Phân Tích Hệ Thống Quản Lý Quán Karaoke

Để quản lý được chúng tôi ghi lại giờ cũ và cộng vào giờ của phòng mới trong xổ ghi giờ Câu hỏi 3:Vậy nếu khách muốn đặt phòng trước thì sẻ đặt như thế nào?. À thì có 2 cách: Thứ nhất có

Trang 1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tài: Phân Tích Hệ Thống Quản Lý Quán Karaoke

Giảng Viên:Nguyễn Văn Danh

Nhóm 3:

Nguyễn Nhật

Cao Chí Hiếu

Huỳnh Thị Minh Vy

Nguyễn Huỳnh Như Ý

Trang 2

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN KARAOKE

I.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ thể

từng chủ đề:

1.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống thông tin

Hệ thống: Quản lý quán karaoke

Người lập:nhóm 3 Ngày lập:23/09/2014 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt

đầu

Ngày kết thúc

1

Quản lý phòng Kiểm tra tình trạng thiết

bị ,máy móc,tài sản thường xuyên

23/09/2014 23/09/2014

2

Quản lý thiết bị,tài

sản

Xác lập thông tin vị trí phòng 23/09/2014 23/09/2014

3 Quản lý dịch vụ

Nắm bắt được tình hình làm việc theo sự phân công của quản lý

23/09/2014 23/09/2014

4 Quản lýthu

chi,thống kê chi

phí

Nắm bắt quy trình thanh Toán tiền

23/09/2014 23/09/2014

5

Quản lý thiết bị

hiện hành

Nắm bắt tình trạng thiết

bị hiện hành

23/09/2014 23/09/2014

2.Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn

Bảng phỏng vấn thứ 1:

Người thực hiện:Nguyễn Huỳnh Như Ý

Người được hỏi:

Nguyễn Minh Trí

Người phỏng vấn:

Đường số 7,phường 14 ,Quận

Tân Bình

Thời gian hẹn: 23/09/2014

Trang 3

Địa chỉ Thời điểm bắt đầu: 9h

Thời điểm kết thúc : 9h40’

Đối

tượng

Là quản lýquánkaraoke:

Người hiểu rõ về việc vị trí

phân bố các phòng

Các yêu cầu đòi hỏi:

 Vai trò: là người hỏi, người phỏng vấn

 Vị trí: thành viên nhóm thu thập thông tin PTTKHT

 Trình độ: sinh viên cao đẳng khoa CNTT

 Kinh nghiệm: lần đầu tiên thực hiện

Chương

trình

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn: chủ đề đề cập

 Tổng hợp các nội dung chính

 Ý kiến của người được hỏi

 Kết thúc

 2 phút

 5 phút

 20 phút

 5 phút

 1 phút

Dự kiến tổng cộng: 38 phút

Phiếu phỏng vấn

Đồ án: Quản lý quán karaoke Bộ phận: Quản lý phòng

Người được phỏng vấn:

Nguyễn Minh Trí

Trang 4

Câu hỏi: Câu trả lời:

Câu hỏi 1:

Ở quán mình việc quản lý giờ ra vào của

khách như thế nào? Chúng tôi ghi lại giờ vào và giờ ra của khách bằng xổ tay và đồng hồ của quán Câu hỏi : Vậy thì trong sổ ghi giờ ghi lai

những gì?

Chúng tôi ghi giờ vào,và giờ ra,trong

đó có mã phòng,loại phòng

Câu hỏi 2:

Vậy nếu khách đang sử dụng và muốn

đổi phòng thì tính giờ như thế nào ạ?

Để quản lý được chúng tôi ghi lại giờ cũ

và cộng vào giờ của phòng mới trong

xổ ghi giờ

Câu hỏi 3:Vậy nếu khách muốn đặt

phòng trước thì sẻ đặt như thế nào?

À thì có 2 cách:

Thứ nhất có thể gặp trực tiếp lễ tân Thứ hai là gọi vào số điện thoại của quán

Chúng tôi ghi lại thông tin khách và giờ đặt vào phiếu đặt phòng

Câu hỏi 4:Vậy trong phiếu đặt phòng

ghi lại những gì?

Chúng tôi ghi lại Tên khách hang, số điện thoại ,giờ đặt phòng, loại phòng muốn đặt

Câu hỏi 5: Nếu khách không tới thì sẻ

giải quyết như thế nào?

Nếu sau 15 phút mà khách không tới chúng tôi sẻ huỷ phiếu đặt phòng

Trang 5

Câu 6: Vậy xin hỏi anh việc phân chia

phòng diễn ra như thế nào ạ?Các thông

tin phòng được ghi lại như thế nào

Mỗi loại phòng đều có mã phòng khác nhau để quản lý , phòng VIP và trên 30 người được đánh thểm tương ướng la V

va B ví dụ: V5 là phòng VIP 5 VB3 là phòng VIP 3 trên 30 người…

Câu 7:Việc kiểm tra xem phòng có

khách hay đang còn trông như thế nào?

Thông tin ghi lại là những gì?

Mỗi nhân viên sẻ trực vài phòng nhất định,khi đó sẽ phụ trách kiểm tra phòng

và báo về lễ tân,thông tin ghi lại là mã phòng và trạng thái của phòng là đang hoạt đông hoặc chưa hoạt động

Người thực hiện :Nguyễn Nhật

PHIẾU PHỎNG VẤN

Người được hỏi:Nguyễn Gia Minh Người phỏng vấn: Nguyễn Nhật

Đia chỉ:Đường số 7,phường 14

,Quận Tân Bình

Thời gian hẹn :8h30’, 23 /9/2014 Thời gian bắt đầu:9h00’

Thời gian kết thúc:9h45’

Đối tượng :

Dữ liệu thu nhập là quy trình quản

lý tài sản và thiết bị

Người được hỏi là tổ trưởng

Trang 6

Chương Trình:

1 Giới Thiệu

2 Tổng quan về dự án

3 Tổng quan về phỏng vấn

4 Xin phép phỏng vấn

Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề quản lý tài

sản và thiết bị

Chủ đề 1:

1 Câu hỏi 1:

2 Câu hỏi 2:

Chủ đề 2:

1 Câu hỏi 1:

2 Câu hỏi 2:

Tổng hợp các thông tin thu nhập

Kết thúc phỏng vấn

Xin cảm ơn các thông tin mà

anh đã cung cấp!

Ước Lượng Thời Gian:

2 phút

3 phút

1 phút

10 phút

BẢNG PHỎNG VẤN CHI TIẾT

Người được hỏi:Nguyễn Gia Minh Người phỏng vấn: Nguyễn Nhật

Địa điểm: Đường số 7,phường 14 ,Quận

Tân Bình

Thời gian hẹn :8h30’, 24 /9/2014 Thời gian bắt đầu:9h00’

Thời gian kết thúc:9h45’

Câu 1:Trong mỗi phòng có các thiết bị

khác nhau vậy anh quản lý các thiết bị

đó như thế nào ạ?

Trả lời:Các thiết bị đều được ghi lại tên thiết bị và trạng thái hoạt động của thiết

bị đó

Trang 7

Câu 2: Vậy việc kiểm tra thiết bị diễn ra

như thế nào ?

Trả lời: Việc kiểm tra sẽ do nhân viện phục vụ của phòng đó thực hiện và ghi lại vào phiếu cập nhật thiết bị

Câu 3: Vậy trong phiếu cập nhật thiệt bị

ghi những gì?

Ghi tên thiết bị , số lượng trạng thái hoạt động sau khi câp nhật

Câu 4 Nếu xảy ra hư hỏng hay thiệt hại

gì thì sẽ xử lý như thế nào?

Nếu xảy ra hư hỏng thì chúng tôi sẽ lập danh sách hư

Câu 5: Trong danh sách hư ghi những

gì?

Tên thiết bị bị hư , số lượng , mức độ hư hỏng va ghi chú yêu cầu thay mới nếu

hư hỏng nặng

Câu 6: Vậy khách hàng có phải bồi

thường không , nếu có thì bồi thương

như thế nào?

Chúng tôi sẽ lập phiếu bồi thương bao gồm tên sản phẩm, số lương ma mức giá tương ứng ma khách phải bồi thương thiệt hại

Nhận xét: Người quản lý nắm rõ về công việc ,trả

lời nhanh ,thông tin đúng về chủ đề cần tìm hiểu

Người thực hiện: Huỳnh Thị Minh Vy

PHIẾU PHỎNG VẤN

-Người được hỏi:Hoàng Thị Yến -Người phỏng vấn:

Huỳnh Thị Minh Vy

Trang 8

-Địa chỉ:

Đường số 7,phường 14 ,Quận Tân Bình

-Thời gian hẹn: 23/9/2014 -Thời điểm bắt đầu: 15h35 -Thời điểm kết thúc: 16h05

-Đối tượng được hỏi : Phòng tiếp tân,cụ

thể là người thu ngân

-Các yêu cầu đòi hỏi về người phỏng vấn là: Vai trò và kinh nghiệm trong việc phỏng vấn

+ Vị trí là: Trưởng ban thu nhập thông tin và phân tích thiết kế hệ thống, có trách nhiệm cung cấp cho ban thiết kế những dữ liệu cần thiết

-Chương trình phỏng vấn:

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn

 Chủ đề sẽ được đề cập đến:

+Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời(1

câu)

+Chủ đề 4: Câu hỏi và trả lời(3-4

câu)

 Tổng hợp các nội dung chính

 Ý kiến của người được hỏi, cảm

ơn người được hỏi

-Dự kiến thời gian:

2 phút

3 phút

15 phút

3 phút

7 phút

Dự kiến tổng cộng : 30phút

Dự án: Quản Lý Karaoke Tiểu dự án: Thống Kê thu chi,tính tiền Người được hỏi : Hoàng Thị Yến Người hỏi: Huỳnh Thị Minh Vy

Ngày hỏi: 23/9/2014

Trang 9

Câu hỏi Câu trả lời:

Câu 1: Chào chị,chị cho hỏi một số

thông tin.Quán mình tính tiền cho

khách đồ ăn uống và chi phí thời gian

có tính riêng hay chung vậy chị?

Trả lời: Được bạn! Cái đó thì quán mình tính chung một hóa đơn nhưng chia ra làm hai phần cho dễ kiểm soát giữa chi phí giờ và chi phí thức ăn,đồ uống

Câu 2: Vậy chia ra làm 2 vậy chị có

gặp khó khăn gì trong công việc của

mình không?

Trả lời: Không,vì mình phải quản lý về hai mặt, nhưng cách đó thì thuận lợi hơn vì ta dễ kiểm soát được giữa chi phí giờ và thức ăn uống cái nào nhiều hơn,từ đó có thể đưa ra những định hướng cụ thể,những trương trình giảm giá giờ,thêm khuyến mãi,thành lập một hóa đơn dịch vụ…

Câu 3: Trên hóa đơn thanh toán tiền

cho khách gồm có những gì?

Trả lời: Tất nhiên nó được chia ra làm hai phần,phần đầu sẽ là giờ đặt phòng của khách(giờ vào), và giờ trả phòng Phần dưới sẽ là chi phí về thức ăn uống: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá,thành tiền

Câu 4: Quán của chị có phân ra giữ

phòng vip và phòng bình thường

không? Chia ra như vậy, giữa các

phòng khác nhau thì mình sẽ tính như

thế nào?

Trả lời: Có Quán chúng tôi có phân loại từng phòng,và giá cả mỗi phòng thì

sẽ khác nhau Sẽ có hóa đơn dành riêng cho những phòng đó

Câu 5: Nếu khách làm hư hỏng một số

thiết bị trong phòng thì mình có tính phí

đền bù không,nếu có chị tính vào hóa

đơn luôn hay mình sẽ giải quyết bằng

cách nào?

Trả lời: Có Chúng tôi dựa vào phiếu bồi thường hư hỏng của thiết bị rồi cộng vào hóa đơn tổng

Câu 6: Trong một tuần hay một tháng

thì mình có tổng hợp, báo cáo lại doanh

thu cho cấp trên không?

Trả lời: Có, trong một tuần chúng tôi có lưu trữ dữ liệu lại trong máy tính để báo cáo

Câu hỏi 7: Quán mình cũng có chương

trình giảm giá,vậy những lần giảm giá

vậy có ảnh hưởng gì tới việc thanh toán

tiền,khi mà mình đã có sẵn hệ thống

Trả lời: Không đâu, mình sẽ trừ % số tiền được giảm ra

Trang 10

tính tiền giờ quy định sẵn một giờ bao

nhiêu không vậy chị?

Câu 8: Quá trình thanh toán tiền diễn ra

nhưu thế nào? Trả lời: Từ khi bạn đặt phòng chúng tôi đã có hóa đơn sẵn cho bạn,và đợi nhập

mặt hàng vào tính thôi bạn.có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc sử dụng thẻ Câu 9: Nếu như máy tính của quán bị

hư ,hay phần mềm bị lỗi thì mình thanh

toán bằng cách nào?

Trả lời: Cái đó phải tính bằng hóa đơn

có sẵn,rồi nhờ nhân viên thiết bị

Đánh giá chung: hình như người được hỏi đang bận, nên kết thúc ở đây Rút ra được một vài vấn đề có liên quan nhưng không rõ lắm,họ cần chuẩn bị thêm một cách thanh toán khác phòng lúc gặp rắc rối

Người thực hiện:Cao Trí Hiếu

Lê Minh Trung

Cao Trí Hiếu

Địa chỉ

Đường số 7,phường 14 ,Quận

Tân Bình

Thời gian hẹn: 23/09/2014

Thời điểm bắt đầu: 9h

Thời điểm kết thúc : 9h40’

Đối

tượng

Là quản lý quán karaoke:

Người hiểu rõ về việc quản lí

dịch vụ trong quán

Các yêu cầu đòi hỏi:

 Vai trò: là người hỏi, người phỏng vấn

 Vị trí: thành viên nhóm thu thập thông tin PTTKHT

 Trình độ: sinh viên cao đẳng khoa CNTT

 Kinh nghiệm: lần đầu tiên thực hiện

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng

 2 phút

 5 phút

 20 phút

Trang 11

Chương

trình

vấn: chủ đề đề cập

 Tổng hợp các nội dung chính

 Ý kiến của người được hỏi

 Kết thúc

 5 phút

 1 phút

Dự án: Quản Lý Karaoke

Người được hỏi: Lê Minh Chung

Tiểu dự án: quản lý dịch vụ Người hỏi: Cao Trí Hiếu Ngày hỏi: 23/9/2014 Câu hỏi Câu Trả Lời

Câu hỏi 1:Anh cho hỏi trong quán mình

có mấy loại dịch vụ chính

Trong quán của tôi về dịch vụ có 2 loại chính là thức ăn và nước uống và một vài thứ khác

Câu hỏi 2: Vậy việc quản lý dịch vụ

diễn ra như thế nào ạ?

Việc cung cấp là do nhân việc phục vụ phụ trách phòng trực tiếp thực hiện gồm một số món có sẳng và Menu để khách lựa chọn

Câu hỏi 3:Khách hàng chọn dịch vụ thì

ghi lại như thế nào

Nhân viên phục vụ sẻ ghi lại vào phiếu dịch vụ của phòng đó

Câu hỏi 4: Vậy phiếu dịch vụ ghi lại

những gì?

Phiếu dịch vụ ghi lại mã phòng , tên sản phẩm , số lương

Câu hỏi 5:Nếu khách muốn kêu thêm

dịch vụ hay trả lại dịch vụ đả gọi thì xử

lý như thế nào?

Nhân viên phục vụ sẽ cung cấp thêm hoặc lấy lại rồi sau đó cập nhật lại vào phiếu dịch vụ

Trang 12

Câu 6: Vậy việc thanh toán như thế nào? Từ phiếu dịch vụ sẻ hình thành hóa đơn

dịch vụ Câu 7: Hóa đơn dịch vụ ghi những gì? Ghi mã phòng , tên sản phẩm , số lượng

đơn giá và thành tiền

Người thực hiện: Huỳnh Thị Minh Vy

Phiếu phỏng vấn

Trần Minh Tú

Huỳnh Thị Minh Vy -Địa chỉ:

Đường số 7,phường 14 ,Quận Tân Bình

-Thời gian hẹn: 23/9/2014 -Thời điểm bắt đầu: 16h10

-Thời điểm kết thúc: 16h43 -Đối tượng được hỏi: nhân viên kỹ thuật -Các yêu cầu đòi hỏi về người phỏng

vấn là: Vai trò và kinh nghiệm trong việc phỏng vấn

+ Vị trí là: Trưởng ban thu nhập thông tin và phân tích thiết kế hệ thống, có trách nhiệm cung cấp cho ban thiết kế những dữ liệu cần thiết

-Chương trình phỏng vấn:

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn

 Chủ đề sẽ được đề cập đến:

+Chủ đề 5: Câu hỏi và trả lời câu

 Tổng hợp các nội dung chính

 Ý kiến của người được hỏi, cảm

ơn người được hỏi

-Dự kiến thời gian:

2 phút

3 phút

15 phút

5 phút

Trang 13

Bảng Phỏng Vấn Chi Tiết

Dự án: Quản Lý Karaoke Tiểu dự án: Quản lý thiết bị hiện hành

Người được hỏi : Trần Minh Tú Người hỏi: Huỳnh Thị Minh Vy

Ngày hỏi: 23/9/2014

Câu hỏi: Câu trả lời:

Câu hỏi 1: Quán mình quản lý những

thiết bị đang có như thế nào?

Trả lời: Hiện tại chúng tôi có nhân viên

kỹ thuật chuyên bảo trì,sửa chữa các thiết bị đang sử sụng chị có thể liên hệ Câu hỏi 2: Vậy quán mình nhập thiết bị

này ở đâu? Có bảo hành không?

Trả lời: chúng tôi nhập tại một công ty chuyên cung cấp,và có bảo hành

Câu hỏi 3: Vậy trên phiếu bảo hành bao

gồm những gì?

Trả lời: Phiếu bảo hành bao gồm: mã thiết bị,tên thiết bị, ngày nhập, thời gian bảo hành…

Câu hỏi 4: Thời gian bảo trì, sửa chữa

các vấn đề hư hỏng có làm cho quán

gặp khó khăn gì không? Quá trình đó

diễn ra nhanh hay lâu?

Trả lời: Cũng gặp chút trở ngại nhưng thời gian diễn ra không lâu lắm

Câu hỏi 5: Những thiết bị hiện có,có lưu

trữ những thông tin gì liên quan tới

không?

Trả lời: Có,có một danh sách thống kê tất cả các thiết bị hiện có của quán bao gồm: mã,tên,thời gian nhập,nhập từ đâu,giá cả bao nhiêu…

Câu hỏi 6: Nếu hết thời gian bảo hành

thì mỗi lần hư hỏng vậy mình có cần

cập nhật hóa đơn,sau đó hủy hóa đơn

của những khoảngđó không?

Trả lời: theo tôi biết thì có, còn chi tiết liên hệ phòng thu ngân nha bạn

Nhận xét: Nhân viên kỹ thuật này cũng có nhiều hiểu biết,nhưng có vẻ đang

bận,cung cấp được một số thông tị nhưng cũng chưa được chính xác lắm

II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu

1.Môi trường hoạt động của quán karaoke

Karaoke là một trong những lựa chọn hàng đầu về nhu cầu lien hoan và giải trí của1 mọi người vì thế có rất nhiều quán karaoke ở khắp mọi nơi.Nhưng vấn đề đặt

Trang 14

ra là làm sao để quán lý nhanh nhất ,đáp ưng nhu cầu của khách hang một cách nhanh va chính xác

Do dó vấn đề được nghiên cứu ở đây là” thiết lập một hệ thống quản lý quàn karaoke thông minh , nhanh gọn và chính xác”!

1.2 Các hoạt động và nguyên tắc quản lý

Theo khảo sát thực tế về nguyên lý hoạt động của quán karaoke cho thấy được là:

Ở một quán karaoke thì có một tổ trưởng quản lý hoạt động của quán, bên dưới là các nhân viên lễ tân và các nhân viên phục vụ,

Các phòng của quán được chia làm nhiều loại khác nhau bao gồm phòng thường và phòng VIP , trong mỗi loại thì có loại phòng dưới 30 người và trên 30 người Mỗi phòng đều có một mã phòng khác nhau bao gồm loại phòng và số phòng ,trạng thái hoạt động của mỗi phòng và được các nhân viên phục vụ liên tục kiểm tra và cập nhật để báo về quầy lễ tân ,các thông tin gồm mã phòng và trạng thái phòng: như đang hoạt đông hay chưa hoạt động để ghi vào phiếu cập nhật phòng Khi có

khách đến thuê phòng các nhân viên lễ tân sẽ căn cứ vào phiếu cập nhật phòng để phân bố phòng cho khách thuê các phòng trống theo yêu cầu của khách một cách nhanh và chính xác.Khi khách có nhu cầu đặt trước phòng sẽ có 2 hình thức đặt phòng đó la gặp trực tiếp lễ tân hoặc gọi điện thoại vào số điện thoại của

quán.Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại tên khách hàng ,số điện thoại liên lạc , loại phòng khách muốn đặt và giờ đặt phòng vào phiếu đặt giờ sau đó cập nhật trạng thái

phòng của các phòng được đặt vào phiếu cập nhật phòng.Nếu sau 15 phút so với giơ đặt phòng mà khách không tới nhân viên lễ tân sẽ hủy phiếu đặt phòng của khách và cập nhật một lần nửa trạng thái phòng được đặt Sau khi khách hàng đả chọn được phòng nhân viên lễ tân ghi nhận giờ vào phòng của khách.Mỗi phòng sẽ được bố trí một nhân viên phục vụ Nhân viên phục vụ sẽ cập nhật thiết bị của phòng bảo đảm đầy đủ đáp ứng nhu cầu của khách trước khi khách sử dụng ,trong mỗi phòng sẻ được cung cấp một Menu dich vụ bao gồm 2 phần chính là thức ăn

và nước uống ngoài ra sẽ có một số thức ăn cố định được mang ra như Snack ,khô mực ,khô Bò, hạt dẻ Khi khách hàng muốn gọi dịch vụ nào thêm thì nhân viên phục vụ sẻ ghi lại vào phiếu dịch vụ bao gồm mã phòng,tên sản phẩm , số lượng Sau đó mang đến cho khách hàng sử dụng , trong phiếu dịch vụ sẽ ghi thêm một số khuyến mãi của quán hoặc nhà cung cấp sản phẩm như sử dụng combo dịch vụ của quán gồm Bia ,Trai Cây và trên 2 món ăn sẻ được khuyến mãi 10% phí dịch vu cho khách hàng biết được để dể dàng thêm lựa chọn.Trong khi đang sử dụng dịch vụ khách hàng có thể gọi thêm dịch vụ ,khi đó nhân viên phục vụ sẽ cập nhật phiếu dịch vụ bằng cách ghi thêm vào tên sản phẩm và só lượng vào phiếu dịch vụ

Định dạng
Số trang	17
Dung lượng	653,43 KB