Cẩm nang quản trị kho hàng

Lời nói đầuBạn tù ng quản lý kho hàng, những vấn để thường làm bạn trăn trở là làm thế nào tô’ chức sắp xếp kho hàng một cách khoa học, dễ thây - dễ lấy, hàng xêp không bị ảnh hướng lẫn

P H A N T H A N H L Â M

CẤM NANG KHO HANG

NHÀ XUẤT BẢN PHỤ NỮ

Cuốn C ẩm nang quản trị k h o hàn g được chuyển giao bán quyền theo hợp đồng giữa tác giả Phan Thanh Lâm và Nhà xuâ't bản Phụ Nữ Đ ược báo hộ tất cả các quyền trong thòi gian hợp đổng

có hiệu lực.

Lời nói đầu

Bạn tù ng quản lý kho hàng, những vấn để thường làm bạn trăn trở là làm thế nào tô’ chức sắp xếp kho hàng một cách khoa học, dễ thây - dễ lấy, hàng xêp không bị ảnh hướng lẫn nhau làm kém phẩm chất, hạn sử dụng của từng loại; những qui định về quản lý xuâ't nhập kho; những phương pháp kiểm soát - kiểm kê, cùng những biện pháp quản trị rủi ro thếnào để hạn chê'những tổn thất thâp nhất Quyến sách "Cẩm nang Quản trị kho hàng" được trình bày bởi Tiên sĩ Phan Thanh Lâm, trên cơ sở thực tiễn qua quá trình trực tiếp công tác, nghiên cứu, tư vấn đào tạo cho các trường Đại học, các doanh nghiệp hội viên VCCI, Viện Logistics Việt Nam và các tổ chức khác, phần nào đúc kê't một số vân đề mà hầu như nhà quản trị kho hàng nào cũng gặp phải, như:

• Chức năng — nhiệm vụ của công việc quản lý kho

• Tô’ chức hệ thòng kho hàng

• Thể thức nhập xuât kho

• Hệ thống kiểm soát tồn kho và bảo quán hàng hóa

• Phương thức kiếm kê kho mỗi ngày trong 10 phút

• Những quy tắc trong vận hành quản trị kho hàng

• Quản lý hành chính kho hàng

• Hiệu qủa kinh tế trong quản lý kho

• Quản trị rủi ro trong quản lý kho (Bãi, Kho kệ, Container)

Hy vọng quyến sách này sẽ là tài liệu tham khảo có ích cho các bạn sinh viên, những nhà nghiên cứu giảng dạy và đặc biệt cho nhũng đổng nghiệp đang trực tiếp thực hiện công tác quản trị kho hàng

Dùtácgiảcónhiểucơhộitraođổikinhnghiệmvóilãnhđạocác doanh nghiệp trong quá trình tư vân góp phần mang lại tính thực tiễn cao cho quyển sách, song vẫn không tránh khỏi những kiên thức chủ quan Do đó, tôi tin rằng tác giả

sẽ rất hân hạnh đón nhận các ý kiên đóng góp quí báu từ phía độc giả, các đổng nghiệp và chuyên gia trong lĩnh vực quản lý kho hàng hầu cho việc tái bản được hoàn thiện hon Đó cũng là hạnh phúc nghề nghiệp cứa người cầm bút!

Trân trọng

Tiến sĩ Bùi Quốc Nghĩa Viện trưởng Viện Logistics Vietnam

Lời tri ân

Tôi xin tri ân các doanh nghiệp, các Viện, các trường Đại học mà tôi cộng tác và tư vân đã nhiệt tình tạo điều kiện cho tôi hoàn thành chuyên đề này

Tôi xin tri ân các tác giả mà tôi có trích đoạn tham khảo trong tài liệu này, vì không có điều kiện thư riêng để xin phép và cám ơn, xin nhận được sự cảm thông vì sự nghiệp giáo dục chung

Tôi xin chân thành cám ơn ông Quach Christ - TGĐ Công ty 3A (Abbott) và Cty AAA (Johnson & Johnson), ông Đặng Lê Nguyên Vũ - TGĐ Cà phê Trung Nguyên, Chủ tịch HĐQT & TGĐ Cty MBC, ông Võ Văn Đức (TGĐ Công ty Bao bì giây carton, cô Nguvễn Thị Thanh (Viện Logistics Việt Nam), ông Hà Anh Duy (GĐ CN Vimedim tại Đà nẵng), ông Lê Đình Hải Sơn (GĐ Đào tạo Trung Nguyên), bà Trần Thị Lệ, bà Phan Bạch Tuyết, bà Phan Kim Loan, cô Trịnh Thị Quí Anh, Joy Phan, Felix Phan

đã động viên tinh thần tác giả hoàn thành tác phẩm này.Xin chân thành cám ơn tâ't cả và chúc độc giả thành công như kỳ vọng

Tác giả: Phan Thanh Lâm Email, phanlam.perth@gmail.com

Kính dâng lên hương hổn cha mẹ

Người đã nuôi con khôn lớn và giáo dục con nên người

CHỨC NÃNG-NHIÊM VỤ CỦA VIÊC QUẢN LÝ KHO

• Chức năng - nhiệm vụ

• Các yếu tố lựa chọn địa điểm thuê kho

hay xây dựng kho

• Cấu trúc nhà kho và chi phí

• Dạng hàng chứa trong bãi

• Dạng hàng chứa trong kho

• Công việc hằng ngày

• Tổ chức nhân sự

CHỨC NĂNG-NHIỆM vụ

Chức năng chính của nhà kho là:

• Tiếp nhận hàng hóa

• Tổn trữ và bảo quản hàng hóa

• Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng

Mục Đích Của Quản Lý Kho

1 Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuôhg câp, mau hỏng

2 Tổn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiêu hụt các chi tiê't hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục

3 Đảm bảo tồn trữ hàng hóa khi có yêu cầu, nhanh chóng xuâ't kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hiếm hàng, tập kêt hàng hóa cho đủ

để tập trung xuất khẩu

4 Luôn luôn có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với ít tốn kém chi phí

5 Ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuâ't giúp cho việc kiểm soát khi cần thiết

6 Thực hiện nhiệm vụ như một trung tâm tiếp nhận và phân phối.Bằng một hệ thống quản lý kho hàng và hàng dự trữ hiệu quả, một

s ố thuận lợi sau đây có thể đạt được:

1 Ngăn ngừa sự thiêu hụt và quá tải cúa kho hàng

2 Ngăn chặn sự tổn kho hàng hóa quá hạn, nguyên vật liệu lỗi thời

8 ĩ TS PHAN THANH LÂM

3 Tiết kiệm chô trông đê tăng sức chứa trong kho hàng, tiết kiệm sức lực của nhân viên bôc xếp.

4 Giảm chi phí điều hành, cân đối lượng hàng xuất nhập với sử dụng thiết bị nhân sự trong việc bôc dỡ hàng

5 Giảm sử dụng sô'tiền lớn vào việc mua hàng nhập kho chưa cần thiết tại một thời điếm nào đó

6 Sự cải thiện trong phục vụ làm hài lòng khách hàng đêh liên hệ giao nhận hàng

7 Mở rộng bộ phận kiểm soát từ nhân sự đến tài sản

8 Cập nhật thông tin kịp thời phục vụ công việc kinh doanh

Quản lý kho hiệu quả sẽ cung cấp kịp thời các công việc sau:

1 Xuâ't nhập hàng hóa, ký nhận nhập xuất hàng vào hóa đơn hay Phiêu xuất nhập hàng cho người giao nhận - kê'hoạch làm việc trong ngày và dự đoán các nhu cầu sắp tới

2 Thực hiện bản báo cáo hằng ngày bao gổm số tổn kho và giá trị hàng tổn

3 SỔ sách ghi chép kiếm kê với các ghi chú về tình trạng kiểm kê thừa thiêu, rách vỡ, chậm trễ trong vận chuyển

4 Tình trạng bốc xếp của đội công nhân, xe nâng bốc dỡ hàng

5 Vân đề hiệu quả kho là khai thác sức chứa hàng hóa so với chi phí thuê kho

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG i 9

Điều kiện đê kho hàng hoạt động hiệu quả

Một nhà kho phải có:

1 Hệ thống điện

Hệ thống điện phải tùy thuộc vào bản chất công việc nhà kho mà

bố trí đèn sao cho thích hợp Trang bị hệ thống đèn chiếu sáng quá

ít có thể không tốt vì ít nhâ't sẽ gây ra sự mất mát về năng suâ't lao động như là mất thời gian tìm kiêm hàng hóa Nên đáp ứng ánh sáng đầy đủ cho buổi làm việc xê'chiều hoặc sáng sớm hay nhũng buổi trời mưa tối trời và toàn bộ nhũng vùng xung quanh phía ngoài cửa cần được chiêu sáng tô't vào ban đem, hầu phát hiện kẻ cắp và kẻ phá hoại Việc cháy kho trong thời gian qua cũng phẩn nào do dây dẫn điện quá cũ hay không đúng với sức điện tải

2 Hệ thông ánh sáng

Ánh sáng tự nhiên cần phải được tận dụng tối đa Trong hầu hết các nhà kho, các quầy kệ và giá được đặt dọc theo tường và vì thê' các cửa sổ bên hông phải ở một độ cao sao cho ánh sáng từ đó không bị che chắn bởi những đổ vật này Ánh sáng từ trần nhà hầu như là rất cần thie't trong nhũng nhà kho lớn, và cách sử dụng tốt nhất có thể làm được từ mái nhà là lắp đặt kính dày hay mica dày (lắp kính cũng râ't phù hợp với cửa số bèn hông) Trong chừng mực

áp dụng được, việc bố trí khu vực nhà kho cần được sắp xếp để các lôi đi có thể tận dụng được ánh sáng tự nhiên Phải có đủ cửa mở

đế đảm bảo đủ thông gió, và tất cả những chô mở phải có thể gài lại được một cách an toàn

Về ánh sáng nhân tạo, việc lắp đặt cần phải được thiết kế theo sự bô' trí của các vật chứa và có chụp đèn để có được lượng ánh sáng tối

10 i T5 PHAN THANH LÂM

đa chiếu vào các khu vực và ngăn quầy kệ trong nhà kho.

3 Hệ thông thoát hiểm

Mối nguy hiểm về lửa là một trong những rủi ro chính của nhà kho, nên việc bắt buộc cung câp một hệ thống thoát hiểm là hết sức cần thiết, đặc biệt là khi nó có nguyên liệu dễ bắt lửa được lưu trữ trong nhà kho

Loại hệ thông sưởi âm được lắp đặt phần lớn tùy thuộc vào nơi

mà nhà kho tọa lạc và tùy thuộc vào vật liệu được lưu trữ Các nhà kho ở phía Bắc, dĩ nhiên cần hệ thông sưởi ấm hoàn toàn, trong khi nhũng nhà kho ớ phía Nam không cần nhiều Một vài loại vật liệu không nên lưu trữ ở nhiệt độ thâp Để lưu trữ những vật liệu này phù hợp, có lẽ cần hệ thống làm nóng hoàn toàn Một lưu ý khác nữa là khả năng sản phẩm bị hủy hoại do sự thay đôi nhiệt độ (có thể làm sản phẩm "đô mổ hôi"), làm cho nước ngâm vào và làm hư hại những sản phẩm được lưu trữ Sự thông gió và ngay cả điều hòa nhiệt độ là những bộ phận an toàn đối với những vân đề này

5 Hệ thông thông gió

Cũng giống như hệ thống sưởi, những yêu cầu của hệ thống thông gió phụ thuộc vào vùng miền mà nhà kho đặt tại đó Ở những vùng có khí hậu nóng thì hệ thống thông gió phải chăm sóc cẩn

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG i 11

thận hơn những nơi có khí hậu lạnh Sẽ loại bỏ được những khí thải

từ năng lượng khí gas nếu bên trong nhà máy có trổng cây xanh Hơi khói cũng là môi nguy hiểm (hơn sự không thông thoáng về không khí), nhưng cả hai sẽ được giải quyết nếu lắp đặt hệ thông thông gió Trong một sô' trường hợp đặc biệt, ví dụ như khi hàng trong kho là chất dễ nổ; hóa châ't hay có những sản phẩm tự nhiên hoặc những vật liệu khác đặc biệt dê bị hư hỏng, cần phải có một

hệ thống máy điều hòa không khí với bộ điều khiển nhiệt độ và độ

ẩm Hệ thống thông gió lúc nào cũng mát phù hợp vói nhiệt độ của hàng hóa chứa trong kho

6 Điểu hòa không khí

Ngày nay gần như tất cả những văn phòng đều được trang bị máy lạnh Những người lao động cần có nó và thiêu nó thì có thê là nguyên nhân làm cho năng suất làm việc không cao Nếu hệ thống máy lạnh được cung câp nó sẽ được thiết kế tủy theo nhu cầu của văn phòng Những trang thiết bị không phù hợp sẽ là nguyên nhân

gây nên sự không hài lòng ở công nhân Nêu dự trữ hàng điện tử,

hàng thực phẩm, hàng rau quả, hàng thủy hải sản thì hệ thông lạnh hoặc mát trong kho là tối cần thiết

7 Hệ thống thông tin liên lạc

Điện thoại và loa phát thanh là hệ thống liên lạc râ't cần thiết, kết nôi văn phòng với nhà kho là yêu tô' quan trọng tạo nên hiệu qua của quản lý kho hàng

ớ nóc nhà kho) được thiê't lập là có thể ngăn chặn được bọn trộm Thuê dịch vụ đội bảo vệ tuần tra hoặc những hệ thông chuông báo trộm có thể là tốn nhiều tiền Một nhân viên bảo vệ làm việc 24/24

là bảo đảm nhâ't Thiết k ế hệ thông báo trộm sẽ ngăn chặn được bọn trộm vào bên trong kho, nói chung chi phí sẽ ít hơn chi phí cho đội tuần tra tư nhân hoặc bảo vệ

9 Phòng nghỉ

Một vài thiết kê'được lắp đặt cho phòng nghỉ của công nhân có thể như sau:

• Có chỗ để đổ đạc cho công nhân

• Phải cung câp nhà nghỉ cho nam và cho nữ ờ hai khu riêng biệt

dù kho có nhỏ

• Phải có buồng thay quần áo trong phòng vệ sinh nữ

• Phòng nghỉ của người thủ kho phải có khóa

• Phải cung câ'p phòng nghỉ cho lãnh đạo khác với khu phòng nghỉ của công nhân

• Có sự thông gió tốt cho phòng nghỉ

10 Máy nước lạnh

Nguồn nước uống phải được lắp đặt xuyên suốt nhà kho Nếu nhiều người phải mâ't một đoạn dài đi bộ mới tới được chỗ lây nước thì thời gian sẽ bị lãng phí và sẽ ảnh hưởng đến năng suất công việc Năng lượng điện để cung câp cho máy nước lạnh phải thường xuyên để có thể cung câp nước lạnh từ một vòi và một vòi khác cung câ'p nước nóng Theo cách đó thì sẽ thưận tiện để pha

cà phê hay trà một cách nhanh chóng, cần có một vài tủ lạnh nhỏ

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG ỉ 13

đế giữ sữa, kem và chai nước uống Một cái máy làm lạnh kết hợp như thê'sẽ phục vụ tôt cho nhà kho hoặc cho một đơn vị bộ phận của nhà kho lớn.

11 Phòng ăn trưa

Nên cung câp phòng ăn trưa cho nhân viên văn phòng và công nhân nhà kho Nên tạo điều kiện cho công nhân đi từ nơi làm việc đến nơi giải lao và đến chỗ ăn trưa của họ Phòng có thể nhỏ nhung nên sạch sẽ, thoải mái, ánh đèn điện sáng và thông thoáng và ấm nêu trời vào đông Máy làm lạnh kết hợp vừa nói ở trên thì thích hợp với phòng ăn, nêu nhà kho có một lượng nhân viên lớn

12 Máy vi tính xử lý sô liệu xuất nhập kho

13 Văn phòng kho

Cần có văn phòng và hàng rào cần thiết, sát ngay với bãi nhận và giao hàng để nhân viên giữ kho chịu trách nhiệm xử lý, kiểm tra và ghi chép hàng hóa ra vào Hình thức xây dựng tốt nhất cho nhũng văn phòng nội bộ của nhà kho là ngăn phòng bằng ván ép hay tôn tráng kẽm có thể di chuyển được để trong trường hợp cần phải thay đổi vị trí trong tương lai để đáp ứng những phát triển chưa thể thây được

14 I TS PHAN THANH LÂM

Ví dụ một văn phòng kho:

Kho hàng

Nơikháchhànggiaochứng từ

LTHS: lun trữ hổ sơ

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG 1 15

CAC YEU TO Ll/A CHON DjA DIEM THUE KHO

HAY XAY Dl/NG KHO

Moi he thong kho hang phai dugc thiet ke phu hop de phuc vu nhung nhu cau ma no dugc sir dung va nhung diem sau phai dugc xem xet truoc khi quyet dinh

• Chgn vi tri kho hgp ly de tiet kiem dugc chi phi trong van de san xuat va luu thong phan phoi Vi tri nha kho nen gan trung tarn thuan lgi cho viec phan phoi neu la kho kinh doanh La noi phai co mot khong gian thich hop cho muc dich du dinh, voi khoang khong phu hgp voi phuong tien hoc do hang va mot vai du phong phu cho su mo rong trong tuong lai

• Cac dieu kien dia ly: Neu giao thong dudng bo la phuong tien chinh thi noi do co gan duong quoc 16 hay duong Ion khong?

Co duong bo ra vao tot de xe tai va nhung phuong tien khac lay hang dua di va dua hang den ma khong co ket xe qua muc anh huong vong quay xe cho hang hay khong? Kho phai gan dudng lien tinh de co the lien lac voi nhieu noi hoac nude khac va khong nen d trong mot khu vuc ma giao thong bi ket cung Phai gan khu cong nghiep neu la hang san xuat, gan khu thuong mai neu hang phuc vu kinh doanh Neu thuong xuyen xuat nhap qua he thong xe lira, tau dien thi kho nen dat gan cac tram do Neu xuat nhap khau qua cang bien, nha kho nen phai dugc bo' tri cho d gan hai cang Dieu quan trgng la tinh toan cu ly di chuyen sao cho hop ly it ton kem, han che gan khu vuc dan cu

de phong hoa hoan

• He thong dien nude, he thong cong ranh thoat nude tot trong khu vuc va va khong qua xa nhung dich vu cot yeu nhu dien

16 I TS PHAN THANH LAM

nước và thông tin liên lạc hoàn chinh.

• Lựa chọn nhà kho thích hợp với nhu cầu và không nên là một nơi quá đắt Để bắt đầu, cẩn phải xóa bó những ý nghĩ sai lệch như: nhà kho là một phòng rộng và trông rỗng Điều này chỉ dẫn đến thất bại Cần phải cân nhắc kỹ càng và các kỹ sư cần phải chỉ đạo thiết kê'nhà kho giống như thiết k ế "sản phẩm" Những yêu tố như việc chọn lựa vị trí, công trình xây dựng

và những chi phí điều hành cần phải được gắn kê't lân nhau Những nơi đặt phương tiện sản xuâ't sẽ được thiết kê'để nhấn mạnh hiệu quả của tiên trình sản xuâ't, nhà kho cũng sẽ được thiết kê'để nhân mạnh hiệu quả câ't giữ hàng hóa, quá trình tiến hành công việc mua bán và gia công hàng hóa theo yêu cầu Mục tiêu là khác nhau nhưng cách thức và những yêu tố cần thiê't để xem xét là giống nhau

• Xác định nhu cầu của kho có thể thay đổi theo vụ mùa, thời vụ, thường phụ thuộc vào:

Loại hàng hóa chứa trong kho

Ghi nhận con sô' khả năng kho có sức chứa là bao nhiêu tấn hay khả năng chứa bao nhiêu thể tích

Mặt hàng thuộc loại nào, kích cỡ ra sao để định khu vực và đóng các khung kệ cho phù họp

Các nhiệm vụ kho phái thực hiện như kho dịch vụ, kho sản xuâ't, kho kinh doanh, kho đông lạnh

Thời gian tổn kho trung bình của hàng hóa trong kho

Chiểu cao của kho cũng tùy thuộc vào mặt hàng, nếu mặt hàng là nông sản mà trần kho thâ'p và nếu hệ thống thông gió kém sẽ làm ảnh hưởng đê'n châ't lượng nông sản

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG 1 17

Các dụng cụ và thiê't bị bốc xêp hàng hóa (công nhân bốc xếp thủ công - xe nâng - cần cẩu - băng tải chuyền hàng tù' xe tải vào trong kho hay nguợc lại), làm tăng luợng hàng vận chuyển so vói thời gian, pa-lét đế kê hàng

Cân nhắc các phu ong tiện bốc xếp cho phù hợp với đối tượng hàng hóa như dùng bốc xếp, xe nâng, cần cẩu đê trang bị hay tuyển dụng nhân sự bôc xếp cho thích hợp.Huân luyện nghiệp vụ nhân viên từ thủ kho, kê' toán kho, bốc xếp

Việc xử lý số liệu xuất nhập kho làm bằng tay hay là sử dụng máy vi tính là hiệu quả

THUÊ NHÀ KHO HIỆN CÓ

Nêu trường hợp đi thuê kho thì thường kho được đặt trong những căn nhà cũ Thậm chí nêu ban đầu nó được thiết kê'làm nhà kho thì chắc chắn nó đã trở nên lạc hậu và không thích hạp cho các phương tiện hiện đại Nhung trong nhiều trường hợp, các tòa nhà đang sử dụng ban đầu được dự tính làm cho mục đích khác và lại được sử dụng đế làm nhà kho với sự thích ứng tối thiểu Điều này thì không thỏa mãn nhưng có thể không tránh được, và vì thế cần phải cân nhắc có thê làm được gì để cải thiện các tiện nghi khi mà một nhà kho mói không thể có được Do đó cần phải lưu tâm đến các vân đề sau:

Lối vào Cửa được đặt ở vị trí và có đủ chiều cao cho xe đi vào nhà

kho để có thể dỡ và bốc hàng gẩn nơi chứa hàng và có thể tận dụng tất cả các thiết bị xử lý sẵn có

Cấu trúc Những tòa nhà cũ thường có một hay những khuyết

điểm sau:

18 I TS PHAN THANH LÂM

• Mái nhà quá cao và không có cách nhiệt hoặc mái nhà quá thấp làm kho rât nóng khi vào mùa hè.

• Khi có những tầng kệ trên, lối đi chật hẹp, thường chỉ có một cái thang để khi cần leo lên bốc hoặc dở hàng không an toàn

• Kho bãi rất tồi Đây là một lỗi thường xuyên xảy ra; nhiều nển nhà cũ đã bị mòn và lồi lõm và qua nhiều năm đã làm cho bề mặt trở nên hoàn toàn không phù hợp cho phương tiện vận chuyến có bánh xe Các sàn nhà bằng bê tông cũ thường không

đủ cứng và không được bảo dưỡng và có thể gặp phải sàn đất

Có lẽ đặc điểm không đáp ứng được nhất của nền nhà của những khu nhà cũ là thường có nhũng nền nhà cao thấp khác nhau, có những bậc giữa chỗ này và chỗ kia (ổ gà lồi lõm); điều này râ't bất tiện cho xe đẩy bằng tay hay xe nâng

• Ánh sáng tự nhiên không đủ, đây là lỗi rất phổ biên ít khi có

đủ cửa sổ; những cửa sổ đã có thì hường quá nhỏ và quá xa, và thường được chia thành nhiều ô vuông chẳng những làm hạn chế ánh sáng mà còn khó làm vệ sinh Thường thì không có ánh sáng tự nhiên từ mái nhà

• Có những kiên trúc bên trong không cần thiết như nền móng

cũ, những căn phòng nhỏ hay những hàng rào Điều này đặc biệt rõ ràng khi khu nhà nguyên thủy được thiết kê" cho mục đích khác, ví dụ như là xưởng đúc hay xưởng làm việc Một nhược điểm thông thường là các thùng và kệ chứa đã được xây bằng gạch

Với mái nhà cao, nó có thể được tận dụng không gian bên trênbằng cách làm thêm một tầng kệ nữa và cách nhiệt bằng cách lótbên dưói mái nhà bằng tâm cách nhiệt hay tâm lót phù hợp khác

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG I 19

Ớ tầng trệt, những nền nhà xâu gây ra sự di chuyển chậm trễ, tai nạn, chât hàng khó khăn và hạn chế việc sử dụng thiết bị xử lý hiện đại Điều này có thể khắc phục bằng cách làm lại nền nhà mới bằng

bê tông Ánh sáng tự nhiên không đủ có thể cải thiện bằng cách đặt kính trên mái nhà nêu cấu trúc nhà cho phép, mở rộng và nâng các của sổ hai bên Những bức tường hay những vách ngăn không cần thie't rõ ràng là sự trở ngại thường được bỏ đi không mây khó khăn miễn là nó không ảnh hưởng đến cấu trúc chính của căn nhà

CẤU TRÚC NHÀ KHO VÀ CHI PHÍ

Dù nhà kho được thưê hay tự xây dựng hoặc mua lại thì một số vấn

đề liên quan đến chi phí sẽ được tính đến

• Nêu được thuê; giá thuê sẽ rẻ nếu thuê dài hạn, chỉ cần lưu ý là kho được đặt ở vị trí thuận lợi cho việc sắp xếp hàng vào kho và

có khả năng phát triển tốt trong thời gian dài hay không

• Nếu nhà kho tự xây dựng thì cân nhắc trên vôh ban đầu xây dựng và lưu ý đến những điểm sau:

a Giá đất

Tâ't cả những giá đâ't bao gổm chi phí cho những việc hiến nhiên như: phí đo đất đai, phí san bằng đâ't và phí chi trả cho công nhân, phí giải tỏa mặt bằng (di dời những tòa nhà), phí xây dựng đường cho xe chạy, nơi đậu xe và đường để đi bộ

b Luật xây dựng

Khu nhà kho có thể được thiết kê'phù hợp đế chia thành từng khu vực, giới hạn của công trình là gì? Chiều cao của nó có vượt quá yêu cầu hàng chứa hay không? Có phù hợp với luật kiểm

20 I T5 PHAN THANH LÂM

soat an toan, ve sinh va phong chua chay no? Nhung yeu cau dac thu cua dia phuang va nhung dieu can tranh la gi? Cung can lun y them ve qui hoach cua dia phuang.

c Chi phi thiet ke va xay dung

Dieu kho khan cua viec thiet ke nha kho la phai xac dinh dugc kich thuac cua toa nha Toa nha se dugc thiet ke de sir dung dugc tir 30 den 60 nam De co gia canh tranh tot nhat, phai co it nhat 5 nha thau du thau de lam can cu vung chac de so sanh va xac dinh gia ca

Luu y khi thiet ke toa nha sao cho linh dong thich ting voi moi hoat dong Nha kho dugc thiet ke giong nhu mot loai san pham

co the se tro nen loi thdi neu thi truong thay doi Mot thiet ke toan dien thi chi phi se khong ton nhieu va no se cung cap su an toan de chua lai su loi thai Mot dieu quan trgng hon la nhung yeu cau ve ton tru nen dugc can nhac de de phong su loi thai trong nhung nhu cau hien tai va tuang lai nhu la yeu cau ve van chuyen hang bang xe lira Neu san pham trong nha kho dugc giao nhan bang phuong tien van chuyen bang xe lira thi nha kho nen co dudng sat (rail)

Cau true thiet ke cua khung nha kho tuy thuoc vao viec no chi chiu trgng lugng cua toa nha thoi hay la du kien chiu ca can true, xe nang, bang tai hay dudng sat Doi vdi can true chieu cao toi thieu cua mai hien de ra la khoang 8 met de dam bao du cho

de sap xep vat tu d dubi moc can true, va cau true cua nen kho phai du cung de chiu dugc ca can true va tai trgng toi da cua no Doi vdi nhung nha kho khong sir dung thiet bi nang, do cao cua can nha phai du de sir dung lam vat chua hai lap, co nghia la toi

CAM NANG QUAN TR| KHO HANG S 21

thiểu 4-5 mét kể từ mái hiên de ra Vân đê' chiều cao cần được cân nhắc kỹ lưỡng bởi vì chiều cao của căn nhà có thế tăng lên vài mét trong khi chi phí không tăng lên theo tỷ lệ tương ứng.

• Chiều cao kho tùy thuộc hàng chứa bên trong có thế lên tới

• Sắp xêp các quầy kệ hàng phải có khoảng không gian trống cho việc di chuyển của xe nâng hàng hay bốc xếp

• Sự ngăn phòng trong kho : tùy vào yêu cầu chứa hàng có cần ngăn hay không

• Sắp xếp các quầy kệ hàng phải có không gian trông cho việc

di chuyển của xe nâng hàng hay bôc xếp

Cần phải dùng vật liệu phù hợp nhất Tường gạch là tốt nhất cho tầng trệt để tránh những tổn thất do xe cộ và thiết bị va quẹt vào, hầu hê't các vách bên hông kho nên che phủ bằng lớp tôn tráng kẽm để tránh chuột leo vào

Đế có thê đáp ứng những yêu cầu thay đổi khác nhau, bô' trí nhà kho phải linh hoạt và vì thê'cần tránh những vách ngăn cố định ở bên trong Nếu nhà xây dựng dùng để cho thuê hay mua bán, thì những chi phí cần phải được xác định lại

d Việc đào đâ't, nển móng, mặt bằng:

Tính toán tải trọng dự kiên của sàn nhà và thiết kê'nền móng,

22 i TS PHAN THANH LÂM

san nha tuong ung dam bao khong lun nut theo thoi gian San nha can phai co mot be mat khong tron trugt va co the dugc xu

ly bang mot hop chat chong bui de giam thieu van de ve viec giu hang hoa sach va khong co bui va mat da

e Cvra

Chi dvr tinh cho nhvrng cvra that su can thiet No can phai du rong va du cao de co the su dung tat ca cac phuang tien hay thiet bi xu ly va co the dvrgc gai va khoa mot each an toan Mot dac diem chung cua cac nha kho Ion la dung cvra cuon hay cvra

co kich thvroc Ion a 161 vao va 161 ra hay a hai dau cua can nha Dieu nay thi tot cho thong gio trong mua he nhvrng trong mua dong, neu nhung cvra nay de mo trong thoi gian dai, no se bi gio lira va lam mat nhiet cua can nha No can dugc thiet ke de

co the mo ra va dong lai mot each nhanh chong va de dang, tot hon la co the dieu khien bang may moc, va can co them cac cvra nho de co the de dang ra vao khi khong can thiet phai mo cong chinh Mot van de khac cua cvra Ion la mua co the chay 6 dvroi vao nhvrng luc thoi tiet xau

Cua kho ra vao phu hgp cho boc xep khieng hang, xe Ion chay vao ra, xe nang chay ra vao nang hang Neu kho Ion thi nen co

du cvra de xuat mot lugt cho nhieu xe hang den cung luc lay hang

f Bai giao va nhan hang

Can phai co bai nhan hang va bai giao hang voi nhung phvrong tien boc hang va do hang, tot nhat la co mai che

g Hang rao bao ve:

CAM NANG QUAN TRI KHO HANG I 23

Loại hàng rào bảo vệ nào sẽ phục vụ tốt cho nhu cẩu cửa nhà kho? Sử dụng việc ngắt điện có phù hợp không?

h Vùng lân cận

Vùng lân cận có tương thích với việc sắp xê'p hàng và(0 kho không? Việc đặt nhà kho có ảnh hưởng chỗ ở hoặc gây khó chịu cho người dân sống trong hoặc gần nhà kho hay không? (Như

là kho chứa thuốc diệt rầy không được xây dụng gần khu dân cư) Nó có ở trong vùng nhiều trộm cướp hay không?

i Hiểm nguy về hỏa hoạn

Trong bất cứ trường hợp nào khi xây nhà cũng phải xem xét khả năng hỏa hoạn.Vật tư trong kho có những hiểm ngu y đặc biệt, thê' nên tránh sử dụng gỗ đế xây dựng trong chừng mực

có thê được, và cần tránh lớp sơn phủ được xử lý bởi hợp chất bitum hay những hợp chất dễ gây cháy Ong nước chính cung câp đủ nước cần được đặt ở chỗ thích hợp, và có đủ vòi nước;

có thể lắp đặt hệ thống phun chống cháy từ trên cao

j Các dịch vụ phụ

Khi một nhà kho chính được thiết kê', ngoài các yếu tố nêiu trên không nên bỏ sót việc chọn địa điểm, xây dựng và cách bô' trí của các dịch vụ phụ được liệt kê dưới đây và cần được đura vào trong kê'hoạch tổng thể

• Nha ve sinh va phong giir do dac

• Trung tam cap cu’u

• Can tin

• Clio dau xe hoi va xe may cua khach hang

• Phuong tien giai tri khac cho cong nhan (ban bong ban, san danh cau long )

k Quang cao

Neu la cong ty dich vu cho thue kho thi chi phi cong them quang cao se thu hut su quan tam cua doi tac muon thue kho.Tom lai, hai can nhac chinh trong viec lua chon dung ket cau nha kho la phi ton ban dau (hoac chuyen nhugng tai chinh neu can nha duoc cho thue) va phi ton hoat dong tiep theo Muc tieu

la tien toi dieu kien can bang tot nhat giua phi ban dau va phi tiep theo do Con duong tot nhat de lam dieu nay la xac dinh, phan tich, va uoc lugng tat ca nhung yeu to’ co the anh huong den chi phi

Khi da chon dupe, van de ke tiep la kich co, hinh dang va cau true cua ngoi nha Nha kho co the su dung trong nhieu nam, va loi a giai doan dau co the gay ra sir kem hieu qua trong mot thoi gian dai

Toa nha co tang tret hoac nhieu tang

Theo quy tac thi cau true mot tang tret la toi nhat cho nhung nha kho Ion vi nhung ly do sau:

• Gia cua mot met khoi thuong re hon nhieu vi cau true ben ngoai co the nhe so voi toa nha a tang tren

CAM NANG QUAN TRI KHO HANG I 25

• Trọng lượng có thể chịu được ở tầng trên luôn bị giới hạn bởi

lý do cấu trúc

• Giá vận chuyển nguyên liệu dường như rẻ hơn so với vận chuyến trong tòa nhà nhiều tầng vì hàng hóa phải chuyến lên xuống giữa các lầu

• Sử dụng nhiều ánh sáng tự nhiên

• Dê sắp xếp sự thông gió thích hợp hơn

Việc sử dụng toà nhà nhiều tầng sẽ thuận lợi trong một số hoàn cảnh đặc biệt như:

• Nơi đòi hỏi phải phục vụ sản xuâ't hoặc phân xưởng sản xuất đã hoạt động trong khu nhà nhiều tầng

• Nơi bị giới hạn về diện tích hoặc giá đâ't đắt

Tuy nhiên kho có tần<Ị lầu là một nét đặc trưng quan trọng của bâ't

kỳ nhà kho nào vì nó không những phải chịu sức nặng của toàn

bộ toà nhà mà còn phải có chỗ trống thuận tiện cho việc quay đầu

xe, phương tiện bốc dỡ có điều khiển bằng máy móc hay bằng tay không Vì thê'tầng lầu phải đủ sức chịu lực tải và cứng Thực hiện việc này, cần cung cấp một hoặc một vài đường dốc từ tầng trệt lên tầng lầu, đoạn dốc và chiều rộng thích hợp cho việc đi lên hay đi xuống - qua lại

26 1 TS PHAN THANH LÂM

CÁC DẠNG, LOẠI HÀNG CHỨA TRONG BÃI

• Hàng dễ cháy

• Hàng cồng kềnh: ống nước

bằng gang hay bằng nhựa

loại có phi lớn, sắt xây dựng

loại dài và phi lớn

• Hàng không ảnh hưởng bởi

môi trường bên ngoài (nắng

mưa) trong thòi gian ngắn

• Container

Bãi chứa Container

Phải có so đồ bãi chứa container,

có thể được qui hoạch bãi chứa

theo các cách sau:

1 Bãi kho container trông, nếu

có container của nhiều hãng

thì xếp theo hãng

2 Bãi kho container có hàng

• Trong các bai nêu trên thì phân Container theo lô hàng tàu đên (nêu là ở cảng)

• Nêu là Container chờ tập kết hàng xuất thì xếp: theo chú hàng - theo tính châ't hàng (nông sản gạo, cà phê, thủ công

mỹ nghệ )

CẦM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG I 27

CÁC DẠNG, LOẠI HÀNG CHỨA TRONG KHO

1 Hàng hóa phục vụ cho sản xuất gồm những loại hàng sau:

Ví dụ xe hơi cần thép - thép cần quặng sắt, than cốc, đá vôi để luyện ra Việc thành phẩm của công ty này là nguyên liệu ban đầu của công ty khác là có tính quyết định, vì nếu nhà sản xuâ't xe hơi tác nghiệp tổn kho có hiệu quả, thì nhà sản xuâ't thép cũng phải làm như vậy (đó là một trong những nguyên tắc cơ bản của "cung ứng đúng lúc" (JIT: Just In Time) Ngoài việc tổn kho ra ta còn phải chú

ý đến chất lượng, nếu thành phẩm ở giai đoạn 1 có chất lượng tốt thì người dùng ở giai đoạn 2 đỡ mâ't công kiểm tra thêm

+ Bán thành phẩm hay Sản phẩm dở dang

Nhà sản xuâ't sẽ lây những thành phần này đem chê' tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh Đó là các sản phẩm đang được biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thô nhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất, có khi sản phẩm đã làm xong rổi nhung chưa bao bì

28 I TS PHAN THANH LÂM

đóng gói thì vẫn bị coi là dở dang, chưa xuâ't xưởng được Vân đề định nghĩa mức độ tổn kho mong đợi của sản phẩm dở dang được coi như tình trạng tổn kho thuần túy ở bâ't kỳ một thời điếm nào đó trong chu kỳ sản xuât.

Các bán thành phẩm này có thể được nhà sản xuất mua những vật liệu hoàn chỉnh hay những bộ phận lắp ráp từ những nhà cung câp bên ngoài đế hợp nhất thành một sản phẩm hoàn chinh riêng hoặc đem bán lại như linh kiện hay phụ tùng Những lý do khác để mua

từ bên ngoài là những món hàng đó được bảo đảm chất lượng, hay nói khác đi có thể là do không có đủ khả năng để sản xuất chúng hoặc tự sản xuất không thây có lợi bằng mua bên ngoài Ví dụ như:

ở ngành công nghiệp ô tô, hầu hết những nhà sản xuâ't ô tô thường mua từ bên ngoài nhiều món đổ như bình ắc quy, vò xe

Vật liệu bao bì cũng là bán thành phẩm được sử dụng đế đóng gói bao gổm cả vật liệu bao bì như giây, rơm, dây thừng, bìa sách, thùng đựng hàng như hộp, thùng, thùng hình ống và chai lọ, và những lóp bảo vệ phủ ngoài như dẩu mỡ, chất sáp, hoặc chất dẻo.Lưu ý các chi tiết kỹ thuật: Trong thực tế, những chi tiết kỹ thuật của nhà sản xuât, những chi tiết kỹ thuật kinh doanh đuợc định rõ nguồn gốc như là tên thương mại chung Thông thường, những chi tiết kỹ thuật được biểu hiện qua những biếu tượng chung, hình

dạng mã số, kích thước, châ't lượng hay câu tạo, đặc tính, phương

pháp phân tích Trong bất kỳ trường hợp nào, chi tiết kỹ thuật phải rõ ràng, ngắn gọn và dứt khoát, phản ảnh đặc điểm của mặt hàng càng nhiều càng tôt Một khi được tiêu chuẩn hoá thì sau đó

là một mã số được đưa ra, sẽ tránh lặp lại liên tục những văn tự

mô tả dài dòng và được mong đợi để cung câp phương tiện của sự nhận biêt một cách nhanh chóng, chính xác và điều khiển được việc

CẲM NANG QUẢN TRỊ KHO HÄNG I 29

mua bán hàng xuâ't nhập kho qua hệ thông phần mềm vi tính và máy quét (scanner).

Thành phẩm

Tổn kho thành phẩm là mọi lô hàng sẵn sàng bán được Thí dụ ờ nhà máy nước ngọt ABC, thành phẩm là các chai nước ngọt được đóng vào két sẵn sàng gửi đi cho các đại lý bán Trong tình trạng tổn kho thuần túy không có sự khác biệt giữa nguyên vật liệu (mua)

và thành phẩm (bán) Trường hợp này chỉ dùng chữ 'tổn kho' trơn

là đủ, không cần dùng bô ngữ

Tồn kho các mặt hàng linh tinh

Tất cả các loại mặt hàng công ty mua về mà không phải là thành phần của sản phẩm nhưng lại cần thiết đế phục vụ sản xuâ't đều gọi là các mặt hàng linh tinh phục vụ sản xuâ't Văn phòng phẩm nằm trong loại này Vài chủng loại như dầu bôi trơn máy, tuy có tham gia vào quá trình sản xuât nhưng không là thành phẩn của sản phẩm cũng được xếp vào loại này Thiết bị và phụ tùng thay thê'cho máy móc, hệ thông máy, xe cộ, xe nâng trong kho cũng

là một thí dụ Một thí dụ nữa trừu tượng hơn như máy phát điện

dự trữ, dự phòng khi xí nghiệp bị cắt điện (năng lượng tồn kho để chạy nhà máy) cũng rơi vào chủng loại này Ngoài ra còn có các dạng sau đây:

• Dụng cụ: là những dụng cụ bằng tay như búa gỗ, tua vít -

những dụng cụ sử dụng cho cơ giới như bàn ren, khoan, máy cắt nghiền, hoặc những dụng cụ chạy bằng hơi

• Máy đo: là thước đo để đo lường kích cỡ hình dạng vật liệu và

nhiều thành phần Chúng rất đa dạng như: compa, máy đo độ

30 1 TS PHAN THANH LÂM

hờ, máy đo điện bình ắc quy

• Phê liệu và chât cặn: là những đổ thải đã sử dụng hoặc vật liệu

du' thừa và những vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuâ't hay những hoạt động khác, ví dụ : những phần bị loại bỏ của thép và kim loại, mùn cưa, dầu động cơ đã sử dụng, tro, những máy móc lỗi thời

2 Hàng hóa phục vụ cho việc kinh doanh gồm

• Sản phẩm tiêu chuẩn hóa : kim khí điện máy, bách hóa

• Sản phẩm chuyên b iệt: hàng đông lạnh thủy hải sản, rau quả xuât khẩu

NHIỆM VỤ CỦA THỦ KHO

Tùy qui mô mô và đặc tính hàng hóa mà trách nhiệm và nhiệm vụ hàng ngày của thủ kho có thể tham khảo như sau:

• Kiếm tra sô' lượng - chất lượng hàng hóa trước khi xuất

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG i 31

• Kiểm tra thẻ kho thường xuyên và đối chiếu với tổn kho số sách

đê kịp thời phát hiện sai sót, sửa chữa

• Báo cáo hàng tháng hàng tổn kho lâu năm, đề xuât Ban giám đôc giải quyết

Trách nhiệm của Nhân viên phụ trách khu vực:

Quản lý số lượng và chất lượng hàng hóa tại khu vực mình phụtrách

• Thực hiện đầy đủ các quy trình nhập hàng, xuất hàng, ghi thẻ kho do Công ty thiết lập

• Dán đầy đủ các tem - nhãn theo quy định của Công ty ngay sau khi hàng nhập kho

• Sắp xếp hàng hóa trong khu vực ngăn nắp, gọn gàng, đúng vị trí quy định

• Lây đúng s ố lượng hàng hóa cần xuất, lây thừa phải trả lại đúng

32 I TS PHAN THANH LÂM

-f Nhiem Vu Hang Ngay Cua Thu Kho

Thu kho can co kien there vung vang ve chuc nang nhiem vu va biet

ro tinh chat thiet bi, vat tu hang hoa de dinh vi sap xep hang hoa sao cho de tim de lay cung nhu xuat nhap kho nhanh nha't Ngoai

ra anh ta phai biet r5 nhung qui dinh ve ky thuat ve sinh an toan

va nhung yeu cau bao quan dac biet doi vai nhung hang hoa va vat

hr nguy hiem

Mot kho Ion can mot hay hai nguoi giup viec co trinh do hieu biet

ky thuat, it nhat phai co mot nguoi co du kien thuc de quan xuyen moi viec khi thu kho di vang

Hang ngay thu kho la nguoi den kho dau tien lam cac cong viec sau:

• Di vong quanh kho hang xem co dau hieu nao kha nghi khong

• Kiein tra giay niem phong ngoai cua kho

• Ke hoach lam viec trong ngay va du doan cac nhu cau sap tdi

• Neu la hang phuc vu san xuat trong ngay: tong ket cac Phieu xuat vat tu de phan cong nhan vien chuan bi cho kip cong nhan cac phan xuong den nhan dung gib san xuat (co the chuan bi trirbc vao chieu ngay horn tnroc)

• Neu la kho kinh doanh : tong ket cac don hang xuat kho va ke hoach nhap kho ngay horn nay (co the chuan bi truoc vao chieu ngay horn trubc) hau phan cong nhan vien va cac phuong tien boc xep khac nhu xe nang, xe cho hang (neu la xe cua cong ty

di giao hang)

• Trong ngay kiem tra cac 16 hang nhap va cac 16 hang xuat, ky nhan nhap xuat hang vao Hoa don hay Phieu xuat nhap hang cho nguoi giao nhan

CAM NANG QUAN TRI KHO HANG i 33

• Nhập các dữ liệu vào máy vi tính, ghi chép kiếm kê với các ghi chú về tình trạng kiểm kê thừa thiếu, rách vỡ, chậm trễ trong vận chuyển.

• Giám sát tình trạng bô'c xếp của đội công nhân, xe nâng bôc dỡ hàng

• Cuôì ngày đổi chiêu sô' liệu xuâ't nhập trong ngày với các bộ phận liên quan (nhân viên khu vực kho, phòng kế toán, phòng kinh doanh) Thực hiện bản báo cáo hằng ngày (nêu cấp trên

có yêu cầu), bao gổm sô' tổn kho, tình trạng xuất thiếu so với Hóa đơn kiêm phiêu xuất kho hay nhập thừa hoặc thiêu so với chứng từ nhập (Bill of Lading, Phiêu nhập kho )

• Kiểm tra xem còn ai trong kho trước khi đóng cửa kho cuối ngày

• Là người dán niêm phong đóng cửa kho cuối cùng trước khi

ra về

4- Nhiệm Vụ Hàng Tuần Của Thủ Kho

Hằng tuần thủ kho báo cáo lên Trưởng bộ phận (trưởng kho) vàphòng kê'toán (có đơn vị Kho hàng trực thuộc phòng Kinh doanh)

đế kịp thời xử lý

• Lập phiếu tổng kết hàng tuần trên cơ sỏ' các phiếu kê trong tuần các mặt hàng gẩn tới ngày hết hạn sử dụng, nhắc lại các mặt hàng hết hạn sử dụng, hàng xuống câp mặc dù chưa hê't hạn

sử dụng

• Báo cáo các mặt hàng sắp hê't

• Báo cáo các mặt hàng cần xử lý như : hàng bị côn trùng phá hoại cần phải hun trùng và xử lý tu chỉnh tái chế

34 i TS PHAN THANH LÂM

• Tình trạng hàng nhập trong tuẩn thừa hay thiêu so với Phiêu nhập hàng, nêu nguyên nhân vì sao có tình trạng đó.

• Báo cáo tình trạng kho hàng như bị thủng nóc, kho bị dột khi trời mưa xuống, dây điện bị mục sắp rớt, bình chữa cháy hết hạn thuôc sử dụng

• Tình trạng các phương tiện dùng cho bốc xê'p hàng như xe nâng, bình ắc qui của xe nâng hết bình

-f Nhiệm Vụ Hàng Tháng/Quí/6 tháng Của Thủ Kho

Tùy qui định của đơn vị, sự kiếm kê định kỳ vào cuôi tháng, từng quí hay 6 tháng một lần, lúc này có sự phôi hợp của Phòng k ế toán hay phòng kinh doanh đế kiểm kê (xem thêm chương 7)

NHÂN Sự Ở Bộ PHẬN KHO

Tùy thuộc vào quy mô, cách tổ chức của bộ phận kho phụ thuộc vào loại hàng hóa và loại hình kinh doanh, do đó kho có thể chỉ có một thủ kho và có ít nhiều nhân viền phụ giúp Thủ kho sẽ dành

một phẩn hoặc V 2 ngày thời gian của mình để làm việc hoặc tập trung làm việc cả ngày Ở một nhà máy nhỏ, chịu trách nhiệm ờ kho chỉ có một người Như một xưởng mộc thì lại điểu một anh thợ mộc xuôhg coi kho, nhưng công việc của người này thì luôn bận rộn va không có thời gian cho công việc ớ kho Có trường hợp một nhân viên văn phòng được phân công xuống kho với phần lớn thời gian làm công việc dưới kho, thời gian còn lại trong ngày anh ta tiếp tục làm nhũng công việc văn phòng của mình Tại một nhà sản xuất có 40 người phụ trách ớ bộ phận kho nhưng chỉ có một người chịu trách nhiệm vể chuyên chở và nhận hàng mà thôi

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG i 35

Tổ chức nhân sự kho hàng có thể chia ra nhiều trường hợp:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp có nhiều kho lón rải rác nhiều noi

hay là một khu vực tập trung có nhiều kho lớn như ở cảng Nhân

sự có thể tổ chức như sau:

• Tổng quản kho

• Phó tổng quản kho hay phụ tá Tổng quản kho dưới sự phàn công của Tổng quản kho quản lý một số khu vực

• Mỗi kho có một thủ kho và một phó kho

• Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng

• Nhân viên kho khu vực, tùy thuộc vào số lượng kệ hàng và qui

mô lớn hay nhỏ mà tuyển dụng số lượng phù hợp, phụ trách bốc xếp, soạn hàng, dán nhãn (bar code), làm vệ sinh và trách nhiệm về hàng hóa mâ't mát trong khu vực mình phụ trách Nếu là một kho lớn và có nhiều mặt hàng thì có tổ trường phụ

trách một số khu vực và nhân viên kho khu vực.

• Tài xêTái xe nâng

• Nhân viên giao nhận

• Tài xế xe tải giao hàng

Trường hợp kho cảng với qui mô lớn, có một đội bốc xếp, xe nâng hay cần cẩu riêng của cảng hay một công ty dịch vụ bốc xếp cung ứng, mỗi ngcày Phòng điều độ cảng phân công nhân viên bôc xếp

và xe nâng đến phục vụ cho từng kho Trường hợp này không có nhân viên khu vực mà do chính thủ kho hay phó kho hoặc nhân viên kê'toán kho hàng của kho trực tiếp chi đạo việc nhập kho căn

cứ vào "Cargo Manifest" do Phòng điều độ của cảng sắp xếp và Phiếu xuâ't kho của Phòng Thương vụ cảng (xem thêm chương 5 để

36 ẫ TS PHAN THANH LÂM

biết qui trình nhập xuâ't kho ở cảng).

Trường hợp 2: Doanh nghiệp chỉ có một kho lớn, hàng hóa có nhiều

chủng loại, nhân sự có thế tô chức như sau:

• Nhân viên kho khu vực, tùy thuộc vào số lượng kệ hàng và qui

mô lớn hay nhò mà tuyển dụng số lượng phù hợp, phụ trách bôc xếp, soạn hàng dán nhãn (bar code), làm vệ sinh và trách nhiệm về hàng hóa mât mát trong khu vực mình phụ trách

• Trong trường hợp hàng có giá trị cao và nhò khó kiếm soát và hay mât cắp thì nên có nhân viên giám sát

• Trường hợp kho có đội bốc xếp riêng, lúc đó nhân viên khu vực

sẽ đứng ra trông coi việc bôc xếp hay xe nâng vào làm việc của khu vực kho mà mình phụ trách

• Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng

• Tài xế lái xe nâng

• Nhân viên giao nhận

• Tài xế xe tài giao hàng

Trường hợp 3: Doanh nghiệp có một sô" kho nằm trong một khu

vực và có nhiều chủng loại hàng, ví dụ hàng nông sản, hàng thủy hải sản, hàng bách hóa nhân sự có thể tổ chức như sau:

• Trưởng kho

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG I 37

• Phó trưởng kho dưới sự phân công của trưởng kho quản lý

một sô' khu vực.

• Mỗi khu vực chúng loại hàng là có một thủ kho khu vực và một phó kho

• Nhân viên kho khu vực, tùy thuộc vào số lượng kệ hàng và qui

mô lớn hay nhỏ mà tuyển dụng số lượng phù hợp, phụ trách bốc xếp, soạn hàng dán nhãn (bar code), làm vệ sinh và trách nhiệm về hàng hóa mâ't mát trong khu vực mình phụ trách

• Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng

• Tài xê'lái xe nâng

• Nhân viên giao nhận

• Tài xế xe tải giao hàng

• Bảo vệ ở cổng

Trong tất cả trường hợp trên, nêu kho hàng có giá trị, hàng có chi tiết nhỏ và thường bị mât cắp thì tuyển thêm nhân viên giám sát ơ cảng thì có hải quan kiếm hóa và khi ra cổng cảng có bảo vệ cảng kiểm tra lẩn cuối trước khi xe tải ra cổng cảng

38 I TS PHAN THANH LÂM

chuẩn bị chô trông để bô'c xếp hàng vào theo sơ đồ kho đã qui hoạch truớc đó Cuối cùng thủ kho là người kiểm đêm trước khi giao cho khách hàng hay nhân viên giao nhận.

• Phó kho được phân công giao hàng chẵn (nguyên thùng, nguyên kiện) hoặc xuâ't kho chuyên hàng hóa từ kho chẵn qua kho lẻ Phụ giúp thủ kho trong việc kiểm đếm hàng trước khi giao và kiểm đêm hàng nhập

• 3 nhân viên bôc xếp được gọi là nhân viên khu vực kho, môi người phụ trách một khu vực (khu A, khu B, Khu C), chịu trách nhiệm xuất nhập hàng thuộc khu vực, báo cáo tình hình xuât nhập trong ngày thuộc khu vực của mình phụ trách và bổi thường mọi sự mất mát trong khu vực mình quản lý nêu có sự

cố Khi không có việc thì giúp bốc xếp cho đồng nghiệp hay dán nhãn vào thùng hàng, làm vệ sinh thuộc khu vực mình quản lý

CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG I 39