Chương 1 tổng quan về quản trị học

1.1 Định nghĩa3 “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằ

Chương I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN

TRỊ HỌC

1

1.1 Định nghĩa

3

“Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh

đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã

đề ra”

(James Stoner và Stephen Robbins)

1.1 Định nghĩa

– Nguồn lực khác: nguồn lực tài chính, vật chất

và thông tin Các nguồn lực khác cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu.

– Nguồn lực con người là quan trọng nhất và cũng khó quản lý nhất.

1.1 Định nghĩa

Tóm lại:

– Quản trị là một quá trình liên tiếp các chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát

nhằm đạt được mục tiêu với một hiệu quả cao.

– Quản trị được hình thành khi con người kết hợp lại với nhau thành tổ chức và cùng hướng đến việc đạt được mục tiêu chung.

 Quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ

thuật.

5

1.1 Định nghĩa

Quản trị là một khoa học

+ Khoa học quản trị là phần tri thức đã được tích lũy qua nhiều năm, bản thân nó là một khoa học tổng hợp thừa hưởng kết quả của các ngành khoa học khác như Toán học, Kinh tế học,

Thống kê học,Tâm lý học…

+ Quản trị học có đối tượng nghiên cứu cụ thể, có phương pháp phân tích và có lý thuyết xuất phát từ các nghiên cứu.

+ Quản trị học nghiên cứu, phân tích công tác quản trị trong một

tổ chức, tổng quát hóa thành lý thuyết áp dụng và phương pháp khoa học để giải quyết các vấn đề trong thực tiễn.

+ Quản trị cũng cung cấp những khái niệm làm nền tảng cho các môn học về quản trị chức năng khác như Quản trị nhân sự,

Quản trị sản xuất, Quản trị hành chánh…

1.1 Định nghĩa

7

Quản trị là một nghệ thuật

Sự thực hành quản trị là một nghệ thuật vì các nhà quản trị phải biết vận dụng lý thuyết một cách linh hoạt vào các tình huống trong thực tiễn

1.2 Tổ chức

– Tổ chức là sự sắp xếp một cách có hệ thống nhiều người nhằm thực hiện một mục đích nào đó.

– Đặt tính của tổ chức:

+ Hình thành và tồn tại vì mục đích nào đó

+ Nhiều thành viên

+ Xây dựng theo một trật tự

1.2 Tổ chức

Thành viên của tổ chức gồm 2 thành phần: Nhà quản trị và Người thừa hành

 “Quản trị là sự tác động có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước”

9

II Sự cần thiết của quản trị

– Quản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức nhằm đảm bảo các thành viên trong tổ chức làm tốt nhất vai trò của mình và cùng hướng đến mục tiêu chung.

– Quản trị nhằm hướng đến hiệu quả.

11

II Sự cần thiết của quản trị

Hiệu quả (Effectiveness): Quan hệ giữa kết quả đạt được và nguồn lực được sử dụng, tức là đạt được mục tiêu với nguồn lực nhỏ nhất hoặc làm được nhiều hơn với nguồn lực đã có.

Ví dụ :

II Sự cần thiết của quản trị

Các phương pháp để tăng hiệu quả:

─ Giảm chi phí nguồn lực đầu vào vào, giữ nguyên sản lượng đầu ra;

─ Giữ nguyên các yếu tố đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra và;

─ Vừa giảm được các chi phí đầu vào vừa tăng sản lượng đầu ra

III Các Chức Năng Quản Trị

– Hoạch định : Xác định mục tiêu và quyết định

phương pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu.

– Tổ chức : Phân bổ và sắp xếp nguồn lực con

người và những nguồn lực khác của tổ chức, phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu.

III Các Chức Năng Quản Trị

quản trị đối với các thuộc cấp nhằm phối hợp

họ Chức năng này được thực hiện thông qua việc động viên người dưới quyền, điều khiển những hoạt động của người khác, chọn lọc

kênh thông tin hiệu quả, giải quyết xung đột,

hỗ trợ thuộc cấp làm việc hiệu quả.

đang đi đúng mục tiêu đã đề ra, kịp thời điểu chỉnh nếu có sai lệch.

15

IV Nhà Quản Trị

Công việc chính của nhà quản trị là ra quyết định trong các lĩnh vực Hoạch định, Tổ

Vậy

−Ai là nhà quản trị?

−Nhà quản trị đóng những vai trò gì?

−Nhà quản trị cần có những kỹ năng gì?

QUẢN TRỊ CẤP CAO

Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc

Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động & phát triển của

tổ chức.

QUẢN TRỊ CẤP TRUNG GIAN

Tổ trưởng, Nhóm trưởng, trưởng

ca

Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân trong công việc hàng ngày.

4.1 C ác cấp quản trị á

Người thừa hành

IV Nhà Quản Trị

4.1.1 Quản Trị viên cao cấp (Top managers)

– Nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cao nhất trong một tổ chức

– Nhiệm vụ đưa ra các quyết định chiến lược Tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức

– Ví dụ: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng

giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…

IV Nhà Quản Trị

4.1.2 Quản trị viên cấp trung gian (Middle managers)

– Nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên cao cấp nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở

– Nhiệm vụ đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối

hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.

– Ví dụ: trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh

phó quản đốc các phân xưởng…

19

IV Nhà Quản Trị

4.1.3 Quản trị viên cấp cơ sở (First-line managers)

– Quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức

– Nhiệm vụ đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân viên

trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung

– Ví dụ: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ

trưởng các tổ bán hàng…

IV Nhà Quản Trị

4.2 Vai trò của nhà quản trị

Henry Mintzberg đã nghiên cứu và đã đưa ra kết luận rằng các nhà quản trị trong một tổ chức phải thực hiện 10 vai trò khác nhau, được trong 3 nhóm:

 Vai trò quan hệ với con người

 Vai trò thông tin

 Vai trò quyết định

IV Nhà Quản Trị

23

– Vai trò đại diện

Nhà quản trị thực hiện các hoạt động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ trong tổ chức

Ví dụ những công việc như dự và phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón khách, tham dự tiệc cưới của thuộc cấp, đãi tiệc khách hàng

IV Nhà Quản Trị

– Vai trò lãnh đạo

Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền

Ví dụ như tuyển dụng, đào tạo,

hướng dẫn, khích lệ nhân viên.

Ví dụ như tiếp xúc với khách hàng, nhà cung cấp, các tổ chức xã hội

IV Nhà Quản Trị

Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập bằng cách xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức

Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người.

IV Nhà Quản Trị

27

– Vai trò phổ biến thông tin

Phổ biến thông tin cho mọi người, mọi bộ phận có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp.

– Vai trò cung cấp thông tin

T hay mặt tổ chức phát ngôn những tin tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động của tổ chức hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.

IV Nhà Quản Trị

– Vai trò doanh nhân

Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến

hoạt động của tổ chức, thông qua việc áp

dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật hiện có.

– Vai trò người giải quyết xáo trộn

Đối phó với những biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ

chức như mâu thuẩn về quyền lợi, khách

hàng thay đổi nhằm đưa tổ chức sớm trở lại

sự ổn định

IV Nhà Quản Trị

29

– Vai trò người phân phối tài nguyên

Dùng đúng tài nguyên, phân phối các tài nguyên cho các bộ phận đảm bảo sự hợp lý và tính hiệu quả cao Tài nguyên đó có thể là tiền bạc, thời gian, quyền lực, thiết bị, hay con người

– Vai trò đàm phán

Thay mặt cho tổ chức thương thuyết trong quá trình hoạt động, trong các quan hệ với những đơn vị khác, với xã hội.

IV Nhà Quản Trị

4.3 Kỹ năng của nhà quản trị

Theo Robert L Katz, nhà quản trị cần có 3

kỹ năng chính:

1 Kỹ năng Kỹ thuật (Technical skill)

2 Kỹ năng nhân sự (Human skill)

3 Kỹ năng nhận thức hay tư duy (Conceptual skill)

– Ví dụ việc thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí v.v

– Kỹ năng này rất cần cho quản trị viên cấp cơ

sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian

hoặc cao cấp

IV Nhà Quản Trị

4.3.2 Kỹ năng nhân sự

với ngang cấp, làm việc hiệu quả với cấp trên và thuộc cấp của mình.

đạt thông tin hiệu quả, xây dựng không khí làm việc hợp tác, tin cậy, tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ

chức để hoàn thành các công việc

và trong bất kỳ tổ chức nào.

IV Nhà Quản Trị

4.3.3 Kỹ năng nhận thức (kỹ năng tư duy)

– Là khả năng tổng hợp tư duy hệ thống, khả năng phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, giải quyết vấn đề, khả năng làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống mức độ có thể chấp nhận được trong tổ chức.

– Kỹ năng tư duy là kỹ năng khó hình thành nhất nhưng

có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp.

33

IV Nhà Quản Trị

34

Kỹ năng tư duy Kỹ năng nhân sự Kỹ năng chuyên môn

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở

Ý tưởng

– Kỹ năng về nhân sự thì ở cấp nào cũng cần và cũng đều quan trọng.

của một tổ chức hay không?

35