Tiểu luận thiết kế dự án Thiết kế phần mềm quản lý của hàng bán máy tính

Thiết kế dự án 1:“Thiết kế phần mềm quản lý của hàng bán máy tính “ Giảng viên: Đinh Xuân Pháp Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Xuân Mai Trịnh Thị Thúy Ngân Lớp

Thiết kế dự án 1:

“Thiết kế phần mềm quản lý của

hàng bán máy tính “

Giảng viên: Đinh Xuân Pháp

Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hồng Trang

Nguyễn Thị Xuân Mai Trịnh Thị Thúy Ngân Lớp: Tin học C – K52

Khoa: Công nghệ thông tin

Trường: Đại học Nông Nghiệp Hà Nội

Lời Nói Đầu

-Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong nỗi bận tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinhdoanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) và tình hình công nợcủa từng khách hàng

Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng ghi sổ sách thủ công, sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn bị thất thoát về mặt tài chính

Với xu thế tiến bộ của khoa học - công nghệ hiện nay, máy vi tính có thể

giúp chúng ta giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiếtkiệm tối đa chi phí quản lý.

Từ những yêu cầu thực tế đó chúng em đã quyết định xây dựng phầm mềm” QUẢN LÝ CỦA HÀNG BÁN MÁY TÍNH “ sẽ giúp quản lý một cách tập chung giả quyết vấn đề thất thoát dữ liệu, bảo mật an toàn, các công việc ghi sổ sách, chứng từ và theo dõi, tổng hợp số liệu bằng tay và trí nhớ sẽ được thay bằng máy tính, người sử dụng chỉ cần nhập vào các chi tiết chứng từ phát sinh và yêu cầu thông tin cần nhận, chương trình sẽ tự động cập nhật, tính tóan và đưa ra báo cáo kết quả, không đòi hỏi người sử dụng phải khai báo từng tài khỏan hạch tóan cho mỗi chứng từ phát sinh …

VI quản lý chung nhân viên

VII: Quy trình hoạt động bán hàng

VIII Các biểu và báo cáo đang dùng

IX phương hướng xây dựng phần mềm

560 Trường Chinh, Đống Đa, Hà Nôi

Đây là nời chuyên bán mặt hàng về máy tính

-TRỤ SỞ : MÁY VĂN PHÒNG - MÁY TÍNH LINH KIỆN

115 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nôi

là nơi chuyên bán thiết bị văn phong –máy tính linh kiện.là trụ sở chính của công ty

-CHI NHÁNH: TP HỒ CHÍ MINH

27 Nguyễn Quang Bích, P.13, Q.Tân Bình, TP.HCM

là chi nhánh : bán tất cả các loại mặt hàng của công ty

Sơ đồ tổ chức

II LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

1 Thương mại điện tử

công ty F5 áp dụng giải pháp bán hàng trực tuyến, Dựa trên nền tảng là Websites: www.f5pro.vn các sản phẩm niêm yết đa dạng, cùng đội ngũ bán hàng hỗ trợ tư vấn đưa ra giải pháp, miễn phí giao hàng, lắp đặt hướng dẫn

sử dụng tận nơi (nội thành Hà Nội, và TP.HCM)

2 Các sản phẩm CNTT

Công ty CP Công nghệ F5 cũng là một trong những công ty phân phối cácsản phẩm Công nghệ thông tin tại Việt nam

Các sản phẩm công nghệ thông tin công ty cung cấp bao gồm:

+ Máy tính xách tay: Nhập khẩu trực tiếp một số dòng Laptop của Dell,

HP, Sony, Thinkpad, ngoài ra còn là đại lý phân phối chính thức các thươnghiệu HP, Acer, IBM Lenovo,Apple, Toshiba

+ Các linh kiện máy tính: Cung cấp các linh kiện, phụ kiện rời, các thiết

bị ngoại vi cho các nhà tích hợp hệ thống: Processor, Mainboard, HDD, Video Card .

+ Sản phẩm Server, desktop, notebook của các hãng: HP - Compaq,

IBM, chất lượng sản phẩm và chế độ bảo hành tuân thủ theo đúng quy

định của nàh sản xuất

3 Thiết bị an ninh

• Camera quan sát ngày và đêm (Hồng ngoại)

• Camera dome áp trần nguỵ trang (quan sát ngày đêm, để những nơi không thể phát hiện), thiết bị không dây và có dây, kết nối trực tiếp IP (Internet) không qua hệ thống DVR (bộ ghi hình hay card ghi hình)

• Camera Speed dome(tuần tra) tự động quay 128 điểm, quay trái phải, zoom gần xa(khoảng cách 300-500m) hình ảnh như thật

• Thiết bị ghi hình đầu ghi DVR, Card ghi hình máy tính(dùng lưu trữ thông tin hằng ngày khi gặp sự cố có thể xem lại, thu hình kết nối hệ thống chống trộm)

III.DỊCH VỤ BẢO HÀNH

Bảo hành :- Bảo hành thiết bị tin học là: khắc phục những lỗi hỏng hóc, sự

cố kỹ thuật xảy ra do lỗi của nhà sản xuất

Bảo trì: Bảo trì, bảo dưỡng là: Bao gồm lau chùi máy tính, quét virus, cài đặt các chương trình, sửa chữa những hỏng hóc nhỏ có thể sửa được (không bao gồm thay thế thiết bị)

1.quy đinh về bảo hành

+ Những thiết bị mang đến bảo hành phải có đầy đủ điều kiện để được bảo

hành theo quy định bảo hành của F5

Thiết bị đổi phải còn giữ nguyên hiện trạng ban đầu (không bị trầy xước, biến dạng…) và còn đầy đủ các phụ kiện kèm theo

- Thiết bị được bảo hành miễn phí nếu thiết bị đó còn thời hạn bảo hành được tính kể từ ngày giao hàng, thiết bị được bảo hành trong thời hạn bảo hành ghi trên phiếu và theo quy định của từng hãng sản xuất tất cả các sự cố

về mặt kỹ thuật

-Có phiếu (sổ) bảo hành và tem bảo hành của công ty trên thiết bị

- Tất cả các sản phẩm bảo hành đều được nhân viên kỹ thuật bảo hành (cùngkhách) kiểm tra tình trạng sản phẩm trước khi làm thủ tục nhận – trả bảo hành

- Tất cả các sản phẩm nhập bảo hành đều được làm “Phiếu nhận bảo hành vàSửa chữa dịch vụ” Phiếu này gồm 02 liên: khách hàng nhận liên thứ 2 (màu xanh) Mọi khoản thu – chi của trung tâm bảo hành đều có phiếu thu, phiếu chi, có đầy đủ chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền của công ty khách

hàng trả tiền cho thủ quỹ

- không thu bất kỳ khoản phí nào, dưới bất kỳ hình thức nào đối với tất cả sản phẩm có đầy đủ tiêu chuẩn bảo hành theo quy định

-đối với trường hợp bị mất phiếu bảo hành

-Đối với những sản phẩm đã mua của công ty, nhưng vi phạm điều kiện vềthủ tục bảo hành (phiếu bảo hành bị mất, bị nhàu, nát, không có tem bảo hành

- khách hàng phải cung cấp số phiếu xuất, tên khách hàng, khoảng thời gian xuất của sản phẩm đó Công ty sẽ thông tin lại cho khách vào ngày tiếp theo tính từ ngày nhận hỗ trợ

- Các lỗi thiết bị không nằm trong điều kiện được bảo hành như: cháy nổ bảnmạch, côn trùng xâm nhập, nước vào, do môi trường ẩm thấp Trong trường hợp này công ty sẽ hỗ trợ quý khách bằng đúng chi phí mua linh kiện sửa chữa

- Trong vòng 15 ngày sau ngày hết hạn bảo hành công ty sẽ hỗ trợ sửa chữa,còn chi phí sửa chữa công ty tính đúng bằng giá trị linh kiện

Ngoài ra khách hàng mua sản phẩm của công ty( trong nội thành Hà Nội,tp.HCM )sẽ được tới tận nhà bảo hành miễn phí trong vòng 3 tháng đầutiên

IV.CÁCH THỨC THANH TOÁN CỤ THỂ:

1 Thanh toán tiền mặt cho người giao hàng

a Nếu địa điểm giao hàng là địa điểm thanh toán thì F5 sẽ thu tiền khi giao hàng

b Nếu địa điểm giao hàng khác với địa điểm thanh toán F5 sẽ thu tiền trước khi giao hàng

khách hàng sẽ được yêu cầu cho biết cụ thể thời gian thanh toán khi vào đặt hàng

2 Chuyển khoản qua bưu điện tại Việt Nam

khách thanh toán qua đường bưu điện, chuyển tiền đến công ty theo như tên người nhân dưới đây

CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI CÔNG NGHỆ SỐ F5

Showroom: Laptop - Thiết bị di động

560 Trường Chinh - Đống Đa - Hà Nôi

Tel: +84-4-35640558 | Fax : +84-4-35640730 | Mobile:

Tel: +84-4-35667282 | Fax : +84-4-35667286 | Mobile: 0909860886 Email: info@f5pro.vn | Web: www.f5pro.vn

Chi nhánh tại TP.Hồ Chí Minh:

27 Nguyễn Quang Bích, P.13, Q.Tân Bình, TP HCM

Tel: +84-8-38132181 | Fax : +84-8-38132184 | Mobile:

0975236688

Email: sale @f5pro.vn | Web: www.f5pro.vn Địa chỉ: Số 560

Trường Chinh - Đống Đa - Hà Nội

Khi nhận được giấy báo nhận tiền từ bưu điện, công ty sẽ thực hiện đơn hàng theo yêu cầu của khách

+ Khách hàng gửi tiền từ Hà nội & TP.HCM: Sau khi KH gửi tiền 2 giờ đã

có thể nhận được tiền

+ Khách hàng gửi tiền từ các tỉnh khác: Trong vòng 24 tiếng công ty nhận được tiền

3 Chuyển khoản qua ngân hàng tại Việt Nam.

khách thanh toán qua ngân hàng, chuyển tiền đến tài khoản công theo thông tin người nhân dưới đây

Khi nhận được giấy báo nhận tiền từ ngân hàng, sẽ thực hiện đơn hàng theo yêu cầu của khách

Thông tin người nhận như sau:

CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI CÔNG NGHỆ SỐ F5

Địa chỉ : Số 4 Ngách 554/1 Trường Chinh - Đống Đa - Hà Nội

Ngân hàng ACB - Phòng GD Nam Hà Nội

Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển Nông

thôn VN:

Phòng GD Trường Chinh - Ngân hàng

NN&PTNT VN tây Hà Nội

+ Khác hệ thống ngân hàng: Trong vòng khoảng 1 ngày

4 Chuyển khoản bằng ATM tại Việt Nam

khách thanh toán vào số tài khoản người đại diện F5 như sau :

3.các bưu gửi cho khách hàng : hóa đơn, hợp đồng đều được gửi thông qua

công ty chuyển phách nhanh “Hoa lưu”

VI QUẢN LÝ CHUNG NHÂN VIÊN

Các phong nhân viên như:lễ tân,kinh doanh,kế toán, kỹ thuật ở các trụ sở đều có các camera giám sát hoạt dộng

-Trang thiết bị : Tất cả nhân viên công ty đều có máy tính riêng được kết nốimạng internet, mỗi phòng có điện thoại được nối với nhau thông qua mạng nội bộ, các nhân viên kinh doanh đều được trang bị điện thoại riêng

-Người quản lý công ty theo giõi tình trạng hoạt động ,làm việc thông qua hệthống camera giám sát ,và hình ảnh được ghi lại

Mỗi khi nhập hàng hay giao hàng cho khách đều có các nhân viên kỹ thuật kiểm tra và hướng dẫn

-Quy trình tính lương của nhân viên:

-nhân viên kế toán + quản trị website:300.000.000 vnđ/tháng+thưởng

Doanh số tối thiểu kinh doanh 15.000.000vnđ

BẢNG TRIẾT KHẤU ÁP DỤNG VỚI KINH DOANH & BỘ PHẬN KHÁC

Doanh số tối thiểu kinh doanh 15.000.000vnđ Mức thưởngLợi nhuận từ 15.000.000 Vnđ đến 25.000.000 Vnđ 15%Lợi nhuận từ 25.000.001 Vnđ đến 35.000.000 Vnđ 20%Lợi nhuận từ 35.000.001 Vnđ đến 45.000.000 Vnđ 30%

Ngoài bộ phận kinh doanh ra, các bộ phận khác như kế

toán, kho, kỹ thuật…hưởng trực tiếp lợi nhuận trên đơn

+ Doanh số đạt trên 15.000.000đ kinh doanh được hưởng đầy

đủ các hình thức: Lương – Phụ cấp - Thưởng - Triết khấu như trên

+ Sau 6 tháng ban giám đốc sẽ tăng lương 01 lần tuỳ theo nănglực

+ Doanh số không đạt 15.000.000đ kinh doanh chỉ được nhận70% lương cơ bản, không được nhận bất kỳ khoản tiền thưởng nào

VII.QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG

Trường hợp 1 : đặt hàng trên website www.f5pro.vn

Bước 1 : khách hàng Xem thông tin giỏ hàng

- Sau khi xem sản phẩm cần mua trên website: www.f5pro.vn quý khách click vào nút “Chọn mua” trong phần xem chi tiết sản phẩm Hệ thống đã hiển thị sẵn đơn giá của sản phẩm đó Quý khách có thể nhập số lượng sản phẩm cần mua và click và nút “Cập nhật giỏ hàng”

- Nếu muốn trả lại sản phẩm đã chọn (không mua nữa), quý khách nhập vào

số lượng của sản phẩm đó bằng "0" hoặc tích vào ô bên cạnh ô số lượng sản phẩm và click vào nút “Xoá giỏ hàng”

- Mỗi lần thay đổi số lượng của sản phẩm, quý khách click vào nút "Cập nhật giỏ hàng" để hệ thống ghi nhận lại những thay đổi trong giỏ hàng của bạn

- Tiếp đến quý khách điền đầy đủ thông tin (thông tin khách hàng, Email, số điện thoại, địa chỉ) của mình rồi click vào nút “Gửi đơn hàng” Nhân viên F5

sẽ Email hoặc gọi điện phản hồi tới quý khách

Bước 2: Phương thức thanh toán

Quý khách có thể lựa chọn một trong những hình thức Thanh toán của

F5pro

Bước 3 - Địa chỉ thanh toán và giao hàng

- F5pro chỉ tiến hành gửi hàng đi sau khi nhận được Thanh toán từ phía Quý khách bằng các hình thức (bằng thẻ tín dụng, thẻ ATM, chuyển khoản qua Ngân hàng) Vì vậy để sớm nhận được hàng, khách vui lòng tiến hành thủ tục chuyển tiền sớm F5pro sẽ giao hàng theo địa chỉ trong đơn hàng mà quýkhách đã gửi

Sau khi :khách hàng đặt hàng thông qua điên thoại hoặc qua website,điện

thoại website http://www.f5pro.vn …(không trực tiếp)

Bước tiếp theo thuộc về công ty :

bước 1:nhân viên kinh doanh kiểm tra lại tính sác thực của thông tin khách

và thông tin đặt hàng

-trường hợp khách hàng yêu cầu làm hợp đồng

+kinh doanh làm hợp đồng-> giám đốc ký duyệt-> hợp đồng được gửi cho khách hàng để ký kết hợp đồng( qua phách nhanh nếu ko trong thành phố Hà Nội và HCM) ->khách hàng gửi lại hợp đồng cho công ty (trong trường hợp cả 2 bên đều đồng ý hợp đồng được ký kết) chuyển tiền theo quyđinh hợp đồng

+khách ko yêu cầu hợp đồng thì làm theo đơn đặt hàng

-nhân viên kế toán ghi hóa đơn và xuất kho, giấy bảo hành

Bước 2: giao hàng:theo đơn đặt hàng

-Trong nội thành Hà Nội và t.p HCM không tính phí vận chuyển

nhân viên kỹ thuật(kim giao hàng ) sẽ giao hàng,hóa đơn,hợp đồng(nếu yêu cầu hợp đồng )hướng dẫn sử dụng cho khách hàng

-Nếu các tỉnh khác hàng,hóa đơn, sẽ được mang tới qua chuyển phách

Trường hợp 2: khách hàng tới đặt hang tại công ty

Bước 1:khách hàng tới gặp trực tiếp bộ phận kinh doanh và đặt hàng tại

công ty

Bước 2:kinh doanh kiểm tra thôi tin đặt hàng và các điều kiên yêu cầu khách

-trường hợp khách hàng yêu cầu làm hợp đồng

+kinh doanh làm hợp đồng-> giám đốc ký duyệt hợp đồng -> hai bên ký kết hợp đồng

-nhân viên kế toán ghi hóa đơn và xuất kho, giấy bảo hành

Bước 3: giao hàng

-Trong nội thành Hà Nội và t.p HCM không tính phí vận chuyển

nhân viên kỹ thuật(kim giao hàng ) sẽ giao hàng,hóa đơn,hợp đồng(nếu yêu cầu hợp đồng )hướng dấn sử dụng cho khách hàng

-Nếu các tỉnh khác hàng,hóa đơn, sẽ được mang tới qua chuyển phách -Nếu Khách nhận hàng tại F5, thanh toán toàn bộ khi giao hàng

Chú ý:Nếu ký kết hợp đồng việc chuyển tiền và nhận hàng được làm theo hợp đồng

- khách hàng (không có hợp đồng)ngoài tỉnh phải thanh toán đầy đủ trước khi giao hàng

VIII.CÁC BIỂU VÀ BÁO CÁO ĐANG DÙNG:

1.biểu mẫu và báo cáo đang dùng

Tổng cộng tiền thanh toán

Bằng chữ:

Lưu ý:

- Chế độ bảo hành: Bảo hành theo chế độ của nhà SX tại trung tâm hoặc

tại Cty F5 Pro- sô 560 Trường Chinh, Đống Đa, HN.

- Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt Sec, Visa Card hoặc

chuyển khoản.

- Đơn vị hưởng: Công ty CP thế giới công nghệ số F5.

STK 688 34969

tại NH ACB _ PGD Nam Hà Nội

- Tỷ giá thanh toán: Thanh toán theo tỷ giá trung bình giữa giá bán ra của

NH Ngoại thương và giá bán của thị trường tự do tại thời điểm thanh toán

Phụ trách cung

tiêu

(ký, họ tên)

Người mua hàng

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(ký, họ tên)

Đơn vị: Số

Mẫu 01-TT Phiếu thu QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1/ 11/ 1995 Ngày của BTC Nợ

Có

Họ và tên người nộp :

Địa chỉ :

Lý do nộp :

Số tiền : (Viết bằng chữ) Kèm theo chứng từ gốc

Ngày tháng năm

Thủ trưởng Kế toán Người lập Người Thủ quỹ

đơn vị trưởng biểu nộp

Kèm chứng từ gốc.

Ngày Tháng Năm

Ngày Trưởng phòng Kiểm Thủ Người lậpNgười nhận ký tên: kế toán soát quỹ phiếu

Mẫu số 01-VT

Đơn vị:………… (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC

Bộ phận:………… ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC)

Đơn

vị tính

Số lượng

Đơngiá

Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Hoặc bộ phận

Có nhu cầu nhập)

2.Nhược Điểm hệ thống: Mọi giấy tờ và các chứng từ giao dich đều được

lưu trữ dưới dạng giấy tờ và file word,excel,với khối lượng cồng kềnh và tính chính xác thấp, tính thống nhất chưa cao,dễ mất mát, đặc biệt mất thời gian và đau đầu cho người quả lý Điều này gây khó khăn cho quy trình quản lí và tài chính, sự phức tạp về thủ tục khiến tốn nhiều thời gian của khách hàng

IX PHƯƠNG HƯỚNG XẦY DỰNG PHẦN MỀM

Để khắc phục hạn chế hệ thống chúng em xin đưa ra phần mềm”quản

Từ kết quả khảo sát sơ bộ đưa ra phương hướng:

-xác định được phạm vi quản lí của hệ thống là quản lí bán hàng Ngôn ngữ

sử dụng VB.net

- Các đối tượng sử dụng hệ thống: nhân viên công ty F5

* * Phương hướng cải tiến hệ thống :

 Xây dựng phần mềm nhằm tin học hóa khâu quản lí bán hàng củacủa hàng công ty F5 như tin học hóa khối lượng công việc trêngiấy tờ, giảm thiểu dư thừa nhân sự

 Hệ thống mới sẽ tăng khả năng xử lí, đáp ứng được yêu cầu , tincậy, chính xác, an toàn dữ liệu, đỡ tốn thời gian và công sức chonhân viên cũng như khách hàng , mang lại lợi ích sử dụng v.v…

 Dễ dàng triển khai, không đòi hỏi nguồn nhân lực trình độ cao

 Tổng hợp thông tin, kết xuất thành các báo cáo có giá trị cho quyếtđịnh kinh doanh

 Tạo mô hình quản lý chuẩn để có thể mở rộng mạng lưới kinhdoanh mà không sợ thiếu năng lực quản lý

 Khai thác tối đa tiềm lực mạng Internet, để có thể truy xuất báocáo mọi lúc mọi nơi.

Như vậy đầu tư cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý bán hàng đồng nghĩa với việc bạn đang tiết kiệm được nhân lực, thời gian và chi phí quản lýnghĩa là tăng sức cạnh tranh cho chính thương hiệu của mình,luôn hướng đến cho khách hàng những giải pháp quản lý kinh doanh, hiệu quả và có giá trị thiết thực trong thực tế.Nhằm mang lại sự chuyên nghiệp trong cách

xử lý, hơn nữa với tính chất, chức năng dễ sử dụng, phù hợp với phương thức quản lý trên thực tế của phần mềm sẽ giúp tiết kiệm tiền bạc và thời gian cho khách hàng

-viết phiếu thu

-viết phiếu chi

3.báo cáo

-bán hàng thu tiền theo ngày: bao gồm doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của đơn vị theo ngày

- chi theo ngày : bao gồm các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

-tồn kho: bao gồm tình hình nhập, xuất, tồn kho (về số lượng và giá trị)

-công nợ khách hàng :bao gồm khách mua hàng của đơn vị (chi tiết thanh toán và số

dư công nợ)

-công nợ nhà cung cấp: bao gồm tình hình công nợ với nhà cung cấp của đơn vị (chi tiết thanh toán và số dư công nợ)