phân tích thiết kế hệ thống quản lý học viên trường ngoại ngữ đông âu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN KHOA: TOÁN – TIN HỌC  PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đ TI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢƠ ̀ NG NGOA ̣ I NGƢ ̃ ĐÔNG ÂU (EAST – EUROPE LANGUAGE SCHOOL) (Địa chỉ : 77B – 79 Phm Vit Chnh, Quâ ̣ n 1, TP HCM) GVHD: Th.s Nguyê ̃ n Gia Tuâ ́ n Anh Nhm thực hiện: - Lê Thuâ ̣ n Giang 0511003 - Phm Th Vi Vân 0511290 - Tôn Minh Ôn 0511294 THNH PHỐ HỒ CH MINH 2009 QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 Page 4 LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay với xu hướng hội nhập và phát triển, nền giáo dục và đào tạo Việt Nam đang ngày càng hội nhập và đổi mới với các nhu cầu đa dạng và yêu cầu về chất lượng ngày càng khắt khe hơn đặc biệt trong lĩnh vực dạy và học Anh Ngữ. Để đáp ứng nhu cầu đó hàng loạt các trung tâm ngoại ngữ ra đời. Việc kinh doanh các trung tâm này càng phát triển, kéo theo việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp họ trong việc quản lý. Mặt khác, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ trong hầu hết lĩnh vực. Đặc biệt lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của ngành công nghệ thông tin. Nhờ đó mà các hệ thống thông tin được quản lý đơn giản và nhanh chóng hơn. Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống quản lý để cung cấp cho các trung tâm cùng với nhu cầu muốn tìm hiểu sâu hơn lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin nên chúng em đã thực hiện đồ án: “Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Học Viên Trường Ngoại Ngữ Đông Âu”. Chúng em chân thành cảm ơn thầy đã nhiệt tình giúp đỡ và cho chúng em nhiều kiến thức về lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin để chúng em có thể hoàn thành đồ án một cách tốt nhất. Tuy nhiên, đồ án của chúng em chắc chắn có nhiều sai sót mong thầy thông cảm và góp ý thêm. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy. Tp HCM, ngày 1 tháng 6 năm 2009. QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 Page 5 Nhận xét của giáo viên hưng dẫn …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ………………………….………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 Page 6 Mục Lục I. Mục tiêu và phm vi đề tài 7 1. Mục tiêu 7 2. Phm vi 7 II. Khảo sát và phân tích hiện trng hệ thống 7 1. Khảo sát hệ thống 7 2. Phân tích hiện trng hệ thống 10 III. Phân tích yêu cầu hệ thống 13 1. Yêu cầu chức năng 17 2. Yêu cầu phi chức năng 17 IV. Phân tích hệ thống 18 1. Mô hình thực thể ERD 18 2. Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ 21 3. Mô tả bảng quan hệ 21 4. Mô tả bảng tổng kt 35 V. Thit k giao diện 38 1. Các menu chính của giao diện 38 2. Mô tả Form 41 VI. Thit k ô xử lý 58 VII. Đnh gi ưu khuyt điểm 63 1. Ưu điểm 63 2. Khuyt điểm 63 VIII. Kt luận 63 QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 Page 7 I. Mục tiêu và phm vi đề tài 1. Mục tiêu Phân tích thit k hệ thống thông tin quản lý học viên của trường ngoi ngữ Đông Âu về học viên, giáo viên, lp học, ca học, khóa học, ch độ ưu đãi, kỳ thi, kt quả… để cho nhà trường dễ dàng quản lý hệ thống của họ, quản lý thông tin về học viên và lp học khóa học được tốt hơn. 2. Phm vi Nằm trong gii hn của môn học“ Phân Tích Và Thit K Hệ Thống Thông Tin” và cc mục tiêu đặt ra. II. Khảo sát và phân tích hiện trng hệ thống 1. Khảo sát hệ thống Tất cả cc thông tin bên dưi được cung cấp bởi cô: Nguyễn Thị Thủy, thuộc bộ phận tư vấn của trường Ngoi Ngữ Đông Âu và khảo sát trên trên trang web: http:/www.dongauschool.edu.vn. Trường ngoi ngữ Đông Âu( East - Europe Language School) là một trong những trung tâm đào to ngoi ngữ ln ở Việt Nam. Cc chương trình giảng dy như TOEFL, IELTS, Anh Văn Giao Tip, Anh Văn Thiu Nhi,… của trường Ngoi Ngữ Đông Âu đã được Viện khảo thí Hoa Kì (ETS) kiểm định và khẳng định chất lượng. Và đặc biệt là TOEIC chất lượng đào to được khẳng định và kiểm định hàng đầu ti Việt Nam đã đem li thành công và hiệu quả cho học viên ti TP.HCM. Và mi đây, trường đã xuất sắc nhận được giải thưởng “Sản phẩm dịch vụ xuất sắc nhất năm 2008”. Vi chất lượng đào to tốt như th, họ đã thu hút được rất nhiều học viên trên địa bàn thành phố HCM nó riêng và cả nưc nói chung. Để không làm mất đi uy tín của mình và cnh tranh được vi những trung tâm ngoi ngữ khc, ban điều hành trung tâm nhận thức được rằng họ cần phải phát triển một hệ thống tin học để phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả hơn. Các hot động chính của trường bao gồm: a. Tiếp nhận học viên Một năm trường có nhiều đợt khai giảng cho tất cả các lp, mỗi khóa học kéo dài từ 3 thng đn hai năm (12 tuần đn 96 tuần tùy theo học viên đăng ký ngắn hn hay dài hn). Mỗi loi lp được chia thành từng cấp ứng vi trình độ học viên từ thấp đn cao. Học viên có thể tự lựa chọn cấp lp nu cảm thấy trình độ của mình tương xứng. Học phí khác nhau tùy vào loi lp và cấp lp( cấp lp cao thì học phí có thể cao hơn). Nu học viên đăng ký khóa dài hn thì sẽ được giảm từ 10 – 30% học phí. QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 Page 8 Trưc mỗi đợt khai giảng khoảng một tháng, bộ phận giáo vụ bắt đầu tip nhận học viên mi. Học viên được tư vấn miễn phí về các khóa học ti trường. Khi đn đăng ký học, học viên sẽ chọn giờ học và ca học (mỗi loi lp và cấp lp sẽ có một số giờ học và ca học nhất định để học viên lựa chọn) và loi lp mà học viên muốn học như: Anh Văn Thiu Nhi, Anh Văn Giao Tip, TOEIC, IELTS hay TOEFL,…). Học viên sẽ đóng học phí tương ứng vi loi lp mà mình muốn học, nu sau khi khi xp lp mà học viên muốn thay đổi loi lp thì sẽ liên hệ vi bộ phận giáo vụ để làm hồ sơ chuyển lp. Nhân viên trường ghi nhận thông tin học viên, thu tiền và lập biên lai học phí, đồng thời đưa cho học viên lịch loi lp để học viên đăng ký cấp lp. Ngoài ra học viên cũ của trường sau khi thi đậu kỳ thi cuối khóa sẽ đn đăng ký học tip cấp lp cao hơn hoặc nu không thi đậu sẽ đăng ký học li. b. Bảo lưu và học lại Mỗi học viên sẽ được bảo lưu học phí. Thời gian bảo lưu không qu 4 tháng và mỗi học viên chỉ được bảo lưu 3 lần trong toàn khóa học. Sau một thời gian bảo lưu học viên muốn đi học li phải làm giấy học li. Học viên phải có phiu bảo lưu mi có thể làm giấy học li. Học viên phải mang theo phiu học li để làm chứng từ trưc lp. Nu quá thời gian bảo lưu mà học viên không đăng ký học li thì trung tâm sẽ không hoàn trả li học phí. c. Tổ chức xếp lớp Trưc khi tham gia khóa học, học viên sẽ làm bài kiểm tra vit và được giáo viên bản ngữ phỏng vấn (đối vi anh văn thiu nhi thì chỉ có phỏng vấn) nhằm đnh gi đúng trình độ Anh ngữ hiện ti của học viên để chọn khóa học, lp học phù hợp. Trưc mỗi đợt khai giảng trường thường đưa ra một thời khóa biểu học cho tất cả các loi lp, học viên dựa vào đó để đăng ký giờ học phù hợp vi thời gian của mình. Nu có một giờ học mà có quá ít học viên thuộc cùng một cấp lp (dưi 10 học viên) thì sẽ không mở lp. Khi đó, giáo vụ sẽ liên lc vi học viên để đề nghị đổi giờ học, lên hoặc xuống một cấp nu có lp, nu như không đổi được thì sẽ bảo lưu học phí và sẽ liện vi học viên khi có khóa mi. Sau khi đã mở các lp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kt quả xp lp và phòng học. Học viên bắt đầu học khóa mi. d. Tổ chức giảng dạy Thông thường, trưc mỗi đợt khai giảng, bộ phận giáo vụ xp lịch học và QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 Page 9 liên hệ vi giáo viên, nu như có 1 giờ học mà không có giáo viên dy thì sẽ không mở lp. Sau khi mở lp, giáo vụ sẽ thông báo cho giáo viên bit giờ dy và phòng học. e. Tổ chức thi Trong tất cả các khóa học, giáo viên sẽ thường xuyên yêu cầu học viên làm bài tập ở nhà. Giáo viên sẽ sửa tất cả các bài làm của học viên để giúp học viên nắm rõ được mức độ tin bộ của mình. Khi kt thúc một lp học, giáo viên sẽ tự cho lp thi vào tuần cuối cùng. Sau đó gio viên sẽ gởi điểm cho phòng giáo vụ, giáo vụ ghi kt quả thi của học viên vào phiu điểm. Phiu điểm của học viên sẽ được lưu trong hồ sơ học viên. Còn trong kỳ thi cuối khóa: đối vi các lp kỹ năng nền tảng cho kỳ thi, học viên sẽ được đnh gi sự tin bộ thông qua 2 bài kiểm tra vit (đối vi TOEFL là 3 bài), 1 bài kiểm tra nghe hiểu và một bài kiểm tra nói; đối vi các lp như TOEIC 1 hoặc 2 hoặc 3, TOEFL 1, 2, 3 … học viên sẽ làm một lot các câu thực hành và được đnh gi qua một kỳ thi thử vào cuối khóa học. f. Cấp chứng chỉ Học viên sẽ được cấp chứng chỉ sau khi hoàn thành khóa học. Mức độ thành công tùy thuộc vào nỗ lực vào thành tích học tập của học viên. Việc quản lý công việc của trường Đông Âu được phân cấp theo từng bộ phận như sau: a. Ban Giám Đốc trường Ngoại Ngữ Đông Âu Là người chịu trách nhiệm quản lý các chi nhánh, lên k hoch kinh doanh và các công việc trong trường ngoi ngữ, thit lập và đảm bảo mối quan hệ vi các tổ chức quốc t. b. Bộ phận điều hành các chi nhánh Nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý và phân công công việc cho từng bộ phận trong chi nhnh đó, cuối mỗi tháng gởi bảng tổng kt lên cho ban giám đốc. c. Bộ phận tư vấn Nhiệm vụ của bộ phận này là giúp cho các học viên tìm hiểu thêm thông tin về trường và loi lp mà học viên muốn học, nghiên cứu thị trường và đưa ra cc hình thức khuyển mãi để thu hút học viên, mọi hình thức khuyn mãi đều phải được thông qua ban điều hành. QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 Page 10 d. Bộ phận quản lý thông tin lớp học và kỹ thuật Nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý việc lưu trữ thông tin về các lp được mở trong mỗi đợt và các thông tin liên quan và trợ giúp các thit bị giảng dy cho các giáo viên, kiểm tra số học viên vắng của từng lp,… e. Bộ phận quản lý học viên và giáo viên Nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý việc lưu trữ thông tin cá nhân, các lp học viên đã học và kt quả thi cuối khóa của các lp đó. Đồng thời bộ phận này cũng quản lý thông tin của giáo viên, tuyển giáo viên và liên lc vi gio viên để nhà trường có thể đưa ra lịch học cho phù hợp. f. Bộ phận giáo vụ Nhiệm vụ của bộ phận này là tip nhận học viên, nhận kt quả thi cuối khóa của học viện dưi dng bài thi, hệ thống sẽ tự động phân loi dựa vào các tham số được thit lập sẵn và chuyển cho bộ phận thống kê để tính số học viên đt sau đó thông bo điểm cho học viên, hỗ trợ giáo viên trong việc xp lp và mở lp. g. Bộ phận thu ngân Nhiệm vụ là thu tiền học phí, trả tiền lương cho gio viên và nhân viên trong trường, mọi dữ liệu đều phải được nhập vào my tính để đn cuối ca nhân viên thống kê sẽ thu li dữ liệu của họ đã nhập vào. h. Bộ phận thống kê, kết toán Nhiệm vụ chính là tính toán các số liệu, kiểm tra sổ sách và lập danh sách các học viên cần bổ sung học phí, thống kê số lượng học viên theo học một loi lp trong một đợt khai giảng, trong một năm; thống kê số lượng học viên mi, học viên cũ,… Việc xảy ra sự cố và người chịu trách nhiệm sẽ được phát hiện ngay nhờ sự phân công rch ròi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu mà bộ phận thống kê thu được từ những bộ phận khác. Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem bo co liên quan đn công việc, mà không được xem chương trình của người khác. 2. Phân tích hiện trng hệ thống a. Hiện trạng tin học: Hiện nay trường Ngoi Ngữ Đông Âu đã p dụng tin học vào việc quản lý học viên nhưng chưa có một phần mềm quản lý cụ thể mà chỉ sử dụng MS Excel. Tất cả các nhân viên bộ phận quản lý của Đông Âu đều bit sử dụng my tính. Trường hỗ trợ cơ sở vật chất tốt. QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 Page 11 Vi số lượng học viên ngày càng tăng, việc quản lý thông tin học viên, học vụ bằng MS Excel có thể gặp nhiều khó khăn và dễ bị nhầm lẫn, không nhất qun. Do đó, sử dụng phần mềm vào quản lý các công việc trên là hoàn toàn cần thit. b. Hiện trạng tổ chức: Hiện trng tổ chức của trường Ngoi Ngữ Đông Âu hiện nay như sau: BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH CHI NHÁNH BỘ PHẬN TƢ VẤN BỘ PHẬN GIÁO VỤ BỘ PHẬN THỐNG KÊ, KẾ TOÁN BỘ PHẬN THU NGÂN BỘ PHẬN QL TT LỚP HỌC VÀ KT BỘ PHẬN QL HỌC VIÊN VÀ GV [...]...QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 c Hiện trạng nghiệp vụ: - Nghiệp vụ và Qui trình: Nghiệp vụ chính của chương trình là quản lý thông tin của học viên Đồng thời, chương trình cũng hỗ trợ thêm phần quản lý khóa học, giai đoạn và lớp học Quản lý học viên bao gồm thêm học viên, chỉnh sửa thông tin học viên, xóa học viên, quản lý kết quả học tâp của học viên, phân lớp học viên -... 15 QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009  Ký tên vào hồ sơ nhập học để nhà trường tiện việc quản lý, theo dỗi tiến bộ học tập của học viên BM04: Phiếu điểm học viên Page 16 QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 III Phân tích yêu cầu hệ thống 1 Yêu cầu chức năng 1.1 Nhóm chức năng quản lý học viên: Chức năng này cho phép một user sau khi đăng nhập vào hệ thống có thể: - Thêm một học. .. biểu, quản lý giáo viên, quản lý hệ thống chi nhánh của trường…Và có thể phát triển với qui mô lớn hơn là quản lý tổng công ty bao gồm Trường Ngoại Ngữ Đông Âu và Trường Anh Ngữ Quốc Tế Âu Mỹ Tính dễ sửa lỗi: Do viết theo mô hình hướng đối tượng nên việc quản lý lỗi rất dễ dàng và thuận lợi cho việc sữa lỗi khi phát sinh Page 17 QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 IV Phân tích hệ thống. .. học viên mới vào hệ thống - Chỉnh sửa thông tin của học viên đã tồn tại trong hệ thống - Xem danh sách học viên theo khóa, lớp hoặc giai đoạn - Xem danh sách các học viên đã được cấp chứng chỉ - Xóa học viên ra khỏi hệ thống 1.2 Nhóm chức năng quản lý học vụ: Chức năng này cho phép một user sau khi đăng nhập vào hệ thống có thể: - Xem kết quả thi xếp lớp của học viên - Thống kê số lượng học viên. .. NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 BM02: Phiếu bảo lƣu học lại QĐ02:  Học viên phải có phiếu bảo lưu mới có thể làm phiếu đi học lại  Học viên phải giữ lại phiếu bảo lưu để làm chứng từ trước lớp  Không hoàn trả học phí còn lại Page 14 QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 BM03: Hồ sơ học viên QĐ03:  Học viên trước khi nhập học phải điền đầy đủ thông tin trên  Đọc kỹ nội dung dành cho học viên. .. Biên lai học phí BM01 QĐ01 2 Phiếu bảo lưu học lại BM02 QĐ02 3 Hồ sơ học viên BM03 QĐ03 4 Phiếu điểm học viên BM04 Page 12 QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 BM01: Biên lai học phí QĐ01:  Học phí đóng rồi sẽ không hoàn trả lại với bất kỳ lý do nào  Học viên phải giử đầy đủ các phiếu thu để tiện việc kiểm tra  Biên lai chỉ có giá trị cho một lần đóng tiền Page 13 QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG... số giáo viên Mã số học viên Mã số khoá học Mã số kỳ thi Mã số lớp học Mã số phiếu bảo lưu Mã số phòng học Miễn giảm học phí Ngày cấp chứng chỉ Ngày học lại Ngày học Ngày lập biên lai thi Ngày lưu Ngày sinh giáo viên Ngày sinh học viên Nghề nghiệp của học viên Ngoại ngữ khác mà học 47 NgoaiNguKhac viên biết Nơi công tác làm việc 48 NoiCTHV (học tập) của học viên NoiHocAVTruocDay Nơi học anh... khoá học Tên kỳ thi Tên lớp học Tên phụ huynh của học viên nếu học viên đó học AVTN Thời gian Thời gian bắt đầu học Thời gian bắt đầu khoá học Thời gian bắt đầu kỳ thi Thời gian kết thúc lớp học Thời gian kết thúc khoá học Lệ phí thi Tổng tiền học phí Trình độ anh văn của học viên trước khi đăng ký học tại trường Trình độ học vấn của học viên Kết quả xếp loại của học viên trong lớp học. .. MaLH: không Unicode j Quan hệ Kết Quả KETQUA(MaHV,MaLH, Diem, KetQua, XepLoai) Page 29 QUẢN LÝ HỌC VIÊN TRƢỜNG NGOẠI NGỮ ĐÔNG ÂU 2009 STT Thuộc Tính 1 MaHV Tên Quan Hệ: KETQUA Diễn Giải Kiể Loại u DL DL Mã số học viên CT B 2 MaLH Mã số lớp học CT B 10 4 Diem ST B 4 5 XepLoai SN K 2 6 KetQua Điểm của học viên trong lớp học đó Loại của học viên trong lớp đó Kết quả của học viên trong lớp đó MG T... số học viên (MaSoHV): đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt được học viên này với học viên khác o Họ tên học viên (HoTenHV): mô tả họ tên học viên tương ứng với mã số học viên o Địa chỉ học viên (DiaChiHV): lưu trữ địa chỉ liên lạc với học viên o Số điện thoại cố định (SoDTHV): lưu trữ số điện thoại cố định của hoc viên Trung tâm có thể liên lạc với phụ huynh của học viên . HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN KHOA: TOÁN – TIN HỌC  PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đ TI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC VIÊN. muốn tìm hiểu sâu hơn lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin nên chúng em đã thực hiện đồ án: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Học Viên Trường Ngoại Ngữ Đông Âu . Chúng em. của học viên. Đồng thời, chương trình cũng hỗ trợ thêm phần quản lý khóa học, giai đon và lp học. Quản lý học viên bao gồm thêm học viên, chỉnh sửa thông tin học viên, xóa học viên, quản lý