NÂNG CAO QUẢN TRỊ hội họp và xây DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, kế HOẠCH HOẠT ĐỘNG

MỤC LỤC DANH SÁCH NHÓM 05 1 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 2 MỤC LỤC 3 MỞ ĐẦU 5 CHƯƠNG 1: NỘI DUNG QUẢN TRỊ HỘI HỌP VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG. 6 1.1. Hoạch định, tổ chức 6 1.1.1. Khái niệm hội họp 6 1.1.2. Ý nghĩa của họp hội 6 1.1.3. Phân loại hội họp 6 1.1.3.1. Họp nội bộ 6 1.1.3.2. Hội thảo (hội nghị thăm dò) 7 1.1.3.3. Hội nghị chỉ huy 7 1.1.3.4. Hội nghị giao ban 7 1.1.3.5. Hội nghị quyết nghị 8 1.1.4. Hoạch định, tổ chức hội nghị 8 1.1.4.1. Phương thức tổ chức hội nghị 8 1.1.4.2. Chuẩn bị hội nghị 8 1.1.4.3. Tiến hành hội nghị 9 1.1.4.4. Công việc sau hội nghị 10 1.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 10 1.2.1. Khái niệm xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 10 1.2.2. Ý nghĩa của việc xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động. 11 1.2.3. Cơ sở, yêu cầu xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động. 11 1.2.3.1. Cơ sở xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 11 1.2.3.2. Yêu cầu xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 11 1.2.3.3. Phương pháp xây dựng chương trình 12 CHƯƠNG 2:MỘT SỐ NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HỘI HỌP VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG 13 2.1. Quản trị hội họp 13 2.1.1. Điều hành cuộc họp 13 2.1.1.1. Bắt đầu cuộc họp 13 2.1.1.2. Dẫn dắt cuộc họp 13 2.1.1.3. Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp 14 2.1.1.4. Điều hành cuộc họp 15 2.1.1.5. Thời gian trình bày 15 2.1.1.6. Kết thúc cuộc họp 16 2.1.2. Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp: 16 2.1.3. Những hành động tiếp theo 16 2.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 17 2.2.1. Sự cần thiết của xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 17 2.2.2. Các đặc điểm của kế hoạch chiến lược 17 2.2.3. Nguyên tắc lập kế hoạch chiến lược 18 2.2.4. Khái quát quy trình lập kế hoạch chiến lược 19 MỞ ĐẦU Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Thông qua thảo luận, hội họp tạo ra sự thống nhất về mặt nhận thức, quản điểm cho những người tham dự, là tiền đề cho sự phối hợp trong công việc nhằm đạt được mục tiêu chung. Cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ kích thích tranh luận từ những người tham dự, qua đó các biện pháp, giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn đề mà cơ quan, tổ chức đang gặp phải sẽ nhanh chóng lộ diện, mà nếu không có hội họp nhà lãnh đạo sẽ phải mất rất nhiều thời gian mới tìm ra. Quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của cuộc họp, hội nghị. Vì vậy, trước mỗi cuộc hội họp, nhà quản trị cần phải nghiên cứu những kỹ năng, những bí quyết để nâng cao công tác quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động. Dưới đây là nội dung của bài tiểu luận “Nâng cao quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động”.  

DANH SÁCH NHÓM 05

T

T

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

MỤC LỤC

DANH SÁCH NHÓM 05 1

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 2

MỤC LỤC 3

MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1: NỘI DUNG QUẢN TRỊ HỘI HỌP VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG 6

1.1 Hoạch định, tổ chức 6

1.1.1 Khái niệm hội họp 6

1.1.2 Ý nghĩa của họp hội 6

1.1.3 Phân loại hội họp 6

1.1.3.1 Họp nội bộ 6

1.1.3.2 Hội thảo (hội nghị thăm dò) 7

1.1.3.3 Hội nghị chỉ huy 7

1.1.3.4 Hội nghị giao ban 7

1.1.3.5 Hội nghị quyết nghị 8

1.1.4 Hoạch định, tổ chức hội nghị 8

1.1.4.1 Phương thức tổ chức hội nghị 8

1.1.4.2 Chuẩn bị hội nghị 8

1.1.4.3 Tiến hành hội nghị 9

1.1.4.4 Công việc sau hội nghị 10

1.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 10

1.2.1 Khái niệm xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 10

1.2.2 Ý nghĩa của việc xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 11

1.2.3 Cơ sở, yêu cầu xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 11

1.2.3.1 Cơ sở xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 11

1.2.3.2 Yêu cầu xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 11

1.2.3.3 Phương pháp xây dựng chương trình 12

CHƯƠNG 2:MỘT SỐ NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HỘI HỌP VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG 13

2.1 Quản trị hội họp 13

2.1.1 Điều hành cuộc họp 13

2.1.1.1 Bắt đầu cuộc họp 13

2.1.1.2 Dẫn dắt cuộc họp 13

2.1.1.3 Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp 14

2.1.1.4 Điều hành cuộc họp 15

2.1.1.5 Thời gian trình bày 15

2.1.1.6 Kết thúc cuộc họp 16

2.1.2 Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp: 16

2.1.3 Những hành động tiếp theo 16

2.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 17

2.2.1 Sự cần thiết của xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động 17

2.2.2 Các đặc điểm của kế hoạch chiến lược 17

2.2.3 Nguyên tắc lập kế hoạch chiến lược 18

2.2.4 Khái quát quy trình lập kế hoạch chiến lược 19

MỞ ĐẦU

Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian

Thông qua thảo luận, hội họp tạo ra sự thống nhất về mặt nhận thức, quản điểm cho những người tham dự, là tiền đề cho sự phối hợp trong công việc nhằm đạt được mục tiêu chung

Cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ kích thích tranh luận từ những người tham dự, qua đó các biện pháp, giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn

đề mà cơ quan, tổ chức đang gặp phải sẽ nhanh chóng lộ diện, mà nếu không có hội họp nhà lãnh đạo sẽ phải mất rất nhiều thời gian mới tìm ra

Quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của cuộc họp, hội nghị Vì vậy, trước mỗi cuộc hội họp, nhà quản trị cần phải nghiên cứu những kỹ năng, những bí quyết để nâng cao công tác quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động Dưới đây là nội dung của bài tiểu luận “Nâng cao quản trị hội họp và xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động”

CHƯƠNG 1:

NỘI DUNG QUẢN TRỊ HỘI HỌP VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG

TRÌNH, KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG.

1.1 Hoạch định, tổ chức

1.1.1 Khái niệm hội họp

Hội nghị là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất đinh, tại một địa điểm nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng của ngành hoặc cơ quan, tổ chức

1.1.2 Ý nghĩa của họp hội

Thông qua thảo luận, hội họp tạo ra sự thống nhất về mặt nhận thức, quan điểm cho những người tham dự, là tiền đề cho sự phối hợp trong công việc nhằm đạt mục tiêu chung

Cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ kích thích tranh luận từ những người tham dự, qua đó các biện pháp, giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn

đề mà cơ quan, tổ chức đang gặp phải sẽ nhanh chóng lộ diện, mà nếu không có hội họp nhà lãnh đạo sẽ phải mất rất nhiều thời gian mới tìm ra

Hội họp là diễn đàn để người có ý tưởng mới về quản lý, điều hành … có

cơ hội được trình bày ý tưởng của mình một cách chính thức Thông qua phát biểu tại các cuộc họp, hội nghị khả năng lập luận, thuyết phục người khác của cá nhân cũng được nâng cao

Hội họp cũng là nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

Hội họp là môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước

1.1.3 Phân loại hội họp

1.1.3.1 Họp nội bộ

Được tổ chức nhằm bàn bạc, giải quyết những vấn đề phát sinh trong công tác, hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, bộ phận … Người chủ trì các

cuộc họp nội bộ là lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc trưởng đơn vị, bộ phận Các cuộc họp nội bộ không thể bắt buộc tuân thủ nghi thức như hội nghị

Họp nội bộ có thể được tổ chức vào thời điểm bất kỳ không xác định trước

để giải quyết những công việc đột xuất, sự kiện bất ngờ không nằm trong dự tính của nhà quản trị

1.1.3.2 Hội thảo (hội nghị thăm dò)

Đây là loại hội nghị được tổ chức nhằm huy động kinh nghiệm, trí tuệ của các nhà chuyên môn cả trong và ngoài cơ quan, tổ chức để tìm kiếm thông tin, giải pháp tối ưu giúp nhà quản trị đưa ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề nào đó thuộc chức năng, nhiệm cụ của mình, mà trong khả năng giới hạn, nhà quản trị chưa tìm ra được Vì vậy, thành phần tham dự hội thảo không giới hạn trong phạm vi cơ quan, tổ chức mà được mở rộng tối đa trong phạm vi có thể của nhà tổ chức Căn cứ vào quốc tịch của đại biểu được mời tham dự, hội thảo

có thể được chia thành hội thảo trong nước và hội thảo quốc tế

1.1.3.3 Hội nghị chỉ huy

Hội nghị chỉ huy là loại hội nghị được tổ chức nhằm truyền đạt, triển khai nghị quyết, chỉ thị, quyết định, giải pháp, nhiệm vụ … đã được cấp có thẩm quyền quyết định trước khi tổ chức hội nghị

Hội nghị chỉ huy thường do người đứng đầu ngành, cơ quan, tổ chức chủ trì Người tham dự hội nghị không cần phát biểu ý kiến tham luận, vì các vấn đề triển khai tại hội không thuộc phạm vi, thẩm quyền quyết định của hội nghị Mục đích cuối cùng của hội nghị là quán triệt nhận thức của người tham dự nhằm tạo ra sự thống nhất trong thực hiện công việc chung

1.1.3.4 Hội nghị giao ban

Là loại hội nghị chỉ huy, nhưng được tổ chức định kỳ hàng tháng, quý hoặc

6 tháng nhằm đánh giá việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định, giải pháp, nhiệm vụ … đã được triển khai trước đó Người chủ trì hội nghị (là lãnh đạo ngành, cơ quan, tổ chức) sẽ nghe đại biểu tham dự (cấp dưới) báo cáo tình hình, kết quả thực hiện công việc, từ đó rút rút kinh nghiệm chung đồng thời đưa ra những chỉ đạo kịp thời, hỗ trợ, bổ sung các nguồn lực cần thiết nhằm hoàn thành

mục tiêu chung.

1.1.3.5 Hội nghị quyết nghị

Khác với hai loại hội nghị neu trên, hội nghị quyết nghị (hay còn gọi là hội nghị quyết định) được tổ chức để tổng kết, kiểm điểm, đánh giá những việc đã làm được, chưa làm được từ đó đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho giai đoạn tiếp theo của ngành hoặc cơ quan, tổ chức Người tham dự hội nghị có quyền biểu quyết, có quyền phát biểu ý kiến đóng góp đối với nội dung tổng kết cũng như phương hướng, nhiệm vụ sắp tới Hội nghị chỉ thành công khi phương hướng, nhiệm vụ được đa số người tham dự hội nghị biểu quyết tán thành Kết thúc hội nghị, các quyết định của hội nghị sẽ trở thành nghị quyết có giá trị thi hành đối với toàn bộ ngành, cơ quan, tổ chức

1.1.4 Hoạch định, tổ chức hội nghị

1.1.4.1 Phương thức tổ chức hội nghị

Hiện nay, có nhiều phương thức tổ chức hội nghị, ngoài phương thức truyền thống là tập trung lại một địa điểm nhất định (hội trường), thì với sự phát triển của công nghệ thông tin có thể tổ chức hội nghị theo phương thức hiện đại

từ xa bằng phương tiện nghe nhìn qua hệ thống mạng, sử dụng cáp quang hoặc cầu truyền hình Cả hai phương thức đều có những ưu, nhược điểm nhất định Hội nghị từ xa tùy theo đặc điểm về quy mô tổ chức cũng như hoạt động của ngành, cơ quan, đơn vị nhà quản trị cso thể áp dụng đồng thời cả hai phương thức truyền thống và hiện đại để tổ chức hội nghị

1.1.4.2 Chuẩn bị hội nghị

Nhà quản trị - tổ chức hội nghị cần tiến hành các công việc như sau:

- Thành lập ban tổ chức hội nghị bao gồm trưởng, phó ban và các thành viên để phân công nhiệm vụ cụ thể

- Xác định tính chất, mục đích của hội nghị để từ đó xác định những nội dung cần triển khai hoặc cần đưa ra trước hội nghị để thảo luận, lấy ý kiến, thông qua

- Ấn định thành phần tham dự bao gồm, chủ tịch đoàn, ban thư ký, người dẫn chương trình hội nghị, đại biểu, khách mời, đại diện cơ quan thông

tin đại chúng …

- Ấn định thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị

- Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị

- Chuẩn bị chương trình hội nghị

- Chuẩn bị văn bản, tài liệu cho hội nghị

- Sắp xếp nhân sự cho công tác lễ tân, phục vụ hội nghị

- Phân công nhân viên chuẩn bị cơ sở vật chất cho hội nghị như hội trường, trang thiết bị, nơi ăn nghỉ, phương tiện đi lại cho đại biểu, khách mời, qùa tặng, tiệc chiêu đãi, tham quan, triển lãm …

- Lập phương án bảo đảm an ninh cho hội nghị, đại biểu, khách mời

- Dự tính và lập phương án đối phó với các tình huống, sự kiện khách quan có thể xãy ra để bảo đảm hội nghị tiến hành thành công trong mọi điều kiện, hoàn cảnh

1.1.4.3 Tiến hành hội nghị

Chương trình nghị sự cảu hội nghị thường bao gồm các thủ tục chính sau đây:

- Ban tổ chức kiểm tra sự có mặt của đại biểu, khách mời dự hội nghị

- Phát chương trình nghị sự cùng các tài liệu hội nghị cho đại biểu khách mời

- Chào cờ, hát quốc ca

- Đọc lời khai mạc của hội nghị

- Thông qua chương trình hội nghị

- Giới thiệu đoàn chủ tịch, chủ trì hội nghị/

- Giới thiệu đại biểu, khách mời, thành phần tham dự hội nghị

- Trình bày báo cáo hoạt động

- Hội nghị thảo luận, phát biểu ý kiến đóng góp, bieru quyết thông qua báo cáo

- Trình bày phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian sắp tới

- Công bố các quyết định, khen thưởng (nếu có)

- Người chủ trì phát bieru ý kiến tổng kết hội nghị

- Đọc lời bế mạc hội nghị.

* Nhiệm vụ của người chủ trì hội nghị

Hướng dẫn những người tham dự hội nghị phát biểu tập trung vào những vấn đề trọng tâm cần thảo luận

Giữ thái độ bình tĩnh, trung lập, khách quan đối các ý kiến phát bieru nhằm tạo sự thống nhất, niềm tin cho toàn bộ hội nghị

Không chỉ định người phát biểu, kiềm chế, không tranh luận tay đôi với người phát biểu

Kịp thời ngăn chặn những ý kiến phát biểu không mang tính xây dựng để tránh tạo ra bầu không khí căng thẳng, mất đoàn kết trong hội nghị

1.1.4.4 Công việc sau hội nghị

Lập hồ sơ hội nghi để đưa và lưu trữ Hồ sơ hội nghị bao gồm: Công văn mời hội nghị, danh sách đại biểu, danh sách những người tham gia dự hội nghị, lời khai mạc, các báo cáo, tham luận, ý kiến phát biểu, các quyết định của hội nghị, biên bản hội nghị, lời bế mạc

Tổ chức thực hiện các quyết định của hội nghị: cụ thể hóa các quyết định của hội nghị thành nghị quyết, chỉ thị, … để giao cho các cá nhân, đơn vị liên quan thực hiện

Tổ chức thực hiện các quyết định của hội nghị: cụ thể hóa các quyết định của hội nghị thành nghị quyết, chỉ thị … để giao cho các cá nhân, đơn vị liên quan thực hiện

Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quyết định của hội nghị

1.2 Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động

1.2.1 Khái niệm xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động

Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động là cụ thể hóa bằng văn bản dự báo mục tiêu, định hướng phát triển trong khoảng thời gian nhất định của cơ quan, tổ chức và các biện pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu, định hướng

đã đề ra

Chương trình: là định hướng những mục tiêu dài hạn.

Kế hoạch: là những hoạt động cụ thể và những biện pháp thực hiện để đạt

được mục tiêu đã xác định.

Chương trình, kế hoạch là bộ phận không thể thiếu trong hệ thống quản lý, điều hành Chương trình, kế hoạch hoạt động đúng đắn sẽ là yếu tố quan trọng tạo đà cho cơ quan, tổ chức phát triển bền vững Chương trình, kế hoạch không đúng đắn, không phù hợp với những điều kiện chủ quan của đơn vị, cũng như những điều kiện khách quan sẽ đưa đơn vị đến bờ vực của giải thể hoặc phá sản, đặc biệt là đối với các đơn vị kinh tế Chính vì vậy, để xây dựng được chương trình, kế hoạch hoạt động tốt, người xây dựng cần là một nhà quản trị - nhà hoạch định chiến lược giỏi

1.2.2 Ý nghĩa của việc xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động.

Cơ quan, tổ chức có định hướng phát triển, hoạt động luôn có mục tiêu cụ thể, rõ ràng

Giúp lãnh đạo chủ động trong quản lý, điều hành, cán bộ nhân viên chủ động trong thực hiện công việc

Bảo đảm sự thống nhất trong toàn bộ các mặt hoạt động cảu cơ quan tổ chức

Làm cơ sở cho công tác kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện công việc Các nguồn lực được phân bổ hợp lý, hiệu quả

1.2.3 Cơ sở, yêu cầu xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động.

1.2.3.1 Cơ sở xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động

Chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước trong từng giai đoạn

Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, tổ chức

Kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức trong các năm trước đó

Các nguồn lực hiện có của cơ quan, tổ chức bao gồm nhân sự, tài chính … Tình hình kinh tế, xã hội đất nước, địa bàn hoạt động của cơ quan, tổ chức Các tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng trong thực tiễn

1.2.3.2 Yêu cầu xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động

Phù hợp với chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước

Bảo đảm tính khả thi

Công việc phải được hoạch định có hệ thống, có thứ tự ưu tiên, có biện

pháp cụ thể, có phương án thực hiện.

1.2.3.3 Phương pháp xây dựng chương trình

Xác định mục tiêu cụ tể của chương trình, kế hoạch, ý nghĩa cũng như ảnh hưởng của nó đối với cơ quan, tổ chức và đối với xã hội

Xác định nội dung công việc bao gồm quy mô, yêu cầu về số lượng, chất lượng, nhu cầu vật chất, kỹ thuật, địa điểm, thời gian thực hiện, thời hạn hoàn thành …

Xác định cách thức thực hiện

Quy định phương pháp kiểm tra, giám sát bao gồm: quy trình, thẩm quyền, thời hạn, chế tài cũng như biện pháp khắc phục

Phân phối các nguồn lực để bảo đảm thực hiện công việc Các nguồn lực bao gồm: Nhân lực, tài chính, nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, công nghệ

CHƯƠNG 2:

MỘT SỐ NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HỘI HỌP VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG

2.1 Quản trị hội họp

2.1.1 Điều hành cuộc họp

2.1.1.1 Bắt đầu cuộc họp

Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp

Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn

Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn):

* Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc

* Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào

* Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào

* Mong đợi những gì ở mỗi thành viên

* Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ

* Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người

2.1.1.2 Dẫn dắt cuộc họp

* Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó

* Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt

* Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới

* Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques)

Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ:

1 Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm

2 Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ

3 Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt

4 Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ