TÀI LIỆU THI TUYỂN CÔNG CHỨC CHUYÊN NGÀNH văn THƯ lưu TRỮ

Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạnthảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ

TÀI LIỆU NỘI BỘ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

TÀI LIỆU THI TUYỂN CÔNG CHỨC

CHUYÊN NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ

Tài liệu lưu hành nội bộ

Hà Nội, tháng 2 năm 2015

PHẦN I NHỮNG VĂN BẢN CHỦ YẾU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

CHÍNH PHỦ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 58/2001/NĐ-CP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;

Xét đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ

và Bộ trưởng Bộ Công an,

NGHỊ ĐỊNH:

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính

trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổchức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại ViệtNam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước Condấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy

tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước Con dấu được quản lýtheo quy định của Nghị định này

Điều 2 Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong Nghị định này

áp dụng đối với con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huyđược sử dụng dưới dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi

Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký, khôngthuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này

Điều 3 Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng

con dấu có hình quốc huy

1 Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban củaQuốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương;

2 Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;

3 Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ;

4 Văn phòng Chủ tịch nước;

5 Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địaphương, các Viện Kiểm sát quân sự;

6 Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà ánquân sự và các Toà án khác do luật định;

7 Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp;

8 Cơ quan thi hành án dân sự;

9 Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

10 Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nướcngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chứcquốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đạidiện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ vớinước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luậtpháp quy định;

11 Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Uỷ banngười Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;

12 Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép

Điều 4 Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có

hình Quốc huy:

1 Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

2 Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức củaViện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân

sự các cấp;

3 Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Uỷ ban nhândân cấp tỉnh, cấp huyện;

4 Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức xã hội nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xãhội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhànước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động;

-5 Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phéphoạt động;

6 Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước,Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khíchđầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy địnhcủa pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổchức kinh tế này;

7 Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép

8 Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam

Chương II QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CƠ

Điều 6 Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau

Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứngminh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ

để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền chophép và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đóđược phép sử dụng

2 Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phảinộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp

"Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu" Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng condấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới

3 Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy địnhcủa pháp luật

4 Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụngcon dấu của cơ quan, tổ chức mình

Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lýchặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quanthì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịutrách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan

5 Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ

6 Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho

cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng kýmẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất

7 Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chứchay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấucũ

8 Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan cóthẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng condấu

Điều 7 Cơ quan, tổ chức nói tại Điều 3, Điều 4 Nghị định này, khi có

quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hànhthì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho

cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu

Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩmquyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu

và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quanliên quan biết

Chương III THẨM QUYỀN QUY ĐỊNH MẪU DẤU, THỦ TỤC KHẮC DẤU,

CẤP PHÉP KHẮC DẤU VÀ ĐĂNG KÝ MẪU DẤU Điều 8 Bộ Công an quy định thống nhất mẫu các loại con dấu và việc

khắc biểu tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngoài trong con dấu; cấp giấyphép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;quản lý hoạt động khắc dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu và thực hiệncác công việc khác theo quy định của Nghị định này

Điều 9 Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng ký

mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định như sau:

1 Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫucon dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà nước,các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ,các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp giấy phépkhắc dấu cho các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan đại diện bên cạnh các

tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của nước ngoài tại Việt Nam; cấp giấy phépmang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài kháckhông có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam

2 Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắcdấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan,

tổ chức địa phương, một số cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa phươngtheo phân cấp của Bộ Công an; đăng ký mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng

ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không phải là đại diệnngoại giao đã được phép mang vào Việt Nam để sử dụng

Điều 10 Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu gồm có:

1 Các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu

có hình Quốc huy, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức chínhtrị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ:

a) Đối với các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, các cơ quanchuyên môn, tổ chức sự nghiệp:

Phải có quyết định về thành lập tổ chức theo quy định đối với từng loại cơquan, tổ chức Trong trường hợp quyết định chưa quy định cho phép cơ quan, tổchức được dùng con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản riêng cho phépdùng con dấu của cơ quan thẩm quyền thành lập ra tổ chức đó

b) Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo,hội quần chúng, hội nghề nghiệp:

Phải có "Điều lệ về tổ chức và hoạt động" đã được cấp có thẩm quyền phêduyệt; các tổ chức khoa học phải có "Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động"

2 Các tổ chức kinh tế:

a) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng kýhoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh; giấy phép thầu, giấy phép

đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tưnước ngoài).

b) Các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp của tổchức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngoài các giấy tờ quy định tại điểm akhoản 2 Điều này còn phải có quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền

3 Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước muốnkhắc lại con dấu bị mất hoặc dấu bị mòn, hỏng thì phải có văn bản nêu rõ lý do

và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải có thêmcác loại văn bản nào khác

4 Trong thời gian không qúa 7 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơquan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và giớithiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định

Điều 11

1 Các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự và Cơ quan đại diệncủa các tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt Nam; các bộ phận lãnh sự, bộphận tuỳ viên quân sự và các bộ phận khác trực thuộc Cơ quan đại diện ngoạigiao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sử dụng con dấu của cơ quan mình phảithông báo và đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

2 Các cơ quan nước ngoài khác và các tổ chức quốc tế phi chính phủ cóđại diện tại Việt Nam muốn mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sửdụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Công an Việt Nam

3 Các cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là Cơ quan đại diện ngoạigiao mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng cần có văn bản gửi BộCông an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng con dấu, kèm theo mẫu condấu, giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam, đồng thờiphải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng

Chương IV KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM Điều 12 Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực

hiện các quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì được khen thưởng theo quyđịnh chung của nhà nước

Điều 13 Người nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử

dụng con dấu, thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xửphạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự

Chương V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 14.

1 Căn cứ vào các quy định của Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Quốcphòng, Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể mẫu con dấu, việc quản lý và sửdụng các loại con dấu dùng trong lực lượng Quân đội nhân dân và Công an nhândân

2 Bộ Công an phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định thống nhất mẫu con dấu, việc quản

lý và sử dụng con dấu trong các hệ thống tổ chức đó

3 Bộ Công an phối hợp với Ban Tôn giáo của Chính phủ, cơ quan Trungương của các tổ chức tôn giáo tại Việt Nam quy định thống nhất mẫu con dấu,việc quản lý và sử dụng con dấu trong các tôn giáo.

4 Việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức dùng trongcông tác đối ngoại thực hiện theo quy định của Nghị định này và các quy định

cụ thể của Bộ Công an sau khi trao đổi với Bộ Ngoại giao

Điều 15 Nghị định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký và thay thế

Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính phủ

Điều 16

1 Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán

bộ Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc quản lý và sửdụng con dấu theo quy định của Nghị định này

2 Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quanthuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu chịu tráchnhiệm thi hành Nghị định này./

ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Công an nhân dân ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Xét đề nghị của Bộ trưởng Bộ Công an,

NGHỊ ĐỊNH:

Điều 1 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP

ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, như sau:

1 Điều 3 được sửa đổi như sau:

Bãi bỏ khoản 9 Điều 3

2 Khoản 1, khoản 2 Điều 6 được sửa đổi như sau:

“1 Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng

một con dấu Trong trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dungnhư con dấu thứ nhất phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứngminh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thunhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã raquyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giốngcon dấu thứ nhất

2 Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ

được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu Cơquan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, phải đề nghị cơquan Công an nơi đã cấp cấp lại Việc đăng ký mẫu dấu phải nộp lệ phí theoquy định của Bộ Tài chính Nghiêm cấm việc tự sửa chữa nội dung con dấusau khi đã đăng ký Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phảithông báo giới thiệu mẫu con dấu mới”

3 Điều 7 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“Điều 7.

1 Con dấu của cơ quan, tổ chức bị thu hồi trong trường hợp dưới đây:

a) Có quyết định chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ,chuyển đổi hình thức sở hữu;

b) Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theoquyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc có các vi phạm theo quy định củapháp luật

Cơ quan ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cótrách nhiệm phối hợp với cơ quan công an có thẩm quyền thu hồi con dấu vàGiấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;

c) Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã có thông báo mất

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức bị thu hồi con dấu theo quy định tạikhoản này phải thu hồi con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu để nộplại cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký

2 Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩmquyền thành lập cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu đó và cho phép sử dụng condấu phải thu hồi con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu và thông báocho cơ quan Công an nơi đăng ký và các cơ quan, tổ chức liên quan biết”

4 Điều 8 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“Điều 8 Bộ Công an thống nhất quy định các mẫu dấu, việc làm biểu

tượng hoặc chữ nước ngoài trong hình dấu, việc làm và sử dụng con dấu thứhai; đăng ký lưu chiểu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; quản lý hoạtđộng làm con dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu theo quy định củaNghị định này”

5 Điều 10 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“Điều 10 Thủ tục, hồ sơ xin làm con dấu thực hiện như sau:

1 Các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước, cơ quan, tổ chức sự nghiệp phải

có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.Trường hợp trong quyết định chưa cho phép sử dụng con dấu thì phải bổ sung vănbản cho phép sử dụng con dấu của cơ quan có thẩm quyền

2 Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ,hội quần chúng, hội nghề nghiệp phải có quyết định thành lập hoặc công nhận,Điều lệ về tổ chức và hoạt động được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

3 Các tổ chức khoa học - công nghệ phải có giấy chứng nhận đăng ký hoạtđộng khoa học - công nghệ Các tổ chức hoạt động theo Luật Báo chí phải cógiấy phép hoạt động do cơ quan thông tin và truyền thông có thẩm quyền cấp

4 Các tổ chức kinh tế được thành lập theo Luật Doanh nghiệp và LuậtĐầu tư không phải cấp giấy phép làm con dấu, nhưng phải đăng ký mẫu dấutại cơ quan Công an trước khi sử dụng

5 Trường hợp cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đề nghị làm lại condấu hoặc đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu do con dấu đó bịmất, biến dạng, hỏng hoặc giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đó bị mất, ráchnát thì chỉ cần có văn bản gửi cơ quan Công an có thẩm quyền và nêu rõ lý do

6 Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơhợp lệ của cơ quan, tổ chức, cơ quan Công an phải giới thiệu đến cơ sở làm condấu theo quy định Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận

được giấy giới thiệu của cơ quan Công an hoặc đề nghị của doanh nghiệp, cơ

sở làm con dấu phải hoàn thành việc làm con dấu và chuyển cho cơ quanCông an kiểm tra, đăng ký”

6 Điều 14 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“Điều 14.

1 Căn cứ Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng BộCông an quy định cụ thể mẫu dấu, việc quản lý và sử dụng các loại con dấucủa các cấp, các tổ chức, đơn vị trong Quân đội nhân dân và Công an nhândân Việc sử dụng con dấu của các tổ chức kinh tế trong Quân đội nhân dân

và Công an nhân dân thực hiện theo quy định tại Điều 6 Nghị định này

2 Bộ Công an phối hợp với Bộ Nội vụ, các tổ chức chính trị, tổ chức chínhtrị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, các tổ chức tôn giáotại Việt Nam quy định thống nhất mẫu dấu, việc quản lý và sử dụng con dấutrong các tổ chức này

3 Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Công an trình Thủ tướng Chính phủ quyếtđịnh những trường hợp cơ quan, tổ chức đề nghị được sử dụng con dấu có hìnhQuốc huy thuộc khoản 12 Điều 3 Nghị định này”

7 Khoản 1 Điều 16 được sửa đổi như sau:

“1 Bộ trưởng Bộ Công an trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnchịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý và sử dụng condấu theo quy định của Nghị định này”

Điều 2 Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2009.

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộcChính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

và các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu chịu trách nhiệm thi hành Nghị địnhnày./

TM CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG

(Đã ký)

Nguyễn Tấn Dũng

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996

và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm phápluật ngày 16 tháng 12 năm 2002;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,

NGHỊ ĐỊNH:

Chương IQUY ĐỊNH CHUNGĐiều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1 Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tácvăn thư; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế

và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)

2 Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạnthảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong côngtác văn thư

Điều 2 Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1 “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quátrình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;

2 “Bản gốc văn bản” là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;

3 “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được

cơ quan, tổ chức ban hành Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trịnhư nhau;

4 “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản vàđược trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện

7 “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một

sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như

tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặcđiểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm

vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

8 “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định

Điều 3 Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, cótrách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoahọc và công nghệ vào công tác văn thư

2 Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đếncông tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này vàquy định khác của pháp luật về công tác văn thư

Chương IISOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢNĐiều 4 Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức baogồm:

1 Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm2002;

2 Văn bản hành chính

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kếhoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, côngđiện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;

3 Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lýngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

4 Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do ngườiđứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hộiquy định

Điều 5 Thể thức văn bản

1 Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm cácthành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

b) Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếuchuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổsung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax c) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng,Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định

2 Thể thức văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng

cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng BộNội vụ

3 Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị

-xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội quy định

4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cánhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế

Điều 6 Soạn thảo văn bản

1 Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định củaLuật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luậtsửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luậtngày 16 tháng 12 năm 2002

2 Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơquan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việctham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan;nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

Điều 7 Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

2 Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trìnhngười duyệt xem xét, quyết định

Điều 8 Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

1 Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì

người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệtbản thảo đó;

2 Nhân bản đúng số lượng quy định;

3 Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúngthời gian quy định

Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

2 Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủyban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòngHành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt làtrưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơquan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đâygọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm vềhình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Điều 10 Ký văn bản

1 Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu

cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

2 Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định củapháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyếtđịnh theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các vănbản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác đượcthay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo

uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phâncông phụ trách

b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản

1 của Điều này

3 Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyềncho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một sốvăn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằngvăn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền khôngđược uỷ quyền lại cho người khác ký

4 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởngphòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loạivăn bản Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạtđộng hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

5 Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễphai

Điều 11 Bản sao văn bản

1 Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bảnchính, bản trích sao và bản sao lục

2 Thể thức bản sao được quy định như sau:

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chứcsao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họtên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản;nơi nhận

3 Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúngquy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính

4 Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúngthể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo

Chương IIIQUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Mục 1QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾNĐiều 12 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọichung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2 Trình, chuyển giao văn bản đến;

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Điều 13 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổchức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng kýtại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Điều 14 Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyểngiao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độkhẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

2 Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dungvăn bản

Điều 15 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thờivăn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạogiải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và nhữngvăn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

2 Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn

vị hoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giảiquyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của

cơ quan, tổ chức

3 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởngphòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việcsau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩncấp;

b) Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;

c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Điều 16 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn củaCục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Mục 2QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIĐiều 17 Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi)phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,tháng của văn bản;

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3 Đăng ký văn bản đi;

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5 Lưu văn bản đi

Điều 18 Chuyển phát văn bản đi

1 Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trongngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

2 Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng

để thông tin nhanh

Điều 19 Việc lưu văn bản đi

1 Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơquan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ

2 Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăngký

3 Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan,

tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằngmực bền lâu

Điều 20 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Mục 3

LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘPTÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Điều 21 Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1 Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của

cơ quan, tổ chức;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ vớinhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyếtcông việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đốiđồng đều

Điều 22 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

1 Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tàiliệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạnđược quy định tại khoản 2 Điều này

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạnnộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chứcnhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm

c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyểncông tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kếnhiệm

2 Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm

kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệukhác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc

3 Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và haibản “Biên bản giao nhận tài liệu” Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưutrữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản

Điều 23 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữhiện hành

1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chứcthuộc phạm vi quản lý của mình

2 Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm

có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đốivới các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiệnhành tại cơ quan, tổ chức mình

3 Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệucủa đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

4 Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ vềcông việc đó.

Điều 24 Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữhiện hành được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước

Mục 4

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 25 Quản lý và sử dụng con dấu

1 Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theoquy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghịđịnh này

2 Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ vàđóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiệnnhững quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản củangười có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ

3 Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay củađơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,

4 Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành đượcthực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

Chương IVQUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯĐiều 27 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm:

1 Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạmpháp luật về công tác văn thư;

2 Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

3 Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong côngtác văn thư;

4 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lýcông tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật vềcông tác văn thư;

6 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

7 Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

Điều 28 Trách nhiệm quản lý công tác văn thư

1 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước vềcông tác văn thư theo những nội dung quy định tại Điều 27 của Nghị định này.Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụthực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư

2 Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơquan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chínhtrị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và ủyban nhân dân các cấp có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ,quy định về công tác văn thư;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các

cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và

xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào côngtác văn thư;

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lýcông tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực vàđịa phương

Điều 29 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức

1 Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổvăn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan)

2 Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giaotrách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, kýban hành;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng;đóng dấu mức độ khẩn, mật;

e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi;

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấpgiấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.Điều 30 Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ củangạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật

Chương VKHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 31 Khen thưởng

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư được khenthưởng theo quy định của pháp luật

Điều 32 Xử lý vi phạm

Người nào vi phạm các quy định của Nghị định này và các quy định khác củapháp luật về công tác văn thư thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý

kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật

Điều 33 Khiếu nại, tố cáo

1 Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật vềcông tác văn thư

2 Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tácvăn thư

3 Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư được thực hiện theoquy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo

Chương VIĐIỀU KHOẢN THI HÀNHĐiều 34 Hiệu lực thi hành

1 Nghị định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo

2 Bãi bỏ Mục I - Công tác công văn, giấy tờ của Điều lệ về công tác công văn,giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ và những quy định trước đây trái vớiquy định tại Nghị định này

Điều 35 Hướng dẫn thi hành

Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thihành Nghị định này

Điều 36 Trách nhiệm thực hiện

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chínhphủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịutrách nhiệm thi hành Nghị định này./

TM CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG

(Đã ký)

Nguyễn Tấn Dũng

Hà Nội, ngày 08 tháng 02 năm 2010

NGHỊ ĐỊNH Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008;Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Xét đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,

NGHỊ ĐỊNH:

Điều 1 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư như sau:

1 Sửa đổi khoản 2 và khoản 3 Điều 2 như sau:

“2 “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được

cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;

3 “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản vàđược cơ quan, tổ chức ban hành”

2 Sửa đổi, bổ sung khoản 1 và khoản 2 Điều 4 như sau:

“1 Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này

2 Văn bản hành chính

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thôngcáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án,báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản camkết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,thư công”

3 Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 5 như sau:

“1 Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồmcác thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

b) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a củakhoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử(E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử(Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức

c) Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứngnhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấybiên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cảcác thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thưđiện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử(Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức

d) Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật; Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”

4 Sửa đổi khoản 1 Điều 6 như sau:

“1 Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật”

5 Sửa đổi, bổ sung Điều 9 như sau:

“Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức

và trước pháp luật

2 Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chứckhông có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơquan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểmtra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành vănbản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.

6 Sửa đổi, bổ sung khoản 1 và 3 Điều 10 như sau:

“1 Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơquan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức Ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) cácvăn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộcthẩm quyền của người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.”

“3 Ký thừa uỷ quyền

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyềncho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.)một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy địnhbằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được ký thừa uỷquyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký Văn bản ký thừa uỷ quyềntheo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền”

7 Sửa đổi, bổ sung Điều 18 như sau:

“Điều 18 Chuyển phát và đính chính văn bản đi

3 Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi,thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủtục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổchức ban hành văn bản”

8 Sửa đổi Điều 19 như sau:

“1 Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổchức và bản chính lưu trong hồ sơ

2 Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếptheo thứ tự đăng ký”

Điều 2 Hiệu lực thi hành

1 Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2010

2 Bãi bỏ phần căn cứ; khoản 2, 3 Điều 2; khoản 1, 2 Điều 4; khoản 1 Điều5; khoản 1 Điều 6; khoản 1, 2 Điều 9; khoản 1, 3 Điều 10; tên Điều 18; khoản 1,

2 Điều 19; Điều 34 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Điều 3 Hướng dẫn thi hành

1 Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việcthi hành Nghị định này

2 Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quanthuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./

TM CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG

(Đã ký)

Nguyễn Tấn Dũng

Căn cứ Điều 16 và Điều 20 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư,

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, vănbản đến như sau:

I HƯỚNG DẪN CHUNG

1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Công văn này hướng dẫn việc quản lý văn bản đi và văn bản đến tại các cơquan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghềnghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổchức)

2 Nguyên tắc chung

a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp phápluật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của

cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư) theo hướng dẫn tại Công văn này

b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhhoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bảnđến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn”

và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyểngiao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục pháthành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

c) Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật)được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhànước và hướng dẫn cụ thể tại Công văn này

3 Giải thích từ ngữ

Trong văn bản này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

c) Đăng ký văn bản

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết vềvăn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy

vi tính để quản lý và tra tìm văn bản

II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thưcủa cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giaonhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoàigiờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơinhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đốichiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặcvăn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản cóđóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệmgiúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt làngười được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản vớingười đưa văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộvăn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báocáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoànthể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, đượcchuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu

là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhậnvăn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những

bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông

tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướngdẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thểcủa cơ quan, tổ chức

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịpthời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu vănbản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bìvới phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trảlại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xácminh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày thángcủa văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định

cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đếnđược chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tụcđóng dấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì khôngphải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theodõi, giải quyết

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,

ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối vớicông văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành vănbản

Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công văn này

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụthể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một nămthì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

 Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừvăn bản mật);

 Sổ đăng ký văn bản mật đến

Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến mộtnăm, nên lập các loại sổ sau:

 Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;

 Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

 Sổ đăng ký văn bản mật đến

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một nămthì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhấtđịnh và sổ đăng ký văn bản mật đến

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo

có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thìnên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký Đối với những cơ quan, tổ chứchàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặccác yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổđăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến đượcthực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơquan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bútchì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

2 Trình và chuyển giao văn bản đến

a) Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách

nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phânphối, chỉ đạo giải quyết.

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làmviệc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giaocho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với vănbản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vịhoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyếtcủa mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ýkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cầnđược ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổchức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu “Phiếu giải quyết văn bản đến” tạiPhụ lục IV kèm theo Công văn này)

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người cóthẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổđăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổđăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

b) Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn

cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảođảm những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có tráchnhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu vàngười nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn”

và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao tráchnhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủtrưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có).Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhântrực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán

bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là sốthứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyểncho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết địnhviệc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một nămthì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;

- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập

sổ chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tạiPhụ lục V - Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này)

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơquan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyếtkhẩn trương, không được chậm trễ

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất củađơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này)

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vịhoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theophiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)

để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chứcxem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ýkiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của phápluật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thờihạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cánhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụtổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đãđược giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báocáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụngmáy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ đểtheo dõi việc giải quyết văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi sổ được thực hiện theohướng dẫn tại Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến kèm theo Công vănnày);

+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư cótrách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cầnkiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện cósai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b) Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy địnhkhác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thưthống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tạiđiểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm bkhoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướngdẫn tại Công văn này Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hànhchính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương phápđánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì

có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm,

có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại vănbản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉthị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhóm văn bản nhấtđịnh (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, vànhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thìnên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản

4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

c) Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việcnhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiếtthi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a) Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính đượcthực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

b) Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượngkhẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệuthu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số12/2002/TT-BCA (A11)

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bảnđược thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP

3 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu vănbản đi trên máy vi tính

a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổchức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên,không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần đểđăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà

cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thểnhư sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thìchỉ nên lập hai loại sổ sau:

 Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

 Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm

 Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thìcần lập ít nhất các loại sổ sau:

 Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cábiệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

 Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

 Sổ đăng ký công văn (loại thường);

 Sổ đăng ký văn bản mật đi

- Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật,được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theoCông văn này

b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý vănbản

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thựchiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thựchiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìnthấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật đượcthực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóngtrên văn bản trong bì

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu

độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 củaThông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

b) Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổchức

Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cánhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tạivăn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơquan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi đểchuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trongnội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cầnlập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tạiPhụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này)

+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao

ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng

sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vàosau cột (5) “Nơi nhận văn bản”

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhậnvăn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyểntrực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ vàviệc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bảnđi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải đượcđăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục

X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì văn bản, phảiyêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyểncho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bảnchính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 vàĐiều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11)

c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thểnhư sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thuhồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không

bị thiếu hoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận,

do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cánhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện đểkiểm tra, xác minh khi cần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người đượcgiao trách nhiệm xem xét, giải quyết

5 Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người cóthẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những vănbản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số vàđăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắpxếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo

vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu

sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI

- Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấucác độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1 Công văn này thay thế Bản hướng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn đi

- đến của cơ quan được ban hành kèm theo Công văn số 77/NV ngày 09 tháng 02năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng

2 Đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơquan, tổ chức trung ương khác và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương tổ chức thực hiện và chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trực thuộc triển khaithực hiện Công văn này

3 Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướngmắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

để phối hợp giải quyết./

Phụ lục I DẤU “ĐẾN”

(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7

năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên

2 Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”

Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc”(kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong nhữngtrường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

Phụ lục II

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7

năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;(6): Số thứ tự của quyển sổ

Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền vàđóng dấu trước khi sử dụng

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm

x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

2 Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:05/02, 21/7, 31/12

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Tác giả Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên,địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư

Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày,tháng, năm của đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm

số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì khôngphải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và tríchyếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thìngười đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bảnđến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩmquyền

Cột 8: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không

có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v )

Sổ đăng ký văn bản mật đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến(loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngaysau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6)

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với vănbản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7

“Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của vănbản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếunội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./

Phụ lục III

SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ

(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7

năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

1 Mẫu sổ

Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổđăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”

b) Phần đăng ký đơn, thư

Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, sốđiện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối vớinhững ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng haichữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày thángthì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể

Cột 5: Trích yếu nội dung Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn,thư Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nộidung của đơn, thư đó

Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn

cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 7: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư

Cột 8: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ

…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v )./

Phụ lục VI

SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7

năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

b) Phần theo dõi giải quyết văn bản đến

Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3(420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:

Thời hạn giải quyết

Tiến độ giải quyết

Số, ký hiệu văn bản trả lời

Ghi chú

2 Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn bảnđến

Cột 2: Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản

Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thưkhiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung khác ghi theo hướng dẫn tại khoản

2 Phụ lục II của Công văn này

Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bảnđến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 4: Thời hạn giải quyết Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quyđịnh của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người cóthẩm quyền

Cột 5: Tiến độ giải quyết Ghi chú về tiến độ giải quyết văn bản đến của cácđơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưa giảiquyết v.v

Cột 6: Số, ký hiệu văn bản trả lời Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời vănbản đến (nếu có)

Cột 7: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết khác./