CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY I. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty TNHH SX-TM-DV BHLĐ Lộc An là một công ty chuyên sản xuất và cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động với quy trình công nghệ khép kín từ khâu nguyên liệu đến khâu thành phẩm của những mặt hàng quần áo, giày da bảo hộ lao động,các loại khẩu trang, găng tay, áo mưa,…Với sản phẩm chất lượng cao được lựa chọn từ các đơn vị và các nhà sản xuất nổi tiếng như: Rạng Đông, Thành Công, Đài Loan…. Công ty được thành lập vào ngày 11/11/2005, được cấp giấy phép kinh doanh số 4102010799 do sở kế hoạch và đầu tư TP.Hồ Chí Minh cấp với vốn điều lệ ban đầu là 4.500.000.000 đồng. Địa chỉ trụ sở chính 133/14 Dương Văn Dương, Phường Tân Quý, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh. Phân xưởng sản xuất đặt tại 247/12 Vườn Lài, Phường Phú Thọ Hoà, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh. Qua một quá trình hình thành và phát triền vào cuối năm 2012 vốn điều lệ của công ty đã tăng lên 50.000.000.000 đồng. Tên công ty: Công ty TNHH SX - TM - DV Bảo hộ lao động Lộc An Mã số thuế: 0304084805 Địa chỉ: 133/14 Dương Văn Dương, Phường Tân Quý,Quận Tân Phú,TP.HCM Điện thoại: (08)38472322 – (08)38471258. Fax:(84.8)62659055. Email: locasaty@yahoo.com Website: info@baoholaodongvn.com Ngành nghề kinh doanh chính: - Sản xuất quần áo bảo hộ lao động (BHLĐ), đồng phục văn phòng, học sinh, hàng may mặc, trang thiết bị bảo hộ lao động. - Buôn bán vải sợi, giày dép, trang thiết bị BHLĐ 2. Chức năng và nhiệm vụ. 2.1. Chức năng Công ty TNHH SX- TM-DV BHLĐ Lộc An với chức năng chính là sản xuất và cung cấp trang thiết bị BHLĐ, nhận đơn đặt hàng và sản xuất đúng yêu cầu của khách hàng. Khi mới thành lập công ty chủ yếu cung cấp các mặt hàng BHLĐ, đến năm 2004 công ty ngoài việc cung cấp, sản xuất các mặt hàng BHLĐ, quần áo, giày dép, thiết bị điện. Công ty còn cung cấp nguyên liệu vải cho nhiều công ty may với nhiều loại vải nội, ngoại nhập như: kaki, kake, silk, selen, xidernin…chất liệu vải tốt, màu sắc đa dạng, độ bền cao, không co rút, không gây tác dụng phụ làm ảnh hưởng tới sức khoẻ người tiêu dùng. 2.2. Nhiệm vụ. - Sản xuất kinh doanh đúng các ngành nghề đã đăng ký. - Xây dựng và tổ chức kế hoạch sản xuất kinh doanh, và các kế hoạch khác có liên quan đến hoạt động chung của Công ty. - Sản xuất, kinh doanh các mặt hàng trang thiết bị bảo hộ lao động cho thị trường nội địa. - Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn lao động, vật tư tài sản, tiền vốn của công ty, thực hiện mọi chính sách do Nhà Nước ban hành trong sản xuất kinh doanh. - Chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên công ty, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong đơn vị. - Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản Xã hội Chủ Nghĩa. - Công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm, nộp ngân sách và các quỹ theo đúng quy định Nhà nước. 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. 3.1. Mặt hàng kinh doanh. Xuất phát từ một doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty đã mở rộng phát triển thành một công ty chuyên cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động với quy mô lớn. Từ việc sản xuất kinh doanh chủ yếu các mặt hàng BHLĐ, công ty đã nghiên cứu đi sâu vào các ngành điện, bệnh viên, cao su, nhà hàng khách sạn, bưu điện, trường học, Các mặt hàng công ty sản xuất và kinh doanh chủ yếu là: Quần áo bảo hộ lao động, đồng phục văn phòng, quần áo bảo vệ…May size hoặc đo may tuỳ theo yêu cầu của khách hàng, bằng nhiều chất liệu vải khác nhau như: kaki, kate, selen… Gìay da bảo hộ lao động đế cao su, chống dính, chống dầu, chịu nhiệt. Da và đế là nguyên liệu ngoại nhập, mẫu mã đa dạng, sản phẩm có chứng chỉ thử nghiệm của trung tâm đo lường chất lượng. Áo thun, áo blue với nhiều chất liệu khác nhau như cotton cá mập…Phù hợp với môi trường làm việc. Nón vải, nón nhựa, khẩu trang, găng tay… Với nhiều mẫu đa dạng. Các loại dây đai, dây an toàn, thảm cách điện ngoại nhập có phiếu kiểm nghiệm và các trang thiết bị bảo hộ lao động khác. 3.2. Thị trường tiêu thụ. Công ty phục vụ thị trường trong nước theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Qua nhiều năm hoạt động, Lộc An là nhà cung cấp chính các sản phẩm bảo hộ lao động, đồng phục công sở, học sinh cho các khu vực Miền Trung, Đông Nam Bộ, Miền Tây, TP.HCM…. đã cung cấp nhiều cho các lĩnh vực Xây dựng, Cơ khí, Dầu khí. Đã cung cấp cho các công ty lớn: Công ty Cao su Dầu Tiếng, Cao su Bà Rịa Vũng Tàu, Cao su Hòa Bình, Bưu Điện Gia Định, Cao Đẳng Điện Lực TP.HCM… 3.3. Những thuận lợi và khó khăn. 3.3.1. Thuận lợi • Là công ty ra đời sau nhưng có thể đứng vững trong ngành vì công ty hoạt động có uy tín và hiệu quả. Do vậy, nguồn hàng của công ty dồi dào và đảm bảo. Bên cạnh đó, thị trường may mặc hiện nay rất phát triển nên tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển. • Về bộ máy công ty hình thành trên nguồn nhân lực nội bộ nên rất nhanh nhẹn và linh hoạt. Do vậy, Ban giám đốc công ty cũng nhanh chóng nắm bắt và xử lý kịp thời những tình huống bất trắc. Bên cạnh đó, trang thiết bị của công ty khá đầy đủ như: Máy tính, internet, máy in, máy photocopy, máy fax… • Ban giám đốc công ty là những người có trình độ và kinh nghiệm trong ngành may mặc nên vấn đề quản lý và xử lý công việc rất tốt, tạo được môi trường làm việc thân thiện, đoàn kết từ cấp trên đến cấp dưới. • Cán bộ công nhân viên đa số là những lao động trẻ nên rất nhiệt tình năng động, dễ tiếp cận với cái mới, xử lý công việc một cách dễ dàng trong công việc. 3.3.2. Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi thì công ty cũng gặp phải không ít khó khăn như: • Đơn đặt hàng của khách hàng không phân bố đều, tập trung nhiều vào cuối năm nên ở giai đoạn này công ty không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và dễ bị mất khách hàng. • Hiện nay có nhiều công ty may mặc ra đời nên vấn đề cạnh tranh về giá là rất khó khăn. Do đó, đòi hỏi công ty phải nổ lực hơn nữa để tồn tại và phát triển. Bên cạnh đó giá cả thị trường ngày càng gia tăng cũng làm cho các khoản chi phí tăng lên nên gây ảnh hưởng không nhỏ đến người tiêu dùng. 4. Tổ chức cơ cấu quản lý của công ty. 4.1 Tổ chức bộ máy quản lý. Bộ máy tổ chức của công ty hiện nay có tổng số 300 người. Trong đó nhân viên văn phòng là 50 người, công nhân sản xuất 250 người. Từ những yêu cầu thực tế trong hoạt động kinh doanh, bộ máy tổ chức của công ty được chia thành các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ cụ thể nhằm đáp ứng tốt nhu cầu, mang lại hiệu quả kinh tế cao. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CƠ CẤU CỦA CÔNG TY PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG GIAO NHẬN PHÒNG GIỚI THIỆU SẢN PHẨM GIÁM ĐỐC 4.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban. 4.2.1. Giám đốc Là người lãnh đạo cao nhất điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm toàn bộ kết quả hoạt động của công ty trước cơ quan quản lý cũng như trước pháp luật. Thực hiện quản lý đảm bảo toàn bộ công tác nhân sự hành chính của công ty. 4.2.2. Phó giám đốc - Tham mưu, cố vấn cho giám đốc vấn đề kinh doanh và thực hiện hoạt động của công ty, đồng thời giúp cho giám đốc đề ra phương án kinh doanh. - Phụ trách các lĩnh vực do giám đốc phân công, nhận sự uỷ quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật. - Điều phối công việc của các phòng ban và xử lý các thông tin công việc phát sinh ngoài trách nhiệm của các phòng ban. 4.2.3. Phòng kinh doanh - Tham mưu cho giám đốc đưa ra các kế hoạch kinh doanh và đầu tư phát triển cụ thể. - Lên kế hoạch dự trữ hàng, khai thác hàng, lựa chọn các mặt hàng thiết bị BHLĐ có hiệu quả để đáp ứng thị hiếu cho người tiêu dùng. - Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, đàm phán ký kết các hợp đồng để thực hiện tốt việc tiêu thụ sản phẩm. 4.2.4. Phòng tài chính kế toán - Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tài chính. Lập kế hoạch tài chính của công ty, phân phối thu nhập tích luỹ tiền tệ, kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua chỉ tiêu giá trị. - Lập sổ sách kế toán, phản ánh một cách đầy đủ chính xác, trung thực, kịp thời và có hệ thống mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. - Thu thập, tổng hợp số liệu và tài liệu về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, lập báo cáo kế toán theo quy định của nhà nước. Kiểm tra các kế hoạch thu chu tài chính, tình hình thanh toán và việc quản lý, sử dụng tài sản,vật tư, tiền vốn trong công ty. Từ đó phát hiện ra những sai lầm để ngăn chặn kịp thời. Đồng thời phát hiện những khả năng tiềm tàng trong và ngoài công ty để có biện pháp thực hiện có hiệu quả. 4.2.5. Phòng giao nhận hàng hoá - Quản lý, bảo quản hàng hoá, lưu kho để phục vụ việc sản xuất kinh doanh của công ty. - Nhận hàng và giao hàng cho khách. 4.2.6. Phòng giới thiệu sản phẩm - Giới thiệu các mặt hàng kinh doanh của công ty, giúp cho khách hàng dễ dàng hơn trong việc lựa chọn sản phẩm. - Giúp cho sản phẩm của công ty cạnh tranh với các sản phẩm khác trên thị trường. CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY I. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG ISO 9001:2008 1. Khái niệm ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, áp dụng cho mọi loại hình tổ chức/doanh nghiệp nhằm đảm bảo khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và luật định một cách ổn định và thường xuyên nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm các tiêu chuẩn cơ bản là: • ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng Cơ sở và từ vựng • ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng Các yêu cầu • ISO 9004:2009 Quản lý tổ chức để thành công bền vững • ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý ISO 9004 Quản lý tổ chức để thành công bền vững ISO 9001:2008 Các yêu cầu ISO 19011 Hướng dẫn đánh giá các HTQL ISO 9001:2005 – Cơ sở và từ vựng Các tiêu chuẩn cơ bản trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu đối với việc xây dựng và chứng nhận một hệ thống quản lý chất lượng tại các tổ chức/doanh nghiệp. Tiêu chuẩn này quy định các nguyên tắc cơ bản để quản lý các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp về vấn đề chất lượng thông qua 5 yêu cầu sau: • Hệ thống quản lý chất lượng • Trách nhiệm của lãnh đạo • Quản lý nguồn lực • Tạo sản phẩm • Đo lường, phân tích và cải tiến Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp thiết lập được các quy trình chuẩn để kiểm soát các hoạt động, đồng thời phân định rõ việc, rõ người trong quản lý, điều hành công việc. Hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp CBNV thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và thường xuyên cải tiến công việc thông qua các hoạt động theo dõi và giám sát. Một hệ thống quản lý chất lượng tốt không những giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động và sự thỏa mãn của khách hàng và còn giúp đào tạo cho nhân viên mới tiếp cận công việc nhanh chóng hơn. ISO 9000 được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO ban hành lần đầu tiên vào năm 1987. Trước đó vào năm 1959, Cơ quan quốc phòng Mỹ đã ban hành tiêu chuẩn MIL-Q-9858A về quản lý chất lượng bắt buộc áp dụng đối với các cơ sở sản xuất trực thuộc. Dựa trên tiêu chuẩn quản lý chất lượng của Mỹ, năm 1968, Tổ chức Hiệp ước Bắc Đại Tây Dương – NATO đã ban hành tiêu chuẩn AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication) quy định các yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát chất lượng trong ngành công nghiệp áp dụng cho khối NATO. Năm 1979, Viện Tiêu chuẩn Anh (BSI) ban hành tiêu chuẩn BS 5750 - tiêu chuẩn đầu tiên về hệ thống chất lượng áp dụng rộng rãi cho các ngành công nghiệp và là tiền thân của tiêu chuẩn ISO 9000 sau này. Cho tới nay, ISO 9000 đã qua các kỳ sửa đổi vào các năm 1994, 2000 và hiện tại là tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Nhằm đưa ra tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với đặc thù của một số ngành, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO và một số hiệp hội đã ban hành một số tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng chuyên ngành sau: • ISO/TS 16949 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng đối với các cơ sở sản xuất ô tô, xe máy và phụ tùng; • ISO 13485 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng đối với các cơ sở sản xuất trang thiết bị y tế; • ISO/TS 29001 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ngành dầu khí; • TL 9001 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ngành viễn thông; • AS 9001 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ngành hàng không vũ trụ; Theo thống kê của tổ chức ISO (ISO Survey of Certification 2010, xuất bản ngày 01-12-2011), tính đến cuối tháng 12/2010, ít nhất 1.109.905 chứng chỉ ISO 9001 đã được cấp ở 178 quốc gia và nền kinh tế. II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG ISO 9001:2008 có thể áp dụng đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp, không phân biệt phạm vi, quy mô hay sản phẩm, dịch vụ cung cấp. Tiêu chuẩn được sử dụng cho các mục đích chứng nhận, theo yêu cầu của khách hàng, cơ quan quản lý hoặc đơn thuần là để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp. III. LỢI ÍCH Để duy trì sự thỏa mãn của khách hàng, tổ chức phải đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. ISO 9001:2008 cung cấp một hệ thống đã được trải nghiệm ở quy mô toàn cầu để thực hiện phương pháp quản lý có hệ thống đối với các quá trình trong một tổ chức, từ đó tạo ra sản phẩm đáp ứng một cách ổn định các yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Những lợi ích sau đây sẽ đạt được mỗi khi tổ chức thực hiện có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001:2008: • Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc; • Phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc; • Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong tổ chức; • Hệ thống văn bản quản lý chất lượng là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm; • Giúp cải tiến thường xuyên chất lượng các quá trình và sản phẩm; • Tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả; • Nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp… IV. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI Quá trình triển khai ISO 9001:2008 đóng vai trò rất quan trọng để đạt được những lợi ích đầy đủ của hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System - QMS). Để thực hiện thành công QMS, tổ chức cần triển khai theo trình tự 6 bước cơ bản sau đây: Các bước này được cụ thể hóa qua 5 giai đoạn triển khai sau: 1. Giai đoạn chuẩn bị • Xác định mục đích, phạm vi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng; • Lập Ban chỉ đạo dự án ISO 9000 hoặc phân công nhóm thực hiện dự án (đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ); • Bổ nhiệm/phân công Đại diện Lãnh đạo về chất lượng và thư ký/cán bộ thường trực (khi cần thiết); • Tổ chức đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 và phương pháp xây dựng hệ thống văn bản; • Đánh giá thực trạng; • Lập kế hoạch thực hiện. 2. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng • Thiết lập các quy trình để chuẩn hóa cách thức thực hiện, kiểm soát các quá trình trong hệ thống; • Xây dựng hệ thống văn bản bao gồm: o Chính sách, mục tiêu chất lượng; o Sổ tay chất lượng; o Các quy trình kèm theo các mẫu, biểu mẫu và hướng dẫn khi cần thiết. 3. Triển khai áp dụng • Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy trình, tài liệu; • Triển khai, giám sát việc áp dụng tại các đơn vị, bộ phận; • Xem xét và cải tiến các quy trình, tài liệu nhằm đảm bảo kiểm soát công việc một cách thuận tiện, hiệu quả. 4. Kiểm tra, đánh giá nội bộ • Tổ chức đào tạo đánh giá viên nội bộ; • Lập kế hoạch và tiến hành đánh giá nội bộ; • Khắc phục, cải tiến hệ thống sau đánh giá; • Xem xét của lãnh đạo về chất lượng. 5. Đăng ký chứng nhận • Lựa chọn tổ chức chứng nhận; • Đánh giá thử trước chứng nhận (nếu có nhu cầu và khi cần thiết); • Chuẩn bị đánh giá chứng nhận; • Đánh giá chứng nhận và khắc phục sau đánh giá; • Tiếp nhận chứng chỉ ISO 9001. . 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY I. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty TNHH SX-TM-DV BHLĐ Lộc An là một công ty chuyên sản xuất và cung cấp trang thiết bị. vừa và nhỏ, công ty đã mở rộng phát triển thành một công ty chuyên cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động với quy mô lớn. Từ việc sản xuất kinh doanh chủ yếu các mặt hàng BHLĐ, công ty đã nghiên. Nghĩa. - Công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm, nộp ngân sách và các quỹ theo đúng quy định Nhà nước. 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. 3.1. Mặt hàng kinh doanh. Xuất phát từ một doanh