Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong chuyên đề tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của công ty Cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát – nơi tôi đã thực tập. Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2013 Sinh viên (ký và ghi rõ họ tên) SVTH: Nguyễn Thị Thúy Lớp: LC 15.21.09 i Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân MỤC LỤC 07 iv Sơ đồ 2.4 iv Quy trình xử lý dữ liệu trên excel iv 08 iv Sơ đồ 2.5 iv 09 iv Sơ đồ 2.6 iv Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song iv DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG BIỂU v LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HOÀNG PHÁT 73 KẾT LUẬN 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 SVTH: Nguyễn Thị Thúy Lớp: LC 15.21.09 ii Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT KÝ HIỆU VIẾT TẮT NỘI DUNG SXKD Sản xuất kinh doanh GTGT Giá trị gia tăng QĐ Quyết định BTC Bộ tài chính NVL Nguyên vật liệu CP Cổ phần DN Doanh nghiệp KKĐK Kiểm kê định kỳ KKTX Kê khai thường xuyên ĐVT Đơn vị tính TK Tài khoản CK Chuyển khoản TSCĐ Tài sản cố định SVTH: Nguyễn Thị Thúy Lớp: LC 15.21.09 iii Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân DANH MỤC SƠ ĐỒ STT SƠ ĐỒ NỘI DUNG 01 Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song 02 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp đối sổ số dư 03 Sơ đồ 1.3 Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp chiếu luân chuyển 04 Sơ đồ 2.1 Quy trình sản xuất của công ty 05 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức quản lý tại công ty Cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát 06 Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát 07 Sơ đồ 2.4 Quy trình xử lý dữ liệu trên excel 08 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ khái quát chung thủ tục nhập kho 09 Sơ đồ 2.6 Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song SVTH: Nguyễn Thị Thúy Lớp: LC 15.21.09 iv Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG BIỂU STT HÌNH, BẢNG BIỂU NỘI DUNG 01 BIỂU 2.1 Giấy đề nghị tạm ứng 02 BIỂU 2.2 Hóa đơn giá trị gia tăng 03 BIỂU 2.3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa 04 BIỂU 2.4 Phiếu nhập kho 05 BIỂU 2.5 Hóa đơn GTGT 06 BIỂU 2.6 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa 07 BIỂU 2.7 Phiếu nhập kho 08 BIỂU 2.8 Giấy đề nghị cung ứng vật tư 09 BIỂU 2.9 Phiếu xuất kho 10 BIỂU 2.10 Phiếu xuất kho 11 HÌNH 2.1 Giao diện File Excel 12 HÌNH 2.2 Giao diện nhập liệu các chứng từ phát sinh 13 HÌNH 2.3 Giao diện thẻ kho 14 HÌNH 2.4 Giao diện thẻ kho 15 HÌNH 2.5 Sổ chi tiết vật tư 16 HÌNH 2.6 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn 17 HÌNH 2.7 Sổ Nhật ký chung 18 HÌNH 2.8 Sổ cái tài khoản 152 SVTH: Nguyễn Thị Thúy Lớp: LC 15.21.09 v Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân LỜI MỞ ĐẦU Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung, doanh nghiệp xây lắp nói riêng, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng của quá trình sản xuất. Để tối đa hóa lợi nhuận cần phải tối thiểu hóa chi phí, nhất là chi phí nguyên vật liệu. Muốn vậy cần phải quản lý khoa học để tránh lãng phí, ngăn ngừa các hành vi gian lận trong mua bán và sử dụng nguyên vật liệu. Để đạt được điều đó yêu cầu đặt ra là phải hạch taons đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, vì nguyên vật liệu trog doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại phức tạp và thường thay đổi cho nên hạch toán chính xác nguyên vật liệu có tác dụng quan trọng đến việc hạch toán đầy đủ chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm. Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố của quá trình xản xuất kinh doanh, thông thường chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng 70% giá trị công trình. Vì thế công tác quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu có thể làm tăng hoặc giảm giá thành công trình. Hơn nữa, hoạt động xây lắp thường xuyên được tiến hành ở ngoài trời, nên chịu tác động rất lớn của điều kiện thiên nhiên: mưa, nắng, lũ lụt dẫn đến tình trạng mất mát, hư hỏng, gây khó khăn trong việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Vì vậy, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất một cách tối đa, song vẫn đảm bảo chất lượng không phải là vấn đề đơn giản đối với mỗi doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt công tác nguyên vật liệu sẽ giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và chính xác để lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh một cách tốt nhất, lập dự toán nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp đầy đủ đúng chất lượng và kịp thời quá trình thi công. Bởi vậy, làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là nhân tố ảnh hưởng làm giảm chi phí hạ giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Đây là một yêu cầu thiết thực, một vấn đề đang được quan tâm nhiều trong quá trình thi công của các doanh nghiệp xây lắp. SVTH: Nguyễn Thị Thúy 1 Lớp: LC 15.21.09 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguên vật liệu trong quản lý chi phí của doanh nghiệp cùng với thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát”. Để thuận tiện trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu cũng như khi tra cứu em đã chia chuyên đề thành ba chương như sau: Chương 1 : Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. Chương 2 : Thực trạng về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát. Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát. Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn TS. Trần Thị Ngọc Hân, cùng các anh chị trong phòng kế toán - Tài chính của công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. SVTH: Nguyễn Thị Thúy 2 Lớp: LC 15.21.09 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến hoặc hình thành từ các nguồn khác dùng cho mục đích quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm (công trình, hạng mục công trình) của doanh nghiệp xây lắp. Nguyên liệu, vật liệu có những đặc điểm khác với các loại tài sản khác Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu khi tham gia vào chu kỳ sản xuất sẽ cấu thành thực thể sản phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành nên giá thành sản phẩm. Về mặt giá trị: Giá trị nguyên vật liệu khi đưa vào sản xuất thường có xu hướng tăng lên khi nguyên vật liệu đó cấu thành sản phẩm. Về mặt hình thái: Khi đưa vào quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu thay đổi về hình thái và sự thay đổi hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm do nguyên vật liệu tạo ra. Giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên vật liệu dùng để sản xuất thì NVL đó sẽ tạo thêm những giá trị sử dụng khác. 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, NVL là đối tượng của lao động. Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất SVTH: Nguyễn Thị Thúy 3 Lớp: LC 15.21.09 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên, nhiên, vật liệu, máy móc và thiết bị thi công. Trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm công trình, hạng mục công trình. Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 70% - 80% trong tổng giá trị công trình. Do vậy, việc vung cấp NVL đầy đủ số lượng, chất lượng, có kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến tiến độ thi công xây dựng của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu còn quan tâm đến chất lượng. Chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của nguyên vật liệu mà chất lượng quyết định để doanh nghiệp có uy tín tồn tại trên thị trường. Trong cơ chế thị trường hiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Trong quá trình thi công xây dựng công trình, thông qua công tác kế toán NVL từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, đảm bảo đúng tiến độ và nâng cao chất lượng của các công trình. Có thể nói rằng vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình thi công xây lắp. 1.1.3 Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định nơi thi công còn các điều kiện khác như: người lao động, máy móc thiết bị thi công…phải di chuyển theo địa điểm xây dựng. Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng vật liệu phức tạp và chịu ảnh hưởng lớn của môi trườn bên ngoài, các nhà quản lý doanh nghiệp cần xây dựng định mức hao phí cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. quản lý vật liệu là yếu tố khách quan vủa mọi nền sản xuất xã hội. Tuy SVTH: Nguyễn Thị Thúy 4 Lớp: LC 15.21.09 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD:TS.Trần Thị Ngọc Hân nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Để làm tốt công tác hạch toán vật liệu, đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới sử dụng và dự trữ: - Trong khâu thu mua vật liệu: Phải quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vật liệu đảm bảo đủ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ…Cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để tìm ra biện pháp thích ứng, đồng thời phải kiểm tra lại giá mua vật liệu; các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển. - Khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu. - Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất vật liệu đúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Trong khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được thực hiện liên tục, không bị ngừng trệ, gián đoạn, do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại, quản lý vật liệu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ, từ số lượng tới chất lượng sẽ làm cho sản xuất được thông suốt, giảm bớt những rủi ro SVTH: Nguyễn Thị Thúy 5 Lớp: LC 15.21.09 [...]... doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp 1.1.4 Sự cần thiết và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 1.1.4.1 Sự cần thiết của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp nên việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp là rất cần thiết Kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp... - Nguyên vật liệu chính: Là những đối tư ng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm (công trình, hạng mục công trình…) Trong ngành xây dựng còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng. .. NVL, từ đó có biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu cho thi công công trình một cách có hiệu quả nhất Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán giá thành Làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình nguyên vật liệu, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu để có biện pháp điều chỉnh... từng loại nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm của chúng Xét về phương diện kế toán, cách phân loại này giúp kế toán tổ chức vận dụng phương pháp kế toán, tài khoản kế toán cho phù hợp Phân loại theo nguồn hình thành nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác hoặc được cấp phát biếu... tế vật liệu tồn kho đầu kỳ( Theo kết quả kiểm kê ) + Trị giá thực tế của vật liệu nhập trong kỳ - Bên Có: + Kết chuyển trị giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê ) + Trị giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ cho các mục đích khác nhau Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu - Đầu tháng kết chuyển trị giá vật liệu đầu kỳ, kế toán ghi : Nợ TK 611 - Mua hàng Có TK 152- Nguyên liệu. .. xuất nguyên vật liệu Mặt khác thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn biết được chất lượng, chủng loại có đảm bảo hay không? Số liệu thừa hay thiếu đối với quá trình thi công công trình để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn giúp cho việc kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch... việc kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghi chép, tính toán của thủ kho nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán Nhược điểm: Số liệu ở số kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu nên muốn biết tình hình cụ thể của từng thứ vật liệu nào đó phải trực tiếp hỏi xem trên thẻ kho Sơ đồ hạch toán chi tiết kế toán nguyên vật liệu như sau: Phiếu nhập kho... Đơn giá tính cho vật liệu xuất Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK152- Nguyên liệu và vật liệu Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu theo giá gốc Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: - Khi mua vật liệu, căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào... - Trị giá hạch toán của vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán của vật liệu nhập trong kỳ Sau đó, tính trị giá của vật liệu xuất trong kỳ theo công thức : Trị giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán của vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ Việc áp dụng phương pháp nào để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho là do... chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái các tài khoản như: TK 152, TK 11 - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết 1.2.6 Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống kế toán nhằm . tại Công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng. của công ty 05 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức quản lý tại công ty Cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát 06 Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng. xây lắp. Chương 2 : Thực trạng về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần phát triển đầu tư xây dựng Hoàng Phát. Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán