Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty cổ phần Cúc phương

Để quản lý tốt ,hiệu quả hệ thống kênh tiêu thụ sản phẩm đòi hỏi công tác kế toán tại Công ty cổ phần Cúc Phương phải tổ chức tốt phần hành “Kế toán bán hàng ” Trong quá trình thực tập

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÚC PHƯƠNG 3

1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty cổ phần Cúc Phương 3

1.1.1.Danh mục hàng bán của công ty cổ phần Cúc Phương 3

1.1.2 Thị trường của công ty Công ty cổ phần Cúc Phương 4

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty Cổ Phần Cúc Phương 5

1.1.4 Phương thức thanh toán của Công ty cổ phần Cúc Phương 6

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Cúc Phương 8

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÚC PHƯƠNG 13

2.1 Kế toán doanh thu 13

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 13

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu 19

2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng 27

2.1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty Cổ phần Cúc Phương 32

2.2 Kế toán Giá vốn hàng bán 39

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 39

2.2.1 Kế toán chi tiết Giá vốn hàng bán 41

2.2.2 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán 43

2.3.Kế toán chi phí bán hàng 46

2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 46

2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng 46

2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng 47

CHƯƠNG III : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÚC PHƯƠNG 53

3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Cúc phương và phương hướng hoàn thiện 53

3.1.1.Ưu Điểm 53

3.1.1.1 Về công tác kế toán nói chung 53

3.1.1.2 Về công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần Cúc Phương 54

3.1.2 Những nhược Điểm trong công tác hạch toán kế toán bán hàng tại công ty cổ phần Cúc Phương 57

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện tại công ty cổ phần Cúc Phương 59

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần Cúc Phương 61

3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng tại Công ty Cổ Phần Cúc Phương 61

3.2.2 Về tài khoản sử dụng tại Công ty Cổ Phần Cúc Phương 63

3.2 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ Phần Cúc Phương 63

3.3.1 Về sổ kế toán chi tiết tại Công ty Cổ Phần Cúc Phương 64

3.3.2 Về sổ kế toán tổng hợp tại Công ty cổ phần Cúc Phương 66

3.3.3 Về lập báo cáo quản trị tại Công ty cổ phần Cúc Phương 67

KẾT LUẬN 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

BIỂU ĐỒ:

Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT 14

Biểu số 2.2: Phiếu thu 15

Biểu số 2.3: Hóa đơn báo giá 16

Biểu số 2.4: Hóa đơn GTGT 22

Biểu số 2.5: Sổ nhật ký bán hàng 23

Biểu số 2.6: Sổ chi tiết bán hàng 24

Biểu số 2.7: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng 25

Biểu số 2.8: Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng 26

Biểu số 2.9: Sổ Nhật ký chung 28

Biểu số2 10: Sổ Cái TK 511 30

Biểu số2 11: Phiếu chi 34

Biểu số 2.12: Sổ Nhật ký chung 35

Biểu số2.13: Sổ cái TK 531 37

Biểu số 2.14: Sổ cái TK 532 38

Biểu số2.15: Phiếu xuất kho 40

Biểu số 2.16: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán 42

Biểu số 2.17: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán 43

Biểu số 2.18: Sổ Nhật ký chung 44

Biểu số 2.19: Sổ Cái TK 632 45

Biểu số 2.20: Phiếu chi 254 48

Biểu số 2.21: Phiếu chi 263 49

Biểu số 2.22: Sổ Nhật ký chung 50

Biểu số 2.23: Sổ Cái TK 641 52

Biểu 3.1 Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt 65

SƠ ĐỒ:

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp bán hàng

trực tiếp tại Công ty cổ phần Cúc Phương 17

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chyển chứng từ theo phương thức bán hàng gián

tiếp tại công ty cổ phần Cúc Phương 18

Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng 19

Sơ đồ 3.1 Quy trình ghi sổ kế toán chi phí bán hàng có mở các sổ theo

dõi chi tiết cho từng khoản mục phát sinh 66

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước đang trên đà phát triển mạnh theo đường lối công nghiệphóa, hiện đại hóa Mỗi ngành nghề kinh doanh đều có một cơ hội mớinhưng cũng đứng trước những áp lực cạnh tranh lớn hơn

Nền kinh tế thị trường một mặt tạo ra thời cơ hấp dẫn nhưng đồngthời làm cạnh tranh trở lên gay gắt hơn Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại vàphát triển vững mạnh cần phải có những chính sách bán hàng hiệu quả vàliên tục đổi mới để đáp ứng được yêu cầu của Khách hàng Để biết đượchiệu quả kinh doanh của mình có tối ưu không , đòi hỏi mỗi doanh nghiệpphải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán, chỉ có như vậy mới phản ánhchính xác nhất ,đúng đắn nhất những thành quả mà doanh nghiệp gặt háiđược qua các giai đoạn phát triển với những chính sách bán hàng hiệuquả , từ đó phát huy những điểm mạnh, khắc phục những yếu điểm giúpdoanh nghiệp tồn tại và ngày càng phồn thịnh , phát triển đi lên

Trên thị trường hiện nay , kinh doanh vật tư ngành nước đang diễn ra rấtsôi động, bởi vì hiện nay và trong tương lai nhu cầu vế xây dựng là rấtlớn ,rất đa dạng ,phong phú Tốc độ đô thị hóa đang diễn ra ngày càngnhanh, các khu vực ,địa phương trên cả nước đang trên đà phát triển mạnh

về tốc độ xây dựng cơ sở hạ tầng trong đó bao gồm cả hệ thống cấp thoátnước, vì thế nhu cầu về vật tư , thiết bị ngành nước là rất lớn Hơn nữa, đờisống của nhân dân ta đang ngày càng đổi mới và nâng cao, vì vậy nhu cầu

sử dụng nước sạch gia tăng đáng kể , cộng với các khu công nghiệp ,cácnhà máy ,công trình đang ngày càng phát triển mạnh ,đi lên một cáchnhanh chóng, do đó nhu cầu về cơ sở hạ tầng nói chung, hệ thống cấp thoátnước nói riêng đang ngày càng trở lên cần thiết , cấp bách Trong khi đócác nhà máy trên cả nước hầu như đã xuống cấp một cách trầm trọng ,cũhỏng cần được tu sửa, cải tạo , nâng cấp để đáp ứng được nhu cầu hiện tại

Công ty cổ phần Cúc Phương đã nắm bắt được thời cơ hiện tại và cơ hộihấp dẫn trên nhưng để chiến thắng trong cạnh tranh và đứng vững đượctrên thị trường hiện nay và trong những năm tiếp theo ,chiếm được lòng tin

và đông đảo khách hàng trong cả nước và các khu vực , đòi hỏi Công typhải có hệ thống kênh tiêu thụ sản phẩm hoàn hảo Để quản lý tốt ,hiệu quả

hệ thống kênh tiêu thụ sản phẩm đòi hỏi công tác kế toán tại Công ty cổ

phần Cúc Phương phải tổ chức tốt phần hành “Kế toán bán hàng ”

Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần Cúc Phương, với sự hướngdẫn tận tình của Thạc Sỹ Phạm Thị Minh Hồng và sự giúp đỡ của anh chịphòng Tài Chính - Kế Toán của công ty cổ phần Cúc Phương đã giúp emhoàn thành bài chuyên đề thực tập chuyên ngành này Ngoài phần mở đầu

và kết luận kết cấu bài chuyên đề gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁNHÀNG CỦA CÔNG TY

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TYCHƯƠNG 3:HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

Do trình độ, kinh nghiệm bản thân còn hạn chế, hơn nữa thời gianthực tập có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót, kínhmong nhận được sự chỉ bảo góp ý của thầy cô

CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

CÚC PHƯƠNG

1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty cổ phần Cúc Phương

1.1.1.Danh mục hàng bán của công ty cổ phần Cúc Phương

Tên gọi chính thức : Công ty cổ phần Cúc Phương

Địa chỉ trụ sở chính : số 353 ,đường trường chinh ,phường khươngtrung ,quận Thanh xuân , thành phố Hà Nội

Năm thành lập : Công ty TNHH Cúc Phương được thành lập theogiấy phép đăng ký kinh doanh số 070986 do phòng đăng ký kinh doanh Sở

kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 13 tháng 02 năm 1999 và sửađổi lần thứ 4 vào ngày 19 tháng 09 năm 2008 thành công ty cổ phần CúcPhương

Tống số nhân viên : 40 người

Chức năng hoạt động của công ty

Công ty cổ phần Cúc Phương kinh doanh mặt hàng chính là vật liệuxây dựng mà chủ yếu là vật tư ngành nước ,ngành hơi phục vụ cho tiêudùng sinh hoạt hàng ngày và phục vụ cho tiêu dùng công nghiệp

- Mua bán ống nước và các loại vật tư ngành nước;

- Sản xuất ,mua bán vật tư ngành nước bằng kim khí PE, PP ;

- Mua bán ,sửa chữa ,bảo hành ,bảo dưỡng phụ tùng ô tô ,động cơ cácloại ;

- Sản xuất ,mua bán máy móc ,thiết bị phục vụ ngành cơkhí ,nông ,lâm ,ngư nghiệp ;

- Dịch vụ sửa chữa ,lắp đặt ,bảo trì ,bảo dưỡng thiết bị cơ khí ,côngnghiệp ,tự động hóa ,thiết bị điện tử ,điện lạnh ,thiết bị viễn thông ,tin

học ,thiết bị văn phòng ,các thiết bị phòng cháy nổ và thiết bị an toàn

- Mua bán vật liệu xây dựng ,vật tư thiết bị , ,máy xây dựng ;

- Vận tải hàng hóa ,vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợpđồng ,tuyến cố định ;

- Kinh doanh bất động sản ;

- Dịch vụ ủy thác xuất ,nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

- Sản xuất ,mua bán hàng điện tử ,điện lạnh ,tin học ,thiết bị viễnthông ,thiết bị đo lường ,âm thanh truyền thông ;

- Lữ hành nội địa ,lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách dulịch ( không bao gồm kinh doanh karaoke ,vũ trường )

- Đại lý mua ,đại lý bán ,ký gửi hàng hóa

1.1.2 Thị trường của công ty Công ty cổ phần Cúc Phương

Làm đại lí phân phối cấp 1 cho : ống thép Hòa Phát ; phụ kiệnkẽm ,van vòi và thiết bị cần thiết các hãng Sân ,Sera ,Shinyi ,…duy trìnguồn hàng ổn định đa dạng về kích cỡ , chủng loại và mẫu mã sản phẩm

và đáp ứng được nhu cầu người tiêu dùng ,chiếm được lòng tin và làm chokhách hàng hài lòng về chất lượng sản phẩm

Công ty bước đầu khảo sát tìm đầu vào là thương hiệu Dismy_PPR ,là một thương hiệu nổi tiếng được nhiều người biết đến ở khu vựcĐÔNG Á với công nghệ Đức nhập thẳng về khi sản phẩm được biết đến tạikhu vực miền Bắc và các khu vực lân cận Công ty chủ động đàm phán vớicông ty bạn mua dây chuyền công nghệ ,chủ động tự mình sản xuất đểtránh phụ thuộc vào phía nhà cung cấp Dismy _ PPR đã từng bước vươn

xa ra thị trường ở nhiều khu vực và tỉnh thành trong nước với văn phòngđại diện tại Đà Nẵng ,TP HCM Và chi nhánh tại Lào,

Khi thương hiệu Dismy đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trườngtrong nước và sản phẩm có xu hướng bão hòa Công ty đã mạnh dạn nghiên

cứu mở rộng sản xuất với các sản phẩm PE và PVC và các thiết bị vật tưngành nước khác để cạnh tranh với hãng Tiền Phong của công ty cổ phầnnhựa Thiếu niên Tiền Phong ,một công ty lớn độc quyền , có bề dày kinhnghiệm trong kinh doanh ,lâu năm , không có đối thủ cạnh tranh về giá cảcũng như sản phẩm tại thi trường miền Bắc

Sự đa dạng của sản phẩm, chịu khó tìm hiểu tình hình thị trường vànắm bắt thời cơ kịp thời ,sẵn sàng thích nghi đã giúp Công ty tìm ra đượcnhững khách hàng và đối tác lớn xây dựng các công trình như : khách sạnINDOCHINE (Hội An ,Quảng Nam ) ; khu đô thị Village Sài ĐồngVincom (Hà Nội) ; nhà máy sữa TH True Milk (Nghệ An ) ;nhà máy nướcsạch các tỉnh Lào Cai ,Hải Dương , Thừa Thiên Huế ,Thái Bình , mỏ thanMông Dương ( Quảng Ninh ) ; nhà máy nước Sông Thai ( Quảng Bình )

mỏ sắt Thanh sơn ( Phú Thọ ) …

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty Cổ Phần Cúc Phương

Là một doanh nghiêp thương mại chuyên kinh doanh các sản phẩmvật tư ngành nước, để tìm hiểm về các phương thức bán hàng tại Công tytrước hết cần hiểu rõ về các mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh (theotiêu thức chất liệu sản phẩm) như sau:

Hiện nay, theo tiêu thức chất liệu sản phẩm Công ty cổ phần CúcPhương đã và đang kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau:

- Chất liệu gang: ống gang cầu, ống gang xám và các loại phụkiện kèm theo

- Chất liệu nhựa PVC : ống nhựa PVC và các loại phụ kiện kèmtheo

- Chất liệu thép : ống thép mạ kẽm , ống thép đen , các loại vanvòi lắp ráp bằng kiểu bắt kích ,kiểu bắt ren và các loại phụ kiện kèm theo: Cút , côn thu ,tê ,ống các loại đủ mọi kích cỡ

- Chất liệu nhựa HDPE : ống nhựa HDPE và các loại phụ kiệnkèm theo

- Chất liệu nhựa PPR : ống nhựa PPR ,van và các loại phụ kiệnkèm theo

Hiện nay, Công ty cổ phần Cúc Phương đang sử dụng các phươngthức bán hàng như sau:

Thứ nhất, là phương thức bán hàng trực tiếp: Phương thức bán hàngnày sẽ không trực tiếp mang lại doanh thu và thu nhập chủ yếu cho Công

ty, chiếm khoảng 30% tổng doanh thu của Công ty Thông qua cửa hànggiới thiệu sản phẩm ,thông qua các nhân viên bán hàng của Công ty giúpcho việc nghiên cứu nhu cầu về các sản phẩm vật tư ngành nước trên thịtrường hiện nay và nghiên cứu xu hướng cũng như thị hiếu của khách hànghiện tại và trong những năm tiếp theo được mở rộng đáng kể , ngoài ra vớiphương thức bán hàng này còn giúp Công ty tạo dựng được hình ảnh quenthuộc với các khách hàng ,chiếm được lòng tin và thu hút được đông đảokhách hàng tin dùng sản phẩm của công ty

Thứ hai, là phương thức bán hàng gián tiếp: Đây là phương thức bánhàng mang lại nguồn thu nhập chủ yếu cho Công ty, Công ty chủ yếu ápdụng bán hàng theo hình thức này , chiếm khoảng 70% trên tổng doanh thucủa Công ty Thông qua hệ thống đại lý và các cửa hàng bán lẻ vật tư vàthiết bị ngành nước ở nhiều khu vực trên khắp cả nước Với phương thứcbán hàng này , Công ty sử dụng hình thức mua đứt - bán đoạn là chủ yếu,riêng với mặt hàng ống và phu kiện PVC ,PE ,PPR được xác định là mặthàng chủ lực của Công ty ,trong thời gian tới nên áp dụng hình thức bánhàng ký gửi các đại lý và mở thêm các cửa hàng bán lẻ để làm tăng doanhthu cho công ty

1.1.4 Phương thức thanh toán của Công ty cổ phần Cúc Phương

Phương thức thanh toán chủ yếu đối với nghiệp vụ bán hàng tạiCông ty cổ phần Cúc Phương bao gồm: thanh toán trực tiếp bằng séc, bằngtiền mặt , và thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua các Ngân hàng.Hiện nay và trong những năm tiếp theo thì việc thanh toán bằng tiềnmặt ,bằng séc sẽ giảm dần và việc thanh toán chủ yếu sẽ bằng chuyểnkhoản thông qua các Ngân hàng.

Trong hợp đồng kinh tế , các thỏa thuận thanh toán thông thườnggiữa Công ty và khách hàng như sau: Thứ nhất, là thanh toán 100% giá trịcủa hợp đồng bằng tiền mặt, hoac chuyển khoản trước khi khách hàng nhậnđược hàng Thứ hai, là khách hàng đặt cọc trước tiền hàng với tỷ lệ quyđịnh được thỏa thuận trong hợp đồng trước đó để Công ty có cơ sở chuẩn

bị hàng và khách hàng thanh toán nốt toàn bộ giá trị còn lại trước hoặcngay khi giao nhận hàng

Trong các hợp đồng đại lý ,các thỏa thuận thanh toán thông thườngcủa Công ty với khách hàng như sau: Thứ nhất, với hình thức mua đứt -bán đoạn ,Công ty cổ phần Cúc Phương thường qui định rõ mức thời hạnthanh toán các lô hàng phát sinh là trong vòng bao nhiêu ngày (thường là

15 ngày ,30 ngày hoặc 45 ngày) hoặc thỏa thuận Khách hàng lấy lô hàngsau phải thanh toán hết lô hàng liền trước đó với điều kiện khoảng cáchgiữa các lô hàng không quá bao nhiêu ngày ,không được quá số ngày Công

ty đã quy định trước đó (thường là 15 ngày ,30 ngày hoặc 45 ngày) v.v tùy theo đặc điểm riêng của từng đại lý phù hợp với đặc thù riêng của từngvùng miền ,từng khu vực ,và ở nhiều tỉnh thành khác nhau , và tùy theochiến lược - sách lược kinh doanh mà Công ty đã lên kế hoạch thực hiện ,

để có các thỏa thuận thanh toán thích hợp với khách hàng, xây dựng đượcniềm tin với khách hàng , làm cho khách hàng hài lòng về sản phẩm cũngnhư chất lượng phục vụ , tất cả vì mục tiêu tăng doanh số một cách bền

vững đem lại doanh thu cho Công ty và bên cạnh đó vẫn đảm bảo được sựtín nhiệm của khách hàng đối với Công ty

Thứ hai, là với hình thức bán hàng ký gửi đại ký thỏa thuận thanhtoán là định kỳ mỗi quí đại lý sẽ lập bảng kê các mặt hàng đã tiêu thụ ,đãbán trong quý , trên cơ sở đó sẽ thanh toán tiền hàng tương ứng cho Công

ty một cách rõ ràng ,cụ thể ,tránh tình trạng nhầm lẫn ,thất thoát Với bất

kỳ thỏa thận trong hợp đồng hay hình thức thanh toán nào thi Công tycũng qui định thời hạn quyết toán hết công nợ phải thu là cuối mỗi năm tàichính tương ứng trong năm

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Cúc Phương

Do đặc điểm hoạt động của công ty Cổ phần Cúc Phương chủ yếu là ở lĩnhvực kinh doanh thương mại, mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty làvật tư ngành nước , phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng vàquyết định chất lượng của các công trình xây dựng ,các nhà máy ,xí nghiệp, do đó đòi hỏi các bước trong hợp đồng phải rõ ràng ,cụ thể : công tácbán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bánhàng phải được tổ chức và giám sát một cách chặt chẽ ,nghiêm ngặt Đểthực hiện được điều này cần có sự phối hợp chặt chẽ và gắn kết giữa các bộphận trong công ty: Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng tài chính kếtoán, ban kiểm soát chất lượng, bộ phận kho… Trong từng khâu của quátrình bán hàng như: xuất hàng , giao hàng ,vận chuyển hàng … mỗi bộphận đều có những chức năng, nhiệm vụ riêng Quy trình bán hàng củacông ty gồm các bước:

 Khi tiếp nhận đơn hàng:

Khách hàng có thể đặt hàng qua nhân viên kinh doanh hoặc gọi điệnthoại trực tiếp đến văn phòng hay chi nhánh của công ty Khi nhận đượcđơn hàng từ khách hàng đặt mua sản phẩm của Công ty hay nhân viênkinh doanh, nhân viên tiếp nhận tiến hành ghi thông tin ( địa chỉ ,số điện

thoại ) vào Sổ ghi đơn hàng.

 Lập chứng từ xuất hàng:

Bộ phận tài chính kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các thông tin về khách

hàng và hàng hóa, đối chiếu số lượng sản phẩm , vật tư tồn kho, lập phiếuxuất kho, phiếu giao hàng và hóa đơn GTGT, sau đó trình lên cấp trên , làngười có thẩm quyền ký làm thủ tục ,lập chứng từ xuất hàng ra khỏi kho Sau đó chuyển chứng từ xuất đã được ký duyệt cho bộ phận kho vận đểlàm thủ tục xuất hàng

 Làm thủ tục xuất kho:

- Thủ kho khi nhận lệnh xuất hàng: Kiểm tra hóa đơn chứng từ; Kiểm

tra tên hàng, kích cỡ ,chủng loại sản phẩm ,vật tư đối chiếu với thẻkho để chuẩn bị hàng

- Chuẩn bị chứng từ giao hàng, bao gồm: Phiếu giao hàng, Hóa đơnGTGT

 Giao nhận hàng:

- Khi Giao hàng, cần kiểm tra cẩn thận và đánh dấu vào chứng từ đểtránh thiếu sót và nhầm lẫn

- Giao – Nhận: Đúng chủng loại ,kích cỡ, đủ số lượng

- Thủ kho và nhân viên giao hàng tiến hành đóng gói hàng hóa ,đảm

bảo hàng hóa được an toàn ,tránh bị trầy xước ,hư hỏng trong quátrình vận chuyển

- Nhân viên giao hàng kiểm tra lại chứng từ giao hàng:

+ Hóa đơn GTGT

+ Phiếu giao hàng

- Sau khi giao – nhận sản phẩm ,vật tư , thủ kho và nhân viên giaohàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho

 Cập nhật thẻ kho, lưu hồ sơ:

Sau khi xuất hàng ra khỏi kho , thủ kho tiến hành cập nhật thẻ kho hàng

hóa đã xuất để theo dõi và chuyển phiếu xuất kho đã ký cho bộ phận tài

chính kế toán lưu hồ sơ.

Qua các bước trên ta có thể thấy được nhiệm vụ cụ thể của từngphòng ban , bộ phận trong công ty Cổ phần Cúc Phương liên quan đếncông tác bán hàng như sau:

- Ban giám đốc:

Người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Cúc Phương,

có vị trí lãnh đạo cao nhất trong Công ty , là người đại diện pháp nhân củacông ty, chịu trách nhiệm về tất cả các kết quả hoạt động kinh doanh vàlàm tròn nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước Giám đốc Công ty có quyền điềuhành cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo và lãnh đạo ,quản lýmọi công tác của công ty , chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đạihội cổ đông về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh

Trong công tác bán hàng Giám đốc có quan hệ giao dịch với kháchhàng, tìm kiếm thị trường , đối tác và ký các hợp đồng kinh tế xây dựngcông trình , xây dựng hệ thống kênh phân phối Trực tiếp điều hành Phógiám đốc

- Bộ phận kinh doanh:

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi ,giám sát và quản lý toàn bộhoạt động kinh doanh trên Công ty tại các khu vực tỉnh thành đượcgiao ,chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo Công ty về tình hình kinh doanhcủa Công ty ,thực hiện xây dựng chiến lược , xây dựng thương hiệu nhưtham gia các hội chợ triển lãm ,giới thiệu trực tiếp sản phẩm tới người tiêudùng , giúp người tiêu dùng tin dùng sản phẩm của Công ty , xây dựng kếhoạch kinh doanh ,tổ chức và quản lý mạng lưới kênh phân phối ,mở rộngthị trường trên toàn quốc

- Bộ phận Tài chính kế toán

Trong các doanh nghiệp Thương mại tiêu thụ hàng hoá là khâu quantrọng nhất, nó quyết định đến doanh thu ,lợi nhuận, kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của Doanh nghiệp Vì thế việc quản lý quá trình tiêu thụsản phẩm ,hàng hóa của Công ty là vô cùng quan trọng ,nó ảnh hưởng đếntình hình tài chính của doanh nghiệp Một trong các công cụ quản lý quátrình tiêu thụ hàng hoá hiệu quả nhất ,tối ưu nhất đó chính là kế toán bánhàng.Công tác kế toán bán hàng có tốt ,thì mới có thể đem lại doanh thucho Công ty Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các yếu tố của nghiệp vụbán hàng như: giá cả, quá tŕnh thanh toán, và các chi phí có liên quan… từ

đó tính toán chính xác kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá, giúp doanhnghiệp tìm ra các biện pháp nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa ,làmtăng nguồn thu nhập cho Công ty , tiết kiệm chi phí bán hàng, tăng vòngquay của vốn, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh cónhiều thuận lợi để đạt được hiệu quả cao nhất

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng bao gồm :

+ Phản ánh đẩy đủ và kịp thời chi tiết hàng hóa vật tư ở tất cả cáctrạng thái, hàng đi đường, hàng trong kho, , hàng gửi đại lý để đảm bảoquản lý hàng hoá ở cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ,đảm bảo hàng đúngchật lượng , đúng chủng loại ,kích cỡ ,tránh nhầm lẫn ,làm ảnh hưởng đến

uy tín của Công ty

+ Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu ,xây dựngcác biện pháp ,kế hoạch bán hàng phù hợp nhằm đem lại kết quả kinhdoanh đáng kể cho Công ty dựa trên các tiêu chí như : hạch toán và thống

kê mức hàng hóa bán ra, tìm kiếm để đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hóanhưng phải đảm bảo làm cho doanh thu bán hàng tăng lên Quan trọngnhất là chỉ tiêu lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh , bên cạnh đókiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí

+ Phản ánh chi tiết ,chính xác và kịp thời công tác kế toán bán hàng, doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả bán hàng, tránh tình trạng nhầm lẫn,thất thoát , đôn đốc kiểm tra chặt chẽ ,nghiêm ngặt để đảm bảo việc thu

đủ tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý ,không làm ảnhhưởng đến tình hình kinh doanh của Công ty

+ Phản ánh giám đốc tình hình thực hiện kết quả kinh doanh ,chịutrách nhiệm trước ban lãnh đạo Công ty về quản lý tài chính và tổ chứccông tác hạch toán kế toán của toàn Công ty , cung cấp số liệu lập quyếttoán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh của Công ty.+Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ với Nhà nước

- Bộ phận kiểm soát chất lượng:

Bộ phận này gồm có 4 người đểu tốt nghiệp đại học , có nhiệm vụtiến hành kiểm kê số lượng và kiểm tra chất lượng vật tư , hàng hóa vàongày 30 hàng tháng , xem có đạt yều cầu không ,vì hàng hóa bán ra cóảnh hưởng rất lớn đến uy tín và thương hiệu của Công ty Đây là một bộphận quan trọng trong mọi hoạt động của công ty ,nhất là đối với hoạtđộng bán hàng

- Bộ phận kho vận:

Trong khâu bán hàng bộ phận kho vận có nhiệm vụ kiểm kê hàng, kiểm tra từng loại hàng hóa về mẫu mã , kích cỡ ,chủng loại ,kiểm traviệc đóng hàng, xuất hàng theo Phiếu xuất kho từ bộ phận tài chính kế toán Đồng thời phải thường xuyên theo dõi, báo cáo xuất, tồn sản phẩm ,vật

tư hàng hóa hàng tháng, quý, năm hoặc theo yêu cầu của Giám đốc ,hoặcngười có thẩm quyền , người được Giám đốc ủy quyền

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÚC PHƯƠNG

2.1 Kế toán doanh thu.

Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT

Công ty CP Cúc Phương.

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 1 : LưuNgày 03/12/2011

Mẫu số: 01GTKT3/001

Ký hiệu :AA/11PSố: 0047199Đơn vị bán hàng: Công ty CP Cúc Phương

Mã số thuế: 0100835877

Địa chỉ: 353 Trường Chinh/ Khương Trung/ Thanh Xuân/ Hà Nội

ĐT: 043.853.2541

Họ và tên khách hàng: Nguyễn Văn Giới

Tên đơn vị : Công ty TNHH TM SX và DV Long Thịnh

Địa chỉ: Số 26 ngõ Văn Chương II/ Hà Nội

Thành tiền (VNĐ)

Yêu cầu

Thực xuất

- Phiếu thu: Phiếu này do kế toán thanh toán lập khi thu được tiềnhàng của khách hàng (Tiền mặt) Đây là mẫu bắt buộc nên nội dung phảiđầy đủ và hợp lệ, có chữ ký của người lập phiếu, người nộp, nhận tiền, kếtoán trưởng, Giám đốc (dấu của công ty) (Mẫu số 01 – TT QĐ15/2006/QĐ – BTC).

Biểu số 2.2: Phiếu thu.

Đơn vị: Công ty CP Cúc Phương

Địa chỉ: 353 Trường Chinh/ Thanh Xuân/ Hà Nội

Mẫu số: 01 – TT

QĐ số 15/2006/QĐ – BTCBan hành ngày 20/03/2006

PHIẾU THU

Ngày 03 tháng 12 năm 2011

Số: 297

Nợ : TK111 Có: TK 511,3331

Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Giới

Địa chỉ: Số 26 ngõ Văn Chương II/ Hà Nội

Lý do nộp: Trả tiền hàng

Số tiền: 1.303.500 VNĐBằng chữ :Một triệu, ba trăm linh ba nghìn năm trăm đồng chẵn Kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT

Ngoài ra công ty còn sử dụng Hóa đơn báo giá (kiêm Biên bản giao nhận hàng)

Biểu số 2.3: Hóa đơn báo giá

Công ty cổ phần cúc phương

Số 353, Trường Chinh, Thanh Xuân, Hà Nội

HÓA ĐƠN BÁO GIÁ ( KIÊM BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG)

Ngày 30 tháng 12 năm 2011Hóa đơn số 2642

Người giao dịch: Lương Thị Nguyệt

Khách hàng: THỤY SAN- HOÀI ĐỨC (04.33.651.177)

Địa chỉ: La Dương, Dương Nội, Hoài Đức, HN

Bằng chữ: Một triệu hai trăm bốn hai nghìn bốn trăm đồng chẵn

 Quy trình luân chuyển chứng từ

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp bán hàng

trực tiếp tại Công ty cổ phần Cúc Phương

Bước 1: Qui trình bán hàng, xác định doanh thu được xác định khikhách hàng là cá nhân cơ quan hoặc tổ chức có nhu cầu về sản phẩm hànghóa của Công ty và thỏa thuận ký hợp đồng mua bán sản phẩm hàng hóa.Bước 2: Căn cứ vào hợp đồng mua bán đã ký kết và đề nghị mua hàng

kế toán bán hàng lập hóa đơn giá trị gia tăng làm 3 liên, kế toán vật tư lậpphiếu xuất kho

Bước 3: Hàng tháng kế toán công nợ lập bảng kê hóa đơn hàng hóa bán

ra và báo cáo bán hàng kê chi tiết số lượng, chủng loại ,mẫu mã ,kích cỡ hàngbán ra theo từng hóa đơn có dấu xác nhận của cấp lãnh đạo Công ty

Bước 4: Sau khi nhận được bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán

ra, báo cáo bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng kế toán tổng hợp tiến hànhđối chiếu số liệu nhận được và ghi sổ ghi nhận doanh thu bán hàng và thuếgiá trị gia tăng đầu ra phải nộp

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chyển chứng từ theo phương thức bán

Nghiệp vụ

bán hàng

Khách hàng

Kế toán

BH,

Kế toán VT

Kế toán tổng hợp

Bảo quản, lưu trữ

Đề nghị mua hàng

Lập và

ký hóa

đơn, Phiếu XK

Ghi sổ

Kế toán công nợ

B Kê

HĐ, hàng hóa

bán ra

Lập và

ký hóa đơn, Phiếu XK

B.Kê

HĐ, hàng hóa bán ra

hàng gián tiếp tại công ty cổ phần Cúc Phương

Bước 1: Theo kế hoạch kế toán vật tư lập phiếu xuất kho, xuất hànggửi đại lý

Bước 2: Bộ phận kho kiểm kê hàng và vận chuyển hàng, bàn giaohàng cho đại lý

Bước 3: Khi bên đại lý báo là bán được hàng thì kế toán thanh toán sẽtiến hành ghi nhận doanh thu và lập phiếu thu

Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ đã lập trên từ đó ghi vào

sổ chi tiết TK 511 Căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán tổng hợp kiểm trađối chiếu với sổ cái TK 511 Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệutrên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếukhớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng đểlập các Báo cáo Tài chính

Các chứng từ của công ty luôn được lập đúng và đủ theo quy định vàtrình tự ghi sổ cho phần hành kế toán doanh thu bán hàng của công ty tuântheo sơ đồ dưới đây:

Biên bản giao nhậnPhiếu

Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu.

Tại Công ty cổ phần Cúc Phương áp dụng hệ thống tài khoản kế toántheo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BộTài Chính và phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công

ty, công ty sử dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ,lên doanhthu bán hàng chưa tính thuế GTGT và sử dụng hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT

Nhật ký chung

Sổ cái TK 511

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

NK bán

hàng

Sổ chi tiết doanh thu

Bảng TH chi tiết doanh thu

Ghi hàng ngày

đối chiếu kiểm tra

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Với các nghiệp vụ phát sinh kế toán sử dụng các hóa đơn giá trị giatăng và ghi vào các sổ kế toán liên quan Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng

từ của đơn vị xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàngcho người mua Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ

kế toán liên quan, là chứng từ cho người vận chuyển hàng trên đường, lậpphiếu nhập kho, thanh toán tiền hàng ghi sổ kế toán Khi bán hàng chokhách người bán hàng viết hóa đơn Giá trị gia tăng, được viết làm 3 liên,được đánh số theo thứ tự trong quyển hóa đơn mà công ty mua tại cơ quanthuế, 3 liên có nội dung giống nhau

- Liên 1: Lưu lại quyển hoá đơn gốc

- Liên 2: giao cho khách hàng

- Liên 3: Giao cho kế toán bán hàng

Hàng ngày, căn cứ và Hóa đơn GTGT nhận được, kế toán tiến hànhhạch toán chi tiết cho từng hàng hóa

Số hiệu tài khoản sử dụng: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cungcấp dịch vụ

- TK 511: Doanh thu bán hàng, tài khoản này phản ánh các khoảndoanh thu khi doanh nghiệp bán hàng hóa thỏa mãn các điều kiện xác địnhdoanh thu

-Sổ Nhật ký bán hàng: Sổ này phản ánh toàn bộ hàng hóa được bán

ra của công ty

- Sổ chi tiết bán hàng: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và phiếu xuấtkho, sổ chi tiết bán hàng do Kế toán tổng hợp theo dõi vào và in từ phầnmềm kế toán Fast Acounting cuối mỗi ngày, hàng tuần và hàng tháng đểbáo cáo lên cấp lãnh đạo Sổ chi tiết bán hàng phải có đủ chữ ký của Kếtoán trưởng và người lập sổ và được lập thành 2 bản lưu tại phòng kế toán

và phòng kinh doanh của Công ty Số liệu chi tiết được hai phòng lưu và

theo dõi độc lập Sổ tổng hợp doanh thu phải có đủ chữ ký của Kế toántrưởng và Người lập sổ ký rõ họ tên.

- Sổ chi tiết doanh thu: phản ánh doanh thu tiêu thụ của một mặthàng Từ sổ này kế toán bán hàng mới có cơ sở cho số liệu trên sổ tổng hợpchi tiết doanh thu

- Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu: Căn cứ vào các hóa đơn bán hàng,

Sổ tổng hợp doanh thu do kế toán tổng hợp theo dõi và in từ phần mềm kếtoán Fast Acounting vào cuối mỗi tháng, quí, năm để báo cáo kết quả tiêuthụ hàng hóa lên cấp trên từ đó có đưa ra các chính sách bán hàng phù hợpvới từng chủng loại mặt hàng

Biểu số 2.4: Hóa đơn GTGT.

Công ty CP Cúc Phương

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 1 : LưuNgày 05/12/2011

Mẫu số: 01GTKT3/001

Ký hiệu :AA/11PSố: 0047273Đơn vị bán hàng: Công ty CP Cúc Phương

Mã số thuế: 0100835877

Địa chỉ: Số 353 Trường Chinh/ Thanh Xuân/ Khương Trung/ Hà Nội

Điện thoại: 043.853.2541

Họ tên khách hàng: Trần Anh Đắc

Tên đơn vị : Công ty CP Đầu tư và phát triển Sài Đồng

Địa chỉ :Thị Trấn Sài Đồng / Gia Lâm / Hà Nội

Mã số thuế :0100837610

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

STT

Tên sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

lượng

Đơn Giá VNĐ

Thành tiền VNĐ

Thuế suất thuế GTGT:10% Thuế GTGT 679.750

Số tiền bằng chữ: Bảy triệu, bốn trăm bảy mươi bảy nghìn hai trăm năm mươiđồng chẵn

khách hàng Nga Thương

131NT 7.955.000

3.987.80005/12/2011 HĐ0047275 05/12/2011 Bán ống lọc 90x 27 cho công ty phát

triển vật tư xây lắp Việt Trì

131 VTr 1.853.00007/12/2011 HĐ0047276 07/12/2011 Bán ống thép C3 nối zoăng 110x3,2

PN6 cho công ty TNHH&dịch vụTrường Sơn

Biểu số 2.6: Sổ chi tiết bán hàng.

Diễn giải TK đối ứng

Doanh thu Các khoản giảm trừ

Biểu số 2.7: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Biểu số 2.8: Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng.

Đơn giá (VNĐ)

Thành tiền (VNĐ)

Các khoản giảm trừ doanh thu (531,532)

Kế toán dựa vào các chứng từ gốc như Hóa Đơn GTGT, phiếu thu,phiếu chi để nhập số liệu vào sổ Nhật ký bán hàng (Nhật ký đặc biệt) Hệthống phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan: Sổ chi tiết bánhàng, sổ chi tiết doanh thu và sổ tổng hợp chi tiết doanh thu như trên.

2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng.

Hàng ngày kế toán theo dõi các Hóa Đơn GTGT, kiểm tra đối chiếuvới phiếu xuất kho hàng hóa rồi nhập số liệu vào sổ Nhật ký chung Từ đó,kết hợp sổ nhật ký chung và Nhật ký bán hàng số liệu trên sổ cái sẽ đượccập nhật Trình tự như sau:

SH TK đối ứng

14/12/2011 GBN16 14/12/2011 Trả lương tháng 11 cho nhân

Trích tháng 12 năm 2011Tên TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Chứng từ

Diễn giải

Nhật ký chung

SH TK đối ứng

HĐ2642 30/12/2011 Giao hàng cho khách mua

2.1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty Cổ phần Cúc Phương

Công ty cổ phần Cúc Phương chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm : giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại

- Hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được tiêu thụ nhưng bịngười mua từ chối, trả lại, do các lý do như: hàng bị mất, kém phẩm chất,không đúng chủng loại, …

Khi đó kế toán sẽ định khoản như sau :

Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại

Nợ TK 33311: Thuế GTGT phải trả cho khách hàng tương ứng với

số doanh thu của hàng bán bị trả lại

Có TK 131/111/112:

 Giảm giá hàng bán

Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hóa đơnhay hợp đồng cung cấp do các nguyên nhân như: hàng kém phẩm chất,hàng không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian hay địa điểmghi trong hợp đồng

Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ,nên mức giảm giá theo giá chưa có thuế

Kế toán hạch toán theo bút toán sau:

Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán

Nợ TK 33311: Số thuế GTGT tương ứng

Có TK 131/111/112

- Chứng từ và thủ tục kế toán

- Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu liên quan đến một số chứng

từ ,nhưng chứng từ chủ yếu nhất là phiếu chi Phiếu chi được lập thành 3

liên bởi kế toán thanh toán

- - Liên 1 : lưu ở phiếu nhập kho

- - Liên 2 : Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùngvới chứng từ gốc để vào sổ kế toán

- - Liên 3 : giao cho người nhận tiền

- Tất cả chừng từ phát sinh như phiếu chi ,kế toán tập hợp số liệuvào sổ nhật ký chung , sau đó phần mềm kế toán Fast Accounting sẽ tựđộng cập nhật số liệu trên Sổ Cái TK 531 , Sổ Cái TK 532

- Kế toán chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu

Vì là doanh nghiệp thương mại lên công ty cổ phần Cúc Phương phátsinh các khoản giảm trừ doanh thu như : giảm giá hàng bán và hàng bán bịtrả lại nhưng công ty không hạch toán chi tiết mà mở sổ ghi chép riêng đểtheo dõi chứ không dùng đến sổ chi tiết Các khoản giảm trừ chủ yếu chibằng tiền mặt được tập hợp vào TK 531 , TK 532 .Cuối kỳ kết chuyểnsang TK 511

- Kế toán tổng hợp các khoản giảm trừ doanh thu

- Dựa vào chứng từ ban đầu như các phiếu chi ,kế toán tập hợp sốliệu vào sổ nhật ký chung và số liệu sẽ tự động cập nhật trên Sổ Cái TK

531 , TK 532

- Phiếu chi tiền mặt : Do kế toán thanh toán lập ngay tại thời điểm

Công ty trả các khoản giảm giá hàng bán ,hàng bán bị trả lại cho kháchhàng ( thường là khi khách hàng đã quyết toán hết cộng nợ với Công ty )