Tiểu luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý đối với cửa hàng kinh doanh bán lẻ máy tính

Cơ cấu tổ chức Hệ thống bao gồm những bộ phận sau: Tổ 1- Tổ bán hàng :Đảm nhiệm việc gặp gỡ khách hàng,tư vấn,giới thiệu các sản phẩm của cửa hàng phù hợp với nhu cầu.Tiến hành lập đơn đ

MỞ ĐẦU

Khi mà công nghệ thông tin đang bùng nổ tại Việt Nam thì ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý ở các cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp đang ngày được chú trọng Đặc biệt đó là những doanh nghiệp bán lẻ, hay có luồng cơ sở dữ liệu lớn, khó khăn trong quá trình lưu trữ thủ công như trước kia Bởi vậy mà ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin, mạng máy tính vào trong công tác lưu trữ, kiểm soát thông tin, dữ liệu của công ty, doanh nghiệp đang ngày càng được chú trọng Bởi vậy mà hệ thống thông tin quản lý đã, đang và sẽ được rất nhiều các công ty, doanh nghiệp ứng dụng vào quá trình hoạt động của chính mình Trong nội dung học phần, nhóm 6 đã có quá trình nghiên cứu và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đối với cửa hàng kinh doanh bán lẻ máy tính.

PHẦN I :KHẢO SÁT HỆ THỐNG

I Mô tả hệ thống

1 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, họ sẽ gửi yêu cầu đến hệ thống.Hệ thốngxác nhận,kiểm tra và đáp ứng yêu cầu tránh sai sót về mặt hàng hóa và tiền bạc.Ngoài ra,

hệ thống còn thống kê những mặt hàng nào bán chạy và những mặt hàng nào ít được bánchạy để đưa ra chiến lược kinh doanh

2 Cơ cấu tổ chức

Hệ thống bao gồm những bộ phận sau:

Tổ 1- Tổ bán hàng :Đảm nhiệm việc gặp gỡ khách hàng,tư vấn,giới thiệu các sản

phẩm của cửa hàng phù hợp với nhu cầu.Tiến hành lập đơn đặt hàng ,thực hiện chăm sóckhách hàng.Để đảm nhận được nhiệm vụ này tổ sẽ cần một máy tính,trên máy tính sẽ cóchương trình hỗ trợ tìm kiếm thông tin mặt hàng và lưu thông tin chăm sóc khách hàng

Tổ 2 - Tổ quản lý tài chính : Tổ này có nhiệm vụ thu tiền,in hóa đơn bán hàng cho

khách và cập nhật thông tin khách hàng.Để làm được việc này thì họ sẽ cần một máy tính

để tính tiền, lưu hóa đơn, cập nhật thông tin khách hàng và 1 máy in để in hóa đơn

Tổ 3 - Tổ quản lý kho : Tổ này chịu trách nhiệm xuất hàng cho khách khi có hóa

đơn bán hàng, cập nhật và thống kê lại các mặt hàng có trong kho.Tổ này cũng cần cómột máy tính để lưu và cập nhật thông tin của hàng hóa

3 Quy trình xử lý

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì họ đến gặp bộ phận bán hàng, bộ phậnnày giới thiệu và tư vấn về những mặt hàng phù hợp với những yêu cầu của họ.Từ đókhách hàng có cơ sở để quyết định chọn mặt hàng mình cần mua và đặt hàng

Sau khi khách đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ dùng máy tính để kiểm tra trongtệpHANG(M1) xem có đáp ứng được lượng hàng mà khách yêu cầu hay không.Nếu

không đáp ứng được thì họ sẽ thông báo với khách hàng là hiện tại hàng không đủ để cấp

và họ sẽ ghi lại thông tin khách hàng để liên hệ với họ ngay sau khi có đủ hàng.Nếu đáp

ứng được yêu cầu của khách, bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng(M3) trong đó có các

mặt hàng khách yêu cầu và số lượng yêu cầu tương ứng Sau đó bộ phận bán hàng sẽ

mang đơn đặt hàng(M3)đến bộ phận tài chính và yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để

thanh toán tiền hàng

Bộ phận tài chính nhập lượng hàng trong đơn đặt hàng(M3) vào máy tính của

mình, họ sẽ dùng chương trình HDBANHANG để tính ra số tiền mà khách hàng cầntrả.Nếu khách hàng thanh toán bằng thẻ ATM thì khách hàng sẽ được áp dụng chươngtrình khuyến mãi giảm giá của cửa hàng Sau khi nhận đủ tiền hàng, thì xác nhận cho

chương trình Lập hóa đơn bán hàng để in ra hóa đơn bán hàng (M4) Các thông tin trong

hóa đơn bán hàng được lưu lại trong tệp HDBANHANG(M5) Đồng thời, lưu lại thông

tin khách hàng vào tệp KHACHHANG(M2) Hóa đơn bán hàng (M4) có xác nhận của

nhân viên thu ngân và khách hàng,sẽ được chia làm 2 liên.Một liên bộ phận tài chính sẽgiữ, một liên gửi xuống cho bộ phận quản lý kho để yêu cầu xuất hàng theo hóa đơn bánhàng

Bộ phận quản lý kho có nhiệm vụ tiếp nhận hóa đơn bán hàng(M4), căn cứ trên hóa đơn bán hàng,xem những mặt hàng cần lấy rồi lập phiếu xuất kho(M6), phiếu bảo hành(M7)và chuyển hàng cho bộ phận bán hàng.Phiếu xuất kho gồm 2 liên,một liên giao

cho khách hàng và một liên bộ phận sẽ giữ lại Bộ phận quản lý kho dựa vào phiếu xuấtkho (M6) để làm căn cứ thống kê các mặt hàng,số lượng các mặt hàng theo từng tháng

vào bảng thống kê số lượng hàng tồn trong tháng (M8) Và khi có sự thay đổi về thông

tin hàng thì bộ phận này sẽ có nhiệm vụ cập nhật lại thông tin hàng được lưu trong tệpHANG(M1)

Bộ phận bán hàng tiếp nhận hàng, phiếu xuất kho(M6), hóa đơn bán hàng(M4), phiếu bảo hành(M7) từ bộ phận quản lý kho rồi giao lại cho khách hàng.

Ngoài ra, bộ phận bán hàng có nhiệm vụ kiểm tra tệp KHACHHANG(M2) nếu cókhách hàng mới sẽ thêm thông tin khách hàng vào tệp CSKHACHHANG(M9).Sau định

kỳ 3 tháng 1 lần tính từ ngày mua hàng Bộ phận bán hàng có nhiệm vụliên hệ với kháchhàng để nghe phản ánh về chất lượng sản phẩm Công việc này diễn ra cho đến khi hếtthời gian bảo hành của từng mặt hàng tương ứng Và cập nhật thông tin chăm sóc kháchhàng vào tệp CSCHAMSOC (M9) Đông thời hệ thống cũng lưu trữ tệp nhân viên gồm:

mã nhân viên, tên nhân viên và số điện thoại của họ

4.Mẫu biểu

 M1- Mẫu biểu lưu thông tin hàng có trong tệp THONGTINHANG :

 M2 - Mẫu biểu lưu thông tin khách hàng :

 M3 - Mẫu biểu đơn đặt hàng :

 M4 - Mẫu biểu hóa đơn bán hàng

 M5-Mẫu biểu lưu thông tin tệp HDBANHANG

 M6- Mẫu biểu phiếu xuất kho

 M7 – Mẫu biểu Phiếu bảo hành

 M8-Mẫu biểu bảng thống kê lượng hàng trong tháng

 M9-Mẫu biểu lưu thông tin chăm sóc khách hàng vào tệp CSKHACHHANG

PHẦN II : XÂY DỰNG HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG I.Sơ đồ phân rã chức năng.

1 Các bước xây dựng

Bước 1:Xác định các chức năng chi tiết

+Dựa vào quy trình xử lý gạch chân tất cả các động từ + bổ ngữ liên quan đến công việccủa hệ thống

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì họ đến gặp bộ phận bán hàng, bộ phậnnày giới thiệu và tư vấn về những mặt hàng phù hợp với những yêu cầu của họ.Từ đókhách hàng có cơ sở để quyết định chọn mặt hàng mình cần mua và đặt hàng

Sau khi khách đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ dùng máy tính để kiểm tra trongtệpHANG (M1) xem có đáp ứng được lượng hàng mà khách yêu cầu hay không.Nếukhông đáp ứng được thì họ sẽ thông báo với khách hàng là hiện tại hàng không đủ để cấp

và họ sẽ ghi lại thông tin khách hàng để liên hệ với họ ngay sau khi có đủ hàng Nếu đápứng được yêu cầu của khách, bộ phận bán hàng sẽlập đơn đặt hàng (M3) trong đó có cácmặt hàng khách yêu cầu và số lượng yêu cầu tương ứng Sau đó bộ phận bán hàng sẽmang đơn đặt hàng (M3)đến bộ phận tài chính và yêu cầu khách đến bộ phận tài chính đểthanh toán tiền hàng

Bộ phận tài chính nhập lượng hàng trong đơn đặt hàng (M3) vào máy tính củamình, họ sẽ dùng chương trình HDBANHANG để tính ra số tiền mà khách hàng cầntrả.Nếu khách hàng thanh toán bằng thẻ ATM thì khách hàng sẽ được áp dụng chươngtrình khuyến mãi giảm giá của cửa hàng Sau khi nhận đủ tiền hàng, thì xác nhận chochương trình in ra hóa đơn bán hàng (M4) Các thông tin trong hóa đơn bán hàng đượclưu lại trong tệpTTHOADON(M5) Đồng thời, lưu lại thông tin khách hàng vào tệp

KHACHHANG(M2) Hóa đơn bán hàng (M4) có xác nhận của nhân viên thu ngân và

khách hàng,sẽ được chia làm 2 liên.Một liên bộ phận tài chính sẽ giữ, một liên gửi xuốngcho bộ phận quản lý kho để yêu cầu xuất hàng theo hóa đơn bán hàng

Bộ phận quản lý kho có nhiệm vụ tiếp nhận hóa đơn bán hàng(M4 ), căn cứ trên hóa đơn

bán hàng,xem những mặt hàng cần lấy rồilập phiếu xuất kho (M6) và phiếu bảo hành(M7)và chuyển hàng cho bộ phận bán hàng Phiếu xuất kho gồm 2 liên,một liên giao

cho khách hàng và một liên sẽ giữ lại Bộ phận quản lý kho dựa vào phiếu xuất kho (M6)

để làm căn cứ thống kê các mặt hàng,số lượng các mặt hàng theo từng tháng vào bảng thống kê số lượng hàng tồn trong tháng (M8) Và khi có sự thay đổi về thông tin hàng thì

bộ phận này sẽ có nhiệm vụ cập nhật lại thông tin hàng được lưu trong tệp HANG(M1)

Bộ phận bán hàng tiếp nhận hàng, phiếu xuất kho(M6), hóa đơn bán hàng(M4), phiếu bảo hành(M7) từ bộ phận quản lý kho rồi giao lại cho khách hàng

Ngoài ra, bộ phận bán hàng có nhiệm vụ kiểm tra tệp KHACHHANG(M2)nếu có khách hàng mới sẽ thêm thông tin khách hàng vào tệp CSKHACHHANG(M 9 ) Sau định kỳ 3 tháng 1 lần tính từ ngày mua hàng Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ liên hệvới khách hàng để nghe phản ánh về chất lượng sản phẩm Công việc này diễn ra cho đếnkhi hết thời gian bảo hành của từng mặt hàng tương ứng Và cập nhật thông tin chăm sóckhách hàng vào tệp CSKHACHHANG M(9) đồng thời lưu trữ thông tin nhân viên

Sau đó ta có danh sách các chức năng của hệ thống như sau:

1 Giới thiệu,tư vấn sản phẩm

2 Kiểm tra thông tin hàng

3 Thông báo không đủ hàng

4 Ghi lại thông tin khách hàng

5 Liên hệ khi có hàng

6 Lập đơn đặt hàng

7 Mang đơn đặt hàng xuống phòng tài chính

8 Yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để thanh toán tiền hàng

9 Nhập lượng hàng vào máy tính

10 Xác nhận in hóa đơn bán hàng

11 Lưu lại thông tin hóa đơn bán hàng

12 Lưu lại thông tin khách hàng

13 Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý kho

14 Tiếp nhận hóa đơn bán hàng

15 Lập phiếu xuất kho

24 Kiểm tra tệp KHACHHANG

25 Thêm thông tin khách hàng vào tệp CSKHACHHANG

1 Giới thiệu,tư vấn sản phẩm

2 Kiểm tra thông tin hàng

3 Thông báo không đủ hàng

4 Ghi lại thông tin khách hàng

5 Liên hệ khi có hàng

6 Lập đơn đặt hàng

7 Mang đơn đặt hàng xuống phòng tài chính

8 Yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để thanh toán tiền hàng.

9 Nhập lượng hàng vào máy tính

10 Xác nhận in hóa đơn bán hàng

11 Lưu lại thông tin hóa đơn bán hàng

12 Lưu lại thông tin khách hàng

13 Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý kho

14 Tiếp nhận hóa đơn bán hàng

15 Lập phiếu xuất kho

- Các chức năng: (9) nhập lượng hàng vào máy tính, (10) xác nhận in hóa đơnbán hàng, (11) lưu lại thông tin hóa đơn bán hàng có thể gộp lại thành công việc Lậphóa đơn bán hàng

- Các chức năng: (22) liên hệ khách hàng, (23) Nghe phản ánh về chất lượng sảnphẩm, (24) Kiểm tả tệp KHACHHANG, (25)Cập nhật lại tệp CSKHACHHANG cóthể gộp lại thành công việc chăm sóc khách hàng

(7) Mang đơn đặt hàng xuống bộ phận tài chính

(8) Yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để thanh toán tiền hàng

(9)(10)(11) Lập hóa đơn bán hàng

(12) Lưu lại thông tin khách hàng

(13) Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý kho

(14)Tiếp nhận hóa đơn bán hàng

(15) Lập phiếu xuất kho

- Tiếp nhận hóa đơn bán hàng

- Chuyển hàng cho bộ phận bán hàng

- Tiếp nhận hàng

- Giao hàng cho kháchDanh sách chức năng sau khi loại bỏ là:

(1) Lập đơn đặt hàng(2)Lập hóa đơn bán hàng(3) Lập phiếu xuất kho(4) Lập phiếu bảo hành(5) Thống kê lượng hàng(6) Cập nhật danh sách hàng(7) Chăm sóc khách hàng(8) Lưu lại thông tin khách hàng

Bước 5:Chuẩn hóa lại tên những chức năng chi tiết.

(8) Lưu lại thông tin khách hàng-> Cập nhật thông tin khách hàng(6) Cập nhật danh sách hàng -> cập nhật thông tin hàng

Danh sáchchức năng chi tiết của hệ thống như sau:

(1) Lập đơn đặt hàng

(7)Chăm sóckhách hàng

Bán

hàng

QUẢN

LÝ

BÁN

HÀNG

(2) Lập hóa đơnbán hàng

(8) Cập nhậtthông tin kháchhàng

Quản

lý

t

chính(3) Lập phiếu

lý

kho

hàng

3

Biểu đồ phân cấp chức năng

Vẽ sơ đồ

Quản lý bán hàng

Lập phiếu xuất kho

Lập hóa đơn bán hàng

Chăm sóc

khách hàng

Thống kê lượng hàng

Lập phiếu bảo hành

Cập nhật thông tin hàng

II Biểu đồ luồng dữ liệu

a Sơ đồ mức ngữ cảnh

b Sơ đồ mức Đỉnh

Có 8 kho dữ liệu như sau:

Hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, khách hàng, phiếu xuất kho, phiếu bảo hành,chăm sóc khách hàng, nhân viên

Phân rã biểu đồ

- Bộ phận bán hàng: Đảm nhiệm việc gặp gỡ khách hàng,tư vấn,giới thiệu các sảnphẩm của cửa hàng phù hợp với nhu cầu.Tiến hành lập đơn đặt hàng ,thực hiệnchăm sóc khách hàng

- Bộ phận quản lý tài chính: có nhiệm vụ thu tiền,in hóa đơn bán hàng cho khách vàcập nhật thông tin khách hàng

- Bộ phận quản lý kho: Chịu trách nhiệm xuất hàng cho khách khi có hóa đơn bánhàng, cập nhật và thống kê lại các mặt hàng có trong kho

c Sơ đồ mức dưới đỉnh

 DFD dưới tiến trình “Bán hàng”

Phân rã chức năng bán hàng:

-Lập đơn hàng: Nhân viên kiểm tra số lượng mặt hàng, lập đơn đặt hàng với đầy đủ thôngtin: Mã đơn hàng, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, Mã hàng, tên hàng, số lượng,Ngày đặt hàng

-Chăm sóc khách hàng: Nhân viên liên hệ với khách hàng, lắng nghe ý kiến phản hồi vềchất lượng sản phẩm, cập nhật thông tin chăm sóc khách hàng: Mã chăm sóc, mã kháchhàng,Ngày liên hệ, Ý kiến,nhân viên thực hiện

 DFD mức dưới đỉnh tiến trình “ Quản lý tài chính ”

Phân rã chức năng quản lý tài chính:

- Lập hóa đơn bán hàng: thông tin để lập hóa đơn bán hàng được bộ phận bán hàng

gửi thông tin:Mã hóa đơn, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, hình thức thanhtoán, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, người lập.Đồng thời, thêm thông tin về số tiền thanh toán của khách hàng Mọi hóa đơn bánhàng sẽ được gửi quản lý kho

- Cập nhật thông tin khách hàng: Các thông tin khách hàng gồm tên, địa chỉ, số điện

thoại, sản phẩm đã mua, số lượng, …được lưu vào kho dữ liệu và cập nhật thườngxuyên

 DFD mức dưới đỉnh tiến trình “ Quản lý kho ”

Phân rã chức năng quản lý kho:

- Lập phiếu xuất kho: Tiếp nhận hóa đơn bán hàng, xác định mặt hàng cần lấy, số

lượng, lập phiếu xuất kho với đầy đủ thông tin:Mã xuất kho, mã khách hàng, địachỉ, số điện thoại, ngày xuất kho, mã hàng, Số lượng yêu cầu,thực xuất Lập phiếubảo hành: Mã bảo hành, mã khách hàng, mã hàng, tên sản phẩm, số serial, lần bảohành, ngày giờ, tình trạng, nhân viên thực hiện, chi phí, cách giải quyết

- Thống kê lượng hàng: Xác thực thông tin về tên sản phẩm, số lượng đã bán, số

lượng tồn kho

- Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin hàng.

Chương III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

 Mô tả kiểu thuộc tính

Dựa vào các danh từ trong quy trình xử lý và cấu trúc của các mẫu biểu giấy tờ giao dịchcủa hệ thống ta có thể xác định được các kiểu thuộc tính như sau:

Khách hàng (Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, Số tài khoản)

Chăm sóc khách hàng(Mã chăm sóc, mã khách hàng,Ngày liên hệ, Ý kiến,nhân viên thực

hiện)

Đơn đặt hàng ( Mã đơn hàng, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, Mã hàng, tên hàng,

số lượng,Ngày đặt hàng)

Hàng (Mã hàng, Tên hàng, Thương hiệu, đơn giá, số lượng còn, mô tả)

Hóa đơn bán hàng (Mã hóa đơn, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, hình thức thanh

toán, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, người lập)

Phiếu xuất kho (Mã xuất kho, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, ngày xuất kho, mã

hàng, Số lượng yêu cầu,thực xuất)

Nhân viên ( mã nhân viên, tên nhân viên, số điện thoại)

Phiếu bảo hành (Mã bảo hành, mã khách hàng, mã hàng, tên sản phẩm, số serial, lần bảo

hành, ngày giờ, tình trạng, nhân viên thực hiện, chi phí, cách giải quyết)

- Khóa chính của các kiểu thực thể được xác định theo bảng:

Kiểuthực thể

KhóachínhKhách

Đơn đặt

Hóa đơnbán hàng

Mã NV

Chămsóckháchhàng

Mã CS

Phiếu

Biểu đồ thực thể liên kết

 Mô tả về liên kết:

- Một khách hàng có thể nhận được nhiều hóa đơn bán hàng

- Một khách hàng có thể được chăm sóc nhiều lần

- Một khách hàng có thể có tên trong nhiều đơn đặt hàng

- Một khách hàng có thể có tên trong nhiều phiếu xuất kho

- Một khách hàng có thể nhận được nhiều phiếu bảo hành

- Một đơn đặt hàng ứng với một hóa đơn bán hàng

- Nhiều đơn đặt hàng có thể cùng yêu cầu một hàng

- Nhiều phiếu xuất kho có thể cùng một hóa đơn bán hàng

- Nhiều phiếu xuất kho có thể cùng yêu cầu một hàng