Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ

Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ

Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ. I. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) Khái niệm và đặc điểm của vật liệu: Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất. Vật liệu là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm. Qua một chu kỳ sản xuất, vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ, hình thái vật chất ban đầu của nó sẽ không còn nữa. Nói một cách khác, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng trong quá trình sản xuất và cấu thành thực thể của sản phẩm. Khác với TSCĐ, vật liệu không bị hao mòn dần mà giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Thông thờng trong cấu tạo của sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng và tiết kiệm vật liệu đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2) Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định với TSCĐ. Công cụ dụng cụ giống vật liệu ở chỗ có giá trị nhỏ nên đợc xếp vào tài sản lu động, công cụ dụng cụ giống TSCĐ ở chỗ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng giá trị của công cụ dụng cụ đợc chuyển dịch dần dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải trích trớc hoặc phẩn bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Công cụ dụng cụ hay vật liệu đều có đặc điểm riêng nhng chúng đợc mua sắm và lu trữ bằng nguồn vốn lu động, là tài sản dự trữ luôn luôn biến động không ngừng. Do đó nếu không theo dõi, quản lý chặt chẽ thì nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ thất thoát lãng phí, cần quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng. II. Nhiệm vụ hạch toán của vật liệu và công cụ dụng cụ: Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ và vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản nhập xuất tồn vật liệu. Tính giá thực tế của vật liệu đã mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - áp dụng đúng đắn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm với từng vật liệu, công cụ dụng cụ. Hớng dẫn kiểm tra phòng ban, phân xởng trong đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu của vật liệu. - Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ. Kiểm tra quá trình nhập, xuất vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội bộ, tăng nhanh tốc độ chuyển vốn. Tính toán chính xác số lợng, giá trị vật liệu thực tế đa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tợng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ đã quy định. Lập các báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. III. Phân loại, đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ: 1)Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ: Để tạo ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lợng vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều thứ, nhiều loại. Mà mỗi thứ, mỗi loại lại có tác dụng khác nhau trong quá trình sản xuất. Do đó nếu không phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý thì không thể tổ chức quản lý và hạch toán tốt đợc. Phân loại công cụ dụng cụ cũng nh vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đợc chính xác. a) Phân loại vật liệu: Đối với hiện nay việc phân loại là theo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất. Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia ra thành các loại: - Nguyên vật liệu chính: Là loại vật liệu bị biến đổi hình dạng và tính chất của chúng trong quá trình sản xuất chế tạo để cấu thành thực thể của sản phẩm. Nguyên liệu là chỉ những sản phẩm của công nghiệp và nông nghiệp. Vật liệu chính là những sản phẩm đã qua chế biến công nghiệp dùng cho đối tợng chế biến trong quá trình sản xuất. Trong vật liệu chính có nửa mua ngoài để tiếp tục gia công. Nh vậy qua quá trình chế tạo sản xuất thì bán thành phẩm mua ngoài đó sẽ cấu thành thực thể của sản phẩm mới. - Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất. Chủ yếu đợc sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao chất l- ợng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ đợc hoạt động bình thờng. Căn cứ vào tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, trong quá trình chế tạo sản phẩm của mỗi doanh nghiệp mà ngời ta phân ra vật liệu chính và vật liệu phụ chứ không phải căn cứ vào thuộc tính vật lý hay hoá học để phân chia. - Nhiên liệu: Là những thứ tạo ra nhiệt năng nh: xăng, dầu, than, củi. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng, thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng cần dự trữ để sữa chữa, thay thế các máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải.v.v - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho việc lắp đặt và dùng lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản gồm: thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ.v.v - Phế liệu: Gồm các vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và thanh lý TSCĐ, công cụ dụng cụ nhng nó có thể bán ra ngoài. Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu: Vật liệu đợc chia ra thành các loại: - Vật liệu góp vốn liên doanh: Do nhiều đơn vị khác thông qua hợp đồng góp vốn liên doanh đem đến doanh nghiệp nguyên vật liệu nh đã ký kết. - Vật liệu mua ngoài: Là toàn bộ nguyên vật liệu doanh nghiệp bỏ vốn ra mua bên ngoài để phục vụ cho sản xuất kinh doanh. - Vật liệu tự chế biến: Tuỳ theo yêu cầu của đơn vị mình doanh nghiệp tự sản xuất ra những vật liệu cần thiết để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc phân loại vật liệu nh nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà cha đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong từng doanh nghiệp. Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính thì việc lập bảng danh điểm vật liệu là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại vật liệu theo công dụng nh nêu trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu. Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng vật liệu. b) Phân loại công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ có nhiều thứ, nhiều loại, có loại nằm trong kho, có loại đang dùng. Loại đang dùng lại nằm rãi rác ở các bộ phận, phân xởng: Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. Theo quy định hiện hành những t liệu lao động sau đây đợc hạch toán là công cụ dụng cụ: - Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. - Các bao bì kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng. - Những dụng cụ bằng thuỷ tinh, sành sứ, giày dép, áo quần.v.v Từ cách phân loại trên đòi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm sử dụng, hình thành, vận chuyển để phân loại chi tiết từng nhóm, từng thứ, quy cách . phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 2)Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ: Tính giá vật liệu là dùng tiền để hiển thị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Một trong những nguyên tắc cơ bản của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là phải ghi sổ theo giá thực tế. Nhng trong thực tế giá cả vật liệu biến động thờng xuyên nên việc ghi sổ vật liệu theo giá thực tế khá phức tạp vì phải tính thờng xuyên theo giá thực tế sau mỗi lần nhập, xuất kho mà doanh nghiệp sản xuất nên việc sản xuất diễn ra liên tục, để đơn giản hơn trong công tác hạch toán doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá hạch toán. Tính theo giá thực tế: a) Tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: Nguyên tắc chung: - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo ph- ơng pháp khấu trừ thuế, thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài là giá mua thực tế không có thuế gia tăng đầu vào. - Đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định: - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài giá thực tế bao gồm: + Giá mua ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có). + Chi phí mua ngoài thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm .). - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến giá thực tế bao gồm: + Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ xuất để chế biến và chi phí chế biến. - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế bao gồm: + Giá thực tế vật liệu sản xuất, chế biến và chi phí chuyên chở đến nơi chế biến, từ nơi chế biến xong về đơn vị và tiền thuê ngoài gia công chế biến. - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh giá thực tế là giá của các bên liên doanh chấp nhận. b) Tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau: - Phơng pháp tính giá thực tế bình quân: Có thể tính giá thực tế bình quân cuối tháng hoặc theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tuỳ vào phơng pháp kiểm kê mà doanh nghiệp áp dụng. Nếu tính giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập thì sau một lần nhập phải tính lại đơn giá thực tế bình quân. Trờng hợp tính giá thực tế bình quân cuối tháng: Ta có công thức: Cho nên: - Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (phơng pháp FIFO): Nghĩa là giá vật liệu nhập trớc sẽ đợc xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trớc. Phải xuất hết giá trị vật liệu nhập vào trớc mới xuất giá trị vật liệu nhập vào sau. Khi sử dụng phơng pháp này thì nếu giá trị vật liệu mua vào ngày càng tăng thì vật liệu tồn kho có giá trị lớn, nghĩa là chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ thấp và lãi gộp sẽ tăng lên. = Trị giá thực tế NL, VL tồn đầu kỳ. + Tổng giá trị thực tế NL, VL nhập trong kỳ. Số lợng NL, VL tồn đầu kỳ. + Tổng số lợng NL, VL nhập trong kỳ. Đơn giá thực tế bình quân Giá trị thực tế của NL, VL xuất trong kỳ = Đơn giá thực tế bình quân. ì Số lượng NL, VL xuất trong kỳ. - Phơng pháp tính theo giá nhập sau, xuất trớc (LIFO): Giá vật liệu nhập sau sẽ làm giá để xuất trớc, nghĩa là giá trị mới nhập vào sẽ đợc xuất trớc. Khi áp dụng ph- ơng pháp này nếu giá vật liệu mua vào ngày càng tăng thì giá vật liệu tồn kho có giá trị bé, tức là chi phí vật liệu trong giá thành sẽ cao do vậy lãi gộp sẽ thấp. Khi áp dụng ph- ơng pháp này thì giá thành thực tế của vật liệu xuất ra để sản xuất sản phẩm sẽ rất phù hợp với giá cả thị trờng. - Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh: Khi sử dụng phơng pháp này bắt buộc kế toán phải có đầy đủ hồ sơ cho từng lần nhập vật liệu, từng loại vật liệu. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phơng pháp tính giá thực tế sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, trình độ năng lực nghiệp vụ của kế toán. Đơn vị sử dụng phơng pháp tính giá thực tế nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Tính theo giá hạch toán: Để đơn giản cho việc tính toán hằng ngày, các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá cố định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ hạch toán và sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán để hạch toán sự biến động hằng ngày của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng kế toán phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế trên sổ tổng hợp bằng cách: Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, hệ số này có thể tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. IV. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ: Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ đồng thời hạch toán chi tiết kể cả giá trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách không chỉ theo từng kho mà cả phòng kế toán. Tất cả các doanh nghiệp đều tuân theo nguyên tắc: - kho: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lợng trên thẻ kho. - bộ phận kế toán: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lợng, giá trị trên thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. 1) Phơng pháp thẻ song song: Giá thực tế của CCDC, VL xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán của CCDC, VL xuất kho trong kỳ. ì H H = Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của VL, CCDC = Giá thực tế của VL, CCDC tồn đầu kỳ. Giá hạch toán VL, CCDC tồn đầu kỳ. + + Giá thực tế của VL, CCDC nhập trong kỳ. Giá hạch toán VL, CCDC nhập trong kỳ. - kho: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất lại tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ và thực tế tồn trong kho. Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần sau khi vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. - phòng kế toán: Mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm tơng ứng với thẻ kho đã đợc mở ở kho. Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần khi nhận đợc các chứng từ nhập kho do thủ kho đa lên, kế toán kiểm tra, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan nh: Hoá đơn mua hàng, phiếu mẫu hàng . ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền, kế toán ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ (sổ) kế toán chi tiết của từng danh điểm, tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ và đối chiếu thẻ kho theo từng danh điểm. Kế toán căn cứ sổ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Số liệu trên bảng nhập, xuất, tồn này đợc đối chiếu với số liệu tổng hợp. Ưu điểm lớn nhất của phơng pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhng nó có nhợc điểm là khối lợng ghi chép khá lớn. Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi vào cuối tháng. : Đối chiếu cuối tháng. 2) Phơng pháp đối chiếu luân chuyển: - kho: Vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song. - phòng kế toán: Có một số nét đặc thù riêng, không mở sổ kế toán chi tiết VL mà mở sổ đối chiếu luân chuyển theo từng kho. Số này chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong tháng. Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên Sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho sau đó lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật tư. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho Tuy đơn giản nhng phơng pháp này khối lợng ghi chép nhiều lại dồn vào cuối tháng nên việc hạch toán và báo cáo bị chậm trễ. 3) Phơng pháp sổ số d: - kho: Định kỳ thủ kho phải tập hợp các chứng từ gốc từ nhập, xuất kho trong kỳ phân loại từng nhóm vật t theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong phiếu sẽ ghi rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng nhóm, loại vật liệu. Sau khi lập xong kèm các phiếu nhập, xuất giao cho phòng kế toán. Đến cuối tháng căn cứ vào thẻ kho ghi số lợng vật t tồn kho của từng danh điểm vật t vào sổ số d. Sổ số d do phòng Kế Toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Sau đó chuyển cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. Kế toán vật t phải thờng xuyên xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho. - phòng kế toán: Định kỳ khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho vật liệu ở kho do thủ kho chuyển đến kế toán kiểm tra đối chiếu, phân loại ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này nhập cho từng kho mỗi kho một tờ. Cuối tháng tính ra số tồn kho bằng tiền trên bảng luỹ kế. Số liệu này đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm vật t. Sử dụng phơng pháp này doanh nghiệp sẽ giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép nh- ng có nhợc điểm là nếu sai sót thì khó kiểm tra. V. Hạch toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) Các phơng pháp hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ: Kế toán có thể sử dụng một trong hai phơng pháp sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp chứng từ nhập vật tư Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng tổng hợp chứng từ xuất vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập. Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho vật tư. Phiếu giao nhận chứng từ xuất. Sổ số dư - Phơng pháp kê khai thờng xuyên. - Phơng pháp kiểm kê định kỳ. a) Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Là phơng pháp theo dõi phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật t, hàng hoá trên sổ kế toán và đợc sử dụng tài khoản hàng tồn kho để phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật t. Vì vậy, giá trị vật t trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong niên độ kế toán. Về nguyên tắc số liệu tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Phơng pháp này thờng áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. b) Phơng pháp kiểm kê định kỳ: Phơng pháp này không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục trên sổ kế toán tình hình nhập, xuất, tồn vật t mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Khi áp dụng phơng pháp này thì toàn bộ các khoản mua hàng hoá, vật liệu đợc phản ánh vào tài khoản mua hàng. Trong kỳ các khoản xuất kho vật liệu đa vào sử dụng hoặc bán hàng không phản ánh vào tài khoản tồn kho mà cuối kỳ tiến hành kiểm kê số lợng vật t, hàng hoá còn lại, xác định giá thực tế ghi vào các tài khoản hàng tồn kho đồng thời căn cứ vào giá trị vật t, hàng hoá tồn kho để xác định giá trị vật t, hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi vào sổ kế toán mua hàng và giá trị hàng xuất. Phơng pháp này đợc áp dụng ở doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá, vật t xuất dùng hoặc bán thờng xuyên. Để áp dụng phơng pháp này đòi hỏi phải tăng cờng vật t tại bến, bãi, quầy, kho. 2) Các tài khoản sử dụng: Căn cứ vào việc lựa chọn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ mà sử dụng các tài khoản phù hợp với việc hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phơng pháp kiểm kê định kỳ sử dụng tài khoản 611. Kết cấu của TK 611: TK 611 không có số d cuối kỳ. - Phơng pháp kê khai thờng xuyên sử dụng tài khoản: Trị giá hàng xuất = Tổng trị giá hàng nhập Chênh lệch giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ - Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ. - Trị giá hàng hàng hoá gửi đi bán chưa xác định tiêu thụ trong kỳ. - Trị giá hàng hoá, vật tư trả lại cho người bán hoặc giảm giá. TK 611 - Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ. - Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, CCDC mua vào trong kỳ, hàng hoá bán bị trả lại. - Kết chuyển giá trị thực tế NL, VL, CCDC tồn kho cuối kỳ. - SD: Trị giá thực tế NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ. - Kết chuyển giá trị thực tế của NL, vật liệu, CCDC tồn kho đầu kỳ. TK 152, 153 - Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường. SDCK: Giá trị vật tư, hàng hoá đã mua nhưng còn đang đi trên đư ờng. - Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. - Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, nhận góp vốn liên doanh. - Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. SDCK: Trị giá thực tế của NVL tồn kho. TK 152: Nguyên vật liệu - Giá trị NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến - Trị giá NVL trả lại người bán hoặc người bán giảm giá. - Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê. TK 151: Hàng mua đang đi đờng. 3) Hạch toán nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ: a) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho: Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau để hạch toán nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ: - Hoá đơn GTGT. - Hoá đơn bán hàng. - Biên bản kiểm nghiệm vật t. - Phiếu nhập vật t. - Phiếu di chuyển vật t trong nội bộ. - Thẻ kho. Trờng hợp mua ngoài: Phòng cung ứng mở sổ theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng và tình hình thực hiện hợp đồng. Khi nhận đợc hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng hoặc giấy báo nhận hàng phòng cung ứng phải kiểm tra đối chiếu với kế hoạch thu mua, với hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi vật liệu về đến đơn vị cần lập ban kiểm nghiệm Biên bản kiểm nghiệm vật t sẽ do ban kiểm nghiệm lập thành 2 bản. Một bản phòng cung ứng gởi để theo ghi sổ theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán để làm cung căn cứ để theo dõi và thanh toán. Khi kiểm nhận nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất thủ kho phải báo cho phòng cung ứng biết và lập biên bản cùng ngời giao hàng để làm căn cứ giải quyết. Phiếu nhập kho lập thành 2 bản sau khi có đầy đủ chữ ký của ngời giao nhận thủ kho gởi lên phòng kế toán 1 bản, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ vào thẻ kho. Đối với vật liệu nhập kho dùng không hết trả lại hay phế liệu, phế phẩm thu hồi: Đối với các bộ phận có vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho phải lập thành 3 bản Phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho kiểm nhận và ghi số thực nhập vào phiếu, cùng với ngời nộp thủ kho ký vào 3 bảng Phiếu nhập kho. Một bản giao cho ngời nộp, 1 bản chuyển lên phòng cung ứng, còn 1 bản sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán nhập vật liệu. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến nhập kho: Dựa vào giấy giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến, phòng cung ứng lập phiếu vật t thành 3 [...]... trởng đơn vị, thủ kho, kế toán. Tất cả kết quả của kiểm kê đều đợc phản ánh vào số lợng thực tế của Biên bản kiểm kê 3) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp a) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: - Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho gồm: Giá mua theo hoá đơn + Chi phí thu mua vận chuyển b) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Xí nghiệp sử dụng phơng pháp nhập trớc... đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo kế toán theo định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và cuối năm B - Tình hình hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp: I Tổ chức công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp 1) Đặc điểm của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp: Là đơn vị chuyên sản xuất những mặt hàng quan trọng và thiết yếu trong... Trờng hợp xuất công cụ dụng cụ: Các loại công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, khi xuất dùng thì toàn bộ giá trị của chúng đều đợc kế toán đơn vị hạch toán vào chi phí sản xuất của kỳ đó Ví dụ: Ngày 31/01 xuất công cụ dụng cụ sử dụng, số tiền 2.000.000 đồng Kế toán định khoản: Nợ TK 6273: 2.000.000 Có TK 153: 2.000.000 Khi có nghiệp vụ xuất công cụ dụng cụ, kế toán lập phiếu xuất kho và phản ánh vào Bảng kê... vật liệu đợc mua về nhập kho xí nghiệp dùng để: + Xuất bán + Xuất gia công chế biến Thủ tục mua vật liệu, vật t, công cụ dụng cụ: Thông qua các giấy tờ đề nghị cấp vật t của phân xởng gởi lên phòng kế hoạch sẽ tiến hành xét duyệt Nếu đợc sự đồng ý của giám đốc thì phòng kế hoạch sẽ lập bảng báo giá thông qua phòng kế toán và sẽ tiến hành thu mua vật liệu, vật t, công cụ dụng cụ Khi vật liệu, vật t, công. .. đơn.) Danh mục vật liệu Tổng hợp chứng từ vật liệu Bảng cân đối nhập xuất tồn vật liệu Bảng tính giá vật tư theo hệ số chênh lệch Bảng phân bổ vật liệu Sổ chi tiết vật liệu Danh sách tồn kho trong từng tháng Bảng kê chứng từ vật liệu Chứng từ ghi sổ Sổ cái 1) Bảng danh mục vật liệu và bảng số d vật liệu: Có giao diện nh sau: Số dư vật liệu Chứng từ ghi sổ  Nhìn vào bảng Danh mục vật liệu này ta có... Ngày Ngày nhập xuất vật tư Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán 900 Tồn đầu kỳ Nhập 22/01 Xuất 5500 25/01 Tổng cộng 900 5500 900 5500 Sau khi kế toán nhận đợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết vật t và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho 2) Trình tự, thủ tục và hạch toán chi tiết xuất vật liệu, công cụ dụng cụ: Khi cần sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ phân xởng sẽ viết... của nguyên vật liệu II Hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp: Để số liệu đợc cập nhật thờng xuyên, liên tục và để phù hợp với tính chất, đặc điểm của ngành, xí nghiệp đã sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên nên có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời cho quản lý 1) Trình tự, thủ tục và hạch toán chi tiết nhập vật liệu, công cụ dụng cụ: Đơn vị thu mua nguyên vật liệu chính... thác vật t - phế liệu và tình hình hạch toán kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại xí nghiệp A - Khái quát chung về xí nghiệp: I Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp: Công ty vật t kỹ thuật ra đời ngày 01/10/1975 Đến năm 1980 theo quy định chung của ngành, sau đó bộ vật t có quyết định số 316/VTQĐ chuyển thành Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu. .. của kế toán Vì vậy, việc lựa chọn hình hình thức tổ chức công tác kế toán là rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ đến việc xây dựng bộ máy kế toán xí nghiệp Từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có tại xí nghiệp đã sử dụng hình thức kế toán tập trung Nh vậy, mọi chứng từ kế toán dù phát sinh ở bộ phận nào cũng tập trung về phòng kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán: Kế toán. .. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán mua bán hàng hoá, công nợ Ghi chú: : Quan hệ chỉ huy : Quan hệ chức năng a) Chức năng và nhiệm vụ của kế toán: Kế toán thanh toán và theo dõi vốn bằng tiền Thủ quỹ - Kế toán trởng: là ngời tham mu cho giám đốc, trực tiếp báo cáo cho giám đốc và các cơ quan tài chính về tình hình tài chính của xí nghiệp Kế toán trởng là ngời chỉ đạo công tác kế toán ở xí nghiệp, . hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ. I. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) Khái niệm và đặc điểm của vật liệu: Vật liệu. giá vật liệu và công cụ dụng cụ: 1)Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ: Để tạo ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lợng vật liệu, công cụ dụng