phân tích những nội dung cơ bản trong công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

phân tích những nội dung cơ bản trong công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu, giáo án, bài giảng , luận vă...

Đề bài: Phân tích những nội dung cơ bản trong công tác khai

thác sử dụng tài liệu lưu trữBài làm :

I: Khái niệm:

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưutrữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành củacác cơ quan, tổ chức và các cá nhân

Là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển

Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các lưu trữ, tạo nguồn động viên hữuhiệu cho người làm công tác lưu trữ cả về vật chất lẫn tinh thần

Xét đến cùng, mục đích, nhiệm vụ của công tác lưu trữ là phải tổ chức sử dụng tốtcác tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội (là một trong sáu nộidung nghiệp vụ của khoa học lưu trữ)

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và làmột trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các cơ quan lưu trữ

Tài liệu lưu trữ phục vụ, cung cấp thông tin cho lãnh đạo và quản lý: nhanh chóng, chínhxác, trung thực và hiệu quả

Ý nghĩa: là một loại di sản văn hóa đặc biệt, tài liệu lưu trữ có khả năng cung cấp

nhiều tri thức văn hóa khác nhau như: tổng kết lịch sử đấu tranh cách mạng, trao đổi vănhóa, xây dựng con người mới,…

Tài liệu lưu trữ phục vụ đấu tranh giai cấp, bảo vệ tổ quốc, chống các thế lực thùđịch; bảo vệ chủ quyền lãnh thổ Việt Nam trên biển, đất liền, trên không

Phục vụ phát triển kinh tế: lập các dự án nhanh chóng, chính xác, khôi phục sửa chữa cáccông trình cũ bị hư hỏng do chiến tranh tàn phá, tìm kiếm các tài nguyên…

Phục vụ nghiên cứu khoa học: tài liệu lưu trữ giúp tìm hiểu các quy luật hoạt độngcủa các đối tượng khác nhau, rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, tận dụng được nhiềuthành tựu của các ngành khoa học khác và của các đồng nghiệp Tài liệu lưu trữ giúp cácnhà khoa học giải quyết các nhiệm vụ một cách chính xác, tìm ra lời giải đáp nhanhchóng và có sức thuyết phục, tiết kiệm thời gian, kinh phí,…

Phục vụ văn hóa giáo dục: tài liệu lưu trữ giúp giải quyết những vấn đề giáo giụctruyền thống, nâng cao giác ngộ, nhận thức, hiểu biêt cho quần chúng nhân dân

Phục vụ nghiên cứu lịch sử: tài liệu lưu trữ được giới sử học xem là một trong nhữngnguồn sử liệu rất phong phú, đa dạng và mang những thông tin chân thực về kinh tế, vănhóa nghệ thuật, ngoại giao, ngôn ngữ, luật pháp, xã hội học, dân tộc học, quan hê quốc tế,

…

Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu của công nhân, gia đình, dòng họ

Điều 7, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ghi: “cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khaithác, sử dụng tài liệu lư trữ quốc gia để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học

và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các quy định củapháp lệnh này và các quy định khác của Pháp luật có liên quan”

III: Vai trò của Nhà nước, xã hội và cá nhân:

Theo Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 15/09/2008 - Mục 2: Bảo quản,

tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều 41 Bảo quản tài liệu lưu trữ

1 Nguyên tắc:

a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ đơn vị do các cán bộ, côngchức, đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó;

b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản trong kho lưu trữ đơn vị Kho lưu trữphải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo qui định đảm bảo antoàn cho tài liệu

2 Trách nhiệm

a) Chánh Văn phòng Bộ và Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiệncác quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn qui định;

- Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phònggian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ

b) Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị có trách nhiệm:

- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp(cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;

- Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng,chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế

3 Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Điều 42 Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu

1 Tài liệu lưu trữ của Bộ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ,công chức trong, ngoài cơ quan và các nhu cầu riêng chính đáng

2 Cán bộ, công chức trong khối cơ quan Bộ có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ vì mục đích công vụ phải có ý kiến của Thủ trưởng đơn vị Cán bộ, công chứcngoài khối cơ quan Bộ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu

3 Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tàiliệu và có giấy chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu (đối với người nước ngoài)

Điều 43 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1 Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc.

2 Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọcphải được Thủ trưởng đơn vị quản lý tài liệu cho phép bằng văn bản Người mượn tài liệuphải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn

3 Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh cácquy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu

Điều 44 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1 Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ Bộ:

a) Chánh Văn phòng Bộ cho phép sử dụng tài liệu loại mật;

b) Trưởng Phòng Lưu trữ-Thư viện cho phép sử dụng tài liệu loại thường

2 Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị:

a) Thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật;

b) Trưởng Phòng Hành chính cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường

3 Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cho phép sử dụng tài liệu lưu trữcủa Bộ đối với người nước ngoài

4 Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người có thẩm quyền cho phép sử dụngduyệt

Điều 45 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục

hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đểquản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu

IV: Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu:

Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt củamỗi dân tộc Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng đểphục vụ các mặt khác nhau của đời sống xã hội

Chính vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụquan trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ

Theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ chức Cán bộChính phủ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thành lập với chức năng sưu tầm, thuthập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, tư liệu hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và các cá nhân, gia đìnhdòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội chủnghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quyđịnh của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Hiện nay tại Trung tâm có các loại hình tàiliệu chính như sau: Tài liệu hành chính; Tài liệu khoa học kĩ thuật; Tài liệu phim, ảnh,ghi âm; Tài liệu xuất xứ cá nhân

Với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, tài liệu lưu trữ tại Trung tâmLưu trữ quốc gia III là một nguồn sử liệu, nguồn tiềm năng thông tin vô tận và quý giá

để nghiên cứu mọi lĩnh vực đời sống xã hội của lịch sử Việt Nam đương đại Để nhữngtài liệu này phát huy được giá trị, trong những năm qua Trung tâm đã đặc biệt chú trọngđến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Các hình thức khai thác sử dụng:

Các hình thức sử dụng khai thác chủ yếu trong lưu trữ là:

* Cung cấp thông tin cho người sử dụng (cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan côngquyền, các tổ chức xã hội, các cơ quan, tổ chức, công dân) phù hợp với yêu cầucủa họ và theo kế hoạch chủ động của chính cơ quan lưu trữ

* Cung cấp tài liệu cho người sử dụng nghiên cứu tại phòng đọc

* Triễn lãm tàu liệu lưu trữ

* Sử dụng tài liệu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng

* Tiến hành các biện pháp cung cấp thông tin (gặp gỡ các nhà hoạt động xã hội,tham quan kho lưu trữ, “ngày mở cửa”, diễn thuyết, báo cáo, tổ chức truyền khẩu, hộinghị bạn đọc, tổ chức ngoại khóa cho sinh viên và học sinh phổ thông,…) cùng với việc

sử dụng tài liệu

* Cho mượn tài liệu trong thời gian sử dụng

* Công bố tài liệu dưới nhiều hình thức

Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm LTQG IIIThực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu lưu trữ tạilưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”;thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của Thủ tướng Chính phủ về việctăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đangđược bảo quản tại Trung tâm, đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng,công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khaivới nhiều hình thức như:

- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;

- Biên soạn và xuất bản sách;

- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;

- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;

- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;

- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…

V Phương pháp mô tả:

Mô tả tài liệu được hiểu như sau:

Là quá trình hình thành thông tin cấp II, bằng cách phân tích, tổng hợp thông tin từ thôngtin cấp I, chứa đựng trong tài liệu và rút ra những thông tin cần thiat61 từ tài liệu thống

kê và những tài liệu khác với mục đích mô tả được những thông tin ban đầu về tài liệu đểphục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu

Là thông tin cấp II về thành phần và nội dung tài liệu, các chỉ dẫn và cả các số liệu vềtình trạng vật lý, tình trạng kỹ thuật của tài liệu, điều kiện tiếp cận tài liệu,…

VI So sánh công cụ tra cứu truyền thống và tự động:

Trong các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hìnhthức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất Hình thức này mang lại nhiều lợi íchcho cả độc giả và cơ quan lưu trữ Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệucùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ,

đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượngđộc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể saochụp những tài liệu cần thiết Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu củađộc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ đượcbảo quản, hạn chế mất mát và hư hại…

Ý thức được điều đó, Trung tâm đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vậtchất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác.Ngày 22/4/2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 104/QĐ-VTLTNN về việc ban hành Quy trình Phục vụ độc giả tại phòng đọc và Quy trình Cấpbản sao, chứng thực lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia theo TCVN ISO 9001:

2000 đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả, đặc biệt là độc giả nước ngoài đến khai tháctài liệu rút ngắn được thời gian chờ đợi làm thủ tục Trung tâm đã ứng dụng công nghệthông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu của hơn 70 phông tài liệu đưa ra phục vụ độcgiả tại phòng đọc, giúp độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng Từ tháng 4năm 2010, được sự đồng ý của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm đã phối hợpvới Trung tâm Tin học chuyển tải dữ liệu “Hồ sơ cán bộ đi B” thuộc Phông Ủy banThống nhất Chính phủ, hiện đang được bảo quản tại Trung tâm và có tần suất khai tháccao lên Website của Cục Đây là một cố gắng lớn trong công tác tổ chức, khai thác sửdụng tài liệu của Trung tâm Việc làm này đã giúp cho cán bộ đi B, thân nhân và giađình họ có thể tra tìm thông tin về hồ sơ cán bộ đi B một cách dễ dàng qua mạng internet

Số lượng độc giả đến Trung tâm khai thác tài liệu ngày càng tăng trong nhữngnăm gần đây Nếu như từ những năm đầu mới thành lập, số lượng độc giả đến khai tháctài liệu chỉ là vài trăm lượt người một năm thì những năm gần đây đã lên tới hàng nghìnlượt người một năm Trong 10 năm đầu (1996-2005) số lượt độc giả đến khai thác tài liệu

là 6.463 lượt thì chỉ trong 4 năm gần đây (2006-2009) là 5.162 lượt độc giả Bên cạnh đó

là số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả cũng như số trang tài liệu sao chụp cung cấpcho độc giả cũng tăng đáng kể Trong 5 năm (1996-2000) phục vụ 11.161 hồ sơ thì trong

5 năm (2005-2009) phục vụ được 28.706 hồ sơ Chỉ với một vài con số nêu trên cũng đã

cho thấy nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của xã hội ngày càng tăng vàcũng cho thấy ảnh hưởng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội ngày càng lớn.

Một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan trọng khác và có tácđộng chủ động đến với xã hội là công bố, giới thiệu tài liệu Hàng năm, nhân dịp cácngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ thườngđược lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đạichúng Trong những năm qua tài liệu được công bố là những tài liệu có giá trị mới đượcphát hiện, những tài liệu có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh, những tài liệu liên quanđến các chủ trương chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, những sự kiện, nhân vật lịch

sử có ý nghĩa nhưng chưa được công bố hay giới thiệu Trong mười năm đầu trung bìnhmỗi năm Trung tâm có từ 5-10 bài công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ đăng trên tạp chíchuyên ngành và các báo khác Trong vòng năm năm lại đây số lượng bài đã tăng lênđáng kể, trung bình là 20 bài một năm

Bên cạnh việc viết bài công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tinđại chúng, Trung tâm cũng đã tiến hành biên soạn, xuất bản sách chuyên đề để giới thiệutài liệu lưu trữ Những cuốn sách này giúp cho độc giả có thể tra tìm tài liệu một cáchnhanh nhất theo chuyên đề mà mình cần khai thác Cho đến nay, Trung tâm đã xuất bản

04 cuốn sách, đó là “ Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III”;

“ Tình cảm bạn bè quốc tế đối với nhân dân Việt Nam trong cuộc Kháng chiến chốngPháp giai đoạn 1946-1954”; “Nam Bộ kháng chiến qua tài liệu lưu trữ 1946-1954”; “Hànội Sự việc-Sự kiện 1945-1954”; Cung cấp tài liệu và phối hợp cùng các đơn vị bạn xuấtbản các sách như “Chủ tịch Hồ Chí Minh với thương binh liệt sĩ”; “Lịch sử Chính phủViệt Nam”; “Điện Biên Phủ Văn kiện Đảng và Nhà nước”; “Chiến tranh Đông Dươngqua tiếng nói của binh lính Pháp”; “Văn kiện Quốc hội” các tập 1, 2, 3, 4, 5, 6 và nhiềusách khác Hiện nay Trung tâm đang tiến hành biên soạn và chuẩn bị xuất bản một sốsách như “Hà Nội - Sự việc - Sự kiện 1954 - 1975”; “Hợp tác Việt Nam và Liên bangNga trong lĩnh vực đào tạo qua triển lãm tài liệu lưu trữ”; “Lịch sử hợp tác kinh tế - khoahọc kỹ thuật giữa Việt Nam - Liên Xô và Liên bang Nga qua tài liệu lưu trữ”…

Một hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng, có ảnh hưởng sâu rộng đến xã hội

là tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Với hình thức này có thể giới thiệu cùngmột lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đến nhiều đối tượng công chúng Thờigian qua Trung tâm đã tổ chức và tham gia phối hợp với các đơn vị bạn tổ chức hơn chụccuộc triển lãm như: “Triển lãm một số tư liệu hình ảnh, hiện vật về Nam Bộ kháng chiến,năm 1995”; “Triển lãm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng chiếnchống Mỹ xâm lược, năm 1996”; “Triển lãm 60 năm vang mãi lời Người, năm 2007”…Những cuộc triển lãm thu hút được sự quan tâm của xã hội như “Họa sĩ Bùi TrangChước- Tác phẩm và hành trình sáng tạo”; triển lãm quốc tế “ Hợp tác Việt Nam và Liênbang Nga trong lĩnh vực Đào tạo”; đặc biệt phải kể đến đó là triển lãm “Hồ sơ và kỉ vậtcủa cán bộ đi B” Triển lãm này đã gây được tiếng vang lớn, có tác động lớn đến xã hội.Sau Triển lãm đã có hàng trăm người đến nhận tài liệu, nhiều cá nhân cán bộ đi B đã cóthêm thông tin, giấy tờ để các cơ quan chức năng giải quyết chế độ chính sách Nhiều báođài Trung ương và địa phương đã đưa tin về Triển lãm, đồng thời tiếp tục khai thác thôngtin từ tài liệu lưu trữ để viết bài hoặc làm phóng sự Triển lãm cũng đã góp phần tuyêntruyền giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ Từ sau Triển lãm “Hồ sơ và kỉ vật của cán bộ

đi B”, đáp ứng yêu cầu của 63 tỉnh thành trong cả nước, Trung tâm đã lập và trao tặngtoàn bộ danh mục hồ sơ của cán bộ đi B cho các địa phương Các cuộc triển lãm cũng đãảnh hưởng tích cực đến hoạt động của ngành, góp phần nâng cao nhận thức của xã hộiđối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Sau khi hết thời gian trưng bày tại các địađiểm cố định, Trung tâm còn phối hợp với Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước số hóa và giới thiệu tài liệu triển lãm lên Website của Cục nhằm đáp ứngnhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng của độc giả Ngoài việc tổ chứctriển lãm, Trung tâm còn thường xuyên tổ chức trưng bày chuyên đề nhân dịp các ngày

lễ, kỉ niệm lớn Từ năm 2006 đến nay đã tổ chức hơn chục cuộc trưng bày chuyên đề tạiTrung tâm như: “Chủ tịch Hồ Chí Minh với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, năm2007”; “Kỷ niệm 35 năm chiến thắng Điện Biên Phủ trên không, năm 2007”; “Tài liệulưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, năm 2008”…

Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường xuyên củaTrung tâm Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lí do Trung tâm cấp theoyêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghitrong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu đó Hình thức này giúp cho các

cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng

cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng Trong thực tế Trung tâm đã cungcấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân mà phần lớn đó là những cán bộ đi B, giúp họxác minh được quá trình cống hiến của mình trong cuộc kháng chiến chống Mĩ, từ đó họđược hưởng chế độ đãi ngộ của Nhà nước Hiện nay Trung tâm đang tiến hành cung cấpbản sao và chứng thực lưu trữ cho cán bộ đi B ở tất cả các tỉnh thành trong cả nước.Ngoài ra còn cung cấp nhiều bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ cho nhiều độc giả.Trung bình một năm Trung tâm đã cấp chứng thực lưu trữ và bản sao là gần 11.000, trong

đó 1% là chứng thực lưu trữ

Thông báo nội dung tài liệu là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tínhchủ động và năng động của Trung tâm Mục đích của hình thức này nhằm giúp các cơquan và cộng đồng nắm được những thông tin về tài liệu, qua đó họ có thể tiếp cận và sửdụng theo từng yêu cầu cụ thể Trong thời gian qua Trung tâm đã chủ động gửi công vănthông báo cho nhiều bộ, ngành và địa phương trong cả nước về tài liệu lưu trữ có liênquan đến lịch sử các bộ, ngành và địa phương đang được bảo quản tại Trung tâm

Xây dựng phim về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cũng là một hình thức hoạt động cótính chất tuyên truyền rộng rãi Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm đã được sử dụng cho một sốphim tài liệu về lịch sử Việt Nam, về Chủ tịch Hồ Chí Minh, về quan hệ hợp tác với cácnước Đặc biệt Trung tâm đã phối hợp với Đài Truyền hình Việt Nam xây dựng phóng sự

“Giữ trọn niềm tin”, qua đó giới thiệu những hồ sơ, kỉ vật của cán bộ đi B thời kì khángchiến chống Mĩ Việc phát sóng bộ phim đã có hiệu quả to lớn là giúp nhiều cá nhân vàgia đình tìm lại được hồ sơ là chứng cứ để làm các thủ tục về chế độ chính sách Bộ phim

“Trung tâm Lưu trữ quốc gia III- Một mỏ vàng văn hóa” do Trung tâm xây dựng đượcphát sóng trên đài Truyền hình Việt Nam đã có tác dụng lớn đối với việc tuyên truyền,

phổ biến về công tác lưu trữ và vai trò của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng vàbảo vệ đất nước.

Đồng thời với các hình thức trên, nhằm quảng bá rộng rãi về công tác lưu trữ nóichung và tài liệu lưu trữ nói riêng, Trung tâm thường xuyên đón tiếp và giới thiệu vớicác đoàn tham quan về kho lưu trữ và đặc biệt là tài liệu lưu trữ Tính từ năm 2000 đếnnay, bình quân mỗi năm Trung tâm đón 30 đoàn tham quan với số lượng hơn 700 lượtkhách Ngoài ra Trung tâm còn tra tìm, cung cấp tài liệu theo hợp đồng, phục vụ cung cấpthông tin từ xa Bước đầu triển khai hình thức làm ấn phẩm lưu trữ…

VII Kết luận:

Có thể thấy rằng, công tác khai thác, sử dụng tài liệu là công tác tổ chức toàn bộnhững công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhucầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, cá nhân.Công tác khai thác là phần việc cuối cùng của công tác lưu trữ, phản ánh kết quả của cáckhâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng cơ

tử, thông tin được ghi trên ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, thiết bị lưu trữ và chỉ có