trình bày các hình thức tổ chức sổ kế toán. ưu điểm, nhược điểm, điều kiện vận dụng của từng hình thức.

Chương 2: Các hình thức tổ chức sổ kế toán2.1 Hình thức kế toán NHẬT KÝ – SỔ CÁI 2.1.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật

Trang 1

MỤC LỤC

Mở đầu 2

Chương 1: Khái quát chung về sổ kế toán 3

1.1 Khái niệm 3

1.2 Phân loại sổ kế toán 3

1.3 Hệ thống sổ kế toán 3

Chương 2: Các loại hình thức tổ chức sổ kế toán 4

2.1 Hình thức kế toán NHẬT KÝ – SỔ CÁI 4

2.2 Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHUNG 7

2.3 Hình thức kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ 10

2.4 Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 15

2.5 Hình thức kế toán trên máy tính 19

Chương 3: Công việc và trách nhiệm của người kế toán 20

Kết luận 22

Danh mục tài liệu tham khảo 23

Trang 2

MỞ ĐẦUChứng từ chỉ phản ánh thông tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế riêng

biệt, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp Kế toán cần tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ kế toán để thấy rõ tình hình, kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn Như vậy, sổ chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô,đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn hình thức sổ

kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của các hình thức sổ kế toán đó về các mặt: loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán Với ý nghĩa

và tầm quan trọng của sổ kế toán và các hình thức ghi sổ kế toán, tôi chọn đề tài

“Trình bày các hình thức tổ chức sổ kế toán Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện vận dụng của từng hình thức.” cho tiểu luận nguyên lý kế toán của mình Mục tiêu nghiên cứu là sự hiểu biết chung và nắm bắt về các hình thức tổ chức sổ kế toán Bài tiểu luận gồm có ba chương:

Chương 1: Khái quát chung về sổ kế toán

Chương 2: Các loại hình thức tổ chức sổ kế toán

Chương 3: Công việc và trách nhiệm của người kế toán

Trang 3

Chương 1: Khái quát chung về sổ kế toán

1.1 Khái niệm

Sổ kế toán là những tờ sổ có kết cấu tương ứng với nội dung phản ánh, yêu cầu quản lý và có liện hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo đúng trình tự và phương pháp nhất định

Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian

để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống

để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn

bộ quá trình sản xuất kinh doanh của đợn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính Các tài liệu cần thiết cho quản lý thường được lấy từ sổ kế toán Như vậy sổ kế toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán

1.2 Phân loại

Để thuận tiện cho việc sử dụng các loại sổ kế toán, người ta thường phân loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu như là: phương pháp ghi chép sổ, mức

độ phản ánh các đối tượng kế toán, cách tổ chức sổ,v.v…

Căn cứ vào phương pháp ghi chép sổ:

 Sổ ghi theo trình tự thời gian

 Quy mô của doanh nghiệp

 Yêu cầu quản lý

Trang 4

Chương 2: Các hình thức tổ chức sổ kế toán

2.1 Hình thức kế toán NHẬT KÝ – SỔ CÁI

2.1.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái là các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và đượcphân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký- Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghichép

Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảngtổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

2.1.2 Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký- Sổ Cái;

Mẫu sổ Nhật ký – Sổ cái

Địa chỉ:………. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ – SỔ CÁI NĂM…….

- Số PStrong kỳ

…

- Cộng PStrong kỳ

- SD cuốikỳ

Ngày …tháng…năm

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Trang 5

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

Mẫu sổ chi tiết

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản:……

Tổng cộng

2.1.3 Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoảnghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặcBảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phầnNhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập chonhững chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho)phát sinh nhiều lần trong một ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đãđược dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chitiết có liên quan

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trongtháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hànhcộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tàikhoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng Căn cứ vào số

Trang 6

phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từđầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trongtháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phảiđảm bảo các yêu cầu sau:

cả các tài khoảnTổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào sốliệu khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tàikhoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảngtổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽđược sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, được thểhiện trên Sơ đồ sau:

2.1.4 Điều kiện vận dụng

 Đơn vị kế toán có quy mô nhỏ, ít lao động kế toán, trình độ nhân viên kếtoán thấp

Trang 7

 Có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Sử dụng ít tài khoản và số lượng tài khoản phát sinh không nhiều

2.1.5 Ưu điểm

Số nghiệp vụ ít, đơn giản, dễ hiểu và dễ ghi chép chỉ cần một hoặc 2 kếtoán, trình độ cũng không đòi hỏi nhiều

Từ chứng từ gốc có thể ghi thẳng vào Nhật ký - Sổ cái

Sổ kế toán gọn nhẹ; tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều nằm gọntrong Sổ cái; chỉ cần một kế toán trực tiếp ghi sổ; cộng sổ, lấy số dư và lên cân đối(giảm chi phí khâu gián tiếp)

Việc ghi sổ kế toán không trùng lắp (định khoản ngay trên chứng từ gốc vàghi các tài khoản đối ứng ngay trong một quyển sổ cái)

Từ đó việc lên cân đối số phát sinh các tài khoản kinh tế rất thuận lợi; nếu

có sai sót rất dễ đối chiếu để tìm ra ngay

2.1.5 Nhược điểm

Mở nhiều tài khoản trên quyển sổ cái, khó theo dõi và đối chiếu

Sổ sách dài lòng thòng, nhìn vào sổ có khi cả trang không thấy số nào ngoài

số hiệu các tài khoản ở dòng đầu, khó cho việc in từ máy

Chỉ thích hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ kinh doanh ngành thương mạiĐối với các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp sản xuất Công nghiệp, phải sử dụng nhiều tài khoản kinh tế thì không thể áp dụng lọai hình kế toán nhật

2.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tựthời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên SổNhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2.2.2 Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung

- Nhật ký chung;

Trang 8

Mẫu sổ nhật ký chung

SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng…Năm Ngày

ghi sổ

Chứng từ Diễn giải Đã

ghi vào

sổ cái

Dòng Số

hiệu TK

Số phát sinh

- Sổ Cái;

Mẫu sổ Cái

SỔ CÁI Năm:……

Tên tài khoản:……….

Trang 9

Cộng số PS tăng trong tháng

SD cuối thángCộng lũy kế từ đầu quý

Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang …

Ngày mở sổ: ….

Ngày …tháng…năm…

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

2.2.3 Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào SổNhật ký chung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùngloại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phùhợp Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghivào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chitiết có liên quan

Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chitiết Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tàikhoản Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, sốphát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái Sau khi kiểm tra,đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng đểlập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trênBảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phátsinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiệntrên Sơ đồ sau:

Trang 10

Hình thức này thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh, các đơn vị hành chính sự nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối ít, bộ phận kế toán ít người làm, công tác kế toán đơn giản Riêng đối với các đơn vị đã sử dụng máy vi tính trong công tác hạch toán thì hình thức này phù hợp với mọi đơn vị

Sổ cái không có nhiều dòng, nhiều cột nên dễ theo dõi

Không đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao

Một số nghiệp vụ bị trùng lặp do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ cái

2.3 Hình thức kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ

2.3.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kếtoán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ" Chứng từ ghi sổ dùng

để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụkinh tế, tài chính đã phát sinh Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ

sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:

Trang 11

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổđăng ký Chứng từ ghi sổ.

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên

Sổ Cái

2.3.2 Các loại sổ kế toán

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;

Trang 12

- Sổ Cái: có 2 dạng

+ Dạng ít cột

SỔ CÁI Tên tài khoản:…

Số hiệu:…

Năm N Ngày ghi

sổ Số Chứng từ Ngày Diễn giải TK đối ứng Nợ Số tiền Có

Số dư đầu kỳ

Số PS trong kỳ

……

Cộng số PStrong kỳ

Số dư cuối kỳ

+ Dạng nhiều cột

SỔ CÁI Tên tài khoản:…

Số hiệu:…

Năm NNgày

Tổngcộng

TK

…

Các TKkhác

tiền

Sốhiệu

tiền

Sốhiệu

Trang 13

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

2.3.3 Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đểlập Chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên,

có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại” Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”

để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toántrưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền kýduyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi

sổ và ghi vào Sổ Cái

Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản Trên Sổ Cái, tính tổng

số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng

từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng đểlập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc cácChứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sửdụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuốitháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảngtổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” đượcđối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tàikhoản trên Sổ Cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảngtổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thểhiện trên Sơ đồ sau:

Trang 14

Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp loại trung, số lượng cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối lớn Đối với các đơn vị sử dụng máy vi tínhtrong công tác kế toán thì phù hợp với tất cả các loại hình đơn vị, doanh nghiệp

Sổ sách dễ làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4

Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân chia đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ

Trình độ kế toán viên phải tương đối đồng đều

Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chỗ: Đã ghi

sổ cái ngày trên chứng từ ghi sổ, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng

Trang 15

Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ ghi sổ này với chứng từ ghi sổ khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.

Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đếnnăng suất lao động và hiệu quả của công tác kế toán

2.4 Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

2.4.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ là tập hợp và hệthống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợpvới việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ Kếthợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gianvới việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) Kếthợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kếtoán và trong cùng một quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệđối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

2.4.2 Các loại sổ kế toán

- Nhật ký chứng từ: có 10 sổ Nhật ký chứng từ, được đánh số từ Nhật kýchứng từ số 1 đến Nhật ký chứng từ số 10

Mẫu Nhật ký chứng từ số 1:

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111 – Tiền mặt

Đơn vị tính:…

CóTK111

Cộng

Định dạng
Số trang	23
Dung lượng	284 KB