LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển như vũ bão, trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý, ......máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nã tới tất cả các lĩnh vực. Từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thường nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất. Nhưng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dông máy tính hầu hết của nước ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những người không biết hoặc biết Ýt tiếng Anh.Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng có hiều quả hơn trong công việc. Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và phong phó, thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access có tính năng cao hơn cả, giúp cho người dùng trong các công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lưu trữ, biểu diễn thông tin, tiết kiệm thời gian. Phần mềm Microsoft Access của hãng Microsoft là phần mềm phổ biến ở nước ta hiện nay. Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan theo hướng đối tượng lấy ngôn ngữ Basic làm gốc. Sử dụng phần mềm lập trình hướng đối tượng trên Windows sẽ giúp chương trình dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng vì nó cung cấp khả năng tạo đối tượng và các líp bằng cách sử dụng giao diện thay ngôn ngữ, Microsoft Access có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vào chương trình như các chương trình lập trình trên môi trường DOS. Khả năng kết nối và các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng khi cơ sở dữ liệu đã được tạo các quan hệ ràng buộc. Tóm lại, ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng này là một công cụ cần thiết cho người sử dụng có thể cập nhật, lưư trữ, tìm kiếm, xem sửa một cách nhanh chóng. CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Chương trình Quản lý tài chính cần đạt được các yêu cầu tối thiểu sau : + Việc cập nhật dữ liệu phải đơn giản ,dễ ràng ,tránh được các sai sót khi cập nhật. + Việc tìm kiếm đơn giản ,nhanh chóng ,chính xác. + Việc in danh sách các báo cáo tiện lợi ,đẹp ,dễ nhìn. Trong đồ án này với đề tài Quản lý tài chính được lập bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Tên chương trình : Chương trình quản lý tài chính 1. Bảng Gồm có 3 bảng trong đó có các bảng chính sau: Bảng đơn (Donvi) vị khai báo danh sách các đơn vị: STT, Tendonvi, Sotaikhoan. Bảng Phiếu thu (Phieuthu): Sophieu, Hotennguoinop, Diachi, Sotaikhoản, Lydonop, Sotienthu, Ngaythu, Nguoithu, Ketoantruong Bảng Phiếu chi (Phieuchi): Sophieu, Ngaychi, Hotennguoinhan, Sotaikhoan, Diachi, Lydochi, Sotienchi, Nguoichi, Ketoantruong 2. Form + Trong menu Nhap so lieu mainform: Form này để người sử dụng bắt đầu vào chương trình chính.Giao diện Form như là một logo. Khi vào chương trình Form có chức năng như là nền cho chương trình. Form nhapdsdonvi : Form để nhập danh sách các đơn vị Form Phiếu chi: tại đây người sử dụng có thể nhập các thôg tin về phiếu chi Form Phiếu thu: cho phép nhập thông tin về phiếu thu + Các Form tính toán: Form báo cáo quý 1: Form báo cáo quý 2:
LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển như vũ bão, trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý, máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nã tới tất cả các lĩnh vực. Từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thường nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất. Nhưng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dông máy tính hầu hết của nước ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những người không biết hoặc biết Ýt tiếng Anh.Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng có hiều quả hơn trong công việc. Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và phong phó, thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access có tính năng cao hơn cả, giúp cho người dùng trong các công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lưu trữ, biểu diễn thông tin, tiết kiệm thời gian. Phần mềm Microsoft Access của hãng Microsoft là phần mềm phổ biến ở nước ta hiện nay. Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trực quan theo hướng đối tượng lấy ngôn ngữ Basic làm gốc. Sử dụng phần mềm lập trình hướng đối tượng trên Windows sẽ giúp chương trình dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng vì nó cung cấp khả năng tạo đối tượng và các líp bằng cách sử dụng giao diện thay ngôn ngữ, Microsoft Access có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vào chương trình như các chương trình lập trình trên môi trường DOS. Khả năng kết nối và các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng khi cơ sở dữ liệu đã được tạo các quan hệ ràng buộc. Để hiểu thêm về những tính năng của Microsoft Access NỘI DUNG 1. B ả ng Gồm có 3 bảng trong đó có các bảng chính sau: - Bảng đơn (Donvi) vị khai báo danh sách các đơn vị: STT, Tendonvi, Sotaikhoan. - Bảng Phiếu thu (Phieuthu): Sophieu, Hotennguoinop, Diachi, Sotaikhoản, Lydonop, Sotienthu, Ngaythu, Nguoithu, Ketoantruong - Bảng Phiếu chi (Phieuchi): Sophieu, Ngaychi, Hotennguoinhan, Sotaikhoan, Diachi, Lydochi, Sotienchi, Nguoichi, Ketoantruong 2. Form + Trong menu Nhap so lieu - mainform: Form này để người sử dụng bắt đầu vào chương trình chính.Giao diện Form như là một logo. Khi vào chương trình Form có chức năng như là nền cho chương trình. - Form nhapdsdonvi : Form để nhập danh sách các đơn vị - Form Phiếu chi: tại đây người sử dụng có thể nhập các thôg tin về phiếu chi - Form Phiếu thu: cho phép nhập thông tin về phiếu thu + Các Form tính toán: - Form báo cáo quý 1: - Form báo cáo quý 2: - Form báo cáo quý 3: - Form báo cáo quý 4: Cho phép người quản lý có thể xem báo cáo của các quý trong năm - Form Báo cáo tổng hợp tháng: Liệt kê báo cáo của các tháng ứng với các năm - Form báo cáo tháng: Cho phép người quản lý có thể xem báo cáo của tháng bất kỳ trong năm bất kỳ - Form Báo cáo tổng hợp năm: Cho phép người quản lý có thể xem báo cáo theo kiểu liệt kê theo từng năm - Form Báo cáo năm: Cho người quản lý xem báo cáo các năm - Form Xem báo cáo tổng hợp quý 1234: Thiết kế gồm một form chính có 4 form con bên trong cho phép xem báo cáo quý 1, 2, 3, 4 từng năm - Form Xem phiếu chi từng quý Gồm 1 form chính và 4 form con cho phép xem phiếu chi của từng quý trong năm - Form Xem phiếu thu từng quý Gồm 1 form chính và 4 form con cho phép xem phiếu thu của từng quý trong năm 3. Queries Gồm 26 queries - Chi quý 1 - Chi quý 2 - Chi quý 3 - Chi quý 4 Lấy ra danh sách phiếu chi quý 1, 2, 3, 4 trong các năm nhập vào - Thu quý 1 - Thu quý 2 - Thu quý 3 - Thu quý 4 Lấy ra danh sách phiếu thu quý 1, 2, 3, 4 trong các năm nhập vào - Chi theo tháng -Thu theo tháng Liệt kê ra danh sách phiếu thu, phiếu chi các tháng trong các năm - Thu theo năm - Chi theo năm Liệt kê ra danh sách phiếu thu, phiếu chi trong các năm - Báo cáo tổng hợp quý 1 - Báo cáo tổng hợp quý 2 - Báo cáo tổng hợp quý 3 - Báo cáo tổng hợp quý 4 Tính tổng thu, tổng chi, số dư quý 1, 2, 3, 4 trong năm - Báo cáo quý 1 - Báo cáo quý 2 - Báo cáo quý 3 - Báo cáo quý 4 Tính tổng thu, tổng chi, số dư quý 1, 2, 3, 4 trong năm bất kỳ - Báo cáo tổng hợp tháng Tính tổng thu, tổng chi, số dư các tháng ứng với các năm - Báo cáo tháng Tính tổng thu, tổng chi, số dư mét tháng bất kỳ ứng với năm bất kỳ - Báo cáo tổng hợp năm Tính tổng thu, tổng chi, số dư các năm - Báo cáo năm Tính tổng thu, tổng chi, số dư năm bất kỳ - Phiếu chi - Phiếu thu Cho phép xem phiếu thu, phiếu chi theo số phiếu 4. Reports - Báo cáo quý 1 - Báo cáo quý 2 - Báo cáo quý 3 - Báo cáo quý 4 In báo cáo quý 1, 2, 3, 4 trong năm bất kỳ - Báo cáo tháng In báo cáo tháng tháng bất kỳ với năm bất kỳ - Báo cáo năm In báo cáo tổng hợp năm bất kỳ - Phiếu chi - Phiếu thu In phiếu thu, phiếu chi 5. Macros - Autoexec Tác dông khi mở csdl thì form chính (mainforrm)hiện ngay trong khi bật - Mainmenu Tác dụng mở form chính - Menungang Dùng để tạo các menu dải theo chiều ngang - Nsl Menu dọc dùng để nhập số liệu - Tktt Menu dọc dùng tim kiếm, thay thế - Xbc Menu dọc dùng để xem báo cáo - Ikq Menu dọc dùng để in ra kết quả - T Menu dọc dùng để thoát khỏi chương trình I. Phần thiết kế A. Tạo bảng ? Trước hết mở CSDL chọn Table\New, chọn các kiểu thiết kế bảng và chọn bảng cần thiết kế như sau sau đó nhấn OK bảng thiết kế xuất hiện cột thứ nhất cho ta nhập các trường tương ứng, cột thứ hai cho ta chọn các kiểu trường , sau dã di chuyển chuột xuống phía dưới ta có các kiểu giá trị gán cho trường cần nhập Ví dô : Các bảng được tạo trong đồ án này Bảng đơn vị 1. Bảng phiếu chi 2. Bảng phiếu thu B. Tạo Form Trước tiên mở CSDL chọn Form\New sau đó chọn kiểu thiết kế và Form cần tạo sau đó nhấn OK . Thường ta thiết kế Form theo kiểu tạo sẵn. Các Form được thiết kế trong đồ án này 1. Form Phiếu thu Dùng chức năng Design View thiết kế form này Thiết kế sử dụng 2 Combobox dùng cho 2 trường Số tài khoản, Địa chỉ cho phép nhập thông tin dễ dàng từ bảng đơn vị 2. Form Phiếu chi Dùng chức năng Design View thiết kế form này Thiết kế sử dụng 2 Combobox dùng cho 2 trường Số tài khoản, Địa chỉ cho phép nhập thông tin dễ dàng từ bảng đơn vị 3. Form Báo cáo quý 1 4.Form Báo cáo quý 2 5. Form Báo cáo quý 3 6. Form Báo cáo quý 4 [...]... 11 Fomr Xem phiếu chi từng quý 12 Form Xem phiếu thu từng quý Form trong mục 10, 11, 12 dùng chức năng Design View để thiết kế trong đó sử dụng công cụ Tab Control để tạo các form con trên một Form chính giúp người sử dụng giảm bớt được thao tác khi xem 13 MainForm Trong khi thiết kế Form cần chú ý để có được một Form đẹp và khi sử dụng thao tác trên Form được tiện lợi cần phải biết kết hợp các nót... có trong bảng kéo vào trong bảng sau đó gán các thuộc tính cho nót D Tạo truy vấn Mở CSDL chọn Queries\New chọn kiểu thiết kế rồi nhấn OK Cửa sổ thiết kế Queries xuất hiện Cửa sổ này cho phép ta tạo truy vấn tới từng trường trong nhiều bảng bằng cách kích đúp chuột vào hộp ShowTable rồi kéo rê các trường trong bảng xuống cửa sổ thiết kế Các truy vấn thiết kế trong đồ án này 1 Truy vấn chi quý 1 Trong. .. lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi 9 Truy vấn chi theo tháng Truy vấn này sử dụng lệnh: Thang: Month([Ngaychi]) Nam: Year([Ngaychi]) Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi 10 Truy vấn thu theo tháng Truy vấn này sử dụng lệnh: Thang: Month([Ngaychi]) Nam: Year([Ngaychi]) Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi 11 Truy vấn thu theo năm Truy vấn này sử dụng lệnh: Thang: Month([Ngaychi])... Mục Criteria: lấy giá trị 1 Tác dụng lấy ra tháng trong trường ngày chi, thoả mãn gía trị trong mục Criteria là 1 2 Truy vấn chi quý 2 Tương tù nh truy vấn chi quý 3 Truy vấn chi quý 3 Tương tù nh truy vấn chi quý 1 4 Truy vấn chi quý 4 Tương tù nh truy vấn chi quý 1 5 Truy vấn thu quý 1 6 Truy vấn thu quý 2 7 Truy vấn thu quý 3 9 Truy vấn thu quý 4 Truy vấn này sử dụng lệnh: Thang: Month([Ngaychi])... cáo quý 1 Lấy từ truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1 Dùng dòng lênh: Like [Nhap nam can tra?] có tác dụng cho phép tìm ra năm muốn xem báo cáo 17 Truy vấn báo cáo quý 2 Tương tù nh truy vấn trong mục 16 18 Truy vấn báo cáo quý 3 Tương tù nh truy vấn trong mục 16 19 Truy vấn báo cáo quý 4 Tương tù nh truy vấn trong mục 16 20 Truy vấn báo cáo tổng hợp tháng Tính tổng thu, tổng chi từ 2 bảng truy vấn Thu theo... tổng hợp tháng trong truy vấn này cho ta tìm được tháng ứng với năm mà ta muốn xem: Like [Cho biet thang ?] Like [Cho biet nam? ] 22 Truy vấn báo cáo tổng hợp năm Tính tổng thu và tổng chi trong hai truy vấn Thu theo năm và Chi theo năm sau đó tính ra số dư của các năm 23 Truy vấn báo cáo năm Lấy từ bảng truy vấn báo cáo tổng hợp năm Like [Cho biet nam nao] Cho phép ta xem được báo cáo trong một năm... Month([Ngaychi]) Nam: Year([Ngaychi]) Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi 11 Truy vấn thu theo năm Truy vấn này sử dụng lệnh: Thang: Month([Ngaychi]) Nam: Year([Ngaychi]) Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi 12 Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1 Truy vấn này lấy tổng thu từ bảng Số tiền thu , Tổng chi từ bảng Số tiền chi sau đó tính ra Số dư = Tổng thu - Tổng chi Quan hên hai bảng nh trên... xem va sua] Cho phép tìm phiếu thu theo số phếu E Làm thế nào để tạo Report Mở CSDL chọn Reports\new chọn kiểu thiết kế và bảng cần thiết kế và nhấn OK cử sổ thiết kế Report xuất hiện Một sè Report có trong đồ án 1 Report Báo cáo quý 1 Dùng công cô Report Wizard thiết kế 2 Report Báo cáo quý 2 Dùng công cụ Report Wizard thiết kế 3 Report báo cáo quý 3 Dùng công cụ Report Wizard thiết kế 4 Report báo