Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại tổng công ty rau quả, nông sản

LỜI CẢM ƠNSau hơn bốn tháng thực tập, cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Vũ BáAnh và với những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại Tổng công tyrau quả, nông

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tếcủa đơn vị thực tập

Tác giả đồ án Sinh viên: Tô Thị Thu Hiền

LỜI CẢM ƠN

Sau hơn bốn tháng thực tập, cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Vũ BáAnh và với những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại Tổng công tyrau quả, nông sản, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài “Xây dựng phần mềm

kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản”

Trước hết em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn Vũ Bá Anh,thầy đã động viên, chỉ bảo nhiệt tình, và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập để

em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này

Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt là cácthầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin Kinh Tế đã giảng dạy và truyền đạt cho emnhững kiến thức bổ ích trong bốn năm học vừa qua

Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ em, những người bạn của em đã tạo điều kiệnthuận lợi giúp em hoàn thành đồ án này

Cuối cùng em xin cảm ơn các cô chú ở phòng Tài chính kế toán – Tổng công tyrau quả, nông sản đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập Em xincảm ơn Ban Lãnh đạo cũng như toàn bộ nhân viên trong Tổng công ty đã tạo điều kiệncho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt nghiệp ở Tổngcông ty

Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2010

Sinh viên thực hiện

Tô Thị Thu Hiền

phải quan tâm hơn tới tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, từ khi bỏ vốnđến khi thu hồi vốn về.

Các doanh nghiệp tiến hàng hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sảnphẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là thuđược lợi nhuận Để thực hiện được mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được giátrị sản phẩm, hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng Bán hàng là giai đoạn cuối cùngcủa quá trình sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sảnphẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Việc đẩy nhanh quátrình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanhvòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lí ngày càng nhiều

và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lí Ứng dụng côngnghệ tin học vào công tác kế toán nói chung, và công tác kế toán bán hàng nói riêng do

đó là cần thiết

Tổng công ty rau quả, nông sản là tổng công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuấtnên công tác kế toán bán hàng lại càng trở nên quan trọng Yêu cầu đặt ra là phải quản

lý tốt, xử lý các thông tin bán hàng một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời Xuất

phát từ tầm quan trọng của công tác, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản”, với mong muốn xây dựng hệ

thống kế toán bán hàng trong công ty đạt hiệu quả cao hơn, góp phần làm giảm thiểuthời gian và sức lực, tiết kiệm chi phí và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả

Dưới góc độ của một sinh viên còn thiếu sót về kinh nghiệm và kiến thức thựctiễn, đồ án của em không thể tránh khỏi những hạn chế Do vậy, em rất mong nhậnđược sự đánh giá và góp ý của các thầy cô và các bạn để giúp em hoàn thiện hơnnhững kiến thức đã được học và có thể vận dụng vào thực tế Do thời gian không chophép, em chỉ tập trung vào phân tích một số hoạt động về theo dõi, phản ánh công tác

kế toán bán hàng, thiết kế hệ thống và thực hiện một số chức năng của chương trình, sửdụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro.

Đồ án gồm 130 trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu thamkhảo, đồ án gồm có 3 phần:

Chương 1: Lí luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và công tác

kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết bán hàng và phân tích hệ

thống thông tin kế toán chi tiết bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản

Chương 3: Thiết kế ứng dụng của bài toán kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau

quả, nông sản

Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú,anh chị trong phòng kế toán của Tổng công ty rau quả, nông sản; sự dạy dỗ, chỉ bảo rấttận tình của các thầy giáo cô giáo trong cả quá trình học tập và thực hiện đồ án, đặcbiệt là thầy giáo - ThS Vũ Bá Anh đã hướng dẫn em rất chu đáo, nhiệt tình trong thờigian qua

Em xin chân thành cảm ơn !

MỤC LỤC

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN BÁN HÀNG: 22

1.2.1.1 Nguyên tắc giá vốn hàng bán trong các doanh nghiệp sản xuất 221.2.1.2 Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng 231.2.1.3 Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán 23

1.2.2 Kế toán tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất 25

1.2.2.1 Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng 251.2.2.2 Phương pháp kế toán tiêu thụ thành phẩm 26

1.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 29

1.2.3.1 Nội dung và tài khoản kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 291.2.3.2 Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: 30

1.2.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 30

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI TỔNG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 34 2.1.2 Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty 35

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY

2.2.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng: 45

2.2.2 Công tác kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản 46

2.2.2.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 48

2.3 NHẬN XÉT VỀ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 50

2.4.4 Phân tích mô hình khái niệm – logic 69

2.4.5.1 Liệt kê, chính xác hóa, chọn lọc thông tin 722.4.5.2 Xác định các thực thể và các thuộc tính 792.4.5.2 Xác định các mối quan hệ và các thuộc tính 81

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ ỨNG DỤNG CỦA BÀI TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG

3.1.1.1 Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ 84

3.2 MỘT SỐ CHỨC NĂNG (MODULE) CỦA CHƯƠNG TRÌNH 105

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 126

KT : kế toán

ER : Entity Relationships

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG

Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và

bộ phận đưa dữ liệu ra Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (source) vàđược xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quảchưa xử lý được chuyển đến các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store)

Sơ đồ 1: Mô hình thông tin trong quản lý

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

● Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thựctrạng hiện thời hay quá khứ của tổ chức

● Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin

Thông thường hệ thống thông tin không tồn tại một cách riêng lẻ trong bất kỳ một

tổ chức hoạt động Theo quan điểm cấu trúc hệ thống, trong một tổ chức, hệ thốngthông tin là một tập hợp các hệ thống thông tin chức năng, gồm:

Thông tin từ môi

trường

ủy nhiệm chi

● Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định.

Nó có mục đích xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ các lãnh vực hoạtđộng: tiếp thị, sản xuất, kinh doanh sản phẩm, lao động, tài chính kế toán và các hoạtđộng khác Mỗi một lãnh vực hoạt động này đều liên quan đến các mức hoạt động từhoạt động tác nghiệp, ra các quyết định có cấu trúc, và đôi khi đòi hỏi ra các quyết địnhtrong tình huống đột xuất, ngoại lệ và thường là các quyết định nửa cấu trúc hoặckhông có cấu trúc Điều đó có nghĩa rằng các lĩnh vực hoạt động khác nhau trong một

tổ chức hoạt động đều cần có sự trợ giúp của các hệ thống thông tin chức năng khácnhau Vì vậy, mỗi HTTT chức năng phải thể hiện được vai trò, phương thức hoạt độngcũng như sự liên thông với các hệ thống thông tin chức năng khác trong một tổ chứchoạt động

1.1.2 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt.

Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vàochất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Dễ thấy rằng từ sựhoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra nhữnghậu quả nghiêm trọng

Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cungcấp Tiêu chuẩn chất lượng như sau:

● Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực Thông tin ít độ tin

cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu.Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàngloạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước cácđối tác

● Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà

quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thẻ dẫn tới cácquyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế Điều này

sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức

● Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc

khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sựsáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bốtrí chưa hợp lý Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí choviệc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếuthông tin cần thiết

● Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức Vì vậy

không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin Do vậy, thông tincần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thôngtin Sự thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức

● Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được

bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tớingười sử dụng lúc cần thiết

Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong nhữngcông việc của bất kỳ nhà quản lý nào Để giải quyết được vấn đề đó cần xem xét kỹ cơ

sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt mộtHTTT

1.1.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.

Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Công nghệ thông tin HTTT đóng vaitrò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội HTTT mới sử dụng cung cấpcho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý một cách hữu hiệu nhất.Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồn tại, thiết kế một HTTTmới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới

Phương pháp phát triển một HTTT

Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công cụ chophép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn

Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ bảnchung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT Ba nguyên tắc

đó là:

● Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là sử dụng các mô hình logic, mô

hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài

● Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Đây là nguyên tắc của sự

đơn giản hóa Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hếtphải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết

● Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế,

chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

1.1.4 Chu trình phát triển Hệ thống thông tin

1.1.4.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầuchính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì sao

tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệthống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô

tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và cácnguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó Hệ thống dự kiến phải giải quyết đượcnhững vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai

mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽmang lại cho tổ chức

1.1.4.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấpnhững dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc

- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mongđợi hệ thống sẽ mang lại.

- Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ cácyêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt

- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bênngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện

- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, sosánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí,nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua

- Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết

kế hay các đặt tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vàonhững thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí

và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổchức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực

tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình

và cấu trúc hệ thống

1.1.4.4 Lập trình và kiểm thử

- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngônngữ lập trình, phần mềm mạng)

- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chứcnăng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

1.1.4.5 Cài đặt, vận hành và bảo trì

- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi

dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí và bảotrì

- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

- Đưa vào vận hành

- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống

1.1.5 Các khái niệm và kí pháp sử dụng:

1.1.5.1 Mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (haymột miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được toàn bộ

hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau

Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:

- Biểu đồ ngữ cảnh

- Biểu đồ phân rã chức năng

- Danh sách các hồ sơ sử dụng

- Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:

Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ phận của tổ chứchay của hệ thống thông tin khác

Tên luồng dữ liệu điều khiển

Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống.

Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấy thông tin ra

từ hệ thống

Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên

Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong

1.1.5.3 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (function decomposition diagram - FDD) cho thấy cáchoạt động nghiệp vụ khác nhau của một tổ chức ở dạng các chức năng được phân cấptheo thứ bậc

Gồm các chức năng và liên kết các chức năng

- Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sản phẩm thôngtin dịch vụ

- Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng của nó

Sơ đồ: Biểu đồ phân cấp chức năng cho Hoạt động kinh doanh bán hàng

TÊN TÁC NHÂN

Thu thông tin khách hàng

Thỏa thuận mua bán

Ký kết hợp đồng

Gom và gửi hàng

Gom hàng theo phiếu

Thỏa thuận nhận hàng

Tổ chức gửi hàng

Xử lý đơn hàng

Đối chiếu đơn hàng - thẻ khoThỏa thuận bán hàng

Lập phiếu giao hàng

1.1.5.4 Ma trận thực thể dữ liệu- chức năng

Cấu trúc của ma trận gồm có:

Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

- Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng

- Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:

R (Read) : Nếu như chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột

U (Update) : Nếu như chức năng cập nhật dữ liệu vào cột

C (Create) : Nếu như chức năng ở dòng tạ hồ sơ ở cột

Còn lại : Để trống

Sơ đồ : Một ma trận thực thể dữ liệu và chức năng

1.1.5.5 Mô hình thực thể quan hệ (ER-Entity Relation)

Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực.Ba thành phần chính của ER là thực thể,thuộc tính và các mối quan hệ

● Thực thể và thuộc tính thực thể

- Thực thể(entity): là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các

khái niệm độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm

Thực thể để chỉ một lớp các đối tượng còn một đối tượng cụ thể của lớp đó đượcgọi là một bản thể

Mỗi thực thể được mô tả chỉ một lần trong cơ sở dữ liệu trong khi đó có nhiềubản thể của nó được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu

- Thuộc tính (attribute) của thực thể: là các đặc trưng của thực thể Mỗi

thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nó

Một số loại thuộc tính thường liên quan đến việc phân tích dữ liệu: thuộc tínhtên gọi, thuộc tính định danh, thuộc tính đa trị Trong đó thuộc tính định danh làthuộc tính cho phép ta phân biệt được các bản thể khác nhau của một thực thể

Kí pháp:

- Mối quan hệ (relationship): gắn kết các thực thể trong ER Một mối quan

hệ có thể kết nối một thực thể với một bản thể hoặc nhiều thực thể khác Nóphản ánh mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể đó

Kí pháp:

Bậc của mối quan hệ: Là số các thực thể tham gia mối quan hệ

Bản số của mối quan hệ: Là số các bản thể của một thực thể có thể tham gia vào

1 quan hệ cụ thể trong mối quan hệ

● Các thuộc tính của quan hệ chính là tên của các cột

● Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khácnhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

THỰ

C THỂ

Tên thuộc tính

Tên thuộc tính định danh

TÊN MỐI QUAN

● Khóa dự tuyển : Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhấtmỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tínhtrong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng.

● Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhậnbiết được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản

- Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứacác thuộc tính lặp

- Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

- Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 vàkhông có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN BÁN HÀNG:

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợiích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhậnthanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất – kinh doanh, đây làquá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền

tệ hoặc vốn thanh toán Vì vây, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rútngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận chodoanh nghiệp

Để thực hiện được quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải phátsinh các khoản chi phí làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ dưới hình thức các khoản tiền

đã chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốnchủ sở hữu Đồng thời, doanh nghiệp cũng thu được các khoản doanh thu và thu nhậpkhác, đó là tổng giá trị các lợi ích kinh tế thu được trong kỳ phát sinh từ các hoạt độnggóp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Sau một quá trinh hoạt động, doanh nghiệp xác định được kết quả của từng hoạtđộng/ trên cơ sở so sánh doanh thu, thu nhập với chi phí của từng hoạt động Kết quảkinh doanh của doanh nghiệp phải được phân phối sử dụng theo đúng mục đích phùhợp với cơ chế tài chính quy định cho từng loại hình doanh nghiệp cụ thể.

Để đáp ứng được các yêu cầu quản lí về thành phẩm, hàng hóa bán hàng xác định kếtquả và phân phối kết quả của các hoạt động Kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụsau đây:

1.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán

1.2.1.1 Nguyên tắc giá vốn hàng bán trong các doanh nghiệp sản xuất

Nguyên tắc quan trọng nhất trong kế toán giá vốn hàng bán là nguyên tắc nhấtquán

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – hàng tồn kho có nêu ra 4 phương pháp đểtính giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, gồm:

● Phương pháp giá thực tế đích danh

● Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)

● Phương pháp nhập sau - xuất trước (FILO)

● Phương pháp bình quân gia quyền

● Ngoài các phương pháp đã quy định trong VAS 02, các doanh nghiệp có thể

sử dụng phương pháp giá hạch toán

1.2.1.2 Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng

● Tài khoản kế toán

Để hạch toán giá vốn hàng bán trong kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 632 – giá vốn hàng bán: dùng để phản ánh giá trị của thành phẩmhàng hóa cung cấp trong kỳ

- Các TK phản ánh hàng tồn kho TK 155, TK 156, TK

- TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

- TK 631 – Giá thành sản xuất đối với doanh nghiệp áp dụng phương phápkiểm kê định kỳ để kế toán hàng tồn kho

● Chứng từ kế toán sử dụng

- Phiếu nhập kho, xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

1.2.1.3 Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán

● Kế toán giá vốn theo hình thức kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thườngxuyên, liên tục, có tính hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm trên

sổ kế toán Tài khoản hàng tồn kho được sử dụng để phản ánh số hiện có, tình hìnhbiến động tăng giảm vật tư, sản phẩm

Trị giá thành phẩm xuất kho bán K/c giá vốn

hàng bán

TK 157

Thành phẩm xuất kho TP gửi bán được chấp

gửi bán nhận thanh toán

TK 159 TK 159

Tríchlập dự phòng ghi giảm

giảm giá hàng tồn kho số trích thừa

Thành phẩm xuất bán bị trả lại

● Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tếthành phẩm xuất bán trên sổ sách kế toán và từ đó tính ra giá vốn hàng bán trong kỳtheo công thức sau

+

Trị giá thànhphẩm nhập khotrong kỳ

- Trị giá thành phẩm

tồn cuối kỳ

K/c thành phẩm tồn kho cuối kỳ

TK 155, 157 TK 632 TK 911 K/c thành phẩm tồn kho đầu kỳ

TK 632

Giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ K/c giá vốn cuối kỳ

1.2.2 Kế toán tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất

1.2.2.1 Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng

● Tài khoản kế toán

- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 512 – Doanh thu nội bộ

- TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

- Chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng…

1.2.2.2 Phương pháp kế toán tiêu thụ thành phẩm

● Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

và không chịu thuế TTĐB

- Phương thức tiêu thụ trực tiếp:

K/c các khoản chiết khấu Doanh thu tiêu thụ

giảm giá, hàng bán bị trả lại hàng hóa chưa thuế Tổng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI

TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ, NÔNG SẢN VIỆT NAM

2.1 ĐÔI NÉT VỀ TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ, NÔNG SẢN

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Tên công ty: Tổng công ty rau quả, nông sản

- Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Vegetable, Fruit $ AgriculturalProduct Corporation (Vegetexco Vietnam)

- Trụ sở: số 2, Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hà Nội

- Tổng Giám đốc:

Tổng công ty Rau quả, nông sản là doanh nghiệp nhà nước hàng đầu chuyên vềsản xuất, chế biến và kinh doanh xuất, nhập khẩu rau, quả, nông sản với kim ngạchxuất khẩu rau, quả hàng năm chiếm khoảng 30% tổng kim ngạch xuất khẩu rau, quảcủa Việt Nam

Tổng công ty Rau quả, nông sản được thành lập lại từ năm 2003 trên cơ sở sápnhập 2 tổng công ty lớn là Tổng công ty Rau quả Việt Nam (thành lập năm 1954) vàTổng công ty Xuất, nhập khẩu nông sản và thực phẩm chế biến (thành lập năm 1954).Tổng công ty có tên tiếng Anh là Vietnam National Vegetable, Fruit & AgriculturalProduct Corporation, tên viết tắt là Vegetexco Vietnam, trụ sở chính đặt tại số 02 phốPhạm Ngọc Thạch, Thủ đô Hà Nội Tổng công ty có 06 công ty con, 20 công ty liênkết, 05 công ty liên doanh và 02 chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong và ngoài nước

Là một Tổng công ty kinh doanh đa ngành trong phạm vi toàn quốc và thế giới, ngay

từ khi mới thành lập Tổng công ty đã đặc biệt quan tâm xây dựng chất lượng sản phẩm,nên đã đầu tư nhiều dây chuyền thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến được nhập khẩu từChâu Âu Hiện nay Tổng công ty có 22 nhà máy chế biến rau, quả, nông sản với côngsuất trên 100 ngàn tấn sản phẩm/năm Các sản phẩm rau quả, nông sản chế biến mang

thương hiệu VEGETEXCO VIETNAM đã và đang giành được uy tín với khách hàng ởtrong nước và quốc tế Đến nay, các mặt hàng của Tổng công ty đã có mặt tại 58 quốcgia trong đó những sản phẩm như dứa (cô đặc, đồ hộp, đông lạnh), điều, tiêu, rau, quả,gia vị được khách hàng ưa chuộng tại nhiều thị trường như EU, Mỹ, Nga, TrungQuốc.

Với mục tiêu phát triển bền vững, Tổng công ty có chiến lược liên tục đổi mới,giới thiệu ra thị trường thế giới nhiều mặt hàng mới, đảm bảo chất lượng sản phẩm cao

và giá cả hợp lý

2.1.2 Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty

- Sản xuất nông nghiệp, chế biến, kinh doanh xuất, nhập khẩu và tiêu thụ nộiđịa rau, quả, nông, lâm, thuỷ, hải sản, thực phẩm đồ uống, các loại tinh dầu;các loại giống rau, hoa, quả nhiệt đới; kinh doanh phân bón, hóa chất, vật tư,bao bì chuyên ngành rau quả, nông, lâm sản và chế biến thực phẩm; kinhdoanh các sản phẩm cơ khí: máy móc, thiết bị, phụ tùng; phương tiện vận tải,hàng thủ công mỹ nghệ, hàng tiêu dùng

- Nghiên cứu chuyển giao công nghệ và đào tạo công nhân kỹ thuật chuyênngành về sản xuất, chế biến rau quả, nông, lâm sản

- Cung cấp dịch vụ tư vấn đầu tư phát triển sản xuất, chế biến rau quả, nông,lâm sản

- Kinh doanh tài chính, tham gia thị trường chứng khoán

- Sản xuất kinh doanh các lĩnh vực khác: giao nhận, kho cảng, vận tải và đại lývận tải; kinh doanh bất động sản, xây lắp công nghiệp và dân dụng; kháchsạn, văn phòng cho thuê

- Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, tiếp nhận vàthực hiện các dự án hỗ trợ đầu tư phát triển để phát triển kinh doanh củaTổng công ty

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy Tổng công ty

Cơ cấu bộ máy quản lý Tổng công ty:

● Hội đồng quản trị: thực hiện các chức nưang quản lý hoạt động của tổng công

ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của tổng công ty theo nhiệm vụ của nhànước giao Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên, là chủ tịch hội đồng quản trị,phó chủ tịch hội đồng quản trị và 3 quản trị viên (1 thành viên kiêm Tổng giámđốc và 2 thành viên kiêm nhiệm là chuyên gia trong lĩnh vực kinh tế, tài chính,quản trị kinh doanh, miễn nhiệm theo đề nghị của Bộ trưởng bộ phát triển vàNông thôn) Tiêu chuẩn để được bổ nhiệm làm thành viên của hộidodongfquản trị tuân theo quy định tại điểu 32 – luật doanh nghiệp

● Tổng giám đốc: là đại diện pháp nhân của tổng công ty, chịu trách nhiệm toàn

bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại, dịch vụ và thực hiện theo quychế, chế độ một thủ trưởng có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản

lý và cơ cấu sản xuất theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ, có hiệu quả phù hợpvới từng thời kỳ

Giúp việc cho Tổng giám đốc là các phó tổng giám dodcs bao gồm các phótổng giám đốc phụ trách sản xuất và kinh doanh, phó tổng giám đốc phụ tráchlĩnh vữ nghiên cứu khoa học, những can bộ này được sự ủy quyền của Tổnggiám đốc và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật trong phạm vicông việc được giao

● Khối sản xuất: Bao gồm các doanh nghiệp hạch toán độc lập là thành viên của

Tổng công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chủ trong lĩnh vực tài chính, tựchịu trách nhiệm về các khoản nợ và cam kết của mình trong phạm vi số vốncủa nhà nước do doanh nghiệp quản lý, chịu sự quản lý ràng buộc về quyền lợi

và nghĩa vụ đối với tổng công ty, các đơn vị này có kế toán riêng, hạch toánđộc lập bao gồm 24 đơn vị trực thuộc là các công ty xuất- nhập khẩu và cácnông trường xí nghiệp và 4 liên doanh

● Bộ phận văn phòng: bao gồm các phòng kinh doanh và khối hành chính sự

nghiệp Bộ phận này có vai trò chỉ đạo, quản lý các thành viên và trực tiếp kinhdoanh xuất – nhập khẩu

● Bộ phân nghiên cứu khoa học: phụ trách việc nghiên cứu giống mới để tạo ra

cây có năng suất cao, chất lượng hiệu quả tốt

● Ban kiểm soát: là bộ phận có nhiệm vụ thanh tra kiểm soát việc tuân thủ chế

độ về quản lý vốn, tài sản và giám sát việc ghi chép của kế toán

2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán

2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

Sơ đồ bộ máy kế toán Tổng công ty rau quả, nông sản

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Phó phòng Kế toán

Khối quản lý doanh nghiệp

XH kiêm thủ quỹ

Kế toán tiền mặt thanh toán

Kế toá

n chi phí giá

Kế toán ngoại tệ

Kế toán XNK xây dựng

cơ bản

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán hàng hóa

2.1.4.2 Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán:

- Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác tài chính kế toán của tổng công ty,trực tiếp chỉ đạo tổ chức bộ máy kế toán, lập kế hoạch, cân đối thài chính

- Phó phòng kế toán: Phụ trách kế toán thanh toán, ký thay kế toán trưởng(nếu được ủy quyền)…

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp kế toán văn phòng và toàn tổngcông ty, lập báo cáo kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán, báo cáotình hình tăng giảm tài sản cố định và lập các báo cáo khác theo yêu cầu ôngtác quản lý của Tổng công ty

- Kế toán hàng hóa: Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa

- Kế toán tiền mặt: Theo dõi việc thu chi, chi quỹ tiền mặt, lập phiếu thu chi,báo cáo quỹ tiền mặt và theo dõi các khoản tam ứng

- Kế toán ngoại tệ: Theo dõi, ghi chép tình hình biến động của ngoại tệ ngânhàng

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình biến động của tài khoản tiềngửi ngân hàng, chịu trách nhiệm thực hiện phần thanh toán với ngân hàng

- Kế toán bảo hiểm xã hội kiêm thủ quỹ

- Kế toán phụ trách khối nông nghiệp và sự nghiệp

- Kế toán khối xuất nhập khẩu và xây dựng cơ bản

- Kế toán phụ trách về tổng chi phí của toàn Tổng Công ty

2.1.4.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty rau quả, Nông sản theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 thay thế cho Quyết định114TC/QĐ/CĐKT ra ngày 1/11/1995 bắt đầu từ 1/7/2006 Theo đó, kế toán tại công tytuân thủ các quy định chung như sau:

- Niên độ kế toán là từ ngày 1/1/N đến ngày 31/12/N

- Để thuận tiện cho việc theo dõi và báo cáo cho cơ quan quản lý Nhà Nướccũng như quản trị trong doanh nghiệp, kế toán trong doanh nghiệp lập báocáo theo quí và theo năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam

- Hình thức kế toán ghi sổ: chứng từ ghi sổ trên máy vi tính, công ty hiệnđang sử dụng phần mềm kế toán Esoft

- Phương pháp tính thuế được doanh nghiệp áp dụng kê khai và nộp thuế làphương pháp khấu trừ

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho áp dụng là phương pháp bình quân giaquyền

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định là phương pháp khấu hao đườngthẳng

- Hàng quý, công ty tiến hành kiểm kê 1 lần trước khi lập báo cáo quỹ

2.1.4.4 Hình thức tổ chức công tác kế toán:

Công ty hạch toán và ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ là căn

cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp Tại công ty do áp dụng kế toán máy nên côngviệc trở nên đơn giản hơn rất nhiều, kế toán chỉ nhập chứng từ theo đúng thao tác Cácloại sổ sau đó sẽ được in ra từ máy tính

Các loại sổ sách tại Tổng công ty rau quả, nông sản Việt Nam:

- Sổ kế toán tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cáicác tài khoản

- Sổ kế toán chi tiết

- Sổ chi tiết nguyên vật liệu: Sổ này được chi tiết theo từng loại nguyên vậtliệu như: hạt giống, rau, quả…

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán: được mở chi tiết theo từngđối tượng khách hàng, nhà cung cấp

- Sổ chi tiết các loại chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhâncông trực tiếp, chi phí sản xuất chung Các sổ này được mở chi tiết theo phânxưởng.

- Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số loại sổ chi tiết khác như: Sổ chi tiếttiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng…

- Các loại bảng biểu: Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổcông cụ, dụng cụ, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội…

Sơ đồ: Trình tự ghi sổ tại Tổng công ty rau quả, nông sản:

Chứng từ gốc

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Báo cáo tài

chính

Ghi chú Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra