TÌM HIỀU ĐỀ TÀIĐề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện tại đại học Thương Mại Hoạt động của thư viện trong trường đại học Thương mại được thực hiện như sau: Độc giả muốn mượ
Trang 1MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
PHẦN 1 TÌM HIỀU ĐỀ TÀI 1
1.1 Chức năng của hệ thống quản lý thư viện 3
1.2 Mục tiêu: 5
1.2.1 Mục tiêu trước mắt 5
1.2.2 Mục tiêu lâu dài 6
1.3 Chức năng 6
1.4 Thuận lợi, khó khăn: 7
1.4.1 Thuận lợi 7
1.4.2 Khó khăn 7
PHẦN 2: XÂY DỰNG HTTT QL SÁCH TẠI ĐH Thương Mại 8
2.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ) 8
2.1.1 Mô tả các chức năng trong quản lý thư viện 8
2.1.2 Xây dựng biểu đồ 10
2.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) 11
2.2.1 Xây dựng DFD mức ngữ cảnh 11
2.2.2 Xây dựng DFD mức đỉnh 12
2.2.3 Xây dựng DFD mức dưới đỉnh 13
2.3 Xây dựng biểu đồ thực thể liên kết 19
2.3.1 Mô tả biểu đồ 19
2.3.2 Xây dựng mô hình quan hệ: 22
Trang 2PHẦN 1 TÌM HIỀU ĐỀ TÀI
Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện tại đại học Thương Mại
Hoạt động của thư viện trong trường đại học Thương mại được thực hiện như sau: Độc giả muốn mượn sách của thư viện thì trước tiên phải đăng ký làm thẻ thư viện Quản lý độc giả: nhập thông tin độc giả khi độc giả đến đăng ký làm thẻ Các thông tin về độc giả bao gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại nhà riêng,
cơ quan công tác, mã đối tượng và những thông tin để xác nhận độc giả như số chứng minh thư hay số hộ chiếu Mỗi độc giả có một định danh duy nhất là: mã độc giả Sau khi xác nhận các thông tin về độc giả hệ thống tạo thẻ độc giả dựa trên các thông tin đó Trên thẻ độc giả có các thông tin: mã thẻ, tên độc giả, ngày sinh, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết hạn Các thông tin về độc giả và thẻ độc giả được lưu trữ lại Mỗi độc giả chỉ có một thẻ độc giả và mỗi thẻ độc giả chỉ thuộc một độc giả
Khi mượn sách độc giả được phép mượn với số lượng và thời gian hạn chế Nhưng trước khi mượn họ phải trình thẻ độc giả và không có sách mượn quá hạn Hoạt động mượn trả sách được thực hiện như sau: sau khi kiểm tra thẻ độc giả và kiểm tra sách quá hạn, nếu đúng là độc giả đã đăng ký và không có sách quá hạn, thì các sách mà họ yêu cầu sẽ được kiểm tra xem sách đó đã được mượn hay chưa nếu sách chưa bị cho mượn thì thông tin về việc mượn sách được lưu lại trên phiếu mượn Phiếu mượn có các thông tin sau: mã độc giả, tên sách, ngày…)
Khi độc giả trả sách thì nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng sách trả, và ghi nhận việc trả sách của độc giả Nếu độc giả trả muộn so với ngày quy định trên phiếu mượn thì
họ phải chịu một khoản lệ phí theo từng loại sách Mỗi thẻ độc giả có thể có nhiều phiếu mượn, mỗi phiếu mượn chỉ ghi một thẻ độc giả Trên mỗi phiếu mượn có thể mượn nhiều sách, mỗi đầu sách có thể cho mượn nhiều lần Mỗi phiếu mượn do một nhân viên lập, một nhân viên có thể lập nhiều phiếu mượn Cuối mỗi tuần làm việc nhân viên thư viện kiểm tra toàn bộ danh sách sách mượn để phát hiện các độc giả mượn quá hạn Nếu độc giả mượn quá hạn dưới 3 ngày thì họ sẽ nhận được một phiếu nhắc trả sách Phiếu nhắc trả sách gồm các thông tin sau: mã phiếu, tên sách, tên độc giả, thời gian, mức phí
Trang 3Ngoài ra vào tuần cuối cùng của tháng thư viện cũng tạo các báo cáo thống kê số lượng sách mượn trong tháng và báo cáo về loại sách đang được yêu thích, số lượng độc giả mượn sách
Việc quản lý sách của thư viện như sau: thường xuyên nhập thêm các đầu sách dựa trên việc chọn sách từ các danh mục sách mà các nhà cung cấp gửi tới Khi các sách quá
cũ hoặc không còn giá trị sử dụng thì thanh lý sách
Thông tin về sách bao gồm: mã sách, tên sách, thể loại, tình trạng, năm xuất bản, nhà xuất bản, tác giả Một nhà xuất bản xuất bản nhiều đầu sách khác nhau Mỗi đầu sách
do một nhà xuất bản xuất bản Một tác giả viết nhiều đầu sách, một đầu sách do một tác giả viết (nếu có nhiều tác giả cùng viết thì chỉ cần lưu thông tin người chủ biên Thông tin
về tác giả bao gồm: mã tác giả, tên tác giả, cơ quan công tác, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại
1.1 Chức năng của hệ thống quản lý thư viện.
Hệ thống quản lý của dự án nhóm thực hiện được tóm lược như sau:
Độc giả muốn mượn sách của thư viện thì trước tiên phải đăng ký làm thẻ thư viện
Quản lý độc giả: khi có nhu cầu làm thẻ độc giả, độc giả đến thư viện và cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên thư viện, sau đó nhân viên thư viện sẽ nhập thông tin độc giả cung cấp bao gồm: tên độc giả, ngày sinh, giới tính, email, số điện thoại Sau khi xác nhận các thông tin về độc giả hệ thống tạo thẻ độc giả dựa trên các thông tin đó Sau khi nhận thẻ độc giả, độc giả mới có thể tiến hành mượn sách thư viện
Thông tin thẻ độc giả bao gồm: mã thẻ, tên độc giả, tên thư viện, hạn dùng thẻ Các thông tin về độc giả và thẻ độc giả sẽ được tự động lưu trữ lại
Hoạt động mượn sách: khi có nhu cầu mượn sách, độc giả tiến hành tìm kiếm mã sách, tên sách trên máy tính tìm kiếm của thư viện rồi cung cấp mã sách yêu cầu và thẻ độc giả cho nhân viên thư viện Nhân viên thư viện sẽ tiến hành kiểm tra thẻ độc giả, kiểm tra sách (sách quá hạn trả mà độc giả phải trả, tình trạng sách độc giả muốn mượn); nếu đủ điều kiện cho mượn-thẻ độc giả còn hạn dùng, độc giả không mượn quyển sách
Trang 4nào quá hạn và quyển sách được yêu cầu có thể cho mượn thì độc giả sẽ được mượn sách Nhân viên thư viện sẽ lấy sách cho độc giả và lập cho độc giả 1 phiếu mượn sách
Thông tin về phiếu mượn: mã phiếu, tên sách, mã sách, mã thẻ, ngày mượn, hạn trả Các thông tin về phiếu mượn sách cũng được tự động lưu lại
Hoạt động trả sách: khi muốn trả sách, độc giả đưa sách và phiếu mượn sách cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ kiểm tra tình trạng sách trả, và ghi nhận việc trả sách của độc giả Nếu sách độc giả đem trả bị rách, mất mát hoặc trả muộn so với ngày quy định trên phiếu mượn thì họ phải chịu một khoản lệ phí theo quy định Nhân viên thư viện sẽ lập 1 phiếu thu phí cho độc giả
Thông tin về phiếu thu phí: mã phiếu, tên sách, mã thẻ,tên độc giả, thời gian, mức phí
Cuối mỗi tuần làm việc nhân viên thư viện kiểm tra toàn bộ danh sách sách mượn để phát hiện các độc giả mượn quá hạn Nếu độc giả mượn sách quá hạn trên 3 ngày thì họ sẽ nhận được một phiếu nhắc trả sách qua mail
Thông tin phiếu nhắc trả sách bao gồm: mã phiếu, tên sách, mã thẻ, tên độc giả, thời gian
Các thông tin về phiếu thu phí và phiếu nhắc trả sách sẽ được lưu trữ vào kho dữ liệu tương ứng
Quản lý sách thư viện: thư viện cũng thường xuyên nhập thêm các đầu sách mới
và thanh lý sách cũ không còn giá trị sử dụng Ngoài ra có thể sửa thông tin về sách khi cần thiết
Thông tin về sách bao gồm: mã sách, tên sách, năm xuất bản, tác giả, NXB
Cuối tháng nhân viên thư viện lập báo cáo về hoạt động trong tháng gửi cho ban quản lý thư viện về: sách mới nhập, sách đã thanh lý, sách được mượn nhiều nhất
1.2 Mục tiêu:
1.2.1 Mục tiêu trước mắt
Hệ thống cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của thư viện:
Trang 5- Quản lý tư liệu : Yêu cầu không chỉ quản lý các tư liệu cùng các nguồn tư liệu
sẵn có của thư viện, còn cần phải có sự liên hệ cùng các thư viện liên kết Các quá trình làm và dán các nhãn phích cho các tư liệu mới cần được tiến hành tự động Dựa trên danh mục các thống kê về sử dụng của tư liệu, hệ phải tự đưa
ra được các báo cáo về các danh mục sách cần thanh lý, đưa ra các giả pháp
xử lý tư liệu hợp lý Yêu cầu hệ thống cung cấp các giao diện thân thiện dễ dùng cho việc cập nhật tạo mới và hủy bỏ các thông tin về tư liệu
- Quản lý độc giả : cần phải chuẩn hóa các thông tin về độc giả Hồ sơ độc giả
phải được lưu trữ một cách tập trung nhưng cần được xử lý một cách phân tán
Hệ thống cần phải có các giao diện dễ sử dụng Hệ thống cũng cần hoạt động tương thích YỚi các thiết bị phần cứng như các máy đọc thẻ
- Quản lý phục vụ: Chủ yếu của chức năng này là quản lý quá trình mượn và trả
tư liệu của độc giả Yêu cầu phải xử lý thông tin tự động các quá trình như kiểm tra tính hợp lệ của thẻ độc giả, khả năng sử dụng thẻ của độc giả (có the mượn được bao nhiêu tư liệu ) Hệ thống cần cung cấp chức năng cho phép độc giả tìm kiếm trên máy tính các tư liệu một cách nhanh chóng Độc giả có the
sử dụng mạng máy tính nội bộ của thư viện để đưa ra các yêu cầu mượn sách tới thủ thư mà không cần phải viết phiếu khai nhận Thủ thư cũng không cần phải xử lý thủ công các yêu cầu của độc giả, tất cả các nhiệm vụ này phải được
hộ thống đảm nhiộm Ngoài ra hộ thống cần đảm bảo chức năng sử dụng thư viện liên kết trong việc tra cứu tư liệu Nhờ đó, hệ thống có thể giúp đỡ độc giả mượn được các tài liệu không có trong kho của thư viện Các thao tác xử lý để hệ thống
có thể thưc hiện được chức năng liên kết với các thư viện khác cần được đảm bảo Việc xử lý phạt đối với độc giả trong quá trình sử dụng tư liệu cần phải được xử lý tự động
- Báo cáo thống kê: nhiệm vụ rất quan trọng của hệ thống Yêu cầu hệ thống
phải tự động thống kê các thông tin về tư liệu các quá trình mượn trả tư liệu của độc giả Hệ thống phải có chức năng đưa ra các báo cáo thống kê định kĩ
về các tài liệu được sử dụng thường xuyên, các tài liệu ít nguời tham khảo Qua
đó giúp cho người quản lý trong việc duy trì và bổ sung nguồn tư liệu mới cho thư viện Ngoài ra, hệ thống cần phải thường xuyên đưa ra danh sách các độc giả vi phạm nội quy của thư viện (mượn sách quá hạn) để thư viện có chính sách xử lý phù hợp
Trang 61.2.2 Mục tiêu lâu dài
Xây dựng hệ thống quản lý thư viện tiên tiến hiện đại có thể đáp ứng được tất cả những yêu cầu cần có
Sử dụng Internet để cho phép hệ thống có thể trao đổi thông tin giữa các thành phần con trong hệ thống cũng như trao đổi thông tin với các hệ thống thư viện khác trong nước và trên thế giới
Xây dựng trang web cho phép bạn đọc tra cứu tư liệu trực tuyến
Đào tạo đội ngũ nhân viên có khả năng tốt về công nghệ thông tin, có hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ để có thể vận hành hệ thống
1.3 Chức năng
Trong hoạt động của hệ thống mới, một số khâu trong quy trình nghiệp vụ sẽ vẫn phải thực hiện bằng thủ công như: Bảo quản sách, liên hệ, vận chuyển Tuy nhiên
có thế đưa tin học vào thực hiện một số chức năng đế giảm bớt thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả hệ thống:
Áp dụng ngay Tin học hoá trong công tác tìm kiếm và tra cứu, đây là công việc từ trước tới nay tốn nhiều công sức
Áp dụng Tin học hoá trong khâu nhập, sửa đổi, bổ sung và phân loại tài liệu Đây cũng là một khâu dễ sai sót, nhầm lãn và mất nhiều cống sức
Áp dụng Tin học hoá trong khâu thống kê và in ấn, đây cũng là một khâu tốn thời gian, hay nhầm do công việc lớn, nhân viên có hạn và không hiệu quả
Áp dụng tin học hoá trong công tác quản lý mượn trả của Thư viện
1.4 Thuận lợi, khó khăn:
1.4.1 Thuận lợi
Giảm công việc thủ công nhàm chán cho cán bộ Thư viện
Cán bộ, sinh viên nói chung sẽ rất thú vị khi công việc của mình hoàn tất nhanh chóng
Khâu quản lý, kiểm kê, báo cáo nhanh, chính xác chuyên nghiệp hơn, cập nhập thông tin nhanh nhiều, giao tiếp trong ngoài thuận tiện hơn
1.4.2 Khó khăn
Yêu cầu trang bị máy tính, cài đặt mạng
Hướng dẫn chỉ đạo sử dụng hệ thống quản lý bằng máy tính
Trang 7 Kiểm soát dữ liệu trong máy tính phải chính xác, khoa học không cẩu thả trong việc cập nhập sửa đổi, bổ sung thông tin
Kết luận: Như vậy, nếu giải quyết tốt những khó khăn trên ta sẽ xây dựng được một
hệ thống thông tin thư viện tốt, kết hợp hài hoà những ưu điểm của công nghệ thông tin với công việc thủ công truyền thống
Trang 8
PHẦN 2: XÂY DỰNG HTTT QL SÁCH TẠI ĐH Thương Mại
2.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC )
2.1.1 Mô tả các chức năng trong quản lý thư viện.
a Quản lý độc giả
Độc giả muốn làm thẻ độc giả của thư viện sẽ đến bộ phận quản lý độc giả, khai báo các thông tin cần thiết với nhân viên
- Trước tiên bộ phận nhân viên quản lý độc giả sẽ nhập các thông tin cần thiết theo quy định được độc giả cung cấp vào kho dữ liệu độc giả
- Những thông tin này sẽ được hệ thống kiểm tra và xác thực tính đúng đắn và hợp
lệ của thông tin
- Thông tin sau khi được xác thực sẽ được nhân viên in thẻ dùng làm cơ sở để làm thẻ độc giả cho độc giả
b Quản lý mượn sách
Độc giả muốn mượn sách sẽ tìm sách trên giá sách thư viện và đem đến bộ phận quản lý mượn sách, xuất trình thẻ độc giả và đưa sách cho nhân viên cho mượn sách
- Khi độc giả xuất trình thẻ độc giả để mượn sách, nhân viên phụ trách việc mượn sách sẽ kiểm tra thẻ và tình trạng sách
- Nếu có thể cho mượn, nhân viên phụ trách việc mượn sách sẽ lập phiếu mượn sách
và lấy sách cho độc giả
c Quản lý trả sách
Độc giả muốn trả sách sẽ đem sách và phiếu mượn sách đến bộ phận quản lý trả sách và xuất trình phiếu mượn sách
- Khi đó nhân viên phụ trách trả sách sẽ kiểm tra quyển sách độc giả đem trả với thông tin trên phiếu mượn sách Nếu không có vấn đề gì thì nhận lại sách, cập nhật thông tin và kết thúc quá trình trả sách
Trang 9- Nếu sách bị hỏng, mất mát hoặc trả quá hạn sẽ tiến hành thu phí từ độc giả.
- Ngoài ra, khi đã quá hạn quy định mà không thấy độc giả đem trả nhân viên phụ trách trả sách sẽ lập 1 phiếu nhắc trả sách và gửi cho độc giả
d Quản lý sách
- Khi có nhu cầu bổ sung thêm sách mới, nhân viên thư viện sẽ nhập thêm sách mới cho thư viện
- Khi thư viện thanh lý sách cũ, nhân viên phụ trách thanh lý sách cũ sẽ lập phiếu thanh lý và gửi cho khách hàng khi giao hàng
- Cuối tháng, nhân viên thư viện sẽ lập báo cáo về hoạt động trong tháng gửi cho ban quản lý thư viện
Trang 10-2.1.2 Xây dựng biểu đồ.
Quản lý thư viện
Quản lý
độc giả
Quản lý mượn sách
Quản lý trả sách
Quản lý sách thư viện
Nhập TT
độc giả
Làm thẻ
độc giả
Kiểm tra thẻ, tình trạng sách
Lập phiếu mượn sách
Nhận sách và cập nhật TT
Lập phiếu thu phí
Lập phiếu nhắc trả sách
Nhập sách mới
Thanh lý sách cũ Lập báo cáo
Trang 112.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu (DFD)
2.2.1 Xây dựng DFD mức ngữ cảnh
- Các tác nhân ngoài: ban quản lý thư viện, độc giả
- Xây dựng biểu đồ:
Quản lý thư viện
Ban quản lý
thư viện
Độc giả
Trang 122.2.2 Xây dựng DFD mức đỉnh
-Kho dữ liệu: độc giả, thẻ độc giả, phiếu mượn sách, phiếu nhắc trả sách, sách, phiếu thu phí
- Xây dựng biểu đồ
h Thẻ đ
Quản lý mượn sách
Quản lý độc giả
Quản lý
sách thư
trả sách
Độc
giả
Ban qlý
thư viện
Độc giả
Độc giả
Độc giả
Thẻ
độc giả
Sách
Phiếu mượn sách
Phiếu mượn sách
Phiếu nhắc trả sách
Sách
Phiếu mượn sách Phiếu thu phí
Phiếu thu phí