Tiểu luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý đối với cửa hàng kinh doanh bán lẻ máy tính

MỞ ĐẦU Khi mà công nghệ thông tin đang bùng nổ tại Việt Nam thì ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý ở các cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp đang ngày được chú trọng. Đặc biệt đó là những doanh nghiệp bán lẻ, hay có luồng cơ sở dữ liệu lớn, khó khăn trong quá trình lưu trữ thủ công như trước kia. Bởi vậy mà ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin, mạng máy tính vào trong công tác lưu trữ, kiểm soát thông tin, dữ liệu của công ty, doanh nghiệp đang ngày càng được chú trọng. Bởi vậy mà hệ thống thông tin quản lý đã, đang và sẽ được rất nhiều các công ty, doanh nghiệp ứng dụng vào quá trình hoạt động của chính mình. Trong nội dung học phần, nhóm 6 đã có quá trình nghiên cứu và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đối với cửa hàng kinh doanh bán lẻ máy tính. PHẦN I :KHẢO SÁT HỆ THỐNG I . Mô tả hệ thống 1 . Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, họ sẽ gửi yêu cầu đến hệ thống.Hệ thống xác nhận,kiểm tra và đáp ứng yêu cầu tránh sai sót về mặt hàng hóa và tiền bạc.Ngoài ra, hệ thống còn thống kê những mặt hàng nào bán chạy và những mặt hàng nào ít được bán chạy để đưa ra chiến lược kinh doanh. 2. Cơ cấu tổ chức Hệ thống bao gồm những bộ phận sau: Tổ 1- Tổ bán hàng :Đảm nhiệm việc gặp gỡ khách hàng,tư vấn,giới thiệu các sản phẩm của cửa hàng phù hợp với nhu cầu.Tiến hành lập đơn đặt hàng ,thực hiện chăm sóc khách hàng.Để đảm nhận được nhiệm vụ này tổ sẽ cần một máy tính,trên máy tính sẽ có chương trình hỗ trợ tìm kiếm thông tin mặt hàng và lưu thông tin chăm sóc khách hàng. Tổ 2 - Tổ quản lý tài chính : Tổ này có nhiệm vụ thu tiền,in hóa đơn bán hàng cho khách và cập nhật thông tin khách hàng.Để làm được việc này thì họ sẽ cần một máy tính để tính tiền, lưu hóa đơn, cập nhật thông tin khách hàng và 1 máy in để in hóa đơn. Tổ 3 - Tổ quản lý kho : Tổ này chịu trách nhiệm xuất hàng cho khách khi có hóa đơn bán hàng, cập nhật và thống kê lại các mặt hàng có trong kho.Tổ này cũng cần có một máy tính để lưu và cập nhật thông tin của hàng hóa. 3. Quy trình xử lý Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì họ đến gặp bộ phận bán hàng, bộ phận này giới thiệu và tư vấn về những mặt hàng phù hợp với những yêu cầu của họ.Từ đó khách hàng có cơ sở để quyết định chọn mặt hàng mình cần mua và đặt hàng . Sau khi khách đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ dùng máy tính để kiểm tra trong tệpHANG(M1) xem có đáp ứng được lượng hàng mà khách yêu cầu hay không.Nếu không đáp ứng được thì họ sẽ thông báo với khách hàng là hiện tại hàng không đủ để cấp và họ sẽ ghi lại thông tin khách hàng để liên hệ với họ ngay sau khi có đủ hàng.Nếu đáp ứng được yêu cầu của khách, bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng(M3) trong đó có các mặt hàng khách yêu cầu và số lượng yêu cầu tương ứng. Sau đó bộ phận bán hàng sẽ mang đơn đặt hàng(M3)đến bộ phận tài chính và yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để thanh toán tiền hàng. Bộ phận tài chính nhập lượng hàng trong đơn đặt hàng(M3) vào máy tính của mình, họ sẽ dùng chương trình HDBANHANG để tính ra số tiền mà khách hàng cần trả.Nếu khách hàng thanh toán bằng thẻ ATM thì khách hàng sẽ được áp dụng chương trình khuyến mãi giảm giá của cửa hàng. Sau khi nhận đủ tiền hàng, thì xác nhận cho chương trình Lập hóa đơn bán hàng để in ra hóa đơn bán hàng (M4). Các thông tin trong hóa đơn bán hàng được lưu lại trong tệp HDBANHANG(M5). Đồng thời, lưu lại thông tin khách hàng vào tệp KHACHHANG(M2). Hóa đơn bán hàng (M4) có xác nhận của nhân viên thu ngân và khách hàng,sẽ được chia làm 2 liên.Một liên bộ phận tài chính sẽ giữ, một liên gửi xuống cho bộ phận quản lý kho để yêu cầu xuất hàng theo hóa đơn bán hàng. Bộ phận quản lý kho có nhiệm vụ tiếp nhận hóa đơn bán hàng(M4), căn cứ trên hóa đơn bán hàng,xem những mặt hàng cần lấy rồi lập phiếu xuất kho(M6), phiếu bảo hành(M7)và chuyển hàng cho bộ phận bán hàng.Phiếu xuất kho gồm 2 liên,một liên giao cho khách hàng và một liên bộ phận sẽ giữ lại. Bộ phận quản lý kho dựa vào phiếu xuất kho (M6) để làm căn cứ thống kê các mặt hàng,số lượng các mặt hàng theo từng tháng vào bảng thống kê số lượng hàng tồn trong tháng (M8). Và khi có sự thay đổi về thông tin hàng thì bộ phận này sẽ có nhiệm vụ cập nhật lại thông tin hàng được lưu trong tệp HANG(M1) Bộ phận bán hàng tiếp nhận hàng, phiếu xuất kho(M6), hóa đơn bán hàng(M4), phiếu bảo hành(M7) từ bộ phận quản lý kho rồi giao lại cho khách hàng. Ngoài ra, bộ phận bán hàng có nhiệm vụ kiểm tra tệp KHACHHANG(M2) nếu có khách hàng mới sẽ thêm thông tin khách hàng vào tệp CSKHACHHANG(M9).Sau định kỳ 3 tháng 1 lần tính từ ngày mua hàng. Bộ phận bán hàng có nhiệm vụliên hệ với khách hàng để nghe phản ánh về chất lượng sản phẩm. Công việc này diễn ra cho đến khi hết thời gian bảo hành của từng mặt hàng tương ứng. Và cập nhật thông tin chăm sóc khách hàng vào tệp CSCHAMSOC (M9). Đông thời hệ thống cũng lưu trữ tệp nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên và số điện thoại của họ 4.Mẫu biểu • M1- Mẫu biểu lưu thông tin hàng có trong tệp THONGTINHANG : • M2 - Mẫu biểu lưu thông tin khách hàng : • M3 - Mẫu biểu đơn đặt hàng : • M4 - Mẫu biểu hóa đơn bán hàng • M5-Mẫu biểu lưu thông tin tệp HDBANHANG • M6- Mẫu biểu phiếu xuất kho • M7 – Mẫu biểu Phiếu bảo hành • M8-Mẫu biểu bảng thống kê lượng hàng trong tháng • M9-Mẫu biểu lưu thông tin chăm sóc khách hàng vào tệp CSKHACHHANG PHẦN II : XÂY DỰNG HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG I.Sơ đồ phân rã chức năng. 1. Các bước xây dựng Bước 1:Xác định các chức năng chi tiết +Dựa vào quy trình xử lý gạch chân tất cả các động từ + bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì họ đến gặp bộ phận bán hàng, bộ phận này giới thiệu và tư vấn về những mặt hàng phù hợp với những yêu cầu của họ.Từ đó khách hàng có cơ sở để quyết định chọn mặt hàng mình cần mua và đặt hàng . Sau khi khách đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ dùng máy tính để kiểm tra trong tệpHANG (M1) xem có đáp ứng được lượng hàng mà khách yêu cầu hay không.Nếu không đáp ứng được thì họ sẽ thông báo với khách hàng là hiện tại hàng không đủ để cấp và họ sẽ ghi lại thông tin khách hàng để liên hệ với họ ngay sau khi có đủ hàng .Nếu đáp ứng được yêu cầu của khách, bộ phận bán hàng sẽlập đơn đặt hàng (M3) trong đó có các mặt hàng khách yêu cầu và số lượng yêu cầu tương ứng. Sau đó bộ phận bán hàng sẽ mang đơn đặt hàng (M3)đến bộ phận tài chínhvà yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để thanh toán tiền hàng. Bộ phận tài chính nhập lượng hàng trong đơn đặt hàng (M3) vào máy tính của mình, họ sẽ dùng chương trình HDBANHANG để tính ra số tiền mà khách hàng cần trả.Nếu khách hàng thanh toán bằng thẻ ATM thì khách hàng sẽ được áp dụng chương trình khuyến mãi giảm giá của cửa hàng. Sau khi nhận đủ tiền hàng, thì xác nhận cho chương trình in ra hóa đơn bán hàng (M4). Các thông tin trong hóa đơn bán hàng được lưu lại trong tệpTTHOADON(M5). Đồng thời, lưu lại thông tin khách hàng vào tệp KHACHHANG(M2). Hóa đơn bán hàng (M4) có xác nhận của nhân viên thu ngân và khách hàng,sẽ được chia làm 2 liên.Một liên bộ phận tài chính sẽ giữ, một liên gửi xuống cho bộ phận quản lý kho để yêu cầu xuất hàng theo hóa đơn bán hàng. Bộ phận quản lý kho có nhiệm vụ tiếp nhận hóa đơn bán hàng(M4), căn cứ trên hóa đơn bán hàng,xem những mặt hàng cần lấy rồilập phiếu xuất kho (M6) và phiếu bảo hành(M7)và chuyển hàng cho bộ phận bán hàng.Phiếu xuất kho gồm 2 liên,một liên giao cho khách hàng và một liên sẽ giữ lại. Bộ phận quản lý kho dựa vào phiếu xuất kho (M6) để làm căn cứ thống kê các mặt hàng,số lượng các mặt hàng theo từng tháng vào bảng thống kê số lượng hàng tồn trong tháng (M8). Và khi có sự thay đổi về thông tin hàng thì bộ phận này sẽ có nhiệm vụ cập nhật lại thông tin hàng được lưu trong tệp HANG(M1) Bộ phận bán hàng tiếp nhận hàng, phiếu xuất kho(M6), hóa đơn bán hàng(M4), phiếu bảo hành(M7) từ bộ phận quản lý kho rồi giao lại cho khách hàng Ngoài ra, bộ phận bán hàng có nhiệm vụ kiểm tra tệp KHACHHANG(M2) nếu có khách hàng mới sẽ thêm thông tin khách hàng vào tệp CSKHACHHANG(M 9 ) Sau định kỳ 3 tháng 1 lần tính từ ngày mua hàng. Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ liên hệ với khách hàng để nghe phản ánh về chất lượng sản phẩm. Công việc này diễn ra cho đến khi hết thời gian bảo hành của từng mặt hàng tương ứng. Và cập nhật thông tin chăm sóc khách hàng vào tệp CSKHACHHANG M(9) đồng thời lưu trữ thông tin nhân viên. Sau đó ta có danh sách các chức năng của hệ thống như sau: 1. Giới thiệu,tư vấn sản phẩm 2. Kiểm tra thông tin hàng 3. Thông báo không đủ hàng 4. Ghi lại thông tin khách hàng 5. Liên hệ khi có hàng 6. Lập đơn đặt hàng 7. Mang đơn đặt hàng xuống phòng tài chính 8. Yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để thanh toán tiền hàng. 9. Nhập lượng hàng vào máy tính 10. Xác nhận in hóa đơn bán hàng 11. Lưu lại thông tin hóa đơn bán hàng 12. Lưu lại thông tin khách hàng 13. Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý kho 14. Tiếp nhận hóa đơn bán hàng 15. Lập phiếu xuất kho [...]... thanh toán tiền hàng Nhập lượng hàng vào máy tính Xác nhận in hóa đơn bán hàng Lưu lại thông tin hóa đơn bán hàng Lưu lại thông tin khách hàng Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý kho Tiếp nhận hóa đơn bán hàng Lập phiếu xuất kho Lập phiếu bảo hành Chuyển hàng cho bộ phận bán hàng Thống kê lượng hàng Cập nhật danh sách hàng Tiếp nhận hàng Giao hàng cho khách Liên hệ với khách hàng Nghe phản ánh... đơn, mã khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Hình thức thanh toán, mã hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền,Tổng tiền, Người lập, Mã xuất kho) Hàng (Mã hàng, Tên hàng, Thương hiệu, Đơn giá, Số lượng còn, Mô tả, Mã xuất kho, Mã bảo hàng, Mã hóa đơn, ) KẾT LUẬN Toàn bộ quá trình nghiên cứu và tìm hiểu khi xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đối với cửa hàng kinh doanh bán lẻ máy tính của nhóm... “ Quản lý tài chính ” Phân rã chức năng quản lý tài chính: - Lập hóa đơn bán hàng: thông tin để lập hóa đơn bán hàng được bộ phận bán hàng gửi thông tin: Mã hóa đơn, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, hình thức thanh toán, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, người lập Đồng thời, thêm thông tin về số tiền thanh toán của khách hàng Mọi hóa đơn bán - hàng sẽ được gửi quản. .. thảo luận nhóm đã có được nhiều bài học bổ ích đối với từng thành viên đồng thời cũng nâng cao tinh thần làm việc nhóm Đồng thời cũng là kinh nghiệm bổn ích trước khi khi kết thúc học phần Hệ thống thông tin quản lý có vai trò vô cùng to lớn đối với mỗi doanh nghiệp Bởi vậy cần phải tăng cường phát triển và mở rộng hệ thống thông tin quản lý Để từ đó, mỗi doanh nghiệp, công ty đều có thể ứng dụng hệ thống. .. khách hàng Từ đó ta có danh sách: (1) (2)(6)Lập đơn đặt hàng (3 )Thông báokhông đủ hàng (4) Ghi lại thông tin khách hàng (5) Liên hệ khi có hàng (7) Mang đơn đặt hàng xuống bộ phận tài chính (8) Yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để thanh toán tiền hàng (9)(10)(11) Lập hóa đơn bán hàng (12) Lưu lại thông tin khách hàng (13) Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý kho (14)Tiếp nhận hóa đơn bán hàng. .. phiếu bảo hành (5) Thống kê lượng hàng (6) Cập nhật danh sách hàng (7) Chăm sóc khách hàng (8) Lưu lại thông tin khách hàng Bước 5:Chuẩn hóa lại tên những chức năng chi tiết (8) Lưu lại thông tin khách hàng- > Cập nhật thông tin khách hàng (6) Cập nhật danh sách hàng -> cập nhật thông tin hàng Danh sáchchức năng chi tiết của hệ thống như sau: (1) Lập đơn đặt hàng (2)Lập hóa đơn bán hàng (3) Lập phiếu... chức năng bán hàng: -Lập đơn hàng: Nhân viên kiểm tra số lượng mặt hàng, lập đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin: Mã đơn hàng, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, Mã hàng, tên hàng, số lượng, Ngày đặt hàng -Chăm sóc khách hàng: Nhân viên liên hệ với khách hàng, lắng nghe ý kiến phản hồi về chất lượng sản phẩm, cập nhật thông tin chăm sóc khách hàng: Mã chăm sóc, mã khách hàng, Ngày liên hệ, Ý kiến,nhân... Chuyển hàng cho bộ phận bán hàng (18) Thống kê lượng hàng (19) Cập nhật danh sách hàng (20) Tiếp nhận hàng (21) Giao hàng cho khách (22)(23)(24)(25) Chăm sóc khách hàng Bước 4 Trong danh sách chức năng vừa tìm được xem lại những chức năng nào không có ý nghĩa(không thay đổi thông tin hệ thống) thì loại bỏ Các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống là: - Thông báokhông đủ hàng - Ghi lại thông tin khách hàng. .. phẩm của cửa hàng phù hợp với nhu cầu.Tiến hành lập đơn đặt hàng ,thực hiện chăm sóc khách hàng - Bộ phận quản lý tài chính: có nhiệm vụ thu tiền,in hóa đơn bán hàng cho khách và cập nhật thông tin khách hàng - Bộ phận quản lý kho: Chịu trách nhiệm xuất hàng cho khách khi có hóa đơn bán hàng, cập nhật và thống kê lại các mặt hàng có trong kho c Sơ đồ mức dưới đỉnh • DFD dưới tiến trình Bán hàng Phân... phiếu bảo hành (5) Thống kê lượng hàng (6) Cập nhật thông tin hàng (7) Chăm sóc khách hàng (8) Cập nhật thông tin khách hàng 2 Gom nhóm chức năng Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của hệ thống, vì cơ cấu tổ chức có 3 bộ phận nên ta có thể gom thành 3 nhóm chức năng của hệ thống thành bảng như sau: (1) Lập đơn đặt hàng (7)Chăm sóc khách hàng (2) Lập hóa đơn bán hàng (8) Cập nhật thông tin khách hàng B á n h à n . tiền hàng. 9. Nhập lượng hàng vào máy tính 10. Xác nhận in hóa đơn bán hàng 11. Lưu lại thông tin hóa đơn bán hàng 12. Lưu lại thông tin khách hàng 13. Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý. tiền hàng. 9. Nhập lượng hàng vào máy tính 10. Xác nhận in hóa đơn bán hàng 11. Lưu lại thông tin hóa đơn bán hàng 12. Lưu lại thông tin khách hàng 13. Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý. một máy tính, trên máy tính sẽ có chương trình hỗ trợ tìm kiếm thông tin mặt hàng và lưu thông tin chăm sóc khách hàng. Tổ 2 - Tổ quản lý tài chính : Tổ này có nhiệm vụ thu tiền,in hóa đơn bán hàng