Phân Tích Hệ Thống Quản Lý Quán Karaoke

Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 1 TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài: Phân Tích Hệ Thống Quản Lý Quán Karaoke Giảng Viên:Nguyễn Văn Danh Nhóm 3: Nguyễn Nhật Cao Chí Hiếu Huỳnh Thị Minh Vy Nguyễn Huỳnh Như Ý Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN KARAOKE I.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề: 1.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống thông tin Hệ thống: Quản lý quán karaoke Người lập:nhóm 3 Ngày lập:23/09/2014 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 1 Quản lý phòng. Kiểm tra tình trạng thiết bị ,máy móc,tài sản thường xuyên. 23/09/2014 23/09/2014 2 Quản lý thiết bị,tài sản. Xác lập thông tin vị trí phòng . 23/09/2014 23/09/2014 3 Quản lý dịch vụ Nắm bắt được tình hình làm việc theo sự phân công của quản lý. 23/09/2014 23/09/2014 4 Quản lýthu chi,thống kê chi phí. Nắm bắt quy trình thanh Toán tiền . 23/09/2014 23/09/2014 5 Quản lý thiết bị hiện hành Nắm bắt tình trạng thiết bị hiện hành. 23/09/2014 23/09/2014 2.Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể: Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn Bảng phỏng vấn thứ 1: Người thực hiện:Nguyễn Huỳnh Như Ý Người được hỏi: Nguyễn Minh Trí Người phỏng vấn: Nguyễn Huỳnh Như Ý Đường số 7,phường 14 ,Quận Tân Bình Thời gian hẹn: 23/09/2014 Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 3 Địa chỉ Thời điểm bắt đầu: 9h Thời điểm kết thúc : 9h40’ Đối tượng Là quản lýquánkaraoke: Người hiểu rõ về việc vị trí phân bố các phòng. Các yêu cầu đòi hỏi:  Vai trò: là người hỏi, người phỏng vấn.  Vị trí: thành viên nhóm thu thập thông tin PTTKHT  Trình độ: sinh viên cao đẳng khoa CNTT  Kinh nghiệm: lần đầu tiên thực hiện Chương trình  Giới thiệu.  Tổng quan về dự án.  Tổng quan về phỏng vấn: chủ đề đề cập  Tổng hợp các nội dung chính.  Ý kiến của người được hỏi.  Kết thúc.  2 phút  5 phút  20 phút  5 phút  5 phút  1 phút Dự kiến tổng cộng: 38 phút Phiếu phỏng vấn Đồ án: Quản lý quán karaoke Bộ phận: Quản lý phòng Người được phỏng vấn: Nguyễn Minh Trí Người phỏng vấn: Nguyễn Huỳnh Như Ý Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 4 Câu hỏi: Câu trả lời: Câu hỏi 1: Ở quán mình việc quản lý giờ ra vào của khách như thế nào? Chúng tôi ghi lại giờ vào và giờ ra của khách bằng xổ tay và đồng hồ của quán. Câu hỏi : Vậy thì trong sổ ghi giờ ghi lai những gì? Chúng tôi ghi giờ vào,và giờ ra,trong đó có mã phòng,loại phòng Câu hỏi 2: Vậy nếu khách đang sử dụng và muốn đổi phòng thì tính giờ như thế nào ạ? Để quản lý được chúng tôi ghi lại giờ cũ và cộng vào giờ của phòng mới trong xổ ghi giờ Câu hỏi 3:Vậy nếu khách muốn đặt phòng trước thì sẻ đặt như thế nào? À thì có 2 cách: Thứ nhất có thể gặp trực tiếp lễ tân Thứ hai là gọi vào số điện thoại của quán Chúng tôi ghi lại thông tin khách và giờ đặt vào phiếu đặt phòng Câu hỏi 4:Vậy trong phiếu đặt phòng ghi lại những gì? Chúng tôi ghi lại Tên khách hang, số điện thoại ,giờ đặt phòng, loại phòng muốn đặt Câu hỏi 5: Nếu khách không tới thì sẻ giải quyết như thế nào? Nếu sau 15 phút mà khách không tới chúng tôi sẻ huỷ phiếu đặt phòng Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 5 Câu 6: Vậy xin hỏi anh việc phân chia phòng diễn ra như thế nào ạ?Các thông tin phòng được ghi lại như thế nào Mỗi loại phòng đều có mã phòng khác nhau để quản lý , phòng VIP và trên 30 người được đánh thểm tương ướng la V va B ví dụ: V5 là phòng VIP 5 VB3 là phòng VIP 3 trên 30 người… Câu 7:Việc kiểm tra xem phòng có khách hay đang còn trông như thế nào? Thông tin ghi lại là những gì? Mỗi nhân viên sẻ trực vài phòng nhất định,khi đó sẽ phụ trách kiểm tra phòng và báo về lễ tân,thông tin ghi lại là mã phòng và trạng thái của phòng là đang hoạt đông hoặc chưa hoạt động Bảng phỏng vấn thứ 2: Người thực hiện :Nguyễn Nhật PHIẾU PHỎNG VẤN Người được hỏi:Nguyễn Gia Minh Người phỏng vấn: Nguyễn Nhật Đia chỉ:Đường số 7,phường 14 ,Quận Tân Bình Thời gian hẹn :8h30’, 23 /9/2014 Thời gian bắt đầu:9h00’ Thời gian kết thúc:9h45’ Đối tượng : Dữ liệu thu nhập là quy trình quản lý tài sản và thiết bị Người được hỏi là tổ trưởng Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 6 Chương Trình: 1. Giới Thiệu. 2. Tổng quan về dự án. 3. Tổng quan về phỏng vấn. 4. Xin phép phỏng vấn Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề quản lý tài sản và thiết bị Chủ đề 1: 1. Câu hỏi 1: 2. Câu hỏi 2: Chủ đề 2: 1. Câu hỏi 1: 2. Câu hỏi 2: Tổng hợp các thông tin thu nhập Kết thúc phỏng vấn. Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp! Ước Lượng Thời Gian: 2 phút 3 phút 3 phút 1 phút 10 phút 10 phút 10 phút 10 phút BẢNG PHỎNG VẤN CHI TIẾT Người được hỏi:Nguyễn Gia Minh Người phỏng vấn: Nguyễn Nhật Địa điểm: Đường số 7,phường 14 ,Quận Tân Bình Thời gian hẹn :8h30’, 24 /9/2014 Thời gian bắt đầu:9h00’ Thời gian kết thúc:9h45’ Câu 1:Trong mỗi phòng có các thiết bị khác nhau vậy anh quản lý các thiết bị đó như thế nào ạ? Trả lời:Các thiết bị đều được ghi lại tên thiết bị và trạng thái hoạt động của thiết bị đó Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 7 Câu 2: Vậy việc kiểm tra thiết bị diễn ra như thế nào ? Trả lời: Việc kiểm tra sẽ do nhân viện phục vụ của phòng đó thực hiện và ghi lại vào phiếu cập nhật thiết bị Câu 3: Vậy trong phiếu cập nhật thiệt bị ghi những gì? Ghi tên thiết bị , số lượng trạng thái hoạt động sau khi câp nhật Câu 4 Nếu xảy ra hư hỏng hay thiệt hại gì thì sẽ xử lý như thế nào? Nếu xảy ra hư hỏng thì chúng tôi sẽ lập danh sách hư Câu 5: Trong danh sách hư ghi những gì? Tên thiết bị bị hư , số lượng , mức độ hư hỏng. va ghi chú yêu cầu thay mới nếu hư hỏng nặng Câu 6: Vậy khách hàng có phải bồi thường không , nếu có thì bồi thương như thế nào? Chúng tôi sẽ lập phiếu bồi thương bao gồm tên sản phẩm, số lương ma mức giá tương ứng ma khách phải bồi thương thiệt hại Nhận xét: Người quản lý nắm rõ về công việc ,trả lời nhanh ,thông tin đúng về chủ đề cần tìm hiểu Bảng phỏng vấn thứ 3: Người thực hiện: Huỳnh Thị Minh Vy PHIẾU PHỎNG VẤN -Người được hỏi:Hoàng Thị Yến -Người phỏng vấn: Huỳnh Thị Minh Vy Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 8 -Địa chỉ: Đường số 7,phường 14 ,Quận Tân Bình -Thời gian hẹn: 23/9/2014 -Thời điểm bắt đầu: 15h35 -Thời điểm kết thúc: 16h05 -Đối tượng được hỏi : Phòng tiếp tân,cụ thể là người thu ngân. -Các yêu cầu đòi hỏi về người phỏng vấn là: Vai trò và kinh nghiệm trong việc phỏng vấn. + Vị trí là: Trưởng ban thu nhập thông tin và phân tích thiết kế hệ thống, có trách nhiệm cung cấp cho ban thiết kế những dữ liệu cần thiết. -Chương trình phỏng vấn:  Giới thiệu.  Tổng quan về dự án.  Tổng quan về phỏng vấn.  Chủ đề sẽ được đề cập đến: +Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời(1 câu). +Chủ đề 4: Câu hỏi và trả lời(3-4 câu).  Tổng hợp các nội dung chính.  Ý kiến của người được hỏi, cảm ơn người được hỏi. -Dự kiến thời gian: 2 phút 2 phút 3 phút 3 phút 15 phút 3 phút 7 phút Dự kiến tổng cộng : 30phút BẢNG PHỎNG VẤN CHI TIẾT Dự án: Quản Lý Karaoke Tiểu dự án: Thống Kê thu chi,tính tiền Người được hỏi : Hoàng Thị Yến Người hỏi: Huỳnh Thị Minh Vy Ngày hỏi: 23/9/2014 Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 9 Câu hỏi Câu trả lời: Câu 1: Chào chị,chị cho hỏi một số thông tin.Quán mình tính tiền cho khách đồ ăn uống và chi phí thời gian có tính riêng hay chung vậy chị? Trả lời: Được bạn! Cái đó thì quán mình tính chung một hóa đơn nhưng chia ra làm hai phần cho dễ kiểm soát giữa chi phí giờ và chi phí thức ăn,đồ uống. Câu 2: Vậy chia ra làm 2 vậy chị có gặp khó khăn gì trong công việc của mình không? Trả lời: Không,vì mình phải quản lý về hai mặt, nhưng cách đó thì thuận lợi hơn vì ta dễ kiểm soát được giữa chi phí giờ và thức ăn uống cái nào nhiều hơn,từ đó có thể đưa ra những định hướng cụ thể,những trương trình giảm giá giờ,thêm khuyến mãi,thành lập một hóa đơn dịch vụ…. Câu 3: Trên hóa đơn thanh toán tiền cho khách gồm có những gì? Trả lời: Tất nhiên nó được chia ra làm hai phần,phần đầu sẽ là giờ đặt phòng của khách(giờ vào), và giờ trả phòng. Phần dưới sẽ là chi phí về thức ăn uống: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá,thành tiền. Câu 4: Quán của chị có phân ra giữ phòng vip và phòng bình thường không? Chia ra như vậy, giữa các phòng khác nhau thì mình sẽ tính như thế nào? Trả lời: Có. Quán chúng tôi có phân loại từng phòng,và giá cả mỗi phòng thì sẽ khác nhau. Sẽ có hóa đơn dành riêng cho những phòng đó. Câu 5: Nếu khách làm hư hỏng một số thiết bị trong phòng thì mình có tính phí đền bù không,nếu có chị tính vào hóa đơn luôn hay mình sẽ giải quyết bằng cách nào? Trả lời: Có. Chúng tôi dựa vào phiếu bồi thường hư hỏng của thiết bị rồi cộng vào hóa đơn tổng Câu 6: Trong một tuần hay một tháng thì mình có tổng hợp, báo cáo lại doanh thu cho cấp trên không? Trả lời: Có, trong một tuần chúng tôi có lưu trữ dữ liệu lại trong máy tính để báo cáo. Câu hỏi 7: Quán mình cũng có chương trình giảm giá,vậy những lần giảm giá vậy có ảnh hưởng gì tới việc thanh toán tiền,khi mà mình đã có sẵn hệ thống Trả lời: Không đâu, mình sẽ trừ % số tiền được giảm ra. Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 10 tính tiền giờ quy định sẵn một giờ bao nhiêu không vậy chị? Câu 8: Quá trình thanh toán tiền diễn ra nhưu thế nào? Trả lời: Từ khi bạn đặt phòng chúng tôi đã có hóa đơn sẵn cho bạn,và đợi nhập mặt hàng vào tính thôi bạn.có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc sử dụng thẻ. Câu 9: Nếu như máy tính của quán bị hư ,hay phần mềm bị lỗi thì mình thanh toán bằng cách nào? Trả lời: Cái đó phải tính bằng hóa đơn có sẵn,rồi nhờ nhân viên thiết bị. Đánh giá chung: hình như người được hỏi đang bận, nên kết thúc ở đây. Rút ra được một vài vấn đề có liên quan nhưng không rõ lắm,họ cần chuẩn bị thêm một cách thanh toán khác phòng lúc gặp rắc rối. Bảng phỏng vấn thứ 4: Người thực hiện:Cao Trí Hiếu Người được hỏi: Lê Minh Trung Người phỏng vấn: Cao Trí Hiếu Địa chỉ Đường số 7,phường 14 ,Quận Tân Bình Thời gian hẹn: 23/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 9h Thời điểm kết thúc : 9h40’ Đối tượng Là quản lý quán karaoke: Người hiểu rõ về việc quản lí dịch vụ trong quán Các yêu cầu đòi hỏi:  Vai trò: là người hỏi, người phỏng vấn.  Vị trí: thành viên nhóm thu thập thông tin PTTKHT  Trình độ: sinh viên cao đẳng khoa CNTT  Kinh nghiệm: lần đầu tiên thực hiện  Giới thiệu.  Tổng quan về dự án.  Tổng quan về phỏng  2 phút  5 phút  20 phút [...]... 15 III Xây dựng sơ đồ phân rã Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 16 Sơ đồ phân rã chức năng quản lý phòng trọ HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN KARAOKE QUẢN LÝ THU CHI, THỐNG KÊ CHI PHÍ QUẢN LÝ THIẾT BỊ HIỆN HÀNH Kiểm tra tài sản Thống kê hóa đơn Phiếu bảo hành Cập nhật phiếu dịch vụ Cập nhật thiết bị Lập hóa đơn tổng Cập nhật thiết bị Thêm phòng Lập hóa đơn dịch vụ Lập danh sách hư Thống kê giờ hát Hủy... được nghiên cứu ở đây là” thiết lập một hệ thống quản lý quàn karaoke thông minh , nhanh gọn và chính xác”! 1.2 Các hoạt động và nguyên tắc quản lý Theo khảo sát thực tế về nguyên lý hoạt động của quán karaoke cho thấy được là: Ở một quán karaoke thì có một tổ trưởng quản lý hoạt động của quán, bên dưới là các nhân viên lễ tân và các nhân viên phục vụ, Các phòng của quán được chia làm nhiều loại khác nhau... tị nhưng cũng chưa được chính xác lắm II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu 1.Môi trường hoạt động của quán karaoke Karaoke là một trong những lựa chọn hàng đầu về nhu cầu lien hoan và giải trí của1 mọi người vì thế có rất nhiều quán karaoke ở khắp mọi nơi.Nhưng vấn đề đặt Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 13 ra là làm sao để quán lý nhanh nhất ,đáp ưng nhu cầu của khách hang một cách... cộng: 38 phút BẢNG PHỎNG VẤN CHI TIẾT Dự án: Quản Lý Karaoke Người được hỏi: Lê Minh Chung Câu hỏi Tiểu dự án: quản lý dịch vụ Người hỏi: Cao Trí Hiếu Ngày hỏi: 23/9/2014 Câu Trả Lời Câu hỏi 1:Anh cho hỏi trong quán mình có mấy loại dịch vụ chính Trong quán của tôi về dịch vụ có 2 loại chính là thức ăn và nước uống và một vài thứ khác Câu hỏi 2: Vậy việc quản lý dịch vụ diễn ra như thế nào ạ? Câu hỏi... viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 12 Bảng Phỏng Vấn Chi Tiết Dự án: Quản Lý Karaoke Người được hỏi : Trần Minh Tú Câu hỏi: Câu hỏi 1: Quán mình quản lý những thiết bị đang có như thế nào? Câu hỏi 2: Vậy quán mình nhập thiết bị này ở đâu? Có bảo hành không? Câu hỏi 3: Vậy trên phiếu bảo hành bao gồm những gì? Tiểu dự án: Quản lý thiết bị hiện hành Người hỏi: Huỳnh Thị Minh Vy Ngày hỏi: 23/9/2014... trả và tiến hành thu tiền bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng thẻ.Việc thống kê trong thời gian một tuần,nhân viên thu ngân có lưu trữ dữ lieu lại và báo cao lên người quản lý trên đó,bao gồm:phiếu đặt phòng,hóa đơn tính tiền,hóa đơn dịch vụ… Trong quán có những thiết bị đang sử dụng và dự trữ,chúng được nhập từ một công ty Để quản lý chúng gồm có các danh sách cặp nhật bao gồm: mã thiết bị,tên thiết... Lập hóa đơn dịch vụ Lập danh sách hư Thống kê giờ hát Hủy hóa đơn Cập nhật phòng Cập nhật khuyến mãi Lập biên bản Lập phiếu thu Cặp nhật hóa đơn bảo hành QUẢN LÝ PHÒNG QUẢN LÝ DỊCH VỤ Tra cứu phòng Lập phiếu dịch vụ Đặt phòng Lập phiếu đặt giờ QUẢN LÝ THIẾT BỊ, TÀI SẢN Lập phiếu bồi thường Cặp nhật thiết bị hiện tại hư hỏng,tồn kho Hủy phiếu đặt giờ Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 17 ... kết thúc: 16h43 -Đối tượng được hỏi: nhân viên kỹ thuật -Các yêu cầu đòi hỏi về người phỏng vấn là: Vai trò và kinh nghiệm trong việc phỏng vấn + Vị trí là: Trưởng ban thu nhập thông tin và phân tích thiết kế hệ thống, có trách nhiệm cung cấp cho ban thiết kế những dữ liệu cần thiết -Chương trình phỏng vấn:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Chủ đề sẽ được đề cập đến: +Chủ... phòng đó.Khi đó nhân viên phục vụ sẽ kiểm tra dịch vụ mà khách sử dụng để thống kê lại nhưng dịch vụ ma khách hang chưa sử dụng ,hoặc sử dụng khong hết như bia, nước khoáng và cập nhật một lần cuối vào phiếu dịch vụ và chuyển về bộ phậ lễ tân Sau khi cập nhật xong phiếu dịch vụ , nhân viên phục vụ chuyển sang kiểm tra thiết bị hệ thống của phòng sau khi được khách sử dụng ,nếu phát hiên hư hỏng sẽ lập... hỏi 5: Những thiết bị hiện có,có lưu Trả lời: Có,có một danh sách thống kê trữ những thông tin gì liên quan tới tất cả các thiết bị hiện có của quán bao không? gồm: mã,tên,thời gian nhập,nhập từ đâu,giá cả bao nhiêu… Câu hỏi 6: Nếu hết thời gian bảo hành Trả lời: theo tôi biết thì có, còn chi tiết thì mỗi lần hư hỏng vậy mình có cần liên hệ phòng thu ngân nha bạn cập nhật hóa đơn,sau đó hủy hóa đơn của . 1 TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài: Phân Tích Hệ Thống Quản Lý Quán Karaoke Giảng Viên:Nguyễn Văn. 3_Lớp:13CĐ-TP2| 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN KARAOKE I.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề: 1.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống Kế. Xây dựng sơ đồ phân rã. Sinh viên thực hiện: Nhóm 3_Lớp:13CĐ-TP2| 17 Sơ đồ phân rã chức năng quản lý phòng trọ. . HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN KARAOKE QUẢN LÝ PHÒNG Tra