Lập kế hoạch giám sát đánh giá ,trong quản lý dự án ODA, giáo trình đào tạo quản lý, dự án ODA
Trang 1Kết thúc mođun GS2 bạn có khả năng:
Nắm vững cấu trúc, yêu cầu của một kế hoạch giám sát, đánh giá trong quản
lý dự án ODA
Xây dựng được các kế hoạch giám sát, đánh giá cụ thể trong quản lý dự án ODA
Người học đã (i) tham dự mođun GS1 và (ii) đã từng tham gia vào các hoạt động quản lý dự án ODA
Trao đổi tích cực giữa giáo viên và người tham gia đào tạo Giáo viên chủ
động đưa ra các câu hỏi cơ bản để quá trình trả lời, trao đổi sẽ là quá trình tự
tổng hợp kiến thức của người học
Thực hành xây dựng kế hoạch giám sát, đánh giá cụ thể (khung lôgíc, kế
hoạch giám sát, đánh giá định kỳ
Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá sau khi kết thúc mođun
Tài liệu mođun GS2: Lập kế hoạch giám sát, đánh giá trong quản lý dự án
ODA
Tài liệu tóm tắt nội dung đã trao đổi
Một số mẫu kế hoạch giám sát, đánh giá dự án ODA cụ thể
1 Giáo viên trình bày những nội dung cơ bản nhất
2 Người học trao đổi trong nhóm và thảo luận giữa các nhóm với nhau
3 Trình bày những thống nhất và kết luận
4 Tự đánh giá kết quả học tập
Mođun GS2: LẬP KẾ HOẠCH GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN ODA
Trang 2Những nội dung cơ bản của mođun này
Nội dung mà bạn cần nắm được sau khi kết thúc mođun
này :
Trang số:
1 Cấu trúc của một kế hoạch giám sát và yêu cầu nội dung
của các phần trong kế hoạch giám sát dự án ODA
Trang 3
2 Cấu trúc của một kế hoạch đánh giá và yêu cầu nội dung
của các phần trong kế hoạch đánh giá dự án ODA
Trang 7
3 Phương pháp xây dựng các nội dung trong kế hoạch giám
sát, đánh giá dự án ODA
Trang 8
Trang 3
1 Cấu trúc của một kế hoạch giám sát dự án ODA và nội
dung cụ thể
• Giám sát cần phải dựa trên một kế hoạch giám sát đã được chuẩn bị trước
• Kế hoạch giám sát dự án ODA thường được xây dựng trên cơ sở của ba tài liệu chính, đó là
Văn kiện thiết kế hoặc thẩm định dự án – đưa ra mục tiêu và mục đích của việc đầu tư, các đầu ra và kết quả dự kiến, đóng góp của các đầu ra và kết quả vào các mục tiêu chiến lược quốc gia;
Kế hoạch thực hiện dự án, tài liệu thực hiện hay cẩm nang hướng dẫn hoạt động (đôi khi được gọi là sổ tay các quy trình hay kế hoạch hàng năm); và
Khung giám sát – xác định rõ mục đích và phạm vi giám sát, cái gì sẽ được đo lường, ai chịu trách nhiệm làm việc này, việc đo lường và báo cáo sẽ được thực hiện với tần suất như thế nào (đôi khi được gọi là kế hoạch hay cẩm nang giám sát)
Bất kể kế hoạch giám sát chi tiết được thực hiện ở đâu thì các hướng dẫn thực hiện dự
án và các hướng dẫn về giám sát phải được kết nối và phối hợp với nhau, không được mâu thuẫn hoặc nhầm lẫn giữa hai tài liệu này Các công cụ để tóm lược các kế hoạch
và nêu ra trách nhiệm và vai trò mong đợi đối với tất cả các cơ quan tham gia được trình bày trong các bảng tóm tắt kèm theo cẩm nang này Các hoạt động giám sát nên được lồng ghép vào kế hoạch công tác hàng tuần và hàng tháng để gắn công tác thực hiện với công tác giám sát
• Kế hoạch giám sát thực chất là chi tiết hoá 5 vấn đề, đó là (i) giám sát cái gì; (ii) giám sát khi nào; (iii) giám sát như thế nào; (iv) ai giám sát; và (vi) kinh phí giám sát Cách chi tiết hoá 5 vấn đề này như sau:
Giám sát cái gì: $ Xem cụ thể ở phần Cách xác định mục tiêu giám sát, đánh
giá trong phần III: Phương pháp thực hiện các nội dung của kế hoạch giám sát, đánh giá Những yếu tố quan trọng cần phải xem xét khi quyết định giám sát cái
gì bao gồm:
o Đối tượng chính tiếp nhận thông tin
o Câu hỏi thực hiện
o Chỉ số của sự thay đổi
o Thông tin hoạt động
o Những thay đổi ngoài dự kiến
Trang 4o Các vấn đề chung
o Đánh giá nhanh các kết quả hiệu quả
Giám sát khi nào: Khi đã xác định được mục tiêu giám sát, xác định thời gian giám sát cho các mục tiêu giám sát đó nhưng việc xác định cần phù hợp với khung thời gian chung của dự án
Giám sát như thế nào: Cần xác định một bảng 4 cột và thảo luận với nhóm giám sát để hình thành phương pháp giám sát
Vấn đề cần
giám sát Chỉ báo thế hiện của vấn đề như thế nào Đo lường chỉ số đó như thế nào Báo cáo kết quả như thế nào
Ví dụ
- Thực hiện
các biện pháp
khôi phục thu
nhập cho
người bị ảnh
hưởng
- Thu nhập hộ gia đình tương đương với trước khi bị ảnh hưởng
- Thu nhập này ổn định
- Dùng bảng hỏi hoặc phỏng vấn sâu để khảo sát mức thu nhập hiện nay của hộ rồi so sánh với số liệu nền
- Tìm hiểu nguồn thu nhập xem nguồn đó có
ổn định
- Mục tiêu có đạt được hay không
- Có biện pháp điều chỉnh nếu mục tiêu không đạt được
Ai giám sát: Trong kế hoạch giám sát cần thể hiện tên và vị trí của người được phân công giám sát Việc thể hiện như vậy có hai hiệu quả, đó là (i) gắn người được phân công với các hoạt động cụ thể để tiến hành và chịu trách nhiệm; và (ii) người tiến hành giám sát biết được mình phải làm gì, làm như thế nào và khi nào
Kinh phí giám sát: Có kinh phí cho hoạt động giám sát hay không Nếu có thì cần ước tính kinh phí giám sát, tốt nhất là ước tính theo các hoạt động giám sát và hậu cần như phương tiện
• Cấu trúc của một kế hoạch giám sát có thể được xây dựng với các nội dung như sau:
Trang 5Bảng 1: Cấu trúc của một kế hoạch giám sát
Mục đích và phạm vi • Tổng quan về dự án, mục tiêu, mục đích, kết quả và cơ sở, lý do thiết kế hệ thống
giám sát
• Hệ thống giám sát sẽ trợ giúp cho hoạt động quản lý và đáp ứng các yêu cầu báo cáo
và nhu cầu thông tin của các đối tượng liên quan như thế nào?
• Tổng kết tất cả các kinh nghiệm giám sát được thực hiện với các cơ quan tham gia chính
• Thảo luận về phạm vi tham gia, cân bằng giữa phương pháp định tính và phương pháp định lượng, các yêu cầu về nguồn lực và trọng tâm dự kiến của hệ thống giám sát
Phương pháp tiếp
cận
Tổng quan về cách thức các cơ quan tham gia sẽ tham gia, phương pháp học hỏi nào sẽ được sử dụng, nhìn chung phương pháp thu thập thông tin nào sẽ được sử dụng, ví dụ, mức độ sử dụng phương pháp tham gia, các hệ thống thông tin địa lý, các hệ thống thông tin máy tính hoặc các điều tra nghiên cứu cơ sở
Khung lôgic đã được
xem xét lại, công với
các chỉ số
Xác định một cách chính xác tất cả các câu hỏi thực hiện, các chỉ số và nhu cầu thông tin
ở tất cả các cấp của khung lôgic
• Đánh giá nhu cầu thông tin và lợi ích của tất cả các cơ quan tham gia chính
• Đánh giá các chỉ số đối với các yếu tốt bên ngoài và các giả đinh, ví dụ như: khí hậu, giá cả, sự bùng phát của các nhóm gây hại và bệnh tật, điều kiện kinh tế và môi trường chính sách
• Đánh giá nhu cầu thông tin và các chỉ số về sự phù hợp và sử dụng thuần tuý và các chỉ số về tính khả thi về kỹ thuật và nguồn lực
• Lựa chọn các câu hỏi thực hiện và các chỉ số thực hiện
Hệ thống thông tin
quản lý và Công tác
báo cáo
• Mục đích của Hệ thống thông tin quản lý
• Tổ chức thu thập và tổng hợp thông tin
Đối với mỗi sản phẩm thông tin mong đợi - đặt ra các câu hỏi: ai, cái gì, khi nào và ở đâu
Kế hoạch cung cấp thông tin - đặt các câu hỏi: ai, cái gì, khi nào, cho ai, vì mục đích gì
Mạng máy tiínhvà các hệ thông lưu trữ thủ công được dự kiến hoạt động như thế nào, với ai và cho dữ liệu nào
Phác thaảonhu cầu lưu trữ dữ liệu
• Đầu ra báo cáo mong đợi, ví dụ:
Các kênh truyền thông và phản hồi không chính thức
Các luồng báo cáo và thời hạn
Phác thảo kế hoạch làm việc hàng năm và khuôn khổ ngân sách, bao gồm các
kế hoạch và ngân sách hoạt động, đầu ra, ngân quỹ, kế hoạch đào tạo, kế hoạch mua sắm và kế hoạch cho các dịch vụ hợp đồng
Các báo cáo tiến độ hàng năm của dự án nói chung và sự xem xét từng hợp phần, từng địa phương
Các báo cáo tài chính hàng năm
Các nhiệm vụ giám sát định kỳ
Kế hoạch làm việc và
thời gian biểu cho
các hoạt động giám
sát
Xác định chính xác phương pháp được sử dụng cho các nhóm đối tượng liên quan khác nhau với hai mục đích chính
• Giám sát các nguồn lực, hoạt động và quản lý để thực hiện có hiệu quả:
Nguồn lực đầu vào phương tiện vận chuyển, trợ cấp, đăng ký tài sản, đăng ký trợ giúp kỹ thuật/ dịch vụ
Hoạt động đào tạo (hội thảo, đi tập huấn,…), xây dựng (cơ sở hạ tầng kỹ thuật hoặc xã hội), kế hoạch tổ chức, thí điểm và thao diễn, giới hạn tín dụng…
Các hoạt động giám sát khác
Trang 6• Giám sát kết quả và tác động để hướng dẫn chiến lược thực hiện, ví dụ:
Điều tra dự kiến nghiên cứu cơ sở/ hộ gia đình, thành phần, nhân viên
Phối hợp đánh giá hàng năm và lập kế hoạch hội thảo
Các đánh giá hàng năm khác và đánh giá các đối tượng thụ hưởng, xem xét và lập kế hoạch bộ phận
Xem xét giữa kỳ và báo cáo hoàn thành
Tính khả thi của các phương pháp về mặt kỹ thuật và nguồn lực
Lập kế hoạch công tác giám sát và đánh giá phối hợp với kế hoạch của các sự kiện quan trọng và thời điểm báo cáo, ra quyết định
Lịch trình cho các sự kiện quan trọng
Xây dựng các điều
kiện và năng lực
Tổ chức hoạt động giám sát
Các liên kết về mặt tổ chức cần thiết và các liên kết giữa các đối tượng liên quan để giám sát
Tồn tại hay không một đơn vị giám sát cụ thể và đơn vị đó có quan hệ như thế nào với cơ cấu quản lý và hệ thống quyền lực
Nhu cầu nhân lực
Số lượng, năng lực và trách nhiệm của các đối tượng liên quan trong việc giám sát, bao gồm các cán bộ của BQLDA và các đối tượng liên quan chính
Cơ chế khuyến khích cho các đối tượng liên quan
Nhu cầu đào tạo của cán bộ và các đối tượng liên quan
Nhu cầu nguồn lực
Trang thiết bị và phương tiện chuyên chở
Hỗ trợ kỹ thuật
Ngân sách giám sát Tóm tắt việc phân bổ ngân sách chi tiết
• Danh sách các chỉ số đề xuất trong khung giám sát
• Phác thảo các cách thu thập dữ liệu, kế hoạch cho các hoạt động hàng năm và nửa năm,…
• Phác thảo các mẫu chuẩn bị cho: các báo cáo quý, nửa năm, hàng năm; một bản tóm tắt các thành tựu chính đạt được, các báo cáo thực trạng đầu vào và các nguồn lực, các nghiên cứu đánh giá đầu ra và kết quả - tóm tắt các phát hiện và các khuyến nghị
• Các câu hỏi điều tra cơ sở nếu sử dụng
• Mô tả nhân viên và chi tiết các khoản trợ cấp
• ToR cho Hỗ trợ kỹ thuật
• Khung giám sát và kế hoạch làm việc
• Ngân sách chi tiết cho các nguồn lực giám sát
Bảng 1 trình bày các nội dung của một kế hoạch giám sát thực tiễn tốt nhất Mức độ chi tiết cần thiết phụ thuộc vào loại hình, quy mô và mức độ phức tạp của một dự án đầu tư
cụ thể Các nhà quản lý phải quyết định mức độ chi tiết như thế nào là phù hợp với dự
án đầu tư cụ thể mà họ chịu trách nhiệm
GHI NHỚ
Kế hoạch giám sát cần phải được chuẩn bị rất sớm, ngay từ khi bắt đầu thực hiện dự án Nếu không sẽ rất khó xác định được các nội dung quan trọng của kế hoạch giám sát như khung lôgíc và kinh phí thực hiện
Trang 72 Cấu trúc của một kế hoạch đánh giá dự án ODA và nội
dung cụ thể
• Cũng như hoạt động giám sát, hoạt động đánh giá cũng cần phải dựa trên một kế hoạch đánh giá đã được chuẩn bị trước
• Kế hoạch đánh giá thực chất là chi tiết hoá 5 vấn đề, đó là (i) mục tiêu, nội dung đánh giá - chúng ta muốn biết điều gì?; (ii) phương pháp đánh giá – chúng ta biết điều đó như thế nào; (iii) tổ chức đánh giá – làm thế nào để có được các dữ liệu cần thiết; (iv) kinh phí đánh giá; và (v) kế hoạch sử dụng thông tin đánh giá
) Xem cụ thể ở phần Cách xác định mục tiêu giám
sát, đánh giá trong phần III: Phương pháp thực hiện
các nội dung của kế hoạch giám sát, đánh giá
(i) Mục tiêu, nội
dung đánh giá
) Xem modun GS 4: Phương pháp thu thập và xử lý
thông tin giám sát, đánh giá
(ii) Phương pháp
đánh giá
)Kinh phí đánh giá có hay không, nếu có, cần xác định theo các hoạt động đánh giá và các chi phí khác như phương tiện, trang thiết bị hoạt động đánh giá
(iii) Tổ chức đánh giá
)Xem cụ thể ở phần Cách xác định mục tiêu giám
sát, đánh giá, trong phần III: Phương pháp thực hiện các nội dung của kế hoạch giám sát, đánh giá
(iv) Kinh phí đánh
giá
)Cần xác định trong kế hoạch đánh giá các thông tin cần thu thập và dùng vào mục đích gì
(v) Kế hoạch sử dụng
thông tin đánh giá
Trang 8• Mấu chốt của một kế hoạch đánh giá phải chỉ ra được nhóm đánh giá sẽ đo lường cái
gì và đo lường như thế nào Thông thường kế hoạch đánh giá bao gồm mục đích và đối tượng tiếp nhận đánh giá, các câu hỏi đánh giá, các chỉ số đánh giá được sử dụng
để đo lường các kết quả, các phương pháp thu thập dữ liệu, kế hoạch hoạt động và các nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ
• Kế hoạch đánh giá phải xác định rõ cái gì sẽ được đánh giá, ví dụ như một dự án, một
tổ chức, một ngành hay một chương trình Như có thể thấy ở trên, kế hoạch đánh giá
sẽ bao gồm các thông tin như bối cảnh, mục tiêu, các hoạt động cụ thể, các chi phí, các tác động và ảnh hưởng mong đợi
• Cấu trúc của một kế hoạch đánh giá có thể được chuẩn bị như sau:
Bảng 2: Cấu trúc của một kế hoạch giám sát
Mục tiêu, nội
dung đánh giá Đánh giá cái gì- hay chúng ta cần biết điều gì Hãy dựa vào Thiết kế dự án - phần Mục tiêu của dự án; hay Kế hoạch đánh giá dự án- phần mục
tiêu đánh giá; hay dựa vào điều khoản tham chiếu (TOR) để xác định rõ mục tiêu, nội dung đánh giá là gì
Phương pháp
đánh giá
Trình bày các phương pháp dự kiến sử dụng để thu thập thông tin nhằm làm rõ mục tiêu và nội dung cần đánh giá
Tổ chức đánh giá Ai sẽ làm gì và vai trò như thế nào bao gồm cả vai trò của các đối tác, các
bên liên đới và nhóm đánh giá
Kinh phí đánh giá Kinh phí được dự kiến cụ thể cho từng hoạt động đánh giá
Kế hoạch sử
dụng thông tin
đánh giá
- Cấu trúc của báo cáo đánh giá
- Dự kiến mục đích sử dụng thông tin
- Kế hoạch sử dụng và chia sẻ thông tin
GHI NHỚ
Kế hoạch giám sát cần phải được chuẩn bị rất sớm và tham khảo kế hoạch giám sát để có thể xác định được chính xác nội dung giám sát
Trang 93 Phương pháp thực hiện các nội dung cụ thể trong kế hoạch giám sát và đánh giá dự án ODA
) Trong các nội dung của kế hoạch giám sát và kế hoạch đánh giá, thì mục tiêu giám
sát, đánh giá; chương trình giám sát, đánh giá; khung lôgíc; và khung giám sát, đánh giá là quan trọng nhất Phương pháp thực hiện các nội dung cụ thể này như sau:
3.1 Xác định mục tiêu giám sát, đánh giá
• Xác định mục tiêu giám sát trong kế hoạch giám sát dự án ODA chủ yếu dựa vào thiết
kế dự án ODA, trong đó quan trọng nhất là kế hoạch hoạt động và yêu cầu đầu ra của
dự án Bản chất của mục tiêu trong kế hoạch giám sát là đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng kế hoạch và đầu ra của dự án được đảm bảo đúng như thiết kế dự án Chính vì thế, mục tiêu giám sát dự án ODA thường được xác định như sau:
Các hoạt động của dự án ODA: tiến độ thực hiện, thủ tục thực hiện, thời gian thực hiện, người thực hiện, kết quả thực hiện
Đầu ra (out-puts) của dự án ODA: số lượng và chất lượng của các đầu ra của dự
án ODA so với thiết kế dự án và với kế hoạch thực hiện
Bảng 3: Ví dụ về mục tiêu trong kế hoạch giám sát dự án ODA
Tài chính - kế toán Giám sát thủ tục chi trả, thực hiện các nguyên tắc tài
chính-kế toán
Môi trường-xã hội Giám sát việc thực hiện các biện pháp giảm thiểu tác
động môi trường, tái định cư
Quản lý nhân sự Việc thực hiện các hoạt động theo kế hoạch của nhân
viên, kết quả thực hiện hoạt động Mua sắm Kế hoạch mua sắm, thủ tục mua sắm, kết quả mua sắm
Chuẩn bị kế hoạch Tiến độ thực hiện kế hoạch, kết quả đạt được theo kế
hoạch
• Xác định mục tiêu đánh giá trong kế hoạch đánh giá khác với giám sát vì bản chất của đánh giá là xem xét hiệu quả, sự phù hợp, tác động và tính bền vững của hiệu quả dự
án Xác định rõ được mục tiêu đánh giá mới có thể thiết kế được đánh giá và vận dụng các phương pháp thu thập thông tin phù hợp Có hai bước xác định mục tiêu đánh giá,
đó là:
Trang 10Xác định đối tượng cần
thông tin từ đánh giá )Xác định được ai là người cần thông tin
đánh giá sẽ giúp cho việc xác định mục tiêu đánh giá phù hợp hơn
Xác định nội dung cần
đánh giá
Bảng 4: Ví dụ về mục tiêu trong kế hoạch đánh giá dự án ODA
Tài chính - kế toán Hiệu quả của quản lý tài chính, trình độ năng lực được
nâng cao của nhân lực làm tài chính-kế toán
Môi trường-xã hội Đánh giá tác động môi trường, đánh giá hiệu quả kinh
tế-xã hội của dự án, đánh giá việc thực hiện hoạt động tái định cư
Quản lý nhân sự Mức độ phù hợp của nhân viên với công việc, trình độ
năng lực được nâng cao của nhân lực
Mua sắm Hiệu quả của công việc mua sắm
Chuẩn bị kế hoạch Sự hợp lý của kế hoạch
)Đánh giá tác động, hiệu quả hay sự phù hợp, mức độ bền vững hay đánh giá tất cả các khía cạnh hoạt động này sẽ làm cho mục tiêu đánh giá chính xác hơn
