Báo cáo sản phẩm tồn kho Báo cáo sản phẩm bán chạy Báo cáo doanh thu

1.2 Phân rã và đặc tả các chức năng

1.2.1 Chức năng Quản lý danh mục

1.2.1.1 Đặc tả chức năng quản lý danh mục nhà cung cấp

Hình 2.6 Đặc tả chức năng Quản lý danh mục nhà cung cấp

-16-1.2.1.2 Đặc tả chức năng qu ản lý danh mục nhà sản xuất

Hình 2.7 Đặc tả chức năng Quản lý danh mục nhà sản xuất

1.2.1.3 Đặc tả chức năng quản lý danh mục sản phẩm

Hình 2.8 Đặc tả chức năng Quản lý danh mục sản phẩm

1.2.1.4 Đặc tả chức năng quản lý danh mục tin tức

- Thực hiện:

Hình 2.10 Đặc tả chức năng Quản lý nhập sản phẩm

1.2.2.2 Đặc tả chức năng quản lý xuất sản phẩm

- Đầu vào:

o Thông tin sản phẩm cần xuất

o Sản phẩm trong kho còn để xuất

- Đầu ra:

-20-o Lập phiếu xuất

- Thực hiện:

Hình 2.11 Đặc tả chức năng Quản lý xuất sản phẩm

1.2.2.3 Đặc tả chức năng quản lý tồn kho sản phẩm

- Đầu vào:

o Thông tin nhập xuất sản phẩm

-22-1.2.2.4 Đặc tả chức năng quản lý sản phẩm bảo hành

- Đầu vào:

o Thông tin sản phẩm bảo hành

o Điều kiện bảo hành

Kết thúc

Điều kiện bảo hành Không chấp nhận

Lưu và Lập phiếu nhận bảo hành

Kết quả bảo hành

Chấp nhận

1.2.3 Chức năng quản lý khách hàng

1.2.3.1 Đặc tả chức năng quản lý thông tin khách hàng

Chức năng cho phép kiểm soát, xác thực thông tin khách hàng để

có thể giao hàng cũng như kiểm tra tính xác thực của đơn hàng được đặt

-24-Hình 2.9: Đặc tả chức năng quản lý thông tin khách hàng

1.2.5.3 Đặc tả chức năng tìm kiếm nhà cung cấp

Chức năng cho phép ban quản trị tìm kiếm thông tin nhà cung cấp

 Đầu vào:

- Yêu cầu tìm kiếm

- Yêu cầu được duyệt

- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp

 Đầu ra:

- Kết quả tìm kiếm

 Thực hiện:

-28-Hình 2.12: Đặc tả chức năng tìm kiếm nhà cung cấp

1.2.5.4 Đặc tả chức năng tìm kiếm nhà sản xuất

Chức năng cho phép đại lý và khách hàng tìm kiếm thông tin nhà sản

 Đầu vào:

- Yêu cầu tìm kiếm

- Yêu cầu được duyệt

- Tìm kiếm thông tin nhà sản xuất

 Đầu ra:

- Kết quả tìm kiếm

 Thực hiện:

-30-Hình 2.13: Đặc tả chức năng tìm kiếm nhà sản xuất 1.2.6 Chức năng thống kê

1.2.6.1 Đặc tả chức năng thống kê bán hàng

- Yêu cầu thống kê bán hàng

- Yêu cầu được duyệt

- Xác định thời điểm thống kê

 Đầu ra:

- Kết quả thống kê

 Thực hiện:

-32-Hình 2.14: Đặc tả chức năng thống kê bán hàng

1.2.6.2 Đặc tả chức năng báo cáo tồn kho sản phẩm

 Đầu vào:

- Yêu cầu được duyệt

-34-1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) nhằm diễn tả (ở mức logic) tập hợp cácchức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong quá trình xử lý,trong việc bàn giao thông tin cho nhau

 Mục đích của BLD là :

- Giúp ta thấy được bản chất của hệ thống, làm rõ chức năng nào cần

thiết cho quản lý, chức năng nào phải hoàn thiện để hoàn tất quá trình

xử lý cần mô tả

- Chỉ rõ thông tin cần chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó thấy

được trình tự thực hiện của chúng

Ký hiệu:

- Tác nhân trong : Là một chức năng hay một quy trình ở bên trong hệthống được mô tả ở trang khác của hệ thống nhưng nó trao đổi thôngtin với hệ thống

Ký hiệu:

Tên kho

-36- Kỹ thuật phân rã biểu đồ BLD: Có 3 mức cơ bản (Biểu đổ BLD mứckhung cảnh, biểu đồ BLD mức đỉnh, biểu đồ BLD mức dưới đỉnh).

- Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh: Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng

quát nhất Các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào/ra từ tác nhânngoài đến hệ thống được xác định Các tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ

ở mức khung cảnh

- BLD mức đỉnh: Đây là mô hình phân rã BLD mức khung cảnh với các

chức năng phân rã tương ứng mức 2 của biểu đồ phân cấp chức năngBPC Các nguyên tắc được phân rã như sau:

 Các luồng dữ liệu được bảo toàn

 Các tác nhân ngoài được bảo toàn

 Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

 Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nếu thấy cần thiết

- BLD mức dưới đỉnh: Đây là mô hình phân rã từ BLD mức đỉnh Quá

trình phân rã chức năng BLD mức dưới đỉnh có thể tiếp tục cho đến khiđạt đến mức sơ cấp không phân rã được nữa

1.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Hình 2.28 Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh (BLD)

Theo mô tả hoạt động bán hàng tại công ty như ở trên, chi tiết cácluồng dữ liệu vào ra của hệ thống được mô tả trong sơ đồ BPC phân rã cácmức như sau:

-38-0

Quản lý bán hàng xe máy Khách hàng

Chủ đại lý

Yêu cầu mua hàng

Gửi báo giá

Đáp ứng yêu cầu và gửi hóa đơn

Không đáp ứng được yêu cầu

Nhân viên

kỹ thuật

Thông tin sản phẩm bảo hành

Nhân viên

kho

Thông tin hàng nhập kho Thông tin hàng xuất kho

Yêu cầu tìm kiếm, báo cáo

Kết quả tìm kiếm, báo cáo

Nhân viên bán hàng

Nhu cầu nhập hàng

Yêu cầu tìm kiếm , báo cáo

Kết quả tìm kiếm, báo cáo

Yêu cầu báo cáo Kết quả báo cáo

1.3.2 Luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 2.29 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

1.1.1.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý danh mục

Hình 2.18: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đưới dỉnh chức năng

quản lý danh mục

-40-1.1.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý sản phẩm

Hình 2.19: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng

quản lý sản phẩm

1.1.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý khách

Hình 2.20: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng

quản lý khách hàng

1.1.1.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý tìm

kiếm

Hình 2.21: Biểu đồ BLD mức dới đỉnh chức năng quản lý tìm kiếm

1.1.1.5 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng thống kê

-42-Hình 2.22: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng thống kê

2 Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu

Mục đích của việc phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lược đồ kháiniệm về dữ liệu, làm căn cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống saunày Ngoài ra phân tích hệ thống về mặt dữ liệu để xây dựng một cơ sở dữliệu theo một chuẩn: 3NF, BCNF nhằm tránh việc dư thừa dữ liệu Để hệthống chính xác và nhất quán thì cần phải phân tích hệ thống về dữ liệu mộtcách chặt chẽ, logic

Phân tích dữ liệu là việc phân tích các đơn vị thông tin cho hệ thống (cácthực thể) và xác định rõ mối liên kết tham chiếu giữa chúng Quá trình phântích gồm 4 bước:

 Xác định thực thể

 Xác định thuộc tính của các thực thể