Tạo các form báo cáo thời gian sử dụng; Thiết kế hệ quản trị hệ thống làm việc trên môi trường web; Cài đặt, vận hành hệ thống. (3). Ghi chép thời gian làm việc: Từng cán bộ, công chức, viên chức tự ghi chép thời gian làm việc theo yêu cầu của hệ thống ghi chép thời gian.
TỔNG CỤC THỐNG KÊ CỤC THỐNG KÊ VĨNH PHÚC BÁO CÁO Tình hình thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại Cục Thống kê Vĩnh Phúc Thuộc nhiệm vụ khoa học: “Triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại một số đơn vị của Tổng cục Thống kê” (Mã số:2.3.1-NV12) Chủ nhiệm: Hoàng Thu Hiền Đơn vị chủ trì: Viện Khoa học Thống kê Người thực hiện: CN. Lê Tường Minh CN. Hà Thị Hồng Nhung Hà Nội - 2012 2 Mục lục TỔNG CỤC THỐNG KÊ 1 CỤC THỐNG KÊ VĨNH PHÚC 1 I. TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI TẠI ĐƠN VỊ 3 II. QUÁ TRÌNH THỬ NGHIỆM 4 1. Kiểm tra danh mục 4 2. Tạo khung khai báo riêng cho đơn vị 9 3. Số lượng người tham gia ghi chép thường xuyên tại đơn vị 9 4. Những thuận lợi 12 5. Những khó khăn 18 a) Về phần mềm 18 b) Về danh mục 20 III. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT 21 3 Thực hiện kế hoạch triển khai Đề tài ứng dụng Hệ thống ghi chép thời gian theo dõi thời gian, báo cáo công việc của cán bộ công chức (CBCC) ngành Thống kê, là một trong những đơn vị được lựa chọn sử dụng thử nghiệm Hệ thống, sau thời gian triển khai thử nghiệm tại đơn vị, Cục Thống kê Vĩnh Phúc báo cáo tình hình cụ thể như sau: I. TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI TẠI ĐƠN VỊ Ngay sau khi tham dự Hội thảo của Tổng cục Thống kê (TCTK) tổ chức về việc triển khai thử nghiệm Hệ thống ghi chép thời gian tại một số đơn vị thuộc và trực thuộc TCTK, Cục Thống kê Vĩnh Phúc thấy được vai trò, tầm quan trọng, lợi ích của việc ứng dụng hệ thống này để theo dõi, đánh giá thời gian, báo cáo công việc, tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của CBCC trong Ngành, Cục Thống kê quyết tâm thực hiện hiệu quả việc thử nghiệm tại đơn vị. Để chuẩn bị cho việc ứng dụng thử nghiệm, Lãnh đạo Cục giao bộ phận Thanh tra Cục chịu trách nhiệm nghiên cứu hệ thống, lập kế hoạch triển khai và hướng dẫn thực hiện cho toàn thể CBCC trong cơ quan Cục. Thực hiện nhiệm vụ được giao, Thanh tra Cục đã tiến hành nghiên cứu Hệ thống, cập nhật đầy đủ danh mục các Phòng/bộ phận, danh mục CBCC trong toàn cơ quan theo từng phòng và chức vụ đảm nhiệm, cập nhật danh mục sản phẩm/công việc của Ngành; tiến hành soạn thảo tóm tắt lại hướng dẫn sử dụng Hệ thống, đảm bảo tất cả CBCC đều có thể thực hiện được việc khai báo cụ thể, đầy đủ, chi tiết những việc đã làm trong thời gian tiến hành việc ghi chép. Cuối tháng 10/2012, Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã mở hội nghị phổ biến nội dung, quán triệt ý nghĩa, mục đích, yêu cầu của việc thử nghiệm Hệ thống Ghi chép thờ gian, chỉ đạo toàn bộ CBCC trong cơ quan thực hiện việc khai báo về công việc và thời gian thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ và chính xác trong tháng 11/2012, yêu cầu các đồng chí Trưởng phòng chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện của CBCC trong Phòng, bộ phận Thanh tra Cục chịu trách nhiệm giám sát đôn đốc việc thực hiện trong toàn cơ quan, xử lý, khắc phục những sự cố, báo cáo tình hình, đề xuất để Cục trưởng xem xét, có ý kiến và chỉ đạo kịp thời, đồng thời chịu trách nhiệm lập báo cáo tình hình thử nghiệm Hệ thống sau khi kết thúc thời gian ứng dụng thử nghiệm tại đơn vị. CBCC của Cục Thống kê Vĩnh Phúc đều thấy được hiệu quả, giá trị thiết thực mà Hệ thống mang lại và coi đây như cuốn sổ nhật ký công tác 4 hằng ngày của mình. Vì vậy, CBCC của Cục đều hưởng ứng, tham gia thực hiện đầy đủ việc ghi chép. Số CBCC của Cục Thống kê Vĩnh Phúc đăng ký tham gia ghi chép thời gian, công việc của mình trên Hệ thống là 31 người, đạt 100%. II. QUÁ TRÌNH THỬ NGHIỆM 1. Kiểm tra danh mục - Từ danh mục sản phẩm/công việc chung của toàn ngành Thống kê, Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã tiến hành kiểm tra, rà soát và cập nhật đầy đủ theo đúng cấu trúc cây thư mục của chương trình, cụ thể: + Chuẩn hóa những qui trình tiến hành ghi chép thời gian công việc cụ thể theo từng cấp của cây danh mục sản phẩm/công việc. + Bổ sung thêm cấp chung gian (cấp 3 trùng tên với cấp 2) cho những sản phẩm/công việc của thư mục cấp 1 có các mã 04, 05, 06, 07 và chuyển những sản phẩm, công việc ở cấp 3 vào thành nhiệm vụ ở cấp 4. + Bổ sung thêm một số nhiệm vụ cụ thể để phù hợp với công việc thực tế ở từng lĩnh vực công tác thực tế của đơn vị. Công tác này đảm bảo để tất cả CBCC đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau ở các Phòng và trong cơ quan đều có thể khai báo một cách đầy đủ, chính xác, cụ thể thời gian và công việc được phân công thực hiện trong tháng. - Hiện nay, cây danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc được tổ chức như sau: + Cấp 1: Có 07 sản phẩm/công việc được đánh số từ 01 đến 07 theo những nhóm công việc lớn của Ngành. + Cấp 2: Có 35 sản phẩm/công việc được đánh mã 3 số: 011, 012 + Cấp 3 có khoảng 85 sản phẩm/công việc được đánh mã 4 số: 0110, 0111, 0112, 0730. + Cấp 4 có hàng trăm sản phẩm/ công việc và nhiệm vụ được giao cụ thể cho từng sản phẩm/công việc đó, được đánh mã 5 số: 01100, 01101 , 07309 5 Hình 1: Danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc Hình 1: Danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc (tiếp theo) 6 Hình 1: Danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc (tiếp theo) 7 Hình 1: Danh mục sản phẩm/công việc của Cục Thống kê Vĩnh Phúc (tiếp theo) 8 - Đối với từng sản phẩm/công việc cụ thể Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã tiến hành cập nhật Lãnh đạo Cục, Phòng chủ trì và những thành viên tham gia thực hiện nhiệm vụ cụ thể của sản phẩm/công việc đó. Hình 2: Người chủ trì và thành viên tham gia thực hiện sản phẩm/công việc - Đối với lãnh đạo chủ trì sản phẩm/công việc, việc theo dõi, giám sát kết quả thực hiện thời gian công việc của các thành viên trong sản phẩm/công 9 việc cụ thể được thể hiện một cách hiệu quả, khoa học như: Thể hiện các nhiệm vụ thực hiện với thời gian cụ thể, các thành viên đã thực hiện nhiệm vụ đó và bằng cả biểu đồ minh họa thời gian, kết quả thực hiện công việc. Hình 3: Kết quả thời gian thực hiện nhiệm vụ, công việc của các thành viên 2. Tạo khung khai báo riêng cho đơn vị - Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã tạo khung khai báo riêng cho đơn vị như: Tạo và quản lý người dùng, tạo và quản lý phòng ban, đối tác và cây danh mục của Ngành và hướng dẫn tới toàn thể CBCC của Ngành thực hiện theo chương trình. 3. Số lượng người tham gia ghi chép thường xuyên tại đơn vị - Hiện nay, số CBCC Cục Thống kê Vĩnh Phúc đã tiến hành thực hiện việc ghi chép thời gian, công việc của mình hằng ngày trên Hệ thống là (31 người). Hình 4: Danh sách người dùng Hệ thống ghi chép thời gian của Cục Thống kê Vĩnh Phúc 10 Hình 4: Danh sách người dùng Hệ thống ghi chép thời gian của Cục Thống kê Vĩnh Phúc (tiếp theo) [...].. .Hình 5: Danh mục các phòng ban của Cục Thống kê Vĩnh Phúc 11 4 Những thuận lợi - Hệ thống đã góp phần tin học hóa cải cách hành chính bằng việc CBCC đăng ký ghi chép thời gian, công việc của mình, Lãnh đạo Cục/ Phòng quản lý thời gian, công việc của CBCC một cách tự động, nhanh chóng, kịp thời và chính xác qua hệ thống trên môi trường mạng - Hệ thống như cuốn sổ nhật ký công... vị hoàn thành công tác đảm bảo thời gian và chất lượng, nắm được những nhiệm vụ công tác phát sinh ngoài kế hoạch công tác trong tháng của từng đơn vị, cá nhân CBCC Hình 6: Trang chủ của Hệ thống ghi chép thời gian 12 - Việc đăng ký ghi chép thời gian, công việc được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng và không phụ thuộc và không bị hạn chế bởi thời gian, không gian vì Hệ thống được ứng dụng trên môi trường... do Quản trị Hệ thống cấp là có thể đăng nhập Hệ thống và thực hiện ghi chép thời gian, công việc của mình hoặc kiểm tra việc thực hiện của CBCC dưới quyền mọi lúc ở bất cứ nơi nào có mạng Internet + Mở trình duyệt Internet (IE, Firefox ), vào trang iss.gov.vn xuất hiện giao diện như hình dưới đây: Hình 7: Hệ thống đăng ký ghi chép thời gian trên mạng Internet + Thực hiện đăng nhập vào Hệ thống bằng... Hình 8: Các bước đăng ký ghi chép thời gian công việc trên Hệ thống Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 Chọn thời gian thực hiện CV Khai báo nhiệm vụ cụ thể Bấm thêm mới để đăng ký xong CV - Sau khi hoàn tất việc khai báo đối với từng công việc cụ thể, mỗi CBCC sẽ thấy danh sách công việc mình đã đăng ký ghi chép thời gian được liệt kê phía dưới như hình 9 dưới đây: 14 Hình 9: Danh sách các công việc đăng ký ghi. .. nên xảy ra tình trạng một công việc chung diễn ra trong cùng thời điểm, trong cùng khoảng thời gian đối với một nhóm người hoặc toàn bộ CBCC (Ví dụ: Họp phòng, họp Chi bộ, họp cơ quan ) nhưng mỗi người đều phải đăng ký ghi chép thời gian cho công việc đó, dấn đến việc khai báo có thể khác nhau về thời gian, hoặc có thành viên kkhông khai báo Ví dụ cụ thể dưới dây: Hình 12: Ghi chép về thời gian họp Tổ... công việc diễn ra trong cùng thời điểm, cùng khoảng thời gian đối với một phòng, bộ phận hoặc toàn bộ CBCC nhưng mỗi người lại đăng ký ghi chép thời gian một khác, hoặc có trường hợp không ghi chép, đề nghị bổ sung thêm chức năng đăng ký ghi chép thời gian theo nhóm và giao nhóm trưởng đăng ký chung cho cả nhóm Hình 15: Bổ sung chức năng đăng ký ghi chép theo nhóm theo nhóm Bổ sung đăng ký theo nhóm... phẩm/công việc chỉ có đến cấp 3 nên Cục Thống kê phải bổ sung cấp trung gian đảm bảo đủ 4 cấp để tất cả CBCC có thể thực hiện được khai báo - Hiện nay, CBCC chủ yếu thực hiện đang ký ghi chép theo ngày vì Đăng ký ghi chép theo tuần còn nhiều hạn chế Vì vậy, đối với một số công việc sẽ được tiến hành thực hiện trong nhiều ngày, nhiều tuần thì việc ghi chép trở nên mất nhiều thời gian do phải khai báo lặp đi... nên khó khăn cho CBCC khi chọn lựa để đăng ký ghi chép thời gian theo từng công việc cụ thể Để thuận tiện cho tìm kiếm, đăng ký ghi chép thời gian, công việc, Cục Thống kê đề nghị bổ sung trên tab Quản trị của người dùng ngoài Thông tin cá nhân còn hiện cây danh mục sản phẩm/công việc với điều kiện CBCC chỉ được quyền xem mà không được thay đổi, chỉnh sửa Hình 16: Bổ sung chức năng xem cây danh mục cho... loại thời gian trong tổng số để thuận lợi cho CBCC báo cáo công việc và lãnh đạo Phòng /Cục duyệt xem báo cáo - Đối với báo cáo theo thời gian hiện nay đã thể hiện được chi tiết từng ngày trong tháng; đề xuất bổ sung phần tổng hợp theo 7 ngày trong tuần và thể hiện được loại thời giờ (làm ngoài giờ, ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật và ngày lễ) - Đề nghị bổ sung vào Hệ thống phần khai báo, ghi chép về thời gian. .. việc Hình 14: Mã công việc trùng nhau (07300) vấn được Hệ thống chấp nhận - Hệ thống chưa thiết kế phần khai báo đối với CBCC có khoảng thời gian (ngày, ½ ngày…) nghỉ phép, nghỉ ốm… b) Về danh mục - Có thể nói việc áp dụng Hệ thống này hiệu quả đến đâu phụ thuộc phần lớn vào độ chính xác, chi tiết và tổ chức khoa học cây danh mục sản phẩm/công việc này Khối lượng sản phẩm/công việc của ngành Thống kê