Thực trạng kế toán bán hàng tại Tổng công ty xăng dầu quân đội

Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường nay, công ty phải cạnh tranh lẫn để tồn phát triển Hiện nay, suy thoái kinh tế giới ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh tế nước nên việc sản xuất kinh doanh trở nên khó khăn Là doanh nghiệp Nhà nước, nhiệm vụ Tổng công ty Xăng dầu Quân đội lại vô nặng nề Tổng công ty vừa doanh nghiệp cơng ích hoạt động lĩnh vực Quốc phịng đảm bảo nhu cầu lượng cho toàn quân, vừa tham gia phục vụ cho toàn kinh tế, bước vào thời kỳ đổi mới, Tổng công ty trăn trở để tìm cho hướng đắn vững chắc, góp phần lực lượng tồn qn thực thắng lợi nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước theo đường lối đổi Đảng Do kết hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty đặt lên hàng đầu Kế tốn tài cơng cụ quan trọng việc kiểm tra giám sát hoạt động kinh doanh Tổng công ty Đây để đánh giá đường lối, chiến lược kinh doanh mà Tổng cơng ty áp dụng có thật mang lại hiệu khơng, từ có biện pháp tổ chức lại khâu trình hoạt động sản xuất kinh doanh cho mang lại hiệu cao Thấy thuận lợi Tổng công ty em xin thực tập Tổng công ty để học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm tập Ngoài phần mở đầu kết luận, báo cáo chia làm phần : Chương I: Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Tổng công ty xăng dầu quân đội Chương II: Thực trạng kế tốn bán hàng Tổng cơng ty xăng dầu quân đội Chương III:Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện kế tốn bán Tổng công ty xăng dầu quân đội SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng Tổng công ty xăng dầu quân đội 1.1.1 Danh mục hàng bán Tổng công ty xăng dầu quân đội Hiện Tổng công ty xăng dầu quân đội tập trung sản xuất kinh doanh vào ba lĩnh vực sau: - Tổng công ty tiến hành tiếp tục xây dựng số công trình thời gian vừa qua như: Xây dựng kho xăng dầu cho trung tâm cơng nghiệp Long Bình, kho dầu FO, xây dựng kho bể chứa xăng dầu Tam Đảo – Cục xăng dầu – TCHC gồm bể 1000m3, xây dựng kho xăng dầu Học Viện Chính Trị Quân Sự, cục đối ngoại - BQP, sữa chữa kho tư lệnh tăng thiết giáp, xây dựng kho xăng dầu nhà bè -quân khu 7- TP Hồ Chí Minh - Bảo đảm xăng dầu cho quân đội kinh doanh xăng dầu, mở Tổng công ty nhiệm vụ bảo đảm xăng dầu cho nội TCHC cung ứng xăng dầu cho số đơn vị tồn qn theo kinh phí phân cấp tự chi, việc Tổng cơng ty có chức tham gia cung ứng xăng dầu cho TCHC số đơn vị, tạo thị trường cạnh tranh lành mạnh, góp phần ổn định giá xăng dầu, tiết kiệm cho quân đội lượng ngân sách đáng kể Hiện Tổng công ty xăng dầu quân đội tích cực mở rộng đại lý bán lẻ xăng dầu, đem hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng, với doah số hàng năm đạt hàng trăm tỷ đồng - Sản xuất bồn bể chứa nhiên liệu, van bơm, trang thiết bị chuyên ngành xăng dầu lắp đặt xitec chở xăng dầu, mặt hàng truyền thống mà Tổng công ty cung cấp hầu hết nhu cầu cho toàn ngành xăng dầu quân đội Tổng công ty xăng dầu quân đội nhập xăng dầu mỡ thông dụng phục vụ chủ yếu cho quân đội kinh doanh theo quy định hành Nhà nước Chủ động phần lớn nguồn xăng dầu nhập cung ứng cho trạm xăng dầu bán lẻ Tổng công ty với yêu cầu phải lấy thu bù chi có lãi khu vực Nhập cung ứng toàn nhu cầu xăng dầu cho toàn quân số lượng, chất lượng thời gian Duy trì mở rộng thị trường bán buôn xăng dầu số nhà máy điện Cần Thơ, Phú Mỹ, Thủ Đức…Tổng công ty xăng dầu quân SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán đội hoạt động lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, sữa chữa, nhập trực tiếp xăng dầu khí tài xăng dầu, với phát triển TCHC nói chung, ngành XDQĐ nói riêng, Tổng cơng ty ngày cố không ngừng lớn manh Do hoạt động sản xuất kinh doanh ngày phát triển có hiệu kinh tế cao, đáp ứng yêu cầu ngồi Qn đội, Tổng cơng ty BQP quan Nhà Nước bổ sung nhiều ngành nghề thuộc chuyên ngành xăng dầu Quân đội, cụ thể: - Xuất nhập trực tiếp xăng, dầu, mỡ phục vụ quốc phòng kinh tế - Xuất nhập khí tài xang dầu ( máy móc, thiết bị, dụng cụ phụ tùng vật tư ngành xăng dầu) - Sản xuất sữa chữa sản phẩm ngành xăng dầu, xây lắp bể kho chứa xăng dầu (kết cấu thép), sản xuất kinh doanh mặt hàng khí - Xây dựng hồn chỉnh cơng trình xăng dầu, trạm cấp phát, cửa hàng bán lẻ xăng dầu với hệ thống cơng nghệ hồn chỉnh - Vận tải xăng dầu đảm bảo cho quốc phòng kinh phí 1.1.2 Thị trường Tổng cơng ty xăng dầu quân đội Tổng công ty XDQĐ hoạt động SXKD nhiều lĩnh vực, sản phẩm Tổng cơng ty đa dạng, chia làm nhóm chính: Nhóm I: Sản phẩm quốc phịng Đây nhóm sản phẩm Tổng cơng ty có nhiệm vụ nhập cung ứng cho toàn quân Các sản phẩm nhập dựa vào tiêu BQP TCHC đưa ra, bao gồm : - Tổng nguồn khí tài: vật tư trang thiết bị, máy móc thuộc ngành xăng dầu, mặt hàng thường Tổng công ty mua nước nhập khâủ - Xăng dầu : nhiên liệu lỏng, dễ bay hơi, dẽ cháy, có nhiều màu sắc khác nhau, nhiều chủng loại, nhóm hàng Tổng cơng ty nhập tồn phân phối cho toàn quân theo tiêu định - Các kho bể, xăng dầu: xây dựng lắp ghép cơng trình kho xăng dầu tư lệnh tăng thiết giáp, học viện trị …theo kế hoạch cấp Nhóm sản phẩm cho quốc phịng Tổng cơng ty cấp vốn ngân SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán sách để tự tìm nguồn hàng Tổng cơng ty nhận sản phẩm từ cấp từ Tổng cơng ty cung ứng theo kế hoạch Nhóm II: Sản phẩm kinh tế Bao gồm xăng dầu, sản phẩm xuất xưởng, xăng dầu trạm xăng dầu, kho bể có khác biệt nhóm sản phẩm quốc phịng nhóm sản phẩm phục vụ thị trường hợp đồng kinh tế, dựa theo nhu cầu biến động thị trường từ Tổng cơng ty có kế hoạch nhập ngun vật liệu cụ thể Riêng khối văn phòng Tổng công ty chuyên kinh doanh sản phẩm xăng dầu, bao gồm: Xăng Mogas 92, xăng Mogas 90, dầu DO, dầu mỡ nhờn Thị trường kinh doanh gắn liền với loại sản phẩm, với loại sản phẩm có thị trường kinh doanh định Với đặc trưng xăng dầu sản phẩm quan trọng hoạt động SXKD ngành khác, sản phẩm thiếu hoạt động thị trường kinh doanh ngành xăng dầu rộng Tổng công ty mở rộng thị trường khắp nước, mạng lưới bán lẻ, đại lý, tổng đại lý miền, Tổng cơng ty có 300 đại lý, tổng đại lý, tiến tới gần 200 cửa hàng xăng dầu tồn qn làm đại lý cho Tổng cơng ty, số lượng đại lý lên 400 Việc SXKD Tổng công ty ngày phát triển , chi nhánh, đơn vị trực thuộc xây dựng để đáp ứng nhu cầu ngày tăng quốc phòng kinh tế Chi nhánh công ty TP HCM Đà Nẵng đơn vị trực thuộc mới, đến củng cố ổn định thực tốt nhiệm vụ Tổng công ty giao, với ưu điểm bán hàng số lượng, chất lượng, khách hàng tín nhiệm, số lượng khách hàng ngồi quân đội ngày tăng 1.1.3 Phương thức bán hàng Tổng công ty xăng dầu quân đội Trong trường hợp tiêu thụ hàng hóa, chứng từ sử dụng gần giống bao gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, phiếu thu, biên đối chiếu công nợ phải thu khách hàng… Hóa đơn GTGT chứng từ quan trọng nghiệp vụ bán hàng Tuy nhiên thời ddiemr phát hành hóa đơn có số khác biệt phương thức SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán Đối với phương thức bán hàng cho tổng đại lý, đại lý: Dựa hợp đồng ký kết hai bên xuất bán kho lập phiếu xuất kho gửi bán đại lý làm để đường thay cho hóa đơn đỏ, phòng kinh doanh làm vào phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý biên giao nhận để lập phiếu xuất kho Tiếp phịng kinh doanh gửi phiếu xuất kho sang phòng kế toán Căn vào phiếu xuất kho nhân viên kế tốn bán hàng phịng kế tốn nhập số liệu vào phần hành kế toán tương ứng phần mềm kế tốn máy Sau kế tốn bán hàng in viết hóa đơn GTGT gửi cho khách hàng để làm kê khai thuế Khi khách hàng tiến hành toán tốn tiền mặt thủ quỹ lập phiếu thu, trường hợp khách hàng toán qua ngân hàng nhận giấy báo có ngân hàng đồng thời kế toán ngân hàng viết phiếu thu ngồi cho khách hàng ( phiếu thu khơng hạch tốn vào máy tính mà tiền thu hạch toán nhận sổ phụ từ ngân hàng) Trình tự ln chuyển chứng từ mơ tả qua sơ đồ sau: Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Hóa đơn GTGT Phiếu thu, giấy báo có Hợp đồng mua hàng Sơ đồ 1: Trình tự luân chuyển chứng từ phương thức bán hàng cho đại lý, tổng đại lý Tổng công ty xăng dầu quân đội SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế tốn Đối với phương phức bán cho cơng ty :các chứng từ sử dụng tương tự phương thức bán hàng cho tổng đại lý, đại lý Khi cơng ty có nhu cầu fax đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh, phòng kinh doanh tập hợp đơn đặt hàng để phát lệnh xuống kho, tiến hành điều xe để chuyển hàng đến cho cơng ty Khi xuất cho trạm dùng hóa đơn GTGT làm để ghi sổ tốn Các kế tốn viên cơng ty viết hóa đơn GTGt cho khách hàng bán hàng mà khách hàng cần hóa đơn, hóa đơn với mẫu tổng công ty kế tốn bán hàng Tổng cơng ty cấp cho công ty, cuối tháng công ty gửi báo cáo bán hàng hóa đơn GTGT để phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu kê khai thuế hàng tháng 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Tổng công ty xăng dầu quân đội Bán hàng cung cấp dịch vụ hai hoạt động chính, có ý nghĩa quan trọng Tổng cơng ty Nó đảm bảo cho q trình sản xuất diễn liên tục, điều kiện tồn phát triển Tổng công ty Tổng công ty thu hồi vốn, bù đắp chi phí bỏ ra, có nguồn tích lũy để mở rộng sản xuất kinh doanh Nó cịn quan trọng để doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý thời gian, số lượng, chất lượng, tìm cách phát huy mạnh hạn chế điểm yếu Bên cạnh bán hàng cịn có vai trò quan trọng kinh tế quốc dân Từ số liệu kế toán cung cấp, Nhà nước nắm bắt tình hình kinh doanh tình hình tài Tổng cơng ty, từ thực chức quản lý kiểm sốt vĩ mơ kinh tế Đồng thời, kiểm tra việc thực nghĩa vụ Nhà nước doanh nghiệp Với vai trò quan trọng, kế toán bán hàng cần quản lý cách khoa học ,đúng đắn, phù hợp với chế độ kế tốn tài mà Nhà nước ban hành Để đáp ứng điều kế tốn phải thực tốt nhiệm vụ sau đây: SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân - Khoa Kế toán Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời, xác tình hình có biến động loại thành phẩm, hàng hóa theo tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại giá trị - Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời xác khoản doanh thu, khoản giảm trừ doanh thu chi phí hoạt động doanh nghiệp, đồng thời theo dõi đôn đốc khoản phải thu khách hàng - Lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá vốn hàng bán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tính tốn xác giá vốn hàng hóa tiêu thụ - Phản ánh tính tốn xác kết hoạt động, giám sát tình hình thực nghĩa vụ với Nhà nước tình hình phân phối kết hoạt động - Cung cấp thơng tin kế tốn phục vụ cho việc lập báo cáo tài định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến trình bán hàng, xác định phân phối kết Trong kinh tế thị trường, doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tạo loại sản phẩm cung cấp dịch vụ nhằm thõa mãn nhu cầu thị trường ( cầu sản xuất nhu cầu tiêu dùng ) thơng qua q trình bán hàng với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Bán hàng hiểu trình doanh nghiệp thực việc chuyển hóa vốn kinh doanh minh tư hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ hình thành kết tiêu thụ Xét góc độ kinh tế, bán hàng việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm gắn với phần lớn lợi ích rỉu ro cho khách hàng, đồng thời khách hàng toán khách hàng chấp nhận toán Q trình bán hàng doanh nghiêp chia làm giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Đơn vị tiến hành bán hàng vào hợp đồng kinh tế ký kết để đề xuất giao sản phẩm hàng hóa cho đơn vị mua Giai đoạn phản ánh mặt SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế tốn q trình vận động lưu thơng hàng hóa chưa phản ánh kết việc bán hàng Giai đoạn 2: Đây giai đoạn mà khách hàng toán chấp nhận toán, lúc trình bán hàng kết thúc, lúc doanh nghiệp bù đắp chi phí phát sinh xác định kết Tóm lại q trình bán hàng doanh nghiệp có đặc điểm sau: - Có thỏa thuận người mua người bán số lượng, chất lượng, quy cách bán hàng - Có thay đổi quyền sở hữu quyền sử dụng hàng hóa từ người bán sang người mua - Người bán giao cho người mua lượng hàng hóa nhận tiền người mua chấp nhận toán Khoản tiền gọi doanh thu bán hàng, khoản mà người bán dùng để bù đắp chi phí bỏ kỳ hình thành nên kết kinh doanh doanh nghiệp Sau trình hoạt động, doanh nghiệp xác định kết hoạt động sở so sánh doanh thu chi phí hoạt động Kết kinh doanh biểu số tiền lãi hay lỗ từ hoạt động doanh nghiệp thời kỳ định Đây kết cuối hoạt động kinh doanh thông thường hoạt động khác doanh nghiệp, phải phân phối sử dụng mục đích phù hợp với chế tài quy định cho loại hình doanh nghiệp cụ thể Những vấn đề cho thấy hoạt động bán hàng kết hoạt động sản xuấ kinh doanh doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, tách rời Kết hoạt động sản xuất kinh doanh mục đích cuối doanh nghiệp bán hàng phương tiện trực tiếp để thực mục đích Cơ cấu tổ chức đa loại hình doanh nghiệp phạm vi tồn quốc quốc tế, trực tiếp nhập kinh doanh xăng dầu phục vụ quốc phòng phát triển kinh tế dân sinh Nhập khẩu, sản xuất, sữa chữa kinh doanh vật tư khí tài xăng dầu, khí gas, sản xuất kết cấu thép cơng trình cơng nghiệp dân dụng xâ dựng cơng trình kho, trạm xăng dầu, kinh doanh, vân tải xăng dầu đường thủy, đường SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán Kết hợp kinh tế quốc phòng, sản phẩm dịch vụ chủ yếu Tổng công ty xăng dầu quân đội nhập khẩu, xuất khẩu, kinh doanh xăng dầu, kinh doanh xăng dầu, sản xuất sữa chữa khí tài xăng dầu, xây dựng cơng trình kho trạm vân tải xăng dầu đường bộ, đường thủy phục vụ quốc phòng đáp ứng nhu cầu kinh tế Lĩnh vực hoạt động Tổng công ty đa ngành nghề với cấu tổ chức đa loại hình doanh nghiệp nước quốc tế xuất, nhập khẩu, kinh doanh bán bn, bán lẽ xăng dầu, khí gas hóa lõng, mỡ, loại khí tài xăng dầu phụ tùng, thiết bị, phục vụ quốc phòng kinh tế, sản xuất, lắp đựng cơng trình ( nhà kho, trạm xăng dầu), kinh doanh vận tải xăng dầu, vận tải xăng dầu hàng hóa, phục vụ quốc phịng kinh tế, sản xuất, lắp dựng cơng trình (nhà kho, trạm xăng dầu), kinh doanh vân tải xăng dầu, vận tải xăng dầu hàng hóa, phục vụ quốc phịng kinh tế, kinh doanh dịch vụ tổng hợp…., Tổng công ty xăng dầu quân đội phấn đấu từ đến năm 2020 thị phần kinh doanh xăng dầu chiếm từ 15% đến 20% thị phần nước CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI TỔNG CƠNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán 2.1 Kế toán doanh thu 2.1.1 Chứng từ thủ tục kế toán *Chứng từ kế toán sử dụng: - Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng - Bảng toán hàng đại lý, ký gửi - Thẻ quầy hàng - Tờ khai thuế GTGT - Các chứng từ liên quan chứng từ toán, hợp đồng, phiếu nhập kho hàng trả lại… *Tài khoản sử dụng:  TK 511- Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ  TK 512- Doanh thu nội  TK 3331- Thuế GTGT phải nộp  TK 3387- Doanh thu chưa thực  Các tài khoản liên quan khác TK111,112,131… 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu + Tổ chức kế tốn hàng hóa Tìm hiểu việc theo dõi ghi chép chứng từ ban đầu việc nhập xuất hàng hóa Các chứng từ kế tốn có liên quan Chứng từ kế tốn sử dụng quy định theo chứng từ kế toán ban hành trưởng tài định khác có liên quan mà Tổng cơng ty sử dụng gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu số 01- VT ) - Phiếu xuất kho ( mẫu số 02 - VT) - Biên kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa ( mẫu số 08 - VT) - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH) - Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn GTGT SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 10 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Biểu số 30: SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 04 năm 2011 Tên mặt hàng: Xăng A92 – Dầu DO 0,25S Chứng từ Ngày Số 12/04 12/04 24/04 24/04 29/04 29/04 - Khoa Kế toán HD0000561 HD0000562 HD0000563 HD0000564 HD0000565 HD0000566 - Diễn giải Số phát sinh Giá vốn xăng A92 Giá vốn dầu DO 0,25S Giá vốn xăng A92 Giá vốn dầu DO 0,25S Giá vốn xăng A92 Giá vốn dầu DO 0,25S - Số phát sinh Nợ Có 85.332.000 48.290.000 42.666.000 28.974.000 21.333.000 9.658.000 Số dư Nợ Có - - Cộng phát sinh 2.3 Kế toán chi phí bán hàng 2.3.1 Chứng từ thủ tục kế tốn Nội dung - Chi phí bán hàng tồn chi phí phát sinh liên quan đến trình bán sản phẩm, hàng hóa cung cấp dịch vụ - Chi phí bán hàng gồm yếu tố sau: + Chi phí nhân viên bán hàng: tồn khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển tiêu thu khoản trích theo lương + Chi phí vật liệu, bao bì: khoản chi phí vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, vật liệu dùng sửa chữa TSCĐ dùng trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm hàng hóa + Chi phí dụng cụ đồ dùng: chi phí cơng cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính tốn, làm việc khâu bán hàng cung cấp dịch vụ SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 44 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán + Chi phí khấu hao TSCĐ: để phục vụ cho q trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ + Chi phí bảo hành sản phẩm: khoản chi phí bỏ để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa thời gian bảo hành + Chi phí dịch vụ mua ngồi: khoản chi phí dịch vụ mua ngồi phục vụ cho q trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như: chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc dỡ vận chuyển, tiền hoa hồng đại lý… + Chi phí tiền khác: khoản chi phí tiền phát sinh trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa cung cấp dịch vụ nằm ngồi chi phí kể như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, hàng hóa… • Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng - Bảng trích khấu hao tài sản cố định, bảng tính lương khoản trích theo lương… - Chứng từ tốn: phiếu thu, giấy báo nợ… • Tài khoản sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng TK 641 mở chi tiết TK cấp 2: TK 6411- Chi phí nhân viên TK 6412- Chi phí vật liệu TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415- Chi phí bảo hành TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngồi TK 6418- Chi phí tiền khác Ví dụ: Ngày 30/04/2011 tốn số tiền 3.988.250.000 VNĐ cho Nguyễn Thị Mỹ Hạnh số tiền mua thiết bị hệ thống CNTT QT văn phịng cho Tổng cơng ty, tốn TM ( PC 01) SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 45 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Nợ TK 641 Khoa Kế tốn 3.988.250.000 Có TK 111 3.988.250.000 Ngày 30/04/2011 Lê Thanh Sơn toán tiền tiếp khách 2.000.000 VNĐ, TM, ( PC 02) Nợ TK 641 300.000.000 Có TK 111 300.000.000 Ngày 30/04/2011 Trả lương cho nhân viên phận bán hàng số tiền 25.000.000 VNĐ TGNH, (GBN 01) Nợ TK 641 350.000.000 Có TK 111 Biểu số 31: Chứng từ Số 350.000.000 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 641- Chi phí bán hàng Tháng 04 năm 2011 Diễn giải TKĐƯ Ngày 30/04 30/04 30/04 30/04 Số phát sinh Nợ Dư đầu kỳ Nguyễn Thị Mỹ Hạnh số PC tiền mua thiết bị hệ thống CNTT QT văn phòng Lê Thanh Sơn toán tiền PC tiếp khách Trả lương cho nhân viên GBN01 phận bán hàng Kết chuyển CPBH để xác định kết kinh doanh Tổng số phát sinh tháng 04 SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 1111 3.988.250.000 1111 300.000.000 1121 Có 350.000.000 911 4.638.250.000 4.638.250.000 4.638.250.000 46 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Biểu số 32: Chứng từ Ngày Số Khoa Kế toán (Trích) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 04 năm 2011 Khách hàng Diễn giải STT TKĐƯ Số phát sinh Nợ Doanh Xuất bán xăng nghiệp tư A92 12/04 HD0000561 nhân Hồng Phát Thuế GTGT đầu 51111 86.200.000 3339 6.000.000 131111 131111 Có 92.200.000 9.220.000 33311 9.220.000 Doanh nghiệp tư Xuất bán dầu DO 12/04 HD0000562 nhân 0,25S Hồng Phát 51111 48.875.000 3339 2.500.000 131111 51.375.000 … … …… ……… …… …… …… … … ……… ……… … …… ……… Tổng cộng SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 47 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI TỔNG CƠNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI 3.1 Đánh giá chung thực trạng kế tốn bán hàng Tổng cơng ty phương hướng hồn thiện 3.1.1 Ưu điểm - Bộ máy kế tốn tổ chức tương đối hoàn chỉnh, đội ngũ nhân viên kế tốn trẻ, có trình độ nghiệp vụ cao, nẵm vững u cầu nhiệm vụ Từ giúp cho việc thực phần hành kế toán xác, đảm bảo giám sát đạo thống kế tốn trưởng Bên cạnh đó, nhân viên kế tốn ln đào tạo, tiếp cận với kiến thức nghiệp vụ để nâng cao hiệu công việc, xử lý cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời xác cho cấp quản lý - Mơ hình tổ chức kế tốn mơ hình kế tốn vừa tập trung vừa phân tán Việc lựa chọn mơ hình tổ chức cơng tác kế toán vừa đảm bảo cho máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, vừa tiết kiệm chi phí - Tại phịng kế tốn cơng tác kế tốn phân cơng rõ ràng, phù hợp với trình độ chuyên môn nhân viên, phát huy tính chủ động sáng tạo tinh thần trách nhiệm người Đội ngũ nhân viên trẻ song nghiệp vụ vững vàng làm việc chuyên nghiệp Hàng năm Tổng cơng ty có đợt gửi nhân viên học bồi dưỡng thêm để nâng cao tay nghề, đáp ứng tốt với cơng việc Ngồi Tổng cơng ty trang bị cho phịng kế tốn đầy đủ thiết bị hỗ trợ đắc lực cho q trình làm việc nhân viên - Tổng cơng ty sử dụng hình thức kế tốn nhật ký chung phù hợp với đặc điểm kinh doanh Tổng công ty Tổng cơng ty có nhiều nghiệp vụ kế tốn phát sinh song loại nghiệp vụ không nhiều, sử dụng hình thức kế tốn giúp việc ghi chép rõ ràng, dễ ghi chép, đối chiếu - Tổng công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp binh quân gia quyền, phù hợp với tình hình nhập xuất hàng diễn thường xuyên, liên tục - Về q trình hạch tốn, chứng từ, tài khoản SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 48 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán + Khâu tổ chức hạch toán ban đầu, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực theo chế độ nhà nước quy định Trình tự luân chuyển chứng từ ghi sổ kế toán khoa học, đầy đủ, ghi chép kịp thời.Việc lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán sử dụng xếp, phân loại bảo quản theo quy định, không để xảy việc chứng từ gốc + Về chứng từ: Tổng công ty xây dựng cho hệ thống mẫu biểu chứng từ phù hợp với chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành, quy định việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế vào biểu mẫu chứng từ kế toán cụ thể + Về tài khoản: Tổng công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo định 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày20/03/2006 Bộ Tài Chính có sửa đổi bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế Việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán Tổng công ty tương đối hợp lý khoa học - Cơng nợ khách hàng hạch tốn chi tiết, khoa học, dễ tìm kiếm nhận biết công nợ khách hàng với loại sản phẩm - Tổng công ty sử dụng phần mềm kế tốn hỗ trợ đắc lực cho cơng tác kế tốn Người sử dụng cần nhập liệu đầu vào vào chứng từ gốc, máy tự động tính tốn, xử lý số liệu tự động đưa vào sổ kế toán liên quan, cho phép in sổ kế toán báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu thông tin, giảm bớt chi phí, thuận tiện cho việc lưu trữ bảo quản số liệu 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm cơng tác kế tốn Tổng cơng ty cịn tồn số nhược điểm sau: - Tổng công ty áp dụng mẫu sổ sổ nhật ký chung chưa theo mẫu Bộ tài chính, gây nên khó khăn định việc đối chiếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh vào sổ kế toán cần thiết Cụ thể Tổng cơng ty áp dụng hình thức kế tốn hình thức nhật ký chung Sổ khơng có cột “ trang sổ nhật ký chung”, Sổ nhật ký chung lại khơng có cột “ ghi sổ cái” trang dòng Như không tiện cho việc kiểm tra đối chiếu xem nghiệp vụ kinh tế phát sinh đưa vào sổ kế toán liên quan đầy đủ hợp lý hay chưa SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 49 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán - Các tài khoản khác doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng… mở tài khoản chi tiết hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ Tuy nhiên đến tài khoản 1561 lại không mở tài khoản chi tiết.Tổng cơng ty khơng tập hợp riêng TK chi phí thu mua hàng hóa ( TK 1562 ) để cuối kỳ phân bổ mà ghi nhận toàn vào chi phí bán hàng ( TK 641) Điều dẫn đến giá vốn hàng bán tiêu thụ kỳ không cịn phản ánh xác Mặt khác chi phí kinh doanh kỳ doanh thu bán hàng kỳ khơng cịn đảm bảo ngun tắc phù hợp - Tổng cơng ty chưa phân bổ chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng bán kỳ mà kết chuyển toàn để xác định kết kinh doanh Điều dẫn đến kết kinh doanh xác định chưa thực xác - Trong phương thức tiêu thụ hàng hóa Tổng cơng ty chưa có hình thức cụ thể nhằm động viên, khuyến khích khách hàng tốn sớm tiền hàng mua hàng Tổng công ty với khối lượng lớn Công nợ khách hàng nhiều bên kế tốn q trình đám phán hợp đồng cịn mềm dẻo dẫn đến vốn thu hồi chậm - Kế tốn viên kinh nghiệm cịn thiếu nên nhiều cịn gặp khó khăn việc giải nghiệp vụ phức tạp 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại, khâu tiêu thụ hàng hóa khâu cuối quan trọng việc luân chuyển vốn Vốn hàng hóa thường chiếm tỷ trọng lớn tổng số vốn kinh doanh theo dõi chạt chẽ Công tác tiêu thụ cần phải đổi hoàn thiện cho vừa đảm bảo chế độ, vùa phù hợp với điều kiện thực tế doanh nghiệp Mặc dù hạch toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ hàng hóa Tổng cơng ty đạt nhiều thành tựu, phù hợp với phát triển khóa học cơng nghệ đại hóa cơng tác quản lý Tuy nhiên để kế tốn hoạch tốn tiêu thụ hàng hóa ngày hoàn thiện nữa, phù hợp với điều kiện thực tế, đảm bảo chế độ SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 50 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán kế toán quy định, phát huy ưu điểm, loại bỏ dần nhược điểm Tổng cơng ty cần có phương hướng để bước hoàn thiện Với mục tiêu việc hoàn thiện kế tốn bán hàng biện pháp hồn thiện đưa phải mang tính khả thi, có hiệu cao với chi phí thấp Vì quan điểm việc hoàn thiện phải dựa nguồn lực có, máy quản lý khơng thay đổi, phù hợp với quy mô kinh doanh công ty Xuất phát từ mục tiêu quan điểm trên, phương hướng hồn thiện kế tốn bán hàng sau: - Hoàn thiện phải phù hợp với văn chế độ quản lý tài chính, chế độ chuẩn mực tài hành nhà nước - Hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu cao cung cấp thơng tin kịp thời, xác, phù hợp với yêu cầu quản lý - Tổ chức luan chuyển chứng từ ghi sổ cách hợp lý phục vụ cho việc đối chiếu Hoàn thiện kế toán bán hàng phải xem xét mối quan hệ cho việc hồn thiện thực cách hồn thiện cách đồng bộ, tránh tình trạng việc thiện cho cơng tác lại gây khó khăn cho cơng tác khác 3.2 Các giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng Tổng cơng ty xăng dầu qn đội Kế tốn cơng cụ thiết yếu để quản lý tài doanh nghiệp nói riêng kinh tế nói chung Với địi hỏi ngày cao thị trường việc hồn thiện cơng tác kế tốn cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý vấn đề vô cần thiết Qua trình thực tập, tìm hiểu cơng tác kế tốn tổng công ty em xin đề xuất số ý kiến sau: 3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng Tổng cơng ty nên phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho mặt hàng để xác định xác cụ thể lãi lỗ cho mặt hàng, xây dựng kế hoạch bán hàng, phục vụ cơng tác kế tốn quản trị SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 51 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế tốn Tổng cơng ty nên có hình thức khuyến khích khách hàng thuộc đối tượng toán tiền hàng sớm mua hàng với khối lượng lớn Trong thời gian tới tổng công ty nên đưa thêm nghiệp vụ chiết khấu thương mại khách hàng mua hàng với khối lượng lớn thực chiết khấu toán với khách hàng toán tiền hàng sớm theo tỷ lệ định doanh thu chưa có thuế GTGT nhằm mở rộng quy mô tiêu thụ thành phẩm khuyến khích khách hàng tốn nhanh tiền hàng, hạn chế vốn bị chiếm dụng Cần trọng nâng cấp máy tính để xử lý số hình nhập liệu chứng từ trục trặc phiếu xuất kho… Khách hàng Tổng cơng ty ngồi cá nhân doanh nghiệp nước đối tác nước ngồi, nhiên trình độ ngoại ngữ số nhân viên quản lý hạn chế, mà ngoại ngữ phương tiện quan trọng để doanh nghiệp tiến xa thị trường giới, số vị trí quan trọng Tổng cơng ty việc bổ sung thêm kiến thức ngoại ngữ cần thiết Trong kinh tế thị trường, cạnh tranh vô gay gắt nay, nguồn nhân lực chiếm vị trí quan trọng, việc có đội ngũ nhân viên giỏi cần thiết Điều không đồng nghĩa với việc Tổng công ty tuyển thêm để thay đổi lại đội ngũ nhân viên mình, làm Tổng cơng ty nhân viên làm việc lâu năm, với kinh nghiệm dày dặn, mà yếu tố cần thiết cho doanh nghiệp Bên cạnh Tổng công ty cần tạo điều kiện cần thiết cho nhân viên nâng cao trình độ 3.2.2 Về tài khoản sử dụng phương pháp tính giá, phương pháp kế toán Về hệ thống tài khoản, nên mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 1561 thành - TK 15611 - xăng dầu nhập - TK 15612 – xăng dầu kinh doanh Còn TK 1562 dùng tính chất hệ thống TK mà tài ban hành chi phí thu mua hàng hóa SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 52 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán Để khác phục phản ánh khơng xác vận động hàng hóa trường hợp bán bn, Tổng cơng ty tổ chức sử dụng TK chi tiết cho khách hàng để theo dõi đánh giá tài số hàng giao cho khách tháng chưa ghi nhận doanh thu Để theo dõi chi tiết kết kinh doanh hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ để biết điểm mạnh, điểm yếu trình kinh doanh Từ đề biện pháp hợp lý nhằm thúc đẩy kinh doanh Về phương pháp xác định giá vốn tiêu thụ kỳ Tổng cơng ty thực tính giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp đơn giản, dễ làm, tương đối xác Tuy nhiên nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn thường xun, giá hàng hóa mà Tổng cơng ty kinh doanh thường xuyên biến động phức tạp nên dùng phương pháp không xác định giá xuất kho thời điểm tháng Tổng công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho đảm bảo cung cấp thơng tin thường xun, liên tục xác lượng hàng hóa Xuất – Nhập – Tồn kỳ Tạo quản lý bảo quản tốt hàng hóa số lượng lẫn giá trị.Trong hạch tốn chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phương pháp ghi thẻ song song phù hợp 3.2.3 Về chứng từ luân chuyển chứng từ Tổng công ty cần phải xây dựng cho hệ thống mẫu biểu chứng từ phù hợp với chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành, quy định việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế vào biểu mẫu chứng từ kế tốn cụ thể Quy trình ln chuyển chứng từ hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế 3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết Về mẫu sổ kế tốn áp dụng: Tổng cơng ty nên điều chỉnh sử dụng mẫu sổ kể toán cho phù hợp với quy định Bộ tài chính, tạo điều kiện thuận lợi việc đối chiếu số liệu sổ kế tốn với Ví dụ mẫu sổ SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 53 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán sổ nhật ký chung nên thay đổi sau: sổ thêm cột: “trang sổ nhật ký chung”, “số thứ tự dòng” sổ Nhật ký chung thêm cột “ ghi sổ cái”, “trang”, “dịng” 3.2.5 Về sổ kế tốn tổng hợp Mẫu sổ kế toán tổng hợp mà Tổng công ty áp dụng cần phải điều chỉnh sử dụng phù hợp với với quy định Bộ tài chính, tạo điều kiện thuận lợi việc đối chiếu số liệu sổ kế tốn với Ví dụ mẫu sổ sổ nhật ký chung nên thay đổi sau: sổ thêm cột: “trang sổ nhật ký chung”, “số thứ tự dòng” sổ Nhật ký chung thêm cột “ ghi sổ cái”, “trang”, “dịng” 3.2.6 Về báo cáo kế tốn liên quan đến bán hàng Tổng cơng ty áp dụng hình thức nhật ký chung để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hình thức đơn giản quy trình hạch tốn cơng tác kế tốn phân tháng thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra Nhìn chung cơng tác bán hàng Tổng công ty tổ chức linh hoạt, phù hợp đáp ứng yêu cầu quản lý Tổng cơng ty, có phối hợp ăn khớp, nhịp nhàng phịng kế tốn, phịng kinh doanh kho hàng đảm bảo công tác tiêu thụ hàng hóa ln chuyển thơng suốt SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 54 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế tốn KẾT LUẬN Kế tốn có vai trị quan trọng cơng tác sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Qua thời gian học tập lý thuyết trường kết hợp với việc tìm hiểu thực tế Tổng công ty xăng dầu quân đội em thấy với loại hoạt động sản xuất kinh doanh xăng dầu công tác quản lý xăng dầu, có ảnh hưởng rât lớn đến hiệu sản xuất kinh doanh Tổng công ty Thực tốt công tác quản lý xăng dầu, giảm bớt chi phí tăng lợi nhuận Tổng cơng ty Dựa đặc trưng công nghệ sản xuất, quy mô Tổng công ty đặc điểm quản lý ngành kế toán đem lại hiệu cao, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Tổng công ty, kế tốn cung cấp thơng tin kịp thời, phản ánh xác tình hình biến động bán hàng cho ban lãnh đạo định cho phòng kỹ thuật đưa định mức tiêu hao, dự trữ hợp lý nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động Qua em hiểu để hoàn thiện cơng tác tổ chức kế tốn Tổng cơng ty nói chung khơng cần lỗ lực Tổng cơng ty mà cịn cần hỗ trợ Nhà nước nghiên cứu ban hành chế độ kế toán chi tiết, hạch toán tổng hợp phù hợp với đặc điểm ngành Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn, bảo tận tình giáo – TS Lê Kim Ngọc ban lãnh đạo Tổng công ty, cô chú, anh chị phịng Kế tốn Tổng cơng ty nhiệt tình giúp đỡ em hồn thành tốt báo cáo tốt nghiệp Song điều kiện tìm hiểu có hạn báo cáo em khơng thể trách khỏi sai sót, em mong nhận ý kiến đóng góp, bổ sung nhằm hồn thiện tốt báo cáo em Em xin chân thành cảm ơn! SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 55 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế tốn TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo Trình Lý Thuyết Hạch Toán Kế Toán – Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Tiến Sỹ Nguyễn Thị Đông chủ biên- Nhà xuất Tài Chính T11/1999 Giáo Trình Kế Tốn Tài Chính Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Giáo Trình Tổ Chức Hạch Tốn Kế Tốn Trường Đại Học Kinh Tế Quốc SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 56 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên : Trịnh Thị Liên Lớp : Kế toán Hệ đào tạo : Tại chức Mã sinh viên: XD400162 Hà Nội, ngày tháng năm 2012 SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa Kế toán NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ tên : Trịnh Thị Liên Lớp : Kế toán Hệ đào tạo : Tại chức Mã sinh viên: TC 400162 Hà Nội, ngày tháng năm 2012 Kế toán trưởng (ký, họ tên) SV: Trịnh Thị Liên – KT2 – K40 Xác nhận đơn vị thực tập (ký, đóng dấu) ... Khoa Kế toán CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng Tổng công ty xăng dầu quân đội 1.1.1 Danh mục hàng bán Tổng. .. vụ tổng hợp…., Tổng công ty xăng dầu quân đội phấn đấu từ đến năm 2020 thị phần kinh doanh xăng dầu chiếm từ 15% đến 20% thị phần nước CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG... quốc dân Khoa Kế toán CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI 3.1 Đánh giá chung thực trạng kế toán bán hàng Tổng cơng ty phương hướng