Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng

Lời mở đầu

Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi

ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng,

và phát triển đi lên của doanh nghiệp

Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất

kỳ một công ty nào,vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng Hơn nữa, công ty Vinatex lại là một công ty dệt may nên khâu mua hàng là hết sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không chỉ mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài Do đó, em thấy khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên thị trường

Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại công ty cổ phần Vinatex, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại

công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG

Đề tài gồm ba phần chính:

Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội

bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng

Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng

Phần III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội

bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Vinatex Đà Nẵng

Đà Nẵng, tháng 05 năm 2009 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Cúc

Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng

I Khái quát chung về kiểm soát nội bộ

1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế

để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Ngăn chặn và phát hiện các gian lận và sai phạm trong đơn vị

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả

hơn

- Nhằm bảo đảm rằng các quy định của doanh nghiệp được thực hiện đúng

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy định của chế độ kế

toán

- Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và

tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

3.1 Môi trường kiểm soát

Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Các nhân

tố này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như nhà quản lý doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý Nếu nhà quản lý coi trọng đến hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận hành hiệu quả

3.1.1 Đặc thù về quản lý

Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của các nhà quản lý Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ có chính sách, chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp

3.1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Vì vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của

doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi

chép sổ và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.

3.1.3 Chính sách nhân sự

Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên của mình

Nếu nhân viên có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt thì quá trình kiểm soát không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội

bộ Nếu doanh nghiệp có chính sách thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc, thiếu trung thực thì hệ thống kiểm soát không phát huy hiệu quả

3.1.4 Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát Công việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu

3.1.5 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Thực hiện chức năng giám sát, đánh giá và kiểm tra thông tin về toàn bộ hoạt động của đơn vị Nếu bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì sẽ có những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như chất lượng công tác kiểm soát

Vì vậy, để bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện được chức năng của mình thì nó phải thuộc một cấp cao, phải đảm bảo tính độc lập tương đối với bộ phậm được kiểm tra để không bị giới hạn chức năng của mình

3.1.6 Uỷ ban kiểm toán

Uỷ ban kiểm toán bao gồm các thành viên trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Dung hòa những bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên

ngoài

3.1.7 Các nhân tố bên ngoài

Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của đơn vị nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Bao gồm:

Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ

nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính

 Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây sẽ được thực hiện:

- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều có sự phê chuẩn hợp lý

- Tính có thật: Phải ghi chép những nghiệp vụ có thật, không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị

- Tính đầy đủ: Bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ánh đầy đủ

- Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí

- Sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

- Tính đúng kỳ: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy định

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi chép vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp

 Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện qua ba giai đoạn của quá trình kế toán:

- Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực nghiệp vụ kính tế phát sinh Tính kiểm soát được thể hiện chính là thông qua việc phê chuẩn chứng từ

- Ghi sổ kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo Sổ sách giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ

- Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành các chỉ tiêu trên báo cáo

 Một đặc trưng quan trọng của hệ thống kế toán đó là “ dấu vết kiểm toán”

3.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Thủ tục kiểm soát thường bao gồm:

3.3.1 Kiểm soát về quản lý

Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản:

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Cần có sự cách ly về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và lạm dụng quyền hạn Ví dụ: không được bố trí thủ kho kiêm luôn nhiệm vụ mua hàng, phê chuẩn và thực hiện nghiệp vụ, thực hiện

và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo vệ tài sản,…

- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Theo sự ủy quyền của cấp trên, cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn đảo bảo tính tập trung của đơn vị Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn

3.3.2 Kiểm soát về vật chất

Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị

và thông tin Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau:

- Hạn chế tiếp cận tài sản

- Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro

- Kiểm kê tài sản định kỳ

- Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép

3.3.3 Kiểm soát về sổ sách và ghi chép

- Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp

- Hình thức của chứng từ và sổ sách cần đơn giản nhằm tạo sự thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép nhưng vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát

- Định kỳ, cần xem xét các mẫu chứng từ và sổ sách nhằm hoàn chỉnh cả

về phương pháp lập, luân chuyển chứng từ và phương pháp ghi sổ kế toán

- Cần có sự đối chiếu giữa các trình ghi chép độc lập và đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp

- Phải đảm bảo ghi chép đúng các quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh

3.3.4 Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học hoá

3.3.4.1 Các rủi ro thường gặp

Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng máy

Do đó có thể phân thành các loại rủi ro sau:

- Rủi ro trong kinh doanh: là những rủi ro liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế

- Rủi ro trong xử lý thông tin: Là các rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử

lý dữ liệu và tổng hợp, lập báo cáo

+ Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ

+ Xử lý: dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do chương trình xử lý không chính xác

+ Kết quả: thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không chính xác Báo cáo có thể chuyển giao không đúng người nhận

- Rủi ro liên quan tới hệ thống: là những rủi ro liên quan đến việc xây dựng, bảo dưỡng, phát triển và sử dụng hệ thống

+ Rủi ro liên quan tới quy trình phát triển hệ thống: Hệ thống được phát triển không đúng quy trình (phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dưỡng hệ thống);

hệ thống không đáp ứng nhu cầu của người sử dụng

+ Rủi ro liên quan tới nhân sự

+ Rủi ro liên quan tới thiết bị

+ Rủi ro liên quan tới dữ liệu hệ thống.

• Hệ thống, dữ liệu bị phá hủy do cố tình phá hoại hoặc do vô tình sử dụng không đúng kỹ thuật

• Hệ thống và dữ liệu dễ bị thâm nhập, phá hủy để sửa chương trình xử lý hoặc phá hủy hay lấy cắp thông tin

• Dữ liệu dễ bị mất do hư máy, do bị phá hoại hoặc ăn cắp thiết bị lưu trữ

3.3.4.2 Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy

Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo toàn bộ hệ thống thông tin trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt Thông thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:

- Xác lập kế hoạch an ninh

- Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống

- Kiểm soát dự án phát triển hệ thống

- Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý

- Kiểm soát truy cập hệ thống

- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

- Kiểm soát truyền tải dữ liệu

- Chuẩn hoá tài liệu hệ thống

- Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống

- Dấu vết kiểm toán

- Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại

3.3.4.3 Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính

- Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin của một ứng dụng xử lý kế toán nhất định Là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục kiểm soát sau:

- Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu

+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ Các thủ tục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê duyệt một cách đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu; nghiệp vụ sau khi thực hiện cần nhập ngay vào hệ thống để dễ dàng kiểm tra đối chiếu với các hoạt động liên quan và để tránh bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra…

+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,…

- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: kiểm soát xử lý kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu Có các thủ tục: kiểm tra

ràng buộc toàn vẹn dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý

dữ liệu; nhận biết tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết,…

- Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nôi dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp…

II Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

1 Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

1.1 Xử lý các đơn đặt hàng

Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và chính sách của công ty

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chức năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết

Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng

1.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng

1.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán

Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng Sau đó, tiến hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá ) trên Hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán)

1.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến khi thanh toán Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản

sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán Trong hầu hết các trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng đôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt

2 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán

- Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được

- Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp

- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại

- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai

về số lượng, chất lượng hay quy cách

- Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp

- Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền

- Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản mang tên một công ty không có thật

3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán

3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng

- Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện

- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi

3.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán

- Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận

- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ đầy đủ

- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua hàng được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán

4 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

4.1 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng

4.1.1 Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát

4.1.1.1 Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát

- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn

- Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn

- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã, của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán

“Hàng mua đang đi đường”

- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán

để ghi sổ kịp thời

4.1.1.3 Mục tiêu về sự đo lường tin cậy

- Lập bảng kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo quy định của chuẩn mực kiểm toán và có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào

4.1.1.4 Mục tiêu về sự ghi chép chính xác

- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ

- Ghi định khoản trên hoá đơn mua hàng

- Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hoá đơn

- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hoá đơn trước khi ghi sổ

- Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán

- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, và giữa

kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp

- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ cái.4.1.1.5 Mục tiêu về sự khai báo

- Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan như: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết, theo yêu cầu của VAS 26

“Thông tin về các bên liên quan”

4.1.2.Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:

 Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế

- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết

- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)…

 Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…

- Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)

- Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)

- Chọn nhà cung cấp có uy tín…

 Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận

- Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)…

 Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ)

- Phê duyệt cam kết trả tiền

- Theo dõi kế hoạch tiền mặt

- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi)

- Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả

- Người đề nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền, người ghi chép nghiệp vụ …

 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo

- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng

- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho

- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp

- Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty…

 Một số thủ tục kiểm soát khác

- Các báo cáo về các biến động bất thường :

+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp

+ Tình hình giao hàng trễ

+ Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường)

- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho

- Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)

- Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu)

4.2 Các thủ tục đối với nghiệp vụ thanh toán

4.2.1 Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát

4.2.1.1 Mục tiêu về sự phát sinh

- Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra đối chiếu; sô tiền trên hoá đơn đã được tính lại và đã được duyệt chi

- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng

- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi

- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi

- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi

- Các hoá đơn mua hàng đã được thanh toán được đánh dấu “đã thanh toán”

- Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn

- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ.

- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan

4.2.2 Các thủ tục kiểm soát khác

- Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên tục để kiểm soát

- So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận

- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hoá đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán

- Đối với việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán do bộ phận tài

vụ đảm nhận Nhưng phải tách rời giữa hai chức năng :

+ Kiểm tra và chấp thuận thanh toán: do bộ phận kế toán đảm nhận

+ Xét duyệt chi quỹ thanh toán: do bộ phận tài vụ đảm nhận

- Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ, hợp lý hợp lệ của chứng từ Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ

để chúng không bị sử dụng để tiếp tục chi quỹ lần 2

- Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán với sổ cái Việc đối chiếu được thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết Bảng này được lưu lại để làm bằng chứng đã đối chiếu, cũng như tạo thuận lợi khi hậu kiểm

- Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết để tìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp

4.3 Các thủ tục trong điều kiện tin học hoá

4.3.1 Kiểm soát quá trình nhập liệu

Hệ thống Thủ tục kiểm soát

Mua hàng Kiểm tra sự đậy đủ

- Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: “Số yêu cầu”;

“Mã hàng tồn kho”; “Số lượng”; Ngày giao hàng”

- Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ hay không: “Mã người bán”; “Tên người mua”; “Mã hàng hóa”; “Giá đơn vị”

Kiểm tra sự hợp lệ: Tính số kiểm tra của vùng “Mã người bán”

Nhận hàng Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của: “Số đặt hàng”;

“Mã hàng”; “Số lượng”; “Tên người bán”

Thanh toánKiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu: “Số đặt hàng”; “Số

hóa đơn”; “Ngày hóa đơn”; “Tổng tiền thanh toán”; “Ngày chiết khấu”; “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”; “Ngày thanh toán”; “Số hiệu TK”; “Số tiền TK”

Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra ngày được thể hiện theo hình thức và nội dung hợp lệ

4.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý

Hệ Chương trình Thủ tục kiểm soát

Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin đặt hàng mua mới

= Số mẫu tin trong tập tin yêu cầu mua hàng + Số mẫu tin

từ các tập tin yêu cầu được tạo từ các chương trình tạo yêu cầu mua hàng tự động

Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin nhận hàng =

Số mẫu tin tăng trong tập tin hóa đơn chưa xử lý

Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin hóa đơn chưa xử lý

cũ = Số mẫu tin trong tâp tin hóa đơn chưa xử lý mới +

Số mẫu tin chứng từ thanh toán mới

4.3.3 Kiểm soát kết quả đã được xử lý

Kiểm soát theo từng bước xử lý: kiểm soát này chỉ

áp dụng khi xử lý theo nhóm Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các đặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chépNhận

hàng In báo cáo ghi chép Đếm mẫu tin: Số dòng trong báo cáo ghi chép = Số mẫu tin nhận hàng trong tập tin nghiệp vụ

Sắp xếp In báo cáo

ghi chép

Kiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát sẽ

so sánh tổng Hash (tổng số mã các đặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép

Chi

tiền

In báo cáo ghi chép Đếm mẫu tin: Số dòng trong bảng kê Check = Số

mẫu tin nghiệp vụ chi tiềnKiểm tra giới hạn: Đánh dấu các nghiệp vụ chi tiền

có giá trị lớn để tạo chú ý cho nhóm kiểm soát dữ liệu

Lựa chọn chứng từ

thanh toán In nhật

ký chi tiên In Check

Kiểm soát theo từng bước xử lý: Tổng tiền trong các Check đã phát hành = Tổng tiền trong các chứng

từ thanh toán

Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và

thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng

I Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng

- Ngày 01/07/1992 Công ty được thành lập với tên gọi là chi nhánh Liên Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Đà Nẵng Với một xưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động và một số cửa hàng cung ứng thiết bị phụ tùng ngành may

- Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may

Đà Nẵng được sáp nhập với chi nhánh Textimex Đà Nẵng theo quyết định số 100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy tên là chi nhánh Vinatex Đà Nẵng

- Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng đã được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng” và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:

3203000715 ngày 08/08/2005

- Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình thức sở hữu

từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty Vinatex

- Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng

- Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp.Đà Nẵng

2 Đặc điểm tổ chức quản lí và đặc điểm hoạt động tại công ty

2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý

2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năng

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

- Ban giám đốc

 Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị

 Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất lượng; nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc, giải quyết ngay những khó khăn trong quá trình sản xuất

 Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh giá hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh vực hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và đại diện lãnh đạo công ty

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

BAN QUẢN LÍ ISO

Các cửa hàng Các cửa hàng

Phòng kinh doanh

Xưởng thêu tự động

Phòng tài chính

kế toán

Phòng

tổ chức hành chính

Phòng QA

Trung tâm thương mại dệt may

Trung tâm kinh doanh điện và điện lạnh

CÁC ĐƠN VỊ

SẢN XUẤT

CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG

CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH

- Các đơn vị sản xuất

 Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: Có nhiệm vụ tổ chức sản xuất cho các đơn hàng công ty giao

 Nhà may Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: Được thành lập theo quyết định

số 558/QĐ-TCHC ngày 18 tháng 09 năm 2003 của Tổng Giám Đốc Tổng Công

Ty Dệt May Việt Nam; chủ động cân đối năng lực sản xuất, thực hiện các đơn đặt hàng do công ty giao và tự tìm kiếm, khai thác nhằm hoàn thành các kế hoạch sản xuất

 Xưởng thêu tự động: Có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn hoàn thiện sản phẩm

- Các phòng ban:

 Phòng kinh doanh: Phụ trách việc kinh doanh thị trường trong nước; quản lí các đơn đặt hàng gia công, xuất khẩu; thực hiện các thủ tục giao nhận; hải quan… để nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu hàng hoá; đàm phán, giao dịch với các nhà cung cấp, khách hàng từ khâu ký kết hợp đồng đến thực hiện, thanh lý hợp đồng

 Phòng tổ chức hành chính: Ttổ chức quản lý nhân sự, nghiên cứu đề xuất với Giám Đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, tổ chức bộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết các chế độ chính sách, thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y tế, thanh tra, bảo vệ

 Phòng Tài chính, Kế toán: Quản lý theo dõi, thực hiện công tác tài chính kế toán tại đơn vị, tham mưu cho giám đốc công ty về hiệu quả tài chính trong các dự án đầu tư Theo dõi tình hình biến động, sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý, cơ quan thuế…

 Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành thiết

bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, phù hợp với khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch

 Phòng quản lý chất lượng (QA): Có trách nhiệm kiểm soát chất lượng cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào (các nguyên phụ liệu) đến đầu ra (thành phẩm)

 Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực của cả công ty và của từng đơn vị trực thuộc; tham gia đàm phán, soạn thảo và tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công theo hợp đồng đã ký; tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm cả sản phẩm FOB và nội địa

- Các đơn vị kinh doanh

 Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản phẩm quần

áo may mặc thời trang

 Trung tâm KD điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thiết bị thuộc ngành may

2.2 Đặc điểm hoạt động của công ty

2.2.1 Qui trình công nghệ của sản phẩm may:

Công nhân sản xuất theo dây chuyền từ khâu chuẩn bị sản xuất ( nguyên vật liệu, thiết kế mẫu, thiết lập qui trình sản xuất ) đến khâu cuối cùng là đóng gói sản phẩm nhập kho

Nguyên vật liệu nhập kho được kiểm tra chất lượng, số lượng Phòng kỹ thuật công nghệ thiết kế qui trình, tài liệu hướng dẫn kỹ thuật sản xuất, thiết lập sơ đồ cắt

Bộ phận cắt sẽ nhận nguyên vật liệu tại kho của công ty Sau khi nhận về tiến hành xử lý, định lượng theo mẫu mã trên tài liệu kỹ thuật Sau đó dựa vào sơ đồ đã định lượng, trải vải lên tiến hành cắt.Bán thành phẩm sau khi cắt được tổ phó của mỗi tổ chuyển nhận cùng với phụ liệu kèm theo cho đúng số lượng

Từng tổ căn cứ trên mẫu đã được duyệt và tài liệu ký thuật được cung cấp tiến hành may, sau khi hoàn thành, KCS sẽ kiểm tra lại chất lượng sản phẩm Nếu không đạt sẽ xử lý ngay đến khi đạt yêu cầu chất lượng Sau đó sản phẩm đựoc giao cho xưởng hoàn thành làm nhiệm vụ ủi, sắp xếp, đóng thùng,

Với đặc điểm qui trình công nghệ như trên, một loạt sản phẩm đuợc tổ chức sản xuất trên một dây chuyền sản xuất khép kín từ bán thành phẩm cắt đến sản phẩm may hoàn chỉnh

2.2.2 Cơ cấu tổ chức các xí nghiệp may:

Chức năng của các tổ:

- Tổ cắt: Nhận nguyên vật liệu về cắt ra bán thành phẩm trên cơ sở tài liệu ký

thuật của phòng kỹ thuật công ty giao xuống

- Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty

về tiến hành may

- Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm

- Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất

cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng

2.2.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty

- Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng, công ty đã từng bước hoạt động theo mô hình của các công ty dich vụ thương

Nguyên

vật iệu

Chuẩn

bị sản xuất may

Nhập kho thành phẩm

Trải vải, pha cắt

kiện

Xử

lý hoàn tất

Xí nghiệp

mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung cho sản xuất kinh doanh chính là may mặc, chính vì thế mà công ty đã thành lập các cửa hàng kinh doanh thiết bị ngành may và các cửa hàng thương mại bán sản phẩm của công ty ở trong nước.

- Đối với sản xuất kinh doanh chính, công ty không ngừng mở rộng sản xuất kinh doanh liên kết, liên doanh với các đơn vị khác nhằm mở rộng sản xuất,

- Vinatex Đà Nẵng là đơn vị thành viên của Tổng công ty dệt may Việt Nam và hoạt động theo điều lệ của Tổng Công Ty Nhưng công ty có quyền chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình, tự mình tìm kiếm thị trường cung cấp nguồn hàng vào cũng như tiêu thụ có hiệu quả hơn

3 Tổ chức hạch toán kế toán

3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ đối chiếu

 Kế toán trưởng là có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám Đốc trong công tác tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán; chỉ đạo kiểm tra kiểm soát và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của phòng tài chính kế toán trước Tổng Giám Đốc; ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán lương, thưởng và các chi phí khác; kiểm tra hoạt động của các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán

 Kế toán tổng hợp: Theo dõi, tập hợp số liệu tổng hợp của toàn công ty; tham gia quyết toán tổng hợp số liệu và lập các báo cáo tài chính Kế toán tổng hợp còn theo dõi tình hình biến động và sử dụng TSCĐ, tình hình xây dựng

cơ bản tại công ty

 Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, thành phẩm, định kỳ lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư, thành phẩm

Kế toán trưởng

Kế toán TSCĐ

Thủ quỹ

Kế toán kho

Kế toán công nợ

Kế toán các đơn vị trực thuộc

 Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ các khoản phải thu, phải trả của khách hàng, nhà cung cấp, lương nhân viên; các khoản tạm ứng và hoàn tạm ứng của nhân viên.

 Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết sự biến đổi của tài sản cố định và nguồn hình thành tài sản cố định Kiểm tra việc sử dụng bảo quản, sửa chữa tài sản cố định tại các bộ phận sử dụng

 Thủ quỹ: Giữ két tiền mặt của công ty, thực hiện việc thu chi tiền mặt

và báo cáo tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào, lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi biến động tiền mặt và định khoản Cuối tháng lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt so với sổ quỹ

 Kế toán thanh toán: Theo dõi vốn bằng tiền, vốn vay, vốn trong thanh toán và công nợ khách hàng toàn công ty

 Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình biến động của các tài khoản tại các ngân hàng

 Kế toán các đơn vị trực thuộc: Nhiệm vụ công tác kế toán bao gồm tổ chức hạch toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các phần hành kế toán có liên quan được quy định tại đơn vị Quan hệ giữa kế toán các đơn vị trực thuộc với kế toán văn phòng công ty thông qua các báo cáo kế toán Các báo cáo này được các đơn vị trực thuộc lập hàng tháng gửi

về cho kế toán văn phòng công ty gồm: Báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh (Báo cáo nhanh) và Báo cáo giá thành

3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

Vinatex Đà Nẵng là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty là rất nhiều, để thuận tiện trong việc ghi chép, quản lý, đối chiếu kiểm tra, công ty đã lựa chọn hình thức kế toán áp dụng là hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ trong điều kiện tin học hoá

Trước đây sử dụng phần mềm FAST, đến tháng 9/2008 chuyển sang dùng Proaccounting

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán Theo quy trình của phầm mềm kế toán, các thộng tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp

và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng (hoặc vào bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Cuối

kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

 Nguyên tắc khử trùng được áp dụng tại đơn vị:

Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi tiền, thu tiền chỉ được kế tóan thanh tóan khai báo dữ liệu ( bảng kê nợ 111, có 111)

Các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập kho, xuất kho được kế tóan kho hàng cập nhật dữ liệu (Bảng kê nợ 152, có 152, Nợ 153, có 153, Nợ 155, nợ 632)

Các nghiệp vụ ngoài 2 trường hợp trên đựợc các phần hành liên quan tập hợp (Các chứng từ ghi sổ còn lại được tập hợp theo PS có các tài khoản)

Tất cả các phần hành đều theo dõi, truy xuất các chứng từ cần thiết liên quan đến phần hành của mình

Nhập hàng ngàyĐịnh kỳ in báo cáoĐối chiếu

- Hệ thống chứng từ luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một số chứng từ sử dụng là do Bộ tài chính cung cấp (hoá đơn…), hoặc các cơ quan hải quan (tờ khai xuất nhập khẩu)…,một số khác có thể do chính công ty lập như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết mà Bộ Tài Chính quy định, và đặc biệt là đầy đủ các thông tin thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát

- Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu sổ và tài khoản sử dụng đều tuân thủ chế

độ kế toán doanh nghiệp, luôn cập nhật và thay đổi theo quyết định của

Bộ Tài Chính Các tài khoản được mở chi tiết tuỳ theo việc quản lý, theo dõi của công ty, ngoài ra để đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu công ty không chỉ sử dụng sổ kế toán tổng hợp mà sử dụng cả sổ kế toán chi tiết

- Các báo cáo: Gồm những báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… phải đảm bảo tuân thủ mọi quy về việc lập báo cáo của Bộ Tài Chính, còn có báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp

II Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công

PRO ACCOUTING

- Báo cáo quản trị

Máy vi tính

theo đó thì phòng quản lý chất lượng (QA) là nơi nắm các tài liệu, các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sơ khi nhận hàng Nói chung, mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng và có cách quản lý riêng của mình nhưng mục đích cuối cùng là đảm bảo chất lượng nguyên phụ liệu đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra.

Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty Đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong đặc thù về quản lý

bộ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp để đưa công ty phát triển ngày càng vững mạnh

1.3 Công tác kế hoạch

Do tất cả mọi hoạt động đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch nên khâu lập kế hoạch là bước cơ bản cần có Với mỗi cấp quản lý thì có kế hoạch tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình Ở cấp độ cao nhất thì Tổng giám đốc có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch trung và dài hạn, còn các phòng ban chức năng thì có trách nhiệm trong các kế hoạch ngắn hạn liên quan nhiệm vụ của phòng ban mình như: phòng tổ chức hành chính thì có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo người lao động, phòng kinh doanh thì có kế hoạch mua hàng,…

1.4 Các nhân tố bên ngoài

- Môi trường công nghệ: Do công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong ngành là rất cần thiết Công ty

sử dụng các máy móc chuyên dụng trong sản xuất như: máy cắt, máy may, máy ủi,… , ngoài ra công ty còn sử dụng các loại máy tự động vẽ mẫu hàng may thay

vì thủ công như trước đây Đồng thời, công ty còn sử dụng mạng máy tính vào việc quản lý, trao đổi thông tin và ứng dụng kế toán máy trong việc hạch toán cũng như trong việc lập báo cáo tài chính

- Môi trường tự nhiên: Do công ty nằm ở miền trung, thường xuyên có thiên tai nên việc nhập nguyên phụ liệu hay xuất hàng bán gặp không ít khó khăn Thậm chí có thể là bị thiệt hại nặng nề nếu trong lúc vận chuyển hàng mà gặp thiên tai, lũ lụt

2 Đặc điểm mua hàng tại công ty

Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng là một công ty chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu của công ty là: quần tây, đồ bộ thể thao,

áo Polo, áo Jacket… Vì vậy, hoạt động mua hàng của công ty cũng được theo dõi theo từng mặt hàng mà công ty muốn sản xuất hay gia công Nhân viên phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm trong việc mua nguyên phụ liệu đầu vào nhằm thỏa mãn đơn đặt hàng của khách hàng, mỗi người sẽ đảm nhận mua một

nguyên liệu cụ thể, nhưng phải đảm bảo đồng bộ ngày vô chuyền của tất cả các nguyên phụ liệu của cùng một mặt hàng

Do công ty chủ yếu sản xuất dựa trên đơn đặt hàng và nhận gia công nên việc chọn mua nguyên phụ liệu như thế nào, trong nước hay nhập khẩu hoàn toàn do khách hàng của công ty yêu cầu Tuy nhiên, công ty cũng đặt ra một số quy định trong việc mua hàng để dễ dàng trong việc kiểm tra kiểm soát Các quy định đó gồm:

+ Về chứng từ: Quá trình mua hàng cần phải được lập đầy đủ các chứng

từ cần thiết như: đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản nhận hàng, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu,… Và khi thực hiện luân chuyển chứng

từ cần phải có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền Chứng từ sẽ bắt đầu từ phòng kinh doanh vì tại đây là nơi lập đơn đặt hàng, sau đó được giao cho kế toán thanh toán một liên làm cơ sở thanh toán và một liên cho bộ phận kho để làm căn cứ kiểm tra hàng hóa khi nhận, còn liên gốc được lưu tại phòng kinh doanh

+ Về tiêu chuẩn chất lượng hàng nhận: Đưa ra các quy định, thủ tục nhằm đảm bảo hàng nhận đạt được chất lượng theo yêu cầu Bố trí bộ phận nhận hàng phải có đủ bốn bên tham gia đó là: kho, cán bộ Sales, cán bộ QA, phòng kỹ thuật công nghệ Khi hàng về, cán bộ QA kiểm tra hàng nhận có đat tiêu chuẩn chất lượng như đã đề ra trong đơn đặt hàng không

+ Về thanh toán: Do công ty đặt hàng từ những nhà cung cấp do khách hàng chỉ định nên việc thanh toán phải đảm bảo đúng theo thời hạn ghi trên hợp đồng để đảm bảo uy tín với khách hàng của công ty

+ Về ghi sổ công nợ: Kế toán công nợ cần phải đảm bảo là nhận được đầy đủ các chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm căn cứ ghi

sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực sự phát sinh

3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công

ty cổ phần Vinatex

3.1 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng

3.1.1 Khái quát chu trình mua hàng tại công ty

A

Lưu đồ mua hàng tại công ty:

Kiểm tra số lượng

Nhập kho và lập phiếu nhập kho

2 1 Phiếu NK 3

Ghi sổ kế toán

Ghi thẻ khoA

Nhận Hoá đơn GTGT,

tờ khai NK, Packing List từ KH Sao chép

Kiểm tra chất lượng

Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL

A

Lấy mẫu NPL

từ kho

Bảng phối màu

Kiểm tra, đối chiếu

3.1.2 Xét duyệt mua hàng

Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được thời hạn giao hàng cho khách hàng không Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng Nếu phòng công nghệ kiểm tra thấy

có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng

Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối chiếu

PO với BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả các nguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua

Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp Đối với hàng mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh doanh, còn đối với hàng nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng kinh doanh

Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhân của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng

Sau đây là mẫu đơn đặt hàng do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt: